イベントを開催するには、「企画や制作、運営などのスケジュール管理」や「関係者との情報共有」が重要です。そのため、昨今では情報のやりとりを効率化できる「イベント管理アプリ」を使う企業も増えています。
しかし、イベントのスケジュール管理に役立つアプリを導入したいが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ6選を中心に解説します。
- イベント管理アプリの口コミや価格を比較検討したい
- 選定ポイントを把握して自社に最適なアプリを導入したい
- イベントに関する情報の共有・アクセスを効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、イベント管理アプリを選ぶポイントが分かり、自社に合ったアプリを見つけられます。
目次
イベントスケジュールの立て方・準備内容
イベントのスケジュール管理とは、イベントの計画・実行そして終了までを円滑に進めるためのプロセスです。イベントスケジュールを立てるには、以下の手順を踏んで準備する必要があります。
- イベントの情報を決定する
- タスクを整理する
- スケジュールを立てる
- スケジュールをまとめる
まずは、イベントの規模や日時、場所といった基本的な情報を決めましょう。これらの情報を明確にすると、タスクやスケジュールも考えやすくなります。
イベントの情報をもとに、タスクを洗い出します。準備から当日の運営、その後のフォローまで、あらゆる場面を想定し抜け漏れが無いようにしましょう。
出てきたタスクをメンバーに振り分け、スケジュールを立てます。このとき、確実にプロジェクトを進めるために少し余裕をもったスケジュールにするべきです。
スケジュールを見やすい形にまとめます。視覚的に見やすくまとめるだけでなく、すべてのメンバーがいつでも確認できる状態で管理・共有することも重要です。
上記のステップを踏んで、チーム全体でスケジュールについて共通認識を持っておくようにしましょう。たとえば「Stock」のように、テキストだけでなく画像やファイルの情報を蓄積・共有できるツールを使えば、イベントに関する情報を一元管理できます。
イベント管理アプリの主な機能
イベント管理アプリの代表的な機能として、以下の6つが挙げられます。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
情報管理機能 |
イベントの準備期間や当日のタイムスケジュールのほか、イベントに必要な機材や予算、参加者の氏名やメールアドレスなど、イベントに関する情報をすべて管理できます。 |
|
スケジュール管理機能 |
イベント企画を予定通りに進めるために、ガントチャートなどでスケジュールを管理する機能です。 |
|
メッセージ機能 |
チャットやコメントで、イベントに関するやり取りをする機能です。 |
|
集客機能 |
Webサイトや申し込みフォームを作成して、イベントの集客につなげられます。 |
|
決済機能 |
オンライン決済を導入したり、未決済者に対して決済を促すメールを送信したりできます。 |
|
受付機能 |
参加者をリスト管理したり、QRコードを作成して受付業務を効率化したりできます。 |
イベント管理アプリの利用用途は「イベントの企画を効率よく進めたい」「当日のイベント運営をスムーズにしたい」など、企業によってさまざまです。そのため、上記の機能を網羅しているアプリではなく、「利用目的を達成できる機能か」を見極めましょう。
たとえば、イベントに関する情報を共有して、社内の業務効率を高めたい方は、「情報管理機能」と「メッセージ機能」を搭載した「Stock」のようなツールが最適です。
無料あり｜おすすめのイベント管理アプリ・ツール6選
以下では、おすすめのイベント管理アプリ・ツール6選をご紹介します。
イベント運営では「企画から運営までのタイムスケジュール」だけでなく、「必要な備品や費用、参加人数」まで適切に管理しなければなりません。そこで、「イベントに関する情報を一元管理できるアプリ」を導入し、余裕を持ってイベント運営に臨みましょう。
また、タスク管理機能のついている情報共有ツールであれば、大まかなスケジュールに加えて、誰が何をするべきなのかまで同時に管理することができます。
結論、自社が選ぶべきイベント管理アプリは、イベントに関する情報からスケジュール・メンバーごとのタスクまで一元管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイルや画像も残せるので、イベントについての情報をメンバーに分かりやすく共有できます。また、ノートに紐づけて「タスク」も設定すれば、イベントでやるべきことと詳細情報をまとめて管理しやすいのです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【monday.com】イベントスケジュールの管理表を作れるアプリ
＜monday.comの特徴＞
- 分かりやすいスケジュール管理ができる
- 表示方法を自由にアレンジできる
ガントチャートやダッシュボードなどの図表を作成して、視覚的に分かりやすいスケジュール管理ができます。
タスク一覧が記載されたボード（メイン表）を作成すれば、必要に応じて「ガントチャートビュー」や「かんばんビュー」で表示できます。
＜monday.comの機能・使用感＞
- ガントチャートビュー
- かんばんビュー
ガントチャートでは、現在のタスクが先のタスクにどう影響するかを表した「タスクの依存関係」を表示できます。タスクの順序をチームで共有できる点は便利ですが、依存関係を一つひとつ手入力する手間がかかります。
かんばんビューでは、タスクを「作業中」「スタック」「完了」「未着手」ごとに分かりやすく整理できます。また、他のメンバーの進捗がリアルタイムで更新されるので、社員間のスムーズな連携が実現するのです。
＜monday.comの注意点＞
- ベーシックプランではゲスト機能が使えない
- 動作が不安定な場合がある
- 管理が属人化しやすい
関係者が多いプロジェクトではゲスト権限が必要になりますが、利用できるのはスタンダードプラン以上です。
ユーザーからは「全体的にページ表示がとても遅い（早くても2秒程度）」という声があります。（引用：ITreview）
ユーザーからは「自由度の高さ故に使い始めるまでのハードルが高い。また、一度設定した自動化やボード間の連携を後から把握してメンテナンスすることが難しく、プロセスが属人化してしまう」という声があります。（参考：ITreview）
＜monday.comの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- ベーシック：1,530円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダード：1,990円/ユーザー/月（月払い）
- プロ：3,890円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【E-VE!】事前決済や受付ができるイベント管理ツール
＜E-VE!の特徴＞
- イベントの告知や受付を効率化できる
- 入金期日を自動通知できる
イベントの広報ページの作成やメールの自動配信、QRコードによる受付確認など、イベントの告知や受付に役立つ豊富な機能を搭載しています。
入金期日をメールで自動通知できるので、参加費の回収漏れを防げます。
＜E-VE!の機能・使用感＞
- 事前集金機能
- QRコード読み込み機能
イベントの申込者に対して事前集金して、支払いの状況を参加者ごとに一覧で把握できるので、イベント当日に集金をする手間を省けます。
QRコード読み取り機能を使えば、当日の来場者の管理もスムーズになります。とくに、一般公開していないイベントの場合、招待していない来場者を誤って通してしまうリスクを防げます。
＜E-VE!の注意点＞
- 社内の情報共有はできない
- 決済代行サービスとの連携に時間がかかる
受付や集客など、イベント来場者の管理に特化したアプリのため、社内の情報共有には別のツールが必要です。
E-VE!では、決済代行サービスと連携することで、E-VE!での決済受付が可能になります。ただし、審査後、運用するまでに1ヵ月ほどかかる場合があるので、早めの対応が望ましいです。
＜E-VE!の料金体系＞
- ベーシック：16,500円/月＋初期費用55,000円
- プレミアム：33,000円/月＋初期費用55,000円
- エンタープライズ：66,000円/月＋初期費用110,000円
- カスタマイズ・エンタープライズPlus：要問い合わせ
【Event Cloud Mix】テンプレートでイベントサイトを作れるアプリ
＜Event Cloud Mixの特徴＞
- 多様な機能が備わっている
- 高度なセキュリティ
「イベント登録者」や「イベント来客後の顧客情報」の管理に役立つ、高度な機能が豊富に備わっています。テンプレートを使って、イベントサイトを作成する使い方も可能です。
全体管理やイベント管理は、担当者ごとに権限を設定できるほか、SSL暗号化通信などのセキュリティ対策も施されています。
＜Event Cloud Mixの機能・使用感＞
- タスク管理機能
- 集客予測と実績管理ができる
タスクの進捗や期日を表で管理できます。メンバーのステータスが一覧で表示されるので、イベント関係者間で連携しながら作業を進められるのです。
ツール内で集客予測と実績管理ができます。集客は流入経路別に集計・グラフ化されるため、データを分析して次回のイベント開催時に活かせるのです。
＜Event Cloud Mixの注意点＞
- 低価格プランの制限が大きい
- 初めはツールに抵抗を感じやすい
開催できるイベント数が、プランSSでは1枠、プランSでは2枠、プランMでは3枠までに制限されています。そのため、多くのイベントを開催する場合は高価格プランでの契約が必須です。
利用しているユーザーからは「多機能なので、はじめは少しとっかかりにくいと感じるかもしれません。ワークフローのイベントのフェーズ毎に出来ることがまとまった表などがあれば、便利かと思います」という声があります。（引用：ITreview）
＜Event Cloud Mixの料金体系＞
- プランSS：9,800円/月
- プランS：19,800円/月
- プランM：29,800円/月
- プランL：80,000円/月
- カスタム：要問い合わせ
【Zoho Backstage】イベントカレンダーでスケジュールを管理できるアプリ
＜Zoho Backstageの特徴＞
- イベントのWebサイトを簡単に作れる
- チケットの販売もできる
コードを打ち込む手間をかけることなく、テンプレートを活用して簡単にイベント用のWebサイトを作れます。
手数料をかけずにチケットの販売や発券ができます。また、オンライン決済サービスと連携しているので、ネット上でスムーズに代金を受け取れます。
＜Zoho Backstageの機能・使用感＞
- スマホアプリから情報管理できる
- イベント予定表を作成できる
iPhoneとAndroidそれぞれに対応したスマホアプリがあるので、外出先からでもチケットの販売状況を確認したり、参加者向けにイベント情報を連絡したりできます。
イベント当日のスケジュールを、タイムテーブル形式で作成できます。作成したイベントカレンダーは参加者に共有可能なので、イベント情報の詳細を分かりやすく示せます。
＜Zoho Backstageの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
- 文字化けする恐れがある
- 無料版ではCRMと連携できない
Zoho Backstageは「スポンサー管理」や「参加者同士の交流」など、高度な機能を豊富に備えたツールです。そのため、企業によっては、機能を使いこなせないまま無駄な料金コストがかかり続ける可能性があります。
@jpzoho 社内の Slack で関係者に案内を送ってみたところ文字化けしています。ZohoBackstage ってイベント用の自社サービスを利用したページなので、ここは早めに正しく表示できるように調整した方がいいと思われます。 #Zoho pic.twitter.com/mdWiIOlodG
— 山本一道@アップルップル (@kazumich) November 15, 2023
昨日、同業の方からZOHOのイベント管理アプリ、Zoho Backstage を教えて頂いたのですが、無料版はＣＲＭと連携出来ない。プロフェッショナルでもダメ。となると、無料版で連携できるZoho Formsを使おうかな。ZOHOは無料版から連携出来るアプリとそうでないアプリがあってあの手この手。😌
— RIN＠札幌と大阪でメルマガ配信・起業・経営のサポートをしています (@officerinrin) April 10, 2021
＜Zoho Backstageの料金体系＞
以下の料金は、すべて税抜き表記です。
サブスクリプション
- 無料：0円
- エッセンシャル：14,280円/月（月払い）
- プレミアム：29,880円/月（月払い）
- アルティメット：59,880円/月（月払い）
イベント単位での課金
- 無料：0円
- エッセンシャル：35,880円
- プレミアム：71,880円
- アルティメット：179,880円
【EventCreate】イベントの運営管理を効率化するアプリ
＜EventCreateの特徴＞
- 申し込み受け付けを自動化できる
- イベント当日の負担を軽減できる
参加者の申込受付や名簿の作成を自動化して、作業効率を高めたり、転記ミスを減らしたりできます。
イベント当日の出席管理やQRコードによる受付管理のほかにも、来場時刻の管理まで一か所で完結できます。
＜EventCreateの機能・使用感＞
- 参加者をリスト管理できる
- 作成したイベント情報は再利用できる
参加者の情報を一覧表示した画面から、メール送付や当日の受付ができます。また、過去のイベント参加者の情報も蓄積されるので、再びイベントの告知をするときに便利です。
一度作成したイベントは、簡単にコピーして使い回せるので、似たようなイベントを繰り返し実施する場面で役立ちます。
＜EventCreateの注意点＞
- 有料プラン申込には期限がある
- セキュリティ強化にはオプションが必要
無料トライアル終了後7日以内に有料プランへ申し込まなければ、作成したデータが破棄されるので注意が必要です。
二要素認証などでセキュリティを強化したい場合は、別途オプションをつける必要があります。
＜EventCreateの料金体系＞
- 継続利用プラン：要問い合わせ
- 単発利用プラン：要問い合わせ
＜比較表＞イベントのスケジュール管理におすすめのアプリ
以下は、紹介したイベント管理ツールの比較表です。注意点や料金を見比べて、自社に合うかを検討しましょう。（※表は左右にスクロールできます）
| Stock【おすすめ】 | monday.com | E-VE! | Event Cloud Mix | Zoho Backstage | EventCreate | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
スケジュールやタスクを管理できるアプリ |
イベントスケジュールの管理表を作れるアプリ |
事前決済や受付ができるイベント管理アプリ |
テンプレートでイベントサイトを作れるアプリ |
イベントカレンダーを作成できるアプリ |
イベントの運営管理を効率化するアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
|
メッセージ機能
（内部向け） |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※機能制限あり |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、ガントチャートでのタスク管理はできない |
管理が属人化しやすい |
イベントのスケジュール管理や情報共有には不向き
|
初めはツールに抵抗を感じやすい |
機能を使いこなせない可能性がある |
有料プラン申込には期限がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,530円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは16,500円/月～
・別途、初期費用55,000円あり |
・無料プランなし
・有料プランは9,800円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは14,280円/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「monday.com」の詳細はこちら |
「E-VE!」の詳細はこちら |
「Event Cloud Mix」の詳細はこちら |
「Zoho Backstage」の詳細はこちら |
「EventCreate」の詳細はこちら |
アプリによって利用用途が大きく異なるので、比較検討したうえで導入を決めましょう。
イベント管理が上手くできない3つの原因と解決方法
イベントのスケジュール管理が上手くできていないという場合には、以下の原因が考えられます。解決策も合わせて紹介しているので必見です。
（1）作業の段取りが粗い
イベント管理が上手くいかない1つ目の原因は、作業の段取りが粗いことです。
イベント準備の作業は、「早急に取り掛かるべき/後回しで構わない/進捗に進めるべき」などに分類できます。しかし、それぞれの重要性を理解できておらず、目の前の作業にとりあえず着手してしまうケースも少なくありません。
結果として、重要な作業になかなか着手できず、イベントの準備が間に合わなくなってしまうのです。したがって、作業に取り掛かるうえでは、優先順位を明確にしてメンバーに共有しましょう。
（2）時間の見積もりが粗い
イベント管理が上手くいかない2つ目の原因は、時間の見積もりが粗いことです。
各作業の「所要時間/締め切り/タイミング」が曖昧な場合、予定時間内に作業が終わらない事態が起こりかねません。また、機材トラブルが起きたり、スタッフが欠員したりといった想定外の場合には、準備が間に合わなくなってしまいます。
したがって、作業の所要時間を明確にして、余裕を持たせたうえでスケジュールを管理しましょう。
（3）情報の共有が粗い
イベント管理が上手くいかない3つ目の原因は、情報の共有が粗いことです。
関係者間で情報共有ができていないと、連携が取れないうえ、作業予定などに変更があった場合に対応できないスタッフが出てしまいます。とくに、メールやチャットでやり取りする場合は情報が次々と流れるため、伝達漏れが起こる可能性が高いです。
したがって、関係者間のコミュニケーションには、「ノート」に紐づいたメッセージで関連する情報ごとにやり取りができる「Stock」のようなツールを使いましょう。
イベント管理アプリにおける5つの選定ポイント
ここでは、イベント管理アプリの選定ポイントを5つ解説します。アプリを長期的に運用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）利用目的と合っているか
はじめに、利用目的と合ったアプリかがポイントです。
イベント管理アプリは、それぞれが異なる機能に特化しているため、自社の利用目的に合ったものを選ぶ必要があります。自社の目的と合ったアプリでなければ、使わない機能に対して、無駄な料金コストをはらうことになるのです。
このように、導入後のミスマッチを防ぐためにも、事前に「自社に必要な機能が備わっているか」を見極めましょう。
（2）操作性に問題がないか
次に、アプリの操作性に問題がないかも重要です。
操作が難しく、ITに詳しくなければ使えないアプリは、社内に浸透せずに放置されてしまいます。とくに、「便利そうだから」という理由で多機能なアプリを導入すると、操作が複雑で使いこなせないリスクが高いです。
以上のことから、操作がシンプルで誰でも使いこなせる、「Stock」のようなアプリを選ぶのがポイントです。
（3）マルチデバイスに対応しているか
次に、マルチデバイスに対応しているかも確認すべきです。
イベント関係者は、常に同じ場所やデバイスからアクセスするとは限りません。スケジュールが進むに連れて、イベント会場での作業が増えるため、PCだけでなくスマホやタブレットからも利用できるアプリを選びましょう。
このように、あらゆる状況で情報にアクセスできるアプリを選べば、より円滑にイベント管理を進められるのです。
（4）安全性が高いか
次に、安全性が高いことも大切です。
イベント管理アプリでは、参加者の個人情報も扱うため、情報漏えいなどのセキュリティリスクを回避しなければなりません。そのため、データの改ざんを防ぐ「SSL」に対応していたり、国際規格の「ISO認証」を獲得していたりするアプリを選びましょう。
また、メンバーの「編集権限」を設定できるアプリであれば、メンバーが誤操作で情報を書き換えてしまう恐れもありません。
（5）料金コストは適切か
最後に、料金コストが適切かも選定ポイントに挙げられます。
イベント管理アプリは、イベントの企画から実行まで長期間に渡り利用します。そのため、どれほど機能が豊富なアプリであっても、継続して使えない料金であれば導入は難しいのです。
とくに、多機能なツールは利用料金が比較的高額なので、「利用にかかる料金コスト」と「自社に必要な機能」を照らし合わせながら、長期的な運用ができるかを見極めましょう。
イベントのスケジュール管理に役立つアプリまとめ
これまで、イベントのスケジュール管理に役立つアプリ6選や、選定ポイントを中心に解説しました。
一般的に、イベントの運営は長期的なスケジュールで動くので、作業を抜け漏れなく進めるために「イベント管理アプリ」を使うのが有効です。また、アプリを選ぶときは、「誰でも使えるシンプルな操作性か」や「タスク管理も可能か」に注意しましょう。
さらに、情報量の多いイベントでは様々な状況で情報を確認できる必要があります。そのため、現場であっても情報を確認できるよう、スマホでもPCでも情報にアクセスできるツールを導入しましょう。
結論、イベント管理に最適なのは、シンプルな操作で任意の情報にアクセスでき、タスク管理で作業の抜け漏れを防げるマルチデバイス対応のツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、イベントのスケジュールを上手く管理しましょう。
