従来は、手書きやタイムカードなどで管理されてきた勤怠管理ですが、近年、勤怠管理システムで業務を自動化する企業が増えてきています。
しかし、「そもそも勤怠管理システムを導入すると、自社にどのようなメリットがあるのかわからない」「導入すると逆に面倒になることはないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、勤怠管理システムのメリットとデメリットを詳しくご紹介します。
- 勤怠管理システムとはどのようなものか知りたい
- 勤怠管理システムの導入を考えている
- 勤怠管理システムを選ぶ際のポイントを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、勤怠管理システムのメリットとデメリットだけでなく、自社にあった勤怠管理システムを選ぶポイントが分かります。
目次
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、社員の勤務時間や残業時間などを管理し、勤怠に関わる業務を効率化するシステムのことです。
オフィスに出向かずとも出社や退社を正確に記録できる機能もあるので、近年急激に増加したテレワーク社員の勤務時間管理にも最適です。
また、給与計算などの他のシステムと連携することで、勤怠に関するさまざまな業務の工数を軽減できます。
勤怠管理システムを導入する3つのメリット
以下では、勤怠管理システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介します。自社の勤怠管理における現状や、課題点と比較しながら確認しましょう。
（1）人的コストを削減できる
1つ目のメリットは、勤怠管理システムは人的コストを削減できることです。
手書きやタイムカードで勤怠を管理している場合、月末に各所から集めて抜け漏れがないか確認しなければなりません。また、必要な場合は打刻漏れを修正するなど、手作業で集計する手間が大きくなります。
しかし、勤怠管理システムを導入すれば、データの出力や計算が自動なので業務を大幅カットすることができ、人的コストの削減につながります。
（2）オフィス外でも更新できる
2つ目のメリットは、勤怠管理システムがあればオフィス外でも更新できることです。
スマホ対応の勤怠管理システムを使えば、出張や外回りが多い場合でも、わざわざパソコンを開く必要がありません。また、出先からの直帰申請や休暇申請の機能もスマホで利用できる、勤怠管理システムもあります。
ただし、パソコンからしか使えない勤怠管理システムもあるので、スマホやタブレットに対応しているかは必ずチェックしましょう。
（3）法改正に対応できる
3つ目のメリットは、一部の勤怠管理システムは法改正に対応できることです。
近年、働き方改革により、残業規則や有給取得の規定が改正されることがあります。紙書類やタイムカード、エクセルで勤怠管理をしていたせいで法改正への対応が漏れてしまうと、企業が罰則を受けることにもなりかねません。
その点、一部の勤怠管理システムでは、法の改正に合わせて自動的に機能がアップデートされるので、法改正への対応漏れの心配がなくなります。
勤怠管理システムの2つのデメリット
以下では、勤怠管理システムの2つのデメリットを解説します。導入に踏み込む前に、必ず確認しておきましょう。
（1）導入作業の負荷が大きい
1つ目のデメリットは、勤怠管理システムの導入作業は負荷が大きいことです。
勤怠管理システムを使い始める際は、自社の就業の規則に合わせて、出退勤時間や休暇取得のルール、シフト形態などを一から設定する必要があります。
そのため、契約してから実際に運用できる状態にするまでには、ある程度工数がかかることを前もって想定しておきましょう。
（2）定着するまでに時間がかかる
2つ目のデメリットは、勤怠管理システムが定着するまでに時間がかかることです。
社内の規則に則ったシステムのカスタマイズが終了したら、次に、操作方法や運用ルールを全社員に周知する作業が必要です。
従業員や事業所の数が多い場合や、ITツールを使い慣れていない社員が多いほど、勤怠管理システムが社内へ定着するまでに時間を要することを頭に入れておきましょう。
簡単に勤怠管理を始められるツール「Stock」
以下では、簡単に勤怠管理を始められるツールをご紹介します。
勤怠管理システムには人的コストを削減できるなど、さまざまなメリットがあります。しかし、選定する際に注意すべきポイントとして、「社員全員が日常的に利用するシステムである」という点を忘れてはいけません。
多機能でITに詳しくない社員が使いこなせないケースを考慮すると、勤怠管理システムだけにこだわらないという手もあります。勤怠管理は、記録方法を情報共有ツールに変えるだけでも、業務効率化やコスト削減のメリットがあるのです。
そのため、使いやすさを重視するのであれば、さまざまな社内情報を簡単に記録できる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockはノートごとに「タスク」を設定できる機能もあるので、勤怠管理に加えて、どの業務で残業が発生しているかなどの社員の業務状況も見える化できます。
勤怠管理以外の情報も共有できるお得なツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
勤怠管理システムのメリットデメリットまとめ
これまで、勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入における注意点を中心にご紹介しました。
勤怠管理システムは人的コストを削減できるなど、さまざまなメリットがあります。一方、導入時に自社に合ったカスタマイズをしなければならず、多機能ゆえに社員全員に浸透するまで時間をかかってしまうのです。
そこで、勤怠管理システムのような高度な機能を必要としていなければ、情報共有ツールで代用するのも一つの方法です。情報共有ツールで代用すれば、導入時の作業負荷がないうえに、勤怠情報だけでなく、あらゆる社内情報の共有にも展開できます。
結論、高度な勤怠管理システムは求めていない企業には、勤怠情報などのあらゆる情報を管理でき、ITに詳しくない65歳の社員でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社員の勤怠情報を適切に管理しましょう。
