建設業では長時間労働や休日出勤が問題視されていることもあり、昨今では多くの企業が生産性向上に取り組んでいます。しかし、未だにアナログな方法がメインとなっている現場も珍しくありません。
そのため、「自社の生産性を向上させたいが、具体的な方法が分からない」と悩む建設業界の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業で業務効率化が必要な理由や、効率化を実現するための鉄則を中心に解説します。
- 日々の現場管理と書類作成に追われている地方建設会社の経営者
- 高機能なツールを導入しても、形骸化しそうだと感じている現場統括責任者
- 現場ごとの連絡がLINEや電話、FAXに散乱している現場監督
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、建設業の業務効率化を成功させる方法が分かり、現状の業務負担を解消できるようになります。
目次
なぜ建設業で業務効率化が必要なのか？
建設業には他の業界とは異なる背景があります。以下では、そんな建設業で業務効率化が必要な理由を3つ解説します。
時間外労働の上限規制
1つ目は、時間外労働の上限規制です。
建設業界では長年、休日出勤や深夜におよぶ書類作成など、個人の長時間労働によって現場を回してきました。しかし、労働基準法の改正により、2024年4月から時間外労働の上限が「月45時間・年360時間」に規制されました。
違反した企業には罰則（懲役や罰金）が科されるため、限られた時間内でこれまでと同じ成果を出す仕組みが不可欠です。
若者離れとベテランの大量離職
2つ目は、若者離れとベテランの大量離職です。
建設業では、55歳以上の熟練技能者が全体の約3割を占める一方、29歳以下の若手は1割程度にとどまっています。そのため、今後数年で現場を支えてきたベテランたちが一斉に退職し、深刻な人手不足に陥るおそれがあります。
ただでさえ人が採れない中で、従来の「背中を見て覚える」「紙と電話で属人的に回す」という非効率なやり方を続けていては、ベテランのノウハウを引き継げなくなるのです。
現場とデスクワークの両立
3つ目は、現場とデスクワークの両立です。
現場監督は、発注者や協力会社との膨大な連絡調整、写真整理、日報や安全書類の作成といった「デスクワーク」を大量に抱えています。そのため、「昼間は現場、夜は事務所に戻って書類作成、合間に鳴り止まない電話の対応」という生活を送っているのです。
こうした現場とデスクワークの板挟みにより、現場監督は肉体的にも精神的にも疲弊してしまいます。だからこそ、現場からスマホ1つで事務作業を完結させられるような仕組みが不可欠なのです。
建設業の業務効率化を妨げる3つの課題
以下では、建設業の業務効率化を妨げる課題を3つ解説します。業務を円滑に進めるには、以下の課題を解決することが必要です。
情報共有が属人化している
1つ目は、情報共有が属人化していることです。
建設現場の連絡は、今なお「現場監督の頭の中」や「個人のLINE」に強く依存しています。職人への指示や図面の変更内容が、監督と特定の職人の間だけで完結してしまい、社内や他の作業員に共有されていないケースが後を絶ちません。
そのため、監督が体調を崩して休んだり、別の現場に移動したりした瞬間、誰も進捗が分からなくなり、現場が完全にストップしてしまうのです。
紙やFAXが残っている
2つ目は、紙やFAXが残っていることです。
どれだけデジタル化が進んでも、現場のプレハブ小屋には紙の図面が壁一面に貼られ、毎日大量のFAXが元請けや資材屋から届くのが建設業のリアルです。しかし、紙での管理は紛失のリスクがあるだけでなく、最新の図面変更を反映し忘れる原因になります。
そのため、古い図面のまま施工してしまい、後から数千万円程度の手戻り工事が発生するおそれがあるのです。
現場と事務所で情報が分断されている
3つ目は、現場と事務所で情報が分断されていることです。
現場監督の仕事は、屋外での施工管理（現場）と、デスクでの書類作成（事務所）に分かれています。この2つの拠点で情報を共有できないと、監督は「昼間に現場で撮った何百枚もの写真」を、夕方以降に何十分もかけて事務所に戻り、PCに繋いで手作業で仕分けしなければなりません。
このように監督は、利益を生まない「移動」と「データ移行」に毎日時間を奪われ、体力が削られてしまうのです。
建設業の業務効率化に失敗する原因
建設業で業務効率化を進めるには、導入するツールに配慮する必要があります。以下では、建設業の業務効率化に失敗する原因を3つ解説します。
多機能ツールを導入している
1つ目は、多機能ツールを導入していることです。
工程管理・原価計算・写真管理・チャットが一元化された「高機能な施工管理システム」は、一見便利そうに見えます。しかし、多機能なツールほど操作が複雑で、マニュアルを読み込まないと使えません。
そのため、ただでさえ多忙でITに不慣れな高齢の職人たちからは使われず、誰もログインしなくなってしまうのです。
チャットツールを乱用している
2つ目は、チャットツールを乱用していることです。
チャットツールはリアルタイムの会話には向いていますが、重要な指示や最新の図面が日々の雑談メッセージによって流れ去ってしまいます。
結果、複数の現場が並行する建設業では情報の見落としが発生し、「言った・言わない」のトラブルが再発することになるのです。
現場目線でツールを選んでいない
3つ目は、現場目線でツールを選んでいないことです。
実際の現場監督や職人は、屋外の騒音の中、手袋をはめ、片手に工具や資材を持った状態で動いています。その環境下で、細かなタブを何度も切り替えたり、小さなボタンを正確にタップしたりしなければならないツールは、物理的に使いづらいです。
エアコンの効いた快適なオフィスで、パソコンの前に座って作業する「事務職」の基準のみでツールを選んでも、現場には定着しないのです。
建設業の業務効率化を成功させる3つの鉄則
以下では、建設業の業務効率化を成功させる鉄則を3つ解説します。以下を参考に、自社での情報の分断や埋没を解消しましょう。
（1）シンプルなツールを導入する
1つ目は、シンプルなツールを導入することです。
建設現場におけるツールの選定基準は、機能の多さではなく「マニュアルなしですぐに使えるか」です。スマートフォンの画面をパッと見ただけで、どこに何を書けばいいのか、どこに写真を貼ればいいのかが直感的にわかるツールを導入しましょう。
たとえば、情報共有ツール「Stock」は操作が簡単で、ITに苦手意識のある高齢の職人でもスムーズに利用できます。
（2）フロー情報とストック情報を分ける
2つ目は、フロー情報とストック情報を分けることです。
フロー情報は、「今から現場に向かいます」「了解しました」といったその場限りのリアルタイムな会話です。一方、ストック情報は、最新の図面や元請けからの指示などの後からいつでも見返せないと困る重要な情報です。
ストック情報をチャットツールで共有すると、即座に見返せなくなります。そのため、フロー情報はチャットツールで処理し、ストック情報は情報共有ツールへ確実に残すというルールを作ることが重要なのです。
（3）ベテランを最初に巻き込む
3つ目は、ベテランを最初に巻き込むことです。
ツール導入初期にベテランの職人や現場を仕切る職長へ個別にアプローチし「これに1回やり方を残しておくだけで、若い子たちからこれどうすればいいですかと電話で呼び止められる回数が劇的に減りますよ」と、現場側の具体的なメリットを丁寧に伝えます。
現場に影響力を持つ彼らがツールを便利だと感じて使い始めてくれれば、周囲の若い職人や協力会社も自然と使いこなすようになり、社内全体の定着率が爆発的に高まります。
建設業で生産性向上を実現した事例3選
以下では、建設業で生産性向上を実現した事例を3つ紹介します。以下の事例をもとに、自社でも積極的にツールを使って業務負担を解消しましょう。
事例1｜三井住友建設
三井住友建設では、ノンコア業務の集約効率化による生産性の向上を実現しました。
同社では現場のコア業務（利益に直結する業務）と、それ以外の周辺作業を現場から切り離して専任組織に集約したのです。具体的には「RPA（Robotic Process Automation）」による自動化をしたり、クラウドシステムを使ったりしました。
その結果、煩雑な作業の時間を重要なコア業務にあてられるようになり、業務全体の負荷を大きく減少させています。
参考：三井住友建設株式会社｜現場ノンコア業務の集約効率化による生産性の向上
事例2｜東備建設株式会社
引用：http://toubikensetsu.jp/corporate/
東備建設株式会社では「重機点検アプリ」の活用による生産性向上を実現しました。
同社では重機の点検記録を紙に記載していたため、記入漏れや確認の難しさに課題がありました。そこで、ノーコードでアプリを作れる「Platio」を使って、重機点検アプリを開発したのです。
その結果、点検報告がリアルタイムでできるようになっただけでなく、逐一点検用紙を回収する必要もなくなり、無駄な工数を一気に省けています。
参考：東備建設、毎日の重機点検報告をアプリで完結！点検漏れゼロを実現
事例3｜株式会社Kibaco
株式会社Kibaco（建設会社）では、注文住宅の管理や議事録の作成、全メンバーへの情報共有に「Stock」を活用しています。
当社は、注文住宅の施工管理をしており、案件が同時並行で多く発生していたため、漏れの無いようにわかりやすく管理する必要がありました。創業から3年ほどはチャットツールで管理していたのですが、情報が流れてしまって管理が煩雑になることが課題でした。
そこで、情報が流れない形で整理整頓しやすく、シンプルに階層を作ることのできるツールを探していたところ、「Stock」に出会いました。別のツールも試したものの、Stockが最もシンプルで施工現場からもスマホで簡単に使えたため、導入を決めました。
その結果、「フォルダ」と「ノート」という形で階層を作れるため、進捗ステータスを直感的に把握できるようになりました。また、テーマごとに階層を分けられるため、情報が乱立しなくなったのです。
【必見】建設業の業務の質を高める方法
以下では、建設業の業務の質を高める方法を紹介します。
建設業の業務を改善せずに放置すると、「昼は現場、夜は事務所で書類作成」という過酷な労働環境により現場監督の心身は限界を迎えます。
しかし、LINEやチャットツールだけでは、過去の図面や指示を探すたびに履歴を遡る必要があります。こうした管理体制では、発注ミスや指示の伝達漏れによる手戻り工事が発生するおそれがあるのです。
そこで重要なのが、社内情報をいつでも確認できる状態で管理できるITツールを導入することです。このようなツールを導入すれば、施工ミスを防げるだけでなく、ベテラン社員の頭の中にしかないノウハウも共有できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、操作が簡単で、情報をフォルダごとに管理できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、図面・写真・作業指示を現場ごとにまとめて管理できるため、「あの資料はどこにあるのか」と探す手間を減らせます。また、担当者への依頼や進捗確認も同じ場所で完結するので、連絡漏れによる手戻り工事の防止にも役立つのです。
建設業の情報共有を効率化できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク・メッセージ機能＞
Stockの「ノート」には、「タスク」と「メッセージ」を紐づけられるため、情報の散在を防げます。タスクには期限や担当者を設定でき、担当者には通知が飛びます。
また、社員への連絡事項があるときは、メッセージにて任意のメンバーをメンションして伝えることができます。
建設業で業務効率化に失敗する原因・成功させる方法まとめ
ここまで、建設業の業務効率化に失敗する理由や、成功させる方法を中心に解説しました。
建設業の業務に多機能なツールを導入していたり、チャットツールで社内情報を共有していたり、ツールを事務職の視点のみで選んでいたりすると、効率化は失敗します。
建設業の業務効率化を成功させるには「シンプルなツールを導入し、フロー情報とストック情報を分けること」が重要です。また、ツールを定着させるには、ベテラン職人や職長にアプローチし、最初の見方にすることが不可欠です。
なかでも、ITスキルにバラつきのある現場で活用するには、ITが苦手な65歳の方でも即日で使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、建設業の非効率な業務を情報共有の側面から解消しましょう。
