昨今、情報の一元管理を目的としたグループウェアの導入が多くの企業で進められてきています。製造業においても、「工場と事務所の連絡をスムーズにしたい」や「紙やExcelでの管理をやめたい」などを理由に、導入を検討する企業が増えています。
しかし、アナログ業務が染みついていたり、コストがかかったりすることから、グループウェアの導入に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「製造業でのグループウェアの選び方」と「おすすめのグループウェア4選」を紹介します。
- 工場・事務所の情報共有がバラバラで、必要な情報を探すのに時間がかかっている製造業の管理職
- 紙・Excel・口頭連絡では、伝達漏れや引き継ぎ漏れに悩んでいる現場責任者
- 製造業向けのグループウェア導入を検討しているが、自社に合うツールがわからない情報システム担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、製造業でのグループウェアを導入するメリットや役立つ機能がわかり、自社に最適なグループウェアを選択できるようになります。
目次
【徹底解説】製造業で情報共有がうまくいかない3つの原因
以下では、製造業で情報共有がうまくいかない主な原因を解説します。以下を参考に、自社でどのような課題が起きているのか整理しましょう。
（1）工場と事務所で情報が分断されている
製造業で情報共有がうまくいかない原因の1つは、工場と事務所で情報が分断されていることです。
製造現場と事務所で使う資料や連絡手段が異なると、情報の行き違いが起こりやすくなります。たとえば、現場で発生したエラーが事務所へすぐ伝わらなければ対応が遅れてしまう場合があるのです。
そのため、部門をまたいで同じ情報をすぐに確認できる環境づくりが欠かせません。
（2）口頭・紙・Excel管理で伝達漏れが発生している
原因の2つ目は、口頭や紙、Excel管理に頼りすぎることです。
これらの手段は情報が一箇所に集約されず、担当者ごとに保管場所や伝達方法がバラバラになりやすいという弱点があります。実際、口頭で仕様変更を伝えた場合、記録として残らないために、担当者ごとに認識がずれてしまうことがあります。
そのため、重要な情報を記録として残せる仕組みを整えることが大切です。
（3）ベテラン社員のノウハウが属人化している
原因の3つ目は、ベテラン社員のノウハウが属人化することです。
長年の経験で培われた対応方法が共有されないと、組織全体の知識として蓄積されません。具体的には、トラブルの対処法を特定の担当者しか知らず、対応が滞るケースが挙げられます。
そのため、日々の知見を誰でも確認できる形で残していくことが重要になります。
情報共有の問題を放置すると起きるリスク
以下では、情報共有で発生しやすいリスクを解説します。
- 品質トラブルの原因になる
仕様変更や作業手順が正しく共有されないと、ミスや不良品の発生につながります。 - 引き継ぎができない
業務の経緯やトラブル対応の履歴が残っていないと、担当者の異動や退職時に引き継ぎが滞ります。 - 生産性が低下する
必要な情報を探したり確認したりする時間が増え、本来の業務に集中できなくなります。
これらの影響を把握したうえで、自社の情報共有を改善するための対策を検討しましょう。
【製造業向け】グループウェア選定時に確認したい4つのポイント
以下では、製造業でグループウェアを選ぶときに確認したいポイントを解説します。導入後に定着するツールを選びたい方は、以下を参考にしましょう。
現場社員でも迷わず使える操作性か
製造業向けのグループウェア選びで確認したいポイントの1つ目は、誰でも直感的に使える操作性かです。
操作が複雑なツールは利用できる人が限られやすく、全体への浸透が進まなくなります。実際、機能が豊富なツールでも使い方が難しく、社員が使用を避けるケースがあります。
だからこそ、説明を受けなくても基本操作ができるツールを選ぶことが大切です。
図面・マニュアル・日報を一元管理できるか
2つ目のポイントは、業務で使う資料をまとめて管理できることです。
保管場所が複数に分かれていると、必要な資料を探す手間が発生しやすくなります。たとえば、図面はフォルダ、日報は紙資料で管理している企業も少なくありません。
そのため、関連する資料を1か所で確認できる仕組みが求められます。
スマホやタブレットから利用できるか
3つ目のポイントは、現場から手軽にアクセスできることです。
製造現場ではパソコンを常に利用できる環境とは限りません。そのため、設備点検の結果や作業報告をスマホやタブレットで現場から入力できると業務が円滑になります。
このように、場所を問わず利用できるツールは忙しい現場でも定着しやすいのです。
必要な情報をすぐ検索できるか
4つ目のポイントは、必要な情報を素早く見つけられることです。
作業手順書や品質トラブルの対応履歴といった、情報が蓄積されても探し出せなければ、業務改善の効果を十分に得られません。実際、過去の履歴や資料を探すために時間を費やす現場は多くあります。
したがって、目的の資料までスムーズにたどり着ける検索機能を備えているツールを選ぶことが重要になります。
【比較表あり】製造業の情報共有におすすめのグループウェア4選
以下では、製造業での情報共有に役立つおすすめのグループウェアをご紹介します。
製造業でグループウェアを導入するときに重要なのは、現場を含めて社内全体に定着するかどうかです。どれだけ高機能なツールでも、ITに苦手意識を持つ社員にまで利用が浸透しないと情報が蓄積されず、結果として情報共有の改善にはつながりません。
とくに製造業では、工場と事務所で情報が分断されていたり、紙・口頭連絡が残っていたりして、担当者しかわからない情報が増えやすく、引き継ぎ漏れの原因になります。また、紙やExcel、チャットツールを組み合わせて情報共有を続けると、情報の保存場所が増え、必要な情報を探す手間が発生します。
そのため、製造業で情報共有を改善するには、誰でも迷わず使えて、図面・マニュアル・日報などの情報を一箇所に集約できるツールを選ぶことが重要です。さらに、必要な情報をすぐに検索できることも欠かせません。
この条件に最も当てはまるのが、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせる情報管理・共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、テキストはもちろんファイルや画像も添付できるため、情報が分散せず、必要な情報をすぐに確認できる環境を実現できます。
Stock｜中小企業向けの現場でも簡単に情報共有できるツール
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
kintone｜業務アプリを自社用にカスタマイズできるアプリ
Kintoneの特徴・使い方
- ノーコードで業務アプリを作成できる
プログラミング不要でドラッグ＆ドロップ操作だけで顧客管理や日報などの業務アプリを作成でき、現場主導で業務改善を進められます。 - データを一元管理し、一覧・検索・グラフ化できる
アプリに蓄積したデータを一覧表示・絞り込み・全文検索・グラフ化でき、散在していた情報を一か所で管理しながら業務の可視化と効率化を実現できます。
Kintoneがおすすめな企業
- 自社独自の業務フローが多い企業
生産管理や品質管理など、自社特有の業務に合わせて管理画面を作成できるため、既存のシステムでは対応しにくい企業に適しています。 - Excelや紙で管理している情報をまとめたい企業
案件情報・問い合わせ履歴・タスクなどを一つのプラットフォームで共有できるため、情報の散在を解消し、管理の負担を減らしたい企業に向いています。
Kintoneの注意点
- 有料オプションが多い
顧客や協力会社など社外の方をゲストとして招待する機能やメールとの連携機能は有料のオプションとなっています。 - ある程度の慣れや知識が必要
利用しているユーザーからは「複雑な設定や細かいカスタマイズは、ある程度の慣れや知識が必要だと感じました。」という声があります。（参考：ITreview）
Kintoneの料金体系
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月（最低利用人数10人〜）
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月（最低利用人数10人〜）
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月（最低利用人数1,000人〜）
Microsoft 365｜Microsoftアプリケーションが使えるアプリ
Microsoft 365の特徴・使い方
- Microsoftアプリケーションの最新版を使える
Microsoft 365の様々なアプリを使えるので、ファイル共有からスケジュール管理まで、業務の広範囲をカバー可能です。 - 複数のデバイスで利用可能
スマホ・タブレット・PCから簡単に使えます。そのため、移動時間や外出先でも手軽に情報共有ができます。
Microsoft 365がおすすめな企業
- WordやExcelを業務で頻繁に使う企業
普段からWordやExcelを利用している企業であれば、業務フローを大きく変えることなく導入できるため、スムーズに情報共有の仕組みを整えられます。 - 工場と事務所の情報共有を強化したい企業
クラウド上でファイルやスケジュールを共有できるため、拠点間でのやり取りをスムーズにしたい企業におすすめです。
Microsoft 365の注意点
- 機能が豊富ですべてを使いこなせない
WordやExcel、PowerPointなど機能が多すぎて、すべてを使いこなすには時間がかかってしまいます。 - 検索機能の精度があまりよくない
利用しているユーザーからは「検索機能があまり精度がよくない点を改善してほしい。アップデートに時間がかかることがあり、急いでる時に困る。」という声があります。（参考：ITreview）
Microsoft 365の料金体系
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月
HotBiz8｜低コストの国産グループウェア
HotBiz8の特徴・使い方
- 社内コミュニケーションを効率化できるグループウェア
スケジュール管理・掲示板・設備予約・ワークフローなどをまとめて利用できるため、社内連絡や情報共有をスムーズに進められます。 - 操作しやすい画面で日常業務に活用できる
シンプルな画面設計のため、ITツールに慣れていない社員でも利用しやすく、予定管理や申請業務を簡単に実施できます。
HotBiz8がおすすめな企業
- 社内の連絡や予定共有を効率化したい企業
スケジュール管理や掲示板機能を活用できるため、部署ごとに連絡方法が異なり、情報共有に手間がかかっている企業に向いています。 - 紙の申請書やメール連絡が多い企業
申請・承認業務をシステム化できるため、稟議や申請などの負担を減らしたい企業におすすめです。
HotBiz8の注意点
- 高度なプロジェクト管理機能は限定的
日常的な情報共有には適していますが、複雑なタスク管理や大規模プロジェクト運用を重視する場合は、別ツールとの比較検討が必要です。 - 権限の設定が変更できない
利用しているユーザーからは「書き込みや読み込みの権限の付与が、初期設定がすべて同じなので、自動で役職ごとに権限が変わるようにしてほしい。」という声があります。（引用：ITreview）
HotBiz8の料金体系
- HotBiz8：ユーザー数 200/ディスク容量 200MB
・初期費用 15,840円
・月額基本料金 15,840円 - HotBiz8 プライベート：ユーザー数 100／ディスク容量 300GB
・初期費用 13,200円
・月額基本料金 39,600円 - HotBiz8 プライベートPro：ユーザー数 1000／ディスク容量 1TB
・初期費用 165,000円
・月額基本料金 93,500円
【比較】製造業向けグループウェアおすすめのツール4選
以下は今回紹介した、製造業向けグループウェアの一覧です。（表は右にスクロールできます。）
| Stock【一番おすすめ】 | Kintone | Microsoft 365 | HotBiz8 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 中小企業向けの現場でも簡単に情報共有できるツール | 業務アプリを自社用にカスタマイズできるアプリ | Microsoftアプリケーションが使えるアプリ | 低コストの国産グループウェア |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単（中小企業向け） | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| スマホ版あり or PC版のみ | スマホ版あり | スマホ版あり（アプリだと見づらい） | スマホ版あり | スマホ版あり |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | 有料オプションが多い | 機能が豊富で使いこなせない | 高度なプロジェクト管理機能は限定的 |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり650円/月〜 |
・無料プランなし ・有料プランは1,000円/月〜 |
・無料プランなし ・有料プランは1,079円/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは月額15,840円/月～（初期費用は除く） |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
「Kintone」の詳細はこちら |
「Microsoft 365」の詳細はこちら
|
「HotBiz8」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによって機能や特徴は大きく異なります。そのため、自社が抱えている課題を解決できるものを選定し、チーム全体の生産性を向上化させましょう。
製造業でグループウェアを導入するときの注意点
以下は、グループウェアを導入するときに押さえておきたい注意点です。
- 現場を巻き込んで選定する
実際に使う社員の意見を取り入れながら選ぶことで、導入後の定着につながります。 - 最初から多機能を求めない
機能が多すぎるツールは操作が複雑になりやすいため、使いやすさを優先して選びましょう。 - 運用ルールを決める
情報を登録する担当者や更新するタイミングなどを決めておくことで、情報の抜け漏れを防げます。
グループウェアの導入後に後悔しないためにも、事前にこれらのポイントを確認しておきましょう。
製造業でのグループウェア導入の成功事例
以下では、グループウェアの導入により業務改善に成功した企業の事例を解説します。
同業他社の成功事例を元に、自社ではどのようなツールを導入すべきか検討しましょう。
事例1｜松山ヤクルト販売株式会社
松山ヤクルト販売株式会社は、飲料・化粧品の製造販売をする企業です。
同社では日々の作業レポートを紙媒体で管理していましたが、職員が各拠点に点在しているために、作業報告書を輸送して確認しなくてはならない業務の非効率さに課題を感じていました。
そこで同社では、紙媒体での作業報告からの脱却を目的に、情報共有ツール「Stock」を導入しました。Stockの導入により、リアルタイムで現場の状況が可視化されたうえ、作業報告書の内容に対する議論が生まれやすくなったそうです。
社員のITリテラシーの低さゆえに紙媒体からの脱却が難化していた同社ですが、Stockの導入によってITアレルギーの強い社員まで含めた情報共有の効率化を実現させています。
参考：Stock|製造販売業の導入事例│松山ヤクルト販売株式会社
事例2｜トマト工業株式会社
トマト工業株式会社は、不燃ボードやアクリル板などのパネル加工をする企業です。
同社では、働き方改革の影響を受けて減った残業代を賞与によって補填しようと考えましたが、生産性の向上という壁に当たっていました。
そこで、ファイルや書類のクラウド化によって業務上のロスタイムを削減し生産性を高めるようと、「Zoho Connect」の導入に踏み切りました。
「Zoho Connect」の導入により、同社ではコミュニケーションの速度や頻度の向上が実現したそうです。さらに、グループウェア内にマニュアルを格納したことで、作業経験のない社員でもマニュアルを元に作業できるため、作業効率が大幅に向上しました。
事例3｜東横化学株式会社
東横化学株式会社は、産業用ガスの供給や設備開発までを手掛けるガスの総合エンジニアリング商社です。
同社では、既にグループウェアを導入していたものの、メール機能の利用がメインとなっており、かつ社内浸透も進まなかったために、グループウェア導入の効果を十分に得られていない点に課題を感じていました。
そこで同社は、社内浸透し業務効率の向上に貢献するツールを導入しようと、「desknet’s NEO」を導入しました。
「desknet’s NEO」の導入によって、社員がグループウェアを積極的に活用するようになり、従来のメール中心の業務ではなく、グループウェアを起点とした業務進行へと転換したそうです。
さらに、「全社員が入力している」という前提条件が整ったので、登録されているスケジュールに信憑性が高まり、予定管理のスムーズな進行も実現させています。
参考：desknet’s NEO|導入事例│東横化学株式会社
製造業で役立つツールと選定ポイントまとめ
ここまで、製造業で情報共有の課題やグループウェアの選び方、おすすめのツールについて解説しました。
工場と事務所で情報が分断されやすい製造業において、図面やマニュアル、日報などの情報をグループウェアで一元管理することは、業務効率化に欠かせません。情報の伝達漏れや引き継ぎ不足を防ぐためにも、社内の情報を誰でも確認できる環境を整えましょう。
しかし、多機能すぎると便利な反面、使いこなせず、現場に浸透しない可能性があるので注意が必要です。したがって、導入するツールは情報の格納ができるだけでなく、必要な情報を誰でもすぐに見つけられるツールを選ぶことが重要です。
結論、製造業における情報管理には「ノート」「メッセージ」「タスク」機能が備わっており、関連情報の一元化を実現するシンプルさに特化したグループウェア『Stock』が最適です。非IT企業を中心に250,000社以上が導入しており、誰でも迷わず情報共有できる環境を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、情報の一元管理を成功に導きましょう。
