プロジェクトでは、適切に進捗管理を進めると、遅れやトラブルが発生してもすぐに計画を練り直せます。また、各メンバーの作業状況を正確に把握するには、進捗管理を「見える化」し、誰が見ても一目で分かるようにするのが重要です。
しかし、「進捗管理を「見える化」したいが、どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理を「見える化」する方法や見える化に役立つテンプレートを中心に紹介します。
- タスクやプロジェクトの進捗を見える化する最適な方法が分からない
- 簡単に進捗を見える化できるテンプレートを探している
- コツを踏まえて進捗の見える化を成功させたい
という担当者の方は、この記事を読むとプロジェクト全体の進捗管理を見える化する方法が分かり、効率的に作業を進めるのに役立ちます。
目次
進捗管理の「見える化」とは？
進捗管理の「見える化」とは、チームメンバーのタスクの進捗状況を可視化することです。
たとえば、プロジェクトのような複数のメンバーが個々にタスクを抱えて、チーム全体で1つの目標を達成する場面で用いられます。
進捗管理を「見える化」することで、各個人のタスクが分かりやすくなったり、プロジェクトの全体像が明らかになったりするのです。
進捗管理を「見える化」する4つの方法
ここでは、進捗管理を「見える化」する具体的な方法を4つご紹介します。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に最適な方法を見つけましょう。
（1）ホワイトボード
進捗管理を「見える化」する最も簡単な方法として、ホワイトボードが挙げられます。
ホワイトボードはシンプルで誰でも気軽に使用できるのが特徴で、たとえばやることを付箋で色分けし状況整理することも簡単です。しかし、確認の度にホワイトボードのある場所まで行かなければならないうえに、残せる情報量には限りがあります。
また、一度消してしまった内容は復元できない点や、オフィス外にいる人とも関わるプロジェクトだと共有が困難になる点が不便です。以上のことから、一時的な進捗の確認には優れていますが、長期的に管理していく場合には注意しましょう。
（2）Excel / スプレットシート
Excelやスプレッドシートなどの表計算ツールでも、進捗の「見える化」は可能です。
Excelは多くの企業ですでに導入されていることもあり、導入のハードルが低い点がメリットです。しかし、表計算ツールで快適に進捗管理するには関数の利用が必須となるため、ITに不慣れな人は難しく感じる可能性があります。
また、Excelやスプレッドシートの保管は属人化しがちです。そのため、各人が適切な管理を行わないと「ファイルをどこに保管したか忘れた」「ファイルが外部に流出してしまった」といった事態になりかねないので注意が必要です。
（3）ガントチャート
参考：Googleスプレッドシートのテンプレートギャラリー
ガントチャートを作成することも、進捗管理を「見える化」する手法のひとつです。
ガントチャートとは、プロジェクトを管理するときに使われる進捗管理表を指し、ガントチャート工程表とも呼ばれます。ガントチャートを作成する手順は、以下の通りです。
- タスクを洗い出す
- 縦軸を入力する
- 横軸を入力する
プロジェクトに必要なタスクを洗い出します。
ガントチャートの縦軸には「タスク名」「担当者名」「開始日」「終了日」「進捗状況」などを入力します。
ガントチャートの横軸には、日付を入力します。
このように、ガントチャートを作成すると、タスクの進捗状況を可視化して、プロジェクトの全体像を把握できます。ただし、ガントチャートは、計画に変更が生じた場合に都度更新する手間がかかるので、プロジェクトの計画変更が多い企業には不向きといえます。
（4）プロジェクト管理ツール
進捗管理の「見える化」をするのに最適な方法は、プロジェクト管理ツールを導入することです。
進捗管理・共有に特化したツールであれば、各メンバーの進捗状況や変更内容をリアルタイムで確認できます。また、プロジェクト管理に欠かせない「情報共有」に優れている点が特徴です。
さらに、「メッセージ機能」を備えたツールであれば、メンバーとのやりとりも記録として管理できるほか、ほかのチャットツールを使う手間がかかりません。たとえば、進捗状況を管理する「ノート」に「メッセージ」が紐づいている「Stock」であれば、進捗管理と情報共有を同時に行えるため、作業効率が大幅に上がります。
進捗管理を「見える化」する3つのメリットと効果
以下では、進捗管理を「見える化」するメリットを詳しく紹介します。見える化のメリットを把握し、着実な進捗管理を実現しましょう。
（1）必要な工数や所要時間が明らかになる
作業の進捗が見える化すると、目標達成までの工数や所要時間が明らかになります。
進捗が可視化されていないと「いつまでに何をしなければならないか」が一目で分からず、優先順位の低いタスクから取り掛かってしまいがちです。そこで、見える化すればどの程度作業時間がかかるかが明らかになり、逆算して優先度が付けられるのです。
ただし、余裕を持たせすぎたスケジュールでは作業のスピード感が失われます。したがって「各タスクに1hの余裕を持たせる」「予算よりも時間がかかる場合はプロジェクトリーダーに報告する」といった、適切な社内ルールを定めましょう。
（2）タスク量に応じて業務を割り振れる
進捗状況を可視化しておけば、タスク量に応じて業務の割り当てが可能です。
タスクのステータスが「対応中」「完了」のように分類されていれば、メンバーの作業状況をより正確に把握できます。また、追加のタスクが発生しても、タスクが少ないメンバーに割り振って、業務量の偏りを防ぐことが可能です。
したがって、進捗管理が見える化されていない状態に比べ、タスクを割り振る前に「部下に進捗状況を聞く手間」や「特定の社員に業務負担が偏る事態」を防げます。
（3）問題点の早期発見・対処ができる
進捗状況の計画と現状を比較すれば、スケジュール通りに進んでいるかをすぐに確認できるので、問題点の早期発見・対処が可能です。
たとえば、進捗状況を全体で共有しておけば、責任者やチームメンバーが進捗の遅れに気づきやすく、原因分析や作業の巻き取りといった対応がすぐにとれます。各個人の作業の遅れはプロジェクト全体の遅れにつながるため、問題の早期発見・対処は重要です。
このように、メンバー同士で進捗管理をすれば、トラブルの発見が早くなり、適切な解決策を実行できるのです。
進捗管理を成功させる2つのコツ
以下では、進捗管理を成功させるコツを紹介します。社内で取り入れるべきコツがあればすぐに導入し、進捗管理を成功させましょう。
（1）情報共有できる環境をつくる
進捗管理を成功させるには、メンバー同士がリアルタイムで情報共有できる環境が求められます。
とくに、プロジェクトでは「当初の予定にはなかった対応が発生する」イレギュラーが起こりがちです。そこで、リアルタイムで情報共有できる環境が整っていれば、メンバー同士での最新情報の確認が円滑になり、共通認識が持てるのです。
外出中やリモート勤務のメンバーがいても情報共有が滞らないように、連絡手段を整えましょう。
（2）報告に使えるテンプレート（ひな型）を用意する
進捗管理を成功させるには、進捗報告に使えるテンプレートを用意しましょう。
進捗報告が滞る原因として、「報告自体が面倒になる」点が挙げられます。そこで、報告時に必要な項目をテンプレート化すれば、ひな型に沿って情報を記載していくだけで良いので、報告のハードルも下がるのです。
また、テンプレートを使えば、報告の形式も統一されるので、記載が必要な情報の抜け漏れも起こりにくくなります。タスクの進捗状況を正確に把握するには、「タスクの内容」「実施日」「結果（ステータス）」といった項目を含めましょう。
ただし、Excelのようなファイル形式のデータは、テンプレートを利用しても「ファイルをメールやチャットツールで送信する」「一人ひとりのファイルを開いて確認する」という手間がかかることに注意が必要です。
【無料】業務の進捗管理を「見える化」できるエクセルテンプレート
ここでは、業務の進捗管理を「見える化」できる、無料のエクセルテンプレートをご紹介します。進捗管理表の作成に、時間と手間をかけたくない方は必見です。
Microsoft｜プロジェクトスケジュールのテンプレート
こちらは、Microsoftが提供するプロジェクトスケジュールのテンプレートです。
細かい項目に分けて詳細やステータスを管理できるため、仕事の優先順位を立てやすく、効率的に作業を進められます。
Microsoft｜ガントチャート型のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供するガントチャート型の進捗管理表テンプレートです。
フェーズごとに色分けされているため、プロジェクトの進捗状況が視覚的に分かりやすくなっています。また、各タスクの進捗が何パーセント進んでいるかも確かめられます。
プロマネ研究室｜進捗管理表のテンプレート
こちらは、プロマネ研究室が提供する、進捗状況の「見える化」に役立つ進捗管理表Excelフォーマットです。
左側にはタスクの詳細を、右側にはそれを可視化したグラフが記載されているため、進捗状況が一目で分かります。また、カスタマイズできるため、必要な情報をあとから付け加えていくことが可能です。
【必見】エクセルよりも簡単に進捗管理を「見える化」できるツール
以下では、エクセルよりも簡単に進捗管理を「見える化」できるツールを紹介します。
従来のようなエクセルでの進捗管理では、相手がファイルを開いたかが分からず、「進捗を見える化しても確実に伝わっているかを確認できない」点がデメリットです。また、メールやチャットでファイルを共有するので情報の連絡も面倒だと言えます。
そこで、「リアルタイムで進捗を簡単に共有・確認できるツール」を導入しましょう。エクセルで生じていた『情報が確認しづらい』ストレスが解消されるうえ、複雑な操作なしで簡単に情報を残すことができます。
結論、進捗管理の見える化を実現するツールは、わずかな操作で進捗を共有・確認でき、非IT企業の65歳の社員でも即日使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へテキストを書き込みながら、案件に関するファイルや画像をまとめられます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」で進捗を共有したり、「タスク」でメンバーが抱えている仕事を見える化したりできるのです。
非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
進捗管理の見える化に使うプロジェクト管理ツールの選定ポイント
以下では、進捗管理の見える化に使うプロジェクト管理ツールの選定ポイントについて解説します。進捗管理を正しく「見える化」するには、どのようにITツールを選べばいいか分からないという方は必見です。
（1）必要な機能を満たしているか
1つ目の選定ポイントは「必要な機能を満たしているか」です。
進捗状況の管理には、各個人と連絡のやり取りができる「メッセージ機能」や、タスクの進捗状況を確認できる「タスク機能」などが必須です。
一方で、エクセルなどのように、情報を更新したり変更点があったりする度に、メールやチャットで連絡しなければならないツールもあります。そのため、管理に必要な機能が過不足なくそろっているか確認しましょう。
また、社内の機密情報や社外のプロジェクト関係者の情報のやりとりも発生するので、セキュリティ機能が備わったビジネス向けのツールを選ぶべきです。
（2）誰でも使いこなせるか
2つ目の選定ポイントは「誰でも使いこなせるか」です。
プロジェクト管理ツールには、「シンプルで初心者でも簡単に使えるもの」から「多機能で上級者向けのもの」までさまざまな種類があります。
多機能なツールは、豊富な機能が魅力である一方で、ほとんどの機能を使わなかったり、ITに不慣れなメンバーが使いこなせない恐れがあります。結果、ツールを導入しても社内に浸透しなくなってしまうのです。
そのため、「誰でも簡単に使いこなせるツール」を選択しましょう。たとえば、機能に過不足がなく誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな「Stock」のようなツールだと、使うハードルが低いので導入後すぐに現場に浸透します。
エクセルを使った進捗管理にありがちな3つの失敗例
以下では、エクセルを使った進捗管理にありがちな失敗例を3つ紹介します。事前に失敗例を押さえておけば、適切に対処できるので把握しておきましょう。
（1）作業の優先順位が整理できていない
1つ目は、作業の優先順位が整理できていないことです。
エクセルでは、色分けして作業の優先度を表示することができますが、作業ごとに都度優先順位を設定していると、手間がかかって面倒です。
そこで、円滑に作業の優先順位を整理したい方は「期限が迫っている作業から一覧で確認できるタスク機能」が備わっているツールを検討しましょう。やるべきことがすぐに分かるので、プロジェクトを滞りなく進められるようになります。
（2）メンバー同士の共有ができていない
2つ目は、メンバー同士の共有ができていないことです。
メンバー同士で進捗を確認できていなければ「誰が何をしているのか分からない」という状況になり、同一のタスクを複数人で対応してしまう事態になりかねません。そのため、各メンバーの持つタスクがひと目で分かる環境を整えましょう。
たとえば、チームメンバー全員のタスクが一覧で確認できるツールを使うと確認しやすく便利です。
（3）更新漏れが起こり状況把握が遅れる
3つ目は、タスクの更新漏れが起こり、状況把握が遅れることです。
エクセルはファイル形式で管理されているので、更新するたびに、ファイルを開いて編集する必要があります。このように、進捗を報告する仕組みが面倒では、メンバーからの進捗共有が後回しにされてしまいます。
こうした更新漏れや確認漏れが重なると「部下の作業がどこまで終わったかが分からない」という状況に陥りかねません。したがって、簡単に進捗を更新できて後回しにならない「Stock」のようなツールでの進捗管理が求められます。
進捗管理を「見える化」する方法まとめ
これまで、進捗管理を「見える化」するメリットやコツを中心に紹介しました。
進捗状況を見える化するには「簡単に情報を書き残し、共有やタスク管理の手間がかからないツール」が必須です。ただし、誰でも使いこなせるツールでなければ結局誰も使わなくなるので、ツールを導入して進捗管理をする意味がありません。
具体的には、多機能で操作が複雑なツールだとタスクの進捗状況の更新をメンバーがしなくなる恐れがあるのです。そこで、『情報共有に過不足のない機能が備わった、シンプルな操作性のツール』を選ぶと運用が簡単になります。
したがって、自社の進捗管理に最適なツールは、必要な機能に過不足がなく、ITに慣れていないメンバーでも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、進捗管理を見える化してプロジェクトを円滑に進めましょう。
