介護業務でマニュアルを使えば、仕事が効率的になるだけなく、同じような働きができるのでサービス品質も保たれます。また、マニュアルが整備されていれば、介護事故を未然に防げるので、利用者・スタッフ双方の安全を守ることに直結するのです。
しかし、介護業務マニュアルを作成したいが、「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護施設でのマニュアルの作成方法や活用方法を中心に解説します。
- 介護マニュアルの作り方の手順を知りたい
- テンプレートを活用して手間をかけずに介護マニュアルを作成したい
- 最も簡単に介護マニュアルを作成・管理できる方法を探している
という方は今回の記事を読むと、介護業務におけるマニュアルの作り方のコツが分かるだけでなく、「スタッフに活用されるマニュアル」を作成できるようになります。
目次
訪問介護 / 通所介護で作成すべきマニュアルの種類
ここでは、訪問介護 / 通所介護で特に作成すべきマニュアルの種類を解説します。どのマニュアルから作成すれば良いのか分からない方は参考にしてください。
- 緊急時対応
- 苦情処理対応
- 事故防止
- 災害時の対策
- 健康管理
利用者の病気など緊急事態が発生したときに、職員が慌てず正しい判断ができるよう対応方法をまとめます。
利用者やその家族から苦情がきたときに、適切に対処し、双方円満に解決するためのマニュアルです。
事故発生時の対応や再発防止策に関して定めたマニュアルです。事故防止のためには、職員の日頃の心構えが最も重要なため、それを普段から意識してもらいましょう。
地震や火災といった自然災害が発生したときの対応や避難方法、訓練の実施等を定めたマニュアルです。最短で安全な場所に避難できるよう、定期的な見直しが必要です。
利用者の健康維持やウイルスのまん延を防ぐためにも、衛生管理や感染症対策をまとめたマニュアルが必要となります。
以上のようなマニュアルは、利用者の安全を守り、トラブルを削減するためにも非常に大切です。また、実施指導等でマニュアルをチェックされる場合もあるため、適切に記載しておきましょう。
介護施設においてマニュアルが重要な理由
以下では、介護施設においてマニュアルが重要な理由を解説します。マニュアルを導入することで、下記のメリットが得られるようになります。
サービスの質の標準化
マニュアルの導入により、サービスの質を標準化することができます。
マニュアルが整備されていない現場では、あらゆる判断が個人に委ねられます。そのため、判断基準が設けられていないが故に「この程度で問題ない」という慢心を招き、スタッフによって対応にばらつきが出てしまうのです。
一方で、対応方法などをマニュアル化しておけば、従来のようにスタッフが独断する必要がなくなります。このように、ルールに基づいた運用が進めば、人に関係なくサービスの質を一定にできるのです。
トラブルの防止
マニュアルを導入すると、業務上での事故やトラブルを防止できます。
マニュアルの導入は利用者だけでなく、スタッフを守ることにもつながります。万が一、事故やトラブルが発生した場合でも、スタッフがマニュアルに基づいてケアをしていたとわかれば、個人の過失が責められる事態を防げるからです。
したがって、利用者・スタッフの双方を守った施設運用のためにも、マニュアルは必要不可欠といえます。
生産性の向上
マニュアルの導入は、生産性向上にも繋がります。
業務をマニュアル化すれば、スタッフは一から身体介助のやり方を考える必要がなく、業務負担や無駄な時間を削減できます。さらに、マニュアルがあれば、担当スタッフが不在でも、新人スタッフがマニュアルを参考にして、同じように利用者をケアできるのです。
ただし、必要な情報を探すのに時間がかかっていては、かえって業務が滞ってしまいます。そこで、マニュアル作成には、「ナレカン」のように「誰でも直感的に検索して、欲しい情報をすぐに探し出せるツール」を活用しましょう。
【わかりやすい】介護マニュアルの作り方
介護マニュアルを作るときは、以下の手順で取り組みましょう。
- 1日の業務の整理
- 業務内容の整理
- 手順の明確化
- マニュアルの見直し
1日の業務を洗い出して整理します。各業務の所要時間も整理しておくと、あとで業務設計がしやすくなります。
各業務の担当者、ほかの業務との対応関係、優先順位を整理します。
業務の具体的な手順やポイントを整理します。
実際に運用しながら、内容が適切か検討し、必要に応じて改定しましょう。
以上の内容に取り組むと、介護マニュアルを作成できます。マニュアルを効果的に活用するには、定期的に改訂して、最新情報を反映させる点が重要です。
介護マニュアルを作成するときの6つのポイント
ここでは、介護マニュアルを作成するときの6つのポイントをご紹介します。マニュアル導入による効果を最大限発揮するためにも、以下のポイントを意識して作成しましょう。
（1）作成範囲を決める
1つ目に、作成範囲を事前に決めておきましょう。
マニュアル作成が上手くいかない要因として、事前にマニュアルの作成範囲を決めずにすべての業務情報をまとめようとすることが挙げられます。作成範囲が広ければ、その分覚える内容も増えるので、十分に作業に活かしきれません。
結果として「時間をかけて作成したが、現場で活用されていない」という事態が起きてしまいます。そのため、マニュアル作成は「日常的に実施する業務」や「スタッフによって、サービス品質が左右されてはならない業務」から率先して作るのが望ましいです。
（2）実行できる内容にする
2つ目に、介護マニュアルは、確実に実行できる内容でなければなりません。
「マニュアルを見れば誰でもできる」という状態でなければ、最終的に、スタッフはマニュアルを見なくなるからです。たとえば、現状のスタッフではカバーしきれない無理難題な仕事をマニュアルにしても、不満が溜まるだけで意味がありません。
さらに、現場のキャパシティに合わない不適切な介護マニュアルが原因で事故が起こった場合、事業者が過失を問われるリスクもあります。トラブルを未然に防ぐために、誰でも同じように仕事ができるマニュアルを検討しましょう。
（3）情報をフローチャート化する
3つ目に、マニュアルを作るときは、わかりやすい内容になるように構成しましょう。
利用者のケアをしている場合、長文のマニュアルでは作業手順を確認したくても、一読しただけで要点を理解するのは困難です。そのため、以下のように作業手順を箇条書きでフローチャート化し、チェックしやすくしましょう。
【入浴前の手順】
- 健康状態のチェック（利用者に入浴の意思があるかも確認）
- 滑り止めマットの設置
- 浴槽に38度～40度のお湯をためておく
- 脱衣室と浴室を温めておく（ヒートショックを防ぐため）
- 衣類の着脱
- 床ずれ、皮膚状態の確認
とくに、マニュアルを作成するスタッフは「新人でも一瞬で理解できる内容になっているか」を念頭に作成することが重要です。
（4）画像を使って視覚的にまとめる
4つ目に、マニュアルに記載する情報は、画像などを使って視覚的にまとめましょう。
文章だらけのマニュアルは読みづらく、理解するのにも時間がかかります。そのため、業務の流れを説明するのであれば、写真を差し込むことでより作業のイメージがつきやすくなり、間違いを防げます。
また、介護の一連の動きを把握するのに、写真よりも動画の方が好まれることがあります。ただし、ツールによっては動画を添付できなかったり、動画の再生が遅かったりするので、「動画をはじめとしたあらゆる情報を円滑に管理できるツール」を使いましょう。
（5）テンプレート・ひな形を活用する
5つ目に、テンプレートやひな形を活用するのもポイントです。
マニュアルの体裁が揃っていなければ、作るのに時間がかかるだけでなく、読む側が混乱する原因になりかねません。とくに、マニュアルごとに、手順が細かすぎたり大雑把すぎたりすると、重要な内容が伝わらなくなってしまいます。
そこで、あらかじめマニュアルの書き方をテンプレート化しておけば、一から作成する手間を削減できるうえに、体裁の揃ったマニュアルが作れるのです。また、厚生労働省などが提供するひな形を参考にすれば適切に情報を記載できます。
（6）マニュアル作成ツールを導入する
6つ目に、マニュアル作成ツールを導入するのもおすすめです。
従来、多くの介護施設では、紙やExcel、Wordでマニュアルを作成するのが一般的でした。しかし、紙ではマニュアルを更新するのに書き直す手間がかかり、ExcelやWordはすぐに確認できないというデメリットがあるのです。
一方、ツールを使用すれば、テンプレート機能を使っていちから作成する手間を省いたり、わずかな操作で目的のマニュアルを見つけたりできます。そのため、”テンプレート機能”や”精度の高い検索機能”を備えた「ナレカン」のようなツールを採用しましょう。
マニュアル作成後の活用方法
以下では、マニュアル作成後の活用方法を紹介します。マニュアルを作成しても社内に浸透せずに困っている方は必見です。
（1）PDF化して見えやすい場所に貼る
1つ目は、PDF化して職場の見えやすい場所に貼る方法です。
作成したものをPDF化・印刷して見えやすい職場の壁に貼ることで、職員が隙間時間に目を通す契機にもなり、即座に実行に移す可能性が高くなります。
ただし、この方法はアナログ式で、更新するのに手間がかかるうえ、印刷費といったコストがかさんでしまうという、大きなデメリットもあります。
（2）スマホでも見れるようにする
2つ目は、スマホでもすぐに見れるようにする方法です。
マニュアルをスマホでもすぐに見られるようにすれば、緊急時の対応がより早くなる可能性が高くなります。また、介護の途中にいちいちPCのある部屋に戻って確認する必要もなくなるのです。
とくに、スマホにも対応して高度な検索機能を備えた「ナレカン」のようなマニュアル作成ツールを導入して、必要なマニュアルをすぐに見つけられる環境を整えましょう。
（3）誰でも簡単に編集できるようにする
3つ目は、誰でも簡単に編集できるようにする方法です。
古い作業内容が記載されているマニュアルのままでは、間違った方法で介護を進めてしまい、予期せぬトラブルにつながる可能性があります。そのため、マニュアルの運用には定期的な更新が必要なのです。
ただし、むやみやたら更新されてしまうと、スタッフ間で手順にズレが生じてしまうので注意が必要です。たとえば、メンバーごとにマニュアルの編集・閲覧を設定できるツールを導入すれば、適切なタイミングでマニュアルを更新できるようになります。
最も簡単に介護マニュアルを作成・管理できる方法
以下では、最も簡単に介護マニュアルを作成・管理できる方法をご紹介します。
介護業界では、人手不足が続いていて多忙なため、マニュアルを整備して教育コストを下げることが喫緊の課題です。また、介護中の転倒や怪我などの事故は、対応の遅れが命に関わる恐れもあるので、すばやく適切に行動できるようにマニュアルの整備は重要になります。
しかし、紙のマニュアルは作成に手間がかかるうえ、介護現場で確認しづらく、活用されません。そのため、各自のスマホやタブレットからでもマニュアルを作成・閲覧できるようにITツールを導入しましょう。
したがって、介護業界のマニュアル作成には、テンプレート機能でサクサクマニュアルが作れて、高度な検索機能で必要な情報をすぐに確認できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、画像や動画をそのまま添付してマニュアルを作成・共有できるので、最小の手間で活用されるマニュアルを作れます。また、「社内お知らせ」の機能で、連絡事項の周知が可能なので、シフト制で直接顔を合わせない職場でも共有漏れがありません。
テンプレート機能と高度な検索機能が備わった「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
下図は、ナレカンの「記事」を使ってマニュアルを作成した例です。加えて、コメント機能も備わっているので、情報が分散したり煩雑化したりすることなく、マニュアルを管理・共有できます。
- コメント機能
ナレカンでは、投稿した情報に対して自身やほかのメンバーがコメントできます。そのため、マニュアルの公開を任意のメンバーに連絡したり、マニュアルの内容に対して質問したりするのが簡単です。
【事例紹介】入浴介助のマニュアル
以下では、「ナレカン」を使って作成した、入浴介助のマニュアルの事例を紹介します。
マニュアルを作成する際には、手順だけでなく色文字で注意点なども記載すると、分かりやすいマニュアルになります。また、ナレカンのように「記事」に紐づいた「コメント機能」があるツールであれば、伝えたい情報を全員に即共有できるので便利です。
コピペで使える！介護業務マニュアルのテンプレート
以下では、介護業務マニュアルのテンプレートを紹介します。「ナレカン」に、以下の項目をコピー＆ペーストすればそのまま利用できるうえ、フォーマットとして登録しておけば、わずかな操作で呼び出せるのです。
誰でも入所者への対応をスムーズに行うため
サービスの質の標準化
【入所前の準備】
入所事前準備 （担当者:〇〇）
・担当者の確定 完了日:yy/mm/dd
・フロアの決定 完了日:yy/mm/dd
・入所者の状況確認 完了日:yy/mm/dd
【入所日】
1.入所者・家族の到着 （担当者:〇〇）
・フロア案内 完了日:yy/mm/dd
2.持参品の確認
・書類の確認 完了日:yy/mm/dd
上記テンプレートは、施設で使用する多数のマニュアルのうちの一例です。入所前・入所時・退所日に分けたり、担当者や完了日の項目を作ったりして自社に合ったテンプレートにアレンジしましょう。
わかりやすい介護マニュアルの作成・活用方法まとめ
ここまで、介護業のマニュアル作成方法や活用方法を中心に解説しました。
マニュアル作成ツールを導入することで、テンプレート機能により体裁の整ったマニュアルを作成したり、検索機能で目的のマニュアルを簡単に見つけたりできます。
ただし、ITツールの操作に慣れていない職員でも使いこなせなければ、マニュアルを作成しても活用されなくなってしまう恐れがあります。そのため、「シンプルな機能性」はもちろん「充実したサポート体制が整っているツール」が必要です。
結論、介護業界に最適なツールは、簡単な操作で、介護施設の全職員が使いこなせる「ナレカン」一択です。ナレカンは、専属担当者が初期導入のお手伝いや、継続的な問い合わせサポートも実施しているので、安心して利用できます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社でのマニュアル導入を成功させましょう。
