工務店における「営業管理」は、顧客のニーズを分析して長期的な関係を築くために必須の業務です。さらに、今日では時間や場所を問わずにデータを確認できることから、デジタルツールで営業管理をする工務店も増えています。
とはいえ、未だにアナログな営業管理をしており、業務が負担になっている工務店も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工務店の営業管理がうまくいかない原因や成功のポイントを中心にご紹介します。
- 顧客情報をExcelや紙で管理していて、案件の状況がわからなくなっている工務店の経営者
- 営業担当ごとに情報を持っていて、社内で情報共有できていない営業責任者
- 問い合わせや見込み客を管理しきれず、受注の取りこぼしが発生している担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、工務店での営業管理を成功させる方法がわかるほか、自社で快適に使えるツールも見つけられます。
目次
工務店の営業管理でよくある3つの失敗例
以下では、工務店で実際によく起こる営業管理の失敗例を紹介します。自社でも同じ問題が起きていないか確認しながら読み進めましょう。
打ち合わせ内容を忘れて提案の質が下がる
1つ目は、打ち合わせ内容を忘れて提案の質が下がるという事例です。
たとえば、住宅購入の検討プロセスでは、予算や間取り、設備、デザインなど、非常に細かな要望が飛び交います。そのため、顧客情報が整理されていないと、過去の相談内容や希望条件を正確に把握できず、的外れな提案をしてしまう恐れがあるのです。
このように、過去のやり取りを確実に振り返る仕組みがないと、提案の修正や手戻りが増え、最終的な成約率の低下を招いてしまいます。
担当者の不在時に顧客対応が止まる
2つ目は、担当者の不在時に顧客対応が止まるという事例です。
案件の進捗や顧客対応の内容が共有されていないと、周囲が状況を確認できません。そのため、
担当者が休日や外出で不在の際に顧客から急な問い合わせがあっても、他のスタッフが適切な対応をとれず、対応が遅れてしまいます。
また、対応の遅延は、顧客のストレスとなり、満足度の低下につながります。したがって、担当者しか知らない情報をなくし、チームの誰もがいつでもこれまでの経緯を瞬時に把握できる体制が不可欠です。
見込み客へのフォローが漏れて受注を逃す
3つ目は、見込み客へのフォローが漏れて、受注を逃すという事例です。
新規の問い合わせに対して「誰が・いつ・どのような対応をしたか」が可視化されていないと、対応すべき案件を見落としやすくなります。結果的に、資料請求後の対応が遅れ、顧客を他社に取られてしまう可能性があります。
このような機会損失を防ぐためにも、見込み客への対応状況や次にすべき行動を常に管理することが重要です。
工務店の営業管理がうまくいかない原因とは？
以下では、工務店の営業管理がうまくいかない原因を解説します。自社の営業管理に当てはまる課題がないか確認してみましょう。
年単位に及ぶ「契約までの期間の長さ」
1つ目は、契約に至るまでの期間が長いことです。
工務店では契約までに数ヶ月、長ければ年単位の期間を要します。その間に、何度も打ち合わせを重ね、何通もの見積書や図面が作成されるため、蓄積される情報量が膨大になります。
そのため、情報を整理して管理していないと、数か月前に聞いた要望や相談内容を把握できなくなるのです。また、顧客の情報を商談や契約に活用できず、顧客対応の質が下がる恐れもあります。
部門間の情報共有不足
2つ目は、部門間の情報共有不足です。
工務店では、営業・設計など複数の部門が顧客に関わるため、情報の管理方法が統一されていないと引き継ぎや共有が上手くいきません。たとえば、施主の要望が図面に反映されなかったり、口頭や個人のメモによる伝達で認識のズレが生じたりする恐れがあります。
そのため、顧客情報を一元管理するだけでなく、部門をまたいで情報共有しやすい環境を整えることが重要です。関係者全員が同じ情報を確認できれば、引き継ぎ漏れや認識のズレを防ぎやすくなります。
顧客情報がExcelや紙に散らばっている
3つ目は、顧客情報が複数の場所に散らばっていることです。
必要な情報が一箇所にまとまっていないと、過去の経緯を確認したり更新したりするたびに、あちこちのファイルを探し回る手間が発生します。たとえば、見積書はExcel、打ち合わせ内容は紙という状態で管理していると、必要な情報をすぐに見つけられません。
このように、情報の保管場所が分散していると、必要な情報を探す手間が増えるため、改善が必要です。
【なるほど！】工務店の営業管理を成功させるポイント
以下では、工務店の営業管理を成功させるポイントを紹介します。正しい管理の考え方を意識することで、失敗を未然に防ぎましょう。
顧客情報を一か所で管理する
営業管理を成功させるポイントの1つ目は、顧客情報を一か所で管理することです。
顧客ごとの相談内容や見積もり履歴をまとめて確認できれば、状況を正確に把握しやすくなります。たとえば、数か月前に施主から出た「予算に関する細かな要望」も、一つのノートに時系列で残っていれば、次の打ち合わせ前に簡単に振り返れます。
このように、必要な情報へすぐにアクセスできる環境を整えることが、営業活動の効率化や提案の質の向上につながるのです。
案件状況をチーム全体で共有する
ポイントの2つ目は、案件状況をチーム全体で共有することです。
営業担当だけでなく、設計や現場監督も同じ情報を確認できる状態が重要です。そのため、顧客との打ち合わせ内容を共有しておけば、認識のずれによる対応ミスを防げます。
部署を超えて状況を把握できる体制を整えることで、顧客対応の品質向上につながります。
対応漏れを防ぐ仕組みをつくる
3つ目は、対応漏れを防ぐ仕組みをつくることです。
問い合わせ対応や提案の予定などを管理できなければ、受注の機会を逃しやすくなります。実際、資料請求の連絡が遅れてしまうと、他社へ流れてしまう場合もあります。
対応すべき内容を確実に把握できる運用を整えることが、機会損失の防止につながります。
【これで解決】工務店の営業管理に最適な情報共有ツール
以下では、工務店の営業管理に最適な情報共有ツールをご紹介します。
工務店では見積書や契約書といった書類に加えて、顧客からの問い合わせ履歴など多くの情報を管理します。また、契約までに何度も打ち合わせが発生するため、過去のやり取りをすぐに確認できる環境が欠かせません。
しかし、Excelや紙で管理していると、情報があちこちに散らばりやすくなります。また、担当者ごとに管理方法が違うと、案件状況がわからなくなったり、対応漏れが起きたりする原因になります。
このように、Excelや紙による管理だけでは限界があるため、顧客とのやり取りを一か所で管理し、チーム全体で情報共有できる仕組みを整えることが重要です。情報共有ツールを使えば、必要な情報をすぐに確認できるうえ、対応漏れや属人化も防げます。
この条件に最も当てはまるのが、情報を簡単に一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、顧客情報や商談履歴をまとめてリアルタイム共有できるほか、ノートに紐づくメッセージでメンバーとやり取りも可能なため、情報共有・管理どちらにも役立つのです。
ITが苦手な65歳の方でも直感的に使えるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
工務店における営業管理のうまくいかない原因と成功のコツまとめ
ここまで、工務店の営業管理がうまくいかない原因や、成功のポイントを中心にご紹介しました。
工務店の営業管理では、契約までの期間が長かったり、担当者ごとに管理方法が異なったりすることで、顧客情報の把握や情報共有が難しくなる課題があります。このような状態では、提案の質の低下や対応漏れにつながるため、早めの改善が必要です。
また、顧客情報がExcelや紙に散らばっていると、必要な情報をすぐに確認できません。そのため、顧客とのやり取りや案件状況を一か所で管理し、チーム全体で共有できる環境を整えることが重要です。
そのため、工務店の営業管理には、「顧客情報や商談履歴を簡単に共有・管理できる情報共有ツールの『Stock』が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、自社の営業管理を効率化し、顧客満足度を向上させましょう。
