近年では、ビジネスにおけるDX化が進んでおり、情報を電子化して管理する企業も増えています。たとえば、従来手書きでノートにメモを残していた企業でも、閲覧・管理しやすいようにノートをデータ化する動きが進んでいます。
しかし、ノートに書いた文字をデジタル化したいが「どうすればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、手書きノートをデータ化する手順や、データ化したノートの管理におすすめのアプリを中心にご紹介します。
- 手書きノートをデジタル化したい
- デジタル化するアプリの選定ポイントを教えてほしい
- 自社に最適なノート型メモアプリを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、手書きノートをデジタル化する方法がわかるだけでなく、ノートの整理や共有をスムーズにできます。
目次
手書きノートをスキャンして電子化する方法
ここでは、手書きノートをデータ化する方法として「コピー機を使う方法」「iPhoneのメモ/写真アプリを使う方法」を紹介します。プリンターがなくとも、以下の方法でノートをデータ化することが可能です。
（1）iPhoneのメモアプリを使う
iPhone標準機能の「メモ」を使うと、手書きノートをスキャンしてデジタル化できます。
- まず、iPhoneのメモアプリを立ち上げ、[メモ]フォルダから新規メモを開きます。
- メモを立ち上げた後、画面下の[カメラアイコン]をタップし、[書類をスキャン]を選択します。
- カメラが立ち上がったら、読み込みたい手書きノートを写します。カメラがノートを読み込むと自動的にシャッターが切られるので、撮影ボタンを押す必要はありません。
- カメラが読み込んだ手書きノートは、画面左下の画像をタップすると確認可能です。問題なければ[完了]を選びましょう。なお、確認画面ではトリミングや再撮影もできます。
- 以下のようにメモアプリ上に手書きノートのデータが表示されたらデジタル化は完了です。画像をタップし、文字列の上で長押しすると文字をコピーできます。
（2）iPhoneの写真アプリを使う
iPhone標準機能の写真アプリでは、手書きの文字をデータ化することができます。
- まず、iPhoneの[写真]アプリを立ち上げ、該当の写真を開きます。
- 写真をタップして右下に表示される、四角のマークをタップしてください。表示されない場合は画像に対して文字が小さい可能性があるため、文字の部分を拡大して再度タップしましょう。
- 明るく表示された部分を長押しし、[コピー]をタップすると文字をデータとしてコピーすることができます。
- 最後に、コピーした文字をメモアプリにペーストすれば、手書きの文字をデータ化することができます。
ただし、iPhoneの写真アプリの文字認識の精度はあまり高くないため、文字を打ち直さなければならない可能性があります。
（3）コピー機を使う
コンビニのコピー機を使う場合は、一般的に以下の手順で手書きノートをスキャンし、データ化できます。
- コピー機で「スキャン」を選ぶ
- スマートフォンやUSBなど、スキャンデータの保存先を決める
- 保存先をコピー機に接続する
- カラーや読み込むノートのサイズを設定する
- PDFなどの保存形式を決める
- コピー機に手書きノートをセットする
- 料金を支払い、ノートを読み込んでデータを保存する
ただし、具体的な手順は各コンビニのコピー機によって異なるため、コピー機の画面に表示される指示に沿って進めるようにしましょう。
手書きのノート管理では非効率な理由
はじめに、手書きのノート管理が非効率な理由を3つ解説します。以下の内容を踏まえたうえで、ノートのデータ化を検討しましょう。
（1）紛失のリスクがある
1つ目の理由として、紛失のリスクが挙げられます。
紙のノートは、紛失した場合、記載されていたすべての情報の行方がわからなくなるので、持ち運びにはリスクが伴います。また、書きたい情報が増えればその分必要なページ数やノートの数も増えてしまうため、荷物になってしまいます。
ただしITツールでの記録であれば、紛失しても様々な端末で同期できるため内容が失われず、持ち運びも便利であるため、おすすめです。
（2）チームでの共有や連携に不向き
2つ目の理由として、チームでの共有や連携に不向きだと言えます。
紙のノートでは、メンバー全員が同時に最新の内容を閲覧することが困難です。しかし、チーム全体ですぐに同じ情報へアクセスできる仕組みがないと、判断に誤りが生じたり業務が停滞したりする事態を招きかねません。
したがって、チームで効率的に業務を進めるには、時間と場所に制限されないITツールでの情報管理が不可欠であると言えるでしょう。
（3）情報の整理に手間がかかる
3つ目の理由として、情報の整理に手間がかかることが懸念されます。
手書きのノートの場合、好きな場所に自由にメモを残せる点がメリットです。一方で、どこに何を書いたのかがわかりにくく、メモを見ても簡単に情報を振り返れないデメリットがあります。
以上のように、手書きのノートは整理するのが難しいので、あくまでもプライベート向きだと言えます。
【無料】データ化した手書きメモの管理・作成に最適なアプリ
以下では、デジタル上でノートにメモを残せるおすすめのアプリを紹介します。
データ化した手書きメモは、適切に管理・作成できなければなりません。しかし、パソコンやiPhoneのメモアプリに保存していると、メモをどこに保存したのかわからなくなったり、目的のメモへたどり着くのに時間がかかったりする恐れがあります。
そこで、「誰でも直感的に使いこなせるノート型アプリ」を使って、メモの管理・作成をデジタル上で完結しましょう。過去に作成したメモも簡単に振り返れて便利です。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも直感的にメモを管理・作成できるアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テキストを書き込んでメモを作成するだけでなく、手書きメモの写真を直接添付して共有する使い方も可能です。また、ノートは「ファイル」ごとに整理できるうえに、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられます。
【ビジネス向け】誰でも簡単に使えるメモアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockでメモをデジタル化した例
以下は、Stockを使ってメモをデジタル化した場合の作成例です。
Stockでは、「ノート」にテキストや画像を貼り付けたり、ファイルを添付したりすることで簡単にメモをデジタル化できます。
さらに、メッセージ機能では、任意のメンバーに簡単にメッセージを送れます。メッセージはノートに紐づいているため、情報が混ざることなくスムーズにやりとりができるうえに、情報を一つの画面にまとめることができます。
手書きのノートをデータ化する４つのメリット
ここでは、手書きノートをデータ化する4つのメリットを紹介します。ノートのデジタル化を進めている企業は、以下のメリットを得ることができるのです。
（1）画像や動画を添付できる
1つ目に、画像や動画を添付できる点です。
アナログのノートに画像を貼り付けるには、逐一印刷して貼り付ける必要があります。しかし、ノートをデータ化すれば、画像や動画ファイルをそのまま添付できるので、手間がかからないうえに視覚的にも見やすくなります。
つまり、ノートをデータ化すれば画像や動画を添付できるので、手間をかけずに、見やすいノートを作成できるのです。
（2）簡単に編集できる
2つ目に、手書きのノートと比較して簡単に編集できる点もメリットです。
ノートをデータ化すれば、万が一、記載した情報に誤りがあってもすぐに修正でき、ノートが汚れるなどの心配もありません。また、簡単に重要な部分の色を変えたり、メモの位置をずらしたりできます。
このように、ノートをデータ化することで、あとからでも簡単に情報の訂正や整理ができます。そのため、議事録を作成するときなどには「会議のやりとりをメモすることだけ」に集中できるのです。
（3）コストの削減になる
3つ目は、コストが削減できることです。
ミーティング資料や業務のマニュアルなどを必要な部数印刷したり、外注したりする場合、料金や備品面でのコストがかさんでしまいます。しかし、ノートをデータ化すると、複数部数を用意する必要がなくなり、手間も費用も軽減することが可能です。
以上のように、ノートのデジタル化は会社に財政的なメリットをもたらすのです。
（4）必要な情報にすぐアクセスできる
4つ目に、必要な情報にすぐにアクセスできることが挙げられます。
たとえば、検索機能が充実したアプリを使えば、キーワードを入力するだけで、必要な情報に即座にたどり着けます。そのため、紙のノートに比べて必要なメモを探し出すストレスが減るのです。
具体的には、高度な検索機能を備えている「Stock」のようなアプリを使うと、調べたいキーワードから目的のメモを短時間で見つけられます。
手書きメモをデジタル化したい！アプリを選ぶポイント3選
ここでは、手書きメモからデジタル化する場合の、アプリの選定ポイントを3つ紹介します。以下のポイントを確実に押さえ、導入後のトラブルを回避しましょう。
（1）すぐにメモできるか
1つ目のポイントは、すぐにメモできるかという点です。
スマホやタブレットに対応したアプリであれば、社外や移動中でもすぐにメモが取れます。また、飛行機などのネット環境がない場合でも使えるアプリであれば、環境を気にすることなくメモができ便利です。
そのため、スマホやタブレットの画面でもサクサクと使える「Stock」のようなアプリが重宝されます。また、Stockのパソコン版アプリはオフライン環境でもメモを書き残せるので、使う場所を選びません。
（2）操作は簡単か
2つ目のポイントとして、操作が簡単なアプリを選びましょう。
多機能なアプリは操作が難しいので、デジタルが苦手な人が多い現場には浸透しない可能性があります。逆に、機能が不足しているアプリでは、スムーズに業務が回らないなどの事態になりかねません。
したがって、アナログからデジタルへの移行には「必要な機能に過不足のない、シンプルな操作性のアプリ」が必須なのです。
（3）すぐに共有できるか
3つ目に、すぐに情報を共有できるかという点も注視すべきポイントです。
情報共有をしなければ業務が属人化し、「顧客情報がわからず対応できない」「メンバーの進捗が把握できず業務が頓挫している」などのトラブルを招きかねません。そのため、社内での情報共有は必須なのです。
しかし、メールやチャットでの共有では、ほかのやりとりに埋もれて重要な内容が見落とされる可能性があります。そのため、情報が混ざらずに簡単に共有できる「ノート型アプリ」が最適です。
手書きノートをテキスト化する手順やおすすめアプリのまとめ
ここまで、手書きノートをデータ化する方法やおすすめアプリを中心にご紹介しました。
紙のノートは持ち運びや書き直し、内容整理の面でデメリットがあります。そこで、手書きノートをデータ化すれば、時間や場所を問わず確認できたり必要な情報を見つけやすくなったりと、さまざまなメリットが得られます。
とはいえ、手書きノートのデータ化には、都度紙のノートをスキャンする必要があり非効率です。そこで、「操作が簡単なノート型アプリ」でメモをとれば、手間をかけずに情報をデータで残しておけます。
結論、ビジネスで導入すべきなのは情報管理・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、直感的に使いこなせるノート型アプリ「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、手書きでのノート管理から脱却しましょう。
