建築業界では、納期を確実に守るために徹底したタスク・ToDo管理が求められます。また、ToDoを「ITツール」で管理すると、負担を大きく抑えられるのです。
とはいえ、「タスクやToDoの一元管理を検討しているものの、自社に最適なツールがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建築業でタスク・ToDo管理をする意味やおすすめの管理ツールを中心にご紹介します。
- 現場でやるべきタスクやToDoが漏れている状況を改善したい
- 自社でToDo管理をするにあたり、注意すべき点を押さえたい
- 建築業でも簡単にToDo管理できるITツールを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、建築業でのToDo管理の重要性が分かり、作業の抜け漏れを防げるようになります。
目次
建築業でタスク・ToDo管理をする意味とは
以下では、建築業でタスク・ToDo管理をする意味を解説します。建設業でToDo管理を徹底すると、以下のメリットがあるので必見です。
（1）業務を可視化できる
はじめに、建築業でのToDo管理の意味として、業務の可視化が挙げられます。
建築業では現場作業はもちろん、図面や工程表の管理、施主からのヒヤリングや下請会社らとの連携など、やるべき作業が多くあります。こうした状況で業務の全体像が可視化できなければ、作業漏れや二重対応につながってしまうのです。
一方、業務をすべてToDoとして管理していれば「いつまでに何をするのか」が分かるため、仕事に無駄な時間がかかりません。
（2）優先順位がつけやすくなる
次に、業務の優先順位がつけやすくなるのも、ToDo管理のメリットです。
やみくもに業務に取り組むと、重要なタスクが期限直前まで放置される恐れがあります。このような状態では納期にも遅れかねません。
しかし、重要度・緊急度に応じてToDo管理をしていれば、優先度の高い業務を一目で判断できます。その結果、各タスクに適切な時間を割けるようになるのです。
（3）チームの進捗を把握できる
最後に、ToDo管理をすればチームの進捗も把握できます。
工期スケジュールに沿って、ToDo管理を徹底すれば「各々がどれほどの業務を抱えており、どこまで完了したのか」をすぐに把握できます。そのため、資材の発注や人材の確保がしやすくなるだけでなく、万が一トラブルがあった場合の対応もスムーズです。
ただし、紙やExcelなどのアナログな方法では、進捗を共有するのに電話やメールを使わなければなりません。したがって、チームの進捗をリアルタイムで確認・報告できる「ITツール」を使いましょう。
なかでも、タスク・ToDo管理に必要な機能が過不足なく揃っている「Stock」であれば、操作がシンプルなのでITが苦手なチームでもすぐに使いこなせます。
建築業のタスク・ToDo管理ツールの選定ポイント
以下では、建築業のタスク・ToDo管理ツールの選定ポイントを3つご紹介します。ツールを選ぶ際は、以下のポイントを満たしているかどうかを確認しましょう。
（1）誰でも簡単に使えるか
ポイントの1つ目は「誰でも簡単に使えるか」です。
タスク・ToDo管理ツールには、シンプルなものから多機能なものまで様々な種類があります。一見多機能なツールの方が便利そうですが、利用する人がITに不慣れな場合は、操作の難しさからかえって負担が大きくなってしまう可能性があります。
とくに、建築業のように現場で作業する時間が多い場合には、スマホからもストレスなく使えることが肝心です。そのため、ツールを選ぶ際は、「実際に利用する人全員が簡単に扱うことができるか」という基準で選定しましょう。
（2）情報が即座に共有されるか
ポイントの2つ目は「情報が即座に共有されるか」です。
建築業では、天候やクライアントからの要望等により、急な仕様変更が行われる場合があります。そのため、情報が即座に共有される体制が整っていないと、従業員へタスク・ToDoの変更を知らせるまでに時間がかかってしまうのです。
このような場合、従業員が更新前のタスクに従って作業を行ってしまい、納期の遅れや重大な事故に繋がりかねません。したがって、タスクやToDoの変更内容を即座に共有できるツールを導入する必要があるのです。
（3）図面などもまとめて管理できるか
ポイントの3つ目は「文章以外のデータもストックできるか」です。
建築業では、図面を使って建築物のデザインを設計したり、作成された設計図をもとに施工計画を立てたりしていきます。つまり、各業務において「図面などに紐づけてタスクやTo Do管理ができるツール」が業務の効率化には欠かせないのです。
たとえば、文章に加えて、画像やファイル等の情報もまとめてストックできる「Stock」のようなタスク管理ツールであれば、作業に必要な資料とタスクの管理が一か所で完結するのでおすすめです。
【これで安心】建築業のタスク・ToDo管理に最適なツール
以下では、建築業のタスク・ToDo管理に最適なツールをご紹介します。
効率よくToDo管理をするには、進捗共有に時間のかかる紙やExcelではなく、あらゆる情報を一元化する「ITツール」が不可欠です。ITツールであればToDoを常にリアルタイムで把握できるので、作業漏れも防ぎやすくなります。
とはいえ、多機能なITツールでは、従業員が使いこなせず操作を教える時間がかかるため、ただでさえ業務の多い建築現場には不向きです。したがって、ツールを選ぶときは「チーム全員がすぐに使えるか」をチェックすべきなのです。
結論、建築業のタスク・ToDo管理に最適なツールは、非IT企業の65歳の方でも説明なしで操作できるほど簡単な「Stock」一択だと言えます。
Stockの「タスク」にToDoを登録すれば、期日がリマインドされるため処理漏れを防げます。さらに、タスクは詳細な情報を残せて、かつ任意のメンバーにのみ共有できる「ノート」に紐づけられるので、メンバー間で話題が入り乱れることもありません。
ITに詳しくないチームでも即日で使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建築業のタスク・ToDo管理にありがちな失敗とは
ここでは、建築業のタスク・ToDo管理にありがちな失敗を3つ解説します。以下の状態を放置していると、作業漏れや納期の遅れにつながってしまうので注意しましょう。
（1）管理自体が目的になってしまう
第一に、管理自体が目的になることが、ToDo管理にありがちな失敗です。
ToDo管理の目的は「やるべき業務を可視化して抜け漏れをなくすこと」です。しかし、ToDoを洗い出しただけで満足してしまうと、根本的な業務効率化はできません。
したがって、管理そのものを目的にせず、ToDo管理によってどのような業務改善をしたいかを明確にしましょう。
（2）アナログな方法で進めてしまう
次に、アナログな方法で進めてしまう失敗もあります。
紙やWord、Excelといったアナログな方法でToDo管理をすると、情報が属人化するため逐一メンバーに聞かなければなりません。また、進捗の連絡にも、電話やメールが必要なので非効率です。
このような手間を省くには、あらゆる情報を瞬時に共有できる「ITツール」でToDo管理をすべきです。ITツールを使えば、メンバーとのコミュニケーションも円滑になります。
（3）知名度で選んでしまう
最後に、ツールの中身を見ずに知名度だけで選んでしまうことも、ToDo管理の失敗を招きます。
今日では様々な会社から、多くのタスク・ToDo管理ツールがリリースされています。そして、これらのツールは搭載されている機能数や操作の難易度が一つ一つ異なるため、導入先の企業によって合う・合わないが分かれる場合もあります。
しかし、ツールごとの中身の違いをよく確認せず「聞いたことがあるツールだから」という理由で選んでしまうと、後に「必要な機能が搭載されていない」「多機能過ぎて使いこなせない」といった事態に陥る危険性があるのです。
したがって、ツールを導入する際は、自社のToDo管理に必要な機能を洗い出し、”過不足のないツール”を導入すべきです。たとえば、タスクの一覧表示やリマインド機能を搭載した「Stock」であれば、ToDo管理に必要な機能に過不足がなくおすすめです。
建築業でタスク・ToDo管理をする意味やおすすめのツールまとめ
ここまで、建築業でタスク・ToDo管理をする意味やおすすめのツールを中心にご紹介しました。
建築業では日報や工程表の管理、現場と会社でのやりとりなどの多くの業務があります。そこで、ToDo管理を徹底すれば作業を漏れなく進められるのはもちろん、全体の進捗も可視化されるため、結果として納期遅れの防止にもつながるのです。
また、作成したToDoを瞬時に共有できる”ITツール”を使えば、わざわざ電話やメールで進捗を連絡する必要もなくなります。ただし、現場にはITが苦手な人もいるので「誰でも直感的に使いこなせるITツール」でなければなりません。
結論、建築業でのタスク・ToDo管理には、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いはじめられる「Stock」が最適です。Stockは非IT企業を中心に現在200,000社以上の企業に導入されており、あらゆるチームのToDo管理を効率化しています。
ぜひ「Stock」でストレスのないタスク・ToDo管理を実現しましょう。
