今日ではデジタルツールで業務効率化を図る企業が増えています。とくに大量の業務を抱える総務部では、社内の情報共有・連絡・申請・スケジュール管理などを一元化できる「グループウェア」が効果的です。
しかし、総務部でグループウェアを活用するイメージが掴めず、どれを選ぶべきか分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務部でグループウェアが必要な理由や選び方をご紹介します。
- 紙・メール・口頭でのやりとりに手間を感じているバックオフィス責任者
- 申請・連絡・スケジュール管理の業務の負担が増大している総務担当者
- グループウェアを導入したいが、自社に必要な機能や選び方に悩んでいる管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、総務部でグループウェアを活用する明確なメリットが分かり、自社に最適なグループウェアを選定できるようになります。
目次
総務で情報管理が煩雑化しやすい理由
ここでは、総務で情報管理が煩雑化しやすい理由を解説します。総務部での情報の管理体制に悩んでいる方は必見です。
紙・メール・口頭連絡が混在しているため
1つ目は、紙・メール・口頭連絡が混在しているためです。
総務では、申請書は紙、連絡はメール、簡単な確認は口頭というように、情報共有の手段が統一されていないケースがあります。その結果、伝達漏れや認識違いが発生し、「来客予約が共有されない」「備品申請が埋もれる」といった事態になります。
また、情報の最新版が分からなくなり、古い資料を参照してしまう恐れもあります。したがって、情報共有の手段が統一されていない環境では、総務の情報管理が煩雑化しやすいのです。
問い合わせ対応が属人化しやすいため
2つ目は、問い合わせ対応が属人化しやすいためです。
総務には、「備品の発注方法を知りたい」「社内ルールを確認したい」など、さまざまな問い合わせが集まります。しかし、対応履歴や回答内容が共有されていない場合、担当者しか状況を把握できなくなってしまうのです。
たとえば、担当者の不在時には、ほかの社員が対応内容を確認できず、完了するまでに時間がかかるケースがあります。このように、問い合わせへの対応を個人任せにしていると、総務の業務が属人化してしまうのです。
社内申請・周知業務が集中しやすいため
3つ目は、社内申請・周知業務が集中しやすいためです。
総務は、社内通知や稟議申請、備品・設備管理など、全社に関わる業務の多くを担当します。しかし、申請・周知方法が統一されていないと、確認や再通知・申請をする手間がかかってしまうのです。
また、申請・周知業務が増えるほど、確認すべき情報や管理する書類も多くなり、総務の負担が大きくなります。したがって、申請や周知が統一されていない環境では、情報管理が煩雑化しやすいのです。
総務部でグループウェアが必要な理由
ここでは、総務部でグループウェアが必要な理由を3つ解説します。以下を参考にして、グループウェアの導入を検討しましょう。
社内の情報を一元管理できる
1つ目は、社内の情報を一元管理できるためです。
総務部では、社内問い合わせの対応や申請手続きなど、幅広い業務を担当しており、多様な情報を扱います。そのため、稟議書・備品管理ルール・来客対応マニュアルなどの保管場所がバラバラだと、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうのです。
そこで、グループウェアを活用すると、社内の情報を1か所にまとめて管理できます。また、多くのグループウェアには「検索機能」が備わっているため、情報をすぐに振り返れるのです。
申請・連絡の確認漏れを防げる
2つ目は、申請・連絡の確認漏れを防げるためです。
総務部には、備品申請や来客対応、社内連絡など、あらゆる対応依頼が集まります。そのため、メールや口頭で管理している場合、対応状況を把握しづらく、確認漏れが発生しやすくなるのです。
たとえば、備品購入申請のメールがほかの連絡に埋もれて承認が遅れたり、口頭で依頼された来客対応が共有されず、受付対応が漏れたりするケースがあります。したがって、申請状況や対応履歴をまとめて管理できるグループウェアが必要なのです。
過去のやりとりをすぐに確認できる
3つ目は、過去のやりとりをすぐに確認できるためです。
総務部では、申請や規定に関する同様の問い合わせが繰り返し発生しやすく、対応内容を統一するために過去の履歴を確認する場面が多くあります。しかし、履歴が個人のメールや紙資料に残っている場合、必要な情報を探し出すまでに時間がかかってしまうのです。
したがって、迅速に対応するためにも、過去の履歴・やり取りが蓄積されて、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるグループウェアを導入するべきなのです。
総務部におけるグループウェアの選び方3選
ここでは、総務部におけるグループウェアの選び方3選をご紹介します。以下の内容を押さえて、自社にマッチしたグループウェアを選びましょう。
（1）必要な機能に過不足がないか
まずは、必要な機能に過不足がないかがポイントです。
グループウェアを導入しただけで満足すると「申請管理をしたいのにワークフロー機能が使いづらい」「情報共有はできるが、問い合わせ履歴を残せない」など、実際の総務業務に合わない場合があります。結果、使われなくなりメールや口頭連絡へ戻ってしまうのです。
したがって、グループウェアを導入するときは「申請業務を効率化したい」「問い合わせ内容を一元管理したい」など、あらかじめ総務部の課題を把握し、課題解決に必要な機能があるか確認しましょう。
（2）ITに詳しくなくても使えるか
次に重要なのが、「ITに詳しくなくても使えるか」という点です。
「便利そうだから」と多機能なグループウェアを選定すれば、ITに詳しくないメンバーは正しく操作できない恐れがあります。その結果、申請ミスや記載漏れが増え、確認や差し戻し対応に時間がかかることで、かえって総務の業務負担が大きくなってしまうのです。
また、多機能なツールほど使い方の教育にも時間がかかります。したがって、ITスキルに関係なく、誰でも直感的に操作できるグループウェアを選びましょう。
（3）過去の情報をすぐに検索できるか
「過去の情報をすぐに検索できるか」という点もグループウェアを選ぶうえで重要です。
総務では、申請内容の確認や社内ルールの見直しなど、過去の情報を参照しながら判断する業務が多く発生します。そのため、必要な情報にすぐアクセスできない環境では、確認作業そのものに時間がかかってしまうのです。
したがって、検索性の高いグループウェアを選ぶようにしましょう。たとえば、「Stock」のように、高精度な検索機能でキーワード・ファイル名などから必要な情報を見つけられるツールがおすすめです。
総務部の業務効率化に役立つグループウェア
以下では、総務業務の効率化に役立つグループウェアをご紹介します。
総務では、社内申請・備品管理・社内周知・問い合わせ対応など、幅広い情報を扱います。しかし、紙・メール・口頭で情報共有していると、確認漏れや対応の属人化が発生しやすくなるのです。
また、多機能すぎるツールは操作が複雑になりやすく、社内へ定着しないケースも少なくありません。そのため、導入したものの「一部の社員しか使わない」という状況になりやすいのです。
したがって、総務業務を円滑に進めるには、「必要な情報を簡単に共有・管理できて、誰でも使いやすいグループウェア」を選ぶことが重要です。また、過去のやりとりや対応履歴を後からすぐに確認できることも欠かせません。
なかでも「Stock」は、総務業務に必要な情報を「ノート」で一元管理し、メンバーへリアルタイム共有できるツールです。また、「ノート」に紐づけて「メッセージ」や「タスク」を管理できるため、「誰が・いつ・何を対応したか」をあとからすぐに振り返れます。
誰でも簡単に使いこなせて一元管理できるグループウェア「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
総務部で役立つグループウェアの機能一覧
以下は、総務部で役立つグループウェアの機能一覧です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 共有機能 | ・テキストや画像、ファイルなどを共有できます。 ・アクセス権限が付けられれば、外部に情報が洩れる心配もありません。 |
| メッセージ機能 |
・社内での円滑なコミュニケーションができます。 ・メールや電話が不要になるので、運用コストも抑えられます。 |
| タスク管理機能 |
・チームの業務進捗をリアルタイムで可視化できます。 ・リマインド通知機能があれば、作業漏れも防げます。 |
また、上記の機能に加えてメンバーとやりとり可能なメッセージ機能や、メールと連携できるメール共有機能があると、情報の管理だけでなく、メンバー間の円滑なコミュニケーションにも役立ちます。
総務部にグループウェアが必要な理由や選び方まとめ
ここまで、総務部にグループウェアが必要な理由や選び方を中心に解説しました。
総務では、申請・問い合わせ・社内通知など多様な業務を並行して進めるため、情報が分散すると確認漏れや対応遅れが発生しやすくなります。そこで、グループウェアを導入してあらゆる情報を一元管理する必要があるのです。
ただし、多機能すぎると現場に定着しづらく、検索機能が不十分だと情報の振り返りがしづらいため、導入しても十分に活用できません。そこで、「誰でも簡単に使いこなせて必要な情報をすぐに見つけられるツール」を導入しましょう。
なかでも総務部の情報管理に最適なのは、総務の業務に必要なあらゆる情報をノート形式で一元管理し、ノートに紐づくメッセージやタスク機能により担当者・進捗の把握もできるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひグループウェアの「Stock」を総務部に導入し、情報共有・管理の手間を省きましょう。
