申し送りとは、看護・介護をはじめとした交代制勤務の現場で、前任者から後任者に進行途中の業務を引き継ぐことを指します。申し送りがうまくできていない場合、患者や要介護人に必要なケアができないので、正確な情報共有が求められます。
しかし、なかには、口頭やノート（紙媒体）での情報共有が主流となっており「共有漏れや認識に誤りが起きてしまう」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申し送りでよくありがちな失敗と対策を中心に解説します。
- 申し送りの際に情報漏れや引き継ぎミスが起きやすい看護・介護現場スタッフ
- シフト交代が多く誰がどの業務をどこまで対応したか把握できず困っている管理者
- 紙や口頭での申し送りでは、情報が埋もれてしまうことに悩んでいる現場担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、効率的な申し送りの仕方が分かり、チーム内での共有ミスや認識の不一致を解消できるようになります。
目次
【原因】なぜ、申し送りがうまくできないのか
申し送りがうまくできない原因には、「正しい申し送りの仕方」や「申し送りをするときのコツ」を押さえられていないことが挙げられます。
医療や介護の現場では、専門用語が多用されるうえ、人の命を預かるプレッシャーから「申し送りの仕方が合っているか」という不安がでてきます。加えて、先輩スタッフから突っ込まれると「苦手意識」が強くなって、余計にうまくいかなくなってしまうのです。
また、口頭による申し送りは、伝え損ねや聞き漏れが起こりやすく、前任者の意図が後任者に正確に伝わっていない事態が起こりやすいと言えます。さらに、情報の優先度も分かりづらいので、結果トラブルへと発展してしまうのです。
そのため、「申し送りがうまくいかない」という場合は、先輩スタッフのやり方を参考にしたり、ノートに書き残す体制を整備したりしましょう。
申し送りで起きやすい典型的な失敗パターン
以下では、申し送りで起きやすい典型的な失敗パターンをご紹介します。現場で実際に起こりがちなケースをもとに解説するので、自社の状況と照らし合わせてみましょう。
担当者ごとに申し送り内容がバラバラ
申し送りの失敗例として多いのが、担当者ごとに内容や書き方がバラバラになってしまうケースです。人によって記録の粒度や表現が異なると、重要な情報が抜け落ちたり、逆に不要な情報が多くなったりして、受け手が正確に内容を把握できません。
たとえば、ある人は要点だけ簡潔に書く一方で、別の人は経緯まで細かく記載するなど、フォーマットが統一されていないと、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。また、専門用語や略語の使い方が統一されていない場合、解釈の違いによって誤った対応につながるリスクもあります。
このように、申し送りの内容が属人化している状態では、チーム全体での情報共有の質が安定せず、結果としてミスや対応漏れが発生しやすくなります。そのため、記載ルールやフォーマットを統一し、誰が見ても同じように理解できる状態を整えることが重要です。
情報が複数の場所に分散している
情報が複数の場所に分散していることも申し送りの失敗例として挙げられます。
口頭のやり取り、紙のメモ、LINEやチャットなど、情報の記録場所がバラバラだと、どこを確認すればよいのか分からなくなります。その結果、必要な情報を探すのに時間がかかるだけでなく、重要な内容の見落としや確認漏れが発生しやすくなります。
このように、情報が分散している状態では正確かつ迅速な申し送りができないため、記録の場所を一元化し、誰でもすぐに必要な情報にアクセスできる環境を整えることが重要です。
口頭のやり取り中心で記録が残らない
申し送りの失敗の一因と考えられるのが、口頭のやり取りが中心になってしまって記録が残らないことです。
看護・介護の現場では、申し送りの内容は後から振り返るための重要な記録となるため、必ず形に残しておくことが重要です。しかし、紙のメモで管理すると紛失のリスクがあるうえ、走り書きになってしまい、後から読み返せないケースも少なくありません。そのため、記録方法にも注意が必要です。
そこでおすすめの方法が、ITツールです。ITツールなら即座に記録を残せる上に、後から振り返りたいときにはすぐに探している情報にたどり着くことができます。たとえば、「Stock」は非常にシンプルな仕組みで、忙しい時でも簡単に申し送りを記録することができます。
もう失敗しない！正しい申し送りの方法
以下では、正しい申し送りの方法をご紹介します。正しい方法で申し送りをすることで、情報の伝達ミスをなくし、業務の引継ぎを円滑にしましょう。
内容をフォーマット化する
申し送りの内容は、フォーマットを決めて記録することが重要です。記載すべき内容があらかじめ統一されていれば、何を書くべきなのか迷わず、抜け漏れもなくなります。
実際にフォーマットを作成する場合は、以下を参考にしてみてください。
＜【看護師向け】新規入院患者に関する申し送りのフォーマット＞
（ 名前 ）さん（ 年齢 ）です。（ 日付 ）日に、（ 手術内容 ）のため入院されます。
（ 主訴 ）です。
（ バイタルサイン ）です。
（ 既往歴・服用中のお薬 ）です。
（ 精神面 ）です。
（ 医師からの指示内容 ）です。
よろしくお願いいたします。
＜【介護職向け】施設利用者に関する申し送りのフォーマット＞
（ 時間 ）、（ 名前 ）さんが（ 状態 ）していました。
「（ 声掛け内容 ）」と声を掛けると、「（ 返答内容 ）」と返答がありました。
その後、（ 行動 ）しました。
（ 検討内容 ）を検討しています。
よろしくお願いいたします。
このように、フォーマット上に記録することで、記録を後から振り返る際にも読みやすいものにできるのです。
事実と所感を分ける
事実と所感を分けることも正しい申し送りのために重要です。
患者の容態や担当医からの指示を引き継ぐにあたって、自身の感想や憶測を混ぜて書いてしまうと、後任者は状況を正しく判断できません。それゆえ、どのような対応をすべきなのかついて、認識にズレが生じてしまい、医療事故につながってしまいます。
したがって、申し送りを作成するときは「はじめに事実」「最後に所感」を意識し、後任者が混乱する可能性をなくしましょう。
ITツールを活用する
正しい申し送りをするには、ITツールの活用は必須です。
たとえば、紙媒体のノートでの「申し送り」では、手書きしていくのに時間がかかるうえ、手元にノートがないと作成・確認ができないため非効率だと言えます。また、数ある「申し送り」のなかから、必要な情報を目視で見つけなければならず、負担が大きいです。
とくに、医療や介護の現場では人手不足が深刻化しているため、スムーズな情報共有が求められています。そのため、必要な情報にすぐに辿りつくためには、高精度の検索を備えた「Stock」のようなITツールが必須となるのです。
効果的な申し送りを実現するITツールの選び方
以下では、効果的な申し送りを実現するITツールの選び方をご紹介します。これらの点を押さえてツールを選べば、情報の抜け漏れや伝達ミスを防ぎ、勤務時間が異なるスタッフ同士でもスムーズに情報共有ができるようになります。
申し送り内容を記録として残せる
申し送り内容を記録として残せることは、ツールを選ぶうえで必須条件です。
記録として残しておけば、過去の対応や経緯をいつでも振り返ることができます。これにより、引き継ぎやトラブル時の確認もスムーズになります。
したがって、申し送りを確実に蓄積できる環境を整えることが必要です。
操作がシンプルで簡単
効果的な申し送りを期待するなら、ツールは操作がシンプルで簡単なものを選びましょう。
直感的に使える設計であれば、業務の合間でも負担なく扱えます。結果として、継続的に情報が更新される状態を維持できます。そのため、使いやすさを重視した選定が欠かせません。
「Stock」なら、操作が非常にシンプルで簡単なのでITに詳しくない方でもすぐに使いこなすことができます。また、スマートフォン（iPhone・Android）にも対応しているため、業務の合間に手軽に申し送りを記録できます。
フォーマットを作ることができる
フォーマットを作って保存しておけることもツールの必須条件です。
フォーマットに沿って入力することで、必要な情報を漏れなく整理できます。これにより、誰が見ても理解しやすい記録を残せます。
したがって、入力ルールを標準化できる仕組みが求められます。
【必見】スムーズな申し送りの実現に貢献するツール
以下では、勤務時間がバラバラな環境でもスムーズな申し送りを実現できるツールをご紹介します。
口頭での申し送りは聞き漏れや伝え漏れが発生しやすく、スタッフ間で認識のズレが生じてしまいます。また、紙の申し送りノートでは、リアルタイムでの情報共有が難しく、勤務時間が異なるスタッフ同士では確認が遅れて対応漏れにつながる恐れがあります。
話し方や書き方を工夫しても、口頭や紙での運用では情報共有のスピードや正確性に限界があります。さらに、ITツールを導入しても複雑だと現場に定着せず、結果的に従来の非効率な方法に戻ってしまうケースも少なくありません。
そこで、テキストで申し送りを残し、スマホからも確認できるツールを導入すれば、勤務時間が異なるスタッフ間でもスムーズに情報共有が可能になります。なかでも、「簡単に使えること」「リアルタイムで共有できること」を満たすツールが現場には最適です。
この条件に当てはまるのが、あらゆる情報を即時共有でき、直感的な操作で誰でも即日使いこなせるツール「Stock」です。Stockは、ITに不慣れでも直感的に使えるシンプルな設計で、「ノート」に申し送り内容を残すだけでスタッフへ即共有できます。さらに、スマホアプリからいつでも内容を確認できるため、伝達漏れや対応忘れを防げるのです。
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
実際に「Stock」を活用している病院事例
新発田駅前ひらた内科クリニックでは、毎日の情報共有に「Stock」を活用しています。
以前同院では、「朝礼・昼会の対面ミーティング」や、「手書きノートによる伝達」で情報共有をしていました。しかし、出勤シフトの違いによって連絡が行き渡らなかったり、手書きでは正しく情報伝達できないことに課題を感じていたのです。
チャットツールも試しましたが、記載した情報を遡る「Stock」のが不便で定着しませんでした。そこで、情報を残すことも、日常的な連絡をすることもできる「Stock」を導入しました。
その結果、Stockに情報を一元化したことで、ミーティングに出られないパートさんもいつでも情報にアクセスできるようになりました。現在、同院ではクリニック内のほぼすべての情報を「Stock」で共有しています。
口頭での申し送りがうまくできない原因と対策まとめ
ここまで、申し送りの正しい仕方とコツを中心に紹介しました。
申し送りするときは状況を過不足なく伝えるために、メモに記録したり結論から伝えたりして、相手に伝わるようにしなければなりません。しかし、口頭や紙での申し送りでは、注意していても伝え損ねや聞き漏れが起きてしまうのです。
そのため、「あらゆる情報を確実に残せるツール」が求められます。ただし、多機能なツールではITに詳しくないと使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなものを選定しましょう。
したがって、申し送りの管理に最適なのは、パソコンだけでなくスマホでも使えるうえ、非IT企業の65歳でも簡単に操作できる「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有の漏れを防ぎ、スムーズな申し送りを実現しましょう。
