土木業界において、現場の作業員の動きを把握するには「工事日報」が欠かせません。また、専用のテンプレートを使えば誰でも抜け漏れなく日報を作成できます。
しかし、「工事日報に必要な項目が分からない」「テンプレートの数が多いのでどれを使うべきか迷っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、土木工事で日報を作成するメリットや注意点を中心に解説します。
- 工事日報の作成が疎かになっており、現場の動きが分からない
- 工事日報を作成したいが、必要な項目を把握できていない
- 専用のテンプレートを使い、ミスなく工事日報を作成したい
という方はこの記事を参考にすると、土木業界における工事日報のメリットや必要な項目が分かるほか、ミスなくスムーズに日報を作成できるようになります。
目次
工事日報を作成する3つのメリット
以下では、土木業界で工事日報を作成するメリットを3つ解説します。これまで、日報業務を疎かにしていた担当者の方は必見です。
（1）労務管理ができる
まずは、工事日報を作成すると、従業員の労務管理ができるメリットを得られます。
工事日報があれば、従業員一人ひとりの実働時間や作業内容、残業時間などをもとに「作業負担が偏っていないか」や「ミスなく作業を進められているか」を可視化できます。
このように労働状況が詳しく分かれば、万が一特定の人に負担がかかっていたり、業務の手順を誤っていたりした場合に早めの対応ができるのです。
（2）コストの削減につながる
次に、工事日報の作成はコストの削減にもつながります。
土木業界では、発生するコストのうちおよそ3割が人件費などの労務費と言われています。このようなコストを削減するには、人件費の予算と実績のズレを解消するのが不可欠です。
そこで、工事日報があれば「残業が多い現場」や「労働力が足りない現場」がすぐに分かります。そのため、状況に応じて人員を派遣するなどの対策をすれば、コストを最小限に抑えられるのです。
（3）従業員のメンタルを把握できる
最後に、従業員のメンタルをできるのも、工事日報のメリットです。
工事日報には作業内容のほかに、所感や悩みをかける項目があることが多いです。そのため、日報を習慣的にやりとりすれば作業者の些細な変化にも気づきやすくなります。
このように作業者のメンタルを把握できれば、仮に悩みを抱えていても早めのフォローができるうえ、場合によっては退職を防ぐきっかけにもなるのです。
工事日報に記載すべき項目とは
一般的に、土木業界の工事日報で記載すべき項目は以下の通りです。
- 作業場所
- 作業内容
- 報告者
- 作業時間（開始時刻/終了時刻）
- 残業時間（開始時刻/終了時刻）
- 作業員数
- 連絡事項
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、作業者と依頼者で認識がズレたり、双方で何度も担当者に確認したりする事態を防げます。
エクセルで使える｜工事日報に役立つ無料テンプレート4選
以下では、土木業界の工事日報に役立つ無料テンプレートを4つご紹介します。いずれもエクセルにダウンロードして使えるほか、シンプルなデザインが特徴です。
（1）工事日報
こちらは、「gamba!」が提供している工事日報のテンプレートです。工事日報をはじめ、作業日報や営業日報といったあらゆる日報を無料ダウンロードできます。
ただし、あらかじめフォーマットが決まっているので、自由に項目をカスタマイズすることはできません。
（2）業務用テンプレート
こちらは、Excelで作成した工事日報のテンプレートです。「職種」「資材」「機械」の項目で分けられており、各パートの作業内容や備考を記載できます。
ただし、ダウンロードファイルは圧縮されているので、一度解凍してからでなければ使えません。
（3）テンプレートBANK
こちらは、「テンプレートBANK」が提供する工事日報のテンプレートです。作業時間や作業内容のほかに、末尾の「メモ」を使って申し送り事項も記載できます。
ただし、項目のカスタマイズができないので、アレンジをしたい場合は不向きです。
（4）経費削減実行委員会
こちらは、「経費削減実行委員会」が提供する工事日報のテンプレートです。工事日報だけでも数種類のテンプレートがあるので、好みのデザインを選べます。
ただし、Excelでのダウンロードのみにしか対応していないため、WordやPDF形式でも使いたい場合は不向きです。
【土木業界必見】工事日報をさらに効率よく作成する方法
以下では、工事日報をさらに効率よく作成する方法をご紹介します。
日報の作成は重要ですが、必要以上の時間がかかると本来の業務に割くリソースが圧迫されてしまうので「いかに効率的に進められるか」を意識すべきです。しかし、手書きやエクセルでは属人的な管理になりやすく、共有にも別のツールを使わなければなりません。
したがって、工事日報の作成から共有をより効率化するには、時間や場所を問わずに情報へアクセスできる「アプリ」を活用するのが最適です。さらに、ツール内でコミュニケーションのとれるものであれば、共有後のやりとりもスムーズになるのです。
ただし、なかにはITに詳しくない人もいるため、多機能なツールでは日報を正しく管理できない恐れがあります。したがって、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」を活用すべきです。
Stockの「ノート」にテキストを直接入力しながら日報を作成できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」によって従業員のコミュニケーションも促進されます。また、ノートには「タスク」も紐づいているため、日報の提出漏れも防げるのです。
ITが苦手な65歳の社員でもすぐに使えるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
工事日報を作成するときの注意点
以下では、工事日報を作成するときの注意点を4つ解説します。以下の点を押さえれば、正確な工事日報をスムーズに作成できるようになります。
（1）項目の不備がないかを確認する
まずは、作成した工事日報に項目の不備がないかを確認します。
必要な項目が記載されていない日報では、管理者はあとから再度状況を確認する手間がかかります。また、場合によっては修正したり再度作成したりしなければならず、無駄な業務が増えてしまうのです。
したがって、日報業務に必要以上のリソースをかけないためにも、記載項目に不備がないかを入念にチェックしましょう。
（2）冗長な文章は避ける
次に、冗長な文章を避ける点にも注意です。
日報の作成経験が少ない場合、文字数が無駄に多かったり大量の情報を伝えようとして文章が冗長になったりするケースがあります。このような日報では「結局何が言いたいのか」がスムーズに伝わりません。
また、日報の内容が分かりづらければ読み手のストレスにもなってしまいます。したがって、「内容に過不足がないか」「簡潔で意味がすぐに分かるか」を意識すべきです。
（3）定量的に記載する
次に、工事日報では定量的に記載することも大切です。
たとえば、「できるだけ時間をかけずに進める」のように定性的な内容が書かれていると、管理者は「次にどのような対策をすべきか」を提示しづらくなってしまいます。同様に、指示内容が定性的であれば、作業の時間や質がばらつく恐れもあるのです。
したがって、第三者が見てもすぐに内容が分かるように、日報は具体的な数字などを使って定量的に記載しましょう。
（4）アプリで効率化する
最後に、よりスピーディに日報を作成するにはアプリを使うのが有効です。
手書きで工事日報を作成していると、修正に時間がかかったり印刷コストがかさんだりといった問題があります。また、WordやExcelでは内容を確認するのにファイルを開かなければならず、共有するのにも別のツールが必要なので面倒です。
しかし、テキストを入力するだけで日報を作成できる「アプリ」であれば、作業員同士での連絡も一カ所で完結します。とくに、情報を簡単に残せる「ノート」に「メッセージ」が紐づいている「Stock」を使うと、日報のやりとりが入り乱れません。
土木工事で日報を作成するメリットや注意点まとめ
ここまで、土木工事で日報を作成するメリットや注意点を中心に解説しました。
土木工事で日報を作成すれば、労務管理やコストの削減、従業員のメンタル管理ができるようになります。また、効果を十分発揮させるためには「内容に過不足がなく、定量的に書かれているか」をチェックしましょう。
しかし、本来の土木作業に注力するなかで、作業者は日報業務に多くの時間を割けないのが現状です。そのため、手書きの日報ではなく、スマホから簡単に使えるアプリを利用しましょう。
ただし、多機能なアプリでは使いこなせないので、必要な機能に過不足がないものが最適です。結論、土木業界に最適なのは、非IT企業の65歳の方でも簡単に日報管理ができる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で土木業界の日報をストレスなく作成・共有し、作業を円滑に進めましょう。
