新型コロナウイルスの感染拡大防止や働き方改革などの影響を受け、昨今在宅勤務を解禁する企業が増えています。
しかし、税理士事務所では「在宅勤務が違法行為になるかもしれない」と考え、導入に踏み切れていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士事務所での在宅勤務は違法なのかという点から在宅勤務を導入するメリット・デメリットを解説します。
- 税理士事務所での在宅勤務は違法なのかがよく分からない
- 税理士業が在宅勤務を行うメリット・デメリットを理解したうえで、導入を進めたい
- 税理士業の在宅勤務に役立つおすすめのITツールが知りたい
という方は今回の記事を読むと、税理士事務所での在宅勤務について正しく理解でき、メリット・デメリットを抑えたうえで在宅勤務を導入きるようになります。
目次
税理士事務所での在宅勤務は違法なのか
在宅勤務を取り入れる企業はもはや一般的なものとなりましたが、その一方で、税理士事務所では「税理士が在宅勤務を行うのは違法ではないか」という声が一定数あります。その背景には、税理士法第40条第3項の存在があります。
税理士法第40条第3項によると、税理士は2箇所以上の事務所の設立が禁じられています。しかし、在宅勤務を実施すると、必然的に事務所と自宅の2箇所で業務を行うことになります。これが税理士法で定められている2箇所事務所に該当し、違法行為になるのではないかという疑いが出てきたのです。
こうした状況に対し、東京税理士会総会は以下のように明言しています。
「臨時的に仕事を自宅に持ち帰り税理士業務を執行する、あるいは自宅への来客に対し一時的な税務相談に応じるなどの行為を行なっても、自宅が客観的事実により税理士事務所と判断される状態でなければ2か所事務所の問題は生じない」
つまり、税理士事務所における在宅勤務は、2か所事務所には当たらず違法行為ではないため、昨今では多くの税理士がテレワーク導入に取り組んでいるのです。
税理士事務所が在宅勤務を導入するメリット
以下では、税理士事務所が在宅勤務を導入するメリットを解説します。税理士事務所での在宅勤務を解禁することで、以下のような恩恵が受けられるようになります。
通勤時間からの解放
在宅勤務を導入すると、通勤に時間をかけなくて良くなる点がメリットのひとつです。
在宅勤務の場合は自宅で作業が完結するため、従来のように通勤にかかる時間がなくなります。その結果、社員は通勤のストレスから解放された状態で業務に取り組めるようになります。
さらに、渋滞や電車の運行障害といったトラブルの影響を受けなくなるので、万が一災害が発生した場合でも、通常通り業務を進行できる可能性が高まります。
新規顧客の拡大
在宅勤務の導入は、新規顧客拡大にも繋がります。
在宅勤務では、会議など対面の必要があったものはすべてオンライン会議ツールを利用して進めることになります。従来必要不可欠だった対面での作業がカットできるので、これまでは対応できなかった遠方の相談者や海外からの依頼も受けられるようになります。
結果として、物理的な距離の観点からアプローチできなかった層にも積極的なコミュニケーションが可能になり、業績向上にも貢献します。
人手不足の解消
在宅勤務の導入は、人手不足の解消にも役立ちます。
各業界で人手不足に陥っているなか、在宅勤務ができるようになれば税理士の採用範囲も拡大します。そのため、能力が優れていても居住地の関係で採用が難しかった候補者にも対応できるようになるのです。
また、在宅勤務を導入し「テレワーク可」を条件として採用を進めれば、こうした労働に制限のある新規人材の流入はもちろん、事情により退職せざるを得ない社員の定着率向上にも役立ちます。
税理士事務所が在宅勤務を導入するデメリット
税理士事務所での在宅勤務導入はメリットがある一方で、デメリットも存在します。
そこで以下では、税理士事務所が在宅勤務を行う際のデメリットを解説します。以下のようなデメリットがあるゆえに税理士事務所の在宅勤務が進まないともいえます。
情報漏えいのリスクがある
税理士事務所が在宅勤務を導入する一番のデメリットは、情報漏えいのリスクです。
税理士事務所では職業柄、個人情報を含む書類や情報を日々取り扱う必要があります。こうした情報は万が一漏洩すれば、顧客からの信頼を失うどころか、賠償責任が発生する恐れもあります。したがって、適切な管理が必要です。
しかし、在宅勤務を導入すれば、必然的に書類や顧客データは自宅へ持ち帰らなくてはなりません。万が一、社員が適切な管理を行っていなければ、流出や紛失の危険性が高まります。
したがって、在宅勤務を導入する際は、事前に書類やデータの取扱いについての指導を徹底しましょう。
社員の管理・監督ができない
税理士事務所で在宅勤務を導入すると、社員の管理・監督ができないのも問題です。
税理士法第41条第2項によると、所長税理士は自社社員の管理・監督が義務付けられています。そのため、在宅勤務を行った場合でも、こうした管理・監督が十分に実施できているかどうかが重要になるのです。
通常勤務のように対面で確認できない仕様上、監視・管理には別の手段を講じなくてはなりません。Webカメラの導入やITツールを利用した報告書作成などが対策として挙げられますが、所長税理士のITリテラシーが低い場合は実施が徹底できず、在宅勤務の導入が難しくなるでしょう。
顧問との接点の減少
在宅勤務を導入すると、顧問先との接点が少なくなりがちなのもデメリットです。
オンライン会議ツールの利用によって、対面でなくてもコミュニケーションが取れる一方で、ツールを介したコミュニケーションはリアルさに欠けるという問題もあります。年配の顧客の場合、ツール利用に戸惑いを感じるケースもあるでしょう。
したがって、業務のすべてをオンライン化し対面作業をゼロにするような事態は避け、臨機応変な対応を行う必要があります。
税理士事務所での在宅勤務をサポートするおすすめのツール
以下では、税理士事務所での在宅勤務をサポートするおすすめのツールをご紹介します。
税理士業での在宅勤務を成功させるには、多岐に渡る情報を適切に管理できるツールの導入が必要不可欠です。顧客情報など高セキュリティ下での運用が求められる情報はもちろん、申請書や日報の管理、現在の進捗状況など、日々管理・共有すべき情報は数多くあります。こうした情報が混同するような事態に陥れば、業務が非効率になりかねません。
しかし、それぞれの情報を異なるツールで管理すれば、ツールを横断して情報を確認する必要がでてしまい、生産性が低くなる原因となります。大切なのは、ひとつのツールの導入だけで、必要な情報がすべて管理・蓄積できることです。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は情報漏えいのリスクを減らしながら、簡単に情報の蓄積・管理ができる情報共有ツールです。
Stockの「ノート」には直接テキスト・写真・ファイルの入力・添付もできるので、顧客情報から業務日報、書類の格納など業務に関連したあらゆる情報の管理が行えます。さらに、「タスク」を利用すればチームの現状をリアルタイムも把握できます。
情報漏えいのリスクを減らして情報を簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
税理士事務所での在宅勤務についてのまとめ
ここまで、税理士事務所での在宅勤務は違法なのかという点から、導入のメリット・デメリットを解説しました。
税理士事務所での在宅勤務は違法ではなく、時間制約からの解放や人手不足解消などのメリットも得られるので、今後も導入する事務所が増えることが想定されます。在宅勤務成功のためにも、情報漏えいのリスクという最大のデメリットを解消できるITツールを導入し、円滑な業務進捗と情報管理の徹底を実現しましょう。
しかし、いくら強固なセキュリティがあっても、ITツールの操作が難しく社員が使いこなせければ十分な効果は発揮できません。在宅勤務の仕様上、操作方法を確認しづらくなり、該当社員の業務に遅れが生じる可能性もあります。したがって、導入するツールは、利用者を選ばない操作性のものでなくてはなりません。
たとえば今回ご紹介したStockは、ITに不慣れなユーザーでも直感的に操作できるほど簡単な情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在120,000社以上の企業が導入しており、自社業務のIT化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で税理士の在宅勤務を成功させましょう。
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