運送業や現場作業において、トラックなどの大型車や外回りで社用車を運転する場合には、必要項目を記載した運転日報の作成が必須です。そこで、項目があらかじめ記載された「運転日報のテンプレート」を使えば、簡単に運転日報を作成できます。
しかし、「運転日報を書く手間を省きたいが、自社に合う運転日報テンプレートが見つからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える運転日報テンプレートや書き方を中心にご紹介します。
- 運転日報の重要性について確認しておきたい
- テンプレートを活用して運転日報を効率的に作成したい
- 運転日報の作成だけでなく管理まで一元化したい
という方はこの記事を参考にすると、運転日報を作成する手間を軽減できるだけでなく、運転日報をはじめとする文書を適切に管理する方法も分かります。
目次
運転日報とは？
運転日報とは、企業が保有している車両の運転者の氏名や運転日時、走行距離などの必要な項目を記載した書類のことです。
運転日報の目的は、ドライバーの健康と安全な走行の確保が挙げられます。運転の記録を日報に残すことで、社員の就業状況や所有している車両の状態が把握できるのです。
したがって、ドライバーと車両を正しく管理するために運転日報が必要になります。
運転日報の義務化とは？
運送業や社有者を所持する企業には、以下の法律が義務化されています。
- 貨物自動車運送事業輸送安全規則
- 道路交通法施行規則
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 乗務の開始と終了日時、終了地点、主な経過地点、走行距離
- 運転者を交代した場合にはその地点と日時
- 途中で休憩や睡眠をとった場合はその地点と日時
- 貨物の積載や集荷などの状況（車両総重量8t以上または最大積載量5t以上の自動車に乗務した場合）
- 交通事故または著しい運行の遅延、そのほかの異常な状態が発生した場合は、概要と原因
- 運行経路などの運行指示内容
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 運転開始と終了の日時
- 運転区間
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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- 「表機能」を使って、表を作成します。文章だけで構成すると読みづらく記載漏れが発生しやすいですが、表にすることで全体的に見やすくなります。
- 「セルの背景色」をクリックして、表のカラーを変更します。項目と記入箇所を色分けすれば、どこを書き直せばいいのか一目で判断できます。
- 「チェックリスト」を活用すれば、済んだ項目が一目でわかります。上記のように、点検した項目は、取消線を引けるので、毎回文字を消去する手間を省けます。
- 選任義務違反
- 解任命令違反
- 是正措置命令違反
- 選任解任届出義務違反
- 選任義務違反
- 返納命令違反
- 選任解任届出義務違反
長時間労働や飲酒運転による事故を防ぐために、国土交通省によって定められた規則です。トラックなど、一般貨物自動車運送事業を営む企業が対象となり、運転日報の記録と最低1年間の保管が義務付けられています。
円滑かつ安全に運転するために、警視庁によって定められた規則です。一般企業でも、乗車店員11人以上の自動車1台以上、もしくは自動車を5台以上使用している事業所は、運転日報の作成と最低1年間の保管が必須となります。
また、平成30年には、点呼時にドライバーに対して「十分に睡眠時間をとれているか」の確認も義務付けられています。とくに、昼夜逆転かつ長距離を走行するトラックドライバーにとって睡眠不足は、事故の危険性を高めるため注意が必要です。
以上のように、ドライバーはもちろん、市民を交通事故から守るためにも、厳格な体制のもとこれらの義務を遂行しなければなりません。
運転日報の必須項目
ここでは、運転日報の必須項目についてケースごとに解説しています。運転日報を作成するには、以下の内容を押さえましょう。
営業用トラック（緑ナンバー）の必須項目
一般貨物自動車運送事業を営む企業の場合、貨物自動車運送事業輸送安全規則で定められた以下の事項を記録する必要があります。
上記の記録は「対応した運転手らが作成し、一年間保存すること」が義務づけられています。また、一般貨物自動車運送事業者は、乗務するにあたって実施した点呼の記録も義務付けられているので、押さえておきましょう。
項目は改訂により変更されることがあるため、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
事業用社有車（白ナンバー）を保有する企業の必須項目
一定台数の事業用社用車を保有する一般企業の場合、道路交通法施行規則の第9条で規定されている以下の事項を記録する必要があります。
上記は、運転を終了した運転者が日報・日誌として記録することが定められています。
ただし、これらは、法律で定められた最低限の項目であるため、他にも給油記録や同乗者などの記載を求められる可能性があります。また、項目は変更されることがあるため、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
【無料】Excel・Wordで使える運転・運行日報のテンプレート
以下では、Excel・Wordで使える無料の運転日報のテンプレートをご紹介します。運転日報の作成を効率化したい方は必見です。
1日の運転時間・走行距離を書き込める運転日報
こちらは、無料ダウンロード「かわいい」雛形・テンプレート素材が提供するWord・Excel・PDFで使える運転日報です。
運転時間や一日の走行距離を記入する欄があるのが特徴で、シンプルで分かりやすい運転日報になります。
点検チェック表が付いた運転日報
こちらは、業務用テンプレートが提供するExcelで使える運転日報のテンプレートです。
車両の日常点検の結果を記入する欄がある点が特徴です。全日本トラック協会の「トラックドライバーが日常行うべき事項」にまとめている項目が、チェックリスト化されているので、車両の点検が進めやすくなります。
車両毎に記録を残せる横書きの運転日報
こちらは、フリーテンプレートダウンロードが提供するExcelで使える横書きの運転日報です。
車両毎に用紙を分けて、車種・型式・車両番号・出庫時間・入庫時間・行き先・走行距離等の項目を記載していきます。また、Excelファイルを編集して、給油の有無や車の異常の報告欄などの追加も可能です。
利用料金を細かく記載できる運転日報
こちらは、エクセルフリーが提供するExcelで使える運転日報のテンプレートです。
高速道路や駐車場の利用料金を記載することができる点が特徴です。また、運転記録も詳細に書けるため、運転に要した時間や料金を一目で把握できます。
【4ステップ】運転日報を運用するためのフロー
ここでは、運転日報を運用するための4ステップを紹介します。以下を参考にして、効率的に運転日報を運用しましょう。
ステップ1. 運転の前後にドライバーが必要項目を記入
運転日報の記入は、ドライバーの仕事の一環です。ここで、注意しなけれなならないのは、ドライバーに、過不足なく情報を記入するよう伝えることです。
ドライバーは、運転後の疲れている状態で日報を記入しなければならないので、面倒だと感じる方も少なくありません。そのため、書き直しの二度手間を防ぐためにも、事前に必要な項目や書き方をマニュアル化しておき、記入漏れがないように依頼しましょう。
ステップ2. 運行管理者・安全運転管理者への提出
運転日報に必要項目を入力したら、ドライバーは運行管理者・安全運転管理者に提出します。提出漏れを防ぐために、記入したらすぐに提出する仕組みを確立させましょう。
ステップ3. 管理者が内容を確認
提出された運転日報は、運行管理者又は安全運転管理者がチェックします。不備が見つかった場合は、必要に応じてドライバーへ聞き取りや修正依頼を行いましょう。
ステップ4. 記録を保存する
記録の内容に問題がなければ、記録を保存します。
労働に関する重要な書類には保存の義務があり、労働基準法の改正により保存期間は3年から5年に延長されます。それに伴い、運転日報も、保存義務である1年間よりも、5年間保存しておくのが望ましいです。
【解決策あり】手書きやExcelで運転日報を作成するデメリット
運転日報を作成するのには、手書きやExcelの使用が一般的とされています。しかし、従来の方法では、運転日報を作成するドライバーと、運転日報を保管する管理者の双方にとって、以下のデメリットが伴うのです。
作成するのに工数がかかる
1つめのデメリットは、運転日報を作成するのに工数がかかるため、ドライバーの負担になりやすい点です。
実態として、運転日報を作成するのに時間がかかり、不満を感じるドライバーも少なくありません。とくに、紙やExcelは「車内でささっと書く」という行為が難しいため、経過拠点や時間帯を思い返して記入していかなければならないのです。
そこで解決策として、運転日報の運用にクラウド型アプリの導入が挙げられます。クラウドアプリであれば、紙やペン、パソコンがなくても休憩の合間にスマホから入力できるのです。
管理する手間がかかる
2つ目のデメリットには、運転日報を管理するのには手間がかかるので、管理者側の負担となる点です。
たとえば、運転日報を紙で作成した場合、ファイリングして保管しなければならず、Excelはファイルが増えていくにつれて管理が煩雑になりがちです。そのため、1年間の保管が義務づけられている運転日報を管理するには、向いていないと言えます。
一方、運転日報を作成できる「記事」と、記事を管理する多階層の「フォルダ」が備わった「ナレカン」のようなアプリを運用すれば、煩雑な書類管理を効率化できるのです。また、アプリであれば紛失や破損の心配もないため安心して保管できます。
【必見】Excelよりも簡単に運転日報を作成できるアプリ
以下では、運転日報の作成におすすめのアプリを紹介します。
運転日報の作成に手間取っている方は、テンプレートを活用することで効率良く作成できるようになります。ただし、Excelや紙での運転日報は、管理が大変な上に、手軽に日報を作成できないため、従業員にとってストレスとなってしまいます。
なかには、自動作成ツールや車両管理システムを導入する企業もありますが、導入に大きなコストがかかるほか、高機能を求めない企業には適していません。そのため、運転日報を手軽に作成したい方は「誰でも簡単に使えて、必要な機能に過不足がないツール」を選ぶべきです。
したがって、自社の運転日報作成に適切なのは、誰でも簡単に入力・確認ができ、必要な項目を統一できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの記事に登録したフォーマットはワンクリックで呼び起こせるため、作成のたびにテンプレートを探す手間が省けます。また、登録した運転日報テンプレートは全従業員が使えるほか、管理者に即共有されるので、作成・提出の煩わしさがありません。
運転日報の作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
記入例あり！ナレカンを使った運転日報の書き方のポイントを紹介
ナレカンを使えば、自社に合ったオリジナルの運転日報テンプレートも簡単に作成できます。手順は以下の通りです。
【番外編】運転日報の作成をしないと罰則を受ける？罰金されるケースとは
運転日報の作成や保存の義務を怠った場合でも、明確な罰則は定められていません。しかし、以下の制度における違反行為には罰則があるので、以下で確認しておきましょう。
参考1：東京海上スマートモビリティ｜コラム＞運転日報とは？記録内容とテンプレートを5つ紹介
参考2：道路交通法|e-Gov法令検索
安全運転管理者制度
自動車運送業を営む場合、事業所ごとに安全運転管理者を選任する義務があります。選任しなかった場合は「選任義務違反」となり、50万円以下の罰金刑が科せられます。
安全運転管理者が「資格要件を充足しなくなった」「規定に反して自動車の安全な運転が確保されていないと認めた」とき、安全運転管理者の解任を命じられる場合があります。「解任命令違反」をすると、50万円以下の罰金が科せられます。
公安委員会が「安全運転管理者が道路交通法の規定を守らず、安全運転が確保されていない」と判断した場合、自動車の使用者に是正措置命令を発令できます。是正措置命令を受けてもなお措置に従わなかった場合、50万円以下の罰金が科せられます。
安全運転管理者を選任または解任した際、選任・解任した日から15日以内に、管轄の公安委員会に届出をしなければなりません。15日以内に提出しないと「選任解任届出義務違反」となり、5万円以下の罰金が科せられます。
運行管理者制度
企業や営業所が、資格要件を満たした運行管理者を選任しなかった場合、「選任義務違反」となり、150万円以下の罰金が科せられます。
運行管理者が「運行違反の改ざん、隠蔽」「名義貸し」などの違反行為をした場合、運行管理者資格の返納命令が出されます。運行管理者資格者証を返納しない場合、50万円以下の過料が科されます。
運行管理者を選任または解任した際、虚偽の届出をした場合や適切に届け出ない場合には、100万円以下の罰金が科されます。
運転日報の無料テンプレートや必須項目まとめ
これまで、運転日報の無料テンプレートや必須項目を中心にご紹介しました。
運転日報の作成は、安全運転のために社用車を所有する企業や運送業に義務づけられています。しかし、Excelや紙で作成した運転日報は、情報へのアクセス性に欠けるうえ、作成や管理にストレスがかかるため、注意が必要です。
そこで、テンプレートの作成と運転日報の蓄積から共有まで一括管理できるツールを導入すれば、工数を削減することができるのです。とくに、スマホアプリのあるサービスを選べば、ドライバーが場所を選ばずに運転日報の記録を残せます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「記事」にストックでき、簡単な操作でどのドライバーにも定着しやすい『ナレカン』一択です。ナレカンは、ナレッジ管理に特化しているため、運転日報をはじめとした社内の文書管理に役立ちます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、運転日報の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。
