社内にある備品を無駄なく管理するには、分かりやすくリスト化された備品管理表を作成するのが有効です。そこで、あらかじめ項目が過不足なく記載されたテンプレートを使えば、備品管理を簡単に実施できます。
しかし、テンプレートを活用して備品管理表を作りたいが、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelの備品管理テンプレート8選を中心にご紹介します。
- わかりやすい備品管理表のExcelテンプレートを探している
- Excelで備品管理をするデメリットを押さえたい
- Excelよりも簡単に備品管理表を管理・共有できるツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、抜け漏れのない備品管理表が見つかるだけでなく、共有・管理の方法までわかります。
目次
【無料】わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート8選
ここでは、無料で使える、わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート8選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、備品管理表の構成を考える手間が省けます。
備品/物品管理表テンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する備品管理表のテンプレートです。
フィルター機能があるため、欲しい情報を簡単に検索できます。また、ソフトウェア管理表も付属されており、備品管理だけでなくソフトウェア管理もできるのです。
備品管理簿テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する備品管理簿のテンプレートです。
このテンプレートは、「品名」「必要数」「在庫数」という最低限の項目のみに絞られたシンプルな形式をとっています。また、「在庫数」が「必要数」を下回った場合は「要購入」欄に◯印が表示されるという特徴があります。
備品管理台帳テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する備品管理台帳のテンプレートです。
「購入日」「購入先」「償却年数」など、備品管理の基本的な項目が備わっています。さらに、こちらのテンプレートを応用すると、リース（リース会社が企業に対して設備を賃貸すること）の管理台帳としても使えます。
備品貸出票テンプレート
こちらは、ビズ研が提供するA4縦向きの備品貸出票のテンプレートです。Excel集計と手書き集計のいずれにも対応しています。
項目が比較的少ない場合は、こちらのテンプレートがおすすめです。また、同サイトには「時刻」や「持出者の部署・氏名」など、より細かく記録できるA4横向きのテンプレートもあります。
備品管理にも使えるチェックリスト
こちらは、ビズ研が提供する、備品管理にも使えるシンプルなチェックリストのテンプレートです。
目的に応じて、レイアウトや項目をカスタマイズできます。また、同サイトには、複数の押印欄が備わっており、関係者が回覧できるテンプレートもあります。
工具一覧表テンプレート
こちらは、Excel姫が提供する工具一覧表のテンプレートです。
工具の種類が大枠で分類されており、必要な工具を見つけやすいです。また、「工具」「種類」だけではなく、「役割」を記載する欄まで設けられています。
備品の在庫管理表のテンプレート
こちらは、ビズ研が提供する備品の在庫管理表のテンプレートです。
1枚につき1つの商品の在庫を管理できるものであり、商品の数だけ在庫管理表が必要となります。「日付」や「入/出庫数」「残数」といった在庫管理表においての必須項目を全て網羅しています。
備品購入リストのテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する備品購入リストのテンプレートです。
備品の購入の「依頼日」「承認日」「発注日」「入荷日」を記載できるため、備品の買い忘れや抜け漏れの防止につながります。また、Excelのフィルター機能により、条件に応じてデータを絞り込んだり、並べ替えたりすることが可能です。
【注意】Excelで備品管理をするデメリットとは
ここでは、Excelで備品管理をするデメリットを3つ解説します。Excelでの備品管理を検討している会社は必見です。
（1）リアルタイムで共有できない
まず、Excelの備品管理表は、リアルタイムでほかのメンバーに共有できません。
Excelの場合、備品管理表を社内で共有するには、メールやチャットを使わなければなりません。そのため、リアルタイムで共有することが難しいだけでなく、情報を更新するたびに再度送り直す必要があります。
以上のことからも、Excelで備品管理をするのではなく、あらゆる情報をリアルタイムで共有できるITツールを使うべきです。
（2）ファイル管理が煩雑になる
次に、Excelを使っていると、ファイル管理が煩雑になりがちです。
Excelはファイルごとにデータを保存するので、次第にファイルが増えてしまいます。ファイルが増加した結果、目的の情報を見つけるために、都度ファイルを開いて確認しなければならないので面倒です。
このように、Excelで備品管理をするとファイルを探す余計な手間が増えてしまいます。そのため、備品管理表をカテゴリー別に分けられるうえに、検索性に優れている「Stock」のようなツールで、簡単に必要なファイルを見つけられるようにしましょう。
（3）スマホだと見づらい
さいごに、Excelの備品管理表は、スマホだと見づらいです。
Excelはパソコン向けのツールであり、スマホの画面ではレイアウトや書式が崩れてしまう恐れがあります。デスクを離れて備品を確認しなければならない場面で、スマホ片手に在庫状況を更新できないのは致命的です。
したがって、備品管理は「デバイスを問わずにデータが見やすいツール」を使うのがおすすめです。
Excelの備品管理表を簡単に管理・共有できるツール
以下では、Excelの備品管理表を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。
これまではExcelを使った備品管理が主流でしたが、情報をリアルタイムで確認できないことや、中身の識別が難しく管理が煩雑になりがちなことが難点です。また、スマホの画面ではレイアウトや書式が崩れてしまう恐れがあるため、現場作業には不向きです。
そこで、作成された備品管理表は、”カテゴリー別に見やすく整理できて、スマホからリアルタイムで共有できるツール”で管理すべきなのです。結果、共有にわざわざ他のツールを併用する手間も省け、より効率的なやり取りが実現するのです。
結論、自社の備品管理には、ファイル管理が煩雑化せず、スピーディな情報共有が可能なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した備品管理表は、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能なうえ、テーマごとに「フォルダ」で分けて管理できるため、煩雑化する心配はありません。また、ノートごとに「タスク」を設定できるので、”発注”や”棚卸”などの対応漏れを防げます。
Excelファイルを効率的に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
使い方は？備品管理表の管理方法の例
以下は、「Stock」を使ってExcelの備品管理表を管理する場合の例です。
Stockの「ノート」に残したテキスト・表は、任意のメンバーにリアルタイムで共有されるため、都度メールやチャットを使う手間がかかりません。また、ノートごとに「タスク」を紐づけられるため、対応漏れを確実に防げるのです。
さらに、スマホからでもサクサク使えるので、パソコンが使えない状況・場面でも、スマホ片手に簡単に在庫状況を更新できます。
【自作】Excelで見やすい備品管理表テンプレートの作り方
Excelのテンプレートを作成するときは以下の手順で進めます。
- [挿入]＞[テーブル]をクリックした後、表の範囲を選択して、挿入します。
- 項目を記載して、表を完成させます。
- 画面左上の[ファイル]＞[テンプレートとして保存]を選択して、テンプレートの作成は完了です。
以上のように、Excelでテンプレートを保存すると短時間で備品管理表が作成できます。一方で、Excelは共有に時間がかかるため、リアルタイムで情報交換できる「Stock」のようなツールで備品管理表を管理するのがおすすめです。
備品管理におすすめのExcelテンプレートまとめ
これまで、わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート8選を中心にご紹介しました。
Excelのテンプレートは無料ダウンロードできるケースが多く、備品管理表を作成しやすい一方で、同じようなファイルが増えていきがちです。そのため、管理が煩雑になり、必要な情報をすぐに確認できません。
そこで、「備品管理表をカテゴリー別に見やすく整理できるITツール」を導入しましょう。また、デスクを離れて備品を確認しなければならない場面もあるため、”スマホからでも違和感なく使えるか”は考慮すべきです。
結論、自社が導入すべきは、スマホ・パソコンから簡単に備品管理表を管理できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、備品管理表を適切に運用しましょう。
