チームで仕事を進めていく上で、対応すべきことの抜け漏れを防ぐために「タスク管理」はとても重要です。しかし、タスク管理は単にリスト化するだけでは不十分で、管理方法や運用が適切でないと、かえって業務が煩雑になるケースも少なくありません。
実際に、「効率的な管理方法が分からず、タスクが溜まってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のタスク管理を効率化する方法8選と上手い人が使うツールを中心にご紹介します。
- 会社で使えそうなタスクツールを探している経営者
- 業務の効率化や簡単にタスク管理ができる方法を探している管理職
- 単純にタスク管理の方法がわからず困っているビジネスパーソン
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、効率的なタスク管理の方法が分かり、業務を円滑に進められるようになります。
目次
タスク管理がうまくいかない原因
タスク管理がうまくいかない原因は、主にタスクの整理や優先順位、進捗管理が適切にできていないことにあります。まず、やるべきタスクを十分に洗い出せていないと、途中で新たな作業が発生し、スケジュールの遅れや抜け漏れにつながります。
また、タスクの分け方が大まかで優先順位が決まっていない場合、どの作業から取りかかるべきか分からず、重要な業務が後回しになってしまいます。
さらに、進捗状況が共有されていないと、誰がどこまで作業を進めているのか把握できず、プロジェクト全体の管理が難しくなります。このような状態が、タスク管理がうまくいかない原因となるのです。
タスク管理を放置すると起きる問題
タスク管理を適切に行わずに放置してしまうと、さまざまな問題が発生します。まず、業務の抜け漏れや対応の遅れが起こりやすくなり、結果としてプロジェクト全体の進行に支障が出てしまいます。
また、進捗状況が把握できないことで、メンバー間の認識にズレが生じ、無駄な確認ややり直しが増える可能性があります。
さらに、誰がどの作業を担当しているのかが不明確になることで、責任の所在が曖昧になり、業務の効率も低下してしまいます。このように、タスク管理を放置すると、業務全体の生産性が大きく下がってしまうのです。
仕事のタスク管理を整理・効率化する方法8選
ここでは、仕事のタスク管理を効率化する方法を8つご紹介します。タスクを適切に管理し、手際良く業務を進めたい方は必見です。
方法1｜タスクを一つ残らず洗い出す
必要なタスクはすべて書き出しましょう。
効率的にタスクを洗い出すには業務の目的（ゴール）から逆算し、成果物（最終的に作るもの）とタスクを整理していくアップストリーム型の考え方が有効です。
具体的には、まず業務の目的を決め、次に必要なものを書き出し、それらを作るためのタスクを整理していきます。このようにゴールから逆算してタスクを考えることで、抜け漏れをより確実に防げます。
方法2｜タスクを細かく分ける
タスクを洗い出したら、やるべきことを細分化しましょう。
タスクの分け方が大まかだと、かかる時間や準備が必要なものが曖昧になってしまいます。そのため、例えばタスクが「取引先との商談」である場合は
- 面談日時の設定と連絡
- 場所の決定
- 資料準備
などに細分化すると対応内容がわかりやすくなります。
細分化してタスクにすると、やるべきことが明確になり社員間での連絡もしやすくなります。
方法3｜タスクの優先度を決める
タスクの優先度を決めるのも重要です。
このように、タスクの優先度は縦軸に「タスクの重要性」、横軸に「タスクの緊急性」をとったマトリクスで整理するのが効果的です。また、優先度が高い順にタスクを並べることで、やるべき作業の流れも一目で分かるのです。
方法4｜タスクにかかる時間を短くする
タスクのリードタイム（タスクの開始から終了までの時間や日数）を短くするのも効率化につながります。
タスクのリードタイムを短くするには、複数のタスクを同時に進めるのではなく、1つのタスクを最後まで終わらせてから次のタスクに進む一個流し（シングルタスク）が有効です。たとえば、下図のように9日間で3つのタスクを処理する場合があります。
【上段】9日で均等にタスクA、B、Cを処理すると、リードタイムの平均は8日です。
【下段】一個流しでタスクを処理すれば、リードタイムの平均は6日に短縮されます。
このように、タスクを一個流しで処理すれば、ほかのタスクに早く取りかかれるのです。
方法5｜タスクの1列待ちをする
タスクの遅延を防ぐには「1列待ち」（タスクを社員に振り分けず、タスクが完了した社員から順番に優先度の高いタスクを処理する方法）をするのも大切です。
上図のようにタスクの1列待ちをすれば、担当者ごとの負荷が均等になるのでスケジュールの遅れを防ぎやすくなります。また、タスクの切り替えがなくスムーズに作業に取りかかれるため、タスクをよりスピーディに処理できるのです。
方法6｜「カンバン方式」を導入しタスク状況が見える状態で把握する
タスクが今どの作業段階にあるのかを分かりやすくするために、「カンバン方式」（3つのステータスに分割したボードの上に、タスクを貼り付けて移動させる管理方法）を使うのも有効です。
上図のようにカンバン方式でタスクを管理すれば、一目で進捗状況を把握できます。ただし、ステータスが変わるたびにタスクを動かさなければならない点に注意しましょう。
方法7｜タスクを適切に割り当てる
次に、各社員の処理能力に応じてタスクを適切に割り当てるのも効果的です。
上図のようにタスクを割り当てれば、社員間の業務負担の差を解消できます。さらに、チーム全員にタスクが与えられることから、社員の育成にも役立つのです。
方法8｜タスク管理ツールを使う
最後に、タスク管理ツールの利用も必要不可欠です。
メモ帳やWord、Excelなどのアナログな管理方法では、タスクが埋もれたりスムーズな情報共有がしづらかったりします。一方、タスクの情報を一元化する”タスク管理ツール”があれば、業務のやりとりも円滑に進むのです。
ただし、多機能なツールでは社員が適切に使いこなせない恐れもあるので「誰でも簡単に使いこなせるツール」が必須です。たとえば、タスク管理に必要な機能に過不足のない「Stock」のようなツールなら、ITに不慣れな社員でもストレスなく操作できます。
タスク管理に「デジタルツール」が必要な3つの理由
タスク管理に「デジタルツール」が必要な理由として、以下の3つが挙げられます。
- 誰でも簡単に効率的なタスク管理ができる
- チームで進捗状況の共有ができる
- タスクをすぐに依頼できる
ツールを使えば、紙に書いたりExcelに入力したりしなくても、簡単にタスクを管理できます。また、修正にも時間がかかりません。
ツールを使えば、各社員の進捗状況がリアルタイムで分かります。また、タスクが遅れていてもメッセージですぐに指摘できるのです。
タスクの依頼がツール上で完結するため、都度メールや電話をする必要がありません。また、依頼された側も内容を瞬時に確認できます。
以上の理由から、効率的に業務を進める必要があるチームでは、タスク管理ツールが不可欠と言えます。
【担当者必見】タスク管理が上手い人が使っているツール
以下では、タスク管理が上手い人が使っているツールをご紹介します。
タスク管理を適切に行わないと、業務の抜け漏れや遅延が発生しやすくなります。その結果、プロジェクト全体の進行に支障が出る可能性があります。
Excelや紙でもタスク管理は可能ですが、最新の進捗が分からないまま業務が進んでしまうリスクがあります。また、複雑なツールを導入しても、使い方の習得に時間がかかり、社内に浸透しないケースも少なくありません。
そのため、「タスクの管理」と「業務の情報共有」を1か所にまとめて管理でき、誰でも簡単に使えるツールを導入することで、誰が・何を・どこまで進めているのかをチーム全員が同じ情報で把握できるようになります。
こうした運用を実現できるのが、タスクと業務情報をまとめて管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」業務内容や指示をまとめ、そのまま「タスク」として担当者や期限を設定できます。情報と作業が分断されないため、「どの作業が何のためのものか」が一目で分かり、進捗も自然に共有されるようになります。
誰でも簡単にタスクを管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【画像あり】直感的に使えるStockのタスク管理機能
以下は、Stockで「タスク」を設定しているイメージ画像です。
タスクを設定すると担当者に通知が飛ぶため、確実に作業の依頼を行えて「言った・言わない」の防止になります。さらに、タスクが完了されたときにも通知が届くため、作業が進んでいるかどうかもリアルタイムで確認できます。また、自分を担当者に指定すれば、自分へのリマインドとしても活用できるのです。
タスク管理ツールをスムーズに運用するコツ
タスク管理ツールをスムーズに運用していくには、チーム全体でタスクに対する意識を同じにしていきましょう。
ツールを導入しても、チームメンバーが個々のタスクのみを管理していると、結果としてチーム全体のタスクがうまく消化できているかがわかりません。一方で、チームのタスクは全員で共有しておけば、お互いの業務の進捗がすぐにわかるので、情報共有がスムーズに進みます。
業務量や優先度に合わせてチームでタスクを消化できるようにするためにも、チームメンバーの意識づけを改善していく必要があるのです。
タスク管理の方法8選と上手い人が使うツールまとめ
これまで、チームのタスク管理を効率化する方法や上手い人が使うツールをご紹介しました。
チームでの業務を円滑にこなすためには、タスクを抜け漏れなく洗い出したり、優先度を決めて計画的に進めたりするなど、タスクの管理を工夫することが大切です。また、タスクの情報を一元化する”タスク管理ツール”を使えば、情報共有もスムーズになります。
ただし、複雑なツールでは操作方法を覚えるのに時間がかかり、社内へ浸透しない恐れがあります。そのため、「誰でも簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。
したがって、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっているうえ、誰もが直感的に使えるツール「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、チームのタスクを効率的に管理し、プロジェクトを成功させましょう。
