従来は、手書きやタイムカードで管理されてきた勤怠管理ですが、近年、勤怠管理システムで業務を自動化する企業が増えてきています。
しかし、「そもそも勤怠管理システムを導入すると、自社にどのようなメリットがあるのかわからない」「導入すると逆に面倒になることはないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、勤怠管理システムのメリットとデメリットを詳しくご紹介します。
- 勤怠管理システムとはどのようなものか知りたい
- 勤怠管理システムの導入を考えている
- 簡単に勤怠管理できるツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、勤怠管理システムのメリットとデメリットが分かり、自社に勤怠管理システムを導入すべきか判断できます。
目次
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、社員の勤務時間や残業時間を管理し、勤怠に関わる業務を効率化するシステムのことです。
オフィスに出向かずとも出社や退社を正確に記録できる機能もあるので、近年急激に増加したテレワーク社員の勤務時間を管理するのに最適です。
また、給与計算といった他のシステムと連携することで、勤怠に関するさまざまな業務の工数を軽減できます。
勤怠管理システムの主な機能一覧
勤怠管理システムには、勤怠管理業務を効率化したり社内の労働環境を改善したりするために、様々な機能があります。主な機能は以下の通りです。
- 打刻
- 勤怠状況の確認
- アラート機能
- 勤怠時間の修正申請・承認
- 有給申請・承認
- 給与システムとの連携
テレワークのようにオフィスにいない場合でも、パソコンやスマホから打刻できます。
社員の勤怠状況を集計し、一覧で確認できます。
残業時間が一定の時間を超えたり、設定した時間までに打刻がなかった場合に通知を届ける機能です。
打刻ミスを実際の勤務時間に合わせて修正するための申請・承認機能です。
有給を申請・承認する機能です。
外部の給与システムに、勤怠情報をエクスポートします。
このように、打刻機能だけでなく申請・承認のワークフローを自動化する機能が備わっていることが多いです。
勤怠管理システムを導入する3つのメリット
以下では、勤怠管理システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介します。自社の勤怠管理における現状や課題点と比較しながら確認しましょう。
（1）人的コストを削減できる
勤怠管理システムの1つ目のメリットは、人的コストを削減できる点です。
手書きやタイムカードで勤怠を管理している場合、月末に各所から集めて抜け漏れがないか確認しなければなりません。また、打刻漏れを発見したら修正作業が必要になり、余計に手間がかかります。
しかし、勤怠管理システムを導入すれば、データの出力や計算が自動なので業務を大幅にカットでき、人的コストの削減につながります。
（2）オフィス外でも更新できる
勤怠管理システムの2つ目のメリットは、オフィス外でも勤怠情報を更新できる点です。
出張や外回りの際もリアルタイムで勤怠情報を記録・管理できるため、次の出社の際に改めて勤怠情報を記録する手間がかかりません。また、出先からの直帰申請や休暇申請が利用できる勤怠管理システムもあります。
さらに、スマホ対応の勤怠管理システムを使えば、出先でもパソコンを開かずに利用できます。ただし、パソコンからしか使えない勤怠管理システムもあるので、スマホやタブレットに対応しているかは必ずチェックしましょう。
（3）法改正に対応できる
勤怠管理システムの3つ目のメリットは、法改正に対応できる点です。
近年、働き方改革により、残業規則や有給取得の規定がしばしば改正されています。書類やタイムカード、エクセルで勤怠管理をしていたせいで法改正への対応が漏れてしまうと、企業が罰則を受けることにもなりかねません。
その点、一部の勤怠管理システムでは、法改正に合わせて自動的に機能がアップデートされるので、法改正への対応漏れの心配がなくなります。
勤怠管理システムの2つのデメリット
以下では、勤怠管理システムの2つのデメリットを解説します。導入に踏み込む前に、必ず確認しておきましょう。
（1）導入作業の負荷が大きい
1つ目のデメリットは、勤怠管理システムの導入作業は負荷が大きい点です。
勤怠管理システムを使い始める際は、自社の就業の規則に合わせて、出退勤時間や休暇取得のルール、シフト形態を一から設定する必要があります。
そのため、契約してから実際に運用できる状態にするまでに、ある程度工数がかかることを前もって想定しておきましょう。
（2）定着するまでに時間がかかる
2つ目のデメリットは、勤怠管理システムが定着するまでに時間がかかる点です。
システムを社内の規則に則ってカスタマイズしたら、その次に操作方法や運用ルールを全社員に周知する作業が必要です。
従業員や事業所の数が多い場合や、ITツールを使い慣れていない社員が多いほど、勤怠管理システムが社内へ定着するまでに時間を要することを頭に入れておきましょう。
簡単に勤怠管理を始められるツール「Stock」
以下では、簡単に勤怠管理を始められるツールをご紹介します。
勤怠管理システムには、人的コストを削減できるといったメリットがあります。しかし、選定する際に注意すべきポイントとして、「社員全員が日常的に利用するシステムである」ことを忘れてはいけません。
多機能でITに詳しくない社員が使いこなせないケースを考慮すると、勤怠管理システムだけにこだわらないという手もあります。勤怠管理は、記録方法を情報共有ツールに変えるだけでも、業務効率化やコスト削減のメリットがあるのです。
そのため、使いやすさを重視するのであれば、勤怠管理に最適なのはさまざまな社内情報を簡単に記録できる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に社員ごとの稼働時間を記載したり、社内のあらゆる情報を残したりできます。さらに、「タスク」を設定して見える化し、どの業務に時間がかかって残業が発生しているかを把握することが可能です。
勤怠管理以外の情報も共有できるお得なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
勤怠管理システムのメリットデメリットまとめ
これまで、勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入における注意点を中心にご紹介しました。
勤怠管理システムは人的コストを削減できるといったメリットがあります。一方、導入時に自社に合ったカスタマイズをしなければならず、多機能ゆえに社員全員に浸透するまで時間がかかってしまうのです。
そこで、勤怠管理システムのような高度な機能を必要としていなければ、情報共有ツールで代用するのも一つの方法です。情報共有ツールで代用すれば、導入時の作業負荷がないうえに、勤怠情報だけでなくあらゆる社内情報の共有にも展開できます。
結論、高度な勤怠管理システムは求めていない企業には、勤怠情報をはじめとする社内のあらゆる情報を管理でき、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社員の勤怠情報を適切に管理しましょう。
