従来は、手書きやタイムカードで管理されてきた勤怠管理ですが、近年、勤怠管理システムで業務を自動化する企業が増えてきています。
しかし、「そもそも勤怠管理システムで何ができるのか分からない」「種類が多すぎて自社に合うツールの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、勤怠管理システムの基本的な概要や、自社に最適なツールを見極めるための選び方のポイントを詳しくご紹介します。
- 勤怠管理システムについて詳しく知りたい経理担当者
- 勤怠管理システムの導入を検討している現場責任者
- 自社に適した勤怠管理システムを知りたい部長
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、勤怠管理システムの基礎知識が深まり、自社に合うツールを迷わずに選べるようになります。
目次
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や休憩時間をデジタルで記録し、毎月の労働時間を自動で集計するシステムのことです。
タイムカードや紙の出勤簿の代わりに、パソコンやスマートフォンを使ってボタン1つで毎日の打刻を実施できるのが特徴です。オフィスに出向かずとも出社や退社を正確に記録できるため、テレワーク社員の勤務時間を管理するのにも適しています。
このように、勤怠管理システムがあれば、これまで毎月末に手作業で実施していた残業時間の計算や休日出勤の集計といった面倒な作業を、すべてシステム上で自動化できるようになるのです。
勤怠管理システムのおもな機能一覧
勤怠管理システムには、毎日の打刻だけでなく、労務管理を楽にするさまざまな機能が備わっています。おもな機能は以下の通りです。
- 出退勤の打刻
事務所にいなくても、手元のスマホやパソコンから出社・退社の時間を記録できます。 - 勤務状況の一覧表示
全従業員の出勤状況や当月の合計労働時間を、画面上でいつでも確認できます。 - 残業アラート通知
残業時間が法律の基準を超えそうになったときに、本人や管理者に自動で注意を促します。 - 打刻ミスの修正申請
押し忘れや間違えて打刻したときに、従業員が画面上から修正を申請できます。 - 有給休暇の管理
有給休暇の申請と承認をペーパーレスで実施し、残りの日数を自動で計算します。 - 給与計算ソフトとの連携
集計した勤怠データを、そのまま毎月の給与計算ソフトへ取り込めます。
このように、勤怠管理システムには打刻機能だけでなく申請・承認のワークフローを自動化する機能が備わっていることが多いです。
勤怠管理システムを導入するメリット
以下では、勤怠管理システムを導入するメリットをご紹介します。自社の状況や抱えている課題と照らし合わせながら、確認しましょう。
（1）手作業による集計ミスを減らせる
勤怠管理システムを導入することで、締め作業における計算間違いやデータの転記ミスを防止できます。
なぜなら、従業員が打刻した日々のデータをもとに、残業時間や深夜手当などがすべてリアルタイムで自動計算されるためです。たとえば、毎月末にタイムカードを見ながらExcelへ手入力するやり方では、打ち間違いや計算違いがどうしても発生します。
しかし、システムを使えばこうした人の手による作業がなくなるため、月末のダブルチェックに追われることもありません。このように、複雑な労働時間の計算をシステムが担うことで、誰が作業しても常に正確な勤怠データを残せるようになります。
（2）書類の回収や承認の手間をなくせる
勤怠管理システムを導入することで、管理者が毎月実施していた書類の回収や承認にかかる手間を大幅に削減できます。
たとえば、紙の有給申請書や手書きのシフト表を回収する場合、未提出のスタッフへ催促したり、受け取った書類をファイリングしたりする作業に追われます。
そこで、システムを使えば、スタッフはスマホから申請でき、管理者は画面上のボタンを押すだけで承認が完了します。このように、書類の提出から承認までの流れをオンラインで完結させることで、管理者が催促や保管に悩まされることがなくなるのです。
（3）法改正に対応しやすい
勤怠管理システムを導入することで、労働法などの複雑な法改正にも、自社で手間をかけることなく自動で正確に対応できます。
たとえば、有給の義務化や残業規制など、法律が変わるたびに就業規則やExcelの計算式を手動で直すのは大きな手間です。しかし、システムであれば、法改正に合わせて自動でアップデートされるため、手間をかけずに法律違反のリスクを防げます。
このように、常に最新の法令に沿った労務管理ができるため、担当者が法改正の情報を必死に調べたり、対応に頭を悩ませたりする必要がなくなります。
勤怠管理システムの選び方
以下では、失敗しない勤怠管理システムの選び方をご紹介します。意識すべき重要なポイントを3つに絞って解説しているため必見です。
機能が多いかではなく運用に合うか
勤怠管理システムを選ぶときは、機能の多さよりも、自社の就業規則や既存の運用フローに無理なくマッチするかを重視するべきです。
機能が多いツールだと、初期設定に時間がかかるだけでなく、現場の操作迷いや経理への問い合わせ対応といった余計な負担を生み出しかねません。
そのため、機能の豊富さだけに惑わされず、自社の運用に「ちょうどいい」シンプルなシステムを見極めましょう。
（2）現場で使えるか
どれほど優れたシステムであっても、実際に毎日打刻する現場のスタッフが迷わず使えるかどうかを確認することが重要です。
たとえば、操作が複雑なシステムだと、スタッフが打刻に迷ったり申請を遅らせたりする原因になります。
このように、現場への浸透がスムーズなシステムを選ぶことで、誰もが迷わず正しく打刻できるようになり、社内への定着も一気に進みます。
（3）管理負荷が増えないか
システムを新しく導入したことで、かえって管理者の初期設定の手間や、日々の確認作業が増えてしまわないかを慎重に見極めることが重要です。
たとえば、自社の就業規則を反映するのに専門知識が必要だったり、サポート体制が不十分だったりすると、導入後も管理者に大きな負担がかかります。
このように、導入後の運用までを見据えて選ぶことで、設定に追われることなく、月末の締め作業や労務管理をスムーズに進めることができます。
専用の勤怠管理システムが向いているケース
以下では、専用の勤怠管理システムの導入が向いているケースをご紹介します。「自社の勤怠管理に課題を感じているものの、専用のシステムが必要なのか分からない」という方は必見です。
シフト管理が複雑
日勤や夜勤、時短勤務など、スタッフごとに勤務パターンがバラバラな企業には、専用の勤怠管理システムが向いています。
手書きやExcelでシフト表を作っていると、急な変更があるたびに残業手当の計算を手動でやり直さなければなりません。しかし、システムがあれば、予定を変更するだけで関連する労働時間も自動で修正されます。
このように、勤務体制が複雑で毎月のスケジュール調整や確認漏れに限界を感じている企業は、専用システムを導入すると業務が楽になります。
打刻連携が必要
ICカードやPCのログ、ビジネスチャットなどと打刻データを直接連動させたい企業は、専用の勤怠管理システムの導入が向いています。
たとえば、バラバラに記録された勤務時間を、月末に手作業でパソコンに入力し直していると、打ち間違いや不正のチェックに追われてしまいます。
そこで、システムを導入すれば自動でデータが連動されるので、転記作業そのものが不要になります。このように、日々の打刻から集計までを自動で一貫させることができるため、確認の手間や転記ミスを無くしたい企業には専用システムが向いています。
工数管理が必要
「誰が・どのプロジェクトに・何時間使ったか」を正確に把握し、原価計算や案件ごとの利益を管理したい企業には、専用の勤怠管理システムが向いています。
たとえば、出退勤とは別に作業時間をExcelに入力させていると、提出の催促やデータのまとめ作業に時間がかかってしまいます。しかし、システムでこうしたデータを紐づけていれば、ボタン1つで案件ごとの合計時間が算出されます。
このように、出退勤の時間とプロジェクトごとの作業時間を紐づけて一元管理できるため、月末の集計作業や原価計算の手間を大きく減らしたい企業には専用システムが向いています。
人数が多い
従業員の数が多く、毎月の勤怠チェックや集計作業に追われている企業には、専用の勤怠管理システムが向いています。
たとえば、何十人もの出退勤データを手作業でチェックしていると、打刻漏れの確認や残業計算だけで月末に多くの時間がかかります。そこで、システムがあれば、エラーのある従業員だけが自動で画面にリストアップされるため月末の作業を大幅に減らせます。
このように、人数が増えても管理の手間が変わらない仕組みを作れるため、毎月の締め作業にかかる時間や負担をまとめて減らしたい企業には専用システムが向いています。
情報共有ツールでの管理が向いているケース
以下では、情報共有ツールでの管理が向いているケースをご紹介します。自社の規模や現在の課題と照らし合わせながら確認しましょう。
出退勤共有が中心
「誰が今働いているか」という状況共有がメインで、複雑な集計や計算が必要ない企業には、情報共有ツールでの管理が向いています。
たとえば、メンバーが数人のチームなら、高い費用を払って専用システムを入れなくても、普段の連絡ツール上で「今誰が席にいるか」「誰がテレワーク業務をしているか」が分かれば十分な場合があります。
このように、細かな集計よりも「お互いの勤務状況の見える化」をシンプルに実現したい企業には、手軽な情報共有ツールが向いています。
小規模組織
スタッフの人数が少なく、管理者自身が全員の働き方を無理なく把握できる企業には、情報共有ツールでの管理が向いています。
たとえば、数人から十人前後の組織であれば、社内の共有メモや掲示板に時間を入力してもらうだけで、有料システムを使わずに全員の勤怠をスムーズに把握できます。
このように、人数が少なく手作業でのチェックが負担にならない規模の企業には、コストをかけずに手軽に始められる情報共有ツールが向いています。
ITに不慣れ
新しいシステムを導入しても操作方法を覚えるのが難しく、現場が混乱してしまいそうな企業には、情報共有ツールでの管理が向いています。
たとえば、スマホなどの操作が苦手な人が多い職場では、新しく操作を覚える必要がない「余計な機能がないノート感覚のツール」が一番です。
このように、操作のハードルを徹底的に下げて運用の定着を最優先したい企業には、直感的に使えるシンプルな情報共有ツールが向いています。
情報共有も一緒にしたい
出退勤だけでなく、日報の提出や業務連絡なども同じ場所でまとめて実施したい企業には、情報共有ツールでの管理が向いています。
たとえば、勤怠、日報、連絡などが別々のツールにバラバラになっていると、確認するだけで多くの時間と手間がかかってしまいます。
このように、勤怠データと日々の業務情報を1か所に集約して、管理の手間をまとめて減らしたい企業には情報共有ツールが向いています。
簡単に勤怠管理を始められるツール「Stock」
以下では、簡単に勤怠管理を始められるツールをご紹介します。
毎月の集計を楽にしようとして、高機能な専用システムを一足飛びに導入すると、現場が操作方法を覚えられずに打刻漏れが多発します。その結果、管理者は毎日のように「なぜ打刻していないのか」の確認や修正対応に追われ、かえって管理負担が増えます。
だからといって、紙の出勤簿や個人のチャットだけで報告させるやり方では、情報がほかの連絡に埋もれてしまい、月末の確認が困難になります。運用ルールを厳しくしたり、現場の努力だけに頼ったりして、バラバラな報告を整理し続けるのには限界があります。
そこで重要なのが、複雑な設定なしで初日から全員が入力でき、誰の勤務状況かも一目でパッと見返せるシンプルな仕組みを作ることです。こうした仕組みがあれば、難しい操作の教育に時間を取られることなく、チーム全員の出退勤を1か所で確実に把握できます。
その点で適しているのが、社内の情報を簡単に記録・共有できるノート型ツール「Stock」です。Stockは勤怠時間の記録やタスク管理をシンプルにできるため、「使いやすさ」「継続性」「管理負担の軽減」という条件を最も満たすツールと言えます。
勤怠管理以外の情報も共有できるお得なツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
勤怠管理システムの選び方や管理ツールまとめ
これまで、勤怠管理システムの選び方や、自社に合う管理ツールを中心にご紹介しました。
高機能な専用システムは便利ですが、初期設定に工数がかかったり、現場へ浸透させるまでに時間がかかったりすることもあります。もし、自社がそこまで高度な集計機能を求めていないのであれば、手軽な情報共有ツールで代用するのも1つの方法です。
情報共有ツールなら導入のハードルが低いうえに、勤怠だけでなく日報や業務連絡など、あらゆる社内情報の共有にもそのまま活用できます。
結論として、複雑なシステムは必要なく、チームの情報をシンプルにまとめたい企業には、ITに詳しくない65歳の社員でも「ノート」感覚で初日から簡単に使いこなせる「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社員の勤怠情報を適切に管理しましょう。
