Google社がリリースしている「Google ToDo リスト」は無料のタスク管理アプリであり、ビジネスシーンでも使われています。また、カレンダーアプリのGoogleカレンダーと連携すれば、単体で使うよりも効率的にタスクを管理できるのです。
しかし、Googleカレンダーでタスク管理したいが「具体的なやり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、GoogleカレンダーとGoogle ToDo リストを連携させる方法を中心にご紹介します。
- GoogleカレンダーでのGoogle ToDo リストの使い方を知りたい
- GoogleカレンダーにToDoが表示されず困っている
- Google ToDo リストよりも簡単にタスク管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、GoogleカレンダーとGoogle ToDo リストを活用する方法が分かり、仕事のタスクを効率的に管理できるようになります。
目次
Googleカレンダーとは
Googleカレンダーは、デスクトップパソコンやiPhoneなどのスマホでスケジュールを管理できるアプリです。
Googleカレンダーは、Googleアカウントを所有していれば無料で使えます。また、Googleカレンダーに登録した予定は週単位や年単位でも表示できるため、予定の確認に手間がかかりません。
さらに、Googleカレンダーを社内で共有すれば、メンバーの予定が分かるほか、下図のようにメンバーを「予定」に招待できます。そのため、口頭やメールなどで予定を確認する手間や、ダブルブッキングする事態を防げるのです。
Google ToDo リストとは
Google ToDo リスト（以下、ToDoリストと表記）とは、やるべきことを記録できるタスク管理アプリです。Googleカレンダーと同じく、Googleアカウントがあれば無料で使えるうえ、以下のような機能を備えています。
- ToDoリストの作成
- サブタスク
- タスクの通知設定・繰り返し設定
名前や日時、詳細を入力するだけで新しいタスクを作成できます。また、ジャンルやプロジェクトごとにリストを作成すれば、タスクを分けて整理・管理することが可能です。
サブタスクとは、タスクに紐づけられた小さなタスクです。タスク同士の関係が明確になり、複数のタスクを分かりやすく管理できます。
タスクの日時を設定しておけば、通知が来ます。また、定期的に発生するタスクは「日」「週」「月」「年」単位で繰り返し設定することが可能です。
上記の他にも様々な機能が備わっており、Googleカレンダーと連携すれば、より日々の業務において役立ちます。
【タスク管理】GoogleカレンダーでのGoogle ToDo リストの使い方
GoogleカレンダーとGoogle ToDo リストを連携させれば、業務の流れを把握しやすくなり、作業効率の向上につながります。そこで以下では、GoogleカレンダーとToDoリストの使い方を画像付きでご紹介します。
（1）はじめに、Googleカレンダーを開き、画面右側にある[Google ToDo リスト]のアイコンをクリックします。
（2）次に、[タスクを追加]をクリックしてタスクの編集画面を開きます。
（3）「タイトル」「詳細」「日時」「繰り返し設定」を編集します。
以上の操作で、ToDoリスト側の設定は完了です。
（4）次に、Googleカレンダーにタスクを表示させるために、画面左側の[ToDoリスト]にチェックを入れましょう。
以上の設定で、GoogleカレンダーにToDoリストのタスクを表示できます。「Googleカレンダーに表示されない」場合は、画面左側の[ToDoリスト]にチェックが入っているかを確認しましょう。
Googleカレンダー・Google ToDoリスト｜よくある質問に回答！
以下では、「Googleカレンダー」と「Google ToDo リスト」のよくある質問と解決策を紹介します。各アプリの用途を正しく認識しておけば、連携後にトラブルがあった場合にもすぐに対応できます。
（1）GoogleカレンダーとGoogle ToDo リストを連携するには？
GoogleカレンダーとToDoリストはすでに連携されているため、何か設定をする必要はありません。
万が一、タスクを作成したのにカレンダーに連携されない場合は、同じGoogleアカウントを使用しているか確認しましょう。
また、ToDoリストと連携されていることで、以下の3点ができるようになります。
- Googleカレンダーにタスクを表示する
- Googleカレンダーからタスクを編集/削除/完了する
- Googleカレンダーからタスクを作成する
Googleカレンダーは予定管理に特化している一方、ToDoリストはタスク管理に特化しています。仕事ではいずれも重要な要素であり、連携によって利便性が高まります。
（2）GoogleカレンダーにToDoが表示されない？
GoogleカレンダーにToDoが表示されない場合「ToDoリストに時間が設定されているか」「Googleカレンダー上の”ToDoリスト”にチェックが入っているか」を確認しましょう。
＜PCブラウザ版GoogleカレンダーにToDoが表示されない場合＞
PCブラウザ版GoogleカレンダーにToDoが表示されない場合は、以下のチェックボックスがオンになっているかを確認します。
＜スマホ版GoogleカレンダーにToDoが表示されない場合＞
スマホでToDoを確認したい場合は、スマホ版Googleカレンダーアプリのインストールが必要です。
アプリを開いたら、画面左上のメニューアイコンをタップして、“ToDoリスト”のチェックボックスがオンになっているかを確認しましょう。
（3）Googleカレンダーで完了したタスクを表示するには？
完了したタスクを表示するには、[完了]の左にある矢印をクリックします。完了したタスクを非表示にするには、再度矢印をクリックします。
（4）カレンダー上に自分のタスクだけを表示するには？
Google カレンダーに表示されるのは、自分のタスクのみとなっています。そのため、特別な設定は不要です。
（5）Google ToDo リストを一覧表示するには？
1日のタスクを一覧表示するには、Googleカレンダー上の”ToDoリスト”にチェックが入っているか確認しましょう。また、すべてのタスクを一覧表示するには、カレンダー右側の”ToDoリスト”をクリックしましょう。
Google ToDo リストにおける3つのデメリット
Google ToDo リストのタスクをGoogleカレンダーに表示させるのは便利ですが、ビジネス利用する場合には注意が必要です。以下では、Google ToDo リストにおける3つのデメリットをご紹介します。
デメリット1｜タスクの終了日時を指定できない
Google ToDo リストには、タスクの終了日時を指定できないデメリットがあります。
仕事では「期限が決められたタスク」を管理すべきです。一方、ToDoリストはタスクの開始日時しか設定できないので、期限があるタスクを管理するのに不向きです。
つまり、Google ToDo リストでは「どのタスクを、いつまでに完了すれば良いのか」を可視化できません。このように、タスクの期限を正確に把握すべき場面には適さない点に注意しましょう。
デメリット2｜タスクを検索できない
タスクを検索できないのも大きなデメリットです。
日々の業務で生じたタスクをGoogle ToDo リストで管理すると、膨大な量の情報（タスク）が蓄積されます。しかし、 ToDoリストには検索機能がないので、目的の情報を探し出すためには一つひとつのタスクを確認しなければなりません。
とくに、タスクに記載したメモやナレッジを確認するときに、素早く探し出せないのは非効率です。したがって、目的のタスクをすぐに見つけたい方は、タスク管理に必須の検索機能が搭載された「Stock」のようなアプリを導入しましょう。
デメリット3｜タスクの共有が難しい
Google ToDo リストにはタスクの共有機能がありません。
Google ToDo リストはあくまでも自分だけにしか見えないため、部下の進捗を確認したり仕事を割り振ったりできません。テキストをコピーしてメールで共有する方法もありますが、工数がかかるうえにほかのメールに埋もれてしまうのです。
また、同一のGoogleアカウントを使用して共有する方法は、セキュリティの観点から推奨できません。このように、Google ToDo リストはリアルタイムの情報共有が必要なビジネスには不向きと言えます。
Google ToDo リストよりも簡単にタスクを管理・共有できるアプリ
以下では、Google ToDo リストよりも簡単にタスクを管理・共有できるアプリをご紹介します。
Google ToDo リストには、仕事のタスク管理で必須の”検索”や”依頼”などの機能が備わっていないため、「必要なタスクを見つけにくい」「部下へのタスク依頼や割り当てができない」といった課題が発生します。
したがって、タスク管理をスムーズに進めるには、タスク管理専用のアプリを使いましょう。しかし、多機能すぎるアプリでは操作が複雑になり、タスクの入力が面倒で使われなくなってしまいます。
結論、仕事のタスクを適切に管理するには、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えているシンプルなアプリ「Stock」一択です。
Stockでは「タスク単体」と「メモに紐づくタスク」の2種類でToDoを管理できるほか、キーワードや条件を絞って探せるので、目的のタスクや情報がすぐに見つかります。また、自身だけでなく、他のメンバーのタスクも一覧で確認できる点も重宝されるのです。
【スマホ対応】タスクをリアルタイムで共有できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでタスク管理する方法＞
Stockでは以下のようにシンプルにタスクを管理することが出来ます。
- タスクの作成
- ノートに紐づいたタスクの作成
- タスクの検索
期限や対応者を設定してタスクを作成でき、詳細な内容の記入や繰り返し設定も可能です。
議事録などのノートに紐づけてタスクを作成できるため、関連情報をすぐに確認できます。
キーワードや条件を使ってタスクを絞り込み、必要な情報をすばやく検索できます。
以上のように、Stockを使えば、タスクの作成・依頼から管理・検索までを誰でも簡単に実施することが可能です。
ToDo・タスク管理のコツ
ToDoやタスク管理では、以下の4つのコツを押さえましょう。
- タスクを具体的に書く
- 優先順位をつける
- 期限を必ず設定する
- 定期的に見直す
「〇〇の準備」ではなく、「会議資料を作成」「参加者にアジェンダ送付」など、具体的な行動に分解することで着手しやすくなります。
重要度と緊急度を基準にタスクを分類し、最優先で取り組むべきタスクを明確にします。これにより、スムーズに作業が進められます。
タスクごとに期限を設定し、完了するタイミングを明確にします。長期タスクは中間目標を設けることで、着実に進められます。
完了したタスクはリストから削除し、未完了のタスクを確認してリストを更新します。これにより、タスクの漏れや重複を防げます。
以上のコツを押さえることで、重要なタスクから対応できるため無駄な手間や時間を省けます。
GoogleカレンダーとGoogle ToDo リストの使い方まとめ
これまで、GoogleカレンダーとGoogle ToDo リストの活用方法、利用する場合の注意点について解説しました。
ToDoリストはシンプルで使いやすいメリットがありますが、仕事のタスク管理に必要な機能が不足しています。たとえば、タスクを検索できないので目的の情報をすぐに探し出せなかったり、複数人で共有する場合には手間がかかったりするのです。
したがって、「シンプルさだけでなく、ビジネス利用に必須の機能を備えているアプリ」を使うべきです。とくに、検索や共有、依頼の機能があれば、社内メンバーのタスクを適切に管理できます。
結論、導入すべきタスク管理アプリは、タスク管理に必要な機能を過不足なく備え、ITに詳しくない65歳以上の社員でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、スムーズなタスク管理を実現しましょう。
