イベントを開催するには、「企画や制作、運営などのスケジュール管理」や「関係者との情報共有」が重要です。そのため、昨今では情報のやりとりを効率化できる「イベント管理アプリ」を使う企業も増えています。
しかし、イベント管理アプリは多岐に渡るので「何を基準に、自社に最適か判断すればいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ7選を中心に解説します。
- イベントの準備期間や当日のスケジュールを、正確に把握できていない
- イベント管理表を作成したいが、何から始めれば良いのか分からない
- イベントのスケジュールや参加者を簡単に管理できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、イベント管理アプリを選ぶポイントが分かり、自社に最適なアプリを見つけられます。
目次
無料あり｜イベント管理におすすめのアプリ7選
以下では、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ7選をご紹介します。
イベント運営では「企画から運営までのタイムスケジュール」だけでなく「必要な備品や費用、参加人数」まで適切に管理しなければなりません。そこで、「イベントに関する情報を一元管理できるアプリ」を使うと、余裕を持ってイベント運営に臨めるのです。
ただし、多機能なアプリでは、ITツールに不慣れなメンバーが混乱してしまい、かえって業務効率が下がってしまいます。そのため、「誰でも簡単に使えて、必要な機能に過不足のないシンプルなアプリ」を選びましょう。
結論、自社が選ぶべきイベント管理アプリは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単にイベントの情報を管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、直感的にイベント情報や資料をストックできるほか、任意のメンバーへ一斉に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」機能を使えば、関係者同士の円滑なコミュニケーションが図れるうえに、作業漏れの心配もなくなるのです。
【Stock】スケジュールや参加者を管理できるイベント管理ツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【monday.com】ガントチャートでスケジュール管理できるアプリ
＜monday.comの特徴＞
- 分かりやすいスケジュール管理ができる
- ワークフローを自由にアレンジできる
ガントチャートやダッシュボードを作れるため、視覚的に分かりやすいスケジュール管理ができます。
ワークフローが記載されたボード（メイン表）を作成すれば、必要に応じて「ガントチャートビュー」や「かんばんビュー」にして表示できます。
＜monday.comの機能・使用感＞
- ガントチャートビュー
- かんばんビュー
- 情報を直感的に残しづらい
ガントチャートでは、現在のタスクが先のタスクにどう影響するかを表した「タスクの依存関係」を表示できます。タスクの順序をチームで共有できる点は便利ですが、依存関係を一つひとつ手入力する手間はかかります。
かんばんビューでは、タスクを「作業中」「スタック」「完了」「未着手」ごとに分かりやすく整理でき、ドラッグ＆ドロップで直感的にステータスを変更できます。
メイン表のアレンジがしやすい一方で、情報を直感的に残したい場合には、使いづらい可能性があります
＜monday.comの注意点＞
- ベーシックプランではゲスト機能が使えない
- 自動化が上手くいかない
関係者が多いプロジェクトではゲスト権限が必要になりますが、利用できるのはスタンダードプラン以上です。
利用しているユーザーからは「自動化が上手くいかないことがある」「自動化が日本語対応していただけると嬉しい」という声があります。（参考：ITreview）
＜monday.comの料金体系＞
- 無料プラン：0円（）
- ベーシック：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダード：1,650円/ユーザー/月（月払い）
- プロ：3,200円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【E-VE!】事前決済や受付ができるイベント管理アプリ
＜E-VE!の特徴＞
- イベント情報をスムーズに入力できる
- 入金期日を自動通知できる
専用フォームを使えば、イベントの名称や開催日時などをスムーズに入力できます。
入金期日をメールで自動通知できるので、参加費の回収漏れを防げます。
＜E-VE!の機能・使用感＞
- 事前集金機能
- QRコード読み込み機能
イベントの申込者に対して事前集金ができ、事前支払いの状況は参加者ごとに一覧で把握しておけば、イベント当日に集金をする手間を省けます。
QRコード読み取り機能を使えば、当日の来場者の管理もスムーズになります。とくにイベントへの参加が有料の場合、招待されていない方を誤って通してしまう心配がありません。
＜E-VE!の注意点＞
- 社内の情報共有はできない
- 決済代行サービスとの連携に時間がかかる
受付や集客に特化したアプリのため、社内の情報共有には別のツールが必要です。
E-VE!では、決済代行サービス「Stripe」もしくは「GMO」と連携することで、E-VE!での決済受付が可能になります。ただし、審査後、運用するまでに1ヵ月ほどかかる場合があるので、早めの対応が望ましいです。
＜E-VE!の料金体系＞
以下の月額利用料に加えて、初期費用55,000円がかかります。
- ベーシック：16,500円/月
- プレミアム：33,000円/月
- エンタープライズ：66,000円～/月
また、機能を抑えたパーソナルプラン 5,500円/月(税込)もあるため、詳細はHPで確認しましょう。
【KODOU】イベント参加者の行動を可視化できるアプリ
＜KODOUの特徴＞
- イベントの登録から開催までを完結できる
- 参加者とコミュニケーションできる
KODOUはオンラインイベントに特化したツールのため、イベント情報の登録から集客、当日の配信までを完結できます。また、撮影機材やスタッフの手配まで。オプション機能として利用可能です。
参加者にイベントの詳細をメールで通知したり、問い合わせに対応したりできます。
＜KODOUの機能・使用感＞
- イベント運営のサポートを受けられる
- イベント運営の改善を図れる
イベントディレクターから、当日までのイベント運営に関するサポートを受けられます。そのため、オンラインイベントに不慣れな企業でも、イベントの準備や運営を確実に進められるのです。
誰が参加し、どの配信を閲覧したのかのログを取得したり、事前・当日のアンケートを設定したりできるため、今後のイベント運営の改善に役立ちます。
＜KODOUの注意点＞
- コストが予算に合わない可能性がある
「事前準備」「当日の配信」「オンデマンド配信」など、イベントあらゆる運営の工程に対してサービスを受けられるため、料金がほかのアプリに比べて高めに設定されています。そのため、自社の予算に合わない可能性がある点に注意が必要です。
＜KODOUの料金体系＞
- ウェビナープラン：950,000円～（税抜）
- エキスポプラン：1,150,000円～（税抜）
- カンファレンスプラン：1,450,000円～（税抜）
【Event Cloud Mix】多機能なイベント管理アプリ
＜Event Cloud Mixの特徴＞
- 多様な機能が備わっている
- 高度なセキュリティ
イベント登録者の管理やイベントサイトの作成ができる機能と、イベント来客後の顧客情報を管理できる機能の双方が備わっています。
全体管理やイベント管理は、担当者ごとに権限を設定できるほか、SSL暗号化通信などのセキュリティ対策も施されています
＜Event Cloud Mixの機能・使用感＞
- 集客予測や実績管理ができる
ツール内で集客予測と実績管理ができます。集客は流入経路別に集計・グラフ化されるため、データを分析して次回開催に活かせるのです。
＜Event Cloud Mixの注意点＞
- プログラミングの知識があるとなお良い
- ITツールに不慣れだと操作が難しい
イベントサイトの作成機能について、利用しているユーザーからは「HTMLが分からなくても最低限のページが制作できますし、コーディングができれば、かなり自由に制作可能」という声があります。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは「操作自体はそれほど難しくないが、全体的に何らかのツールを使ったことがある人でなければ、理解が難しい仕様であることは確か」という声があります。（引用：ITreview）
＜Event Cloud Mixの料金体系＞
- プランSS：9,800円/月
- プランS：19,800円/月
- プランM：29,800円/月
- プランL：80,000円/月
- カスタム：要問い合わせ
【Zoho Backstage】イベントカレンダーを作成できるアプリ
＜Zoho Backstageの特徴＞
- イベントのWebサイトを簡単に作れる
- 参加者の情報を保護できる
コードを打ち込む必要がなく、簡単にイベント用のWebサイトを作れます。
SSL通信により、参加者の情報が外部に漏れるのを防ぎます。
＜Zoho Backstageの機能・使用感＞
- スマホアプリから情報管理できる
- イベント予定表を作成できる
iPhoneとAndroidそれぞれに対応したスマホアプリがあるので、外出先からでもチケットの販売状況を確認したり、参加者向けにイベント情報を連絡したりできます。
イベント当日のスケジュールを、タイムテーブル形式で作成できます。作成したイベントカレンダーは参加者に共有でき、イベント情報の詳細を分かりやすく示せます。
＜Zoho Backstageの注意点＞
- 使わない機能にコストがかかる可能性がある
Zoho Backstageは「スポンサー管理」や「参加者同士の交流」など、非常に多くの機能を使えるツールです。そのため、企業によっては、使わない機能にコストがかかり続ける可能性もあります。
＜Zoho Backstageの料金体系＞
以下の料金は、すべて税抜き表記です。
サブスクリプション
- 無料：0円
- エッセンシャル：14,280円/月（月払い）
- プレミアム：29,880円/月（月払い）
- アルティメット：59,880円/月（月払い）
イベント単位での課金
- 無料：0円
- エッセンシャル：35,880円
- プレミアム：71,880円
- アルティメット：179,880円
【EventCreate】イベントの運営管理を効率化するアプリ
＜EventCreateの特徴＞
- 申し込み受け付けを自動化できる
- イベント当日の負担を軽減できる
参加者の申込受付を自動化できます。また、設定した「申し込みの日程や定員数」といった情報は自動で蓄積されるので、転記ミスを減らせます。
イベント当日の出席管理やQRコードによる受付管理のほかにも。来場時刻の管理まで一元化できます。
＜EventCreateの機能・使用感＞
- 参加者をリスト管理できる
- 作成したイベント情報は再利用できる
参加者の情報を一覧表示した画面から、メール送付や当日の受付ができます。そのため、参加者ごとの状況を一目で確認できるのです。
一度作成したイベントは、簡単にコピーして使い回せるので、都度レイアウトを調整したり、申込項目を設定したりする手間をなくせる点が便利です。
＜EventCreateの注意点＞
- 有料プラン申込には期限がある
無料トライアル終了後7日以内に有料プランへ申し込まなければ、作成したデータが破棄されるので注意が必要です。
＜EventCreateの料金体系＞
- 継続利用プラン：要問い合わせ（利用期間が6か月～の方向け）
- 単発利用プラン：要問い合わせ（利用期間が3か月の方向け）
【比較表】イベントのスケジュール管理におすすめのアプリ
以下は、紹介したイベント管理ツールの比較表です。注意点や料金を見比べて、自社に合うかを検討しましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | monday.com | E-VE! | KODOU | Event Cloud Mix | Zoho Backstage | EventCreate | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
イベントスケジュールを最も簡単に管理できるアプリ |
ガントチャートでスケジュール管理できるアプリ |
事前決済や受付ができるイベント管理アプリ |
イベント参加者の行動を可視化できるアプリ |
多機能なイベント管理アプリ |
イベントカレンダーを作成できるアプリ |
イベントの運営管理を効率化するアプリ |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】※ただし、Zohoのほかのソフトと連携が必要 |
【×】 |
|
共有機能
（外部向け） |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
決済機能や受付機能は搭載されていていない |
情報を直感的に残しづらい |
イベントのスケジュール管理や情報共有には不向き
|
コストが予算に合わない可能性がある |
ITツールに不慣れだと操作が難しい |
使わない機能にコストがかかる可能性がある |
有料プラン申込には期限がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,300円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは16,500円/月～
・別途、初期費用55,000円あり |
・無料プランなし
・有料プランは950,000円～～ |
・無料プランなし
・有料プランは9,800円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは35,880円～ |
・無料プランなし
・有料プランの料金は要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「monday.com」の詳細はこちら |
「E-VE!」の詳細はこちら |
「KODOU」の詳細はこちら |
「Event Cloud Mix」の詳細はこちら |
「Zoho Backstage」の詳細はこちら |
「EventCreate」の詳細はこちら |
アプリによって利用用途が大きく異なるので、比較検討したうえで導入を決めましょう。
イベント管理アプリの主な機能
イベント管理アプリの代表的な機能には、以下があります。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
情報管理機能 |
イベントの準備期間や当日のタイムスケジュールのほか、イベントに必要な機材や予算、参加者の氏名やメールアドレスなど、イベントに関する情報をすべて管理できます。 |
|
タスク管理機能 |
イベント企画をスケジュール通りに進めるためにタスクやスケジュールを管理する機能です。 |
|
集客機能 |
申し込みフォームを作成するなどして、集客につなげます。 |
|
決済機能 |
オンライン決済を導入したり、未決済者に対して決済を促すメールを送信したりできます。 |
|
受付機能 |
事前に送信したQRコードを読み込ませるだけで受付登録が完了します。 |
イベント管理アプリの利用用途は「イベントの企画・運営を効率よく進めたい」「当日のイベント運営をスムーズにしたい」など、企業によってさまざまです。
そのため、上記の機能を網羅しているアプリではなく「利用目的を達成できる機能であるか」を見極めましょう。たとえば、自社のイベント運営には、上記のなかでも重要な「情報管理」と「タスク管理」の両方ができる、「Stock」のようなツールが最適です。
イベント管理アプリにおける5つの選定ポイント
ここでは、イベント管理アプリの選定ポイントを5つ解説します。アプリを長期的に運用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）利用目的と合っているか
まずは、利用目的と合ったアプリかがポイントです。
たとえば、スケジュール管理ができたり、参加者とのコミュニケーションに特化していたりと、アプリによって機能は異なります。したがって、自社の目的と合ったアプリでなければ、無駄なコストがかかってしまうのです。
このように、導入後のミスマッチを防ぐためにも、事前に「自社に必要な機能が備わっているか」を見極めましょう。
（2）操作性に問題がないか
次に、アプリの操作性に問題がないかも重要です。
ITに詳しくなければ使えないアプリでは、「イベントの参加者やスケジュール」を適切に管理できません。したがって、操作がシンプルで誰でも使いこなせる、「Stock」のようなアプリを選ぶのがポイントです。
さらに、無料プランが用意されたツールであれば、実際の使用感を試してから導入できるので、メンバーが使いづらさを感じてアプリを放置する可能性を減らせます。
このように、アプリが簡単に操作できるかを事前に確認して、すべてのメンバーが使いやすいアプリを導入しましょう。
（3）マルチデバイスに対応しているか
次に、マルチデバイスに対応しているかも確認すべきです。
イベント関係者は常に同じ場所やデバイスからアクセスするとは限りません。スケジュールが進むに連れて、イベント会場での作業が増えるため、PCだけでなくスマホやタブレットからも利用できるアプリを選びましょう。
このように、あらゆる状況で情報にアクセスできるアプリを選べば、より円滑にイベント管理を進められるのです。
（4）安全性が高いか
次に、安全性が高いことも大切です。
イベント管理アプリでは参加者の個人情報も扱うため、情報漏えいがあれば多額の損害が発生します。そこで、データの改善を防ぐ「SSL」へ対応していたり、国際規格の「ISO認証」を獲得していたりするアプリであれば、あらゆる情報を安全に管理できます。
加えて、情報を閲覧したメンバーが誤操作で情報を書き換えてしまわないように、編集権限を設定できれば一層安心してアプリを使用できるのです。
（5）コストは適切か
最後に、コストが適切かも選定ポイントに挙げられます。
イベント管理アプリは、イベントの企画から実行まで長期間に渡り利用します。そのため、どれほど機能が豊富なアプリであっても、継続して使えない料金であれば導入は難しくなるのです。
したがって、初期費用や月額料金といった「利用にかかるコスト」と「自社に必要な機能」を照らし合わせながら、長期的な運用ができるかを見極めなければなりません。
イベント管理が上手くできない3つの原因と解決方法
イベントのスケジュール管理が上手くできていないという場合には、以下の原因が考えられます。解説策も合わせて紹介しているので、マネージャーの方は必見です。
（1）作業の段取りが粗い
イベント管理が上手くいかない1つ目の原因は、作業の段取りが粗いことです。
イベント準備の作業は「早急に取り掛かるべき/後回しで構わない/進捗に進めるべき」などに分類できます。しかし、それぞれの重要性を理解できておらず、目のまえの作業にとりあえず着手してしまうスタッフも少なくありません。
結果として、重要な作業になかなか着手せきず、イベントの準備が間に合わなくなってしまうのです。したがって、イベントマネージャーは、優先順位を明確にし、スタッフに共有しましょう。
（2）時間の見積もりが粗い
イベント管理が上手くいかない2つ目の原因は、時間の見積もりが粗いことです。
各作業の「所要時間/締め切り/タイミング」が曖昧な場合、予定時間内に作業が終わらない事態が起こりかねません。加えて、機材トラブルが起きたり、スタッフが欠員したりした場合には、準備が間に合わなくなってしまいます。
このように時間のない状況下では、現場の雰囲気が悪くなったリ、クオリティを妥協しざるを得なくなってしまうのです。そのため、イベントマネージャーは、作業時間やタイミングをスタッフに提示しておき、必要に応じて指示を出しましょう。
（2）情報の共有が粗い
イベント管理が上手くいかない3つ目の原因は、情報の共有が粗いことです。
イベントマネージャーが、スタッフにイベントに関する情報を共有したとしても、メールやチャットは情報が流れるため読まれない可能性が高いです。また、プリントを配布すると作業予定に変更があったときに、把握できていない人がでてきてしまいます。
そのため、イベントマネージャーは「どのように情報を共有するか」工夫しなければなりません。たとえば、「スマホからでも使えて、かつ情報を流れることなくストックできるアプリ」を活用するのがおすすめです。
なかでも、情報共有アプリ「Stock」の「1フォルダゲスト機能」を活用すれば、1フォルダ内であれば人数無制限で、外部のメンバーを招待できるので、委託業者との情報共有にも役立ちます。
イベントのスケジュール管理に役立つアプリまとめ
これまで、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ7選や、選定ポイントを中心に解説しました。
一般的に、イベントの運営は長期的なスケジュールで動くので、タスクを抜け漏れなく管理するために「イベント管理アプリ」を使うのが有効です。また、アプリを選ぶ際は、「継続利用できるコストか」や「自社の目的に即しているか」などを考慮しましょう。
さらに、関係者が多いイベント運営では、メンバー全員がITに詳しいとは限りません。そのため、「誰でも簡単に利用できるアプリ」が求められるのです。
結論、イベント管理に最適なのは、誰でも簡単にイベントの情報共有・管理を効率化するツール「Stock」一択です。あらゆる情報をストックできる「ノート」に「タスク」が紐づいているので、メンバーの作業進捗が簡単に分かります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスケジュールをシンプルに管理して、イベントを成功させましょう。
