町内会・自治会とは、同じ町内やマンションに暮らしている人々が、住みやすい地域をつくりあげていくたの活動している団体のことです。たとえば、防災活動や清掃活動、お祭りなどのイベント企画も、町内会・自治会が運営しています。
そして、これらの活動やイベントを運営していくにあたって、回覧文書を活用した情報伝達がされています。しかし、なかには「回覧文書を上手く作成できない」「作成したものの、伝達漏れが生じている」と困っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、回覧文書の書き方や注意点・回覧文書の作成におすすめのツールを解説します。
- 町内会や自治体向けの回覧文書の例文を教えてほしい
- 回覧文書のよくある課題と、その解決策を知りたい
- 回覧文書の電子化を検討しており、おすすめのツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、回覧文書の正しい書き方や注意点を理解しながら、これまで生じていた回覧板。回覧文書の課題を解決する方法も見つけられます。
目次
町内会・自治会における回覧文書（回覧板）とは
町内会・自治会にの回覧文書（回覧板）では、市町村からの連絡事項のほか、地域活動やごみ収集、防災情報などを地域住民に共有するための資料です。
回覧文書（回覧板）の主な役割は、地域の情報伝達だと言えます。ただし、”回覧板を各家庭に回す”という工程が生じるため、おのずと地域住民との交流」や「住民の目が地域に向けられることによる防犯」の役割も担っているのです。
地域住民のなかには高齢者も多く、紙媒体での回覧文書が一般的ですが、昨今では、職場のDX化が進んでるのと同様に地域の情報伝達も電子化する動きが見られます。そのため、紙媒体の課題や電子化するメリットを理解したうえで、回覧方法を選択しましょう。
回覧文書で取り上げられる内容
町内会・自治会の回覧板・回覧文書では、主に以下の内容が取り挙げられています。
地域問題として取り上げられがちな「不法投棄」は、景観を損なうだけでなく、害虫や悪臭などの衛生問題を引き起しかねません。結果、隣人問題などに発展するため、ごみ捨てのルールや、年末年始のゴミ収集のスケジュールなどを共有します。
地震や台風などの自然災害が起きたときに、地域住民一人ひとりが迅速な行動をしていくには、「防災訓練」の実施が欠かせません。そのため、定期的に開催・呼びかけを実施し、地域住民の災害時の対応力を向上していきましょう。
「〇〇付近で不審者が目撃された」「オレオレ詐欺に騙されそうになった」などの情報を迅速にお知らせすることで、地域住民の防犯意識を高められます。また、夜間パトロールなどが実施されれば、地域住民に安心感を与えられます。
回覧板・回覧文書は、市政からの「予防接種」や「各種健康診断」などのお知らせを共有するのにも活用されます。”大事だが、HPを確認するのは面倒だ”と放置されがちな情報も、回覧文書にすることで、地域全体に周知できます。
回覧文書で使える例文
ここでは、町内会・自治会の回覧文書で使える例文を紹介します。
- 【町内会費集金のお知らせ】
- 【イベント開催の案内】
- 【防災訓練のお知らせ】
- 通知者
- 表題
- 時候の挨拶
- 本題
- 行事について（日時や場所、持ち物など）
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
令和〇年〇月〇日
〇〇〇町内会
班長 〇〇〇〇〇
〇〇年度町内会費集金のお知らせ
〇〇の候、皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は、町内会の活動にご理解とご協力を賜り感謝申し上げます。
さて、今年度の町内会費・各種拠出金を下記の通り集金致したく、ご協力の程、よろしくお願いいたします。
なお、集金を円滑に行うため、お釣りが出ないようご準備いただきますと幸いに存じます。
記
（1）集金額：4,700円
・内訳：町内会費前期分：450円×6ヵ月分=2,700円
（2）拠出金予備資金：2,000円
・内訳：赤十字、青い羽、自主防災協会、社会福祉協議会
（3）集金期間 4月1日～4月8日
（4）その他：集金期間内に不在のご予定の方は、あらかじめ会費を〇〇〇へお渡しくださいますようお願いいたします。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
令和〇年〇月〇日
〇〇〇町内会
班長 〇〇〇〇〇
夏まつり開催のご案内
盛夏の候、皆様におかれましては、ご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、毎年恒例の夏祭りの時期となりました。
今年も下記の日程で開催いたしますのでご案内申し上げます。
ご多忙とは存じますが、ご家族、ご近所お誘い合わせの上、是非ご参加くださいますようお願いいたします。
記
1. 日時：令和7年7月21日（土）17時～
2. 場所：ストック公民館前
3. 催し内容：福引き、スイカ割、屋台（射的、輪投げ、焼きそば等）
4. その他 雨天の場合は中止します。
よろしくお願い致します。
令和〇年〇月〇日
〇〇〇町内会
会長 〇〇〇〇〇
防災訓練のご案内
菊花の薫りゆかしいこの時季、お健やかにお過ごしのことと存じます。日頃より町内会活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
さて、〇〇町内会では、防災意識を高め、いざというときに迅速かつ適切に対応できるよう、今年も防災訓練を実施いたします。訓練では、地震や火災などの災害時における基本的な対応方法を学ぶことができます。ぜひご参加いただき、万が一の時に備えましょう。
記
1. 対象者：〇〇町3丁目にお住まいの方
2. 日時：2025年10月10日（日）午前9時～正午
3. 場所：町内会館
4. 内容：
・地震発生時の避難経路と集合場所の確認
・消火器の使い方および実践
・けが人への手当の講習
・防災グッズの紹介
5. 持ち物：動きやすい服装、タオル、水筒
なお、訓練の最後には、防災意識向上のための資料を配布いたします。家庭での防災対策や非常持ち出し袋の準備、地域の避難場所の確認など、日頃からできる対策についての情報が含まれています。
配布資料の内容
・家庭での防災対策チェックリスト
・非常持ち出し袋の準備ガイド
・地域の避難場所マップ
今後とも、町内会活動にご協力賜りますようお願い申し上げます。皆様の安全と安心を第一に考え、防災対策を強化してまいりましょう。
町内会・自治会の回覧文書の書き方とは
以下では、回覧文書の書き方を3ステップでご紹介します。ポイントを押さえて文書を作成することで、回覧文書の運用を成功に導けます。
（1）わかりやすいタイトルをつける
まずは、わかりやすいタイトル付けをします。
回覧文書で大切なのは、一目見てその文書が何に関する内容なのかが把握できることです。
主題が端的に伝わるように、不要な文言は省いて明瞭な記載を心がけましょう。フォントサイズや形式などにもこだわって記載しておくと、より視認性が高くなり、内容も把握しやすくなるのでおすすめです。
（2）構成を統一する
次に、文書の構成を統一しましょう。
地域住民のなかには、ご高齢の方も多いため、失礼のない文言で分かりやすく要件を伝えることが大切です。たとえば、以下の構成であれば、必要な情報を過不足なく伝達できます。
また、回覧文書に、不明点があったときの問合せ先を記載しておけば、スムーズな対応が可能になります。
（3）要点を抑えた記載をする
文書内では、要点を抑えた記載をしましょう。
丁寧に情報を伝えようと共有事項をそのまま記載すれば、文書内に不要な内容が紛れ込むリスクが高まります。たとえば、数行で説明できるものを数ページかかって説明するような内容では、回覧文書として最適とは言えません。
したがって、回覧文書では要点を抑えた記載を心がけ、不要な内容や情報は省略しましょう。たとえば、箇条書きにしたり採番を振ったりすると、文章のまとまりが良くなります。
回覧文書を作成・運用するときの注意点
以下では、回覧文書を作成・運用するときの注意点を解説します。
回覧文書は作成するだけで終わりではなく、運用フロー継続されることで成果がでます。そのため、以下の点に注意して取り組むようにしましょう。
回覧先リストを添付する
回覧文書には、回覧先リストを添付しましょう。
回覧文書ではいかに効率良く文書を回せるかが重要なポイントになります。回覧文書の周りが遅れば、情報共有が円滑に回らず、運営に支障がでる恐れもあるからです。
滞りなく文書を回覧させるためにも、回覧文書には回覧順と回覧先を記載したリストを添付しておきましょう。リストには承認印のスペースを設けておけば「どこまで回覧が済んでおり、次は誰に回すべきか」が可視化されます。
また、リストに併せて「最終回覧者は回覧主に回してください」といった一文を入れておくと、回覧終了時には手元に戻ってくるので、回覧終了時のタイミングがわかりやすくなります。
速やかな回覧を徹底する
回覧文書では、速やかな回覧を徹底させましょう。
紙媒体の場合、同一文書を回覧先の全員が回し読みして進めていきます。そのため、どこかで文書が止まってしまえば回覧は完了しません。
したがって、速やかな回覧を義務付け、各家庭の手元で留まる時間を最少化するように呼びかけておくことが大切です。また、行事についてのお知らせは、早めに回覧文書を作成し、余裕をもって回覧できるように調整しましょう。
不在時は次の家庭に回す
回覧者が不在時の場合は、その次の家庭へと回覧を回しましょう。
回覧者が長期間不在の場合、宅配ボックスに回覧文書を入れておいたところで、回覧は進みません。万が一トラブルなどにより長期的に席を外す事態になれば、大幅な共有遅れに繋がります。
したがって、次に回すべき回覧者が不在の場合は、飛ばしてその次の回覧者へと先に回しましょう。効率的な回覧を意識して進めることで、共有までのロスを防げます。
メール回覧の場合は返信を義務付ける
なかには、回覧文書を紙媒体ではなくメールするケースもあります。
しかし、メールには既読機能がなく、実際に相手が確認したかの確認はできません。さらに、メールはプライベートでも利用するため、ほかのメールに紛れて気付かないこともあります。
そのため、メール回覧の場合は、回覧が済んでいるかの確認手段として、返信を義務付けましょう。ただし、共有人数によっては何件も返信メールを受け取らなければならず、すべての回覧文書でメール返信を義務化すると管理するのに大きな負担がかります。
そのため、回覧文書の重要度や緊急度によっては、メール返信を不要にする工夫も必要です。
【解決策あり】回覧文書のよくある課題とは
昨今では、従来の紙媒体やメールで作成・回覧方法から脱却し、ITツールを利用して回覧文書を電子化して利用する動きが増えていますが、その背景には、「紙媒体ゆえの不便さ」が課題となっているためです。
g具体的には、紙の回覧文書では手渡しで回覧を続けるため、時間のロスや不在による滞留などが原因となり回覧完了までには時間がかかります。一方、回覧文書を電子化すると、一斉に該当者に情報を共有できるので、情報が行き届くまでに時間がかかりません。
さらに、紙媒体での回覧の場合、あとから情報を確認できないため、万が一に内容を忘れてしまったときには近所の方や町内会のメンバーに尋ねなければなりません。しかし、口頭でのやりとりは認識の齟齬を招きかねないため、トラブルに発展する恐れがあります。
そのため、一度、文書を読んだ後も、繰り返し内容を確認できる「Stock」のようなITツールが活用されているのです。
回覧文書の電子化に役立つおすすめのツール
以下では、回覧文書の電子化に役立つおすすめのツールをご紹介します。
回覧文書の電子化にすると、これまで課題となっていた「回覧が完了するまでに時間がかかる」「内容を忘れてしまったが確認できない」という課題を解消できます。
しかし、回覧文書の電子化は利便性の向上を実現する一方、これまで紙媒体での運用を続けていた場合、電子化に対して抵抗感が出ることも少なくありません。したがって、回覧文書の電子化を成功させるには、操作性が高く迷わず使いこなせるツールが必要です。
たとえば、回覧文書の電子化には、ITに不慣れな方でも即日使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルを直感的に残せるほか、共有したい内容や資料を任意の方に一斉に伝達可能です。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりもできるので、不明点に関する質問や既読の有無も簡単に伝えられます。
情報共有・管理を最も簡単に効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
回覧文書の書き方や注意点まとめ
ここまで、回覧文書の書き方や注意点・回覧文書を電子化すべき理由を解説しました。
回覧文書では、読み手が一目で内容を理解できるように、判読性が高い文章を構成することが大切です。また、スムーズな回覧が進むように、回覧者はスピードを意識が欠かせません。
とはいえ、スピードを意識しすぎて内容をしっかり把握できていないまま、回覧してしまっては本末転倒です。したがって「情報共有のスピード」を保ちつつ、必要な情報に即アクセスできる仕組みを構築するために、ITツールを用いて回覧文書を電子化すべきです。
結論、町内会。自治会で取り入れるべき情報伝達の方法は、あらゆる情報を直感的に残すことができ、いつでも簡単に振り返れるツール「Stock」一択です。また、Stockでは、お知らせごとのフォーマットをすぐに呼び起せるので、文書作成の手間も軽減できます。
ぜひ「Stock」を導入して、回覧文書のスムーズな運用を実現させましょう。
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