社内にある備品を無駄なく管理するには、分かりやすくリスト化された備品管理表を作成するのが有効です。そこで、あらかじめ項目が過不足なく記載されたテンプレートを使えば、備品管理が簡単にできます。
しかし、テンプレートを活用して備品管理表を作りたいが、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelの備品管理テンプレート5選を中心にご紹介します。
- 備品管理表を作成できるExcelテンプレートを使いたい
- Excelでの備品管理に限界を感じている
- 簡単に備品管理表を作成できるおすすめのツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、抜け漏れのない備品管理表が見つかるだけでなく、社内でスムーズに共有する方法も分かります。
目次
【無料】わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート5選
ここでは、無料で使える、わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート5選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、備品管理表の構成を考える手間が省けます。
備品管理表テンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する備品管理表のテンプレートです。
フィルタ機能があるため、欲しい情報を簡単に検索できます。また、ソフトウェア管理表も付属されており、備品管理だけでなくソフトウェア管理もできるのです。
備品管理簿テンプレート
こちらは、「品名」「必要数」「在庫数」という最低限の項目のみに絞って作られた、備品管理簿のテンプレートです。
「在庫数」が「必要数」を下回った場合は「要購入」欄に◯印が表示されます。また、Excelのオートフィルタ機能を使えば、購入すべき備品を抽出して、一覧表を作成できる点が特徴です。
備品管理台帳テンプレート
こちらは、備品管理台帳のテンプレートです。
「購入日」「購入先」「償却年数」など、備品管理の基本的な項目が備わっています。さらに、こちらのテンプレートを応用すると、リース（リース会社が企業に対して設備を賃貸すること）の管理台帳としても使えます。
備品貸出票テンプレート
こちらは、A4サイズのシンプルな備品貸出票のテンプレートです。Excel集計と手書き集計のいずれにも対応しています。
項目が比較的少ない場合は、こちらのテンプレートがおすすめです。また、同サイトには「時刻」や「持出者の部署・氏名」など、より細かく記録できるA4横向きのテンプレートもあります。
備品管理にも使えるチェックリスト
こちらは、備品管理にも使える、シンプルなチェックリストのテンプレートです。
目的に応じて、レイアウトや項目をカスタマイズできます。また、同サイトには、複数の押印欄が備わっており、関係者が回覧できるテンプレートもあります。
【注意】Excelで備品管理をするデメリットとは
ここでは、Excelで備品管理をするデメリットを3つ解説します。Excelでの備品管理を検討している会社は必見です。
（1）ファイル管理が煩雑になる
Excelを使っていると、ファイル管理が煩雑になりがちです。
Excelはファイルごとにデータを保存するので、次第にファイルが増えてしまいます。その結果、目的の情報を見つけるために、都度ファイルを開いて確認しなければならないので面倒です。
このように、Excelで備品管理をするとファイルを探す余計な手間が増えるため、「ナレカン」のような検索性に優れたツールで簡単に必要なファイルを見つけられるようにしましょう。
（2）リアルタイムで共有できない
次に、Excelの備品管理表は、リアルタイムで共有できないこともデメリットです。
Excelの場合、備品管理表を社内で共有するには、メールやチャットを使わなければなりません。そのため、リアルタイムで共有することが難しいだけでなく、情報を更新するたびに再度送り直す必要があります。
以上のことからも、Excelで備品管理をするのではなく、あらゆる情報をリアルタイムで共有できるITツールを使うべきです。
（3）スマホだと見づらい
Excelの備品管理表は、スマホだと見づらいです。
Excelはパソコン向けのツールであり、スマホの小さな画面ではレイアウトや書式が変わってしまいます。デスクを離れて備品を確認しなければならない場面で、スマホ片手に在庫状況を更新できないのは致命的です。
したがって、備品管理は「デバイスを問わずにデータが見やすいツール」を使うのがおすすめです。
Excelよりも簡単に備品管理表を作成できるツール
以下では、Excelよりも簡単に備品管理表を作成できるツールをご紹介します。
従来、備品管理はExcelやスプレッドシートの活用が主流でした。しかし、情報がリアルタイムで更新されないことや、ファイルが煩雑化することがあるので注意が必要です。
また、Excelなどのファイルは検索性が低いため、欲しい情報にすぐたどり着けません。そこで、備品管理表を簡単に作成・管理することができ、すぐにアクセスできるITツールの導入がおすすめです。
結論、自社の備品管理には、作成から管理までを一元化し、目的の情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」でテンプレートを作成すれば、備品情報を書き込むだけで、簡単に作成できるうえ、リアルタイムで共有されます。また、社内の既存データの移行支援も可能なので、すぐに導入・運用が可能です。
テンプレートを活用できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
使い方は？写真付き備品管理表の作成例
以下は、ナレカンを使った、写真付き備品管理表の作成例です。
ナレカンの「表機能」を使いながら、テキストや画像を記録するだけで、簡単に備品管理表を作成できます。
スマホでは、以下のように表示されます。ナレカンは、デスクを離れた場所でも、スマホ・タブレットからスムーズに表を閲覧・編集できるのです。（表の部分はスクロールできます）
一方、ナレカンでは、Excelファイルを直接添付する使い方も可能です。また、添付ファイル内も検索できるので、都度ファイルを開かなくても、目的の情報をすぐに見つけられるようになります。
備品管理におすすめのExcelテンプレートまとめ
これまで、わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
Excelの備品管理表テンプレートは無料ダウンロードできるケースが多い一方で、都度Excelテンプレートを使うと同じようなファイルが増えてしまいます。そのため、管理が煩雑になり、必要な情報をすぐに確認できません。
そこで、検索性に優れたITツールで管理することで、目的の情報がすぐに見つかります。また、備品管理表の作成・共有・管理を一元化すればリアルタイムで情報を把握できるのです。
結論、自社の備品管理にはあらゆるテキストや画像、ファイルを一元管理し、必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。ナレカンでは、Excelファイルで作成した備品管理表を、直接添付して管理することもできます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、備品管理表を適切に運用できる仕組みをつくりましょう。
