メールは顧客情報や社内機密データなど、重要な情報のやり取りに利用されており、ビジネスにおける主要なコミュニケーション手段です。その一方で、標的型攻撃メールやフィッシング詐欺、誤送信による情報漏えいなど、セキュリティリスクも存在します。
実際に、「メールのセキュリティ対策が不十分で情報漏えいが起きないか不安」「どこまで対策すれば安全なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールセキュリティの重要性や主なリスク、具体的な対策方法および導入時のポイントを中心にご紹介します。
- メールセキュリティの必要性を知りたい
- メールセキュリティの対策方法を自社でも参考にしたい
- 高セキュリティ下でスムーズに情報を共有できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、メールを取り巻くリスクを把握できるだけでなく、自社に適したセキュリティ対策を検討・導入するための具体的なヒントも得られます。
なぜメールセキュリティが企業にとって重要なのか
以下では、「なぜメールセキュリティが企業にとって重要なのか」について説明します。セキュリティ対策を検討する前に、メールセキュリティの必要性を理解しておきましょう。
外部の攻撃から情報を守るため
まず、メールセキュリティは外部の攻撃から社内の情報を守るために必要です。
セキュリティへの意識や対策が不十分だと、知らないアドレスから届いたメール・添付ファイルを開いたり、サイトに個人情報を入力してしまったりします。その結果、ウイルス感染や外部の人間による社内システムの侵入を引き起こすのです。
ウイルスや感染や社内システムへの侵入が発生すると、顧客・従業員の個人情報や社外秘の情報が外部に流出し悪用される恐れがあります。このように外部からの攻撃・侵入による情報漏えい・悪用を防ぐためにもセキュリティ対策は必要なのです。
内部からの情報漏えいを防ぐため
メールセキュリティは、内部からの情報漏えいを防ぐためにも重要です。
企業の情報が社外に漏れる原因は、外部からの攻撃以外に、「宛先ミスによる誤発信」「ルールを守らないメール送信」など人的なミスによるものもあります。たとえば、取引先との情報を誤って外部へ送信した場合、企業の信用力の低下や損害賠償につながるのです。
このように、個人のミスが会社に大きな損害をもたらすことにつながるため、適切な環境下で情報を保護する必要があります。そのため、送信前の事前チェック機能やダブルチェックなど、社内のセキュリティ環境を整えることも重要なのです。
実践できるセキュリティ対策3選
以下では、企業がすぐに実践できるメールセキュリティ対策を3つ紹介します。情報漏えいによる損害を被ることがないよう、セキュリティ対策を十分にしましょう。
不審なメール・ファイルは開かない
まず、「不審なメールやファイルを開かない」というのが基本的な対策です。
心当たりのないアドレスから送られてきたメール・添付ファイルを安易に開くと、ウイルス感染・フィッシングサイトへの誘導につながります。またこれらは「緊急」や「重要」など不安を煽り、怪しいと思わせない文面で送られてくる点に注意が必要です。
したがって、受信したメールの宛先や件名・内容を細かく確認するようにしましょう。万が一開いてしまった場合は、ネットワークから遮断し、ウイルスに感染していないかすぐに確かめると大きな被害を防げます。
メールや添付ファイルを暗号化する
「メールや添付ファイルの暗号化」もセキュリティ対策をする上で重要です。
暗号化とは、メール・ファイルの内容閲覧のためのパスワードを設定して、第三者がアクセスできないようにする仕組みのことです。暗号化しておけば宛先を間違えて送信しても、内容が外部に漏れるリスクが低くなります。
また、メール・ファイルの内容の改ざんも防げるため、情報漏えい・悪用の防止に役立つのです。したがって、メールやファイルは暗号化して共有するようにし、「情報漏えい・悪用による企業の信頼喪失」を防ぎましょう。
ウイルス対策ソフトを入れる
セキュリティ対策には、ウイルス対策ソフトの導入も欠かせません。
フィッシング詐欺やウイルス感染の手段は巧妙化しており、各自でセキュリティ対策をするだけでは防げない場合があります。そのため、ウイルス対策ソフトを導入して、より高度なセキュリティ対策を施す必要があるのです。
ウイルス対策ソフトを入れると、不審なメール・ファイルを自動でチェック・表示制限できます。このように、ウイルス対策ソフトは外部・内部どちらからの情報漏えいも防げる有効な手段なのです。
以下では、メール管理だけに頼ったセキュリティ対策の限界について解説します。メールセキュリティ対策の懸念点について知りたい方は必見です。
全社員が実施するのに手間がかかる
まず、メールセキュリティ対策は全社的に実施・浸透するのに手間がかかります。
手間がかかる原因は、「社員によってITリテラシーが大きく異なる」という点です。ITスキルが高くなく、セキュリティ対策への理解・対応が社員ごとで差があると、全社的に十分なセキュリティ対策ができません。
また、業務が忙しいとセキュリティ対策をおろそかにしてしまう場合も考えられます。したがって、セキュリティ対策を実施しようとしても、社内で十分に浸透せず対策が形骸化してしまうのです。
ソフト導入には金銭的コスト・人件費が発生する
セキュリティ対策ソフトの導入に金銭的コスト・人件費が発生する点も課題の一つです。
セキュリティ対策を強化するため、様々なセキュリティ機能が備わったソフトを導入すると、導入費用が高くなります。また、社内全てのデバイスに導入し、全従業員に周知・指導する必要もあるため、担当者の負担も増大するのです。
そのため、セキュリティ対策のソフトの導入時には、金銭的コストや人件費も考慮するようにしましょう。たとえば「Stock」のように、国際セキュリティ基準でツール自体が保護されていて、ソフト導入の必要がないものがおすすめです。
安全な環境で手間をかけずに情報共有ができるツール
以下では、安全な環境で手間をかけずに情報共有ができるツールを紹介します。
企業で扱う情報をメールで共有するときは、外部に情報が漏れないよう、セキュリティ対策やウイルス対策ソフトの導入が必須です。しかし、全社的に対策をしたり、ソフトを導入するのには手間がかかってしまいます。
そこで、「セキュリティ・ウイルス対策の手間をかけずに情報共有ができるツール」を導入しましょう。また、メールよりも複雑だと全社員が使いこなせずツールが形骸化するため、誰でも使いやすいツールを選ぶべきです。
結論、情報共有に最適なのは、国際的なセキュリティ基準を満たしており、ITスキルに関係なくすぐに使いこなせてスムーズな情報共有が実現するツール「Stock」一択です。
Stockは、国際セキュリティ資格「ISO27001（ISMS）」を取得しており、別でセキュリティ対策をする必要がありません。また、「ノート」に簡単に情報を蓄積・リアルタイムで共有できるうえ、「ノート」に紐づく「メッセージ」で社員とのやり取りも可能です。
高セキュリティ下で簡単に使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メールセキュリティに関するよくある質問
以下では、メールセキュリティに関するよくある質問を3つ解説します。以下を参考にして、普段使用するアプリ・デバイスのセキュリティを確認しましょう。
質問1｜iphoneでメールセキュリティを保護・設定する方法は？
iphoneでメールセキュリティを保護・設定する方法は以下の通りです。
- iphoneの「設定」アプリの「アプリ」欄から「メール」を選択します。
- 「プライバシー保護」から「メールでのアクティビティを保護」をオンにすると、セキュリティが保護されます。
以上の手順でiPhoneのメールのセキュリティを保護すれば、「IPアドレスにより送信者に位置情報を特定される」、「受信者がメールを開いたか確認される」といった事態を防げるのです。
質問2｜Gmailのセキュリティは強い？
Gmailのセキュリティは企業や業務で利用できるレベルであるため、セキュリティは強いと言えます。
Gmailは、メールの暗号化やフィッシング・迷惑メールのほとんどをブロックすることが可能です。そのため、情報漏えい・悪用を防ぎ、安全な環境下で情報を共有できます。
また、さらにセキュリティを強化するには「複雑なパスワード設定」「2段階認証機能・セキュリティ診断機能の利用」をするべきです。セキュリティの強化・確認は各自実施する必要がある点に注意しましょう。
質問3｜Gmailのセキュリティは2025年にどう変わった？
Gmailのセキュリティは、2025年3月14日以降から安全性の低いアプリへのアクセスができなくなりました。
具体的には、CalDAV、CardDAV、IMAP、SMTP、POP で、従来のパスワード（基本認証）を使用してGoogleアカウントにアクセスできなくなったのです。そのため、アプリ利用者はアクセス方法を切り替える必要があります。
また、2026年1月には、「スパム対策や受信トレイの整理に利用できるGmailify」や「POPを使用したGmailアカウントへのメール取得」ができなくなりました。このように、セキュリティについて複数の変更点があるため、注意が必要です。
メールセキュリティの対策方法まとめ
これまで、メールセキュリティの重要性や実践できる対策、対策時の注意点・課題についてご紹介しました。
メールは、外部からの攻撃や人的ミスによる情報漏えい・悪用といったリスクを抱えています。対策として「不審なメールを開かない」「セキュリティ対策ソフトの導入」などがありますが、全社的に実施する手間や導入コストがかかるのです。
そこで、「高セキュリティ下で情報共有できて、セキュリティ対策ソフトの導入の手間がかからないツール」を導入しましょう。また、誰でも使いやすいツールだと、「ツールを導入したが、使われなくなった」という事態も防げます。
結論、情報共有に最適なのは、国際セキュリティ資格「ISO27001（ISMS）」を取得している高セキュリティな環境下で、情報の管理・リアルタイム共有が簡単にできるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、重要な情報を安心して共有できる業務環境を実現しましょう。
