近年では、ビジネスにおけるDX化が進んでおり、情報を電子化して管理する企業も増えています。たとえば、従来手書きでノートにメモを残していた企業でも、閲覧しやすいようにノートをデータ化する動きが進んでいます。
しかし、なかには「ノートのデータ化を検討しているが、具体的なやり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、手書きノートをデータ化する手順やデータ化したノートの管理におすすめのアプリを中心にご紹介します。
- 手書きノートをスキャンしてデータ化する方法を知りたい
- 手書きノートのデータ化におすすめのアプリを探している
- データ化したノートを適切に運用したい
という方はこの記事を参考にすると、手書きノートをデジタル化する方法が分かるだけでなく、ノートの整理や共有をスムーズに行うことができるようになります。
目次
手書きのノート管理では非効率な理由
はじめに、手書きのノート管理が非効率な理由を3つ解説します。以下の内容を押さえたうえで、ノートのデータ化を検討しましょう。
（1）持ち運びしにくい
1つ目の理由として、持ち運びしにくいことが挙げられます。
紙のノートは、書きたい情報が増えれば、その分必要なページ数やノートの数も増えてしまいます。そのため、かさばったり、複数のノートを持ち運ぶ必要があったりして、持ち運びしにくいのです。
さらに、ノートを紛失してしまった場合、ノート内に記載されてあったすべての情報を失うことになるので、持ち運びにはリスクが伴います。
（2）書き直すのが面倒である
2つ目の理由として、手書きノートは書き直すのが面倒だと言えます。
たとえば、記載した内容に誤りがあった場合、「消しゴムで消す」「他の場所に書き直す」対応が必要となり面倒です。また、ノートが汚れたり傷んだりすれば、もう一度書き直す必要があるのです。
以上のように、紙のノートは書き直すのが面倒なうえ。何度も修正すると視認性も悪くなる懸念もあるのです。
（3）情報の整理に手間がかかる
3つ目の理由として、情報の整理に手間がかかることが懸念されます。
手書きのノートの場合、好きな場所に自由にメモを残せる点がメリットです。一方で、どこに何を書いたのかが分かりにくく、メモを見ても簡単に情報を振り返れないデメリットがあります。
以上のように、手書きのノートは整理するのが難しいので、あくまでもプライベート向きだと言えます。
手書きノートをスキャンして電子化する手順
ここでは、手書きノートをデータ化する手順として「コピー機でデジタル化する方法」と「iPhoneでデジタル化する方法」を紹介します。プリンターがなくとも、以下の方法でノートをデータ化することが可能です。
コピー機でデジタル化する方法
コンビニのコピー機を使う場合は、一般的に以下の手順で手書きノートをスキャンし、デジタル化できます。
- コピー機で「スキャン」を選ぶ
- スマートフォンやUSBなど、スキャンデータの保存先を決める
- 保存先をコピー機に接続する
- カラーや読み込むノートのサイズを設定する
- PDFなどの保存形式を決める
- コピー機に手書きノートをセットする
- 料金を支払い、ノートを読み込んでデータを保存する
ただし、具体的な手順は各コンビニのコピー機によって異なるため、コピー機の画面に表示される指示に沿って進めるようにしましょう。
iPhoneでデジタル化する方法
iPhone標準機能の「メモ」を使うと、手書きノートをスキャンしてデジタル化できます。
- まず、iPhoneのメモアプリを立ち上げ、[メモ]フォルダから新規メモを開きます。
- メモを立ち上げた後、画面下のカメラアイコンをタップし、[書類をスキャン]を選択します。
- カメラが立ち上がったら、読み込みたい手書きノートを写します。カメラがノートを読み込むと自動的にシャッターが切られるので、撮影ボタンを押す必要はありません。
- カメラが読み込んだ手書きノートは、画面左下の画像をタップすると確認可能です。問題なければ[完了]を選びましょう。なお、確認画面ではトリミングや再撮影もできます。
- 以下のようにメモアプリ上に手書きノートのデータが表示されたらデジタル化は完了です。画像をタップし、文字列の上で長押しすると文字をコピーできます。
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
手書きメモをデータ化できるおすすめのアプリ
以下では、デジタル上でノートにメモを残せるおすすめのアプリを紹介します。
手書きのノートは、内容を書き直したり確認したりするのに手間がかかるので、情報を管理するには不向きです。また、データ化する際にも、スキャンして読み込む手間がかかります。
そこで、「メモの作成に手間がかからないノート型アプリ」を使いましょう。しかし、多機能なデジタルツールは操作が難しく使いこなせないので、誰でも直感的に操作できるシンプルなアプリを選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも直感的に「ノート」を作成できるアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テキストだけでなく、ファイルや手書きメモの写真を共有することが可能です。また、ノートは「ファイル」ごとに整理できるうえに、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるのです。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでメモをデジタル化した例
以下は、Stockを使ってメモをデジタル化した場合の作成例です。
Stockでは、「ノート」にテキストや画像を張り付けたり、ファイルを添付したりすることで簡単にメモをデジタル化できます。
さらに、メッセージ機能では、任意のメンバーに簡単にメッセージを送れます。メッセージはノートに紐づいているため、情報が混ざることなくスムーズにやりとりできます。
手書きメモをデジタル化するアプリを選ぶ3つのポイントとは
ここでは、手書きメモをデジタル化するアプリの選定ポイントを3つ紹介します。以下のポイントを確実に押さえ、導入後のトラブルを回避しましょう。
（1）すぐにメモできるか
1つ目のポイントは、すぐにメモできるかという点です。
スマホやタブレットに対応したアプリであれば、社外や移動中でもすぐにメモができます。また、飛行機などのネット環境がない場合でも使えるアプリであれば、環境を気にすることなくメモができ便利です。
そのため、スマホやタブレットの画面でもサクサクと使える「Stock」のようなアプリが重宝されます。また、Stockのパソコン版アプリはオフライン環境でもメモを書き残せるので、使う場所を選びません。
（2）操作は簡単か
2つ目のポイントとして、操作が簡単なアプリを選びましょう。
多機能なアプリは操作が難しいので、デジタルが苦手な人が多い現場には、浸透しない可能性があります。逆に、機能が不足しているアプリでは、スムーズに業務が回らないなどの事態になりかねません。
したがって、アナログからデジタルへの移行には「必要な機能に過不足のない、シンプルな操作性のアプリ」が必須なのです。
（3）すぐに共有できるか
3つ目に、すぐに情報を共有できるかという点も注視すべきポイントです。
情報共有をしなければ業務が属人化し、「顧客情報が分からず対応できない」「メンバーの進捗が把握できず業務が頓挫している」などのトラブルを招きかねません。そのため、社内での情報共有は必須なのです。
しかし、メールやチャットでの共有では、ほかのやりとりに埋もれて重要な内容が見落とされる可能性があります。そのため、情報が混ざらずに簡単に共有できる「ノート型アプリ」が最適です。
手書きのノートをデータ化する5つのメリットとは
ここでは、手書きノートをデータ化する5つのメリットを紹介します。ノートのデジタル化を進めている企業は、以下のメリットを得ることができるのです。
（1）時間や場所を問わない
1つ目のメリットは、ノートの記載や確認に、時間や場所を問わないことです。
たとえば、ノートをデータ化する場合、スマホやタブレットから簡単に確認ができるので、外回りや打ち合わせのときに大量のノートを持ち運ぶ必要がありません。
また、外出先で対応しなければならない状況でも、わざわざパソコンを開く必要がなく、突発的な出来事にも即座に対応可能です。
（2）画像や動画を添付できる
2つ目に、画像や動画を添付できることもメリットです。
アナログのノートに画像を貼り付けるには、逐一印刷して貼り付ける必要があります。しかし、ノートをデータ化すれば、画像や動画ファイルをそのまま添付できるので、手間がかからないうえに視覚的にも見やすくなります。
以上のように、ノートをデータ化すれば画像や動画を添付できるので、手間をかけずに、見やすいノートを作成できるのです。
（3）簡単に編集できる
3つ目のメリットは、手書きのノートと比較して簡単に編集できる点です。
ノートをデータ化すれば、万が一、記載した情報に誤りがあってもすぐに修正でき、ノートが汚れるなどの心配もありません。また、簡単に重要な部分の色を変えたり、メモの位置をずらしたりできます。
このように、ノートをデータ化することで、あとからでも簡単に情報の訂正や整理ができます。そのため、議事録を作成するときなどには「会議のやりとりをメモすることだけ」に集中できるのです。
（4）コストの削減になる
4つ目は、コストが削減できることです。
ミーティング資料や業務のマニュアルなどを必要な部数印刷したり、外注したりする場合、料金や備品面でのコストがかさんでしまいます。しかし、ノートをデータ化すると、複数部数を用意する必要がなくなり、手間も費用も軽減することが可能です。
以上のように、ノートのデジタル化は会社に財政的なメリットをもたらすのです。
（5）情報にすぐにアクセスできる
5つ目に、情報にすぐにアクセスできることが挙げられます。
たとえば、検索機能が充実したアプリを使えば、キーワードを入力するだけで、欲しい情報に即座にたどり着けます。そのため、紙のノートに比べて必要なメモを探し出すストレスが減るのです。
具体的には、高度な検索機能を備えている「Stock」のようなアプリを使うと、調べたいキーワードから目的のメモを短時間で見つけられます。
手書きノートをデータ化する手順やおすすめアプリのまとめ
ここまで、手書きノートをデータ化する方法やおすすめアプリを中心にご紹介しました。
紙のノートは持ち運びや書き直し、内容整理の面でデメリットがあります。そこで、手書きノートをデータ化すれば、時間や場所を問わず確認できたり必要な情報を見つけやすくなったりと、さまざまなメリットが得られます。
とは言え、手書きノートのデータ化には、都度紙のノートをスキャンする必要があり非効率です。そこで、「操作が簡単なノート型アプリ」でメモをとれば、手間をかけずに情報をデータで残しておけます。
結論、ビジネスで導入すべきなのは情報管理・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、直感的に使いこなせるノート型アプリ「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、手書きでのノート管理から脱却しましょう。
