土木業界において、現場の作業員の動きを把握するには「工事日報」が欠かせません。また、工事日報は現場のスケジュール管理にも活用されているため、作業状況を詳しく記載する必要があります。
しかし、「日報が現場でどのように活用されているのかを知らないため、何を書けば良いのか分からない」と悩む作業員の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、土木工事での日報の必要性やテンプレートを中心に解説します。
- 日報で作業進捗を共有して、作業スケジュールを円滑に進めたい
- 無料のテンプレートを使って、日報の作成時間を短縮したい
- 土木日報アプリで建設現場の作業効率を上げたい
という方はこの記事を参考にすると、土木業界における工事日報のメリットや必要性を押さえた上で、スムーズな日報の作成方法がわかります。
目次
作業日報とは
作業日報とは、日々の業務を報告するために作成する書類です。
進捗状況を共有する目的のほか、上司から部下へのフィードバックにも役立ちます。また、一日の業務を振り返ることで、自身の課題発見や業務効率の改善に繋がるのです。
以上のように、作業日報があれば「進捗管理」「メンバー間のコミュニケーション」「PDCAサイクル」というように、様々なことに活用できるのです。そのため、日報の作成がただの作業にならないよう、目的・重要性を意識して作成しましょう。
建設業で日報が必要とされる理由
「日報を書くのが義務化され、何のために日報があるのか分からない」という建設業関係者の方も多いのではないでしょうか。そこで、建設業において日報が必要とされる理由を解説します。
（1）作業の進捗を把握するため
1つ目の理由は、作業の進捗を正確に把握するためです。
建設業の作業員は現場に直行・直帰するケースが多く、会社側は現場の進捗状況を把握するのが難しいです。そこで、工事日報があれば、どの作業がどの程度まで進んでいるか確認できるので、納期までのスケジュール管理に役立ちます。
以上のように、工事日報により現場状況を適宜把握することで、トラブルが発生した際にも迅速な対応が可能なのです。
（2）情報を共有するため
2つ目の理由は、情報を全体で共有するためです。
建設業では、現場に多数の関係者が出入りすることが多く、全体でミーティングをする機会が少ない傾向にあります。そこで、ミーティングに参加していない人でも、後から内容を確認できるよう、工事日報による情報の共有は大切なのです。
作業に関しての伝達ミスを防ぎ、ミーティングでの変更点や確認すべき点を全員が確実に把握するためにも、日報による情報共有は欠かせません。
工事日報を作成する3つのメリット
以下では、土木業界で工事日報を作成するメリットを3つ解説します。これまで、日報業務を疎かにしていた担当者の方は必見です。
（1）労務管理ができる
まずは、工事日報を作成すると、従業員の労務管理ができるメリットがあります。
工事日報には、従業員一人ひとりの実働時間や作業内容、残業時間を記載します。そのためb「作業負担が偏っていないか」や「ミスなく作業を進められているか」を可視化できるのです。
つまり、工事日報があれば「残業が多い現場」や「労働力が足りない現場」がすぐに把握できます。結果として、状況に応じて人員を派遣するなど調整すれば、コストを最小限に抑えることにもつながります。
（2）従業員のメンタルを把握できる
工事日報のメリットとして、従業員のメンタルを把握できることも挙げられます。
工事日報には作業内容のほかに、所感や悩みを書ける項目があるケースが多いです。対話より紙媒体の方が気持ちを素直に表しやすく、日報を習慣的にやりとりすれば作業者の些細な変化にも気づきやすくなります。
このように作業者のメンタルを把握できれば、仮に悩みを抱えていても早めのフォローができるうえ、場合によっては退職を防ぐきっかけにもなります。
（3）生産性を改善できる
最後に、生産性の改善も工事日報を作成するメリットのひとつです。
日報の報告内容をもとに、上司が業務効率化のためのアドバイスをすれば、部下の成長につながります。また、上司は現場社員からの意見を参考に、無駄な作業・時間がないか見直しを図れるのです。
さらに、日報を通してヒヤリハットを共有すれば、大小問わずトラブルを未然に防げる可能性が高まります。このように、日報作成によってスムーズに工事を進めやすくなり、業務の生産性が向上するのです。
工事日報に記載すべき項目とは
一般的に、土木業界の工事日報で記載すべき項目は以下の通りです。
- ①作業場所
- ②作業内容
- ③報告者
- ④作業時間（開始時刻/終了時刻）
- ⑤残業時間（開始時刻/終了時刻）
- ⑥作業員数
- ⑦連絡事項
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、作業者と依頼者で認識がズレたり、双方で何度も担当者に確認したりする事態を防げます。画像と項目の番号を照らし合わせて、構造を把握しておきましょう。
【エクセル】建設業の作業日報で役立つ無料テンプレート4選
以下では、建設業における作業日報に役立つ無料テンプレートを4つご紹介します。いずれもエクセルファイルとしてダウンロードすることで使用できるほか、シンプルなデザインのため導入しやすいです。
（1）作業内容ごとの工事日報
こちらは、作業内容ごとの工事日報のテンプレートです。
こちらのページからは、「工事日報」をはじめ、「作業日報」や「営業日報」といったあらゆる日報を無料でダウンロードできます。なかでも「工事日報」テンプレートは、必要な情報が過不足なく記載されており、全体を一目で判断しやすいです。
（2）資材・機材も管理できる報告書
こちらは、資材・機材も管理できる報告書のテンプレートです。
「職種」「資材」「機械」の項目で分けられており、各パートの作業内容や備考を記載できます。ただし、ダウンロードファイルは圧縮されているので、一度解凍してからでなければ使えません。
（3）作業員別の作業日報
こちらは、作業員別の作業日報のテンプレートです。
作業員ごとの作業内容を一覧で確認したい場合に便利だと言えます。また、作業時間や作業内容のほかに、末尾の「メモ」を使って申し送り事項も記載できるのです。
（4）コスト管理ができる土木作業日報
こちらは、コスト管理ができる土木作業日報のテンプレートです。
こちらのサイトには、工事日報だけでも数種類のテンプレートがあるので、好みのデザインを選べます。ただし、Excelでのダウンロードのみにしか対応していないため、WordやPDF形式でも使いたい場合は不向きです。
【土木業界必見】工事日報の作成から管理までを一元化する方法
以下では、工事日報をさらに効率よく作成する方法をご紹介します。
日報の作成は重要ですが、必要以上の時間がかかると本来の業務に割くリソースを圧迫してしまうので「いかに効率的に進められるか」を意識すべきです。しかし、手書きやエクセルでは属人的な管理になりやすく、共有にも別のツールを使わなければなりません。
したがって、テンプレート機能で必要な情報を漏れることなく短時間で記入し、時間や場所を問わずに情報へアクセスできる「アプリ」を活用するのが最適です。さらに、ツール内でのコミュニケーションが可能なものだと、共有後のやりとりもスムーズになります。
ただし、なかにはITに詳しくない人もいるため、多機能なツールでは日報を正しく管理できない恐れがあります。したがって、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」を活用すべきです。
ナレカンの「記事」には、テキストや写真を直接残して日報を作成できるほか、テンプレートをすぐに呼び起こせる機能も備わっています。また記事には、「メッセージ」を紐づけられるので、作業員や社員のコミュニケーションの促進も期待できるのです。
ITが苦手な作業員でもすぐに使えるアプリ「ナレカン」
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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＜ナレカンを使った工事日報の作成例＞
- テンプレートの登録
- 画像・ファイルの添付
自社の工事日報に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。日報を作成するたびに、テンプレートをダウンロードする必要がありません。
画像やファイルの添付も可能です。そのため、現場の様子・進捗を写真とともに残すことができます。
工事日報アプリを使うメリット
工事日報アプリを使うメリット3つを以下でご紹介します。Excelの「管理が煩雑化しやすい」や「属人化しやすい」という悩みをアプリが解消してくれます。
- 日報の管理が容易
- リアルタイムでの情報の共有が可能
- 社内コミュニケーションの活性化
工事日報アプリを使うと日報をフォルダに分けて作成できるので、管理が煩雑化する事態を防げます。また、「検索機能」の優れたアプリであれば、必要な情報を即座に見つけられる点もアプリの大きなメリットです。
日報の更新を行うとすぐに情報がアプリに反映されるため、常に最新情報を共有することが可能です。工事現場で起こりうる危険や実体験、改善点などをその都度共有すれば、他の現場でも無駄なく業務の質を向上できます。
リアクション機能やコメント機能が搭載されているアプリを使えば、気軽に同僚や上司とやり取りすることができます。結果として、社員同士のコミュニケーションが増え、雰囲気の良い職場環境になるのです。
とはいえ、日報管理を使う利点は分かっても「日報管理をExcelからアプリに移行するのは負担が大きい」と感じる方は少なくありません。
そこで、専属の担当者による「初期セットアップ」や「メンバーへの説明会」などの手厚いサポートがある「ナレカン」のようなアプリを導入すれば、メンバーの負担を抑えて導入～運用に乗せられます。
工事日報を書くときの4つの注意点
以下では、工事日報を作成するときの注意点を4つ解説します。以下の点を押さえれば、正確な工事日報をスムーズに作成できるようになります。
（1）項目の不備がないかを確認する
まずは、作成した工事日報に項目の不備がないかを確認します。
必要な項目が記載されていない日報では、管理者はあとから再度状況を確認する手間がかかります。また、場合によっては修正したり再度作成したりしなければならず、無駄な業務が増えてしまうのです。
したがって、日報業務に必要以上の労力をかけないためにも、記載項目に不備がないかを入念にチェックしましょう。
（2）冗長な文章は避ける
次に、冗長な文章を避ける点にも注意が必要です。
日報の作成経験が少ない場合、文字数が無駄に多かったり大量の情報を伝えようとして、文章が冗長になったりする場合があります。このような日報では「結局何が言いたいのか」が伝わらず、内容を理解するのに時間がかかってしまいます。
日報の内容が分かりづらいと読み手のストレスにもつながるため、「内容に過不足がないか」「簡潔で意味がすぐに分かるか」を意識すべきです。
（3）定量的に記載する
次に、工事日報では定量的に記載することも大切です。
たとえば、「できるだけ時間をかけずに進める」のように定性的な内容が書かれていると、管理者は「次にどのような対策をとるべきか」を提示しづらいです。同様に、指示内容も抽象的であると、人によって作業の時間や質がばらつく恐れもあります。
したがって、第三者が見てもすぐに内容が分かるように、日報は具体的な数字などを使って定量的に記載しましょう。
（4）アプリで効率化する
最後に、よりスピーディに日報を作成するにはアプリを使うのが有効です。
手書きで工事日報を作成していると、修正に時間がかかったり、印刷コストがかさんだりといった問題があります。また、WordやExcelでは内容を確認するのにファイルを開かなければならず、共有にも別のツールが必要なので面倒です。
しかし、「ナレカン」のようにテキストを入力するだけで簡単に日報を作成できる「アプリ」であれば、素早く日報を共有できます。また、日報にコメントが紐づいているので、”作業員同士”や”作業員と社員間”の連絡も一カ所で完結するのです。
土木工事で日報を作成するメリットや注意点まとめ
ここまで、土木工事で日報を作成するメリットや注意点を中心に解説しました。
土木工事で日報を作成すれば、労務管理や従業員のメンタル管理、生産性の改善が可能になります。また、日報の効果を十分発揮させるためには「内容に過不足がなく、定量的に書かれているか」をチェックしましょう。
しかし、本来の土木作業に注力するなかで、作業者は日報業務に多くの時間を割けないのが現状です。そのため、手書きの日報ではなく、スマホから簡単に使えるアプリを利用するのが最適です。
ただし、多機能なアプリでは従業員が使いこなせないので、必要な機能に過不足のない、シンプルな使い心地のアプリを導入しましょう。結論、土木業界に最適なのは、ITに不慣れな従業員でも簡単に日報管理ができる「ナレカン」一択です。
ぜひ、「ナレカン」で土木業界の日報をストレスなく作成・共有して、作業を円滑に進めましょう。
