運送業や現場作業において、トラックなどの大型車や外回りで社用車を運転する場合には、必要項目を記載した運転日報の作成が必須です。そこで、項目があらかじめ記載された「運転日報のテンプレート」を使えば、簡単に運転日報を作成できます。
しかし、「運転日報を書く手間を省きたいが、自社に合う運転日報テンプレートが見つからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える運転日報テンプレートや書き方を中心にご紹介します。
- 今すぐ使える運転日報のテンプレートを探している総務・事務担当者
- 社用車・営業車の利用記録をどこまで書かせればよいか分からない運行管理者
- 運転記録を整備したいが、自社に合う運用方法が見つからない中小企業の責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、運転日報を作成する手間を軽減できるだけでなく、運転日報をはじめとする文書を適切に管理する方法も分かります。
目次
運転日報とは？
ここでは、運転日報に関する基礎知識について紹介します。まずは知っておくべき運転日報の内容を把握しましょう。
運転日報の義務化とは？保存期間は？
運送業や社有者を所持する企業には、以下の法律で義務化されていることや必須の書類の保存期間が記されています。ドライバーはもちろん、市民を交通事故から守るためにも、厳格な体制のもとこれらの義務を遂行しなければなりません。
貨物自動車運送事業輸送安全規則
長時間労働や飲酒運転による事故を防ぐために、国土交通省によって定められた規則です。運転日報の記録（業務に関する記録）と、最低1年間の保管が義務付けられています。
また、令和7年4月1日から、記録義務の対象となる車両について、従来は「車両総重量8トン以上または最大積載量5トン以上の車両」とされていたものが「全車両」へと拡大しました。そのため、一般貨物自動車運送事業を営む企業だけでなく、貨物軽自動車運送事業を営む企業や個人事業主も対象となりました。
道路交通法施行規則
円滑かつ安全に運転するために、警視庁によって定められた規則です。一般企業でも、乗車定員11人以上の自動車1台以上、もしくは自動車を5台以上使用している事業所は、運転日報の作成と最低1年間の保管が必須となります。
睡眠時間の点呼義務
平成30年には、点呼時にドライバーに対して「十分に睡眠時間をとれているか」の確認も義務付けられています。とくに、昼夜逆転かつ長距離を走行するトラックドライバーにとって睡眠不足は、事故の危険性を高めるため注意が必要です。
運転日報の作成をしないと罰則？罰金されるケースとは
運転日報の作成や保存の義務を怠った場合でも、明確な罰則は定められていません。しかし、以下の制度における違反行為には罰則があるので、確認しておきましょう。
安全運転管理者制度
- 選任義務違反
自動車運送業を営む場合、事業所ごとに安全運転管理者を選任する義務があります。選任しなかった場合は「選任義務違反」となり、50万円以下の罰金刑が科せられます。 - 解任命令違反
安全運転管理者が「資格要件を満たさなくなった」「規定に反して安全運転が確保されていないと認められた」とき、解任を命じられる場合があります。命令に従わない場合は「解任命令違反」となり、50万円以下の罰金が科せられます。 - 是正措置命令違反
公安委員会が安全運転管理体制に問題があると判断した場合、自動車の使用者に是正措置命令が出されます。命令に従わない場合、「是正措置命令違反」となり50万円以下の罰金が科せられます。 - 選任解任届出義務違反
安全運転管理者を選任・解任したときは、15日以内に公安委員会へ届出が必要です。期限を超えると「選任解任届出義務違反」となり、5万円以下の罰金が科せられます。
運行管理者制度
- 選任義務違反
企業や営業所が、資格要件を満たした運行管理者を選任しなかった場合「選任義務違反」となり、150万円以下の罰金が科されます。 - 返納命令違反
運行管理者が「運行違反の改ざん・隠蔽」「名義貸し」などの違反行為をした場合、資格返納命令が出されます。資格者証を返納しない場合、50万円以下の過料が科されます。 - 選任解任届出義務違反
運行管理者を選任または解任したとき、虚偽の届出や未提出があった場合には、100万円以下の罰金が科されます。
運転日報に必須で記載すべき項目とは？
ここでは、運転日報に必須で記載すべき項目についてケースごとに解説しています。運転日報を作成するには、以下の内容を押さえましょう。
営業用トラック（緑ナンバー）の必須項目
一般貨物自動車運送事業を営む企業の場合、貨物自動車運送事業輸送安全規則で定められた以下の事項を記録する必要があります。
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 乗務の開始と終了日時、終了地点、主な経過地点、走行距離
- 運転者を交代した場合にはその地点と日時
- 途中で休憩や睡眠をとった場合はその地点と日時
- 貨物の積載や集荷などの状況
- 交通事故または著しい運行の遅延、そのほかの異常な状態が発生した場合は、概要と原因
- 運行経路などの運行指示内容
上記の記録は「対応した運転手らが作成し、一年間保存すること」が義務づけられています。また、一般貨物自動車運送事業者は、乗務するにあたって実施した点呼の記録も義務付けられているので、押さえておきましょう。
項目は改訂により変更されることがあるため、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
事業用社有車（白ナンバー）を保有する企業の必須項目
一定台数の事業用社用車を保有する一般企業の場合、道路交通法施行規則の第9条で規定されている以下の事項を記録する必要があります。
- 運転者の氏名
- 乗務した車両の登録番号
- 運転開始と終了の日時
- 運転区間
上記は、運転を終了した運転者が日報・日誌として記録することが定められています。
ただし、これらは、法律で定められた最低限の項目であるため、他にも給油記録や同乗者などの記載を求められる可能性があります。また、項目は変更されることがあるので、必ず以下のサイトで最新情報を確認しましょう。
運転日報テンプレートの選び方
ここでは、運転日報テンプレートの選び方を紹介します。運用状況ごとにおすすめのテンプレートを紹介しているので、自社の運用体制に合わせて適切なものを選びましょう。
- 緑ナンバー向け
法令で定められた項目を網羅したテンプレートを選びましょう。貨物自動車運送事業法などにより、緑ナンバー車両の運行記録には「乗務員名・乗務開始・終了時刻・走行距離・運行経路」などの記載が義務付けられています。 - 白ナンバー向け
自社の運用に合わせてシンプルなテンプレートを選ぶのがおすすめです。項目が多すぎると記入負担が増え、日報が定着しにくくなるため、白ナンバー車両は必要項目のみ記録することを心がけましょう。 - 点検記録が必要な方向け
日常点検の記録欄が組み込まれたテンプレートがおすすめです。事業用車両は日常点検の記録が必要ですが、点検記録を別で管理すると確認しにくいため、日報と一体化することで記録漏れを防げます。 - 複数車両を管理する方向け
車両ごとに記録を分けて集計できる形式のテンプレートがおすすめです。車両が増えると運行状況の把握や集計に時間がかかるため、全車両のデータを管理できるテンプレートを活用すれば、月末の集計作業を効率化できます。
上記を参考に、自社の運用体制に最適なテンプレートを選択しましょう。
【無料】Excel・Wordで使える運転・運行日報のテンプレート
以下では、Excel・Wordで使える無料の運転日報のテンプレートをご紹介します。運転日報の作成を効率化したい方は必見です。
1日の運転時間・走行距離を書き込める運転日報
こちらは、無料ダウンロード「かわいい」雛形・テンプレート素材が提供する、Word・Excel・PDFで使える運転日報です。
運転時間や一日の走行距離を記入する欄があるのが特徴で、シンプルで分かりやすい運転日報になります。
トラックの点検チェック表が付いた運転日報
こちらは、業務用テンプレートが提供する、Excelで使える運転日報のテンプレートです。
愛知県トラック協会が公開している緑ナンバー用運転日報
こちらは、愛知県トラック協会の提供する、緑ナンバー用運転日報のテンプレートです。
愛知県トラック協会が公開しているため、項目の抜けや漏れが無く安心して使えます。また、裏面には点検項目が記載されており、点検時にも役立ちます。
車両毎に記録を残せる横書きの運転日報
こちらは、フリーテンプレートダウンロードが提供する、Excelで使える横書きの運転日報です。
車両毎に用紙を分けて、車種・型式・車両番号・出庫時間・入庫時間・行き先・走行距離等の項目を記載していきます。また、Excelファイルを編集して、給油の有無や車の異常の報告欄などの追加も可能です。
社用車の利用料金を細かく記載できる運転日報
こちらは、エクセルフリーが提供する、Excelで使える運転日報のテンプレートです。
高速道路や駐車場の利用料金を記載することができる点が特徴です。また、運転記録も詳細に書けるため、運転に要した時間や料金を一目で把握できます。
【4ステップ】運転日報を運用するためのフロー
ここでは、運転日報を運用するための4ステップをご紹介します。以下を参考にして、効率的に運転日報を運用しましょう。
ステップ1. 運転の前後にドライバーが必要項目を記入
運転日報の記入は、ドライバーの仕事の一環です。ここで、注意しなければならないのは、ドライバーに過不足なく情報を記入するよう伝えることです。
ドライバーは、運転後の疲れている状態で日報を記入しなければならないので、面倒だと感じる方も少なくありません。そのため、書き直しの二度手間を防ぐためにも、事前に必要な項目や書き方をマニュアル化しておき、記入漏れがないように依頼しましょう。
ステップ2. 運行管理者・安全運転管理者への提出
運転日報に必要項目を入力したら、ドライバーは運行管理者・安全運転管理者に提出します。提出漏れを防ぐために、記入したらすぐに提出する仕組みを確立させましょう。
ステップ3. 管理者が内容を確認
提出された運転日報は、運行管理者又は安全運転管理者がチェックします。不備が見つかった場合は、必要に応じてドライバーへ聞き取りや修正依頼をしましょう。
ステップ4. 記録を保存する
記録の内容に問題がなければ、記録を保存します。
労働に関する重要な書類には保存の義務があり、労働基準法の改正により保存期間は3年から5年に延長されます。それに伴い、運転日報も、保存義務である1年間よりも、5年間保存しておくのが望ましいです。
運転日報の運用でよくある課題
ここでは、運転日報の運用でよくある課題を紹介します。以下の課題が自社の運用で散見されている場合、今すぐ改善する必要があります。
- 提出漏れが頻発する
日報の提出期限が「当日中」「週末まで」など曖昧だと優先度が下がりやすく、未提出が頻発します。また、紙運用では事務所へ戻る手間があるため、直行直帰のドライバーは提出しなくなりがちです。 - 記入漏れが頻発する
走行距離・訪問先・時刻など項目が多いと記入負担が大きくなり、「とりあえず埋める」意識から空欄やミスが増えます。差し戻しても時間が経つと正確に思い出せず、記録の信頼性が下がります。 - 保管場所が分散する
紙やExcelの日報は担当者ごとに保管場所がバラバラになりやすく、必要なときに見つからないことがあります。さらに、担当者の不在や退職で所在が分からなくなると、管理上の大きな問題につながります。 - 過去データを探せない
紙の日報を綴じているだけでは、特定のドライバーや車両、期間ごとのデータ抽出に手間がかかります。その結果、月次集計にも時間がかかり、燃費や労働時間などの分析が難しくなります。
上記の課題に当てはまっている人は、紙やExcelでの運用から脱却し、クラウド型の車両管理ツールに切り替えることを検討すべきです。
【運転日報テンプレの落とし穴】手書き・Excelがもたらす意外なデメリット
ここでは、紙やExcelの運転日報テンプレを使うことによる、意外なデメリットを紹介します。「テンプレを活用しているが運用が効率化しない」と悩んでいる方は必見です。
（1）作成に時間がかかり、残業や負担が増大する
手書きやExcelで運転日報を作成・管理していると、ドライバーと管理者双方とも毎日じわじわと時間が奪われていきます。
たとえばドライバーが1日の日報記入に10分かかるとします。10人のドライバーがいれば、会社全体で毎日100分、月20営業日で換算すると2,000分（約33時間）が日報記入だけに消えていくことになります。
手書き・Excelの日報は「無料で使える」ように見えて、実際にはドライバーと管理者の時間というコストを毎月支払い続けています。この時間を別の業務に使えるかを一度計算してみることをおすすめします。
（2）正確性が低く、ミス・漏れ・読みにくさが常態化する
手書き・Excelの日報は、どれだけ丁寧に運用しても、ミスと記入漏れがゼロになることは極めて低いです。
Excelの走行距離欄に「km」を含めて入力するドライバーと、数字だけ入力するドライバーが混在しているとします。月末に集計しようとSUM関数を使ったところ、「km」が入っているセルはエラーになるため、管理者が全行を手作業で修正する必要があります。
ミスや読みにくさは、ドライバーの注意力の問題ではなく、入力形式が統一されていないことが根本原因です。プルダウン選択や自動入力で選択肢を固定できるなど、仕組みを変えていくことを意識しましょう。
（3）集計・分析・管理が非効率になる
手書き・Excelの日報では、データが「記録されているだけ」の状態になりやすく、経営判断や安全管理に使えるデータとして活用できていないことがほとんどです。
紙の日報は集計のために手入力が必要で、Excelもファイルが分散していると転記作業が発生します。そのため、車両ごとの燃費比較やドライバーの残業分析などを実施するときに、大きな手間と時間がかかってしまうのです。
日報データを業務に活かすには、入力後に集計・グラフ化し、管理者が状況を視覚的に判断できる形にすることが重要です。手書き・Excelのままでは、データが増えても活用しづらく、管理者の作業時間だけが増え続けてしまいます。
（4）コンプライアンスリスクと機会損失
手書き・Excelの日報は、法令対応の穴と、それによって生じるビジネス上の損失という二重のリスクを抱えています。
緑ナンバー車両は、運輸局の監査で運転日報の内容や保管状況が厳しく確認されます。記載漏れや紛失は行政処分の対象となる可能性があり、事故時にも保険対応や法的手続きで不利になるおそれがあります。
コンプライアンスリスクは「問題が起きてから対処する」では間に合わないことがほとんどです。日報の記録・保管・提出状況をリアルタイムで把握できる仕組みに変えることが、監査対応と事故対応の両方において会社を守る有効な手段です。
そのため、ミスや記入漏れがしにくいシンプルな設計、日報の記録・管理・共有を即実施できる「Stock」のようなITツールの導入が重要になります。
【必見】Excelよりも簡単に運転日報の作成・共有・保管を一元化できるアプリ
運転日報を正しく管理するには、テンプレートを使うだけでなく、作成・共有・保管まで効率化できる仕組みを整えることが重要です。そこで以下では、運転日報の運用を効率化する方法と、おすすめのツールを紹介します。
Excelや紙の運転日報を使い続けると、記入漏れや転記ミスが発生しやすくなるうえ、管理者による確認や集計にも多くの時間がかかります。また、車両台数やドライバー数が増えるほど、ファイル管理や過去データの検索が煩雑になり、運用負担はさらに大きくなります。
とはいえ、テンプレートだけでは入力内容の共有や保管、検索を効率化することはできません。運転日報の作成後も、提出・確認・保存といった作業が残るため、業務負担を根本的に解消するのは難しいのです。
そのため、運転日報を継続的に運用するなら、入力から管理までを一元化できるツールの活用がおすすめです。ツールを導入すれば、記録の共有や検索が簡単になり、管理業務にかかる時間を大幅に削減できます。
なかでも「Stock」は、運転日報の作成・共有・保管をひとつの場所で完結できる情報管理ツールです。スマートフォンからでも簡単に日報を登録でき、記録した内容は自動で蓄積されます。また、車両名やドライバー名で過去の日報をすぐに検索できるため、確認や監査対応にも役立ちます。
運転日報の作成から管理まで簡単にできるアプリ「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
記入例あり！Stockを使った運転日報の書き方のポイントを紹介
Stockを使えば、自社に合ったオリジナルの運転日報テンプレートを簡単に登録できるため、運転日報の作成が効率化します。以下は、スマホ版Stockでテンプレートを呼びおこして運転日報を作成する例です。
- まず、ノートの画面右上にある【設定】をクリックします。
- つぎに、【テンプレートから選択】をクリックし、テンプレート一覧から、あらかじめ登録しておいたオリジナルの【運転日報】のテンプレートを選択します。
- 選択すると、以下の左図のように登録した運転日報のテンプレートが呼び起こされます。また、PC版は右のように表示されます。記載されている項目の内容を埋めれば、運転日報は完成です。
このように、Stockではスマホからでも簡単に運転日報を作成できるのです。また、ノートには、チェックリストもつくれるので、運転する前の点検作業にも活用できます。
運転日報の無料テンプレートや必須項目まとめ
これまで、運転日報の無料テンプレートや必須項目を中心にご紹介しました。
運転日報の作成は、安全運転のために社用車を所有する企業や運送業に義務づけられています。しかし、Excelや紙で作成した運転日報は、情報へのアクセス性に欠けるうえ、作成や管理にストレスがかかるため、注意が必要です。
そこで、テンプレートの作成と運転日報の蓄積から共有まで一括管理できるツールを導入すれば、工数を削減することができるのです。とくに、スマホアプリのあるサービスを選べば、ドライバーが場所を選ばずに運転日報の記録を残せます。
なかでも、ITスキルにバラつきのある運輸業でおすすめなのは、あらゆる情報を「ノート」に蓄積でき、簡単な操作でどのドライバーにも定着しやすいアプリ『Stock』です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、運転日報作成の効率化を目指しましょう。
