現在、社内情報を管理・共有するシステムは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分類されます。それぞれの特徴は大きく異なるので両方を比較検討して、自社に適当なシステムを選ばなければなりません。
しかし、「オンプレミス型とクラウド型の違いが分からず選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンプレミス型とクラウド型の特徴やメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- オンプレミス型とクラウド型の特徴を把握して、自社に適切な方法を知りたい
- 両者のメリットとデメリットから、システムを導入するか否か判断したい
- 情報を管理する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型とクラウド型の特徴が分かり、自社に合ったシステムを選定できるようになります。
目次
オンプレミス型とは
オンプレミス型とは、サーバーやネットワーク機器などのシステム環境を一からつくり、自社で管理運用する方法で「自社運用」とも呼ばれます。
「自社運用」と呼ばれる通り、機器の設置から管理運用までを社内で実行する必要があります。そのため、費用が高いうえに利用までに時間もかかりますが、社内ネットワーク等がすでに整備されている企業にはおすすめの方法です。
2000年以降にクラウド型が普及するまでは自社運用が主流で、クラウド型と対比する形で「オンプレミス型」と呼ばれるようになりました。
クラウド型とは
クラウド型とは、自社でサーバーを用意することなく、インターネットを介してシステムを使う仕組みです。
具体的には、オンプレミス型とは異なり、サーバー等の機器を用意する必要はなく、比較的スムーズにシステムの運用を開始できます。
クラウド型の普及以降、従来のオンプレミス型に代わって一般化しつつあり、多くの企業によってさまざまなクラウドシステムが提供されています。
オンプレミス型のメリット・デメリット
ここでは、オンプレミス型のメリットとデメリットを紹介します。以下を参考に、オンプレミス型が自社に適しているか判断しましょう。
オンプレミス型のメリット
オンプレミス型のメリットとして「高いカスタマイズ性」と「強度なセキュリティ」が挙げられます。
- 自由にカスタマイズできる
- セキュリティを強化しやすい
自社に適するように自由にカスタマイズできる点は、オンプレミス型の大きなメリットです。
オンプレミス型は一からすべてシステムをつくるので、企業規模や用途に合わせて自在にカスタマイズできます。また、既存の社内システムとの連携や統合もスムーズです。
オンプレミス型の場合、ネットワーク機器も社内で管理します。そのため、社内で適切に管理すれば、外部ネットワークを介した情報の漏えいを防げるのです。
とくに、多くの個人情報や機密情報を集約している企業では、高いセキュリティが求められます。そのため、セキュリティを自社で改善できるのは大きなメリットです。
オンプレミス型のデメリット
オンプレミス型のデメリットとして「高いコストがかかる」と「高度な専門知識が必要」の2つが挙げられます。
- 高いコストがかかる
- 専門的な知識を要する
オンプレミス型は、サーバー等の購入から運用まで自社で完結させるため、金銭的・時間的コストが高いです。
具体的には、サーバー機器本体の価格で数十万ほどかかるので、自社の予算を圧迫する可能性があります。また、サーバーは一から構築する必要があるので、実際に使いはじめるのに時間が必要になるのです。
オンプレミス型では、システムを一から構築するだけでなく、運用後の障害やトラブルにも自社で対処する必要があります。そのため、システムの構築・運用にはITの専門知識が必要です。
また、スマホなどを使って社外からアクセスするには、VPN接続などの複雑な設定も必要です。そのため、ITに詳しくない従業員が多い企業にとって、オンプレミス型を使い続けるのは困難だと言えます。
クラウド型のメリット・デメリット
以下では、クラウド型のメリットとデメリットを紹介します。自社に適切な方法を選択するには、両者のメリットとデメリットを比較しなければなりません。
クラウド型のメリット
クラウド型のメリットとして「低コスト」「社外アクセス可能」「充実したサポート」が挙げられます。
- コストが低い
- 社外からもアクセスできる
- 運用時のサポートが充実している
クラウド型の場合、サーバーを用意しなくてもシステムを利用できるので、余計な費用はかかりません。ただし、運用コストとしてシステムの利用料金のみかかります。
また、システムを自社開発する必要がないため、人件費を割かなくてもよく、導入後すぐに利用できるのです。
クラウド型は、インターネット環境があれば社外からもアクセス可能です。また、スマホやタブレットなどのデバイスでも簡単に利用できます。
営業や現場仕事、リモートワークなど、社外での作業が多い仕事では、場所を問わずに使えるクラウド型がおすすめです。
オンプレミス型の場合、システム運営で起こる障害やトラブルも社内で解決する必要があります。しかし、クラウド型であればシステム運営会社からのサポートを受けられます。
そのため、専門知識も不要で、非IT企業でも安心して情報を管理できるのです。
クラウド型のデメリット
クラウド型のデメリットとしては「カスタマイズ性」と「セキュリティの安全性」が低い点が挙げられます。
- カスタマイズ性が低い
- セキュリティに懸念が残る
システムの仕様があらかじめ定められているため、オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が制限されます。そのため、既存の社内システムの統合や連携が難しいケースも多いです。
したがって、クラウドシステムを導入するときには、既存システムへの対応の可否なども考慮しなければなりません。
クラウド型の場合、社外インターネットからもアクセス可能なため、顧客の個人情報や企業の内部情報が漏れるリスクがあります。
そこで、クラウドシステムを利用するときには、「Stock」のように、「国際セキュリティ資格を取得済み」で「セキュリティが万全なデータセンターを利用している」の2条件を満たすシステムを選びましょう。
【比較表あり】オンプレミス型・クラウド型の違い
オンプレミス型とクラウド型の比較は以下の通りです。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| 導入コスト |
高い |
低い |
| 導入にかかる期間 |
長期 |
短期 |
| カスタマイズ性 |
高い |
制限あり |
| セキュリティ対策 |
強い |
システムによって変動 |
| 外部アクセス |
複雑 |
比較的簡単 |
| トラブルや障害への対応 |
社内で対応する必要あり |
システム提供会社が対応するため必要なし |
以上のことから、ITの専門知識がない企業にとっては「クラウド型」が適していると言えます。
【非IT企業でも使える】情報の管理・共有を簡単に実現するおすすめのシステム
以下では、非IT企業でも使える、情報の管理・共有を簡単に実現するおすすめのシステムをご紹介します。
オンプレミス型は用途に合わせて自由にカスタマイズでき、セキュリティ対策のコントロールもしやすいです。しかし、導入に多くの時間や費用がかかるうえ、作成・運用を社内で完結させるため、高度な知識を要します。
そのため、業務のノウハウやナレッジなどの情報管理・共有には、クラウドシステムがおすすめです。ただし、クラウドシステムを選ぶときには「社内・社外問わずに安全に使えるか」を確認しなければなりません。
また、多機能なシステムは操作が複雑なため、運用が困難で教育コストもかかります。したがって、自社が導入すべきなのは、国際セキュリティ資格があり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に業務ノウハウなどのあらゆる情報を保存して、任意のメンバーに共有できます。また、「フォルダ」を使えば、用途に合わせて自由に情報を管理して、欲しい情報へスムーズにアクセスできます。
ITリテラシ―がなくても直感的に情報を共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンプレミス型まとめ
これまで、オンプレミス型の特徴やクラウド型との違い、両者のメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
業務効率化を実現するには、ナレッジやノウハウといった社内情報の管理・共有が有効です。しかし、オンプレミス型はカスタマイズ性やセキュリティ性に優れている反面、コストが高く、作成や運用に高度な知識を要します。
そのため、社内の情報管理を効率化したいのであれば「低コスト」かつ「すぐに利用可能」なクラウド型システムがおすすめです。ただし、システムを選ぶときには「セキュリティ性」や「操作のしやすさ」を重視する必要があります。
したがって、自社が導入すべきなのは、厳格なセキュリティ基準のもとで情報を管理・共有できる、シンプルなシステムの「Stock」一択です。実際に非IT企業を中心に200,000社以上に導入されています。
ぜひ「Stock」を導入して、社内情報を一元管理し、業務効率化を実現しましょう。
