LINE WORKSはアプリをアンインストールしただけでは、退会は完了しません。そのため、メンバーが退職したときには「メンバーのアカウント削除」や、利用をストップするときは「利用料金の精算」などの手順を踏むことが必須です。
しかし、「どのような手順を踏めばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、LINE WORKSを退会する方法やアカウント削除のやり方を中心にご紹介します。
- 退職したメンバーの退会方法やアカウント削除の仕方を教えてほしい
- LINE WORKSが使いづらく、解約を検討している
- LINE WORKSに代わるビジネスアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、LINE WORKSの退会方法を理解できるほか、使いやすいコミュニケーションツールも見つかります。
目次
LINE WORKSを解約するときの3つの注意点
ここでは、LINE WORKSを退会するときの3つの注意点を紹介します。以下の情報を参考に、退会・解約手続きをスムーズに進めましょう。
メンバー個人で退会できない
LINE WORKSでは、メンバー個人が退会手続きを進めることはできません。
LINE WORKSの退会手続きは、チームに1名いる「最高管理者」のみが進められます。すなわち、メンバー個人がチームを退会することはできず、最高管理者に依頼する必要があるのです。
このように、LINE WORKSを退会できるアカウントは限られているため、ほかの従業員に頼む工数がかかる点に注意しましょう。
事前にデータのバックアップを取る
LINE WORKSを退会するときは、事前にデータのバックアップを取りましょう。
LINE WORKSを解約すると、利用データはすべて削除されます。その結果、「重要な情報を紛失した」といった事態になりかねないので、事前にデータをダウンロードしておく必要があるのです。
バックアップを取るべきデータとして、以下の4つが挙げられます。なお、具体的なやり方はLINE WORKS ヘルプセンターの「LINE WORKSの解約」ページに掲載されているので確認しましょう。
- メンバー情報
- メールフォルダ
- 個人アドレス帳
- カレンダー
上記のデータは、業務をスムーズに進めるうえで不可欠な資料です。したがって、バックアップを忘れずにとり、解約後にトラブルが発生しない仕組みを整えましょう。
乗り換え先のツールを用意する
LINE WORKSを解約するまえに、乗り換え先のツールを用意しましょう。
LINE WORKSのようなコミュニケーションツールは、スムーズに業務を進めるうえで不可欠です。そのため、LINE WORKSの解約後も、通常通り業務を進められるように、乗り換え先のツールを用意しておかなければなりません。
ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、メンバーが慣れるのに時間を要するため、上手く連携が取れず業務が停滞する原因となってしまいます。したがって、ツールの乗り換え後でも「誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」を使いましょう。
たとえば、必要な機能に過不足のない「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせる情報共有ツールとして、多くの企業に利用されています。
LINE WORKSの退会の仕方
ここでは、LINE WORKSの退会手順を紹介します。以下の情報を参考に、解約をスムーズに進めましょう。
（1）解約前の準備をする
解約するまえに、以下の2つの手続きが必須です。
- 最高管理者以外の全メンバーの削除
- 利用料金の精算
これらの作業を済ませなければ、解約手続きに進めないので注意しなければなりません。以下では、具体的な手順を紹介します。
＜最高管理者以外の全メンバーを削除する手順＞
- 管理者画面の左側にあるメニューから「基本設定」を選んで、プルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューにある「LINE WORKSの解約」をクリックします。
- 画面中央にある「メンバーの削除へ移動」をクリックします。
- 最高管理者以外のメンバーにチェックを付けます。
- メンバー一覧の左上にある「削除」をクリックします。
- 注意事項が表示されるので、読んだうえでチェックを付けます。
- 「削除」をクリックします。これで、メンバーの削除は完了です。
＜利用料金を精算する方法＞
- 管理者画面の左側にあるメニューから「基本設定」を選んで、プルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューにある「LINE WORKSの解約」をクリックします。
- 画面中央にある「未精算金/遅延利息金の精算」をクリックします。
- 画面の案内に沿って、支払い手続きを完了させましょう。
「解約しようとするとアラートが出てしまう」という方は、上記の手順を踏めば、解約手続きを進められるようになります。
（2）解約の手続きを進める
準備が終わったら、以下の手順で解約の手続きを進めましょう。
- 管理者画面の左側にあるメニューから「基本設定」を選んでプルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューにある「LINE WORKSの解約」をクリックします。
- 画面中央にある「解約手続きに進む」をクリックします。
- アンケートに答えます。なお、解約理由の項目は回答必須となっているので注意しましょう。
- 左下の欄に、管理者アカウントのパスワードを入力します。
- 左下にある「LINE WORKSを解約する」をクリックします。
- 複数のアラートが出るので、内容を確認したうえで「OK」をクリックします。
- 「解約が完了しました。ご利用ありがとうございました。」と表示されたら解約が完了しています。「OK」をクリックして終了しましょう。
上記の手順を踏まなければ、解約は完了しません。「解約したつもりだったが料金を請求された」という事態を防ぐためにも、解約手続きは必ず実施しましょう。
LINE WORKSから退職者のアカウントを削除する方法
メンバーが退職した場合には、速やかにアカウントを削除し、社内の情報を保護しなければなりません。退職者のアカウントは、以下の2つの方法で削除できます。
（1）メンバー情報の画面から削除する方法
- 管理者画面の左側にあるメニューから「メンバー」を選んで、プルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューにある「メンバー」をクリックします。
- 削除したいメンバーをクリックします。
- 右上にある「その他」のプルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューにある「アカウント削除」をクリックします。
- 注意事項が表示されるので、読んだうえでチェックを付けます。
- 「削除」をクリックします。これで、メンバーの削除は完了です。
（2）メンバー一覧の画面から削除する方法
- 管理者画面の左側にあるメニューから「メンバー」を選んで、プルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューにある「メンバー」をクリックします。
- 削除したいメンバーにチェックを付けます。
- メンバー一覧の左上にある「削除」をクリックします。
- 注意事項が表示されるので、読んだうえでチェックを付けます。
- 「削除」をクリックします。これで、メンバーの削除は完了です。
上記の手順を踏めば、退職者のアカウントを削除できます。アカウント管理が疎かになると、情報漏えいにつながりかねないので、退職者のアカウント削除は必ず実施しましょう。
【必見】LINE WORKSのデータの移行先におすすめなツール
以下では、LINE WORKSのデータ移行先におすすめなツールをご紹介します。
LINE WORKSを乗り換える場合、業務に支障をきたさないように「導入後、最小限の負担で乗り換えられること」が大前提です。加えて、「情報を流れることなく蓄積できる」「メンバーの追加・退会が簡単にできる」ツールであれば、長期的な運用に最適です。
とくに、昨今では人材流動が活性化しているため、新メンバーが途中参加したときでも「欲しい情報にサクサクたどり着ける状態」でなければなりません。したがって、誰でも簡単に、欲しい情報を見つけられるツールを使いましょう。
結論、LINE WORKSの乗り換え先として最適なのは、あらゆる情報を流れることなくストックできる「Stock」一択です。
Stockでは、情報やファイルを「ノート」に蓄積しつつ、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりもできるため、情報が入り乱れる心配がありません。また、わずかな操作でメンバーの閲覧・編集権限を設定できるので、グループへの参加・退会の設定も簡単です。
あらゆる情報を流れることなく蓄積できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
LINE WORKSのよくある質問
以下は、LINE WORKSのよくある質問を、分かりやすくまとめています。
- Q1：各トークルームの特徴は？
- ノート機能
- 予定機能
- タスク機能
- フォルダ機能
- ノート機能
- 予定機能
- タスク機能
- フォルダ機能
- メーリングリスト
- ノート機能
- 予定機能
- タスク機能
- フォルダ機能
- メーリングリスト
- Q2：途中参加のメンバーも過去の履歴を見れる？
- Q3：過去の履歴を確認できないのはなぜ？
- Q4：トークルームからの退室方法は？
- トークルームの≡アイコンを選択します
- [退室]＞[OK]を選択すれば、トークルームから退室できます
各トークルームの特徴は以下の通りです。
| 1:1トークルーム | 複数人トークルーム | グループトークルーム | 組織トークルーム | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
メンバーが特定の相手とのトークのみできる |
本人を含む3人以上のメンバーを招待してトークできる |
部署や組織関係なく、任意のメンバーを招待してトークできる |
メンバーが所属している部署単位でトークできる |
| そのほか機能 |
– |
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|
| トークルームからの退出 |
本人のみ |
参加メンバー全員 |
管理者もしくはグループマスター |
管理者 |
途中参加のメンバーも、過去の履歴を見ることが可能です。ただし、過去の履歴を公開する場合には、管理者による「過去のトーク公開有無」の設定が必要になります。
過去の履歴が見れない原因として「過去のトーク公開の有無」が適用されていない状態で、トークルームに追加されたことが挙げられます。対処法として、一度退会し、適用後にトークルームに招待してもらいましょう。
トークルームからの退室は2ステップで完了します。以下は、モバイル版の手順です。
LINE WORKSを退会する方法まとめ
これまで、LINE WORKSを退会する方法やアカウント削除のやり方、データの移行先におすすめなツールをご紹介しました。
LINE WORKSを解約すると、利用データはすべて削除されるので、事前にデータのバックアップを取得しましょう。また、LINE WORKSの代わりとなるITツールの導入も必須です。
そこで「重要な資料をストックできる情報共有ツール」を使えば、必要な情報がすぐに見つかる仕組みが整います。とくに、使いやすいシンプルな情報共有ツールであれば、導入即日から運用でき、教育コストもかからないのです。
結論、LINE WORKSからの乗り換えには、65歳以上の方でも使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」一択です。Stockは、個人はもちろん部署単位で、グループに追加したりメンションをつけたりできるので、部署を横断した情報共有にも最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、必要な資料を見つけやすい仕組みを整えましょう。
