運送業や現場作業ではトラックなどの大型車を運転したり、外回りで社用車を運転したりする場合には、必要項目を記載した運転日報の作成が必須です。そこで、項目があらかじめ記載された「運転日報のテンプレート」を使えば、簡単に運転日報を作成できます。
しかし、「運転日報を作成するのに時間がかかり困っている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、運転日報の書き方や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。
- 運転日報に記載する内容や必要項目を教えて欲しい
- 運転日報のテンプレートを使って、作成する手間をなくしたい
- Excelでは管理者・ドライバー双方にとって負担なので、アプリを検討している
という方はこの記事を参考にすると、運転日報を作成する手間を軽減できるだけでなく、運転日報をはじめとする文書を適切に管理する方法も分かります。
目次
運転日報とは？
運転日報とは、企業が保有している車両の運転者の氏名や運転日時、走行距離などの必要な項目を記載した書類のことです。
運転日報の目的は、ドライバーの健康と安全な走行の確保が挙げられます。運転の記録を日報に残すことで、社員の就業状況や所有している車両の状態が把握できるのです。
したがって、ドライバーと車両を正しく管理するために運転日報が必要になります。
運転日報の義務化とは？
運送業や社有者を所持する企業では、以下の法律が義務化されています。
- 貨物自動車運送事業輸送安全規則
- 道路交通法施行規則
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 乗務の開始と終了日時、終了地点、主な経過地点、走行距離
- 運転者を交代した場合にはその地点と日時
- 途中で休憩や睡眠をとった場合はその地点と日時
- 貨物の積載や集荷などの状況（車両総重量8t以上または最大積載量5t以上の自動車に乗務した場合）
- 交通事故または著しい運行の遅延、そのほかの異常な状態が発生した場合は、概要と原因
- 運行経路などの運行指示内容
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 運転開始と終了の日時
- 運転区間
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- 「表機能」を使って、表を作成します。文章だけで構成すると読みづらく記載漏れが発生しやすいですが、表にすることで全体的に見やすくなります。
- 「セルの背景色」をクリックして、表のカラーを変更します。項目と記入箇所を色分けすれば、どこを書き直せばいいのか一目で判断できます。
- 「取消線」を活用すれば、済んだ項目が一目でわかります。上記のように、点検した項目を取消線でチェックすれば、横線が入るので、毎回文字を消去する手間を省けます。
長時間労働や飲酒運転による事故を防ぐために、国土交通省によって定められた規則です。トラックなど、一般貨物自動車運送事業を営む企業が対象となり、運転日報の記録と最低1年間の保管が義務付けられています。
円滑かつ安全に運転するために、警視庁によって定められた規則です。一般企業でも、一定数の社有車を保管する場合（乗車店員11人以上の自動車1台以上、もしくは自動車を5台以上使用している事業所）は、上記の規則により運転日報の作成と最低1年間の保管が必須となります。
また、平成30年には、点呼時にドライバーに対して「十分に睡眠時間をとれているか」の確認も義務付けられています。とくに、昼夜逆転かつ長距離を走行するトラックドライバーにとって、睡眠不足は事故の危険性が高まるため注意が必要です。
以上のように、ドライバーだけでなく、市民の安全を守るためにも、厳格な体制のもとこれらの義務を遂行しなければならないのです。
運転日報の必須項目
ここでは、運転日報の必須項目についてケースごとに解説しています。運転日報を作成するには、以下の内容を押さえましょう。
営業用トラック（緑ナンバー）の必須項目
一般貨物自動車運送事業を営む企業の場合、貨物自動車運送事業輸送安全規則で定められた以下の事項を記録する必要があります。
上記の記録は対応した運転手などが記録したうえで一年間保存することが義務づけられています。同様に、一般貨物自動車運事業者は、乗務するにあたり実施した点呼の記録も義務付けられているので、押さえておきましょう。
項目は改訂により変更されることがあるため、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
事業用社有車（白ナンバー）を保有する企業の必須項目
一定台数の事業用社用車を保有する一般企業の場合、道路交通法施行規則の第9条で規定されている以下の事項を記録する必要があります。
上記の内容を運転を終了した運転者が日報・日誌として記録すると定められています。
ただし、これらは、法律で定められた最低限の項目であるため、他にも給油記録や同乗者などの記載を求められる可能性があります。また、項目は変更されることがあるため、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
【無料】Excel・Wordで使える運転日報のテンプレート
以下では、Excel・Wordで使える無料の運転日報のテンプレートをご紹介します。運転日報の作成を効率化したい方は必見です。
1日の運転時間・走行距離を書き込める運転日報
こちらは、無料ダウンロード「かわいい」雛形・テンプレート素材が提供するWord・Excel・PDFで使える運転日報です。
運転時間や一日の走行距離を記入する欄があるのが特徴で、シンプルで分かりやすい運転日報になります。
点検チェック表が付いた運転日報
こちらは、業務用テンプレートが提供するExcelで使える運転日報のテンプレートです。
車両の日常点検の結果を記入する欄がある点が特徴です。全日本トラック協会の「トラックドライバーが日常行うべき事項」にまとめている項目がチェックリスト化されているので、車両の点検が進めやすくなります。
車両毎に記録を残せる横書きの運転日報
こちらは、フリーテンプレートダウンロードが提供するExcelで使える横書きの運転日報です。
車両毎に用紙を分けて、車種・型式・車両番号・出庫時間・入庫時間・行き先・走行距離等の項目を記載していきます。また、Excelファイルを編集して、給油の有無や車の異常の報告欄などを追加することもできます。
【解決策あり】手書きやExcelで運転日報を作成するデメリット
運転日報を作成するのには、手書きやExcelの使用が一般的だとされています。しかし、従来の方法では、運転日報を作成するドライバーと、運転日報を保管する管理者の双方にとって、以下のデメリットが伴うのです。
作成するのに工数がかかる
1つめのデメリットは、運転日報を作成を作成するのに工数がかかるため、ドライバーの負担になりやすい点です。
実態として、運転日報を作成するのに時間がかかり、不満を感じるドライバーも少なくありません。とくに、紙やExcelは「車内でささっと書く」という行為が難しいため、経過拠点や時間帯を思い返して記入していかなければならないのです。
そこで解決策として、運転日報の運用にクラウド型アプリの導入が挙げられます。クラウドアプリであれば、紙やペン、パソコンがなくても休憩の合間にスマホから入力できるのです。
管理する手間がかかる
2つ目のデメリットには、運転日報を管理する難しさや大変さから、管理者側の手間となる点です。
たとえば、運転日報を紙で作成した場合、ファイリングして保管しなければならず、Excelはファイルが増えていくにつれて管理が煩雑になりがちです。そのため、1年間の保管が義務づけられている運転日報を管理するには、向いていないと言えます。
一方、運転日報を作成できる「記事」と、記事を管理する多階層の「フォルダ」が備わった「ナレカン」のようなアプリを運用すれば、煩雑な書類管理を効率化できるのです。
【必見】Excelよりも簡単に運転日報を作成できるアプリ
以下では、運転日報の作成におすすめのアプリを紹介します。
運送事業や社有車を保有する企業は、運転日報の作成するときはExcelのテンプレートを活用するなどして業務効率化しましょう。ただし、Excelや紙での運転日報は、管理が大変な上に、手軽に日報を作成できないため注意が必要です。
また、なかには、自動作成ツールや車両管理システムを導入する企業もありますが、車載デバイスの設置などに大きなコストがかかるほか、そこまでの高機能を求めない企業では適していません。
したがって、自社の運転日報作成に適切なのは、誰でも簡単に入力・確認ができ、書式をテンプレートとしてナレッジ化できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で、一度、運転日報を作成すれば「テンプレート機能」によって、全従業員が書式を使い回せます。また、記事は任意の社員にすぐに共有できるほか、スマホで撮影した写真も残せるので「どのように積み荷したか」業務報告もできて便利です。
ITに不慣れなドライバーの方でもすぐに使えるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
記入例あり！ナレカンを使った運転日報の書き方とは
以下は、ナレカンを使った運転日報の記入例です。作成手順は、以下の通りです。
以上のようにナレカンを使えば、自社に合ったオリジナルの運転日報テンプレートも簡単に作成できるのです。
さらに、「記事」は支部や地区、運送ルート別に「フォルダ」の階層を分けて管理できるので、作成後の日報の管理が煩雑化する心配もありません。
運転日報の無料テンプレートや必須項目まとめ
これまで、運転日報の無料テンプレートや必須項目を中心にご紹介しました。
運転日報の作成は安全運転のため、社用車を所有する企業や運送業に義務づけられています。しかし、Excelや紙で作成した運転日報は、情報へのアクセス性に欠けるため注意が必要です。
そこで、テンプレートの作成と運転日報の蓄積から共有まで一括管理できるツールを導入すれば、工数を削減することができるのです。とくに、スマホアプリのあるサービスを選べば、ドライバーが場所を選ばずに運転日報の記録を残せます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「記事」にストックでき、簡単な操作でどのドライバーにも定着しやすい『ナレカン』一択です。ナレカンは、ナレッジ管理に特化しているため、運転日報をはじめとした社内の文書管理に役立ちます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、運転日報の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。