仕事をスムーズにこなしていくためには、抱えているタスクに優先順位(プライオリティ)をつけたうえで取り組む必要があります。しかし、業務量が多いとタスク管理自体に避ける時間がなく、優先順位をつけずにタスクへ取り組まざるを得ないケースがあるのも事実です。
 
とはいえ、抱えているタスクの優先順位がつけられずトラブルになりかけた経験があることから、チーム全体でタスク管理の意識を定着させたいと考える方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、仕事で優先順位がつけられない人が実践すべき「タスクへの優先順位のつけ方」を中心に解説します。
 
  • 個人・チームでタスクに優先順位をつけて取り組む意識をつけたい
  • 優先順位を正しくつけられるようになることで効率的に仕事を進めたい
  • 優先順位がつけられてないことで発生するリスクを未然に解消したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、正しい「タスクの優先順位のつけ方」がわかり、チームとしても適切なタスク管理の意識を定着させられます。


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タスクの優先順位のつけ方とは

ここでは、タスク管理における正しい順位のつけ方をご紹介します。以下の内容が押さえられていなければ、緊急ではない・重要ではないタスクから取り掛かり、結果として案件の進捗に大きな悪影響を及ぼす可能性があるので注意しましょう。

緊急度を重要度をベースに判断をする

まずは「緊急度」と「重要度」の2つの要素を判断基準とし、タスクの優先順位を決めていきます。
 
さらに、「どのタスクがどの分類に当てはまるかの種類」を分ける必要があるため、「時間管理のマトリクス」と呼ばれるフレームワークを用いて、以下の4パターンの分類に則って優先順位を決定します。
 
  1. 緊急度:高、重要度:高
  2. 緊急度:低、重要度:高
  3. 緊急度:高、重要度:低
  4. 緊急度:低、重要度:低
このように、判断基準が定まっていれば優先度も適切に判断できます。
 
また、1(緊急度:高、重要度:高)のタスクは最優先で取り組むべきですが、2(緊急度:低、重要度:高)のタスクも無視できません。1のタスクを効率化するために時間をかけて2のタスクにも着手する必要がある点に注意しましょう。

それぞれのタスクにかかる時間を算出する

タスクの振り分け後は、タスクそれぞれの時間を見積もらなければなりません。
 
タスクごとにかかる時間がわかれば進捗率が定量的に判断できるので、作業の遅れによるトラブルのリスクを下げられます。とはいえ、ビジネスシーンでは「タスクで見積もった時間」と「実際にかかった時間」の間に乖離があることがあります。
 
そのため、より正確な時間を見積もるには、時間を決めてタスクの始めの部分だけ着手してみましょう。とくに、初めて取り組む業務の時間算出で効果を発揮します。

タスクは個人・チームのどちらで完結するかを確認する

タスクは「個人」「チーム」で完結できるものかが分かれるので、該当のタスクがどちらに当てはまるかを確認しておきましょう。
 
とくに、「チーム」で完結するタスクの場合は、各メンバーの協力がなければ完了できないので、個人タスクよりも優先順位を上げて取り組む必要があります。
 
また、時間算出の手法である「タスクの始めだけ取り組むこと」で時間が判明すれば、一人では対処できなかった場合でも早めにチームへと周知させられます。


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タスクの優先順位をつけられないときの対処法

現在抱えているタスクがすべて重要度・緊急度ともに高い場合や、重要度と緊急度の判断に時間がかかってしまう場合は、以下2つの方法を実践してみましょう。

負荷が少なく簡単なタスクを処理する

簡単かつ負荷の少ないタスクから取り組むと、優先度の判断に迷う時間を使ってタスクの消化ができます。
 
タスクの振り分けが重要でもメンバーごとにその判断に時間がかかっていては、効率的に業務を進められているとは言えません。そのため、チーム内で「考える時間が必要以上にかかるのであれば、まずは簡単なタスクへ取り組む」という共通認識が必要です。
 
負荷の少ないタスクを完了させれば、抱えているタスクの総数も少なくなるので、振り分けるべきタスクも自然と浮き彫りとなります。また、メンバーにとって「タスクを完了させ、成果を挙げられた」と感じやすくなることからも、モチベーションの向上といった副次的効果も見込めるのです。

工数がかかるタスクを優先的に取り組む

後続のタスクの遅れを発生させないために、工数がかかるタスクを早めに取り組むのも対処法のひとつです。
 
プロジェクトの規模が大きくなれば「タスクの量・完了にかかる時間・関わるメンバー」が増加します。そのため、ひとりのタスクが完了されないことが原因で後続のメンバーのタスク着手も遅延し、プロジェクト全体の遅れにつながってしまうケースもあるのです。
 
このように、工数がかかるタスクほど後続のメンバーが控えているケースも多いので(タスクの直列関係)、スケジュール全体を俯瞰しながら、早めにタスクへ取り組むことが求められる点に注意しましょう。


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タスクの優先順位づけにツールが必須な理由

タスク管理ではタスクごとの優先度を決めて管理していく必要があります。しかし、その管理が紙やExcelを用いた手法では手作業で管理しなければならず、優先順位づけにミスが発生したり、タスクの抜け漏れが発生したりしてしまうのです。
 
このようなタスク管理におけるトラブルを防止するのが「タスク管理ツール」であり、導入・運用をして業務効率化を実現する企業も多いです。そこで以下では、なぜツールを用いたタスク管理が必須なのかを解説します。

場所や時間を問わずにタスク管理ができる

ツールを使うと、メンバーが業務をする場所や時間を問わずにタスク管理ができます。
 
多くのツールはオンライン上(クラウド)でデータを管理する、マルチデバイス対応です。そのため、自社で業務をする社員はPCで管理、外出が多い社員はスマホやタブレットで管理、といったような「利用シーンに合わせたデバイス選択」も特徴のひとつです。
 
とくに、今日浸透しているリモートワーク下はもちろん、支店や工場同士など物理的に距離が離れている場合でも、ツールを使えば問題なくタスク管理ができるのです。

メンバー間で情報共有がしやすくなる

メンバー間で、それぞれが抱えているタスクの進捗状況を共有しやすくなるのもポイントです。
 
タスク管理ツールはオンラインに接続していれば、更新した情報がリアルタイムで反映される仕組みとなっているものがほとんどです。さらに、具体的かつスムーズに情報共有ができるように「メッセージ」や「コメント」の機能も備わっています。
 
メッセージやコメントはテキストだけではなく、ファイルを添付したやりとりも可能です。ただし、ツールのセキュリティはベンダーによって異なるので、導入予定のツールが自社のポリシーに準拠するか、あらかじめ確認しておくのが安心です。

アナログな管理よりも効率的

ツールを使えば、アナログな管理よりも効率的にタスク管理ができます。
 
仮に、各メンバーが紙のノートや付箋で日々のやるべきことを管理していては、紛失や手作業での更新による抜け漏れのリスクが高くなります。また、情報共有も口頭もしくは紙となるため認識齟齬の可能性も高くなってしまうのです。
 
しかし、ツールを用いてタスクをデータ化して割り振ると、各メンバーのタスク情報がデータとして蓄積されるので、抜け漏れを防止します。さらに、メールよりもスピーディにテキストでやりとりができるので、効率的な情報共有が実現します。


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個人・チームのタスク管理を効率化できるツール

以下では、個人やチームにおけるタスクの優先度を適切、かつ誰でも簡単に管理できるツールをご紹介します。
 
タスクをチームで管理しているにも関わらず、個人の主観的な優先度でタスクの着手順を判断すると、チーム内で認識齟齬が発生しスムーズにタスクを進められません。チームで共通認識を持つためには、リアルタイムで情報共有できるタスク管理ツールが必須です。
 
ただし、導入すべきツールは必ず「チーム全員のリテラシーにマッチしているか」を軸に選びましょう。ツールを使いこなせないメンバーが一人でもいた場合、ほかのメンバーとタスクに関する情報共有が滞り、非効率なアナログの管理へと逆戻りしてしまうのです。
 
このようなリスクを防止するには、メンバーが使えない複雑なツールではなく、「タスク管理」と「情報共有」に過不足のない機能を持ち、即日で誰でも使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にタスクの背景や詳細を記載し、このノートに紐づいた形で「タスク」が管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で話題が混じらずにやりとりができる点も、”情報が流れてしまうチャットツール”とは異なる大きな特徴です。

【Stock】非IT企業でも最も簡単にタスク管理ができるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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タスク管理における優先順位のつけ方まとめ

ここまで、タスク管理における優先順位のつけ方や対処法、タスク管理におすすめのツールまでご紹介しました。タスクの優先順位のつけ方は以下の通りです。
 
  • 「緊急度」と「重要度」で4つの軸に分け、優先順位を判断
  • 進捗率を定量的に判断するため、タスクひとつあたりにかかる時間を算出
  • スピーディな情報共有のためにも、タスクが個人・チームのどちらで完結するかを確認
上記3つの方法でタスクの優先順位を算出した後は、適切にタスク管理がされなければなりません。ただし、その管理が属人的、かつアナログな管理に固執している場合、抜け漏れが発生し適切なタスク管理ができなくなってしまうのです。
 
そのため、適切なタスク管理には「誰でも使えるタスク管理ツールが必要です。今回ご紹介したStockは、ITに不慣れな人でもストレスなく利用できるタスク管理ツールであり、非IT企業を中心に100,000社以上の導入実績があります。
 
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