申し送りとは、看護・介護をはじめとした交代制勤務の現場で、前任者から後任社に進行途中の業務を引継ぐことを指します。申し送りがうまくできていない場合、患者や要介護人に必要なケアができないので、正確な情報共有が求められます。
しかし、福祉の現場では、紙や口頭での情報共有が主流で、共有漏れや認識に誤りが起きてしまうと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、正しい申し送りの仕方と申し送りするコツを中心に解説します。
- 「言った内容が伝わっていない」というトラブルが起こっている
- 聞いた内容をすべてメモに残せない
- 重要な情報の伝え損ねや聞き漏れが起こりやすい
という方はこの記事を参考にすると、効率的な申し送りの仕方が分かり、チーム内での共有ミスや認識の不一致を解消できるようになります。
目次
【原因】なぜ口頭での申し送りがうまくできないのか
申し送りがうまくできない原因には、人によって「伝える内容」「メモする情報」が統一されていないことが挙げられます。
申し送りは全社員でする業務なので、経験値によって伝え方や理解度に偏りがでます。たとえば、ベテランとの申し送りでは専門用語が多く、経験をもとにした感覚的な話もあるため、新人がすべてを理解するのは困難です。
また、口頭による申し送りは、伝え損ねや聞き漏れが起こりやすく、前任者の意図が後任者に正確に伝わっていない事態になりかねません。さらに、情報の優先度も分かりづらいので、重要なことをメモし損ねることもあります。
そのため、申し送りをするときは、伝える内容やメモを取る情報を統一させる必要があるのです。
【対策】正しい申し送りの仕方とは？
ここでは、正しい申し送りの仕方を解説します。以下を留意して、社員で正しく申し送りする仕方を実践しましょう。
（1）過不足なく伝える
はじめに、伝えたい情報は過不足なく伝えなければなりません。
あらゆることを申し送りに書いてしまうと大切な情報が漏れてしまい、仕事に大きな支障をきたします。逆に、ほとんど何も書かれていない申し送りでは、患者や要介護人に適切なケアができません。
そのため、「優先すべきサポートや適切なケアができなくなる」などのトラブルを避けるには、過不足ない情報共有が必要なのです。
（2）伝えたいことをメモする
次に、伝えたいことはメモをとるようにしましょう。
看護や介護の現場は人手が少ないので、限られた業務時間で情報をやりとりしなければなりません。そのため、申し送りがスムーズにできるように、伝えたい内容はあらかじめメモしておくことが大切です。
また、メモするときは以下の「5W1H」のフレームワークを使うと、情報をシンプルにまとめられるので、うまく伝えられない煩わしさも解消できます。
ただし、紙のメモは紛失しやすく、書ける範囲が限られているので現場仕事には不向きです。そのため、「Stock」のようにスマホでも使えるツールを使って、情報を管理する企業が増えています。
（3）結論ファーストで話す
口頭で申し送りをするときは、結論ファーストで話すことがコツです。
忙しいときに知りたいことは、詳細な話ではなく「結局何を伝えたいのか」です。申し送りに書いてあることの補足説明はもちろんですが、結論どのような状況なのかが分かるように伝えましょう。
とはいえ、口頭でやりとりされたことは時間が経つと忘れてしまうので、大切なことは申し送りに書いておく必要があります。
（4）聞き取りやすいテンポで伝える
最後に、相手が聞き取りやすいテンポで伝える必要があります。
たとえ忙しい状況であっても、相手が聞き取れないようなテンポで話してはしてはなりません。申し送りの目的は「相手がスムーズに業務を引き継げるようにサポートすること」なので、こちらの事情を押しつけるのは避けましょう。
以上のように、相手が聞きとれないことがないように、担当者は聞き取りすいテンポで話す必要があるのです。
【発展】申し送りを簡単に効率化するツール
次に、看護や介護現場での申し送りは、人の健康を左右しかねない重要な業務です。
しかし、口頭での申し送りは抜け漏れが起こりやすく、あとから振り返ることができません。また、紙での申し送りでは管理に手間がかかるので、新しい手段として「ツール」が必要です。
とはいえ、ITリテラシーの低い現場では、多機能なツールは使いこなせないので、結局現場に馴染まず使われなくなります。
そこで、自社が導入するべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は簡単に申し送りを作成することができ、さらにノートに紐づく「メッセージ」でスムーズなやりとりも実現します。また、Stockはスマホからも使えるので、わずかな時間でも振り返りや入力できるので便利です。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
苦手な方必見！申し送りをさらに効率化するコツとは
ここでは、うまくできない申し送りをITツールで効率化させる2つの方法を解説します。
申し送りは体裁を整えるのに時間がかかったり、その場にいなければ内容を確認できなかったりと非効率です。結論として、申し送りの作成・管理を効率化するためには、誰でも使えるITツールが必要不可欠です。
（1）申し送りをフォーマット化する
申し送りをフォーマット化して、業務の効率化を図りましょう。
たとえば、報告すべき項目が漏れなく揃ったフォーマットがあれば、前任者はわざわざメモを整理する必要がありません。また、後任者はいつでも体裁が整った申し送りで引き継ぎができるので、余計なストレスがないのです。
以上のように、申し送りをフォーマット化させれば作成時間を短縮できるだけでなく、抜け漏れもなくなります。そのため、自社独自の申し送りを登録できる「テンプレート機能」を備えている「Stock」のようなITツールが重宝するのです。
（2）LINEやメールで情報共有をしない
最後に、メールやLINEでの情報共有は避けるべきです。
情報共有の手段として、メールやLINEのようなチャットツールが使われがちですが、以下のデメリットが挙げられます。
- LINE
- メール
大切な情報がメッセージで流れてしまい、探し出すのに苦労します。また、プライベートと仕事の境界線が曖昧になるだけでなく、誤送信してしまい情報漏洩に発展するケースも多いです。
ほかのメールに埋もれてしまい、LINEと同様に見つけるのが大変です。また、過去のやりとりを追うのに時間がかかるので手間に感じます。
以上のことから、両者に共通して「申し送りを探すのに時間がかかる」と言えます。そのため、LINEやメールではなく、高度な検索機能を備えた情報共有ツールが必須です。
口頭での申し送りがうまくできない原因と対策まとめ
ここまで、申し送りの正しい仕方とコツを中心に紹介しました。
申し送りするときは状況を過不足なく伝えるために、メモに記録したり結論から伝えたりして、相手に伝わるようにしなければなりません。しかし、口頭や紙での申し送りでは、注意していても伝え損ねや聞き漏れが起きてしまうのです。
そのため、「あらゆる情報を確実に残せるツール」が求められます。ただし、多機能なツールではITに詳しくないと使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなものを選定しましょう。
したがって、自社で導入するべきなのは、パソコンだけでなくスマホでも使えるうえに、非IT企業の65歳でも簡単に操作できる「Stock」一択です
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有の漏れを防ぎ、スムーズな申し送りを実現しましょう。
