土木業界において、現場の作業員の動きを把握するには「工事日報」が欠かせません。また、工事日報は現場のスケジュール管理にも活用されているため、作業状況を詳しく記載する必要があります。
しかし、「日報が現場でどのように活用されているのか分からないため、日報に何を書けば良いのか分からない」と悩む作業員の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、土木工事での日報の必要性やテンプレートを中心に解説します。
- 日報を通じ作業の進捗を正しく共有して、滞りなくスケジュール管理を進めたい
- 無料のテンプレートを使って、日報の作成時間を短縮したい
- テンプレートで作成した土木日報をアプリで簡単に管理したい
という方はこの記事を参考にすると、土木業界における工事日報のメリットや適切な管理方法が分かるほか、ミスなくスムーズに日報を作成できるようになります。
目次
作業日報とは
作業日報とは、日々の業務を報告するために作成する書類です。
進捗状況を共有する目的のほか、上司から部下へのフィードバックにも役立ちます。また、一日の業務を振り返ることで、自身の課題発見や業務効率の改善に繋がるのです。
日報の作成がただの作業にならないよう、目的・重要性を意識して作成しましょう。
建設業で日報が必要とされる理由
「日報を書くのが義務化され、何のために日報があるのか分からない」という建設業関係者の方も多いのではないでしょうか。そこで、建設業において日報が必要とされる理由を解説します。
(1)作業の進捗を把握するため
1つ目の理由は、作業の進捗を正確に把握するためです。
建設業の作業員は現場に直行・直帰することが多く、会社側は現場の進捗状況を把握するのが難しいです。そこで、工事日報でどの作業がどの程度まで進んでいるか確認し、納期までのスケジュール管理をしています。
このように、工事日報により現場状況を適宜把握することで、トラブルが発生した際にも迅速に対応することが可能なのです。
(2)情報を共有するため
2つ目の理由は、情報を全体で共有するためです。
建設業では、現場に多数の関係者が出入りすることが多く、全体でミーティングをする機会が少ない傾向にあります。そこで、ミーティングに参加していない人でも、後から内容を確認できるよう、工事日報による情報の共有は大切なのです。
作業に関しての伝達ミスを防ぎ、ミーティングでの変更点や確認すべき点を全員が確実に把握するためにも、日報による情報共有は欠かせません。
工事日報を作成する4つのメリット
以下では、土木業界で工事日報を作成するメリットを4つ解説します。これまで、日報業務を疎かにしていた担当者の方は必見です。
(1)労務管理ができる
まずは、工事日報を作成すると、従業員の労務管理ができるメリットを得られます。
工事日報には、従業員一人ひとりの実働時間や作業内容、残業時間を記載します。そのため「作業負担が偏っていないか」や「ミスなく作業を進められているか」を可視化できるのです。
このように従業員の労働状況が詳しく分かれば、万が一特定の人に負担がかかっていたり、業務の手順を誤っていたりした場合に早めの対応が可能です。
(2)コストの削減につながる
次に、工事日報の作成はコストの削減にもつながります。
土木業界では、発生するコストのうちおよそ3割が人件費などの労務費と言われています。このようなコストを削減するには、人件費の予算と実績のズレを解消することが不可欠です。
そこで、工事日報があれば「残業が多い現場」や「労働力が足りない現場」がすぐに分かります。そのため、状況に応じて人員を派遣するなど調整すれば、コストを最小限に抑えられるのです。
(3)従業員のメンタルを把握できる
工事日報のメリットとして、従業員のメンタルを把握できることも挙げられます。
工事日報には作業内容のほかに、所感や悩みを書ける項目があることが多いです。対話より紙媒体の方が気持ちを素直に表しやすく、日報を習慣的にやりとりすれば作業者の些細な変化にも気づきやすくなります。
このように作業者のメンタルを把握できれば、仮に悩みを抱えていても早めのフォローができるうえ、場合によっては退職を防ぐきっかけにもなります。
(4)生産性を改善できる
最後に、生産性の改善も工事日報を作成するメリットのひとつです。
日報の報告内容をもとに、上司は業務効率化のためのアドバイスを与えることができます。また、現場社員からの意見を活かして、無駄な作業・時間を省くことも可能です。
さらに、日報を通してヒヤリハットを共有すれば、大小問わずトラブルを未然に防げる可能性が高まります。このように、日報作成によってスムーズに工事を進めやすくなり、業務の生産性が向上するのです。
工事日報に記載すべき項目とは
一般的に、土木業界の工事日報で記載すべき項目は以下の通りです。
- ①作業場所
- ②作業内容
- ③報告者
- ④作業時間(開始時刻/終了時刻)
- ⑤残業時間(開始時刻/終了時刻)
- ⑥作業員数
- ⑦連絡事項
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、作業者と依頼者で認識がズレたり、双方で何度も担当者に確認したりする事態を防げます。画像と項目の番号を照らし合わせて、構造を把握しておきましょう。
【エクセル】工事日報に役立つ無料テンプレート4選
以下では、土木業界の工事日報に役立つ無料テンプレートを4つご紹介します。いずれもエクセルファイルとしてダウンロードして使えるほか、シンプルなデザインのため導入しやすいです。
(1)作業内容ごとの工事日報
こちらは、作業内容ごとの工事日報のテンプレートです。
こちらのページからは、「工事日報」をはじめ、「作業日報」や「営業日報」といったあらゆる日報を無料でダウンロードできます。なかでも「工事日報」テンプレートは、必要な情報が過不足なく記載されており、全体を一目で判断しやすいです。
(2)資材・機材も管理できる報告書
こちらは、資材・機材も管理できる報告書のテンプレートです。
「職種」「資材」「機械」の項目で分けられており、各パートの作業内容や備考を記載できます。ただし、ダウンロードファイルは圧縮されているので、一度解凍してからでなければ使えません。
(3)作業員別の作業日報
こちらは、作業員別の作業日報のテンプレートです。
作業員ごとの作業内容を一覧で確認したい場合に便利だと言えます。また、作業時間や作業内容のほかに、末尾の「メモ」を使って申し送り事項も記載できるのです。
(4)コスト管理ができる土木作業日報
こちらは、コスト管理ができる土木作業日報のテンプレートです。
こちらのサイトには、工事日報だけでも数種類のテンプレートがあるので、好みのデザインを選べます。ただし、Excelでのダウンロードのみにしか対応していないため、WordやPDF形式でも使いたい場合は不向きです。
【土木業界必見】工事日報の作成から管理までを一元化する方法
以下では、工事日報をさらに効率よく作成する方法をご紹介します。
日報の作成は重要ですが、必要以上の時間がかかると本来の業務に割くリソースが圧迫されてしまうので「いかに効率的に進められるか」を意識すべきです。しかし、手書きやエクセルでは属人的な管理になりやすく、共有にも別のツールを使わなければなりません。
したがって、工事日報の作成から共有をより効率化するには、時間や場所を問わずに情報へアクセスできる「アプリ」を活用するのが最適です。さらに、ツール内でコミュニケーションのとれるものであれば、共有後のやりとりもスムーズになるのです。
ただし、なかにはITに詳しくない人もいるため、多機能なツールでは日報を正しく管理できない恐れがあります。したがって、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」を活用すべきです。
ナレカンは”ノート形式”でテキストを直接入力しながら日報を作成できるほか、各日報に紐づく「メッセージ」によって作業員や社員のコミュニケーションも促進されます。また、パソコンだけではなくスマホにも対応しているため、現場で撮影した写真とともにその場で日報を作成できる点もメリットです。
ITが苦手な作業員でもすぐに使えるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
<ナレカンを使った工事日報の作成例>
- テンプレートの登録
- 画像・ファイルの添付
自社の工事日報に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。日報を作成するたびに、テンプレートをダウンロードする必要がありません。
画像やファイルの添付も可能です。そのため、現場の様子・進捗を写真とともに残すことができます。
工事日報を作成するときの4つの注意点
以下では、工事日報を作成するときの注意点を4つ解説します。以下の点を押さえれば、正確な工事日報をスムーズに作成できるようになります。
(1)項目の不備がないかを確認する
まずは、作成した工事日報に項目の不備がないかを確認します。
必要な項目が記載されていない日報では、管理者はあとから再度状況を確認する手間がかかります。また、場合によっては修正したり再度作成したりしなければならず、無駄な業務が増えてしまうのです。
したがって、日報業務に必要以上の労力をかけないためにも、記載項目に不備がないかを入念にチェックしましょう。
(2)冗長な文章は避ける
次に、冗長な文章を避ける点にも注意です。
日報の作成経験が少ない場合、文字数が無駄に多かったり大量の情報を伝えようとして、文章が冗長になったりする場合があります。このような日報では「結局何が言いたいのか」がスムーズに伝わらず、内容を理解するのに時間がかかってしまいます。
日報の内容が分かりづらいと読み手のストレスにもつながるため、「内容に過不足がないか」「簡潔で意味がすぐに分かるか」を意識すべきです。
(3)定量的に記載する
次に、工事日報では定量的に記載することも大切です。
たとえば、「できるだけ時間をかけずに進める」のように定性的な内容が書かれていると、管理者は「次にどのような対策をすべきか」を提示しづらくなってしまいます。同様に、指示内容が定性的であれば、作業の時間や質がばらつく恐れもあるのです。
したがって、第三者が見てもすぐに内容が分かるように、日報は具体的な数字などを使って定量的に記載しましょう。
(4)アプリで効率化する
最後に、よりスピーディに日報を作成するにはアプリを使うのが有効です。
手書きで工事日報を作成していると、修正に時間がかかったり、印刷コストがかさんだりといった問題があります。また、WordやExcelでは内容を確認するのにファイルを開かなければならず、共有にも別のツールが必要なので面倒です。
しかし、「ナレカン」のようにテキストを入力するだけで簡単に日報を作成できる「アプリ」であれば、素早く日報を共有できます。また、日報にコメントが紐づいているので、”作業員同士”や”作業員と社員間”の連絡も一カ所で完結するのです。
土木工事で日報を作成するメリットや注意点まとめ
ここまで、土木工事で日報を作成するメリットや注意点を中心に解説しました。
土木工事で日報を作成すれば、労務管理やコストの削減、従業員のメンタル管理ができるようになります。また、日報の効果を十分発揮させるためには「内容に過不足がなく、定量的に書かれているか」をチェックしましょう。
しかし、本来の土木作業に注力するなかで、作業者は日報業務に多くの時間を割けないのが現状です。そのため、手書きの日報ではなく、スマホから簡単に使えるアプリを利用するのが最適です。
ただし、多機能なアプリでは従業員が使いこなせないので、必要な機能に過不足のない、シンプルな使い心地のアプリを導入しましょう。結論、土木業界に最適なのは、ITに不慣れな従業員でも簡単に日報管理ができる「ナレカン」一択です。
ぜひ、「ナレカン」で土木業界の日報をストレスなく作成・共有して、作業を円滑に進めましょう。