外部からの用件を担当者に伝える方法のひとつが「伝言メモ(電話メモ)」です。伝言メモには伝えるべき項目があらかじめ記載されているので、新入社員でも”何を伝えれば良いか迷わない”というメリットがあります。
 
一方、「伝言メモや電話メモを一からつくるのは面倒なため、すぐに印刷して使えるテンプレートはないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめの伝言メモ・電話メモの無料テンプレート7選を中心にご紹介します。
 
  • すぐにテンプレートをダウンロードして印刷したい
  • 厳選されたテンプレートを参考にして、自社用の伝言メモ・電話メモを作成したい
  • 伝言メモ・電話メモを紙以外で管理する方法も知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、テンプレートをダウンロードして伝言メモ・電話メモをすぐに利用できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【結論】仕事の伝言メモ・電話メモはすぐにデジタル化すべき

プライベートの伝言メモ・電話メモは紙でも問題ないですが、職場では避けましょう。
 
以下では、紙の伝言メモ・電話メモを仕事で使い続けるデメリットと、解決策として「メモアプリ」を推奨する理由について解説します。

理由(1)仕事が非効率になる

社内で紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、業務効率が下がっていきます。
 
たとえば、紙の伝言メモ・電話メモは、担当者に内容が伝わるように丁寧に書く必要があるので、ほかの業務を圧迫します。また、電話対応した社員は「誰が対応したか」が分かるように記名までして、担当者のデスクまでわざわざメモを届けなければなりません。
 
一方、デジタルのメモアプリを使えば、簡単かつ確実に伝言を担当者に伝えられます。メモアプリでは手書きせずにPCやスマホ、タブレットから伝言メモ・電話メモを共有できるので、面倒な手書きをする必要がありません。
 
さらに、一部のメモアプリには共有機能が備わっているため、伝言メモ・電話メモを時間や場所を問わずに担当者へ届けられます。

理由(2)過去の応対記録が分からない

紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、過去の応対記録をさかのぼれないことが多くなります。なぜなら、「対応が完了したメモを残しておくとかさばる」という理由からすぐに処分されるので、後日改めて確認したいことがあっても手元に残っていないためです。
 
また、紙の伝言メモ・電話メモをファイリングしている企業もありますが、無数のメモから目的の情報だけを探し出すのは困難です。そして、日々増え続けるメモを管理できる場所は次第になくなります。
 
一方、伝言メモを大量に保存できるメモアプリを使えば、過去の応対記録を簡単に確かめられます。さらに、メモアプリの検索機能を使いこなせば、目的の伝言メモ・電話メモだけを探し出せるので便利です。

理由(3)テレワークに対応できない

紙の伝言メモではテレワークに対応できません。
 
「職場では紙のメモ」「テレワークの社員にはメモアプリ」と使い分ける方法もありますが、社内が混乱するだけでなく情報が分散してしまいます。
 
そのため、デジタルのメモアプリを全社に導入するのがもっとも適切な解決策です。導入の際には、デジタルが苦手な社員でもすぐに使いこなせるシンプルなメモアプリを選びましょう。

理由(4)コストがかかる

紙の伝言メモは費用がかかるうえに、仕事の時間も圧迫します。
 
たとえば、紙の伝言メモには用紙やインク、ペンが必要です。紙1枚やペン1本のコストは小さいですが、長期的に考えると大きな出費になります。また、伝言メモを印刷して裁断、配布する時間的なコストもかかっています。
 
そこで、無料利用できるメモアプリを導入すれば、ムダなコストを最大限抑えられます。たとえば、メモアプリのなかでも、伝言メモ・電話メモと一緒に「折り返し電話してください」とメッセージができる「Stock」のようなアプリが最適です。

理由(5)紛失の可能性がある

徹底した情報管理を教育しても、紙の伝言メモ・電話メモを紛失するリスクはゼロにはなりません。
 
伝言メモ・電話メモには、折り返しの電話番号や業務の情報が記載されています。そのため、伝言メモ・電話メモを紛失した場合には、顧客の信頼を損ねる可能性があるのです。
 
伝言メモ・電話メモを紛失するパターンに多いのが「メモを受け取った担当者が紛失する場合」と言えます。たとえば、担当者のデスクがほかのメモ帳や資料で溢れていると、伝言メモ・電話メモは埋もれて、折り返し電話をすることが忘れ去られてしまうのです。
 
一方、メモアプリを利用すれば紛失のリスクはなくなります。メモはアプリ上ですぐにアクセスできるように整理整頓され、2段階認証が備わっていれば端末を紛失しても第三者に閲覧されることはありません。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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関連記事: 仕事で使えるビジネス向けメモアプリ10選!複数デバイスで使いやすいものを厳選


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【非IT企業向け】伝言メモ・電話メモをデジタル化できるおすすめアプリ

以下で紹介するのは、非IT企業でも伝言メモを簡単にデジタル化できるアプリです。
 
紙の伝言メモ・電話メモには事前に項目が記載されており、誰でも簡単に伝言ができます。同様に、メモアプリに備わっているテンプレート機能を使えば、記入すべき項目(フォーマット)をすぐに貼り付けられるため、わざわざ紙を用意する必要がないのです。
 
また、紙の伝言メモ・電話メモを使い続けると、”伝えた、伝えていない”という責任転嫁や認識のズレが起こりやすくなります。しかし、メッセージ機能があるメモアプリがあれば「メモと一緒に担当者に伝えたいこと」を口頭で伝える必要がなくなるので便利です。
 
結論、自社に最適なメモアプリはテンプレートやメッセージなどの必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるシンプルな「Stock」一択と言えます。
 
Stockには、伝言メモや電話メモ以外のテンプレートも自由に登録できるため、自社の情報管理全般に横展開することも可能です。また、メッセージはメモごとに紐づけられるので「どのメモを確認すれば良いのか分からない」という事態を避けられます。

チームの情報を最も簡単に残せるアプリ「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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無料ダウンロードできる!伝言メモ・電話メモのテンプレート7選

伝言メモ・電話メモを一から作成する場合、5W1H(いつ,誰が,どこで,何を,なぜ,どのように)を満たすように意識して作成しなければならず、デザインも考える必要があるので時間がかかります。
 
そのため、以下ではダウンロードして印刷すればすぐに使用できる、おすすめのテンプレート7選をご紹介します。

4分割のテンプレート

bizoceanのダウンロードサイト

bizoceanのサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、A4を4分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
 
  • 自由項目
  • 日時/担当者の氏名/企業名/先方の氏名/用件/受け取り印
  • チェック項目
  • 折り返しお電話ください/また電話します/電話があったとお伝えください/下記の用件でした
bizoceanからダウンロード


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6分割のテンプレート

bizrouteのダウンロードサイト

bizrouteのサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、A4を6分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
 
  • 自由項目
  • 日時/担当者の氏名/先方の氏名/伝言
  • チェック項目
  • お電話がありました/折り返しお電話ください/また電話します/メールします/訪問されました/以下の伝言があります
bizrouteからダウンロード


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8分割のテンプレート

テンプレルンのダウンロードサイト

テンプレルンのサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、A4を8分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
 
  • 自由項目
  • 日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
  • チェック項目
  • お電話がありました/折り返しお願いします/また電話します/下記の件でした
テンプレルンからダウンロード


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9分割のテンプレート

フリーテンプレートダウンロードのダウンロードサイト

フリーテンプレートダウンロードで利用できる上図のエクセルテンプレートは、A4を9分割したサイズの伝言メモ・電話メモです。
 
  • 自由項目
  • 日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
  • チェック項目
  • お電話がありました/電話をいただきたい/改めて電話します


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色分けできるテンプレート

KOKUYOのダウンロードサイト

KOKUYOのサイトでダウンロードできる上図のエクセルテンプレートは、カラーが3色用意されているので用件によって使い分けられます。
 
  • 自由項目
  • 日時/担当者の氏名/先方の氏名/電話対応した社員の氏名/用件
  • チェック項目
  • 電話がありました/電話を頂きたい/もう一度電話します
    来社されました/来て頂きたい/もう一度訪問します
KOKUYOからダウンロード


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シンプルなテンプレート

経費削減実行委員会のダウンロードサイト

経費削減実行委員会のサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、使いやすいシンプルなデザインになっているのが特徴です。
 
  • 自由項目
  • 日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
  • チェック項目
  • お電話がありました/折り返しお電話を頂きたいそうです/再度ご連絡いたします/
経費削減実行委員会からダウンロード


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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

英語版のテンプレート

bizrouteのダウンロードサイト

bizrouteのサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、英語版の電話メモなのでグローバル企業での利用に向いています。
 
  • 自由項目
  • 日時/担当者の氏名/先方の氏名/用件
  • チェック項目
  • 電話がありました/折り返しお電話ください/また電話します/訪問されました/以下の伝言があります
bizrouteからダウンロード
 
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伝言メモ・電話メモのおすすめテンプレートまとめ

これまで、伝言メモ・電話メモのデジタル化をすべき理由とおすすめのテンプレートをご紹介しました。
 
紙の伝言メモ・電話メモの管理には「仕事が非効率になる」「紛失の可能性がある」などのデメリットがあります。早急に対応しなければ仕事の効率に悪影響を及ぼす可能性があるため、デメリットをカバーできるデジタルのメモアプリを導入しましょう。
 
しかし、複雑な機能を豊富に搭載しているメモアプリは、使いこなすのが難しいので次第に誰も利用しなくなります。そのため、伝言メモ・電話メモに必要な機能に過不足がないシンプルなメモアプリを導入しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、ITに詳しくない社員でも導入即日から使いこなせるほどシンプルなメモアプリです。
 
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入して、伝言メモ・電話メモを簡単に共有できる仕組みをつくりましょう。
 
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