介護業務でマニュアルを使えば、仕事が効率的になるだけなく、誰でも同じことができるのでサービス品質も保たれます。そのため、昨今では多くの介護施設がマニュアルを活用しています。
しかし、マニュアルを導入しても活用できるか不安であり、「介護マニュアルを作成したいが、活用方法がわからない」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護施設でのマニュアルの作成方法や活用方法を中心に解説します。
- 訪問介護のマニュアルを作成したいが、具体的な方法が分からない
- せっかくマニュアルを作成したが、現場で誰も使っていなくて困っている
- とにかく誰でも簡単にマニュアルを作成・管理できる方法を探している
という方は今回の記事を読むと、介護業務におけるマニュアルの作り方のコツが分かるだけでなく、「スタッフに活用されるマニュアル」を作成できるようになります。
目次
介護施設 / 訪問介護においてマニュアルが重要な理由
以下では、介護施設においてマニュアルが重要な理由を解説します。マニュアルを導入することで、下記のメリットが得られるようになります。
サービスの質の標準化によるトラブルの防止
マニュアルを導入すると、業務上での事故やトラブルが防止できます。
マニュアルが整備されていない現場では、あらゆる判断が個人に委ねられます。そのため、判断基準が設けられていないが故に「この程度で問題ない」という慢心を招き、思わぬ事故が起きてしまうのです。
一方で、対応方法などをマニュアル化しておけば、従来のようにスタッフが独断する必要がなくなります。このように、ルールに基づいた運用が進めば、サービスの質を標準化でき、事故やトラブルを最小限に抑えられるのです。
さらにマニュアルの導入は利用者だけでなく、スタッフを守ることにもつながります。万が一、事故やトラブルが発生した場合でも、スタッフがマニュアルに基づいたケアを行っていたとわかれば、個人の過失を責められる事態を防げるからです。
したがって、利用者・スタッフの双方を守った施設運用のためにも、マニュアルは必要不可欠といえます。
生産性の向上
マニュアルの導入は、生産性向上にも繋がります。
マニュアルで業務を仕組み化すれば、スタッフはいちいち身体介助のやり方を考えなくても、最も効率の良い方法がとれます。結果として、スタッフの業務負担を軽減しながら、空いた時間は「利用者への個別ケア」に充てられるので一石二鳥となるのです。
さらに、マニュアルは「スタッフ教育」にも役立ちます。たとえば、マニュアルが整備されていれば、担当スタッフが不在の場合でも、経験の浅いスタッフがマニュアルを参考にして、同じように利用者をケアできるのです。
以上のように、マニュアルがあることで、新人スタッフへの教育負担を軽減しながら、より多くの利用者をケアすることに直結するのです。
【作り方】効率の良い介護マニュアルの作成方法3選
マニュアルの導入は業務改善に役立つ一方、作成は一朝一夕でできるものではありません。以下は、時間のかかるマニュアル作成を効率的に進める方法を紹介しています。
（1）作成範囲を広げすぎない
1つめに、作成範囲を広げすぎないように注意しましょう。
マニュアル作成が上手くいかない要因として、すべての業務情報をまとめようと、マニュアルの作成範囲を広げすぎることが挙げられます。作成範囲が広ければ、その分覚える内容も増えるので、十分に作業に活かしきれません。
結果として「時間をかけて作成したが、現場で活用されていない」という事態が起きてしまいます。そのため、マニュアル作成は「毎日やらなければならない業務」や「スタッフによって、サービス品質が左右されてはならない業務」を対象にするのが望ましいです。
（2）テンプレートを活用する
2つめに、テンプレートを活用するのもポイントです。
マニュアルの体裁が揃っていなければ、スタッフが混乱しかねません。とくに、マニュアルごとに、手順が細かすぎたり大雑把すぎたりすると、重要な内容が伝わらなくなってしまいます。
そこで、あらかじめマニュアルの書き方をテンプレート化しておけば、一から作成する手間を削減できるうえに、体裁の揃った分かりやすいマニュアルが作れるのです。
（3）マニュアル作成ツールを導入する
3つめに、マニュアル作成ツールを導入するのも手です。
従来、多くの介護施設では、紙やExcel、Wordでマニュアルを作成するのが一般的でした。しかし、紙ではマニュアルを更新するのに書き直す手間がかかり、ExcelやWordはすぐに確認できないというデメリットがあるのです。
一方、マニュアル作成ツールであれば、テンプレート機能により1から作成する手間を省いたり、わずかな操作で目的のマニュアルを見つけたりできます。そのため、「ナレカン」といった、”テンプレート機能”や”精度の高い検索機能”を備えたマニュアル作成ツールを多くの企業が採用しています。
介護業界におけるマニュアル作成を効率化するツール
以下では、介護業界におけるマニュアル作成を効率化するツールをご紹介します。
介護業界では人手不足が続いていることから、「マニュアルを整備して教育コストを下げる」などの対策が必要です。しかし、紙のマニュアルはわざわざ確認しに行かなければならず、Wordファイルでは「どこに保存したか分からなくなった」となりかねません。
そのため、「スマホやタブレットから使えて、わずかな操作でマニュアルを確認できるツール」が必要です。ただし、ITに詳しくない方が多い現場では次第に使われなくなるので、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」であることが大前提です。
そこで、マニュアル作成ツールを導入するのであれば、簡単な操作でマニュアルを作成でき、複数の施設間で同じマニュアルを共有して使える「ナレカン」が最適です。
ナレカンはテキストだけでなく画像・動画も添付でき、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作れます。また、テンプレート機能が備わっているため、マニュアル作成にかかる時間を削減できるのです。
誰でも簡単に使いこなせるマニュアル作成ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- コメント機能
- マニュアルの一括管理
ナレカンでは、投稿した情報に対して自身やほかのメンバーがコメントできます。そのため、マニュアルの公開を任意のメンバーに連絡したり、マニュアルの内容に対して質問したりするのが簡単です。
社内のマニュアルをまとめて管理・共有することが可能です。多階層のフォルダによる分類もできるので、「マニュアルの保管場所がどこか分からない」といった問題の解消につながります。
ナレカンで使える｜介護業務マニュアルのテンプレート
以下では、ナレカンで使える介護業務マニュアルのテンプレートを紹介します。ナレカンに以下のようなフォーマットを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せるのです。
＜目的＞
誰でも入所者への対応をスムーズに行うため
サービスの質の標準化
【入所前の準備】
1.入所事前準備 （担当者:〇〇）
・担当者の確定 完了日:yy/mm/dd
・フロアの決定 完了日:yy/mm/dd
・入所者の状況確認 完了日:yy/mm/dd
【入所日】
2.入所者・家族の到着 （担当者:〇〇）
・フロア案内 完了日:yy/mm/dd
3.持参品の確認
・書類の確認 完了日:yy/mm/dd
上記テンプレートは、施設で使用する多数のマニュアルのうちの一例です。入所前・入所時・退所日に分けたり、担当者や完了日の項目を作ったりして自社に合ったテンプレートにアレンジしましょう。
効果のある介護マニュアルを作成するときの3つのコツ
以下では、介護マニュアルを作成するときの3つのコツを解説します。マニュアル導入による効果を最大限発揮するためにも、以下のポイントを意識して作成しょう。
（1）実行できる内容にする
介護マニュアルには、確実に実行できる内容でなければなりません。
「マニュアルを見れば誰でもできる」という状態でなければ、最終的に、スタッフはマニュアルを見なくなるからです。たとえば、現状のスタッフではカバーしきれない無理難題な仕事をマニュアルにしても、不満が溜まるだけで意味がありません。
さらに、不適切な介護マニュアルに沿って事故が起こった場合、事業者が過失を問われるリスクもあります。このようなトラブルを避けるためには、誰でも同じように仕事ができるマニュアルを検討しましょう。
（2）分かりやすい内容にする
マニュアルを作るときは、分かりやすい内容になるように構成しましょう。
利用者のケアをしている場合、作業手順を確認したくても、マニュアルを読み直すのに十分な時間を割くのは困難です。そのため、「一読しただけでポイントを抑えられるほど、分かりやすい内容」でなければなりません。
とくに、マニュアルを作成するスタッフは、「新人でも一瞬で理解できる内容になっているか」をよく考えながら作成しましょう。
（3）情報は視覚的にまとめる
最後に、マニュアルに記載する情報は、視覚的にまとめましょう。
文章だらけのマニュアルは読みづらく、理解するのにも時間がかかります。そこで、業務の流れを説明するのであれば写真を差し込んだり、手順の多い項目にはチェックリストを使ったりすれば、作業漏れや手順の間違いを防げます。
ただし、介護の一連の動きを把握する必要があるため、写真よりも動画の方が好まれる場合があります。しかし、ツールによっては動画を添付できなかったり、添付できても動作が遅かったりする可能性があるので注意しましょう。
マニュアル作成後の活用方法
以下では、マニュアル作成後の活用方法を紹介します。マニュアルを作成しても社内に浸透せずに困っている方は必見です。
（1）PDF化して職場の見えやすい場所に貼る
1つ目は、PDF化して職場の見えやすい場所に貼る方法です。
作成したものをPDF化・印刷して見えやすい職場の壁に貼ることで、職員が隙間時間に目を通す契機にもなり、即座に実行に移す可能性が高くなります。
ただし、この方法はアナログ式で、更新するのに手間がかかるうえ、印刷費といったコストがかさんでしまうという、大きなデメリットもあります。
（2）スマホでもすぐに見れるようにする
2つ目は、スマホでもすぐに見れるようにする方法です。
マニュアルをスマホでもすぐに見られるようにすれば、緊急時の対応をより早く行える可能性が高くなります。また、介護の途中にいちいちPCのある部屋に戻って確認する必要もなくなるのです。
そこで、スマホにも対応して高度な検索機能を備えた「ナレカン」のようなマニュアル作成ツールを導入して、必要なマニュアルをすぐに見つけられる環境を整えましょう。
（3）編集を誰でも簡単にできるようにする
3つ目は、編集を誰でも簡単にできるようにする方法です。
古い作業内容が記載されているマニュアルのままでは、間違った方法で介護を進めてしまい、予期せぬトラブルにつながる可能性があります。
そのため、編集を誰でも簡単にできるツールを導入して、マニュアルの更新スピードを高める必要があるのです。
わかりやすい介護マニュアルの作成・活用方法まとめ
ここまで、介護業のマニュアル作成方法や活用方法を中心に解説しました。
マニュアル作成ツールを導入することで、テンプレート機能により体裁の整ったマニュアルが作成できたり、検索機能で目的のマニュアルを簡単に見つけたりできます。
ただし、ITツールの操作に慣れていない職員でも使いこなせなければ、マニュアルを作成しても活用されなくなってしまう恐れがあります。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が必要です。
結論、介護業界に最適なツールは、簡単な操作で、介護施設の全職員が使いこなせる「ナレカン」一択です。ナレカンは、スマホにも対応して高度な検索機能を備えているので、必要なマニュアルをすぐに見つけて活用できる環境をつくれます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社でのマニュアル導入を成功させましょう。
