会議は参加するメンバーの作業時間を割いて実施されるので、生産性の高い議論が求められます。そこで、事前に「レジュメ」を作って共有しておくと、効率的に会議を進められるようになるのです。
しかし、「会議のレジュメを作成したいが、書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、レジュメの概要や書き方を中心にご紹介します。
- 会議用レジュメの書き方・例文を確認したい
- テンプレートを使って、簡単にレジュメを作成したい
- 誰でも簡単にレジュメを作成できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、レジュメを上手く作成できるようになり、会議のスムーズな進行につなげられます。
目次
【詳しく解説】レジュメとは
「レジュメ」とは、会議やプレゼンテーション、文書などを要約したものです。以下では、レジュメが活用されるシーンや、「アジェンダ」「議題」との違いを解説します。
Q1. レジュメの主な利用分野とは
レジュメの主な活用シーンとして、以下の3つの分野が挙げられます。
- 教育分野
- 就活分野
- ビジネス分野
学校や研究機関などの教育分野におけるレジュメは、「授業内容や論文を構成する要素ごとに見出しをつけ、簡潔に要約したもの」を指します。教育分野では、論理性や整合性を特に重視する傾向があります。
就活分野におけるレジュメは、主に「履歴書」や「職務経歴書」を指します。職歴や学歴、保有資格などの記載が求められ、企業側が採用の有無を決める判断材料となります。
ビジネス分野におけるレジュメは、「会議やプレゼンテーションの概要をまとめた資料」を指します。事前に参加者に配布することで、会議やプレゼンテーションをスムーズに進行できます。
とくに、ビジネスシーンで使われているレジュメは「会議用レジュメ」と言われており、円滑な会議を進行するにあたって不可欠な資料です。
Q2. 会議用レジュメとは
会議用レジュメとは、会議の概要や目的、検討事項をまとめた資料です。
会議用レジュメを用意すると、参加者が会議に関わる情報を事前に把握できるので、スムーズに議論を進められます。そのため、ビジネスにおいて、レジュメの作成を求められるシーンは少なくありません。
Q3. レジュメと「アジェンダ」「議題」の違いとは
レジュメと似ている用語として「アジェンダ」や「議題」があります。
アジェンダとは、議論する予定の項目（議題）をリスト化したもので、会議の流れを把握する際に使われます。一方、レジュメには、議論の内容も記載するので、発言時の「カンペ」としても活用されるのです。
このように、「レジュメ」と「アジェンダ」「議題」は似た言葉であるものの、記載する情報の粒度に違いがあります。
レジュメを作成する2つのメリット
ここでは、会議でレジュメを作成するメリットをご紹介します。「レジュメを作る理由が分からない」という方は必見です。
（1）会議の質が向上する
レジュメを作成すると、会議の質を高められます。
レジュメを作成して、会議前に配布すれば、参加者は事前に「議題」や「実施目的」を把握できます。そのため、議題に対する意見を持った状態で参加することが可能になり、質の高い議論をスムーズに進められるようになるのです。
このように、レジュメを作ると会議の質が高まり、業務の生産性向上につなげられます。
（2）会議の内容を振り返りやすい
会議の内容を振り返りやすいことも、レジュメを作成するメリットです。
レジュメを作成すると、会議の概要がテキストとして残り、後から内容を振り返りやすくなります。とくに、レジュメには、会議の「開催日時・場所」「参加者」「議題」が簡潔にまとめられているので、話し合いの流れを大まかに把握したいときに便利です。
ただし、紙のレジュメの場合、過去のレジュメを見返すには、都度ファイルから探し出す手間がかかります。そのため、会議のレジュメは、社内の情報を蓄積して、”検索機能”で即アクセスできる「ナレカン」のようなツールで管理しましょう。
関連記事： いらない会議に共通する特徴とは？対策法も紹介！
【例文あり】会議用レジュメの書き方
ここでは、会議用レジュメの作成フローを解説します。以下のステップを踏めば、初心者の方でも簡単にレジュメを作成できるので必見です。
ステップ1. 項目を洗い出す
はじめに、レジュメに記載する項目を洗い出します。レジュメに盛り込むべき項目は、以下の通りです。
- （1）タイトル（議題）
- （2）発表者名
- （3）開催日時
- （4）開催場所
- （5）出席者名
- （6）報告事項（検討テーマ）
- （7）事案
- （8）参考資料
- （9）次回までの検討事項
- （10）次回開催日時・場所
上記を参考に、必要な情報に抜け漏れのないレジュメを作成しましょう。また、議題ごとに費やす「所要時間」を記載すると、効率よく話し合いを進められます。
ステップ2. 簡潔にまとめる
次に、項目ごとの内容を記載します。
文章を書くときは、下図の例文のように箇条書きや表で情報を整理したり、字下げで構造化したりして、視覚的に分かりやすくまとめましょう。
以上のように、レジュメが見やすければ、会議の全体像をイメージしやすくなります。また、取引先や顧客を交えた会議を実施する際は、社内メンバーとは前提知識が異なるため、誰が見ても分かりやすいレジュメになるように意識しましょう。
ステップ3. 資料を添付する
最後に、会議で使用する資料を添付します。
会議で提示する画像やグラフなどの資料をレジュメに添付しておけば、参加者が会議の全体像を把握しやすくなります。また、会議中も手元ですぐに資料を閲覧できるので、円滑に話し合いを進められるのです。
とくに、デジタルでレジュメを作成すると、リンクやPDFなどの情報を添付して、ワンクリックで資料を閲覧できます。したがって、レジュメの作成には、紙ではなく、あらゆる情報を残せる「ナレカン」のようなデジタルツールが最適です。
会議用レジュメの作成に最適なツールとは
以下では、 会議用レジュメの作成に最適なツールをご紹介します。
レジュメを作成すると、会議の質を高められるほか、内容を後から振り返りやすくなります。しかし、紙でレジュメを作成すると、共有するために人数分印刷する手間がかかるうえに、管理も煩雑になりやすいです。
したがって、レジュメは、紙ではなく「デジタルツール」で作成して、作成後の共有・管理を効率化しましょう。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせず、導入しても放置されるリスクが高いです。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単にレジュメを作成・共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」には、「テンプレート」で簡単にレジュメを作成できるほか、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、単語の表記ゆれにも対応した「高精度の検索機能」を備えているので、見たいレジュメをすぐに探し出せるのです。
誰でも簡単にレジュメを作成・共有・管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンでテンプレートを活用してレジュメを作成する方法
以下では、ナレカンでテンプレートを活用して、会議用レジュメを作成する方法を紹介します。
ナレカンの「テンプレート」によく使うレジュメの形式を登録しておけば、都度一から資料を作成する手間がかかりません。ナレカンでは、テンプレート名・タイトル・本文を入力するだけで、簡単にテンプレートを登録できます。
登録したテンプレートは、「記事」の編集画面から【テンプレート】＞【選択】というわずかな操作で呼び起こせます。
以下は、ナレカンを使った会議用レジュメの作成例です。ナレカンでは、紙のノートに書く感覚で簡単に情報を打ち込めます。
＜Word＞打ち合わせ・会議用レジュメの無料テンプレート
テンプレートを使うと、作成の負担を軽減できるうえ、「何を書けばよいか分からない」という方でも簡単にレジュメを作成できます。以下は、会議用レジュメに便利な、Wordの無料テンプレートです。
上記のテンプレートには、必要な項目がすべて記載されているため、会議の情報を過不足なく入力できます。
ただし、Wordのファイル管理では、見たいレジュメのファイルを都度開いて探す手間がかかります。そこで、添付ファイルの内容をAIが自動でテキスト化する「ナレカン」を導入すれば、ファイルの中身を検索し、即アクセスできる状態で管理できるのです。
会議用レジュメの書き方やテンプレートまとめ
これまで、会議用レジュメのメリットや作り方を中心にご紹介しました。
会議を効率的に進めるには、会議用レジュメを作成して、「何を話し合うのか」を事前に周知することが不可欠です。また、後から会議の内容を振り返れるように、参加メンバーが簡単に会議資料を確認できる状態で管理する必要があります。
そこで、ITツールを活用すれば、レジュメをはじめとした社内情報を集約して、スムーズにアクセスできるようになります。しかし、多機能なツールは操作が複雑なので、「誰でも使いこなせるシンプルなITツール」を導入しましょう。
結論として、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単にレジュメを作成・共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、生産性の高い会議を実現しましょう。
