現在、児童福祉事業の人手不足は深刻な問題となっています。業務負担の重さから辞めていく保育士も少なくありません。そのため、保育業界では、一人ひとりの負担を軽減すべく、業務の効率化が求められています。
しかし、「保育士の業務を効率化したいが、どうすれば良いのか分からない」と悩む担当の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、保育士の業務を効率化する5つの工夫を中心に解説します。
- 保育士の業務効率が悪いとどのような問題が起こるのか知りたい
- 業務効率化のために他の園が実践している、仕事の工夫を把握したい
- 保育士の業務改善に最適なツールを探している
という方は今回の記事を読むと、保育士の業務効率化に効果的な方法が分かるので、あらゆる業務の無駄をなくすことができます。
目次
保育士に業務効率化が必要な理由とは
はじめに、保育士の業務効率化が必要な理由を解説します。業務効率化には全従業員の協力が不可欠なので、担当者は以下の理由を確実に押さえて園内で共有しましょう。
（1）無駄な仕事の削減のため
1つ目の理由は、無駄な仕事の削減のためです。
保育士の仕事は「園児への保育の実施」のほかに、保育・保護者対応に関連する事務作業が多く発生しています。実際に、保育士や保育教諭が事務系業務に割いている時間は、月平均63時間でこれは業務全体の33％に当たります。
つまり、事務作業の無駄を削減することで大幅な業務改善につながるのです。例えば情報共有ツールを導入して、紙でのやりとりをデジタル化すると、印刷の時間や費用が浮くだけでなく、情報伝達のミスも減ります。
（2）残業時間の削減のため
2つ目の理由は、残業時間の軽減につながるからです。
時間内に作業が終わらなければ、残業を余儀なくされます。とくに、お誕生日会や運動会などの行事のときには、翌日に備えて準備すべきことが多いので、その分残業代が発生してしまい経営にとっても痛手です。
また、残業で身体を休める暇がないと睡眠時間が不足したり、ストレスが溜まったりしてしまいます。結果として、子どもの面倒をしっかりと見られなくなるのです。
（3）伝達ミスを防ぐため
3つ目の理由は、伝達ミスによるトラブルを防ぐためです。
常に仕事に追われている状況では情報共有が雑になりやすく「言った」「言わない」のトラブルが起こってしまいます。また、子どもの情報は先生同士だけでなく、保護者とも共有する必要があります。そのため、情報を正しく、すぐに共有する必要があるのです。
そこで、今日では「Stock」のような保育日誌や朝礼資料の管理から共有まで完結できる情報共有ツールを活用している保育園が増えています。
【保育・児童福祉施設向け】働きやすい環境をつくるには？
ここでは、保育士の仕事を簡単に効率化できるツールを紹介します。
保育士の業務を効率化するには、「情報共有ツール」の導入が最適です。情報共有ツールを使えば、紙やメール・LINEでの情報共有で起こっていた、「共有された情報が流れて、探すのに時間がかかる」といった事態を防げます。
また、保育士の業務で負担の大きい書類作成には「テンプレート機能」を活用すれば、一から作成する手間を軽減できます。ただし、多機能なツールは操作が難しいので「機能に過不足がなく、誰でも簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。
結論、当園で活用すべきなのは、簡単な操作で資料の作成、情報の管理・共有まで可能なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストに加え画像やファイルも残せるうえ、自作の「テンプレート」を簡単に登録し呼び出せるので、書類作成の手間を簡素化します。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、やり取りした情報も流れません。
保育園での業務改善・業務効率化に役立つツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜保育園で使えるお得なプラン＞
以下では、Stockのお得なプランについて紹介します。
Stockでは、上記の料金プランのほかに教育機関に関係する団体に対して、「アカデミックプラン」を提供しています。機能はビジネスプランと同様ですが、料金は以下の表の通りになります。
| 10人までの利用 | 50人までの利用 | |
|---|---|---|
| 料金 | 1,980円/月（税抜） |
3,780円/月（税抜） |
| 容量 | 30G |
150G |
※50人以上での利用の場合は、上記の料金に50人ごとに「3,780円/月（税抜）」が加算され、容量は50人ごとに150Gが追加されます。
対象となる団体にはその他にもいくつかの条件があるため、詳細はStock公式サイト＞ご利用プラン＞アカデミックプラン（教育支援プラン）を参考にしてください。サイトからすぐに申し込みできます。
＜書類業務＞Stockを活用した保育日誌の作成例
以下は、Stockを使った保育日誌の作成例です。
Stockでは「ノート」にテキストを書き込むだけで、保育日誌や連絡事項を簡単に記録して、保育士同士で瞬時に共有できます。
また、以下のようにテンプレートを登録しておけば、都度一から入力する手間を削減して、事務作業にかかる時間を短縮できるので、保育事務の効率化につながります。
保育士が業務を軽減・効率化するためにできる5つの工夫
以下では、保育士が仕事で工夫していること5選を解説します。どれもすぐに取り入れられるものばかりなので必見です。
（1）担当者を明確にする
1つ目に、作業の担当者を明確にすることが大切です。
「誰が、どの作業を担当するか」を明確にできていないと、タスク漏れや作業の重複のミスが起こりやすくなります。また、担当者が分からない状態では、確認したいことをすぐに聞けないので非効率です。
このように、仕事の担当者が曖昧ではトラブルにつながるため、他の先生が何をしているかまで正確に把握できるようにしましょう。
（2）無駄な仕事・手順をなくす
2つ目に、無駄な仕事・手順をなくすことも大切です。業務を見直し、改善ポイントを洗い出すフレームワークの一つとして、ECRS（イクルス）があります。
- Eliminate(排除)：無駄な作業・業務の排除
- Combine(結合)：類似した業務の結合
- Rearrange(入替え)：業務の手順・場所・担当者の入替え
- Simplify(簡素化)：作業の簡素化
洗い出した業務をECRSの観点から見直すことは、業務の生産性の向上に役立ちます。ただし、実施後にすぐ成果が出るものばかりではないため、中長期的な視点に基づいて業務の見直しが必要です。
（3）朝礼の時間を短縮する
3つ目に、朝礼の時間を短縮することも効果的です。
朝礼の必要性は、チームで情報共有することにあります。しかし、口頭での情報共有は、言い忘れや聞き漏れが起こりやすいので、重要な情報は口頭での説明だけでなくテキストでも残すようにしましょう。
テキストに情報を残すようにすれば、朝礼では簡潔に伝えればよくなるので時間の短縮になります。さらに、従業員はいつでも情報を確認できるようになり「誰かに確認する手間」もなくなります。
（4）書類作成を簡素化する
4つ目の工夫として、日誌などの書類作成を簡素化することが挙げられます。
保育士の業務で欠かせない日誌などの書類作成ですが、毎回一から作るのは手間がかかります。そのため、わずかな操作であらかじめ登録しておいたフォーマットを呼び起こせるテンプレートの活用が役立ちます。
テンプレートを活用すれば、作成時間を短縮できるだけでなく「何を書いたら良いのか分からなくて時間がかかる」という事態も防げるのです。
（5）情報共有ツールを導入する
5つ目に、情報共有ツールを導入しましょう。
状況が日々変化する保育の現場では、情報の共有は特に重要なので、ITツールを活用して業務時間を削減すべきです。
例えば、「Stock」のようにスマホからも簡単に使えるツールであれば、園児に関する些細な気づきもその場でメモに残し共有することができます。
また、朝礼資料や日誌といった毎日作る資料は「テンプレート機能」の付いた情報共有ツールであれば、資料作成の時間を短縮することができ便利です。
保育士に業務効率化が必要な理由と効率化するコツまとめ
ここまで、保育の業務効率化の必要性と業務負荷を減らす工夫について解説しました。
保育の業務を効率化すれば、業務負担が軽減されるだけでなく、コスト削減や離職率の低下、伝達ミスの防止というメリットも得られます。ただし、業務効率化には「情報共有ツール」が必要不可欠です。
また、資料の作成から管理・共有までできる情報共有ツールであれば、従来のように複数のツールを横断する必要がなくなり、情報が一つのツールで完結します。ただし、長期的に活用するためには、ITに不慣れなメンバーでも使える、「操作がシンプルなツール」を導入しましょう。
結論、保育士の面倒な仕事を減らすためには、あらゆる情報を簡単にストックできる「ノート」があり、ITが苦手な先生でも使いこなせる『Stock』が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、保育士の業務負担軽減を実現しましょう。
関連記事： 幼稚園のICT化とは？メリットや注意も徹底解説
