マニュアルを利用して業務を進めると、より効率的かつ一定の品質での業務遂行ができるようになるため、昨今多くの企業が導入に取り組んでいます。
しかし、介護業では複雑な機械操作などがほとんどなく、業務のほとんどが対人サービスなので「マニュアルは不要ではないか」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護施設にマニュアルが重要な理由や、作成時の注意点・マニュアルを効率化させる方法までを解説します。
- 介護施設においてマニュアルが重要とされる理由を知ったうえで導入に取り組みたい
- 「活用されないマニュアル」から脱却するために、押さえるべきポイントが知りたい
- 最小限のリソースでマニュアル作成を実現できる方法を学びたい
という方は今回の記事を読むと、介護施設でのマニュアルの必要性を正しく理解し「活用されるマニュアル」が作成できるようになります。
目次
介護施設においてマニュアルが重要な理由
以下では、介護施設においてマニュアルが重要な理由を解説します。
マニュアルを導入することで、企業は下記のメリットが得られるようになります。
事故・トラブルの防止
マニュアルを導入すると、業務上での事故やトラブルが防止できます。
業務上での事故やトラブルの原因には、従業員の独断があります。とくに、手順が明確化していなかったり判断基準が設けられていなかったりすると「この程度で問題ない」という慢心を生みやすく、思わぬ事故に繋がる恐れがあります。
一方で、対応方法などをマニュアル化しておくと、マニュアルがルールとして適用されるので、従来のように従業員が独断で判断する必要がなくなります。ルールに基づいた運用が進めば、事故やトラブルを最小限に抑えられるでしょう。
さらにマニュアルの導入は、利用者だけでなく従業員を守ることにもつながります。万が一、事故やトラブルが発生した場合でも、従業員がマニュアルに基づいたケアを行っていたとわかれば、個人の過失を責められる事態を防げるからです。
したがって、利用者・従業員の双方を守った施設運用のためにも、マニュアルは必要不可欠といえます。
生産性の向上
マニュアルの導入は、生産性向上にも繋がります。
日々行う業務を仕組み化することにより、従業員は業務の進め方や手順を考えずとも、効率的に進められるようになるからです。結果として従業員の作業負担を軽減しながら、空いた時間は利用者への個別ケアに充てられるので一石二鳥といえます。
さらに、マニュアルは社員教育や属人化の解消にも役立ちます。経験の浅い職員でも十分な説明が記載されたマニュアルがあれば、仮に担当職員が不在の際でもマニュアルを参考に同一のケアが提供できるからです。
結果として、施設全体で提供するサービスの品質を常に一定に保てるようになり、利用者の満足度に直結します。
介護マニュアル作成時の注意点
以下では、介護マニュアルを作成する際の注意点を解説します。
マニュアルは業務改善に貢献する一方で「作ったものの実際の現場で活用されていない」というのはよくあるケースです。マニュアル導入による効果を最大限発揮するためにも、以下のポイントを意識した作成を行いましょう。
実行できない内容は記載しない
介護マニュアルには、実行できない内容は記載しないよう注意しましょう。
たとえば「歩行時はかならず付き添いを行う」などの内容は理想的ではある一方、人員不足などの現状から難しいシーンもあります。マニュアルは業務遂行時のルールになるため、理想の詰め込みが起こりやすく、結果として現実とかけ離れた内容になりがちな傾向があります。
しかし、実際の業務で実行できないことばかりが書かれているマニュアルでは、利用者は「読んでも参考にならないマニュアルである」と感じてしまいます。結果として、マニュアルの活用が促進できなくなる可能性が高まってしまうのです。
さらに、理想が高すぎる介護マニュアルは、その内容が実現不可であったとしても、内容の不徹底により事故が発生した場合、事業者が過失を問われるリスクもあります。
こうしたトラブルを避けるには、施設の設備環境や人材の状況など踏まえたうえでマニュアルの内容を検討しなくてなりません。
読み手を意識した内容にする
マニュアルを作る際は、読み手を意識して内容を構成しましょう。
その業務をどれだけ理解しているかは従業員によって異なります。そのため、誰が読んでも理解できるよう読み手目線に立った作成が大切です。
とくに、作成者が自分の知識や技術のレベルを基準として、内容の記載可否を判断すれば、説明不足で読んでも理解できないマニュアルになりかねません。
その業務の初心者でも理解できるような詳細な記載はもちろんですが「読み手によって異なる意味に捉えるような書き方をしていないか」までをよく検討し、意味が正しく伝わるマニュアル作成を行いましょう。
情報は視覚的にまとめる
マニュアルに記載する情報は、視覚的にまとめましょう。
文章だけで構成されたマニュアルは読みづらく、理解するのに時間がかかりやすくなります。したがって、図や表を適宜用いて視覚的な情報整理を行いましょう。たとえば、業務の流れを説明する箇所ではフローチャートを、手順の多い内容にはチェックリストを利用すれば、作業漏れや手順間違いを防げます。
チェック項目を作成する際は、数字を用いて判断基準を明確化すると、作業者によって基準が変化せず一定の品質での作業ができるのでおすすめです。
マニュアル作成を効率化する方法
以下では、マニュアル作成を効率化する方法を解説します。
マニュアルの導入は業務改善に役立つ一方、作成は一朝一夕でできるものではありません。時間のかかるマニュアル作りを効率化するためにも、以下の方法を取り入れましょう。
作成範囲を広げすぎない
マニュアルを作成する際は、作成範囲を広げすぎないように注意しましょう。
マニュアル作成が難航するケースにありがちなのが、すべての業務情報を網羅しようと作成範囲を広げすぎることです。作成範囲が広いほどリソースがかさむのはもちろん、現場での導入までに時間がかかる恐れもあります。
さらに、広範囲をカバーしようとすれば必然的にマニュアルのボリュームも増えます。膨大なボリュームのあるマニュアルは利用者にとって負担が大きく、「時間をかけて作ったにも関わらず現場で活用されていない」という事態を引き起こしかねません。
したがって、マニュアル作成は実行頻度の多い業務、かつ対応者によって品質が左右されてはならない業務を中心に範囲を考慮しながら作成しましょう。できる範囲から進めていけば、マニュアル作成が頓挫するリスクもありません。
マニュアル作成ツールを導入する
よりマニュアル作成を効率化したいなら、マニュアル作成ツールの導入も手です。
マニュアル作成ツールを利用すると、これまで手書きやワードなどを利用して作成していたマニュアルを、ツールを利用して作成できるようになります。画像の挿入などが簡単にできるため、よりスピーディーな作成が期待できます。
さらに、マニュアルの作成だけでなく共有や管理もできるツールを選択すれば、マニュアル運用すべてが効率化し、一気に業務改善を実現可能です。
ただし、ツールによって利用できる機能には差があるので、自社で必要な機能や適応したい範囲をあらかじめ明確化したうえでの選定を行いましょう。
介護業におけるマニュアル作成ツールの導入事例
マニュアル作成は、ツールを利用するとより効率的に資格情報を意識したマニュアル作成が行えるようになります。
しかし、これまで手作業でマニュアルを作っていたものを急にデジタル化するのはハードルが高いと感じる方も多いです。そこで以下では、介護業でマニュアル作成ツールを導入し、業務改善に成功した事例をご紹介します。
株式会社アットティー
株式会社アットティーは、青森県にある40名規模の従業員を抱える介護施設です。
同社では、情報共有はすべて紙ベースで進められており、情報にリアルタイム性がない点に課題を感じていました。
そこで、同社は業務効率化を目的に情報共有ツール「Stock」を導入し、情報共有をデジタルベースへと変更しました。
社内で共有すべき情報をすべてStockに蓄積することで、リアルタイムでの情報共有が可能になり、情報の確認漏れが防げるうえ、本来行うべき業務に時間を割けるようになったそうです。
社会福祉法人 若竹大寿会
社会福祉法人 若竹大寿会は東京と神奈川で介護福祉業を行う1400名規模の介護福祉法人です。
同社では、法人全体での共通介護技術マニュアルと、各拠点ごとのマニュアルが存在していたものの、すべてが紙ベースで作成されており「現場で役立っているのかがわからない」という点に課題を感じていました。
そこで、動画マニュアルプラットフォームであるtebikiを導入し、法人全体での統一されたマニュアル作りを行いました。
tebikiの導入により、法人全体のマニュアルが統一され、業務効率化が実現しました。さらに、これまで付きっ切りで指導していた新人教育も、一部を動画に変更して進められるようになったそうです。
介護業界におけるマニュアル作成を効率化するツール
以下では、介護業界におけるマニュアル作成を効率化するツールをご紹介します。
人手不足が続きマニュアル作成にリソースを割けないという業界の性質上、マニュアル作成はツールを利用して効率的に進める必要があります。しかし、導入するツールを誤ればかえってマニュアル作成が非効率化するので、選定時には注意しなければなりません。
とくに、「操作性については事前によく確認」しておくようにしましょう。マニュアル作成者・利用者双方にとって使いやすいツールでなければ、マニュアルの円滑な活用は難しいからです。したがって、従業員のもつITリテラシーには差があることを忘れず、社内でツールを利用できない社員が1人もいないようにする心構えが大切です。
たとえば、介護業界のマニュアル作成をシンプルに効率化する「Stock」は、直感的な操作で情報管理・共有ができる情報共有ツールなので、マニュアルの作成から管理までのストレスを与えません。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく写真やファイルも添付でき、作業手順マニュアルはもちろん、利用者の情報や問い合わせ履歴など、業務上で必要な情報をすべて一元管理できます。マルチデバイス対応なので、スマホでのマニュアル確認も簡単です。
介護業界の情報管理・共有を最も簡単に効率化する「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
介護業においてマニュアルが重要な理由まとめ
ここまで、介護業においてマニュアルが重要な理由や作成時の注意点・効率化する方法について解説しました。
介護施設でのマニュアルには、生産性向上だけでなく、事故やトラブルを防ぎ利用者と従業員双方を守る役割があります。作成時は読み手目線や実現できる内容かを十分考慮して記載しましょう。しかし、いくら効果的かつわかりやすいマニュアルでも、確認に手間がかかってはかえって業務効率を下げる要因にもなります。
したがって、作成はもちろん、共有・管理面でも効率化できる方法を取り入れなければなりません。とくに、共有機能を持たないツールを選定すると、別途ツールを併用して連絡する必要がでてきてしまい非効率的です。業務効率化を狙うならば、こうした更新連絡さえもツール内で行えるものを選定するのがおすすめです。
たとえば今回ご紹介したStockは、マニュアルの作成から共有・管理までを一元化できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在150,000社以上の企業に導入されており、マニュアル作成の脱アナログ化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社でのマニュアル導入を成功させましょう。
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