仕入れをすると、必然的に商品の在庫管理も必要となります。発注をしながら在庫を安定させるためには、適切な在庫管理が欠かせません。
また、在庫管理を最適化するには、仕入れ台帳の作成がおすすめです。しかし、「仕入れ台帳の作成に時間がかかってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕入れ台帳の作成を助けるExcelのテンプレートを中心にご紹介します。
- 仕入れ台帳の具体的な作成方法が分からない
- 仕入れ台帳の作成が楽になるテンプレートが知りたい
- 仕入れ台帳の作成だけでなく、同時に管理もできるツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕入れ台帳の作成にかかる時間と手間を最大限短縮するテンプレートを見つけられます。
目次
仕入れ台帳とは
仕入れ台帳とは、商品などを仕入れたときに発生するお金の流れを把握する書類です。
仕入れ台帳の作成は義務ではありませんが、作成すると取引の流れを整理しやすくなります。また、値引きの記録や返品商品、どのような順番で仕入れをしたのかを時系列順に記載しておけば、後から確認したいときに役立ちます。
このように、仕入れ台帳は商品の記録や確認のために使用される帳簿を指します。
仕入れ台帳をExcelで管理する3つのメリット
仕入れ台帳の作成にはなぜExcelがよく使われるのでしょうか。以下では、Excelで仕入れ台帳を管理するメリットを解説します。
（1）初心者でも管理しやすい
Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも簡単に仕入れ管理ができます。
Excelは、多くの企業で使用されており、基礎的なレベルであれば使用できる人も多いです。さらに、あらかじめ数式や項目が記入されているテンプレートを使用すれば、数値を入れるだけで操作できるため、管理者を選ばない管理方法です。
以上より、Excelのテンプレートを使用すれば、初心者でも数値を入力するだけで簡単に仕入れ台帳を作成できるのです。
（2）便利なExcelの数式を活用できる
関数やマクロといったExcelの数式を活用することで、管理業務の効率化を図れます。
関数やマクロを活用すると、受注管理を自動で処理したり、商品ごとの在庫数を自動で計算したりできます。また、アラート機能も搭載されており、在庫切れとなる前に発注対応が可能となるのです。
このように、Excelで仕入れ台帳を作成すると、関数やマクロといった便利な数式により、迅速に管理業務ができるようになります。
（3）共有が可能である
Excelを使用すれば、拠点が複数あっても同一の仕入れ情報を共有できます。
Excelに搭載されている「ブック共有」機能を使えば、複数の拠点から仕入れ台帳の閲覧・編集が可能となります。そのため、どの拠点からでも正しい在庫数を確認できて、拠点によって在庫の把握数が異なるといった問題は発生しません。
このことから、Excelで仕入れ台帳を作成すれば、簡単に社内での共有ができるという利点があります。
【無料】仕入れ台帳作成に役立つテンプレート6選
ここでは、仕入れ台帳を作成するときに便利なテンプレートを6つご紹介します。テンプレートを活用すると作業効率を大幅に上げられるため、ぜひ活用してください。
Microsoft｜勘定元帳・仕入帳のテンプレート
仕入れ帳の作成に必要な、最低限の項目が設定されているシンプルなテンプレートです。
テンプレート祭り｜仕入れ台帳のテンプレート
金額・税額・値引き・支払金額・送料などに関する計算式があらかじめ入力されています。仕入数や金額の合計欄、Excel関数などを追加して、使いやすいようにカスタマイズできます。
エクセルフリー｜仕入元帳のテンプレート
金額の計算は「金額＝数量×単価」という単純な計算式で算出し、支払いをした場合は金額に「-」記号を付けて入力します。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜買掛金元帳のテンプレート
仕入れ先ごとの買掛金の増減と残高を記録するテンプレートです。表の上段に仕入先名、その住所、電話番号を記載しているのが特徴です。
業務用テンプレート｜仕入れ台帳のテンプレート
仕入れ先と商品コードを一括して管理できます。このサイトのダウンロードファイルは圧縮されているため、展開して利用してください。
テンプレートの無料ダウンロード｜仕入帳のテンプレート
「A4縦」と「A4横」の書式があり、「A4横」の書式には支払金額・差引金額・備考の項目が追加されています。
Excelで仕入れ台帳を管理するときの注意点
Excelを使用して仕入れ台帳を管理するときの注意点を2つご紹介します。以下の点に注意しないと、余計な手間やミスが増える可能性があるため気を付けましょう。
（1）ヒューマンエラーを防止する
1つ目の注意点は、できる限りヒューマンエラーを排除する点です。
Excelは誰でも簡単に使用できる一方、手入力が多いため、ミスが生じやすくなります。そして、誤った情報のまま上書きされてしまうと、ヒューマンエラーの対応に多くの時間と手間を取られてしまいます。
業務効率を大幅に減少させる可能性があるヒューマンエラーを防ぐためにも、ダブルチェックや入力エラー機能をつけるなどして、対策をすることが大切です。
（2）属人化させない
2つ目の注意点は、業務を属人化させない点です。
Excelのテンプレートを使用している場合、使いやすいようにカスタマイズしていくと複雑になり、その分使いこなせない人も増えていきます。一部の人しかシステムが使いこなせない状態ですと、入力者によってデータが異なるといった問題が生じかねません。
そのため、仕入れ管理業務は、属人化させず、担当者だけでなく誰でも処理できる状態にしておくのが理想的です。
仕入れ台帳の管理に役立つITツール
以下では、仕入れ台帳の管理に役立つITツールをご紹介します。
仕入れ台帳を作成するときには、テンプレートを活用すると、手間なく迅速に作成できて、業務効率化を図れます。しかし、作成のたびにテンプレートを探すのは面倒です。
また、テンプレートをExcelで管理するのは利便性が悪いです。そのため、テンプレート機能が備わっており、ボタン1つですぐに呼び起こせるような、便利な機能性のツールを導入しましょう。
結論、仕入れ台帳の作成・管理に最適なツールは、仕入れ台帳を最も簡単に作成・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には情報を書き込めるだけでなく、テンプレート機能が備わっているため、簡単に仕入れ台帳を作成できます。また、仕入れ台帳以外にも、マニュアルなどの作成・保管にも使えるので、業務が属人化しにくいです。
非IT企業の65歳以上でも説明なしに使える「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
テンプレート紹介まとめ
これまで、仕入れ台帳の管理にExcelを使用するメリットや注意点、テンプレートを中心にご紹介しました。
適切に在庫を管理するためには、仕入れ台帳の作成が必須ですが、毎回表を自作していては、手間と時間がかかり効率が悪いです。そのため、仕入れ台帳の作成には既存のテンプレートを使用しましょう。
しかし、テンプレートをExcelで管理すると、「ファイル」がどこにあるのか分からなくなり、探すのに時間がかかってしまいます。そこで、ボタン1つでノートにテンプレートを呼び起こせて、ノートを「フォルダ」に整理して情報管理できるツールが最適です。
結論、仕入れ台帳の作成・管理に役立つのは、情報をノートにストックし、簡単にチームで共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、在庫管理を最適化しましょう。
