仕入れをすると、必然的に商品の在庫管理も必要となります。発注をしながら在庫を安定させるためには、適切な在庫管理が欠かせません。
また、在庫管理を最適化するには、仕入れ台帳の作成がおすすめです。しかし、「仕入れ台帳の作成に時間がかかってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕入れ台帳の作成を助けるExcelのテンプレートを中心にご紹介します。
- 仕入れ台帳の具体的な作成方法が分からない
- テンプレートを元に仕入れ台帳を作成したい
- 仕入れ台帳の作成・管理に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、「仕入れ台帳の作成にかかる時間と手間を最大限短縮するテンプレート」を見つけられます。
目次
仕入れ台帳とは
仕入れ台帳とは、商品などを仕入れたときに発生するお金の流れを把握する書類です。
仕入れ台帳の作成は義務ではありませんが、作成すると取引の流れを整理しやすくなります。また、「値引きの記録」や「返品商品」、「どのような順番で仕入れをしたのか」を時系列順に記載しておけば、後から確認したいときに役立ちます。
このように、仕入れ台帳は商品の記録や確認のために使用される帳簿を指します。
Excelで仕入れ管理する3つのメリット
仕入れ台帳の作成にはなぜExcelがよく使われるのでしょうか。以下では、Excelで仕入れ台帳を管理するメリットを解説します。
（1）初心者でも管理しやすい
Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも簡単に仕入れ管理ができます。
Excelは、多くの企業で使用されており、基礎的なレベルであれば使用できる人も多いです。さらに、あらかじめ数式や項目が記入されているテンプレートを使用すれば、数値を入れるだけで操作できるため、管理者を選びません。
以上より、Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも数値を入力するだけで簡単に仕入れ台帳を作成できるのです。
（2）便利なExcelの数式を活用できる
関数やマクロといったExcelの数式を活用することで、管理業務の効率化を図れます。
関数やマクロを活用すると、受注管理を自動で処理したり、商品ごとの在庫数を自動で計算したりできます。また、アラート機能も搭載されており、在庫切れとなる前に発注対応が可能となるのです。
このように、Excelで仕入れ台帳を作成すると、関数やマクロといった便利な数式により、迅速に管理業務ができるようになります。
（3）共有が可能である
Excelを使用すれば、拠点が複数あっても同一の仕入れ情報を共有できます。
Excelに搭載されている「ブック共有」機能を使えば、複数の拠点から仕入れ台帳の閲覧・編集が可能となります。そのため、どの拠点からでも正しい在庫数を確認できて、拠点によって在庫の把握数が異なるといった問題は発生しません。
このことから、Excelで仕入れ台帳を作成すれば、簡単に社内での共有ができるという利点があります。
【無料】仕入れ台帳作成に役立つテンプレート5選
ここでは、仕入れ台帳を作成するときに便利なテンプレートを5つご紹介します。テンプレートを活用すると作業効率を大幅に上げられるため、ぜひ活用してください。
Microsoft｜勘定元帳・仕入帳のテンプレート
仕入れ台帳の作成に必要な基本的な項目が網羅されています。シンプルなので、誰にとっても分かりやすいです。
テンプレート倉庫｜仕入帳のテンプレート
最低限の項目が用意されています。項目は少ないですが、摘要欄に情報を詰め込みすぎないようにして、簡潔に記載しましょう。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜買掛金元帳のテンプレート
「仕入れ先ごとの買掛金の増減と残高」を記録するテンプレートです。表の上段に仕入先名、その住所、電話番号を記載する欄があるため、仕入れ先ごとに情報を整理できます。
業務用テンプレート｜仕入れ台帳のテンプレート
仕入れ先と商品コードを一括して管理できます。ダウンロードファイルは圧縮されているため、展開して利用しましょう。
テンプレートの無料ダウンロード｜仕入帳のテンプレート
「A4縦」と「A4横」の書式があり、「A4横」の書式には支払金額・差引金額・備考の項目が追加されています。管理したい項目の数によって、適切な方を選びましょう。
【記入例あり】仕入れ台帳の書き方
ここからは、仕入れ台帳に記載するべき情報を紹介します。以下を参考に誰にとっても分かりやすい仕入れ台帳を書きましょう。
- 摘要
- 数量・単価・仕入金額
- 差引残高
仕入れ台帳に書かれた取引の内容を分かりやすくするための具体的な情報です。「仕入先」や「品名」などに分けられる場合もあります。
商品の数量・単価を記入します。テンプレートによっては、仕入金額は自動で入力されます。
差引残高は仕入金額から支払い金額を引いたうえで、前項までの差引残高を反映した数字です。
上の画像は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートを使った記入例です。基本項目を押さえて、過不足なく情報を伝えましょう。
Excelで仕入れ台帳を管理するときの注意点
Excelを使用して仕入れ台帳を管理するときの注意点を2つご紹介します。以下の点に注意しないと、余計な手間やミスが増える可能性があるため気を付けましょう。
（1）ヒューマンエラーを防止する
Excelで仕入れ台帳を管理する際の1つ目の注意点は、できる限りヒューマンエラーを排除する点です。
Excelは誰でも簡単に使用できる一方、手入力が多いため、ミスが生じやすくなります。そして、誤った情報のまま上書きされてしまうと、ヒューマンエラーの修正対応に多くの時間と手間を取られてしまいます。
業務効率を大幅に減少させる可能性があるヒューマンエラーを防ぐためにも、ダブルチェックや入力エラー機能をつけるなどして、対策をすることが大切です。
（2）属人化させない
Excelで仕入れ台帳を管理する際の2つ目の注意点は、業務を属人化させないようにすることです。
Excelのテンプレートを使用している場合、使いやすいようにカスタマイズしていくと複雑になり、その分使いこなせない人も増えていきます。一部の人しかシステムが使いこなせない状態だと、入力者によってデータが異なるといった問題が生じかねません。
そのため、仕入れ管理業務は、属人化させず、担当者だけでなく誰でも処理できる状態にしておくのが理想的です。
仕入れ台帳の管理に役立つITツール
以下では、仕入れ台帳の管理に役立つITツールをご紹介します。
仕入れ台帳を作成するときには、テンプレートを活用すると、手間なく迅速に作成できて、業務効率化を図れます。しかし、作成のたびにテンプレートを探すのは面倒です。
また、テンプレートをExcelで管理するのは利便性が悪いです。そのため、テンプレート機能が備わっており、ボタン1つですぐに呼び起こせるような、便利な機能が備わったツールを導入しましょう。
結論、仕入れ台帳の作成・管理に最適なツールは、仕入れ台帳を最も簡単に作成・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には情報を書き込めるだけでなく、テンプレート機能が備わっているため、簡単に仕入れ台帳を作成できます。また、仕入れ台帳以外にも、マニュアルなどの作成・保管にも使えるので、業務が属人化しにくいです。
非IT企業の65歳以上でも説明なしに使える「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelで仕入れ台帳を作成できるテンプレート紹介まとめ
これまで、仕入れ台帳の管理にExcelを使用するメリットや注意点、テンプレートを中心にご紹介しました。
適切に在庫を管理するためには、仕入れ台帳の作成が必須ですが、毎回表を自作していては、手間と時間がかかり効率が悪いです。そのため、仕入れ台帳の作成には既存のテンプレートを使用しましょう。
しかし、テンプレートをExcelで管理すると、「ファイル」がどこにあるのか分からなくなり、探すのに時間がかかってしまいます。そのため、ボタン1つでノートにテンプレートを呼び起こせて、ノートを「フォルダ」に整理して情報管理できるツールが最適です。
結論、仕入れ台帳の作成・管理には、情報をノートにストックし、簡単に社内で共有できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、在庫管理を最適化しましょう。
