「先月分の仕入総額がすぐに提出できない」「仕入台帳の計算式がいつも崩れる」などExcelでの仕入台帳の管理に悩んでいませんか？
仕入台帳をExcelで管理していると、月ごとにファイルをコピーして使い回すうちに数式がずれ、消費税や差引残高が合わなくなったり、どのファイルが最新か分からなくなったりする問題が起こりやすいです。
本記事では、仕入台帳作成に役立つ無料Excelテンプレート6選と、消費税や差引残高を自動計算できる正しい書き方まで解説します。
- この記事でわかること
- 仕入台帳に使える無料Excelテンプレートを6つ紹介しています。
- Excelを使った仕入台帳の書き方を、表の挿入から項目の入力方法まで順を追って解説しています。
- Excelでの仕入台帳管理は、ファイルの増加による管理の煩雑化や、共有のしにくさという課題を抱えやすいです。
目次
【Excel】仕入台帳作成に役立つ無料エクセルテンプレート6選
以下では、仕入台帳を作成するときに便利なテンプレートを6つご紹介します。テンプレートを活用すると項目の抜けを防げるほか、体裁を整える手間もかかりません。
仕入台帳のテンプレート
仕入先と商品コードを一括して管理できるため、過去と同じ商品を仕入れたい場合にも正しく発注できます。また、Excel関数を使っているので「合計」と「消費税」が自動で入力されます。
ダウンロードファイルは圧縮されているため、展開して利用しましょう。
シンプルな仕入帳のテンプレート
最低限の項目が用意されてたテンプレ―トです。項目は少ないですが、摘要欄に情報を詰め込みすぎないようにして、簡潔に記載しましょう。
テンプレート倉庫の「A4縦 仕入帳のテンプレート」詳細はこちら
飲食店の仕入れ管理に役立つ棚卸管理表のテンプレート
毎月の棚卸や食材リストをまとめて管理でき、表の追加といったカスタマイズも可能です。背景色が追加されいるため、見やすい表を作成できます。
仕入先別の仕入管理表テンプレート
仕入先別に仕入れを管理できるため、仕入れ先とのやり取りに便利です。それぞれ入力すれば自動で合計値が計算されるうえ、一目で仕入先ごと、月ごとの値段が分かりやすいです。
業務用テンプレートの「仕入先別の仕入台帳のテンプレート」詳細はこちら
仕入伝票のテンプレート
Excel関数を使っているので、合計金額を自動で入力できます。また、伝票形式なので一目でどの情報がどこにあるのか分かりやすいです。罫線に色を付けたり、会社のロゴを挿入したりする使い方も可能です。
テンプレートの無料ダウンロードの「振替伝票：Excel作成の2書式」詳細はこちら
仕入先一覧のテンプレート
「A4縦」と「A4横」の書式があり、「A4横」の書式には支払金額・差引金額・備考の項目が追加されています。管理したい項目の数によって、適切な方を選びましょう。
テンプレートの無料ダウンロードの「仕入帳：Excel作成の2書式」詳細はこちら
【書き方の例あり】Excelを使った仕入れ台帳の作り方
Excelを使った仕入れ台帳の作り方は、以下の流れで進めます。
- 表を挿入する
左上の[挿入]＞[テーブル]をクリックして、データ範囲を設定すれば、表が挿入されます。
- 項目を記載する
表に以下のような項目を記載します。
- 摘要
仕入台帳に書かれた取引の内容を分かりやすくするための具体的な情報です。「仕入先」や「品名」などに分けられる場合もあります。 - 数量・単価・仕入金額
商品の数量・単価を記入します。テンプレートによっては、仕入金額は自動で入力されます。 - 差引残高
差引残高は仕入金額から支払い金額を引いたうえで、前項までの差引残高を反映した数字です。 - 各項目を埋める
実際に品名や数量などを書き込みます。下の画像は、“［文書］テンプレートの無料ダウンロード”のテンプレートを使った記入例です。
- 摘要
上記の画像は一例なので、会社ごとに適切な項目を追加しましょう。
仕入台帳作成に役立つExcel機能・関数3選
以下3つのExcel機能・関数を使うと、仕入台帳に関する計算の手間を省けます。
- SUM関数
SUM関数とは、指定した数値の合計を自動で算出する関数です。この関数を活用すると、”仕入額””消費税”の数値を記入するだけで、”仕入総額”を自動入力できます。
たとえば、I11とJ11のセルの合計を出すには、「=SUM(I11,J11）」と入力します。
- SUMIF関数
SUMIF関数は、指定した条件を満たすデータの合計を算出する関数です。上の図のように、①の範囲の②である条件を満たす③の合計を算出します。これを活用すると、”仕入先”や”日付”ごとの”仕入総額”を簡単に表示できます。
- ピボットテーブル
ピボットテーブルとは、リスト形式でデータを表示する機能です。”商品名”をフィルターにかけて、”日付”を軸に、”総額”をΣ値に設定すると、商品や日付ごとの”仕入総額”を表にまとめられます。リスト形式になっているので、必要な情報だけを表示できる点も特徴です。
このように、Excelの便利な機能や関数を覚えれば、電卓を使って都度計算をする手間がかかりません。ただし、メンバー全員が関数や使い方を理解していないと、「シートを管理するメンバーでないと情報を更新できない」状態になってしまう可能性があります。
Excelで仕入台帳を管理するデメリット
以下では、Excelを使用して仕入台帳を管理するデメリットを2つご紹介します。デメリットを理解し、Excelファイルを正しく管理する運営体制を整えましょう。
（1）管理が煩雑になりやすい
Excelで仕入台帳を管理する場合、ファイルの数が増えるにつれて、管理が煩雑になりやすいです。
最新版のExcel帳票を担当者間で共有していくうちに、同じ仕入台帳のファイルが複数作成され、どれが最新のものか区別しにくくなります。そのため、過去の仕入台帳を確認したいときに、目的のExcel帳票をすぐに見つけられず、確認作業に時間がかかりやすいです。
ファイル名にルールを設けて管理する方法もありますが、担当者や拠点が増えるほど限界が出やすいため、フォルダ単位で見やすく管理でき、検索機能で情報を探し出せる「Stock」のようなツールの導入を検討しましょう。
（2）共有しにくい
Excelで作成した仕入台帳は、担当者間で共有しにくいという課題もあります。
Excelで管理していると、共有するたびにメールやチャットツールを使う必要があり、送信先を誤るなどの不安が生じます。また、Excel帳票が各担当者の手元で個別に管理される状態になりやすく、最新の仕入状況を確認したい情報が社内で分散してしまいます。
このような課題を解決するには、仕入台帳のExcel帳票を含めた社内の情報を、1つのツールで一元的に管理・共有できる仕組みに切り替える必要があります。
Excelより簡単に仕入れ台帳を管理できるアプリ
以下では、Excelより簡単に仕入台帳を管理できるアプリをご紹介します。
Excelで仕入台帳を管理し続けると、ファイルの数が増えるたびに最新版を探す時間がかかり、月次の集計作業が遅れる原因になります。また、業務連絡を別のツールに任せていると、情報が分散してしまい、あとから確認したい内容を振り返りにくいです。
ファイル名にルールを設けたり、保管場所を工夫したりする運用の工夫だけでは、担当者や拠点が増えるほど管理が破綻しやすく、根本的な解決にはつながりにくいです。
そのため、これまでどおりファイルと業務連絡を別々のツールで管理する方法を続けるか、情報を1か所にまとめる仕組みに切り替えるか、あらためて見直す必要があります。
こうした条件に最も当てはまるのが、Excel帳票と業務連絡・タスクを一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」に仕入台帳のExcel帳票を保管すれば、ノートに紐づく「メッセージ」で更新内容を担当者に伝えられるため、報告漏れを防げます。
仕入管理に関する情報を一元管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- あらゆる情報を残せるノート
Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイルや画像、チェックリストを使って情報をまとめられます。そのため、仕入れ台帳のExcelファイルだけでなく、周辺情報の管理もノートで完結するのです。 - ノートに紐づくメッセージとタスク
Stockのノートには、「メッセージ」と「タスク」が紐づいているので、ファイル更新の周知や、仕入れ台帳に関するタスクもまとめて管理が可能です。また、メンバー同士のタスクを確認できるため、チームの業務状況をすぐに把握できます。
Excelで仕入台帳を作成できるテンプレート紹介まとめ
これまで、仕入台帳作成に役立つ無料Excelテンプレートや、Excelを使った仕入台帳の作り方、Excelで仕入台帳を管理する場合のデメリットを中心にご紹介しました。
仕入台帳は、Excelでの管理を続けていると、ファイルの数が増えて最新版が分からなくなったり、担当者ごとにファイルが分散して共有に手間がかかったりする課題が起こりやすいです。
そのため、仕入台帳のExcel帳票は、テンプレートを選ぶだけでなく、そのファイルと関連する業務連絡・タスクを同じ場所で管理できる仕組みと組み合わせることが重要です。
なかでも、仕入台帳の管理を1か所で完結させるにはノート・メッセージ・タスクをまとめて管理できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、仕入台帳とその周辺情報を迷わず管理できる状態を目指しましょう。
