現在、児童福祉事業の人手不足は深刻な問題となっています。業務負担の重さから辞めていく保育士も少なくありません。そのため、保育業界では、一人ひとりの負担を軽減すべく、業務の効率化が求められています。
しかし、「保育士の業務を効率化したいが、どうすれば良いのか分からない」と悩む担当の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、保育士の業務を効率化する5つの工夫を中心に解説します。
- 保育士の業務効率が悪いとどのような問題が起こるのか知りたい
- 業務効率化のために他の園が実践している、仕事の工夫を把握したい
- 保育士の業務改善に最適なツールを探している
という方は今回の記事を読むと、保育士の業務効率化に効果的な方法が分かるので、あらゆる業務の無駄をなくすことができます。
目次
保育士に業務効率化が必要な理由とは
はじめに、保育士の業務効率化が必要な理由を解説します。業務効率化には全従業員の協力が不可欠なので、担当者は以下の理由を確実に押さえて園内で共有しましょう。
（1）無駄な仕事の削減のため
1つ目の理由は、無駄な仕事の削減のためです。
保育士の仕事としては「園児への保育の実施」のほかに、保育・保護者対応に関連する事務作業が多く発生しています。
実際に、東京都福祉局が実施したアンケートによると、とくに保育士の負担になっている業務として、以下の内容が挙げられます。
＜保育士/保育教諭1人当たりの月間平均業務量＞
- 保育関連事務
- 保護者対応関連事務
・保育日誌の作成（7.4h/月）
・保育計画策定・実績管理（6.0h/月）
・保育関連の書類作成（5.0h/月）
・日次の連絡（9.5h/月）
・遅刻・休み・延長等の受付・記録・引継（4.8h/月）
・日次以外の情報発信（3.4h/月）
以上のように、保育現場の人手が不足しているなかで、一人ひとりの業務負担が大きい状態です。そのため、業務効率化によって作業の無駄を省かなければなりません。
作業の効率化が実現すれば、時間的にも精神的にも余裕を持ちながら働くことを可能にし、結果として離職率の低下につながります。つまり、従業員の心身の健康を守るためにも、業務効率化の仕組みを整える必要があるのです。
（2）残業時間の削減のため
2つ目の理由は、残業時間の軽減につながるからです。
時間内に作業が終わらなければ、残業を余儀なくされます。とくに、お誕生日会や運動会などの行事のときには、翌日に備えて準備すべきことが多いので、その分残業代が発生してしまい経営にとっても痛手です。
また、残業で身体を休める暇がないと睡眠時間が不足したり、ストレスが溜まったりしてしまいます。結果として、子どもの面倒をしっかりと見られなくなるのです。
（3）伝達ミスを防ぐため
3つ目の理由は、伝達ミスによるトラブルを防ぐためです。
常に仕事に追われている状況では情報共有が雑になりやすく「言った」「言わない」のトラブルが起こってしまいます。子どもの命に直結する仕事ゆえに、こうしたトラブルは避けなくてはなりません。
また、子どもの情報は先生同士だけでなく、保護者とも共有する必要があります。ただし、保護者連絡の度に「紙の保育日誌」から必要な情報を探し出して記載するのは、手間と時間がかかってしまうのです。
そこで、今日では「ナレカン」のようなITツールで日頃から保育日誌などを見やすく管理して、必要なときに素早く探し出せる環境を整えている保育園が増えているのです。
【保育・児童福祉施設向け】働きやすい環境をつくるには？
ここでは、保育士の仕事を簡単に効率化できるツールを紹介します。
保育士の多岐に渡る業務を効率化するには「ナレッジ共有ツール」が最適です。ナレッジ共有ツールを使えば、シフト勤務が多い職場でも「日誌」や「連絡事項」をナレッジとして蓄積・共有できるので、伝達ミスを防げます。
また、保育士の業務で負担の大きい書類作成には「テンプレート機能」を活用すれば、一から作成する手間を軽減できます。ただし、多機能なツールは操作が難しいので「機能に過不足がなく、誰でも簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。
結論、当園で活用すべきなのは、あらゆる情報をノート形式でストックできるうえ、欲しい情報にすぐにたどり着けるナレッジ共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に業務ごとに「テンプレート」を登録・呼び起こしができるので、書類作成の手間を簡素化します。同様に「記事」に蓄積した業務のナレッジは「自然言語検索機能」によって、検索スキルに依らず、欲しい情報を簡単に見つけられます。
保育園での業務効率化に役立つツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜書類業務＞ナレカンを活用した保育日誌の作成例
以下は、ナレカンを使った保育日誌の作成例です。
ナレカンでは「記事」にテキストを書き込むだけで、保育日誌や連絡事項を簡単に記録して、保育士同士で瞬時に共有できます。
また、以下のようにテンプレートを登録しておけば、都度一から入力する手間を削減して、事務作業にかかる時間を短縮できるので、保育事務の効率化につながります。
保育士が仕事で工夫していること5選
以下では、保育士が仕事で工夫していること5選を解説します。どれもすぐに取り入れられるものばかりなので必見です。
（1）担当者を明確にする
1つ目に、作業の担当者を明確にすることが大切です。
「誰が、どの作業を担当するか」を明確にできていないと、タスク漏れや作業の重複のミスが起こりやすくなります。また、担当者が分からない状態では、確認したいことをすぐに聞けないので非効率です。
このように、仕事の担当者が曖昧ではトラブルにつながるため、他の先生が何をしているかまで正確に把握できるようにしましょう。
（2）無駄な仕事・手順をなくす
2つ目に、無駄な仕事・手順をなくすことも大切です。業務を見直し、改善ポイントを洗い出すフレームワークの一つとして、ECRS（イクルス）があります。
- Eliminate(排除)：無駄な作業・業務の排除
- Combine(結合)：類似した業務の結合
- Rearrange(入替え)：業務の手順・場所・担当者の入替え
- Simplify(簡素化)：作業の簡素化
洗い出した業務をECRSの観点から見直すことは、業務の生産性の向上に役立ちます。ただし、実施後にすぐ成果が出るものばかりではないため、中長期的な視点に基づいて業務の見直しが必要です。
（3）朝礼の時間を短縮する
3つ目に、朝礼の時間を短縮することも効果的です。
朝礼の必要性は、チームで情報共有することにあります。しかし、口頭での情報共有は、言い忘れや聞き漏れが起こりやすいので、重要な情報は口頭での説明だけでなくテキストでも残すようにしましょう。
テキストに情報を残すようにすれば、朝礼では簡潔に伝えればよくなるので時間の短縮になります。さらに、従業員はいつでも情報を確認できるようになり「誰かに確認する手間」もなくなります。
（4）書類作成を簡素化する
4つ目の工夫として、日誌などの書類作成を簡素化することが挙げられます。
保育士の業務で欠かせない日誌などの書類作成ですが、毎回一から作るのは手間がかかります。そのため、わずかな操作であらかじめ登録しておいたフォーマットを呼び起こせるテンプレートの活用が役立ちます。
テンプレートを活用すれば、作成時間を短縮できるだけでなく「何を書いたら良いのか分からなくて時間がかかる」という事態も防げるのです。
（5）ナレッジ共有ツールを導入する
5つ目に、ナレッジ共有ツールを導入しましょう。
保育の忙しい現場では、情報共有に時間をかけることが困難です。しかし、忙しさのあまり雑になってしまうと、大切な連絡が漏れてしまいます。
そこで、スマホやタブレットからも使えるナレッジ共有ツールを導入すれば、忙しい業務の合間でも簡単に確認できます。とくに、「ナレカン」は情報をまとめられる「記事」ごとに「コメント」で細かなやりとりもできるので、話題が入り乱れる心配がありません。
保育士に業務効率化が必要な理由と効率化するコツまとめ
ここまで、保育の業務効率化の必要性と業務負荷を減らす工夫について解説しました。
保育の業務を効率化すれば、業務負担が軽減されるだけでなく、コスト削減や離職率の低下、伝達ミスの防止というメリットも得られます。ただし、業務効率化には「ナレッジ共有ツール」が必要不可欠です。
ナレッジ管理ツールであれば”書類の作成”や”ナレッジの共有”など、1つのツールでさまざまな用途に使えるので、業務の効率化に貢献します。ただし、ITに不慣れな人でも簡単に使えなければ、現場に馴染まないので次第に使われなくなるので注意しましょう。
結論、保育士の面倒な仕事を減らすためには、あらゆる情報をストックする「記事（ノート）」があり、ITが苦手な先生でも使いこなせる『ナレカン』が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、保育士の業務負担軽減を実現しましょう。
関連記事： 幼稚園のICT化とは？メリットや注意も徹底解説
