新入社員が業務で成果を出すためには、上司から正しい知識学び、経験を積むことが重要です。そのため、企業では一般的にOJTと呼ばれる教育方法がとられます。
しかし、「OJTによる教育は指導者任せなので、進め方や質に差が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けのポイントを中心に、指導者・学習者両方の観点から解説します。
- そもそもOJTの定義があいまいで何をすればよいか分からない
- OJTの実施方法が現場任せになっているため統一したい
- より効果的な新人教育にするためのマニュアルを作りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、効果の高いOJTをするためのマニュアルの作り方が分かり、新人教育に役立てられます。
目次
OJTとは？わかりやすく解説！
以下では、OJTの目的やメリットについてわかりやすく解説します。指導者側が目的を把握しないままOJTを進めると、指導内容の過不足が生じやすくなるため、ここで押さえましょう。
OJTの目的
OJT（On The Job Training）の目的は業務に必要な知識や技術を身に着けることです。
上司とともに実務を通して学習するため、OJTの終了後には現場で即戦力として働くことが想定されています。一方、似た言葉のOFF-JT（Off The Job Trainig）の意味は「セミナーや研修などの座学を通した人材育成」です。
また、OJTは学習者の教育だけでなく、指導者が業務への理解を深めたり本来の業務と同時進行で進めるスキルを身に付けたりする機会にもなります。このように、OJTは学習者だけでなく、指導者の知識と経験を深める目的で実施されるのです。
OJTのメリット
OJTのメリットは、即戦力の人材を低コストで育成できる点です。
実戦形式の教育によって、学習者は実務に即したスキルを身に付けられます。また、企業内部の人材が指導者なので、外部講師による研修などのコストはかかりません。
さらに、指導者にとっても教育力を向上できるメリットがあります。ただし、指導者になる社員の時間的なコストが発生するため、マニュアルを作成して新人教育を簡略化することが重要なのです。
OJTのデメリット
OJTのデメリットは、指導者の負担が大きい点と教育の質が偏る点です。
OJTによる新人教育は、基本マンツーマンで行われるため、指導者は、常に一人の新人の業務に気を配らなければなりません。したがって、指導者が教育と普段の業務を掛け持ちすると負担が増え、かえって業務の妨げになる可能性があるのです。
また、指導者の教育スキルによって、新人の理解に差がでることも問題です。マンツーマンの指導により、新人の教育レベルは担当指導者の教育スキルに依存してしまいます。
OJTマニュアルの基本項目
以下では、OJTマニュアルの基本項目について解説します。OJTマニュアルには、大きく分けて「指導者用マニュアル」と「学習者用マニュアル」の2種類があります。
指導者用マニュアル
指導者用マニュアルには、OJTの全体像や指導全般に関するマニュアルです。
具体的な項目としては、「OJTの目的」「指導者の役割」「OJTの実施計画」などが挙げられます。
指導者ごとに教育方針が異なる状況を防いだり、指導者が「次は何をすれば良いのか分からない」などの迷いを解消したりするために、OJTを通して指導者に求めることを明確に示す必要があります。
学習者用マニュアル
学習者用マニュアルは、”全体マニュアル”と”業務マニュアル”の2つに分けられます。
全体マニュアルの項目例は「企業理念」「ビジネスマナー」「業界用語・知識」などがある一方、業務マニュアルの項目は担当業務によって異なります。たとえば営業担当であれば「取扱商品」「顧客管理」などがあります。
以上のように、全体マニュアルでは業務の全体像を、業務マニュアルでは実務を進めるうえでのポイントを理解できるように適切な項目を設定しましょう。
OJTマニュアルの作成方法
以下では、OJTマニュアルの作成方法を3つの手順に分けて解説します。以下の手順を踏むと、効果的な教育に役立つマニュアルを作成できます。
（１）基本項目を設定する
まずは、OJTマニュアルの基本項目を設定しましょう。
たとえば、学習者用マニュアルであれば「企業理念」「ビジネスマナー」などが基本項目となります。
指導者用マニュアルは「指導者に求めること」を、学習者用マニュアルは「業務の全体像とポイント」を押さえられるような項目を設定しましょう。
（２）情報を整理する
次に、設定した項目ごとにOJTマニュアルに取り入れるべき情報を整理します。
たとえば、「ビジネスマナー」という項目では「身だしなみ」「敬語」「お辞儀」などが取り入れるべき情報です。このように、設定した項目に必要な情報を書き出します。
情報が整理されていなければ読みづらくなり、担当者によって指導方法が変わるので教育の質が落ちてしまうのです。したがって、必要な情報を過不足なく記載しましょう。
（３）内容を記載し共有する
最後に、詳細を記載して指導者・学習者へ共有しましょう。
OJTマニュアルの共有方法は、マニュアルの作成手段によって異なります。たとえば、紙であればコピーを手渡したり、WordやExcelならファイルをメールで送信したりします。
しかし、紙やファイルは失くしたり開くのが面倒になったりする可能性があるのです。そのため、簡単にマニュアルを作成してリアルタイムで共有できる「Stock」のようなツールを活用しましょう。
新人教育向けOJTマニュアルの作成ポイント
以下では、新人教育向けOJTマニュアルの作成ポイントについてご紹介します。指導者用・学習者用ともに、読み手をイメージして作成しなければなりません。
指導者用マニュアルのポイント
指導マニュアルのポイントは、OJTの方針や指導者の役割を明示することです。
OJTが単に「新人へ仕事内容を伝える」という作業になっては、新人に教育内容が身につきづらく、自発的な育成はもちろん、指導者の教育力の向上も望めません。
マニュアル内に“OJTのゴール”や”指導の意義”を明確に示すことで、指導者による効果的な教育が行われて、さらに自発的な人材が育成されるのです。
学習者用マニュアルのポイント
学習者用マニュアルのポイントは、未経験者でも分かるように記載することです。
たとえば、専門用語には注釈を入れたり、器具の操作方法には画像を用いたりすることで新入社員でも業務を具体的にイメージしやすくなります。
情報をどの程度細かく記載すべきか分からない場合は、経験の浅い社員にマニュアルを共有して、コメントをもらうのが有効です。
OJTでマニュアル以外に必要なこと
以下では、OJTにおいてマニュアル以外に必要なことを2点ご紹介します。単にマニュアルを作成するだけでなく、OJTの一連の流れを意識して準備をしましょう。
（１）学習者の心構えを伝える
学習者にはOJTの心構えを伝えておきましょう。
たとえば、社会人の心構えとして「いかなるときもメモをとること」と教育すれば、一度教えたことを何度も伝えずに済むようになります。また、「報連相を徹底すること」と教育すれば、分からないことがあれば連絡をするようになると期待できるのです。
以上のように、OJTを効率的かつ効果的に進めるためには、あらかじめ学習者にOJTを受けるにあたっての心構えを伝える必要があります。
（2）理解状況の確認手段を用意する
マニュアル通りに進めるだけでなく、理解状況の確認手段も用意しておきましょう。
たとえば、OJTで実践した内容に関する簡単なテストを実施したり、学習者と指導者との面談の機会を設けたりすることが挙げられます。実際、マニュアル通りにOJTを実施するだけでは、業務の知識や技術が身についたのかが分かりません。
したがって、実践内容を確実に定着させるために、適度に理解状況を確認しましょう。
OJTマニュアルの作成事例
こちらは、情報共有ツールを用いて、マニュアル作成や新人教育を効率的に行った事例です。新発田駅前ひらた内科クリニックは呼吸器内科・アレルギー科のクリニックです。
以前は、ミーティングや手書きによる伝達によって情報を共有しており、情報が行き渡らないことが課題でした。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入することによって、社内情報共有が簡単になり、医療機器の使い方や新人教育の状況が適切に蓄積・共有されました。
このように、情報共有ツールを活用すれば、教育のマニュアルや教育の状況が社内で共有され、新人教育にかかる工数を削減できるのです。
【必見】OJTマニュアルの作成・管理・共有をするためには？
以下では、OJTマニュアルの作成・管理・共有に役立つツールをご紹介します。
OJTマニュアルで新人教育の要点を定めることで、指導者の負担を軽減できます。しかし、マニュアルの作成手段によっては、共有や管理の手間が増えてしまうという課題が発生するのです。
たとえば、WordやExcelのマニュアルには「作成後のファイル共有が面倒」や「修正しても気づきにくい」という問題があります。そのため、マニュアルの作成からフィードバックに至るまでの「OJT運用が手間なくできるツール」を導入しなければなりません。
結論、OJTをスムーズに進めるためには、OJTマニュアルを簡単に作成・管理・共有できるのでストレスを一切感じない「Stock」一択です。
Stockに指導者用・学習者用のフォルダを作り、フォルダ内の「ノート」にOJTマニュアルを作成しましょう。また、マニュアル作成後は、ノートに紐づいた「メッセージ」で該当メンバーに周知できるので、チャットツールを別途用意する必要はありません。
誰でも簡単にOJTが実施できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
OJTマニュアルの作成方法まとめ
ここまで、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けのポイントを中心に紹介しました。
OJTで指導者の負担を軽減し、効率的に新人教育を行う場合はマニュアルの作成・共有が不可欠です。そして、OJTマニュアルの作成は「項目の設定」「情報の整理」「内容の記載・共有」の順で進めます。
また、マニュアルは作成して終わりにするのではなく、指導者と学習者のコミュニケーションがとれる場で「ITツール」で構築し管理・共有しなければなりません。ただし、操作が複雑なツールを扱うと、マニュアル作成・管理に手間がかかり、かえって指導者の負担を増やしかねません。
そこで、今回ご紹介したStockのように、OJTマニュアルの作成から共有、連絡などの必要な機能が過不足なくそろったツールが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して効果の高いOJTにするためのマニュアルを作成・管理・共有し、新人教育に役立てましょう。
