社内にある備品を無駄なく管理するには、分かりやすくリスト化された備品管理表を作成するのが良いです。そこで、あらかじめ項目が過不足なく記載されたテンプレートを使えば、備品管理が簡単にできます。
しかし、「どのようなテンプレートを使えば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelの備品管理テンプレート3選を中心にご紹介します。
- 備品管理表の書き方が分からない
- Excelで備品管理をしたい
- 備品管理のできるテンプレートが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、抜け漏れのない備品管理表が見つかるだけでなく、社内でスムーズに共有する方法も分かります。
目次
Excelで使える備品管理の無料テンプレート3選
ここでは、Excelで使える備品管理のテンプレート3選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、備品管理表の構成を考える手間が省けます。
Microsoft
こちらは、Microsoft社が提供する、備品管理のテンプレートです。フィルタ機能がついているため、欲しい情報を簡単に検索できます。
また、ソフトウェア管理表も付属されているため、備品管理だけでなくソフトウェア管理もできます。
ビズ研
こちらは、A4サイズのシンプルな備品管理表のテンプレートです。Excel集計と手書き集計のいずれにも対応しています。
管理する項目が比較的少ない場合は、こちらのテンプレートがおすすめです。また「型番」や「購入先の情報」など、より細かく記録できるA4横向きのテンプレートもあります。
[文書] テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、「品名」「必要数」「在庫数」という最低限の項目のみに絞って作られたテンプレートです。
「在庫数」が「必要数」を下回った場合、「要購入」欄に◯印が表示されます。また、Excelのオートフィルタ機能を使えば、購入すべき備品を抽出できます。
Excelで備品管理をするデメリットとは
ここでは、Excelで備品管理をするデメリットについて解説します。Excelでの備品管理を検討している会社は必見です。
ファイル管理が煩雑になる
Excelでの情報管理では、ファイル管理が煩雑になりがちです。
Excelはファイルごとにデータを保存するため、次第にファイルが増えてしまいます。そのため、同じようなファイルが大量に作成されて探し出すのが面倒です。
このように、Excelで備品管理をすると余計な手間が増えるので、より簡単にまとめられる方法を検討する必要があります。
リアルタイムで共有できない
次に、Excelの備品管理表は、リアルタイムで共有できないこともデメリットのひとつです。
備品管理表を社内で共有するには、メールやチャットで共有しなければなりません。そのため、リアルタイムで共有することが難しいだけでなく、修正箇所があれば再度送り直す必要があります。
以上のことからも、Excelで備品管理をするのではなく、あらゆる情報をリアルタイムで共有できる「Stock」のようなツールを使うべきです。
スマホだと見づらい
Excelの備品管理表は、スマホで見るとレイアウトや書式が変わってしまって見づらくなります。
Excelはパソコン向けのツールであるため、スマホのような小さな画面で使うのには向いていません。このように、スマホ片手に在庫状況を更新できないのがExcelのデメリットです。
したがって、備品管理はデバイスを問わずに使えるツールを使うのがおすすめです。
【非IT企業向け】備品管理におすすめのツール
以下では、備品管理におすすめのツールをご紹介します。
これまで、備品管理はExcelなどのスプレッドシートを活用するのが主流でした。しかし、情報がリアルタイムで更新されないことや、スマホでは見づらいことが難点です。
また、リアルタイムで情報共有ができるクラウド型ツールを導入する会社も増えてきましたが、使いこなすまでに時間と労力がかかってしまうことも少なくありません。
したがって、備品管理を適切に運用するためには、あらゆる端末から利用でき、非IT企業の65歳のメンバーでも簡単に使えるクラウド型ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に在庫状況を入力すれば、リアルタイムで情報が更新されます。また、ノートには「タスク」も紐づけられるため、「発注する」「棚卸をする」などのやるべきタスクを設定できるのです。
ITが苦手な65歳の方でも使えるシンプルなツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
備品管理におすすめのExcelテンプレートまとめ
これまで、「備品管理できるExcelのテンプレート」を中心にご紹介しました。
備品管理表をExcelで作成すると、次第に同じようなファイルが溢れてしまい、管理が煩雑になります。また、ファイルをメールで共有するのにも手間がかかるのです。
そこで、ファイルではなく「ノート」へ情報を残せるツールがあれば、わざわざファイルを開かずに中身を確認できます。また、ノート型ツールであれば、書き込みをした瞬間から共有されるので、わざわざメールやチャットツールを使う必要もありません。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、メンバーとやりとりできる「メッセージ」も備えている『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、備品管理表を適切に運用できる仕組みをつくりましょう。
