社内にある備品を無駄なく管理するには、分かりやすくリスト化された備品管理表を作成するのが有効です。そこで、あらかじめ項目が過不足なく記載されたテンプレートを使えば、備品管理を簡単に実施できます。
しかし、テンプレートを活用して備品管理表を作りたいが、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelの備品管理テンプレート8選を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- 無料のExcel備品管理テンプレートを8種類紹介し、フィルター検索、要購入の自動表示、購入から償却・リース、貸出票、チェックリスト、工具一覧、1品1枚の在庫表、購入フロー管理まで、用途別にすぐ使える形を示します。
- Excel運用は現場で挫折しやすい理由は、持ち出し状況のリアルタイム共有が追いつかない、古いファイルの上書きで最新データが消える、スマホから入力しづらく形骸化する、という3点が挙げられます。
- 共有・更新・現場アクセスまで含めて管理するには、カテゴリ分けとリアルタイム共有ができるツールへの置き方が有効です。自作する場合の見やすい表の作り方も併せて紹介します。
目次
【無料】わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート8選
ここでは、無料で使える、わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート8選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、備品管理表の構成を考える手間が省けます。
検索に便利なフィルター機能付き｜備品/物品管理表テンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する備品管理表のテンプレートです。
フィルター機能があるため、欲しい情報を簡単に検索できます。また、ソフトウェア管理表も付属されており、備品管理だけでなくソフトウェア管理もできるのです。
要購入を自動表示｜シンプルな備品管理表テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する備品管理簿のテンプレートです。
このテンプレートは、「品名」「必要数」「在庫数」という最低限の項目のみに絞られたシンプルな形式をとっています。また、「在庫数」が「必要数」を下回った場合は「要購入」欄に◯印が表示されるという特徴があります。
購入から償却まで一元化｜リース会社にも対応した管理台帳テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する備品管理台帳のテンプレートです。
「購入日」「購入先」「償却年数」など、備品管理の基本的な項目が備わっています。さらに、こちらのテンプレートを応用すると、リース（リース会社が企業に対して設備を賃貸すること）の管理台帳としても使えます。
Excel・手書き両方使える｜少数項目で単純な備品貸出票テンプレート
こちらは、ビズ研が提供するA4縦向きの備品貸出票のテンプレートです。Excel集計と手書き集計のいずれにも対応しています。
項目が比較的少ない場合は、こちらのテンプレートがおすすめです。また、同サイトには「時刻」や「持出者の部署・氏名」など、より細かく記録できるA4横向きのテンプレートもあります。
備品管理にも対応｜カスタマイズ自由なチェックリストテンプレート
こちらは、ビズ研が提供する、備品管理にも使えるシンプルなチェックリストのテンプレートです。
目的に応じて、レイアウトや項目をカスタマイズできます。また、同サイトには、複数の押印欄が備わっており、関係者が回覧できるテンプレートもあります。
現場・管理で役立つ｜役割まで記載できる工具一覧表テンプレート
こちらは、Excel姫が提供する工具一覧表のテンプレートです。
工具の種類が大枠で分類されており、必要な工具を見つけやすいです。また、「工具」「種類」だけではなく、「役割」を記載する欄まで設けられています。
一備品につき一枚使用｜必須項目を網羅した備品在庫管理表テンプレート
こちらは、ビズ研が提供する備品の在庫管理表のテンプレートです。
1枚につき1つの商品の在庫を管理できるものであり、商品の数だけ在庫管理表が必要となります。「日付」や「入/出庫数」「残数」といった在庫管理表においての必須項目を全て網羅しています。
備品購入の流れを一括管理｜買い忘れ防止の備品購入リストテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する備品購入リストのテンプレートです。
備品の購入の「依頼日」「承認日」「発注日」「入荷日」を記載できるため、備品の買い忘れや抜け漏れの防止につながります。また、Excelのフィルター機能により、条件に応じてデータを絞り込んだり、並べ替えたりすることが可能です。
【現場の本音】Excelでの備品管理で挫折・失敗しやすい3つの理由
ここでは、現場社員にありがちな、Excelでの備品管理で挫折・失敗しやすい3つの理由を紹介します。
（1）「誰が持っていったか」リアルタイム共有・更新が追いつかない
Excelでの管理は、複数人が同時に備品を動かす現場において、貸出・返却状況のリアルタイムな可視化が困難です。
Excelは基本ルールとしてローカルまたは特定のクラウド上で「ファイルを開いて編集する」必要があるため、モノの移動とデータの更新にタイムラグが生じます。
たとえば、Aさんが会議室からプロジェクターを持ち出した直後、BさんがExcelを確認しても画面上は「保管中」のままになっています。結果として、Bさんは無駄に保管庫へ足を運ぶことになり、現場に混乱が生じます。
このように、モノの動きとデータの同期が遅れるリアルタイム性の低さが、Excel管理が破綻する第1の理由です。
（2）古いファイルで上書きされ、最新のデータが消えてしまう
複数人で同じExcelファイルを共有していると、データの先祖返りや上書きミスによる「最新データの消失」が発生する可能性があります。
Excelは高度な変更履歴の管理や、バラバラのデータを自動で1つにまとめる機能が弱く、最後に保存した人のデータが優先されてしまう仕様です。
たとえば、担当者Cさんが数時間かけて最新の在庫数を入力・保存した直後、共有サーバー上の旧ファイルを編集画面のまま放置していた担当者Dさんが「上書き保存」をしてしまい、Cさんの最新データがすべて消え去ることも起こり得ます。
そのため、どれだけルールを設けても、ヒューマンエラーによるデータ上書きリスクを完全に排除できない点が、Excel運用の懸念点です。
（3）現場のスマホからアクセスしづらく、入力自体が形骸化する
Excelはスマートフォンでの閲覧・編集に最適化されていないため、現場の入力負担が増え、最終的に台帳が機能しなくなります。
備品の出し入れが行われるのはデスクの上ではなく、倉庫や棚の前です。PCを開く手間を嫌う現場スタッフにとって、スマホで小さなExcelのセルを拡大しながら入力する作業は苦痛でしかありません。
現場のモバイル環境にフィットしない操作性の悪さが、入力の形骸化（台帳の不備）を招く要因になり得ます。
Excelの備品管理表を簡単に管理・共有できるツール
「誰が持って行ったのか分からない」「いつの間にか在庫が切れていた」など、備品管理の悩みは尽きません。特にExcelで管理していると、最新の状態に書き換える手間がかかり、現場に情報が伝わらないという問題が起こりがちです。
この状態を放置すると、備品の紛失や無駄な二重買いが頻発します。さらに、急な現場対応で必要な備品が見つからず、業務がストップしてお客様からの信用を失うトラブルにもつながりかねません。
トラブルを防ごうとExcelを共有しても、スマホからは画面が小さくて入力しづらく、現場からの更新が止まってしまいます。かといってLINEなどのチャットで連絡を取り合うと、大事な連絡が流れてしまい「誰がどこまで対応したか」が結局分からなくなってしまいます。
そこで、備品管理をスムーズにするために必要なのは、高機能で難しいシステムではなく「現場のスマホからでも直感的に更新でき、全員が迷わず最新情報を確認できるシンプルな仕組み」です。
この問題を解決できるのは、シンプルな情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」形式で管理できるため、写真やメモをパッと貼るだけで備品情報を管理できます。さらに、ノートごとに「発注する」「棚卸しをする」といったタスクを設定できるため、備品の買い忘れや対応漏れを防げます。
Excelファイルを効率的に管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
使い方は？備品管理表の管理方法の例
以下は、「Stock」を使ってExcelの備品管理表を管理する場合の例です。
Stockの「ノート」に残したテキスト・表は、任意のメンバーにリアルタイムで共有されるため、都度メールやチャットを使う手間がかかりません。また、ノートごとに「タスク」を紐づけられるため、対応漏れを確実に防げるのです。
さらに、スマホからでもサクサク使えるので、パソコンが使えない状況・場面でも、スマホ片手に簡単に在庫状況を更新できます。
【自作】Excelで見やすい備品管理表テンプレートの作り方
Excelのテンプレートを作成するときは以下の手順で進めます。
１：[挿入]＞[テーブル]をクリックした後、表の範囲を選択して、挿入します。
２：項目を記載して、表を完成させます。
３：画面左上の[ファイル]＞[テンプレートとして保存]を選択して、テンプレートの作成は完了です。
以上のように、Excelでテンプレートを保存すると短時間で備品管理表が作成できます。一方で、Excelは共有に時間がかかるため、リアルタイムで情報交換できる「Stock」のようなツールで備品管理表を管理するのがおすすめです。
備品管理におすすめのExcelテンプレートまとめ
これまで、わかりやすい備品管理表のExcelテンプレート8選を中心にご紹介しました。
Excelのテンプレートは無料ダウンロードできるケースが多く、備品管理表を作成しやすい一方で、同じようなファイルが増えていきがちです。そのため、管理が煩雑になり、必要な情報をすぐに確認できません。
そこで、「備品管理表をカテゴリー別に見やすく整理できるITツール」を導入しましょう。また、デスクを離れて備品を確認しなければならない場面もあるため、”スマホからでも違和感なく使えるか”は考慮すべきです。
結論、自社が導入すべきは、スマホ・パソコンから簡単に備品管理表を管理できるツール『Stock』が最適なのです。また、Stockには「テンプレート機能」も備わっており、一度作成したひな形はわずかな工数で呼び起こせるようになります。
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」で備品管理表を適切に運用しましょう。
