外部からの用件を担当者に伝える方法のひとつが「伝言メモ（電話メモ）」です。伝言メモに書くべき項目があらかじめ決まっていれば、新入社員でも何を伝えれば良いか迷いません。
一方、「伝言メモや電話メモに記載すべき項目が分からない」「毎回一からメモをつくるのは面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝言メモ・電話メモのExcelテンプレート8選を中心にご紹介します。
- 正しい電話メモ・伝言メモの書き方が知りたい
- 電話メモ・伝言メモのテンプレートが欲しい
- 誰でも簡単に電話メモ・伝言メモを作成できるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、自社で使いやすいExcelテンプレートが分かり、伝言メモ・電話メモを効率よく作成できるようになります。
目次
電話メモ・伝言メモとは
電話・伝言メモとは、職場にかかってきた電話を受けた時に担当者が不在だった場合、情報を伝えるためのメモのことです。
職場では、担当者が席を外しているタイミングで電話がかかってくることもあります。その場合、電話内容の情報を正確に残さないと連絡漏れや業務の遅れに繋がる可能性があります。
そのため、電話・伝言メモは、電話を受けながら正確に情報を記録し、担当者へ確実に伝達するために欠かせないのです。
電話メモ・伝言メモを残すべき理由
電話メモ・伝言メモを残すべき理由として、以下の2点が挙げられます。
- 情報漏れや誤伝達を防げる
- 顧客満足度が上がる
伝言メモを残すことで、情報漏れや誤伝達を防げます。たとえば、顧客からの用件を正しく残していれば、担当者が不在でもスムーズに対応でき、誤った情報を伝えるリスクを減らせます。
伝言メモを残すことで顧客満足度が向上します。メモを残すことでスムーズな対応が可能になり、顧客に安心感を与えられます。
このように、電話メモ・伝言メモを残すべき重要性を理解することで、誤伝達の防止・企業イメージのアップに繋がります。
伝言メモの書き方と項目
伝言メモには、まず「電話を受けた日時と担当者名」「相手の会社名・氏名と連絡先」を記載しましょう。
次に、「電話の要件」を書きます。後で確認する担当者がわかりやすいよう、要点を具体的に記載することがポイントです。
最後に、「折り返しの必要有無」を記入します。以上のように、伝言内容は漏れなく簡潔に記載し、引き継いだ担当者に正しく情報共有する必要があります。
【Excel】伝言メモ・電話メモの無料テンプレート8選
以下では、ダウンロードするだけですぐに使用できる、無料のExcelテンプレート8選をご紹介します。印刷すれば、手書き可能なメモ用紙として使えるので必見です。
4分割のテンプレート
こちらは、[フリーテンプレートダウンロード]から利用できるテンプレートで、A4を4分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。カラーで印刷すれば、視覚的に見やすいメモを作れます。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話対応した社員の氏名/用件
至急、電話をください/再度、電話します/下記、用件をお伝えください
6分割のテンプレート
こちらは、[フリーテンプレートダウンロード]でダウンロードできるテンプレートで、A4を6分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。折り返しの連絡先や日時を記載できるので、担当者への共有もスムーズです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お電話がありました/電話して下さい/再度、電話します/下記、用件を伺いました
8分割のテンプレート
こちらは、[イラスト緑花のサイト]でダウンロードできるテンプレートで、A4を8分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。シンプルなデザインのため、業界や業種を問わず活用できます。
- 自由項目
- チェック項目
担当者の氏名/日時/先方の氏名/用件
電話がありました/折り返し電話をお願いします/また電話します
メールをご確認ください/来社されました
9分割のテンプレート
こちらは、[フリーテンプレートダウンロード]で利用できるテンプレートで、A4を9分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。メモ欄があるため、要件を詳細に記載できます。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
お電話がありました/電話をいただきたい/改めて電話します
色分けできるテンプレート
こちらは、[KOKUYOのサイト]でダウンロードできるテンプレートで、カラーが3色用意されているので用件によって使い分けられます。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話対応した社員の氏名/用件
電話がありました/電話を頂きたい/もう一度電話します
来社されました/来て頂きたい/もう一度訪問します
社内でも使えるシンプルなテンプレート
こちらは、[イラスト緑花のサイト]でダウンロードできるテンプレートです。使いやすいシンプルなデザインが特徴です。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
電話がありました/折り返し電話をお願いします/また電話します
メールをご確認ください/来社されました
カラフルでおしゃれなテンプレート
こちらは、[Template Boxのサイト]でダウンロードできるテンプレートです。ナチュラル系カラーのおしゃれなデザインが特徴です。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名
電話がありました/折返しお電話ください/また、お電話します/来社されました
カラフルでかわいいテンプレート
こちらは、[いらすとやのサイト]でダウンロードできるテンプレートです。かわいい小さな飾りが描かれた伝言メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話番号/用件
お見えになりました/電話をかけてこられました/連絡してくださいとのことです/再度電話するとのことです
ここまで、手書きのメモ用紙として使えるテンプレートを紹介しましたが、紙にメモを残していては業務上さまざまな問題が生じます。そのため、近年では、「Stock」のようなITツールにメモを残す企業が増えているのです。
【紙脱却】伝言メモ・電話メモの作成・管理に最適なアプリ
以下では、伝言メモ・電話メモの作成・管理に最適なアプリをご紹介します。
紙の伝言メモは、担当者に渡す手間がかかったり、メモを紛失したりするリスクがあります。そのため、紙でのメモから脱却し、デジタルで効率的にメモを作成・管理する仕組みを整えるべきです。
また、Excelテンプレートをつかった伝言メモは簡単に作成できる一方で、ファイルの管理が煩雑になりやすいうえ、共有時にメールや他のツールを介する手間がかかります。したがって、「メモの作成から共有、管理まで一気通貫して進められるツール」を導入しましょう。
結論、伝言メモ・電話メモの管理には、誰でも簡単にメモを作成・共有でき、管理までスムーズなアプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では、メモを直感的な操作で書き残したり、必要なテンプレートを瞬時に呼び出したりできます。また、作成したメモはすぐに相手に共有されるうえ、対応事項をその場で「タスク」設定することも可能なので、共有もれや手間がかかる心配もありません。
Excelよりも簡単に仕事メモを管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
上司も唸る！伝わる伝言メモの3原則
誰が読んでも迷わず行動できる伝言メモを作成するには、以下の伝言メモの3原則を取り入れましょう。
- 簡潔にまとめる（1文1要点）
- 具体的に書く（5W1Hを意識）
- 気配りを添える（トーンに配慮）
伝えたい内容は1文1要点でまとめましょう。チャットでは特に、改行や箇条書きを活用することで、視認性が高まり、相手にとって読みやすくなります。
「誰が、何を、いつまでに、なぜ必要で、どう対応すればよいか」を明記するだけでも、対応漏れや誤解が減少します。
「お手すきの際にご確認ください」や「ご多忙のところ恐縮ですが」などの一言があるだけで、相手への印象が変わります。チャットにおいても、書き手の温度を感じさせる言葉選びが大切です。
このように、伝わる伝言メモの3原則を意識して書くことで、メモを確認した上司や他の社員がスムーズに次の対応に移れます。
コピペして使える！状況別メッセージテンプレート
ここでは3つの状況別メッセージテンプレートを記載します。紹介する場面に遭遇した場合は、以下の内容をコピペして活用しましょう。
（1）電話伝言メモ
電話の伝言メモのメッセージテンプレートは以下です。
○○株式会社 田中様よりお電話がありました。
内容：見積書の件でご相談
折り返し希望：本日17時まで
ご連絡先：090-××××-△△△△
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。（山田）
このように、どこの誰からの電話か、用件は何なのかなど、細かな部分まで意識して書くようにしましょう。
（2）不在時の業務伝達
担当者不在時の業務伝達メモのテンプレートは以下です。
14時に○○様が来社され、資料をお預かりしました。
資料はデスク右側のファイルに保管しております。
明日の午前中までに先方へご連絡をお願いいたします。（山田）
このように、短文でまとめることで、相手の読みやすさを配慮した形で業務伝達を行えます。
（3）チャットでの依頼メッセージ
チャットでの依頼メッセージテンプレートは以下です。
【確認依頼】
〇〇社より、納期変更のご連絡がありました。
→ 添付資料をご確認のうえ、本日中に社内承認をお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
このように、目的を冒頭に置くことで、何をして欲しいメッセージか瞬時に理解できます。
仕事の伝言メモ・電話メモを紙に書くデメリット5選
ここでは、仕事の伝言メモ・電話メモをすぐにデジタル化すべき理由を5つ解説します。未だに紙でメモ管理をしている方は必見です。
（1）仕事が非効率になる
紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、メモを作ること自体に時間と手間がかかり業務効率が下がります。
紙の伝言メモ・電話メモは、手作業ゆえに作成時間がかかるうえ、逐一印刷しなければなりません。さらに、担当者にメモを渡す手間もかかるのです。
一方、デジタルのメモアプリを使えば、メモ用紙を用意する必要がなく、PCやスマホ、タブレットからメモをリアルタイムで共有できます。そのため、紙のメモを印刷・裁断・分配する時間が削減され、仕事の効率が大きく上がるのです。
（2）過去の応対記録を残しづらい
紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、過去の応対記録を残しづらくなります。
なぜなら、紙の場合「対応が完了したメモを残しておくとかさばる」という理由から、すぐに処分されるケースも多いからです。その結果、後日改めて確認したいことがあっても、応対記録が一切分からなくなってしまうのです。
一方、伝言メモを大量に保存できるメモアプリを使えば、過去の応対記録を簡単に確かめられます。さらに、「Stock」のような検索機能を備えたアプリなら、目的の伝言メモ・電話メモだけを探し出せるため便利です。
（3）テレワークに対応できない
紙の伝言メモではテレワークに対応できません。
テレワークを導入している企業の場合、紙の伝言メモや電話メモは共有ができません。また、「職場では紙のメモ」「テレワークの社員にはメモアプリ」と使い分ける方法もありますが、情報が分散して混乱の原因になります。
したがって、「デジタルのメモアプリ」を全社に導入してメモの管理方法を統一しましょう。とくに、機能がシンプルなアプリなら紙のメモと同じように簡単に作成できるので便利です。
（4）道具が必要
紙の伝言メモはデジタルのメモアプリと違って、メモ用紙やペン、インクなどの文房具が必要です。
そのため、電話で要件を伝えられたときにメモ用紙やペンが見当たらないと、道具を用意する間、相手に待っていてもらう必要があります。また、日々の業務で紙やペンを使うため、備品購入のコストもかかってしまうのです。
そこで、スマホやタブレットで利用できるメモアプリを導入すれば、インクやペンなどの道具が不要なのですぐにメモができるうえ、備品にかかる費用を抑えられて便利です。
（5）紛失のリスクがある
紙の伝言メモ・電話メモには紛失リスクもあります。
たとえば、担当者のデスクがほかのメモ帳や資料で溢れていると、紙の伝言メモ・電話メモは埋もれて、見つけづらくなってしまうのです。また、メモに電話番号などの機密情報が書かれていれば、紛失時に情報漏えいへつながる可能性があるのです。
一方、メモアプリであればメモを分かりやすく管理できるほか、アクセス権限も設定できます。とくに、「Stock」のような2段階認証が備わっているうえ、国際セキュリティ資格も取得しているアプリであれば、安心してメモを管理できます。
伝言メモ・電話メモのExcelフォーマットまとめ
これまで、伝言メモ・電話メモの無料Excelフォーマットや、紙のメモのデメリットを中心にご紹介しました。
テンプレートがあればメモを短時間で作成できますが、紙は「仕事が非効率になる」「紛失しやすい」などの課題があります。一方、Excelでの管理は煩雑になりやすいため、簡単にメモを作成でき、情報へスムーズにアクセスできる「メモアプリ」が必須です。
ただし、複雑な機能を豊富に搭載しているメモアプリは、使いこなすのが難しく次第に誰も利用しなくなってしまいます。したがって、「必要な機能を過不足なく備えたシンプルなメモアプリ」を選びましょう。
結論、自社に最適なメモアプリは、ITに詳しくない社員でも簡単に使えて、メモの作成・管理・共有を一元化できる「Stock」一択です。Stockの「ノート」にメモのテンプレートを登録すれば、いつでも瞬時に呼び出せます。
ぜひ「Stock」を導入し、伝言メモ・電話メモを円滑に管理しましょう。
