OJT（On the Job Training）は、実務を通じて人材を育成する代表的な教育手法です。しかし、指導内容が人によって異なると教育の質にばらつきが生じるため、「OJTマニュアル」を作成して指導方法を統一する必要があります。
しかし、実際には「OJTマニュアルを作りたいが、何から手を付ければいいのか分からない」「作成しても現場で活用されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OJTマニュアルの作成方法やメリット、運用のポイントを中心にご紹介します。
- OJTでの教育が担当者ごとに異なり、育成の質にばらつきが出ている管理職
- OJTを実施しているが、教える内容が属人化し再現性がない部門責任者
- OJTマニュアルを作成したいが、何を標準化すべきか分からない意思決定者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、OJTマニュアル作成の全体像を理解し、自社に合った教育体制を構築できるようになります。
目次
OJTマニュアルとは
OJT（On-the-Job Training）とは、実際の業務を通じて、先輩や上司が指導しながら仕事を覚える教育方法のことです。
以下では、OJTマニュアルの概要や目的を指導者向け・学習者向けに分けて解説します。新人教育や人材育成の仕組みを見直したい担当者の方は必見です。
【指導者向け】OJTマニュアルの概要・目的
指導者向けのOJTマニュアルとは、指導内容を標準・一定にすることを目的に作成され、「OJTの指導方針や手順・指導方法」などを記載するものです。
多くの場合、OJTは現場の先輩社員が担当します。個々の方法でOJTをすると指導すると、指導者ごとに教え方・伝え方が異なるため、教育にばらつきが生じ新人の理解度やスキルに差が生じてしまうのです。
そこで、OJTを指導する担当者向けのマニュアルを作成すれば、教育方針や指導手順、評価基準を統一できます。このように、指導者向けのOJTマニュアルは、教育の質を一定に保つために重要です。
【学習者向け】OJTマニュアルの概要・目的
学習者向けのOJTマニュアルとは、業務内容を理解し、実践できるようになることを目的に作成され、「業務手順や必要なスキル・知識」などを記載するものです。
口頭だけの指導だと、学習者は不明点・疑問点を直接担当者に質問して解消する必要があり、手間がかかります。また担当者が不在の場合、すぐに確認できず分からないまま放置することになるため、のちにミスやトラブルの原因となる恐れがあるのです。
そこで、OJTマニュアルがあればいつでも自分で確認できるため、不明点の迅速な解決につながります。このように、学習者向けのOJTマニュアルは、不明点を自己解決し業務理解を深めるために必要です。
OJTの典型的な失敗例
以下では、OJTの典型的な失敗例をご紹介します。OJTがうまくいかないと感じたことのある方は必見です。
教育内容が人によってバラバラ
OJTのよくある失敗例の1つ目は、教育内容が人によってバラバラなことです。
担当する教育者によって教え方や伝える内容が異なると、同じ業務であっても習得内容にばらつきが生まれ、品質の不均一になります。
また、「誰の教えが正しいのか」が曖昧になることで、部下はその都度上司へ質問する必要が生じます。その結果、上司の対応工数が増加し、業務負担の増大につながるのです
教育する側の負担が大きい
OJTのよくある失敗例の2つ目は、教育する側の負担が大きいことです。
教育担当者は業務とOJTを並行して進める必要があるため、大きな負担がかかります。たとえば、通常業務に加えて新人からの質問対応や進捗確認、教育内容の整理まで担当しなければならず、業務量が増えてしまいます。
また、マニュアルがない場合は、毎回口頭で同じ説明を繰り返す必要があり、本来の業務時間が圧迫されます。その結果、OJTと業務の両立が難しくなり、業務スピードが低下するのです。
新人の習得スピードに差が出る
OJTのよくある失敗例の3つ目は、新人の習得スピードに差が出ることです。
OJTでは実務を通じて業務を学ぶため、新人ごとの理解度や経験によって習得スピードに差が生まれやすくなります。たとえば、業務の背景や目的まで十分に説明されないまま作業を進めると、理解が追いつかず、同じミスを繰り返してしまいます。
また、教育内容が担当者ごとに異なると、教わる範囲や順番にばらつきが出てしまい、必要な知識や業務手順を十分に習得できない新人が発生します。その結果、習得が遅い新人へのフォローが必要になることで、現場全体の教育負担が増加するのです。
なぜOJTは属人化しやすいのか
以下では、OJTが属人化しやすい理由を解説します。「現状のOJTの運用方法に課題を感じているものの、属人化する具体的な原因を把握できていない」という方は必見です。
教える内容が言語化されていない
OJTが属人化しやすい理由の1つ目は、教える内容が言語化されていないことです。
教える内容が言語化されていないと、教育担当者がそれぞれの経験に基づいて指導することになり、OJTの内容にばらつきが生じます。その結果、同じ業務であっても担当者ごとに教育内容が異なり、新人ごとに習得スキルに差が生まれてしまうのです。
さらに、OJTの内容が暗黙知のまま共有されるため、担当者が変わるたびに指導方法も変化し、組織として安定した教育体制を維持しにくくなる可能性があります。
教育ルールが統一されていない
OJTが属人化しやすい理由の2つ目は、教育ルールが統一されていないことです。
教育ルールが統一されていないと、担当者ごとに教える内容や順番、評価基準が異なってしまいます。その結果、新人はどの進め方を基準にすべきか分からず、業務への理解に混乱が生じやすくなります。
また、教育の基準が曖昧なままだと、OJTの成果を客観的に評価することも難しくなり、今後のOJTの改善に役立てられなくなるのです。
情報の保存場所がバラバラ
OJTが属人化しやすい理由の3つ目は、情報の保存場所がバラバラなことです。
情報の保存場所が統一されていないと、「新人教育チェックリストは共有フォルダ」「業務手順書は個人PC」「過去の教育メモはチャット」といったように、OJTに必要な情報が各所に分散してしまいます。
その結果、新人は必要な情報を探すだけで時間がかかり、教育担当者も資料の参照場所を毎回説明しなければなりません。さらに、担当者ごとに参照する資料が異なることで、教える内容にも差が生まれ、OJTの品質が安定しなくなるのです。
OJTマニュアルを作成するメリット
OJTマニュアルを作成することで得られる具体的なメリットは大きく分けて2つあります。
1つ目は、教育担当者の教育の負担が軽減されることです。マニュアルがあれば、基本事項を事前学習として任せられるため、指導者は実践的なフォローや個別指導に集中できます。
2つ目は、新人が自分のペースで学習を進められることです。マニュアルがあれば、分からない内容をいつでも見返せます。そのため、理解不足を防ぎながら自分のペースで業務知識を習得できるため、業務への理解度・定着度が向上しやすいです。
このように、OJTマニュアルを作成すると、教育担当者と新人の双方にメリットが生まれ、教育品質を維持しながら円滑に人材育成を進められるようになります。
【3ステップ】OJTマニュアルの作成方法
以下では、OJTマニュアルを作成するための3ステップを解説します。手順通りに進めて、スムーズにマニュアルを作成しましょう。
STEP1｜作成目的・ゴールを決める
まずは、OJTマニュアルの作成目的と到達ゴールを明確に設定することが重要です。
目的が不明確なまま作成を始めると、情報量に過不足が生じ、現場で活用しづらいマニュアルになります。そこで、「新人が1か月で基本業務を一人で対応できる」のように具体的なゴールを設定すると、必要な教育内容や優先順位を整理しやすくなります。
また、教育担当者の間でも指導方針を統一しやすくなり、教育内容のばらつき防止にもつながります。そのため、まずは「誰に」「何を」「いつまでに」「どのレベルまで習得してほしいのか」を明確にしたうえで、OJTマニュアルを作成しましょう。
STEP2｜教育内容を整理する
次に、教育内容を整理します。
教育内容を整理することで、内容の重複や抜け漏れを防げます。また、「業務概要→業務知識→具体的な作業手順→注意点→チェックリスト」のように業務フローに沿った順序で項目を整理すると、実際の業務をイメージしながら理解しやすくなるのです。
そのため、執筆前に教育内容を整理し、業務の流れに沿って構造化したうえでマニュアルを作成することが重要です。
STEP3｜運用ルールを決める
最後に、OJTマニュアルは、完成したら終わりではなく、継続的に使われるための運用ルールを決めましょう。
たとえば、「定期的に見直しのタイミングを設ける」「現場からのフィードバックを反映する」といったルールを決めることで、常に最新の状態を維持できます。
しかし、マニュアルの更新に手間がかかると、更新が継続されず、マニュアルが形骸化する恐れがあります。そこで、情報の更新が簡単な「Stock」のようなツールで運用すると、常に最新のOJTマニュアルを運用でき、マニュアルの活用が促進されます。
OJTマニュアルを成功させるための運用方法3選
以下では、OJTマニュアルを成功させるための運用方法3選をご紹介します。作成したOJTマニュアルの効果を運用によって最大化したい方は必見です。
更新ルールを明確にする
OJTマニュアルを成功させるためには、更新ルールを明確にしましょう。
マニュアルは一度作成して終わりではなく、業務の変化に合わせて継続的に更新していく必要があります。そのため、あらかじめ更新のタイミングや担当者を決めておくことで、運用の形骸化を防げます。
たとえば、「毎月1日に担当者がマニュアルを見直す」といったルールを設定することで、定期的に内容が更新され、常に実用できる状態を維持できるのです。
保存先を統一する
OJTマニュアルを成功させるためには、保存先を統一しましょう。
マニュアルの保存先がバラバラだと、欲しいマニュアルがどこにあるのか分からず、探すだけで時間がかかってしまいます。そこで、保存先を一元化することで、必要な情報へすぐにアクセスでき、無駄な作業工数を削減できます。
さらに、保存先を統一することで最新情報の共有がしやすくなり、認識のズレも防げるのです。
ツールを活用する
OJTマニュアルを成功させるためには、ツールを活用しましょう。
ExcelやWordで管理する方法では、共有にメールやチャットツールを使う必要があるほか、マニュアルが増えるにつれてファイル管理が煩雑になりがちです。そこで、ITツールを活用してマニュアルの作成・共有・管理を1か所で完結させましょう。
たとえば、「Stock」のようなツールは、ノート形式でマニュアルを作成・リアルタイム共有できるほか、フォルダで整理しながら管理可能なため、「必要なマニュアルが見つからない」といった状態も防げます。
OJTマニュアル作成・管理に役立つツール
以下では、OJTマニュアル作成・管理に役立つツールを紹介します。
OJTマニュアルを作成すると、教育内容を標準化できるため、担当者ごとの教え方のばらつきを防げます。また、新人が自分で業務内容を確認できるようになり、OJT担当者の負担軽減にもつながるのです。
しかし、ExcelやWordで管理している場合、「どれが最新版か分からない」「更新内容が共有されない」といった問題が起きやすくなります。また、ファイルごとに管理されることで、教育内容が再び属人化するケースも少なくありません。
そのため、OJTマニュアルの運用では、「誰でも簡単に更新できる」「作成から共有まで一元管理できる」「必要な情報をすぐに探せる」ことが重要です。
こうした条件を満たすのが、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できるツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」にOJTマニュアルを直接作成できるうえ、テンプレート化によって教育内容を標準化できます。また、更新内容を「メッセージ」でリアルタイムに共有可能なので、「更新されたことに気づかない」という事態を防げます。
OJTマニュアルの運用が簡単にできるツール
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
OJTマニュアル作成・振り返りに役立つテンプレート
以下では、OJTマニュアル作成・振り返りに役立つテンプレートを2つご紹介します。目的に合ったテンプレートを活用して、OJTに役立てましょう。
【指導者向け】OJTの計画表が作成できるテンプレート
こちらは、Excelで使用可能な業務用テンプレートが提供するテンプレートです。
計画の内容に対する進捗状況を月ごとに記載できるため、「◯月までにどれくらい進んだ」といった成果が可視化されます。また、遅れをとっている計画や進んでいる計画が一目で分かり、対策がしやすい点も特徴です。
【学習者向け】OJT研修後の振り返りができるテンプレート
こちらは、「ビズ研」が提供するWordで利用できる「研修報告書」のテンプレートです。
研修やOJTの概要や内容・感想などを記載できます。OJTで学んだ内容を報告書としてまとめると、あとから確認・振り返りをするときにも役立ちます。
OJTの失敗例やマニュアルの作成方法のまとめ
これまで、OJTの典型的な失敗例やOJTマニュアルの作成方法、OJTマニュアルを成功させるための運用方法を中心にご紹介しました。
OJTでは、教育内容のばらつきや情報管理の属人化などが発生しやすいため、教育内容を標準化できるOJTマニュアルの整備が重要です。また、マニュアルを継続的に更新・共有できる環境を整えることで、教育品質を維持しながら効率的に人材育成を進められます。
しかし、ExcelやWordで管理していると、ファイル管理や情報共有が煩雑になり、マニュアルが形骸化する恐れがあります。そのため、「誰でも簡単に更新できる」「必要な情報をすぐに確認できる」環境を整えて、OJTマニュアルを現場に定着させましょう。
なかでも、OJTマニュアルの作成・運用には、「ノート」に直接マニュアルを書き込みながらリアルタイムで共有でき、シンプルな検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるツール「Stock」が最適です。
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