仕事のタスク管理は、業務量の増加やツールの多様化により、個人単位でも工夫が欠かせないテーマになっています。タスクを正しく整理できなければ、優先順位を誤り、成果や評価にも影響を及ぼしかねません。
しかし実際には、「タスクが頭の中やメモ、アプリ、Excelに分散してしまい、このままのタスク管理方法では仕事が回らない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、個人のタスク管理における基本的な考え方から、タスク管理が上手い人の行動の違い、実務に落とし込める管理のコツを中心にご紹介します。
- タスクが頭・メモ・アプリ・Excelに分散し、優先順位が分からない社会人
- スケジュールとタスクを整理できず、締切漏れが増えているビジネスパーソン
- タスク管理が上手い人のやり方を知りたいが、使うツールを選べず迷っている人
という方はこの記事を参考にすると、自分にとって最適なタスク管理方法と管理のコツを判断できるだけでなく、「タスク管理が上手い人」との違いや、ツール選びより先に決めるべき考え方、日常業務へ落とし込むための具体的な実践イメージが分かります。
目次
”チームタスク”と”個人タスク”の違い
仕事のタスクは”チームタスク”と”個人タスク”の2つに分けられます。チームタスクと個人タスクの違いはタスクを担当する社員の数です。
- チームタスク
- 個人タスク
プロジェクトを成功させるためにチーム単位で取り組むタスクを指します。2人以上でタスクを担当するので、メンバー間の円滑な情報共有が必要です。
プロジェクトを成功させるために個人単位で取り組むタスクを指します。全体の進捗に影響を与えないように適切にタスク管理します。
チームタスクは複数人で業務を進めるので「誰が、何を、どこまで終わらせているのか」を正確に把握する必要があります。
同時に、個人タスクの進捗もチーム全体のマネジメントに影響します。そのため、個人タスクもチームで共有したり、タスクの抜け漏れがないように一覧で管理したりできる環境が求められます。
【比較表有】個人向けタスク管理方法3選
以下では、個人向けタスク管理方法3選をご紹介します。以下のなかから自身のタスク管理に適した方法を選択し、プロジェクトを遅らせないようにタスクをこなしましょう。
（1）紙で管理する方法
はじめにご紹介するのは、紙でタスク管理する方法です。
ノートやメモ帳にタスクを記入して管理します。紙とペンがあれば、誰でもすぐに始められるタスク管理方法です。
たとえば、タスクを一覧にまとめて完了したものからチェックする「ToDoリスト」や、付箋にタスクを記入して進捗状況ごとに分ける「カンバン方式」などがあります。
しかし、紙によるタスク管理では、過去のタスクを確認しづらく、チームメンバーへの共有が難しいなどのデメリットがあります。そのため、ビジネスの場面には適しません。
（2）エクセルで管理する方法
エクセルなどの表計算ソフトでタスク管理する方法もあります。
エクセルによるタスク管理では、タスクの量が多くても管理が可能で、進捗状況や期日の確認が簡単にできる点がメリットです。
ただし、タスクを共有したい場合には、その都度ファイルで送信しなければならず、手間がかかります。また、エクセルの操作に慣れていなければ、タスク管理がしづらいという無視できないデメリットがあります。
したがって、ITリテラシーが高く、エクセルを普段から利用している方でなければ、タスク管理自体がタスクとなるリスクに注意しなければなりません。
（3）【おすすめ】タスク管理ツールを用いて管理する方法
最もおすすめの管理方法は、タスク管理ツールの導入です。
タスク管理ツールには、タスクの内容や進捗状況、期限などが一覧で表示されます。そのため、紙やエクセルによる管理に比べて手間がかかりません。
また、タスク管理だけでなく、情報管理やメッセージの機能を備えたツールもあり、ビジネスのタスク管理に必要な機能が過不足なく備わっている点もメリットです。
たとえば、タスクを該当の資料と紐づけられる「Stock」のようなツールを利用すると、タスクの内容をすぐに確認できるようになります。
【比較表】個人向けタスク管理方法のまとめ
以下は、紹介した3つのタスク管理方法のメリットとデメリットをまとめた比較表です。メリットやデメリットを一覧で確認しましょう。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 紙 |
紙とペンがあれば、誰でもすぐに始められる
|
過去のタスクを確認しづらく、チームメンバーへの共有が難しい
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| Excel |
量が多くても管理可能で、進捗状況が確認しやすい
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タスクを共有したい場合には、その都度ファイルで送信しなければならない
|
| タスク管理ツール（最適） |
ビジネスのタスク管理に必要な機能が過不足なく備わっている
|
ツール導入の手間が少しかかる
|
このように、紙やExcelでもタスク管理は可能ですが、業務の効率化や情報共有を考えると、タスク管理ツールの導入が最適な方法といえます。
個人向けタスク管理ツールのメリット
個人向けタスク管理ツールの最大のメリットは、以下の3つです。
- タスク管理が簡単にできる
- 業務の抜け漏れを未然に防止できる
- タスクの優先度が一目で分かる
仕事が立て込むと、タスクが頭の中、メモ、チャット、Excelに分散しやすくなり、確認や更新の手間が増えます。個人向けタスク管理ツールを使えば、作業内容・期限・進捗を一か所に集約できるため、判断や着手までの時間を短縮できます。
このように、個人向けタスク管理ツールは、情報の分散を防ぎ、優先順位と進捗を可視化することで、忙しい状況でも安定して仕事を進められる環境を整えられることが大きなメリットです。
個人のタスク管理が上手い人の特徴
個人のタスク管理が上手い人の最大の特徴は、タスクを「思いつき」で処理せず、優先順位と管理ルールを明確にしたうえで日々の業務に落とし込んでいることです。
タスク管理が苦手な人は、やるべきことを思い出した順に着手したり、締切が近い作業だけを場当たり的に処理したりする傾向があります。たとえば、タスク管理が上手い人は日常的に次のような行動を習慣化しています。
- タスクを行動レベルまで分解する
- 期限と作業時間を先に決めて管理する
- 毎日タスクを見直す習慣がある
- 未完了タスクだけが残る状態を保つ
タスクは「資料作成」「顧客対応」といった大雑把な内容ではありません。「〇〇資料の初稿作成」「顧客Aへ見積送付」など、行動レベルまで分解して登録しています。
着手前に必ず期限と所要時間の目安を設定することで、優先順位をつけ、今日やるタスクと今週対応するタスクを管理できます。
朝または業務終了前にタスク一覧を見直し、優先順位を更新することで、パンクを防ぎます。
完了したタスクを残さず処理し、未完了タスクだけが一覧に残る状態を維持することで、無駄な作業時間を短縮できます。
このように、タスク管理が上手い人はツールの使い方以前に、タスクの分解方法と優先順位の決め方や定期的な見直しルールが確立しています。忙しい状況でも安定して業務を進められる点が大きな特徴です。
個人のタスク管理を無理なく続けられるおすすめのタスク管理ツール
以下では、個人のタスク管理を無理なく続けられるおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。
紙やExcelでタスク管理をしていると、更新し忘れや見落としが増え、やるべきことを後回しにしてしまいがちです。その結果、優先順位が分からなくなり、毎日の作業に無駄な迷いや抜け漏れが生まれてしまいます。
Excelのテンプレートを工夫しても、開く手間や入力の面倒さから、次第に使わなくなるケースは少なくありません。また、多機能なタスク管理アプリは操作が複雑で、個人利用ではかえって管理が負担になりやすいのが実情です。
個人のタスク管理ツールには、「すぐ開けて」「迷わず使えて」「最低限の機能だけで完結するシンプルさ」が重要です。この条件を満たせば、日々のタスク管理を自然に習慣化できます。
こうした条件に最も当てはまるのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるシンプルな情報管理・共有ツール「Stock」です。Stockなら、メモとして使える「ノート」にそのまま「タスク」を紐づけて管理できます。また、話題ごとに「メッセージ機能」も活用し、思考とタスクを一緒にまとめることが可能です。
個人でもチームでも簡単にタスク管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
個人でタスク管理が成功する3原則
以下では、個人でタスク管理を安定して継続するための3原則について解説します。タスク管理が続かず成果につながらないと感じている方は必見です。
（1）1・3・5ルールを使う
1つ目は、1・3・5ルールを使うことです。1-3-5ルールとは、1日のタスク量を「重要な1件・中程度の3件・軽めの5件」に制限する考え方を指します。
タスクを詰め込みすぎると、着手前から心理的な負担が大きくなり、優先順位の判断も曖昧になります。あらかじめ対応数を制限すれば、重要度に基づいてタスクを選別でき、現実的な計画を立てやすくなります。
たとえば、重要なタスクとして「顧客A向け提案資料の初稿作成」を1件設定し、中程度のタスクに「社内レビュー対応」「見積作成」「問い合わせ返信」を3件、軽めのタスクに「議事録整理」「ファイル整理」「日報作成」などを5件登録します。対応数が明確なため、当日の業務量を正確に把握できます。
このように、1-3-5ルールを使えば、タスク量と優先順位を同時に整理でき、無理のない計画で業務を進められます。
（2）定期的に進捗状況を振り返る
2つ目に、タスク管理を機能させるためには、進捗状況を定期的に振り返る時間を必ず確保することが重要です。
タスクを登録するだけでは、実際の業務の遅れや優先順位の変化に対応できません。進捗確認のタイミングを決めておくことで、遅延や作業の偏りを早い段階で把握できます。
たとえば、業務開始時に当日のタスク一覧を確認し、業務終了前に未完了タスクの理由と翌日の対応予定を整理します。進捗が遅れているタスクは、期限の見直しや作業分解を行い、翌日の計画に反映します。
このように、進捗を定期的に振り返る習慣を持つことで、タスクの放置や対応漏れを防げます。
（3）リカバリーできる体制を作る
3つ目に、想定どおりに進まない事態に備えて、リカバリーできる体制をあらかじめ作っておくことが重要です。
個人のタスク管理では、突発対応や想定外の依頼により、計画が崩れる場面が頻繁に発生します。余白を考慮しない計画では、遅延が連鎖しやすくなります。
たとえば、1日の作業時間のすべてをタスクで埋めず、30分から1時間の調整時間を確保します。急な打ち合わせ対応やトラブル対応が入った場合でも、重要タスクを後ろ倒しせずに対応できます。
このように、あらかじめリカバリー前提で計画を立てることで、突発業務が発生しても業務全体を安定して進められます。
個人向けタスク管理ツールのデメリット
個人向けタスク管理ツールのデメリットは、以下の2つです。
- 多機能なツールは使いづらい可能性がある
- コストが高くなりやすい
多機能なツールほど設定項目や画面構成が複雑になり、タスク登録や更新に時間がかかる傾向があります。また、個人利用であっても有料プランが前提となるケースが多く、継続利用によってコスト負担が発生します。そのため、タスクの登録や管理に慣れるまで時間がかかり、結果としてメモやExcelに戻ってしまうケースも少なくありません。
このように、個人向けタスク管理ツールは便利な反面、機能過多やコスト面が負担になりやすいため、自分の業務量や管理レベルに合ったツールを選ぶことが重要です。
個人向けのおすすめタスク管理方法まとめ
これまで、個人向けのおすすめタスク管理方法を中心にご紹介してきました。
タスク管理は、業務時間を短縮するための施策であるため、タスク管理自体が負担にならない効率的な管理方法を取り入れなければなりません。効率的なタスク管理を実現するためにもツールは必須です。
ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、かえって時間や手間がかかる恐れがあります。したがって、導入すべきツールは、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えたシンプルなものでなければなりません。
結論、タスク管理のために導入すべきなのは、デジタルが苦手な65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。実際に、非IT企業を中心に250,000社以上が導入しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をインストールして、個人タスクもチームタスクも適切に管理できる環境をつくりましょう。
