仕入れをすると、必然的に商品の在庫管理も必要となります。発注をしながら在庫を安定させるためには、適切な在庫管理が欠かせません。
また、在庫管理を最適化するには、仕入れ台帳の作成がおすすめです。しかし、Excelで円滑に仕入れ台帳を作成したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕入れ台帳の作成を助けるExcelのテンプレートを中心にご紹介します。
- 仕入れ台帳作成に役立つExcel無料テンプレートを知りたい
- Excelでの仕入れ台帳の書き方を把握したい
- Excelより簡単に仕入れ台帳を作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、「仕入れ台帳の作成にかかる時間と手間を、最大限短縮するテンプレート」を見つけられます。
目次
仕入れ台帳とは
仕入れ台帳とは、“商品などを仕入れたときに発生するお金の流れ”を把握する書類です。
仕入れ台帳の作成は義務ではありませんが、作成すると取引の流れを整理しやすくなります。また、「値引きの記録」や「返品商品」「どのような順番で仕入れをしたのか」を時系列順に記載しておけば、後から確認したいときに役立ちます。
このように、仕入れ台帳は商品の記録や確認のために使用される帳簿を指します。
Excelで仕入れ管理する3つのメリット
仕入れ台帳の作成にはなぜExcelがよく使われるのでしょうか。以下では、Excelで仕入れ台帳を管理するメリットを解説します。
（1）初心者でも管理しやすい
Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも簡単に仕入れ管理ができます。
Excelは多くの企業で使用されており、基礎的なレベルであれば使用できる人も多いです。さらに、あらかじめ数式や項目が記入されているテンプレートを使用すれば、数値を入れるだけで操作できるため、管理者を選びません。
以上より、Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも数値を入力するだけで簡単に仕入れ台帳を作成できるのです。
（2）便利なExcelの数式を活用できる
関数やマクロといったExcelの数式を活用することで、管理業務の効率化を図れます。
関数やマクロを活用すると、自動で受注管理を処理したり、商品ごとの在庫数を計算したりできます。また、アラート機能も搭載されており、在庫切れになる前に発注対応が可能となるのです。
このように、Excelで仕入れ台帳を作成すると、関数やマクロといった便利な数式により、迅速に管理業務ができるようになります。
（3）共有が可能である
Excelを使用すれば、拠点が複数あっても同一の仕入れ情報を共有できます。
Excelに搭載されている「共有ブック」機能を使えば、複数の拠点から仕入れ台帳の閲覧・編集が可能となります。そのため、どの拠点からでも正しい在庫数を確認できて、拠点によって在庫の把握数が異なるといった問題は発生しません。
このことから、Excelで仕入れ台帳を作成すれば、簡単に社内での共有ができるという利点があります。
【Excel】仕入れ台帳作成に役立つ無料テンプレート6選
ここでは、仕入れ台帳を作成するときに便利なテンプレートを6つご紹介します。テンプレートを活用すると作業効率を大幅に上げられるため、ぜひ活用してください。
仕入台帳のテンプレート
仕入れ先と商品コードを一括して管理できます。また、Excel関数を使っているので「合計」と「消費税」が自動で入力されます。
ダウンロードファイルは圧縮されているため、展開して利用しましょう。
仕入帳のテンプレート
最低限の項目が用意されています。項目は少ないですが、摘要欄に情報を詰め込みすぎないようにして、簡潔に記載しましょう。
飲食店の仕入れ管理に役立つ棚卸管理表のテンプレート
毎月の棚卸や食材リストをまとめて管理できます。背景色が追加されいるため、見やすい表を作成可能です。
取引先別仕入管理表のテンプレート
取引先ごとに仕入れを管理できます。ただし、テンプレートを利用するには、無料の会員登録が必要です。
仕入伝票のテンプレート
Excel関数を使っているので、合計金額を自動で入力できます。また、罫線に色を付けたり、会社のロゴを挿入したりする使い方も可能です。
仕入先一覧のテンプレート
「A4縦」と「A4横」の書式があり、「A4横」の書式には支払金額・差引金額・備考の項目が追加されています。管理したい項目の数によって、適切な方を選びましょう。
【記入例あり】仕入れ台帳の書き方
ここからは、仕入れ台帳に記載するべき情報を紹介します。以下を参考に誰にとっても分かりやすい仕入れ台帳を書きましょう。
- 摘要
- 数量・単価・仕入金額
- 差引残高
仕入れ台帳に書かれた取引の内容を分かりやすくするための具体的な情報です。「仕入先」や「品名」などに分けられる場合もあります。
商品の数量・単価を記入します。テンプレートによっては、仕入金額は自動で入力されます。
差引残高は仕入金額から支払い金額を引いたうえで、前項までの差引残高を反映した数字です。
上の画像は、“［文書］テンプレートの無料ダウンロード”のテンプレートを使った記入例です。基本項目を押さえて、過不足なく情報を伝えましょう。
仕入れ台帳作成に役立つExcel機能・関数3選
ここでは、仕入れ台帳作成に役立つExcel機能・関数を3つご紹介します。これらを活用すると、仕入れに関する計算の手間を省けます。
- SUM関数
- SUMIF関数
- ピボットテーブル
SUM関数とは、指定した数値の合計を自動で算出する関数です。この関数を活用すると、”仕入れ額””消費税”の数値を記入するだけで、”仕入れ総額”を自動入力できます。
たとえば、I11とJ11のセルの合計を出すには、「=SUM(I11,J11）」と入力します。
SUMIF関数は、指定した条件を満たすデータの合計を算出する関数です。上の図のように、①の範囲の②である条件を満たす③の合計を算出します。これを活用すると、”仕入れ先”や”日付”ごとの”仕入れ総額”を簡単に表示できます。
ピボットテーブルとは、リスト形式でデータを表示する機能です。”商品名”をフィルターにかけて、”日付”を軸に、”総額”をΣ値に設定すると、商品や日付ごとの”仕入れ総額”を表にまとめられます。
リスト形式になっているので、必要な情報だけを表示できる点も特徴です。
このように、Excelの便利な機能や関数を覚えれば、電卓を使って都度計算をする手間がかかりません。ただし、シートを使うメンバー全員が関数や使い方を理解していないと、シートに不具合が起きた際に間違った数値を拾ってしまう可能性があるのです。
Excelで仕入れ台帳を管理するときの注意点
ここでは、Excelを使用して仕入れ台帳を管理するときの注意点を2つご紹介します。以下の点に注意しないと、余計な手間やミスが増える可能性があるため気を付けましょう。
（1）ヒューマンエラーを防止しきれない
Excelで仕入れ台帳を管理する際の1つ目の注意点は、できる限りヒューマンエラーを防止しきれない点です。
Excelは誰でも簡単に使用できる一方、手入力が多いため、ミスが生じやすくなります。そして、誤った情報のまま上書きされてしまうと、ヒューマンエラーの修正対応に多くの時間と手間を取られてしまいます。
業務効率を大幅に下げる可能性があるヒューマンエラーを防ぐためにも、ダブルチェックや入力エラー機能をつけるなどして、対策をすることが大切です。
（2）属人化しやすい
Excelで仕入れ台帳を管理する際の2つ目の注意点は、業務を属人化しやすい点です。
Excelのテンプレートを使用している場合、使いやすいようにカスタマイズしていくと複雑になり、その分使いこなせない人も増えていきます。一部の人しかシステムが使いこなせない状態だと、入力者によってデータの値が異なるといった問題が生じかねません。
そのため、仕入れ管理業務は属人化させず、担当者だけでなく誰でも処理できる状態にしておくのが理想的です。
Excelより簡単に仕入れ台帳を作成・管理できるアプリ
以下では、Excelより簡単に仕入れ台帳を作成・管理できるアプリをご紹介します。
仕入れ台帳を作る際にテンプレートを活用すると、手間をかけずに体裁を整えられます。しかし、Excelのテンプレートを使っていると、台帳作成のたびに”テンプレートのファイル”を探し出さなければならず面倒です。
そのため、「登録したテンプレートをすぐに呼び起こせるアプリ」を導入しましょう。また、高度な検索機能も備わっていれば、過去に作成した台帳へ誰でも簡単にアクセスできるので、仕入管理業務の属人化を防げます。
結論、仕入れ台帳の作成・管理に最適なツールは、テンプレートをすぐに呼び起こして仕入れ台帳を作成できるうえ、誰でも直感的に情報を検索できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に仕入情報を直接書き残して台帳を作成できるうえ、一度作成した台帳を「テンプレート」に登録すればわずかな操作で呼び起こせます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、表記のゆれを気にせず、目的の情報を直感的に見つけられるのです。
仕入れ台帳へ即アクセスできるソフト「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- あらゆる情報を残せる記事
- コメント機能
ナレカンの記事には、テキスト情報だけでなく、ファイルや表、画像、動画を残せます。したがって、Excelの仕入れ台帳を記事に
添付したり、直接仕入れ管理表を作成したりといった方法で、情報を管理可能なのです。
ナレカンの記事には、コメント機能が紐づいています。そのため、他の話題に埋もれることなく、仕入れに関する連絡が可能です。
Excelで仕入れ台帳を作成できるテンプレート紹介まとめ
これまで、仕入れ台帳の管理にExcelを使用するメリットや注意点、テンプレートを中心にご紹介しました。
適切に在庫を管理するためには、仕入れ台帳の作成が必須ですが、毎回表を自作していては、手間と時間がかかり効率が悪いです。そのため、仕入れ台帳の作成には既存のテンプレートを使用しましょう。
しかし、テンプレートや仕入れ台帳をExcelで管理すると、ファイルがどこにあるのか分からなくなり、探すのに時間がかかってしまいます。そのため、ボタン1つでテンプレートを呼び起こせるうえ、目的の台帳を簡単に探し出せるツールが最適です。
結論、仕入れ台帳の作成・管理には、テンプレート機能と超高精度の検索機能を備えて、保管した情報へ即アクセスできる「ナレカン」が最適です。ナレカンでは、Excelで作成した仕入れ台帳を直接添付して管理する使い方も可能です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、在庫管理を最適化しましょう。
