業務連絡を電子化することで「言った・言わない問題」を防止できるほか、伝達した情報をすぐに振り返れるメリットがあります。とくに、近年では、メールよりもスピード感あるやりとりができるチャット形式で、業務連絡をする企業が増えているのです。
一方で、「業務連絡を電子化したいが、どのツールが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務連絡/社内連絡の電子化におすすめのツール4選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 社内の業務連絡のスピードが遅いので、改善を図りたい
- LINE以外の業務連絡ツールやアプリの特徴や機能を知りたい
- ITに不慣れな人でも簡単に使える連絡ツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、最適なツールが見つかり、社内に業務連絡がスムーズに行き渡るようになります。
目次
業務連絡の電子化とは？
ここでは、業務連絡の電子化の概要を解説します。「電子化」と似た意味を持つ言葉との違いも紹介しているので、電子化についての理解を深めたい方は必見です。
電子化とデジタル化の違い
電子化と似た意味を持つ言葉として、「デジタル化」があります。両者には、主に「目的」と「段階」に違いがあります。
| 目的 | 段階 | |
|---|---|---|
| 電子化 | 紙媒体をデジタルデータに変換して処理し、業務効率化やコスト削減を図ること |
デジタル化を推進するための第一歩 |
| デジタル化 | 電子化したデータの効率的な活用・業務改善につながるデジタルツールを導入すること |
電子化よりもさらに一歩進み、業務プロセスを効率化していく段階 |
以上のように、電子化は紙媒体をデジタルデータに変換して処理すること自体を指します。一方で、デジタル化はその後の業務プロセスの改善までを目的としているのが大きな違いです。
電子化とペーパーレス化の違い
近年では、紙媒体の削減を目指す「ペーパーレス化」が大きな注目を集めています。この「ペーパーレス化」と「電子化」には、以下のような違いがあります。
| 目的 | |
|---|---|
| 電子化 | 紙媒体をデジタルデータに変換して処理し、業務効率化やコスト削減を図ること |
| ペーパーレス化 | 企業活動で使用する紙媒体の削減すること |
ペーパーレス化と電子化は、どちらも紙媒体をデジタルデータに変換することを指すため、意味合いに大きな違いはありません。企業で「ペーパーレス化の推進」という方針があったときに、一つの手段として用いられるのが「電子化」と理解しておきましょう。
業務連絡を電子化する3つのメリット
ここでは、業務連絡を電子化する3つのメリットをご紹介します。以下を参考にして、業務連絡を電子化するメリットや必要性を把握しましょう。
（1）伝達ミスを防げる
1つ目に、伝達ミスを防げる点が挙げられます。
口頭での連絡とは異なり、デジタルでは伝える情報が見える化されるため、伝え忘れたり聞き漏らしたりする伝達ミスを防げます。また、連絡内容が履歴として記録されるので「言った・言わない問題」も回避できるのです。
以上のように、業務連絡の電子化は「伝えたい情報を正確に伝える」ために、不可欠な取り組みだと言えます。
（2）スムーズに情報を共有できる
2つ目に、スムーズに情報を共有できる点が挙げられます。
業務連絡を電子化すれば、PCやスマホを使って離れた場所にいるメンバーにもすぐにメッセージを送れます。また、一度に複数人に共有することもできるので、社内の連絡手段として最適なのです。
以上のように、業務連絡を電子化すると、リアルタイムでスムーズに情報を共有でき、業務を円滑に進められます。
（3）送受信者の負担を軽減する
3つ目は、メッセージの送信者・受信者の負担軽減につながる点です。
業務連絡を電子化すれば、時間や場所を気にすることなく、気軽にメッセージを送れるようになります。また、受信側も自身のタイミングでメッセージを確認できるので、作業を中断しなければならないストレスも軽減できるのです。
以上のように、デジタル上で業務連絡することは、送受信者いずれにとってもメリットになります。
社内連絡ツールにメール/LINEを使うリスクとは
ここでは、社内連絡ツールにメールやラインを使うリスクをご紹介します。現在、ビジネスシーンでメールやLINEを使っている方は必見です。
（1）社内連絡ツールにメールを使うリスク
メールを使用するリスクとして「セキュリティ対策の低さ」が挙げられます。
キヤノンMJによる外部脅威対策に関するアンケート調査では「アンチウイルス・アンチスパム対策を実施している企業」は50%、「特になにもしていない企業」は33%という結果でした。メールに対するセキュリティ対策はあまり進んでいないことがわかります。
昔と比べてインターネットが普及した今、情報漏えいを防ぐためにもセキュリティ対策は必須です。社内連絡ツールにメールを使用する場合は、外部脅威に備えた十分な対策を練る必要があるのです。
（2）社内連絡ツールにLINEを使うリスク
LINEといった「チャットツール」を使うリスクは、情報が流れやすく、過去のやりとりを都度遡らなければならない点です。
とくに、複数のテーマに関するやりとりを同時にすると、情報が混ざってしまうので確認漏れが生じかねません。そして、LINEの検索機能では期間や発言者の絞り込みができないため、過去のメッセージを探すのに非常にストレスがかかるのです。
このように、LINEには「情報が流れやすい」「欲しい情報がすぐに見つからない」といった点がデメリットです。一方、画像やファイルを含むあらゆる情報を蓄積でき、高度な検索機能が備わった「Stock」を使えば、必要な情報を即見つかります。
無料あり！業務連絡/社内連絡を電子化するツール・アプリ4選
以下では、業務連絡を電子化するおすすめのツール・アプリ4選をご紹介します。
業務連絡を電子化すれば、履歴が残るので伝達ミスを防いで「言った・言わない問題」を解消したり、社内のコミュニケーションを活性化したりできます。ただし、メールやLINEでは、欲しい情報が見つかりづらく情報が流れやすい点がデメリットです。
したがって、業務連絡には「必要な情報をすぐに見つけられるツール」を使いましょう。また、ITに詳しくない社員でも簡単に使えるツールでなければ、社内に上手く浸透しないため、ツールを選ぶときには「シンプルな操作性」であることを重視すべきです。
結論、業務連絡の電子化には、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使える情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残したテキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有できるうえに、ノートに紐づく「メッセージ」で細かなやりとりも可能です。また、高度な「検索機能」で欲しい情報がすぐに見つかります。
【Stock】ITに不慣れな中小企業の業務連絡を最適にするツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】目的の情報に即アクセスできる社内連絡ツール
「ナレカン」は、欲しい情報にすぐにたどり着ける社内連絡ツールです。
ナレカンの「記事」にお知らせなどを書き込めば、任意のメンバーに共有できるほか「コメント」が紐づけられるので細かなやりとりも可能です。また、生成AIを活用した「自然言語検索」を活用すれば、上司に質問するような感覚で知りたい情報を得られます。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Slack】多機能なビジネスチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 多機能なビジネスチャットツール
- チャンネルごとに話題を整理できる
Slackは、テキストでやり取りするチャットに加え、音声・ビデオ通話、録画・録音などの豊富な機能を備えています。また、さまざまな外部ツールとの連携も可能で、カスタマイズ性が高いです。
Slackでは、部署やプロジェクトごとにチャンネルを作成して、話題を整理しながら業務連絡ができます。また、AIを活用してチャンネルの内容を要約できるため、業務効率の向上にもつながります。
＜Slackの機能・使用感＞
- AI機能
- canvas
AIがSlack内の情報を要約してくれるため「情報が流れやすい」という問題を解消できます。ただし、通常のEnterpriseプランに加え、別途アドオン料金が発生するので大幅なコストが発生してしまいます。
canvasは、Slack内での情報をまとめておける機能です。そのため、常に把握しておきたい情報を残しておくのに役立ちます。
＜Slackの注意点＞
- 無料プランはメッセージの履歴が削除される
- 必要な情報を探すのに時間がかかる
Slackの無料プランでは、90日間を過ぎるとメッセージの履歴が削除されるため、過去のやり取りを残したい方は有料化が必須です。
ユーザーからは「検索機能はある程度便利ですが、欲しい情報にたどり着くまでに少し時間がかかる印象です。直感的に検索できたりAIを使って提案機能などが増えることを期待します。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問合せ
【LINE WORKS】LINEと連携可能なツール
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと連携可能なチャットツール
- スケジュールやタスクも管理できる
LINE WORKSは、LINEのような使用感で導入即日でも操作しやすい点が特徴です。また、LINEと連携することでLINEユーザーともチャットできるので、顧客や取引先などの社外の人とも連絡が取れます。
スケジュール管理機能やタスク管理機能、アンケート機能なども搭載しており、業務のさまざまな場面で活用できます。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- 掲示板機能
- タスク管理機能
掲示板機能を使えば、社内全体に業務連絡を周知できます。また、情報の内容に合わせて掲示板ごとに閲覧・編集範囲を設定できるので、特定のメンバーに一括で情報共有したいときにも便利です。
トーク内容から直接タスクを作成できます。また、メンバーのタスクを一覧表示したり、他のメンバーにタスクを割り当てたりして、チーム単位でタスク管理することも可能です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報が流れやすい
- 無料プランでは容量が制限される
- 音声通話できない場合がある
チャット形式でスピーディーにやり取りできる一方、重要な情報も次々と流れてしまうので、メッセージを見落としてしまう可能性があります。
無料プランの場合、ストレージ数が5GBまでに制限されます。そのため、多くの情報を扱いたい場合は有料化が必要です。
ユーザーからは「社内で利用していない人とは電話での音声通話ができますが、LINEを使用している方とだと音声通話ができないので出来るようになると嬉しいです。」という声があります。（引用：ITトレンド）
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー：無料
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞おすすめの業務連絡/社内連絡ツール・アプリ一覧
業務連絡の電子化におすすめのツール・アプリ一覧の比較表は以下の通りです。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Slack | LINE WORKS | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に業務連絡ができるツール |
目的の情報に即アクセスできる社内連絡ツール |
多機能なビジネスチャットツール |
LINEと連携可能なツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ階層 |
【〇】※2階層までできる |
【〇】※多階層にできる |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
無料プランはメッセージの履歴が削除される |
情報が流れやすい |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
ツールを選ぶときは、機能性はもちろんですが、社員が利用することを想定して「全員が欲しい情報へ簡単にアクセスできるか」がポイントです。また、企業規模によって求める機能は異なるので「何人規模向けなのか」も併せて確認しましょう。
業務連絡ツール/社内連絡ツールを選定する4つのポイント
ここでは、業務連絡ツール/社内連絡ツールを選定する4つのポイントをご紹介します。以下のポイントを参考に、自社で活用できるツールを選定しましょう。
（1）時間や場所を問わず利用できるか
1つ目のポイントは、時間や場所を問わず利用できることです。
ツールを選ぶときは、さまざまなデバイスから使えて、離れた場所にいるメンバーともスムーズに連絡が取れるか確認しましょう。スマホやタブレットに対応していないツールでは、通勤や外回りのときの連絡の確認が難しいのです。
したがって、スマホやタブレット端末から使えるマルチデバイス対応の業務連絡ツールがビジネスには最適です。
（2）情報を適切に管理できるか
2つ目のポイントは、業務連絡を適切に管理できることです。
業務連絡の内容は、あとからスムーズに確認できるように、すぐに振り返られる状態で管理する必要があります。具体的には、部署や支店ごとに情報を整理できるツールを導入すべきです。
たとえば、連絡事項をメモできる「ノート」を、部署や支店ごとに「フォルダ」で整理できる「Stock」のようなツールが挙げられます。とくに、Stockはノートに紐づく「メッセージ」でのやりとりが可能なため、業務連絡が混ざることなく管理できるのです。
（3）あらゆる情報を共有できるか
3つ目のポイントは、あらゆる情報を共有できることです。
社内で共有される情報はテキストのみならず、画像、動画、ファイル、URLなどさまざまです。これらのあらゆる情報を共有できるツールでなければ、別途ほかのツールで情報共有する手間がかかってしまいます。
つまり、社内のあらゆる情報を一元的に管理するために「あらゆる情報を共有できるか」は、導入前に必ず確認しましょう。
（4）セキュリティ対策が万全か
4つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全かどうかです。
業務連絡の中には、社内の機密情報や個人情報が含まれる場合もあります。仮に、情報漏えいが起こってしまうと、会社の信用を失ったり、損害が発生してしまったりすることもあるのです。
そのため、「ISO27001(ISMS)」や 「ISO27017」といった国際セキュリティ資格を取得しているツールであれば、安心して利用できます。
業務連絡を電子化するツールまとめ
ここまで、業務連絡を電子化するツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。
業務連絡をメールやLINEで共有すると、ほかのメッセージで埋もれてしまい見つけ出すのに時間がかかります。したがって、業務連絡の電子化には「情報が流れず蓄積できるツール」を使うべきなのです。
ただし、「有名だから」という理由で選定すると、導入後にトラブルの原因となってしまいます。そのため、企業規模や社員のITリテラシーを考慮したうえで「必要な情報を瞬時に見つけられるツール」を選びましょう。
したがって、自社の業務連絡の電子化には、社内のあらゆる情報を一元管理し即アクセスできるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の業務連絡を電子化しましょう。
