近年、時間や場所を問わず使える「チャットツール」を導入する自治体が増えています。チャットツールを活用すれば、情報の紛失を未然に防げたり職員の業務負担を軽減したりする効果が期待できます。
しかし、自治体で活用できるチャットツールのうち「どのようなチャットツールを選ぶべきなのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体で役立つチャットツール3選を中心に紹介します。
- 職員全員が簡単に使えるチャットツールがあればすぐに導入したい
- 情報の紛失など業務上における重大なミスを未然に防ぎたい
- 自治体でチャットツールを使うメリット・デメリットを把握しておきたい
という方はこの記事を参考にすると、チャットツールを導入するメリットが分かり、業務に役立つツールを比較検討できます。
目次
自治体がチャットツールを導入するメリット
ここからは、自治体がチャットツールを導入するメリットをご紹介します。以下の内容を周知しておけば、ツール導入に対する職員の理解を深められるので、導入をスムーズに促進できます。
（1）情報共有がスムーズになる
自治体の業務でチャットツールを活用すれば、円滑な情報共有が実現します。
自治体間の情報共有の手段はメールや電話が一般的です。しかし、メールでは容量の大きいファイルを送信できなかったり、電話では情報の行き違いが発生したりして、スムーズな情報の伝達が困難です。
そこで、情報共有ツールを活用すれば、複数のファイルでもまとめて共有できるので、ファイルを複数のメールに分けて送信する手間がかかりません。さらに、テキストベースでのやりとりのため、聞き間違いや認識齟齬も発生しなくなるのです。
（2）ペーパーレス化につながる
チャットツールの活用は、自治体のペーパーレス化の推進につながります。所属組織のペーパーレス化が進むと、以下のようなメリットが得られます。
- 印刷にかかるコストが削減される
- 情報を場所や時間、デバイスを問わず閲覧できる
- 紛失のリスクがなくなる
このように、チャットツールを活用すれば多くのムダが削減されるうえに、個人情報などを安全に管理できる環境が整備されるのです。
参考：自治体通信ONLINE
【必見】チャットツールの導入で注意すべきポイント
チャットツール導入時には、情報が流れてしまうことに注意する必要があります。
チャットツールは一時的なやりとりをはじめとした「フロー情報」を扱うツールです。それゆえに、チャットツールは情報の重要性に限らず、すべての情報が流れてしまうので、長期的に保管すべき「ストック情報」を取り扱う自治体には適さない可能性があります。
したがって、自治体では「あらゆる情報を適切に管理できるツール」を選ばなくてはならないのです。チャットツールのなかでも、「Stock」のように情報管理に特化した機能を持つツールであれば、自治体の情報共有・管理を簡単に効率化できます。
自治体の情報共有に役立つおすすめのチャットツール3選
以下では、自治体の情報共有に役立つチャットツール3選を紹介します。
自治体がチャットツールの導入によるメリットを得るには、すべての職員が使いこなせるツールを導入する必要があります。ツールを活用できない職員がいれば、一部の情報がツール以外の場所で蓄積されることになり、情報管理の手間が増えてしまうからです。
また、自治体では地域に関するあらゆる情報を扱うため、スムーズに情報を共有できるだけでなく、情報の蓄積にも特化したツールを選びましょう。
結論、自治体が導入すべきチャットツールは、導入即日からすべての職員が活用できるほど簡単な操作性で、情報共有・管理を効率化する「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテキストを入力したり資料ファイルを添付したりすれば情報を蓄積でき、瞬時に任意のメンバーと共有可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が錯綜せずにやりとりできる点が、ほかのチャットツールとの大きな違いです。
【Stock】最も簡単かつ情報が探しやすいツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LoGoチャット】現場の声から生まれたチャットツール
LoGoチャットの特徴
- 既読機能がある
- スマートフォンでも利用できる
未読者を一覧で表示できるので、メッセージを読んでいない職員が一目で分かります。
モバイルアプリがあるので、災害時でもスマホから連絡をとり合えます。
LoGoチャットの機能・使用感
- 直感的に操作できる
ファイルをドラッグするだけで添付できるなど、操作が簡単なのでITに不慣れなメンバーが多い場合に適しています。
LoGoチャットの注意点
- 情報が流れてしまう
チャットツールなので情報が流れてしまい、重要な情報を見落とす恐れがあります。
LoGoチャットの料金体系
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【LGTalk】ほかの自治体とも情報共有できるチャットツール
LGTalkの特徴
- LGWANに対応している
- ほかの自治体との情報共有もできる
自治体専用のネットワークに対応しているので、今まで使っていたPCをそのまま利用できます。
庁内に加えて、ほかの自治体とチャットでコミュニケーションをとれます。
LGTalkの機能・使用感
引用：LGTalkの公式ページ
- 安全にファイルをやりとりできる
ファイル無害化機能を使えば、わずかな操作で安全にファイルをやりとりできます。
LGTalkの注意点
- 情報の蓄積には適さない
リアルタイムでのメッセージのやりとりがメインのため、あとから振り返りが必要になるような情報の蓄積には適しません。
LGTalkの料金体系
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【比較表】自治体の情報共有に役立つおすすめのチャットツール3選
以下は、自治体の情報共有に役立つチャットツールの比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | LoGoチャット | LGTalk | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単かつ情報が探しやすいツール |
現場の声から生まれたチャットツール |
ほかの自治体とも情報共有できるチャットツール |
| 注意点 |
通話機能など高度な機能は搭載されていない |
情報が流れてしまう |
重要な情報を見逃す恐れがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料トライアルあり
・詳細な料金は要問い合わせ |
・詳細な料金は要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「LoGoチャット」の詳細はこちら |
「LGTalk」の詳細はこちら |
このように、ツールごとに特徴が異なるので、選定時には「メンバー全員が活用できるか」などのポイントをもとに比較する必要があります。
自治体で役立つおすすめのチャットツールまとめ
ここまで、自治体で役立つチャットツール3選や導入時の注意点を紹介しました。自治体がチャットツールを導入するメリットは以下の2点です。
- メールや電話のデメリットを解消し、ほかの自治体との連携がスムーズになる
- 紙媒体で書類を作成・管理する必要がないので、ペーパーレス化の推進につながる
このように、自治体がチャットツールを導入すれば、業務効率化につながるさまざまなメリットが得られます。
ただし、すべての職員がチャットツールを活用できなければ上記のメリットを得られないだけでなく、導入コストも無駄になってしまいます。そのため、ITリテラシーの低い職員でも使いこなせるツールを導入し、デジタル化をスムーズに進める必要があります。
そこで、Stockのようにあらゆる情報をツール上で簡単に一元管理しつつ、職員の業務負荷を解消する情報共有ツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自治体の情報共有を効率化し、情報管理におけるストレスも解消しましょう。
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