現在、社内情報を管理・共有するシステムは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分類されます。それぞれの特徴は大きく異なるので両方を比較検討して、自社に適当なシステムを選ばなければなりません。
しかし、「オンプレミス型とクラウド型の違いが分からず選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンプレミス型とクラウド型の特徴やメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- オンプレミス型とクラウド型の違いを把握したい
- 両者のメリット・デメリットを比較検討したい
- 情報を安全かつ簡単に管理・共有できる体制をつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型とクラウド型の特徴が分かり、自社に合ったシステムを選定できるようになります。
目次
オンプレミス型システムとは
以下では、オンプレミス型の特徴や導入に適している企業をご紹介します。オンプレミス型について理解を深めたいという方は必見です。
オンプレミス型の特徴
オンプレミス型とは、サーバーやネットワーク機器などのシステム環境を一からつくり、自社で管理運用する方法で「自社運用」とも呼ばれます。
「自社運用」と呼ばれる通り、機器の設置から管理運用までを社内で実行する必要があります。そのため、費用が高いうえに利用までに時間もかかりますが、社内ネットワーク等がすでに整備されている企業にはおすすめの方法です。
2000年以降にクラウド型が普及するまでは自社運用が主流で、クラウド型と対比する形で「オンプレミス型」と呼ばれるようになりました。
オンプレミス型が適している企業
オンプレミス型システムの導入が適している企業の特徴として、主に以下の3つが挙げられます。
- システムの管理体制を整えられる人材がいる
- セキュリティを重視する
- 自社に合うようにカスタマイズしたツールを長期的に使いたい
オンプレミス型は、システムの管理・運用に十分なリソースを割ける企業におすすめです。
クラウド型システムとは
以下では、クラウド型システムの特徴や導入に適している企業をご紹介します。クラウド型とオンプレミス型の違いを把握していない方は必見です。
クラウド型の特徴
クラウド型システムとは、自社でサーバーを用意することなく、インターネットを介してシステムを使う仕組みです。
オンプレミス型との大きな違いとしては、サーバー等の機器を用意する必要はなく、インターネットがあればいつどこからでもアクセスできる点です。また、サービス事業者のサポートによって、比較的スムーズにシステムの運用を開始できます。
クラウド型の普及以降、従来のオンプレミス型に代わって一般化しつつあり、多くの企業によってさまざまなクラウド型システムが提供されています。
クラウド型が適している企業
クラウド型システムの導入が適している企業の特徴として、主に以下の3つが挙げられます。
- 運用にかかる手間を削減したい
- 社外からデータにアクセスするケースがある
- 今すぐにでもシステムを使い始めたい
クラウド型は、インターネット環境さえあれば、いつどこからでもアクセス可能なため、在宅勤務やテレワークを導入している企業におすすめです。
オンプレミス型のメリット・デメリット
ここでは、オンプレミス型のメリットとデメリットをご紹介します。以下を参考に、オンプレミス型が自社に適しているか判断しましょう。
オンプレミス型のメリット
オンプレミス型のメリットとして「高いカスタマイズ性」と「強度なセキュリティ」の2つが挙げられます。
- 自由にカスタマイズできる
- セキュリティを強化しやすい
自社に合うように自由にカスタマイズできる点は、オンプレミス型の大きなメリットです。
オンプレミス型は一から全てシステムを作るので、企業規模や用途に合わせて自在にカスタマイズできます。また、既存の社内システムとの連携や統合もスムーズです。
オンプレミス型の場合、ネットワーク機器も社内で管理します。そのため、社内で適切に管理すれば、外部ネットワークを介した情報の漏えいを防げるのです。
とくに、多くの個人情報や機密情報を集約している企業では、高いセキュリティが求められます。そのため、セキュリティを自社で改善できるのは大きなメリットです。
オンプレミス型のデメリット
オンプレミス型のデメリットとして「高いコストがかかる」と「高度な専門知識が必要」の2つが挙げられます。
- 高いコストがかかる
- 専門的な知識を要する
オンプレミス型は、サーバー等の購入から運用まで自社で完結させるため、金銭的・時間的コストが高いです。
具体的には、サーバー機器本体の価格だけでも数十万ほどかかるので、自社の予算を圧迫する可能性があります。また、サーバーは一から構築しなければならないため、実際に使いはじめるのに時間が必要になるのです。
オンプレミス型では、システムを一から構築するだけでなく、運用後の障害やトラブルにも自社で対処する必要があります。そのため、システムの構築・運用にはITの専門知識が必要です。
また、スマホなどを使って社外からアクセスするには、VPN接続などの複雑な設定も必要です。そのため、ITに詳しくない従業員が多い企業にとって、オンプレミス型を使い続けるのは困難だと言えます。
クラウド型のメリット・デメリット
以下では、クラウド型のメリットとデメリットを紹介します。自社に適切な方法を選択するには、両者のメリットとデメリットを比較しなければなりません。
クラウド型のメリット
クラウド型のメリットとして「最新版を使える」「社外アクセス可能」「充実したサポート」が挙げられます。
- 機能のアップデートが自動なので最新版を使える
- 社外からもアクセスできる
- 運用時のサポートが充実している
クラウド型の場合、プラン内に新機能が追加された場合には、追加料金なしで利用することができます。また、アプリのアップデートさえ実施すれば最新のバージョンを使えるので、時間的コストもかかりません。
また、システムを自社開発する必要がないため、専門的な部署がない企業でも気軽に利用できるのです。
クラウド型は、インターネット環境があれば社外からもアクセス可能です。また、スマホやタブレットなどのデバイスでも簡単に利用できます。
営業や現場仕事、リモートワークなど、社外での作業が多い仕事では、場所を問わずに使えるクラウド型がおすすめです。
オンプレミス型の場合、システム運営で起こる障害やトラブルも社内で解決する必要があります。しかし、クラウド型であればシステム運営会社からのサポートを受けられます。
そのため、専門知識も不要で、非IT企業でも安心してツールを運用できます。
クラウド型のデメリット
クラウド型のデメリットとしては「カスタマイズ性」と「セキュリティの安全性」が低い点が挙げられます。
- カスタマイズ性が低い
- セキュリティに懸念が残る
システムの仕様があらかじめ定められているため、オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が制限されます。そのため、既存の社内システムの統合や連携が難しいケースも多いです。
したがって、クラウドシステムを導入するときには、既存システムへの対応の可否なども考慮しなければなりません。
クラウド型の場合、社外インターネットからもアクセス可能なため、顧客の個人情報や企業の内部情報が漏えいするリスクがあります。
そこで、クラウドシステムを利用するときには、「ナレカン」のように、「国際セキュリティ資格を取得済み」で「セキュリティが万全なデータセンターを利用している」の2条件を満たすシステムを選びましょう。
【比較表あり】オンプレミス型・クラウド型の違い
オンプレミス型とクラウド型の比較は以下の通りです。
以下の比較表から、オンプレミス型とクラウド型では、それぞれメリット・デメリットがあるものの、総合的に判断すると「クラウド型」が優位だと言えます。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| 導入コスト |
高い【×】
|
低い【〇】
|
| 導入にかかる期間 |
長期【×】
|
短期【〇】
|
| カスタマイズ性 |
高い【〇】
|
制限あり【△】
|
| セキュリティ対策 |
強い【〇】
|
システムによって変動【△】
|
| 外部アクセス |
複雑【×】
|
比較的簡単【〇】
|
| トラブルや障害への対応 |
社内で対応する必要あり【×】
|
システム提供会社が対応するため必要なし【〇】
|
| モバイルアクセス |
VPN接続など複雑な設定が必要【△】
|
インターネットがあればいつどこからでも使える【〇】
|
さらに近年では、生成AIが飛躍的に発展しており、多くのシステムに展開されつつあります。しかし、クラウド型であれば、サービス事業者が時代のニーズに沿ったAI機能を実装してくれる一方、オンプレミス型では自社での対応が必要になってしまいます。
そのため、自社の負担をしっかり考慮したうえで、長期的に利用できるシステムを選択しましょう。
社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由
以下では、社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由をご紹介します。
オンプレミス型は用途に合わせて自由にカスタマイズでき、セキュリティ対策のコントロールもしやすいです。しかし、作成・運用を社内で完結させなければなららず、高度な知識を要するため、ITに不慣れな企業は「クラウド型」を使いましょう。
とくに近年、AIを活用した機能が次々と展開されていることからも、常に最新の機能を利用できる「クラウド型」が注目されています。ただし、クラウド型で業務効率化を実現するには「情報がすぐに見つかること」「サポート体制が充実していること」が前提です。
結論、自社が導入すべきは、目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンに残した情報は、生成AIを活用した「自然言語検索機能」によって、素早く確実に見つけられます。また、”運用設計の提案”や”既存データの移行”も支援しているので、導入担当者の負担を最小限に抑えながら運用を開始できるのです。
目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
オンプレミス型とクラウド型の違いまとめ
これまで、オンプレミス型の特徴やクラウド型との違い、両者のメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
業務効率化を実現するには、ナレッジやノウハウといった社内情報の管理・共有が有効です。しかし、オンプレミス型はカスタマイズ性やセキュリティ性に優れている反面、コストが高く、作成や運用に高度な知識を要します。
そのため、社内の情報管理を効率化するには「最新の機能を利用できる」かつ「いつどこからでも使える」クラウド型システムがおすすめです。ただし、クラウド型は安全性が懸念されるため、「セキュリティが万全」なクラウド型システムを導入しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、厳格なセキュリティで情報を管理でき、必要な情報へ即アクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報管理の悩みを解消しましょう。
