仕入れをすると、必然的に商品の在庫管理も必要となります。発注をしながら在庫を安定させるためには、適切な在庫管理が欠かせません。
また、在庫管理を最適化するには、仕入れ台帳の作成がおすすめです。しかし、「仕入れ台帳をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕入れ台帳の作成を助けるExcelのテンプレートを中心にご紹介します。
- 仕入れ台帳作成に役立つExcel無料テンプレートを知りたい
- Excelでの仕入れ台帳の書き方を把握したい
- Excelより簡単に仕入れ台帳を作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、仕入れ台帳を効率的に作成できるテンプレートを見つけられるだけでなく、作成した仕入れ台帳の適切な管理方法までわかります。
目次
仕入れ台帳とは
仕入れ台帳とは、“商品などを仕入れたときに発生するお金の流れ”を把握する書類です。
仕入れ台帳の作成は義務ではありませんが、作成すると取引の流れを整理しやすくなります。また、「値引きの記録」や「返品商品」、「どのような順番で仕入れをしたのか」を時系列順に記載しておけば、後から確認したいときに役立つのです。
このように、仕入れ台帳は商品の記録や確認のために使用される帳簿を指します。
Excelで仕入れ管理する3つのメリット
仕入れ台帳の作成には、なぜExcelがよく使われるのでしょうか。以下では、Excelで仕入れ台帳を管理する3つのメリットを解説します。
（1）初心者でも管理しやすい
1つ目のメリットは、テンプレートの活用によって初心者でも簡単に仕入れ管理ができる点です。
Excelは多くの企業で使用されており、基礎的なレベルであれば使用できる人も多いです。また、あらかじめ数式や項目が記入されているテンプレートを使用すれば、数値を入れるだけで操作できるため、管理者を選びません。
以上のように、Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも数値を入力するだけで簡単に仕入れ台帳を作成できるのです。
（2）便利なExcelの数式を活用できる
2つ目のメリットは、Excelの数式を活用することで管理業務を効率化できる点です。
関数やマクロなどの数式を活用すると、自動で受注管理を処理したり、商品ごとの在庫数を計算したりできます。また、アラート機能も搭載されているため、在庫切れになる前に発注対応が可能となるのです。
このように、Excelで仕入れ台帳を作成すると、関数やマクロといった便利な数式によって迅速に管理業務ができるようになります。
（3）共有が可能である
3つ目のメリットは、拠点が複数あっても同一の仕入れ情報を共有できる点です。
Excelに搭載されている「共有ブック」機能を使えば、複数の拠点から仕入れ台帳の閲覧・編集が可能となります。そのため、どの拠点からでも正しい在庫数を確認でき、拠点によって在庫の把握数が異なるといった問題は発生しません。
このことから、Excelで仕入れ台帳を作成すれば、簡単に社内での共有ができるというメリットがあります。
【Excel】仕入れ台帳作成に役立つ無料テンプレート6選
ここでは、仕入れ台帳を作成するときに便利なテンプレートを6つご紹介します。テンプレートを活用すると作業効率を大幅に上げられるため、ぜひ活用してください。
仕入台帳のテンプレート
仕入れ先と商品コードを一括して管理できます。また、Excel関数を使っているので「合計」と「消費税」が自動で入力されます。
ダウンロードファイルは圧縮されているため、展開して利用しましょう。
シンプルな仕入帳のテンプレート
最低限の項目が用意されています。項目は少ないですが、摘要欄に情報を詰め込みすぎないようにして、簡潔に記載しましょう。
飲食店の仕入れ管理に役立つ棚卸管理表のテンプレート
毎月の棚卸や食材リストをまとめて管理でき、表の追加といったカスタマイズも可能です。背景色が追加されいるため、見やすい表を作成できます。
取引先別仕入管理表のテンプレート
取引先ごとに仕入れを管理できます。ただし、テンプレートを利用するには、無料の会員登録が必要です。
仕入伝票のテンプレート
Excel関数を使っているので、合計金額を自動で入力できます。また、罫線に色を付けたり、会社のロゴを挿入したりする使い方も可能です。
仕入先一覧のテンプレート
「A4縦」と「A4横」の書式があり、「A4横」の書式には支払金額・差引金額・備考の項目が追加されています。管理したい項目の数によって、適切な方を選びましょう。
【書き方の例あり】Excelを使った仕入帳の作り方
Excelを使った仕入帳の作り方は、以下の流れで進めます。
- 表を挿入する
- 項目を記載する
- 摘要
- 数量・単価・仕入金額
- 差引残高
- 各項目を埋める
左上の[挿入]＞[テーブル]をクリックして、データ範囲を設定すれば、表が挿入されます。
表に以下のような項目を記載します。
仕入れ台帳に書かれた取引の内容を分かりやすくするための具体的な情報です。「仕入先」や「品名」などに分けられる場合もあります。
商品の数量・単価を記入します。テンプレートによっては、仕入金額は自動で入力されます。
差引残高は仕入金額から支払い金額を引いたうえで、前項までの差引残高を反映した数字です。
実際に品名や数量などを書き込みます。下の画像は、“［文書］テンプレートの無料ダウンロード”のテンプレートを使った記入例です。
上記の画像は一例なので、会社ごとに適切な項目を追加しましょう。
仕入れ台帳作成に役立つExcel機能・関数3選
以下3つのExcel機能・関数を使うと、仕入れ台帳に関する計算の手間を省けます。
- SUM関数
- SUMIF関数
- ピボットテーブル
SUM関数とは、指定した数値の合計を自動で算出する関数です。この関数を活用すると、”仕入れ額””消費税”の数値を記入するだけで、”仕入れ総額”を自動入力できます。
たとえば、I11とJ11のセルの合計を出すには、「=SUM(I11,J11）」と入力します。
SUMIF関数は、指定した条件を満たすデータの合計を算出する関数です。上の図のように、①の範囲の②である条件を満たす③の合計を算出します。これを活用すると、”仕入れ先”や”日付”ごとの”仕入れ総額”を簡単に表示できます。
ピボットテーブルとは、リスト形式でデータを表示する機能です。”商品名”をフィルターにかけて、”日付”を軸に、”総額”をΣ値に設定すると、商品や日付ごとの”仕入れ総額”を表にまとめられます。
リスト形式になっているので、必要な情報だけを表示できる点も特徴です。
このように、Excelの便利な機能や関数を覚えれば、電卓を使って都度計算をする手間がかかりません。ただし、シートを使うメンバー全員が関数や使い方を理解していないと、シートに不具合が起きた際に間違った数値を拾ってしまう可能性があります。
Excelで仕入れ台帳を管理するときの注意点
ここでは、Excelを使用して仕入れ台帳を管理するときの注意点を2つご紹介します。以下の点に注意しないと、余計な手間やミスが増える可能性があるため気を付けましょう。
（1）属人化しやすい
Excelで仕入れ台帳を管理するときの1つ目の注意点は、業務を属人化しやすい点です。
Excelのテンプレートは、使いやすいようにカスタマイズしていくと複雑になり、使いこなせない人も増えていきます。すると、「入力者によってデータの値が異なる」「担当者が変わる際にスムーズに業務を引き継げない」といった問題が生じかねません。
そのため、仕入れ管理業務は属人化させず、担当者だけでなく誰でも処理できる状態にしておくのが理想的です。
（2）管理が煩雑になりやすい
Excelで仕入れ台帳を管理するときの2つ目の注意点は、管理が煩雑になりやすい点です。
Excelファイルは一般的に、ファイルストレージやメールを通じて共有されます。しかし、ファイルが増えるにつれて区別がしにくくなり、過去の仕入れ台帳や関連情報を確認したいときに目的の情報をすぐに見つけられず、業務効率が低下してしまうのです。
したがって、ファイル名にルールを設けるなど、あとから情報を振り返りやすい状態で管理することが重要です。ただし限界があるため、そもそもフォルダで見やすく管理し、検索機能でスムーズに情報を探しだせるITツールの導入がおすすめです。
Excelより簡単に仕入れ台帳を管理できるアプリ
以下では、Excelより簡単に仕入れ台帳を管理できるアプリをご紹介します。
Excelで仕入れ台帳を作成すれば、初心者でも使いやすいうえに数式を活用できるといったメリットがあります。しかし、ファイルストレージなどでファイル共有していると、管理が煩雑になりやすく、過去の仕入れ台帳が必要なときになかなか見つかりません。
そのため、Excelで作成した仕入れ台帳は「情報管理ツール」を使って管理するべきです。とくに、「検索機能の充実したツール」であれば、仕入れ台帳のタイトルや中身のキーワードから必要な情報がすぐにみつかります。
結論、仕入れ台帳の管理には、社内のあらゆる情報を蓄積し、高精度の検索機能で必要な台帳へ即アクセスできる「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、Excelで作成した仕入れ台帳を「記事」に添付して、テキストやファイルと一緒に記録・管理できます。また、充実した検索機能でファイル内の文字まで検索できるため、取引先やメモ書き等から必要な情報へ即アクセス可能です。
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添付したり、直接仕入れ管理表を作成したりといった方法で、情報を管理可能なのです。
ナレカンの記事には、コメント機能が紐づいています。そのため、他の話題に埋もれることなく、仕入れに関する連絡が可能です。
Excelで仕入れ台帳を作成できるテンプレート紹介まとめ
これまで、仕入れ台帳の管理にExcelを使用するメリットや注意点、テンプレートを中心にご紹介しました。
適切に在庫を管理するためには、仕入れ台帳の作成が必須です。しかし、毎回表を自作していては手間と時間がかかるため、既存のテンプレートを使用して効率的に仕入れ台帳を作成しましょう。
とはいえ、テンプレートや仕入れ台帳をExcelで管理すると、ファイルがどこにあるのか分からなくなり、探すのに時間がかかってしまいます。そのため、検索機能が充実したツールを導入して、必要な商品情報がすぐに見つかる環境で仕入れ台帳を管理しましょう。
結論、仕入れ台帳の管理には、超高精度の検索機能で保管した情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
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