多くの企業で利用されている「Excel(エクセル)」は、あらゆる計算を自動化できる便利なツールです。加えて、エクセルは事業に関する数値管理だけでなく、テキスト情報を中心とした「メモ」としても利用されています。
 
しかし、エクセルは表計算ソフトの印象が強いため「エクセルを見やすいメモ帳にしたいが、具体的な方法がいまいち分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、エクセルでメモをするための7つの手順を中心にご紹介します。
 
  • 普段利用しているエクセルでメモ管理をしたい
  • 紙のメモ帳では抜け漏れの心配があるので、デジタル化を進めたい
  • 現場の状況や顧客のヒヤリング情報を、エクセルにメモして共有までしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、エクセルをメモ帳にする具体的なステップが分かり、さらにビジネス向きの管理方法も見つかります。


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7ステップ|エクセル版メモ帳の作り方と使い方

以下では、エクセル版メモ帳の作り方と使い方を7ステップでご紹介します。画像付きで解説するので、実際にエクセルを操作しながらメモ帳を作成しましょう。

ステップ(1)テキストを入力する

はじめに、エクセルのシートにテキストを入力しましょう。
 
エクセルには「セル」と呼ばれる格子状の枠があるので、任意のセルを選択してテキストを打ち込みます。また、エクセルのテキストは下図のように色を変更できるため、大切な情報だけを特定の色で目立たせるというような使い方が可能です。

エクセルにテキストを入力したイメージ画像

ステップ(2)テキストを字下げする

次に、エクセルのシートへ入力したテキストの字下げをしましょう。
 
あとからメモを見返した際に、字下げをして情報を体系的にまとめておかなければ、何が書いてあるメモなのか分かりません。分かりやすいメモを作成するために、下図のように字下げをして情報を整理します。

エクセルで字下げをするイメージ画像

エクセルでの字下げは、セルの列をずらしてテキストを入力するだけです。

ステップ(3)画像を添付する

次に、エクセルのシートへ画像を添付しましょう。
 
エクセルはテキストだけでなく、iPhoneなどのスマホで撮影した写真もメモとして添付できます。具体的な操作方法は以下の通りです。
 
  1. 画面左上の[挿入]をクリックする
  2. オプションが表示されるので[写真]をクリックする
  3. ファイルに画像がある場合、[図をファイルから挿入]を選択し、画像を選択する

エクセルに画像を挿入する方法

エクセルに画像を挿入したイメージ画像

以上の操作で、エクセル上に画像を挿入できました。

ステップ(4)表を作成する

次は、エクセル上に表形式のメモをする方法です。
 
エクセルは表計算ソフトなので、表形式のメモは簡単に作成できます。たとえば、社内にある備品の在庫数をメモしておきたい場合には、下図のように項目を入力して、画面左上の[罫線]からセルに罫線を引きましょう。

エクセルに表を作成するイメージ画像

ステップ(5)ハイパーリンクを使う

次に、テキストにWebサイトのリンク(URL)を埋め込む「ハイパーリンク」を使いましょう。
 
Webサイトのリンクは長い文字列になっており、そのままエクセルに貼り付けてしまうと見づらいメモになってしまいます。そのため、以下の手順であらかじめ入力しておいたテキストにリンクを埋め込んで、メモを整理するのです。
 
  1. テキストが入力されているセルを選択する
  2. 画面左上の[挿入]をクリックする
  3. 画面右上に表示される[リンク]をクリックする
  4. ハイパーリンクの設定画面になるので[アドレス]にリンクを入力する

エクセル上のテキストにリンクを埋め込む手順

ハイパーリンクのイメージ画像

以上の操作で、テキストにリンクを埋め込むことができました。上図のように、ハイパーリンクが適用されたテキストをクリックすると、埋め込んだWebサイトが開きます。

ステップ(6)色付けをする

次に、テキストの背景色を変更して、マーカーのように活用しましょう。
 
エクセルではテキストの文字色を変更するだけでなく、セルを塗りつぶして分かりやすいメモを作成できます。具体的な設定方法は以下の通りです。
 
  1. 背景色を変更したいセルを選択する
  2. 画面左上の[ホーム]をクリックする
  3. 表示される[塗りつぶしの色]から任意の色を選択する

セルの塗りつぶしをする画面

以上の操作で、セルの塗りつぶし機能をマーカーのように利用し、テキストを目立たせられます。

ステップ(7)カテゴリで分ける

最後に、新しいシートを作成して、メモをカテゴリごとに分類しましょう。
 
エクセルのファイルには、カテゴリの異なる情報を分類しておける「シート」があり、メモを整理するのに最適です。具体的には、エクセルの画面左下にある[+]をクリックすることで、新しいシートが作成されます。

エクセルで新しいシートを作成する画面

上図のように、「在庫のメモ」「会議のメモ」「業務のメモ」とシートを分類すれば、メモが乱立しないだけでなく、目的の情報にもすぐにアクセスできるようになります。


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【要注意】エクセルをメモ代わりにするデメリット

これまでエクセルをメモ代わりにする方法をご紹介しましたが、以下のようなデメリットもあります。とくに、仕事のメモとして運用する際には注意が必要です。
 
  • ファイルの更新が面倒なので見返さない
  • メモはあとから大切な情報を見返すための備忘録ですが、メモをするたびにファイルを探し出して開く必要があります。
     
  • スマホからは閲覧や編集がしづらい
  • エクセルなどのファイルはパソコン向けに開発されているので、iPhoneなどの小さな画面からは閲覧や編集がしづらくなっています。そのため、外出先や移動中などに気軽にメモができないのがデメリットです。
以上のように、エクセルをメモとして運用するのにはデメリットがあるため、メモを簡単に残したい場合は「メモアプリ」を利用しましょう。メモアプリのなかには「わずかな操作でメモにアクセスでき、スマホからも簡単にメモを残せるアプリ」もあるのです。


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ビジネスのあらゆる場面で活躍するおすすめのメモアプリ

以下では、自社に最適なビジネス向けのメモアプリをご紹介します。
 
深い階層構造で管理されているエクセルは、探し出すだけでも面倒なので気軽にメモができません。加えて、エクセルはスマホの小さな画面では操作しづらいため、そもそも簡単にメモを書き残せないのです。
 
以上のことからも、エクセルでメモを管理するのではなく「目的のメモを探し出せて、簡単にメモを作成できるメモアプリ」を利用しましょう。
 
たとえば、エクセルの代替として最適なメモアプリは、わずかな操作ですぐにメモを探し出せるうえに、パソコンだけでなくスマホからも簡単にメモを作成できる「Stock」一択です。
 
Stockはメモを「ノート」に書き残し、カテゴリごとに分けられた「フォルダ」で管理します。そして、フォルダは2階層になっているので、従来のファイル管理よりも直感的かつ簡単に目的のメモを探し出せるのです。

メモの作成から管理まで最も簡単なアプリ「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Excel(エクセル)版メモ帳の作り方と使い方まとめ

これまで、エクセルでメモ帳を作成する手順と、エクセルのデメリットを中心にご紹介しました。
 
階層が深いフォルダから目的のメモを探し出すのは面倒なうえに、エクセルはスマホからの操作がしづらいので簡単にメモができません。そのため、メモ本来の「気軽にメモをしてあとから見返せるようにする」という目的に合わないのです。
 
結論、エクセル版メモ帳の代替には「すぐに目的のメモを探し出せて、簡単に作成できるアプリ」を導入しましょう。また、エクセルの表は使い勝手が良く、とくに仕事の情報を整理するのに重宝するので表機能があればなお良いです。
 
以上のことからも、今回ご紹介したメモアプリ「Stock」は、スマホの小さな画面でもメモの作成、管理が簡単なうえに、エクセルのような表機能も兼ね備えているため、最適なメモ管理の方法と言えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメモを適切に管理できるようにしましょう。
 
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