昨今、情報の一元管理を目的としたグループウェアの導入が多くの企業で進められてきています。製造業においても、「生産性の向上」や「人手不足の解消」などを理由に、導入を検討する企業が増えてきています。
しかし、アナログ業務が染みついていたり、コストがかかったりすることから、グループウェアの導入に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「製造業でグループウェアを活用するメリット」と「製造業での業務に役立つ機能」を事例を交えて解説します。
- 製造業に必要なグループウェアの機能や選定ポイントを教えてほしい
- グループウェア導入の成功事例から社内での運用イメージをつかみたい
- 社内情報が属人化しない情報共有システムを探している
という方は今回の記事を参考にすると、製造業でのグループウェアを導入するメリットや役立つ機能がわかり、自社に最適なグループウェアを導入できるようになります。
目次
製造業でグループウェアを活用する3つのメリット
以下では、製造業でグループウェアを活用するメリットを解説します。ただし、自社にマッチしたグループウェアでなければ、以下のメリットを得られないので注意しましょう。
（1）円滑な情報共有の実現
製造業でのグループウェアの活用は、円滑な情報共有を実現させます。
製造業では納期遵守のため、作業スケジュールを緻密に練り上げていく必要があります。しかし、紙媒体や口頭による進捗共有では、リアルタイムでの確認ができないので作業に支障をきたす恐れがあるのです。
一方で、グループウェアを導入すれば、進捗情報やクライアントからの仕様変更などあらゆる情報共有が一つの媒体ですべて完結します。その結果、従来のように古い情報を参照するリスクや確認の手間を省いた、効率的な情報共有が実現するのです。
（2）コミュニケーションの活性化
グループウェアの活用は、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。
従来、コミュニケーションといえば電話やメールを用いるのが一般的でした。しかし、電話の場合は相手のスケジュールに合わせる必要があり、メールの場合は作成・確認両方で時間がかかるというデメリットがあります。
一方、グループウェアにあるチャット機能を利用すると、時間もかからずメールのような定型文もないため、伝えたい内容を前置きなしに連絡可能です。また、雑談などでも気軽に使えるので、社内での良好な人間関係構築にもつながります。
（3）ペーパーレス化の実現
グループウェアの活用は、ペーパーレス化を実現させます。
紙媒体での情報管理は管理スペースが必要になるうえ、情報へのアクセス性の低さが欠点です。さらに、情報が格納されている場所以外からは閲覧できず、クライアントとの商談時など、工場などの作業現場で資料が必要になった場合は速やかな共有ができません。
一方、グループウェアによる情報管理なら、インターネット環境があればどこからでも情報へアクセス可能です。また、検索機能を利用すれば必要な情報を即座に探すこともできるので、業務をより効率的に進められるようになります。
製造業で役立つグループウェアの機能3選
以下では、製造業の業務に役立つグループウェアの機能をご紹介します。グループウェアで利用できる機能は多々ありますが、そのなかでも以下の機能は製造業において必要不可欠です。
（1）コミュニケーション機能
コミュニケーション機能とは、ビジネスチャットをはじめとする情報伝達を効率化する機能です。
チャットをする個人を指定してのやりとりはもちろん、掲示板やアンケートなどの機能を使えば、複数人に対して一斉に連絡もできます。しかし、複数人が参加するグループチャットでは、会話が錯綜しやすく、内容が流れてしまう点に注意が必要です。
そのため、情報を共有するときは、「ストック情報（社内マニュアル、議事録、商談記録など）」と「フロー情報（ミーティングなどの会話）」のいずれも蓄積でき、すぐに振り返れるかを確認しましょう。
（2）タスク管理機能
タスク管理機能では、スケジュール管理やToDoリストの管理ができます。
製造業では、あらかじめ定められた納期に合わせた業務進捗が必要不可欠です。しかし、社員が抱えているタスクや全体の進捗が把握できなければ、気づかないうちに作業に遅れが生じる可能性があります。
そこで、グループウェアでタスクを社内全体に共有すれば、進捗状況が見える化し、管理者は早急な対応が打ちやすくなります。さらに、手が空いた社員がいれば、遅れが生じている業務へとリソースを割けるため、生産性高く業務を進められるのです。
（3）文書管理機能
文書管理機能は、社内に存在するあらゆる文書や資料を管理・共有できる機能です。
製造業では営業や製造などさまざまな部門が存在し、それぞれが業務に活用する資料は多岐に渡ります。したがって、すべての社員が必要な資料へすぐにアクセスできるように、文書管理機能を利用した適切な管理が必要です。
そのため、グループウェアの文書管理機能を使えば、「保守部門が蓄積しているクレーム情報をもとに製造工程の見直しを図る」「設計部門の開発計画書をもとにクライアントへ提案する」といった部署の垣根を越えた連携が可能になります。
製造業でのグループウェア導入の成功事例
以下では、グループウェアの導入により業務改善に成功した企業の事例を解説します。
同業他社の成功事例を元に、自社ではどのようなツールを導入すべきか検討しましょう。
事例1｜松山ヤクルト販売株式会社
松山ヤクルト販売株式会社は、飲料・化粧品の製造販売をする企業です。
同社では日々の作業レポートを紙媒体で行っていましたが、職員が各拠点に点在しているために、作業報告書を輸送して確認しなくてはならない業務の非効率さに課題を感じていました。
そこで同社では、紙媒体での作業報告からの脱却を目的に、情報共有ツール「Stock」の導入を行いました。Stockの導入により、リアルタイムで現場の状況が可視化されたうえ、作業報告書の内容に対する議論が生まれやすくなったそうです。
社員のITリテラシーの低さゆえに紙媒体からの脱却が難化していた同社ですが、Stockの導入によってITアレルギーの強い社員まで含めた情報共有の効率化を実現させています。
事例2｜トマト工業株式会社
トマト工業株式会社は、不燃ボードやアクリル板などのパネル加工をする企業です。
同社では、働き方改革の影響を受けて減った残業代を賞与によって補填しようと考えましたが、生産性の向上という壁に当たっていました。
そこで、ファイルや書類のクラウド化によって業務上のロスタイムを削減し生産性を高めるようと、「Zoho Connect」の導入に踏み切りました。
「Zoho Connect」の導入により、同社ではコミュニケーションの速度や頻度の向上が実現したそうです。さらに、グループウェア内にマニュアルを格納したことで、作業経験のない社員でもマニュアルを元に作業できるため、作業効率が大幅に向上しました。
事例3｜東横化学株式会社
東横化学株式会社は、産業用ガスの供給や設備開発までを手掛けるガスの総合エンジニアリング商社です。
同社では、既にグループウェアを導入していたものの、メール機能の利用がメインとなっており、かつ社内浸透も進まなかったために、グループウェア導入の効果を十分に得られていない点に課題を感じていました。
そこで同社は、社内浸透し業務効率の向上に貢献するツールを導入しようと、「desknet’s NEO」を導入しました。
「desknet’s NEO」の導入によって、社員がグループウェアを積極的に活用するようになり、従来のメール中心の業務ではなく、グループウェアを起点とした業務進行へと転換したそうです。
さらに、「全社員が入力している」という前提条件が整ったので、登録されているスケジュールに信憑性が高まり、予定管理のスムーズな進行も実現させています。
製造業におけるグループウェアの選定ポイント
以下では、グループウェアの導入前に確認するべき選定ポイント3選を解説します。導入時に何を重要視すべきかわからないという方は必見です。
- シンプルな操作性か
- アクセス性はいいか
- スマホでも使えるか
直感的に操作できないと、ITに不慣れな社員は使いこなせず運用が浸透しません。そのため、無料トライアルがある場合は事前に操作性を確認しましょう。
欲しい情報がすぐに見つからないと、探す手間がかかり作業の遅れにつながります。そこで、すぐに目的の情報にヒットする検索機能を備えたツールがおすすめです。
PCのみの利用では、持ち歩きが難しいので必要なときに閲覧できません。とくに、製造業では現場に手軽に持ち込めるスマホに対応していると便利です。
以上のように、ツールの使いやすさに加え、複数の機種で利用可能なグループウェアを導入すれば、誰でも簡単にデジタル化に対応できます。
製造業での情報共有に役立つおすすめのグループウェア
以下では、製造業での情報共有に役立つおすすめのグループウェアをご紹介します。
製造業でのグループウェア導入において重要なのは、そのツールが確実に社内に浸透するかどうかです。事例のひとつにもあるように、合わないツールの選定は利用頻度が下がるうえ、次第に登録された情報に信憑性がなくなるという負のループに陥りかねません。
とくに、製造業では労働人口の高齢化が進んでいることもあり、ITに対して抵抗感を持つ社員も多いです。しかし、ひとりでも使わない社員がいれば、グループウェア導入の効果は得られないため、誰でも直感的な操作で利用できるツールが必須です。
したがって、製造業で業務効率化を目指すには、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなすことができ、必要な機能に過不足のない情報管理・共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろんファイルや画像の添付ができるので、日報やマニュアル・資料の保管など、情報の一元管理が可能です。さらに、ノートに紐づけて「メッセージ」と「タスク」機能も使えるので、関連情報をまとめてで確認でき、作業効率の向上に貢献します。
製造業の情報共有を最も簡単に効率化するグループウェア「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
製造業でグループウェアを活用するメリットと機能まとめ
ここまで、製造業でグループウェアを活用するメリットと製造業での業務に貢献する機能を解説しました。
複数部署が存在する製造業において、資料や情報をグループウェアによって一元管理し活用することは、業務効率化やコミュニケーションの活性化に必要不可欠です。円滑な業務進捗と利益拡大のためにも、社内にあるあらゆる情報をグループウェア内に格納し、情報の一元化に努めましょう。
しかし、多機能すぎると便利な反面、使いこなせず、現場に浸透しない可能性があるので注意が必要です。したがって、導入するツールは情報の格納ができるだけでなく、必要な情報へと紐づけて管理できるものを選定するのがおすすめです。
結論、自社が導入すべきは、「ノート」「メッセージ」「タスク」機能が備わっており、関連情報の一元化を実現するシンプルさに特化したグループウェア『Stock』一択です。非IT企業を中心に200,000社以上が導入しており、情報の一元管理を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、情報の一元管理を成功に導きましょう。
