介護業務でマニュアルを使えば、仕事が効率的になるだけなく、誰でも同じことができるのでサービス品質も保たれます。そのため、昨今では多くの介護施設がマニュアルを活用しています。
しかし、介護業務では複雑な機械操作などはほとんどなく、業務のほとんどが対人サービスなので「マニュアルは不要ではないか」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護施設にマニュアルが必要な理由や作り方を中心に解説します。
- 訪問介護などをしているが、マニュアルを作成するかで迷っている
- せっかくマニュアルを作成したが、現場で誰も使っていなくて困っている
- とにかく誰でも簡単にマニュアルを作成・管理できる方法を探している
という方は今回の記事を読むと、介護業務におけるマニュアルの必要性が分かるだけでなく、「スタッフに活用されるマニュアル」が作成できるようになります。
目次
介護施設 / 訪問介護においてマニュアルが重要な理由
以下では、介護施設においてマニュアルが重要な理由を解説します。マニュアルを導入することで、下記のメリットが得られるようになります。
事故・トラブルの防止
マニュアルを導入すると、業務上での事故やトラブルが防止できます。
マニュアルが整備されていない現場では、あらゆる判断が個人に委ねられます。そのため、判断基準が設けられていないが故に「この程度で問題ない」という慢心を招き、思わぬ事故が起きてしまうのです。
一方で、対応方法などをマニュアル化しておけば、従来のようにスタッフが独断する必要がなくなります。このように、ルールに基づいた運用が進めば、事故やトラブルを最小限に抑えられるのです。
さらにマニュアルの導入は利用者だけでなく、スタッフを守ることにもつながります。万が一、事故やトラブルが発生した場合でも、スタッフがマニュアルに基づいたケアを行っていたとわかれば、個人の過失を責められる事態を防げるからです。
したがって、利用者・スタッフの双方を守った施設運用のためにも、マニュアルは必要不可欠といえます。
生産性の向上
マニュアルの導入は、生産性向上にも繋がります。
マニュアルで業務を仕組み化すれば、スタッフはいちいち身体介助のやり方を考えなくても、最も効率の良い方法がとれます。結果として、スタッフの業務負担を軽減しながら、空いた時間は「利用者への個別ケア」に充てられるので一石二鳥となるのです。
さらに、マニュアルは「スタッフ教育」にも役立ちます。たとえば、マニュアルが整備されていれば、担当スタッフが不在の場合でも、経験の浅いスタッフがマニュアルを参考にして、同じように利用者をケアできるのです。
以上のように、マニュアルがあることで、施設全体で提供するサービスの品質を常に一定に保てるようになり、利用者の満足度に直結します。
マニュアル作成を効率化する3つの方法
マニュアルの導入は業務改善に役立つ一方、作成は一朝一夕でできるものではありません。以下は、時間のかかるマニュアルを効率的に作成する方法を紹介しています。
（1）作成範囲を広げすぎない
1つめに、作成範囲を広げすぎないように注意しましょう。
マニュアル作成が上手くいかない要因として、すべての業務情報をまとめようと、作成範囲を広げすぎることが挙げられます。作成範囲が広ければ、その分覚える内容も増えるので、十分に作業に活かしきれません。
結果として「時間をかけて作成したが、現場で活用されていない」という事態が起きてしまいます。そのため、マニュアル作成は「毎日やらなければならない業務」や「スタッフによって、サービス品質が左右されてはならない業務」を対象にするのが望ましいです。
（2）テンプレートを活用する
2つめに、テンプレートを活用するのもポイントです。
マニュアルの体裁が揃っていなければ、スタッフが混乱しかねません。とくに、マニュアルごとに、手順が細かすぎたり大雑把すぎたりすると、重要な内容が伝わらなくなってしまいます。
そこで、あらかじめマニュアルの書き方をテンプレート化しておけば、一から作成する手間を削減できるうえに、体裁の揃った分かりやすいマニュアルが作れるのです。
（3）マニュアル作成ツールを導入する
3つめに、マニュアル作成ツールを導入するのも手です。
従来、多くの介護施設では、紙やExcel、Wordでマニュアルを作成するのが一般的でした。しかし、紙ではマニュアルを更新するのに書き直す手間がかかり、ExcelやWordはすぐに確認できないというデメリットがあるのです。
一方、マニュアル作成ツールであれば、誰でも簡単に編集ができ、わずかな操作で目的のマニュアルを見つけられます。また、マニュアル作成ツールには、スマホやタブレットにも対応しているものが多く、訪問介護等でも活躍するのです。
介護業界におけるマニュアル作成を効率化するツール
以下では、介護業界におけるマニュアル作成を効率化するツールをご紹介します。
介護業界では人手不足が続いていることから、「マニュアルを用意して教育コストを下げる」などの対策が必要です。しかし、紙のマニュアルはわざわざ確認しに行かなければならず、Wordファイルでは「どこに保存したか分からなくなった」となりかねません。
そのため、「スマホやタブレットから使えて、わずかな操作でマニュアルを確認できるツール」が必要です。ただし、ITに詳しくない方が多い現場では次第に使われなくなるので、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」であることが大前提です。
そこで、マニュアル作成ツールを導入するのであれば、あらゆる情報を「ノート」にまとめることができ、非IT企業の65歳の方でも簡単に操作できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく画像も添付でき、さらに「画像編集機能」も備わっているので、視覚的にも分かりやすいマニュアルが作れます。また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもサクサク使えるので便利です。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
効果のある介護マニュアルを作成するときの3つのコツ
以下では、介護マニュアルを作成するときの3つのコツを解説します。マニュアル導入による効果を最大限発揮するためにも、以下のポイントを意識して作成しょう。
（1）実行できる内容にする
介護マニュアルには、確実に実行できる内容でなければなりません。
「マニュアルを見れば誰でもできる」という状態でなければ、最終的に、スタッフはマニュアルを見なくなるからです。たとえば、現状のスタッフではカバーしきれない無理難題な仕事をマニュアルにしても、不満が溜まるだけで意味がありません。
さらに、不適切な介護マニュアルに沿って事故が起こった場合、事業者が過失を問われるリスクもあります。このようなトラブルを避けるためには、誰でも同じように仕事ができるマニュアルを検討しましょう。
（2）分かりやすい内容にする
マニュアルを作るときは、分かりやすい内容になるように構成しましょう。
利用者のケアをしている場合、作業手順を確認したくても、マニュアルを読み直すのに十分な時間を割くのは困難です。そのため、「一読しただけでポイントを抑えられるほど、分かりやすい内容」でなければなりません。
とくに、マニュアルを作成するスタッフは、「新人でも一瞬で理解できる内容になっているか」をよく考えながら作成しましょう。
（3）情報は視覚的にまとめる
最後に、マニュアルに記載する情報は、視覚的にまとめましょう。
文章だらけのマニュアルは読みづらく、理解するのにも時間がかかります。そこで、業務の流れを説明するのであれば写真を差し込んだり、手順の多い項目にはチェックリストを使ったりすれば、作業漏れや手順の間違いを防げます。
ただし、介護の一連の動きを把握する必要があるため、写真よりも動画の方が好まれる場合があります。しかし、ツールによっては動画を添付できなかったり、添付できても動作が遅かったりする可能性があるので注意しましょう。
介護業におけるマニュアル作成ツールの導入事例
スタッフのなかには「これまで紙だったのに、急にデジタル化するのは不安だ」と感じる方も少なくありません。以下では、「介護業界でマニュアル作成ツールを導入して、業務改善に成功した事例」を紹介しているので、担当者の方は必見です。
株式会社アットティー
株式会社アットティーは、青森県にある40名規模のスタッフを抱える介護施設です。
同社では、情報共有はすべて紙書類でしており、「情報がリアルタイムで伝わらない」ということに課題を感じていました。
そこで、同社は業務効率化を目的に、情報共有ツール「Stock」を導入して、情報共有をデジタルにしました。
社内で共有すべき情報をすべてStockに蓄積することで、リアルタイムでの情報共有が可能になったのです。そして、連絡の確認漏れも防げるようになり、本来行うべき業務に時間を割けるようになりました。
社会福祉法人 若竹大寿会
社会福祉法人 若竹大寿会は、東京と神奈川で介護福祉業を展開している、1,400名規模の介護福祉法人です。
同社では、法人全体での共通介護技術マニュアルと、拠点ごとのマニュアルが存在していました。しかし、すべてが紙で作成されており、「現場で役立っているのか分からない」という点に課題を感じていました。
そこで、動画マニュアルプラットフォームであるtebikiを導入し、法人全体での統一されたマニュアル作りを行いました。
tebikiの導入により、法人全体のマニュアルが統一され、業務効率化が実現しました。さらに、これまで付きっ切りで指導していた新人教育も、一部を動画に変更して進められるようになりました。
介護業においてマニュアルが重要な理由まとめ
ここまで、介護業にマニュアルが重要な理由や作成時の注意点を中心に解説しました。
介護施設でのマニュアルには生産性向上だけでなく、事故やトラブルを防ぎ、利用者とスタッフを守る役割があります。とはいえ、マニュアルを作成できたとしても、誰も使わなければ意味がありません。
そのため、多機能なマニュアル作成ツールを導入しても意味がないので、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が必要です。
結論、介護業界に最適なツールは、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使える「Stock」一択です。Stockは現在150,000社以上の企業に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社でのマニュアル導入を成功させましょう。
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