学習塾の運営では、授業の進行だけでなく、生徒情報の管理や講師の勤務状況管理などの事務作業も欠かせません。しかし、授業や生徒の情報をアナログな方法で管理すると、手間やミスが増え運営の効率が低下してしまうのです。
そこで、学習塾の運営には「業務のデジタル化」を実現するためのアプリが必要です。一方、「アプリやシステムを導入して情報管理を効率化したいが、種類が多くどれが適切か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、学習塾の生徒管理に役立つアプリ・システム7選を中心にご紹介します。
- 生徒や講師の情報管理が複雑で困っている
- 学習塾運営に役立つアプリを探しているが、どれが適切か分からない
- 膨大な生徒情報の中から、簡単に欲しい情報にアクセスできるアプリを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、生徒情報を適切に管理できるアプリが見つかるだけでなく、学習塾の運営を効率化する方法までわかります。
目次
学習塾向けアプリ・システムとは？
以下では、学習塾向けアプリ・システムの基本情報をご紹介します。まずは、アプリの概要や機能をおさえましょう。
学習塾向けアプリ・システムの概要
学習塾向けアプリ・システムとは、「生徒・保護者・講師の情報管理」をオンライン上で一元化することで、業務効率を向上させるサービスです。
学習塾では、授業以外にも「生徒の情報管理」「保護者との面談資料作成」「講師の給与・シフト管理」などの事務作業があります。そこで、システムを導入すると生徒の情報の編集や資料作成が進めやすくなるのです。
このように、学習塾向けアプリは、業務効率の向上と講師の労力削減につながります。さらに、事務的な業務にかける時間を減らすことで、授業の質の向上も期待できるのです。
学習塾向けアプリ・システムの機能紹介
以下は、学習塾向けアプリ・システムの主な機能です。
| ＜機能名＞ | ＜機能説明＞ |
|---|---|
| フォルダ管理 |
生徒・講師の情報を分類して管理する機能です。生徒を学年やクラスごとにフォルダ分けすることによって、欲しい情報へのアクセス性が高まります。 |
| 保護者との連携 |
保護者に生徒の入退室や成績をお知らせする機能です。また、欠席・振替届の連絡も可能なアプリであれば、電話をせずともやり取りできます。 |
| リアルタイム共有 |
作成・更新した情報をリアルタイムでメンバーに知らせる機能です。この機能によって、”講師の欠席による急なシフト変更”や”生徒の最新情報”をすぐに確認できます。 |
以上の機能によって、学習塾向けアプリ・システムは迅速な情報共有に役立ちます。つまり、アプリを使うと生徒・保護者・講師すべてにメリットがあるのです。
学習塾向けアプリ・システムを選ぶ3つのポイント
ここでは、学習塾向けアプリ・システムを選ぶポイントを解説します。塾のアプリを選定するときは、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
1つ目のポイントは、「必要な機能に過不足がないか」です。機能が多すぎるとITに詳しくない講師・スタッフが使いこなせず、本当に必要な作業に支障がでる可能性があります。
たとえば、生徒の保護者宛ての報告書を作成する場合に、受講情報の書き方を統一できる「テンプレート機能」は有効ですが、「ツールのデザインを変えられる機能」のような、情報管理に関係のない機能は不要です。
したがって、学習塾の規模や形態に合う「必要な機能に過不足がないツール」を導入しましょう。また、たとえば「Stock」のように無料で使えるツールであれば、料金コストをかけずに操作感を試せます。
（2）情報を一元管理できるか
2つ目のポイントは、「情報を一元管理できるか」です。
すべての情報をひとつのツール上で管理すれば、必要な情報を見つけやすくなります。とくに、生徒数が多い学習塾では、情報をデータベースのように一か所で管理しないと「授業」よりも「情報を見つけること」に時間をとられてしまうのです。
そのため、「生徒カルテ」「指導報告書」といった塾内のあらゆる情報を一元管理できる情報共有ツールを導入して、必要な情報をすぐに見つけられる仕組みを整えましょう。
（3）誰でも簡単に使えるか
3つ目のポイントは、「誰でも簡単に使えるか」です。
多機能なツールは使い方が複雑な場合が多く、講師やスタッフが使いこなせない恐れがあります。ツールが活用されないと、導入にかかった費用が無駄になってしまうため、確実に塾内で運用できるシンプルなツールが必要なのです。
そこで、誰でも簡単に使えるツールを導入すれば、ITが苦手な従業員も使いこなせます。とくに、直感的に操作できるツールであれば、一人ひとりに使い方をレクチャーする必要がないので教育コストも抑えられるのです。
学習塾向けアプリ・システム7選
以下では、学習塾向けアプリ・システム7選をご紹介します。
学習塾の運営では、正確な情報共有が不可欠です。しかし、高党や紙の連絡では伝達漏れや資料の紛失のリスクがあるうえ、生徒数が多くなるほど情報が散在してしまいます。
そこで、「必要な情報を適切に管理できるツール」を導入しましょう。また、すべてのメンバーが使いこなせなければ形骸化してしまうため、講師や生徒・保護者の誰でも使用できる「シンプルな操作性のツール」を活用するべきです。
結論、大規模な学習塾の運営には、簡単な操作で誰でも情報を管理・共有できるツール「Stock」が最適です
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、表や画像・ファイルで情報を残せるため、生徒の出席や学習状況を共有するのに便利です。また、「ノート」に紐づいた「メッセージ」を活用すれば、情報が錯綜することなくノートに関するやり取りができます。
【Stock】生徒の学習進捗・報告書を簡単に管理できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【TechnoSMS】スクール管理に役立つ機能が充実のシステム
＜TechnoSMSの特徴＞
- 学習塾から一般企業まで利用可能
- 大規模・小規模問わず利用できる
学習塾や語学学校をはじめとしたあらゆるスクールでの業務解決だけでなく、一般企業の研修業務といったビジネスの場面でも利用されています。
多数の現場の業務改善の経験で得たノウハウから、現場の特性に合わせて機能を修正・カスタマイズできるので、大規模・小規模問わず利用できます。
＜TechnoSMSの機能・使用感＞
- 非対面授業も実現できる
- 使い勝手がイメージし辛い
新機能「Zoom連携」が使えるようになったので、非対面授業にも役立ちます。
サイト上の機能説明だけでは使い勝手をイメージしづらいので、無料オンラインデモで試用することが望ましいです。
＜TechnoSMSの注意点＞
- 運用するまでに時間がかかる
- 操作が複雑である
システムを発注してから実際に運用するまでに、ヒヤリング作業やシステム環境の構築、トレーニング実施が必要になり、時間がかかる点に注意です。
標準機能が豊富で便利な反面、操作が複雑になりがちなので、現場に馴染むか検討する必要があります。
＜TechnoSMSの料金体系＞
料金やプランの詳細は問い合わせが必要です。
【DEKITA】習い事のレッスン管理ができる無料アプリ
＜DEKITAの特徴＞
- シンプルなUI（見た目）で分かりやすい
- 10分で始められる
シンプルなUIなので、ITに不慣れな人でもマニュアル不要で簡単に使えます。
名前とメールアドレス、パスワードを登録するだけですぐに使えるので、いますぐ使いたいという場合に最適です。
＜DEKITAの機能・使用感＞
- オンライン動画レッスン対応
- 振替や欠席の管理ができる
配信するクラスを選択すれば、動画レッスンの配信・公開が可能です。また、動画のURLは外部に公開されないため、安全面も確保しています。
DEKITAで欠席・振替を管理することができます。回数や締め切り時間も細かく設定可能なので、出欠連絡を確認する手間が省けるのです。
＜DEKITAの注意点＞
- 広告が表示されてしまう
- スタッフ同士のやりとりに使えない
- キーワード検索ができない
ベーシックプランでは広告が表示される仕様のため、講師やスタッフがストレスを感じやすいです。
DEKITAは、保護者への連絡手段として利用できますが、スタッフ同士のやりとりには別のツールが必要です。
ユーザーからは、「先生から送られてくる変更や今後のお知らせが多く、ルームでのお知らせ（トーク？）がすぐに埋もれてしまい、探すのに苦労しています。必要な時、すぐにキーワードで検索できたら、更に使いやすいものになると思います」という評判が寄せられています。（引用：App Store）
＜DEKITAの料金体系＞
- ベーシック：0円
- パートナー：0円 ※ネット決済を月間10万円以上利用のスクールのみ対象
- スタンダード：3,300円/月
- ビジネス：5,500円/月
【スクの助】出席管理ができる生徒管理システム
＜スクの助の特徴＞
- 出欠管理に加えて振替管理もできる
- 活動履歴送信
習い事教室運営に特化したシステムで、レッスンの出欠管理に加えて振替管理にも対応しており、簡単に日程を変更できます。
活動履歴を保護者に送信できます。また、活動履歴は講師同士の情報共有にも役立ちます。
＜スクの助の機能・使用感＞
- 情報をまとめて管理できる
- 直感的に使えるカレンダー
生徒・レッスン・講師を紐づけて登録することで、スクの助が活動記録や引き継ぎなどのデータをまとめてくれるので、情報をまとめる負担が軽減します。
レッスンごとに色分けをすることで、レッスンが増えても一目で予定を把握できます。また、生徒・講師・レッスン等の項目で予定を絞り込みできる機能もあります。
＜スクの助の注意点＞
- 人数追加ごとに課金が必要になる
- 保護者とのメッセージのやり取りができない
生徒数が10名を超える場合には、1名追加ごとに月額100円がかかります。
アプリ内で保護者とのメッセージのやり取りをする機能は現在開発予定で、リリースされるまではメールやチャットツールと併用する必要があります。
＜スクの助の料金体系＞
- 初期費用：0円
- 月額費用：1,480円/10生徒(10名以上は1名追加ごとに+100円)
【Comiru】塾専用コミュニケーション・業務管理システム
＜Comiruの特徴＞
- 保護者との信頼関係を構築できる機能が豊富
- 塾運営の業務改善ができる
専用アプリやLINE連携、指導報告書など、保護者との適切なコミュニケーションで信頼関係を築き、経営に直結する生徒獲得のための多様な機能が備わっています。
請求書作成や口座振替から、生徒の成績データの蓄積や分析までできるので、講師の管理業務を軽減できます。
＜Comiruの機能・使用感＞
- LINEやComiru専用アプリと連携できる
- 入退室管理機能
情報を保護者スマホのLINEやComiru専用アプリにプッシュ通知できるので、確実かつリアルタイムで情報を届けることができます。
保護者のLINEまたはComiru専用アプリに入退室の通知を送れるので、保護者が安心できます。また、入退室カードの費用は0円で、再発行の手数料も不要です。
＜Comiruの注意点＞
- 多機能なので料金コストがかかる
- 上書き自動保存ができない
機能が豊富に搭載されているので、使わない機能があった場合は費用が無駄になってしまいます。
ユーザーの中には、「1時間ぐらいかけて考えた文面が、不意にブラウザを閉じてしまったときに全て消えてしまったことがあり、その分業務ロスになったことが何度もあった」という声もあります。（参考：ITreview）
＜Comiruの料金体系＞
- Comiru Free：無料
- Comiru Basic：要問い合わせ
- Comiru Pro：要問い合わせ
【wagaco】学習塾の管理者と保護者をつなぐ生徒管理アプリ
＜wagacoの特徴＞
- 塾やスクールの業務改善に役立つ
- 保護者にとっても安心感がある
報告書の作成からチャット、授業の予約・振替え、複数店舗の管理まで、塾やスクール管理者の現場の声から生まれた機能が搭載されているのが特徴です。
アプリから子どもの成績の推移や入退室の状況、支払いに関する情報の確認ができるので、保護者にとっても安心できるアプリです。また、先生と連絡を取るための「チャット機能」も搭載しています。
＜wagacoの機能・使用感＞
- 予約機能と報告書作成が連携している
- プッシュ機能でお知らせする
「予約カレンダーから指導報告書を作成できる」といったように、それぞれの機能が連携している点が使いやすいです。
アドレス登録不要で保護者に配布物・お知らせを通知できるので、生徒を介した「曖昧な連絡」をなくせます。
＜wagacoの注意点＞
- 情報が流れやすい
- 急にログインできなくなる場合がある
チャット機能がついているものの、やりとりが流れやすいため、あとからやりとりを振り返るのに手間がかかります。
ユーザーの中には、「今まで普通に使えていたのに、急にログアウトされていて、パスワード等を何度も入力してログインしようと思っても即アプリが落ちてしまうので起動できません」という声もあります。（引用：App Store）
＜wagacoの料金体系＞
- ライトプラン：4,980円/月
- スタンダードプラン：14,980円/月
【MyClass】クラスの出席・講座管理に役立つシステム
＜MyClassの特徴＞
- 幅広い業務に活用できる
- 機能をカスタマイズできる
「講座管理、生徒管理、講師管理」のほかに、締め処理や伝票の入力・検索などができる「会計管理」といった機能も備わっており、幅広い業務に役立てられます。
スクール毎に機能を追加できるので、学習塾からカルチャースクール、フィットネスジムまであらゆる業態に対応しています。
＜MyClassの機能・使用感＞
- カレンダーでのスケジュール管理
- 会計処理の負担を軽減する
カレンダーを元にしたスケジュール管理ができるので、受ける講座の時間帯が重複している場合にも気がつきやすいです。
謝金の計算や源泉徴収票の印刷、仕訳管理といった会計処理の負担を軽減できるので、業務効率化に役立ちます。
＜MyClassの注意点＞
- 使わない機能があると費用対効果が下がる
- スマホやタブレットでは使えない
レポート機能や体験受講への対応、生徒や会員への一括メール送信といった豊富な機能がありますが、使わない場合は費用対効果が下がる点に注意しましょう。
Windowsにしか対応していないため、PCが人数分用意されていない場合は、確認できるタイミングが制限されてしまいます。
＜MyClassの料金体系＞
料金やプランの詳細は問い合わせが必要です。
＜比較表＞学習塾のシステム化におすすめのアプリ
以下は、学習塾におすすめのアプリ・システム7選の比較表です。（左右にスクロールできます。）
| Stock【おすすめ】 | TechnoSMS | DEKITA | スクの助 | Comiru | wagaco | MyClass | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
生徒の学習進捗・報告書を簡単に管理できるアプリ |
スクール管理に役立つ機能が充実のシステム |
習い事の受講管理や連絡が簡単にできる無料アプリ
|
出席管理ができる生徒管理システム |
塾専用コミュニケーション・業務管理システム |
学習塾の管理者と保護者をつなぐ生徒管理アプリ |
クラスの出席・講座管理に役立つシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※開発予定あり |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| スマホ・タブレット対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
運用するまでに時間がかかる |
広告が表示されてしまう |
人数追加ごとに課金が必要になる |
上書き自動保存ができない |
情報が流れやすい |
使わない機能があると費用対効果が下がる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問い合わせ
|
・無料プランあり
・有料プランは3,300円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,480円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは4,980円/月～ |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「TechnoSMS」の詳細はこちら |
「DEKITA」の詳細はこちら |
「スクの助」の詳細はこちら |
「Comiru」の詳細はこちら |
「wagaco」の詳細はこちら |
「MyClass」の詳細はこちら |
システムによって対象となる規模やできることが異なるので、上記の比較表を参考にして自社に最適なシステムを導入しましょう。
学習塾向けのアプリ・システムを導入する3つのメリット
ここでは、学習塾向けのアプリ・システムを導入する3つのメリットをご紹介します。アプリの導入で得られる効果が全社でわかっていれば、スピーディに浸透するため必見です。
（1）運営状況を可視化できる
1つ目のメリットは、「学習塾の運営状況を可視化できる」ことです。
講師のシフトや開講スケジュール・受講人数を紙やExcelで管理すると、急に担当講師が欠勤したり、受講する生徒数が増減したりしたときに、対応しなければならない工数が多いため手間がかかります。
一方、アプリを導入すれば、各日の講師数や受講人数が簡単に分かり、急な予定変更にも臨機応変に対応できるのです。そのため、塾の運営状況を「見える化」するには、アプリ・システムを使うのが最適です。
（2）情報をすぐに見つけられる
2つ目のメリットは、「必要な情報をすぐに見つけられる」ことです。
生徒の情報や開講スケジュールをExcelやWordで管理する場合、生徒数が増えるとフォルダの数が増えて管理が煩雑になりがちです。しかし、アプリであれば「検索機能」や「フォルダ機能」で必要な情報へ瞬時にアクセスでき、探す手間をなくせます。
したがって、必要な情報をすぐに見つけるには、高精度の検索機能を持つ「Stock」のような情報共有ツールを導入して、業務がはかどる仕組みを整えなければなりません。
（3）Excelよりも情報共有が効率化する
3つ目のメリットは、「情報共有が効率化する」ことです。
紙や口頭などのアナログな情報共有では、緊急の情報があってもスタッフが出勤するまで伝えられません。また、アナログな方法では「ExcelやWordで作成した文書をオンラインストレージに格納し、印刷する」といった手間がかかるのです。
そこで、PCだけでなくスマートフォンやiPadでも使えるアプリを導入すれば、時間や場所を問わず「ワンクリック」で迅速な情報共有が可能になります。
学習塾の運営で管理を効率化すべき3つの情報
学習塾運営ではさまざまな情報の管理業務が必要です。以下では、アプリを使って管理を効率化すべき3つの情報をご紹介します。
（1）生徒カルテの管理
管理を効率化すべき1つ目の情報は、生徒の個人情報や成績をまとめた「カルテ」です。
紙による管理では、紛失リスクが高まりプライバシーを侵害してしまう恐れがあります。また、生徒数の増加とともに管理が煩雑になり、目的の資料をすぐに見つけられなくなるデメリットもあるのです。
そのため、生徒情報のカルテはアプリでデータベース化して管理しましょう。とくに、情報へのアクセスが簡単な検索性に優れたアプリを使うことが大切です。
（2）スタッフ・講師の管理
管理を効率化すべき2つ目の情報は、スタッフと講師の「シフト」です。
紙やExcelでスタッフや講師のシフトを管理している場合、急な欠勤の際に、その都度シフト表を作り直して共有しなければならず、手間がかかります。しかし、アプリでシフトを管理すれば簡単に更新できるので、常に最新の出勤状況を把握できます。
また、シフト管理はPCだけでなくスマートフォンアプリでも確認できると、外出時でも対応できて便利です。そのため、スマートフォンの小さな画面でもサクサクと情報更新できる「Stock」のようなアプリで管理しましょう。
（3）保護者対応の管理
管理を効率化すべき3つ目の情報は、クレーム対応や面談記録といった「保護者対応の記録」です。
スタッフによって保護者への対応に差があると、保護者と塾の信頼関係を失う恐れがあります。そのため、面談やクレーム対応の記録は情報資産としてすぐに蓄積し、今後同じ状況になったときにスムーズで丁寧な対応ができるようにしましょう。
したがって、保護者と良好な関係を築くためにも、簡単な操作で情報を記録できる情報共有ツールが必要なのです。
学習塾の運営を効率化するアプリ・システムまとめ
これまで、学習塾の運営を効率化するシステム・アプリ7選を中心にご紹介しました。学習塾向けシステム・アプリを使うと、生徒情報の管理や保護者との連携に役立ちます。
そして、学習塾向けシステム・アプリの選び方のポイントは、「誰でも使いこなせて必要な機能に過不足がない」ことです。
とくに、講師だけでなく生徒や保護者も利用するため、「誰でも簡単に操作できるか」と「情報を流れることなく管理できるか」は重要です。
結論、自社が導入すべきアプリは、生徒情報を一元管理するのに過不足ない機能が備わっており、誰でも簡単に操作できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を使って、学習塾の情報管理を効率化しましょう。
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