パワーポイントは、デザインの自由度や高い汎用性から多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、提案書は視覚的に分かりやすくすると内容が伝わりやすくなるので、パワーポイントで作成している企業も多いのです。
 
しかし、「パワーポイントで提案書を作成しているが、伝わるプレゼンにするにはどうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、パワーポイントで提案書を作る手順やテンプレートを中心に解説します。
 
  • パワポで刺さる提案書を作成したい
  • パワポの提案書テンプレートが知りたい
  • 提案書の作成から共有までを効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントで提案書を作成するコツが分かり、顧客に刺さる提案書を作成できるようになります。


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パワポを使った提案書の書き方

ここでは、パワーポイントを使った提案書の書き方を解説しています。以下のプロセスに沿って説得力のある提案をしましょう。

(1)構成を考える

はじめに、全体の構成を考えます。
 
構成を考えずに見切り発車で作成を始めると、「言いたいことを書いているだけ」の分かりにくい提案書になってしまいます。そのため、論理的な説明と分かりやすいストーリーで構成しましょう。
 
全体の構成を考えるときには、情報を整理し、テーマごとに分解して考えると書くべきことが分かりやすくなります。また、各セクションにかける説明時間の配分も意識すると、提案がスムーズに進行します。

(2)目次作成する

構成を考えたら、提案書の目次を作成します。
 
社内に向けて新たなビジネスモデルを提案したり、顧客に自社の商品を提案する場合には、時間が長くなりがちな上に、論理的なプレゼンが求められます。
 
したがって、目次をつけてプレゼンの内容とボリュームを聞き手にあらかじめ知ってもらうと、長いプレゼンでも安心して提案を聞けるのです。

(3)各スライドを作成する

目次の作成を終えたら、各スライドを作成します。
 
重要なのは、「ワンスライド・ワンメッセージ」「冗長な文章にしない」などの原則を守ることです。一つのスライドに多くの情報が詰め込まれると聞き手の理解が追い付かず、提案内容が十分に伝わりません。
 
そのため、スライドの作成を終えたら、「各スライドの説明にかかる時間が最初に決めた時間配分を守れるか」を再確認しましょう。

(4)体裁を整える

最後に、提案書全体の体裁を整えます。
 
誤字脱字や、使っている色が多すぎないか、筋が通っているかどうかを確認しましょう。自身で体裁を整え、チェックを終えたら、第三者にもダブルチェックをしてもらうとよいです。
 
提案書は、今後類似の資料を作成する際の参考にできるように、社内の管理場所への保管が重要です。ただし、Wordやパワポなどのファイルが増えると紛失リスクが大きくなるので、今日では「Stock」のようなツールで一元管理する企業が増えています。


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パワポで提案書を書くときの4つのコツとは?

ここでは、パワポで作る提案書の4つのコツをご紹介します。実際のパワポのイメージ画像も載せているので参考にしましょう。

(1)ワンスライド・ワンメッセージにする

ワンスライド・ワンメッセージのOK例
 
聞き手がスライドの内容を理解しやすくするために、ワンスライド・ワンメッセージの原則を意識しましょう。
 
ワンスライド・ワンメッセージとは、スライド1枚につき伝えたいメッセージを1つに制限するルールです。1枚のスライドにあらゆることを書いても、相手の注意が分散してしまいます。
 
そのため、提案書では結論ファーストで、「そのスライドで何を伝えたいのか」を明確に一つ示しましょう。

(2)冗長な文章にしない

冗長でない文章のOK例
 
冗長な文章にしないことも、パワポの提案書では重要なポイントです。
 
文章が長いと要点が掴みづらくなるので、相手に正しく伝わりません。提案書の目的によって要素は異なりますが、たとえば「自社製品の導入」を提案する場合、簡潔に以下の3つの要点に絞るとうまく伝えることができます。
 
  • 自社製品を導入したときの効果
  • 相手が負担する総コスト
  • 導入したあとに起こる問題の解消方法
したがって、いかなる目的においても、以上のように必須の要素を意識して文章が冗長にならないようにしましょう。

(3)6W2Hを意識する

6W2Hを意識したOK例
 
分かりやすい提案書は、6W2Hを意識して作られています。6W2Hは以下の英単語の頭文字からなる造語です。
 
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • When(いつ)
  • Where(どこに)
  • Who(誰が)
  • Whom(誰に対して)
  • How much(いくらで)
  • How to(どのように)
抽象的な表現が多い提案書では具体的なイメージができないので、6W2Hを意識してこちらの意図が正確に相手に伝わるようにしましょう。

(4)色を制限する

色を制限したOK例
 
パワーポイントで提案書をつくるとき、三色までに色を制限しましょう。三色の分類は以下3つです。
 
  • ベースカラー
  • ベースカラーはスライド全体の70%を占める背景の色です。メインカラーやアクセントカラーを強調するために基本的には白を使いましょう。
     
  • メインカラー
  • メインカラーはデザインの中心となる色です。全体の25%を占めるので分かりやすい色を選択しましょう。
     
  • アクセントカラー
  • アクセントカラーは特に強調したい部分に使います。全体の5%程度に使う意識をすれば、メリハリのある資料になります。
使用する色を制限すると強調したい箇所が一目で理解できるので、伝わりやすくなる利点があります。そのため、文字のフォントや画像も色と同様に「一目で理解できるか」という視点でスライドを作成することがポイントです。


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理想の提案書の構成例とは

ここでは、理想の提案書の構成例をご紹介します。「何を書くべきか分からない」と困っている方は以下を参考にしましょう。
 
 
  • ①表紙
  • 商品やサービス名、概要説明をします。
  • ②企業概要
  • 自社がどのような会社なのか、理念だけでなく実績や既存取引先なども示すと良いです。
  • ③課題やニーズの把握
  • 相手の現状や抱えている課題を把握していることをアピールしましょう。
  • ④原因の特定・明示
  • 課題の原因を特定します。複数あるときは優先順位まで示せると良いです。
  • ⑤製品説明
  • 課題の解決策として、自社の製品を提案し、説明をします。
  • ⑥料金説明
  • 料金だけでなく、相手にとって具体的な費用対効果を示しましょう。
  • ⑦事例紹介
  • 実際に商品を利用している既存取引先などの事例を紹介します。
  • ⑧導入イメージ
  • 商品の購入後の流れ、運用までのスケジュール感などを共有します。
 
上記は「自社の商品やサービスを受注してもらう」ことが目的の提案書の構成例になります。したがって、目的によって構成は異なることに注意しましょう。


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【パワポ向け】無料から使える提案書のテンプレートサイト4選

以下では、パワーポイントで提案書を作成するときに使えるおすすめサイトを紹介します。テンプレートを使えば提案ごとに体裁を分ける必要がなくなり、作成や確認をする工数を減らせます。

PPTips

PPTipsのトップ画像
 
PPTipsは、PowerPointの提案書テンプレートが豊富に用意されているサイトです。
 
いずれのテンプレートも無料ダウンロードが可能なのでコストを抑えられます。
 

企画塾

企画塾のトップ画像
 
企画塾は、無料登録でテンプレートをダウンロードできるサイトです。
 
さらに、テンプレートだけでなく、企画書のアイデアの出し方や作成方法・構成を動画で解説しているのが特徴です。
 

Microsoft

Microsoftテンプレートのトップ画像
 
こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。
 
既存テンプレートを自由にカスタマイズ可能で、顧客や取引先のニーズに柔軟に対応できます。
 

Canva

Canvaのトップ画像
 
Canvaは、誰でもプロ品質のデザインでスライドを作成できるデザインツールです。
 
また、無料のパワーポイントとGoogleスライドのテンプレートが豊富なサイトとして有名だった「Slides Carnival」のテンプレートを引き継いだことで、より様々な用途で使えるテンプレートが備わりました。
 
 


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【要注意】パワポで提案書を作成するデメリットとは

パワーポイントで提案書を作成するデメリットは、以下の2点です。
 
  • リアルタイムで編集内容を共有しづらい
  • パワーポイントを共同編集するには、OneDriveへアップロードする必要があります。したがって、リアルタイムの共有に手間がかかり、スムーズな業務の進行を妨げる恐れがあります。
     
  • データを集約できない
  • パワーポイントはデータファイルごとの管理となるため、ファイルが増えると管理が煩雑になったり、保管場所が分散してデータを集約しづらくなってしまいます。
このように、パワーポイントには提案書の共有、管理にデメリットがあるので、昨今では「Stock」のように誰でも簡単に情報共有できるツールを使う企業が増えています。


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【これで解決】パワーポイントのデメリットを解消するツール

以下では、パワーポイントのデメリットを解消するツールを紹介します。
 
パワーポイントはデザイン性に優れており、視覚的効果の高い資料をつくれます。しかし、パワーポイントには「リアルタイムで編集できない」「ファイル管理が煩雑になる」などのデメリットがあります。
 
ファイル管理が煩雑では目的の提案書をあとから探し出せず、共有するときにも時間がかかってしまって不便です。したがって、「必要な資料にすぐにアクセスできて、時間や場所を問わず使えるツール」で提案書を作成しましょう。
 
ただし、これまでパワーポイントを使っていた企業が新しいツールを導入するのはハードルが高いと言えます。結論、自社が導入すべきなのは非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択なのです。
 
Stockの「ノート」は、画像の差し込みやフォント設定も簡単なうえ、PDFに落とし込めるなど提案書の作成に最適です。また、ノートは案件ごとに「フォルダ」を分けて見やすく管理できるほか、ノートに紐付く「メッセージ」で提案書のやりとりもできます。

最も簡単に提案書を管理できるITツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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パワーポイントで提案書を作る方法やテンプレートまとめ

ここまで、パワーポイントで提案書を作成するコツや方法、テンプレートを中心に解説しました。
 
パワーポイントは自由度の高いプレゼン資料をつくれるツールですが、ツール単体では情報共有ができません。そのため、わざわざツールを切り替えなければならず、「他のメールやメッセージに提案書が埋もれてしまう」のです。
 
したがって、「ファイル管理のデメリットを解消するツール」で提案書を作成しましょう。ただし、多機能なアプリでは使いこなすのが難しく、社員への教育コストがかかってしまうので、すぐに使えるツールを導入するのがおすすめです。
 
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、ITに詳しくない65歳の方でも提案書の作成・共有・管理が簡単にできるツールです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報共有・管理を効率化させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。