営業活動では、顧客への提案や商談、フォロー対応など多くの業務が同時進行するため、タスク管理が欠かせません。しかし、管理方法が属人化していたり、チーム内で情報共有ができていなかったりすると、対応漏れや機会損失につながる恐れがあります。
実際に「やるべきことが多すぎて優先順位が分からない」「顧客対応の抜け漏れが発生してしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業におけるタスク管理でよくある失敗例や、タスク管理のポイントを中心にご紹介します。
- タスクを個人で管理しており、対応漏れが発生して困っている営業担当者
- 誰が何を担当しているか分からず、タスクの采配が偏っている現場のリーダー
- ツールを導入しても定着しないことに課題を感じている営業企画・業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、営業現場で起こりがちなタスク管理の失敗を防ぎ、チーム全体で効率的に業務を進めるための管理方法が分かります。
目次
営業にタスク管理が重要な理由とは？
営業にタスク管理が重要な理由は、売上に直結する重要度の高いタスクを把握すれば、優先的に対応すべきことが分かるからです。
営業の業務は、商談や提案書の作成などの売上に直接的に関わるものから、社内スタッフとの打ち合わせや細かな報告業務まで多岐にわたります。
そのため、優先順位を意識してタスク管理をしなければ、細々とした業務に追われてしまいます。最終的には、肝心の営業活動に割く時間がなくなってしまうので、適切にタスク管理しましょう。
営業タスク管理の4ステップ
ここでは、「どのように営業のタスク管理をすれば良いのか」を4つのステップに分けてご紹介します。タスク管理において何から手をつけたら良いか迷っている方は、以下のステップに沿ってタスクを整理しましょう。
【STEP1】タスクを洗い出す
まずは、現在抱えているタスクを全て書き出しましょう。
タスクを洗い出すポイントは、考えすぎず、細かな作業まで思いつく限り書いていくことです。たとえば「顧客Aの業界をリサーチする」や「顧客Bにアポイントを取る」など、表題を見ただけでやるべきことが分かるくらいに、タスクを細分化することが重要です。
このように、最初のステップで自身のタスクを全て洗い出さなければ、何もはじまらないので早急に取りかかりましょう。
【STEP2】優先順位を決める
次に、洗い出したタスクを優先順位ごとに振り分けていきます。
優先順位を決めるときは、「緊急度」と「重要度」を軸として割り振ることがおすすめです。たとえば、契約の確度が高い顧客からの問い合わせ対応は、「重要度が高く、緊急度も高いタスク（A）」なので優先度を高く設定します。
また、「重要度の低く、緊急度が高いタスク（C）」は無駄な業務が多く、取捨選択する余地があります。一方、「重要度が高く、緊急度の低いタスク（B）」は一般的に後回しにされがちですが、早めに対策を打っておけば後から焦ることがなくなるのです。
このように、タスクは緊急度と重要度の2つの軸で分類をして、適切な優先順位をつけましょう。
【STEP3】期限を設定する
優先順位を決めたら、実現できるかを重視して期限を決めましょう。
タスクを詰めすぎてしまうと気持ちに余裕がなくなるうえに、何かトラブルが起こったときに全てのスケジュールが崩れてしまいます。
そのため、期限を決める段階で想定できるトラブルも考えて、ある程度余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
【STEP4】進捗を確認する
最後に、タスクは設定して終わりではなく、こまめに進捗を確認しましょう。
タスクをまとめることに満足して放置するケースは非常に多く、結局仕事が溜まってしまう結果になります。そこで、メモ帳やExcelではなく「いつでも簡単に進捗を確認できる方法」であれば、タスクの抜け漏れを防ぎながら確実に業務を進められます。
また、タスクをチーム全体に共有すれば、メンバーが抱える仕事を一目でチェック可能です。そのため、パソコンだけでなくスマホからも簡単にタスクを確認できる「Stock」のようなツールを活用しましょう。
営業におけるタスク管理でよくある失敗例
ここでは、営業におけるタスク管理でよくある失敗例をご紹介します。自社が以下のケースに当てはまっていないか確認しましょう。
営業タスクを個人のメモで管理している
営業タスク管理でよく見られる失敗の1つ目が、タスクを個人のメモやノートで管理してしまうことです。
メモで管理する方法は手軽な一方で、タスクが抜け漏れやすく、他のメンバーが状況を把握できないため、チームとしての連携が困難になります。結果、担当者が不在になると業務が止まり、顧客対応の遅延や機会損失につながるリスクも高まるのです。
そのため、営業タスクは個人管理に依存させず、組織全体で共有・更新できる仕組みで管理しましょう。
案件情報とタスクを別々に管理している
営業タスク管理でよく見られる失敗の2つ目が、案件情報とタスクを別々に管理していることです。
案件の内容はスプレッドシート、タスクは個人のメモというように分断されると、タスクの背景情報が分からず、対応の優先順位を判断できません。また、情報が散在することでチーム全体で状況を把握できないため、引き継ぎやサポートが滞ってしまいます。
そのため、案件情報とタスクを一体で管理し、状況を1つの画面で確認できる仕組みを整えることが欠かせないのです。
タスクの更新を後回しにしている
営業タスク管理でよく見られる失敗の3つ目が、タスクの更新を後回しにしていることです。
更新が遅れると、実際の進捗と管理上のステータスが乖離し、どの案件がどこまで進んでいるのかを把握できません。また、メンバーが古い情報を前提に動いてしまい、対応の遅れや重複作業が発生するなど、組織全体の生産性にも悪影響が及びます。
そのため、タスクは完了・変更のタイミングで即時に更新し、常に最新の状態を保つ運用を徹底することが重要なのです。
現場で形骸化させないタスク管理のポイント
ここでは、現場で形骸化させないタスク管理のポイントをご紹介します。タスク管理を現場に根付かせたいが、なかなか習慣化せずお困りの方は必見です。
余裕をもったスケジュールにする
現場でタスク管理が形骸化する背景には、スケジュールに余裕がなく計画が破綻しやすい状況があることが多く見られます。
たとえば、お客様からの急な呼び出しやトラブルを見越して、最初からスケジュールに「1〜2時間のゆとり」を組み込んでおきましょう。また、重要度や難易度に応じて所要時間を見積もれば、現場が計画通りに進めやすくなり、タスク管理も自然と習慣化するのです。
そのため、実行可能な範囲で余裕を持たせたスケジュールを設定し、現場が継続的に運用できるタスク管理の土台をつくることが重要なのです。
タスク管理自体を負担にしない
現場でタスク管理が続かなくなる原因の1つに、タスク管理そのものが手間や負担として感じられてしまうことがあります。
タスク管理を負担にしないために、入力項目を最小限に絞り、現場が数十秒で更新できるシンプルな仕組みにしましょう。また、複雑な操作を避け、業務の流れの中で自然に更新できる設計にすれば、タスク管理が「業務の一部」として定着します。
このように、現場が無理なく続けられる軽い運用設計をおこない、タスク管理を負担に感じさせない環境整備が欠かせないのです。
チームでタスクを共有する
タスク管理が個人に閉じてしまうと、現場での運用が続かず形骸化しやすくなってしまいます。
チームでタスクを共有すれば、メンバーの進捗を全員が把握でき、サポートや引き継ぎがスムーズになります。また、共有されていることで「見られている」意識が生まれ、更新や進捗管理が自然と習慣化し、タスク管理そのものの精度が高まるのです。
このように、現場が無理なく続けられる軽い運用設計をおこない、タスク管理を負担に感じさせない環境整備が欠かせないのです。
外出先でも確認できる方法で管理する
外出中に情報へアクセスできず更新が滞ってしまう状況も、タスク管理が現場で続かなくなる原因となります。
スマートフォンからタスクや案件の状況をすぐに確認・更新できるツールを導入すれば、移動中や訪問の合間でも最新情報を把握できます。また、帰社後にまとめて更新する必要がなくなるため、情報の鮮度が落ちず、タスク管理の負担が軽減されるのです。
このように、外出先でもスムーズにアクセスできる環境を整え、どこにいてもタスクを更新できる運用を実現しましょう。
【これで安心】営業マンのタスク管理に最適なアプリ
以下では、営業タスクの属人化を防ぎ、案件状況や顧客対応をチーム全体で共有しながら管理できるツールをご紹介します。
個人任せのタスク管理では、対応漏れやフォロー忘れが発生しやすくなり、商談機会の損失につながります。また、担当者しか進捗を把握できない状況では、引き継ぎ時に対応履歴が分からず、顧客対応の品質にもばらつきが生まれてしまうのです。
実際に、Excelやチャットでタスクを管理しようとしても、情報が分散して必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。さらに、多機能なタスク管理ツールを導入しても、運用ルールが複雑だと現場に定着しません。
そこで重要なのが、営業活動の流れの中でタスクや対応履歴を記録でき、誰でも簡単に確認できる仕組みを作ることです。このような仕組みがあれば、案件状況や次にやるべきことをチーム全体で共有でき、属人化や対応漏れを防げるのです。
こうした条件に最も当てはまるのが、情報を「ノート」に簡単に残せる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」では、案件情報とタスクをまとめて管理できます。また、誰が何のタスクを担当しているのかも一覧で把握できるため、タスク管理をチームで継続しやすくなるのです。
営業先でもスマホからストレスなく操作できるアプリ「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockの活用事例｜タスク管理機能
以下は、Stockのタスクの設定画面です。
Stockの「タスク管理」では、タスクをメンバーに割り当てられるため、チームでの業務に最適です。また、タスクの繰り返し設定や通知設定も可能なので、決まった業務も忘れずに管理できます。
また、Stockでは情報をまとめる「ノート」と紐づけてタスク管理ができるため、タスクと背景情報をまとめて管理できるのです。さらに、ノートには「メッセージ」も紐づいており、タスクに関するやり取りも一つのツールで完結します。
営業のタスク管理に役立つ情報まとめ
これまで、営業のタスク管理の4ステップや、よくある失敗例、現場で形骸化させないためのポイントを中心にご紹介しました。
営業活動では、やるべき業務を洗い出して優先順位を整理し、進捗状況を可視化しながら運用することが重要です。また、属人的な管理や情報共有不足を防ぐためには、チーム全体で同じルールのもとで継続的にタスクを管理できる環境を整えましょう。
さらに、営業に関する情報や進捗、顧客対応履歴を1カ所に集約できれば、確認漏れや対応遅れを防ぎながら、チーム全体の生産性向上につなげられます。そのため、誰でも簡単に情報を記録・共有でき、継続して運用しやすいツールを選ぶことが大切です。
これらの条件に最適なのが、営業に関する情報共有とタスク管理をシンプルに一元化できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、営業活動の抜け漏れを防ぎながらチーム全体で効率的に成果を上げられる環境を実現しましょう。
