今日ではデジタルツールで業務効率化を図る企業が増えていますが、とくに大量の業務を抱える総務部では、あらゆる情報を一元化する「グループウェア」が効果的です。
しかし、総務部でグループウェアを活用するイメージが掴めず、どれを選ぶべきか分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務部でグループウェアを利用するメリットや選び方をご紹介します。
- 総務部でグループウェアを活用するにあたり、具体的なメリットを知りたい
- 総務部の業務負担を解消できるグループウェアを見つけたい
- ITに詳しくない人でも簡単に使えるグループウェアを探している
という方はこの記事を参考にすると、総務部でグループウェアを活用する明確なメリットが分かり、自社に最適なグループウェアを選定できるようになります。
目次
総務部でグループウェアを活用する2つのメリット
ここでは、総務部でグループウェアを活用する2つのメリットを解説します。業務にグループウェアを取り入れているチームは、以下のメリットを常に得られるのです。
（1）顧客対応がスムーズになる
まずは、総務部でグループウェアを活用するメリットとして、顧客対応がスムーズになることが挙げられます。
総務部では、取引先との連絡や来客対応をする場面も多いです。そこで、グループウェアを使えば、来客スケジュールや対応内容を一か所で共有できるのです。
その結果、担当者が不在でも引き継ぎがしやすくなるうえ、わざわざ掲示物を作成したりメールを一斉送信したりする必要もなくなります。
（2）データ管理が効率化する
次に、総務部でグループウェアを活用すれば、データ管理も効率化できます。
たとえば、備品管理や勤怠管理にExcelを使っていると、ファイルが増えれば目的のデータを見つけづらくなってしまいます。また、全体へもスムーズに共有できません。
一方、多くのグループウェアには”検索機能”が備わっており、キーワードを入力すればすぐに必要な情報を探し出せます。また、Excelと異なり逐一ファイルを開く工数もかからないので、確認もスピーディになります。
総務部で役立つグループウェアの機能一覧
ここでは、総務部で役立つグループウェアの機能を一覧表で解説します。具体的には、以下の機能が備わっているものを選びましょう。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 共有機能 |
・テキストや画像、ファイルなどを共有できます。
・アクセス権限が付けられれば、外部に情報が洩れる心配もありません。 |
| メッセージ機能 |
・社内での円滑なコミュニケーションができます。
・メールや電話が不要になるので、運用コストも抑えられます。 |
| タスク管理機能 |
・チームの業務進捗をリアルタイムで可視化できます。
・リマインド通知機能があれば、作業漏れも防げます。 |
上記の機能に過不足がなければ、大量の業務を同時に抱えている場合でも、円滑な進捗管理やコミュニケーションができます。
総務部の業務効率化を最も促進するグループウェア
以下では、総務部の業務効率化を最も促進するグループウェアをご紹介します。
日々さまざまな業務に追われている総務部において、業務効率化の実現には「グループウェア」が欠かせません。グループウェアを活用すれば、顧客対応やデータ管理がスムーズにできるようになり、メールや電話で連絡する必要もなくなります。
ただし、安易に多機能なグループウェアを選定してしまうと、社員が適切に使いこなせず、次第に利用されなくなる恐れがあるのです。したがって、グループウェアを選定するときは「すべての社員が簡単に使えるか」を検討しなければなりません。
結論、総務部に導入すべきグループウェアは、「共有」「メッセージ」「タスク管理」機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイル、画像を簡単に残せるので、各種書類や顧客の対応履歴などあらゆる情報を管理できます。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づいており、業務連絡や作業指示も入り乱れません。
必要な機能に過不足のないシンプルなグループウェア「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
総務部におけるグループウェアの選び方3選
ここでは、総務部におけるグループウェアの選び方を3選ご紹介します。以下の内容を押さえて、自社にマッチしたグループウェアを選びましょう。
（1）目的の機能に過不足がないか
まずは、目的の機能に過不足がないかがポイントです。
仮に、グループウェアを導入しただけで満足すると「目的の機能がなく使いづらい」「使わない機能ばかりになった」となる恐れがあります。このような状態では、次第に利用されなくなってしまうのです。
したがって、グループウェアを導入するときは「チームの進捗を可視化したい」「円滑にコミュニケーションをしたい」など、あらかじめチームの課題を把握しておきましょう。
（2）無料トライアルを利用できるか
次に、無料トライアルを利用できることも大切です。
無料トライアルを利用すれば、コストをかけずに実際の操作性や機能を確かめられます。そのため、導入後のイメージがより具体的になるのです。
ただし、無料トライアルでは人数や機能が制限されているグループウェアもあるので、利用前に必ず詳細を確認しましょう。
（3）誰でも直感的に使えるか
最後に、グループウェアは誰でも直感的に使える点も重要です。
「便利そうだから」と多機能なグループウェアを選定すれば、ITに詳しくないメンバーは正しく操作できない恐れがあります。さらに、多機能であれば使い方のレクチャーにも時間がかかるため、ただでさえ業務が多い総務部では負担になってしまうのです。
したがって、「誰でも直感的に使えるシンプルなグループウェア」を選ぶべきだと言えます。たとえば、非IT企業の65歳の方でもすぐに活用できるほど簡単な「Stock」であれば、情報の蓄積・共有に一切のストレスがかかりません。
総務部がグループウェアを活用するメリットや選び方まとめ
ここまで、総務部がグループウェアを利用するメリットや選び方を中心に解説しました。
総務部でグループウェアを利用すると、顧客対応やデータ管理が効率化されるメリットがあります。また、グループウェアを選定するときは目的の機能に過不足がないかだけでなく、無料トライアルの有無も確認して、導入後のミスマッチを防ぎましょう。
加えて、ただでさえ業務量が多い総務部では、グループウェアの使い方を教えるのに無駄な時間はかけられません。したがって、多機能なものではなく「チーム全員がすぐに使いこなせるほどシンプルか」で導入可否を判断すべきなのです。
つまり、「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能に過不足がなく、ITが苦手な65歳の方でも簡単に使える『Stock』が最適だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひグループウェアの「Stock」を総務部に導入し、情報の共有・管理の手間を省きましょう。
