外部からの用件を担当者に伝える方法のひとつに、伝言メモ(電話メモ)があります。伝言メモには伝えるべき項目があらかじめ記載されているので、新入社員でも”何を伝えれば良いか迷わない”というメリットがあります。
一方で、「A4用紙に印刷して裁断するために◯分割できるフォーマットを作る」など、ほかの業務と並行して伝言メモを一から作成するのは面倒です。
そこで今回は、無料でダウンロードできるおすすめの伝言メモ・電話メモのテンプレート3選を中心にご紹介します。
- すぐにテンプレートをダウンロードして印刷したい
- 厳選されたテンプレートを参考にして自社用の伝言メモ・電話メモを作成したい
- 伝言メモ・電話メモを紙以外で管理する方法も知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、テンプレートをダウンロードして伝言メモをすぐに利用できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
目次
無料で利用できる伝言メモ・電話メモのおすすめテンプレート3選
伝言メモ(電話メモ)を一から作成する場合、5W1H(いつ,誰が,どこで,何を,なぜ,どのように)などを意識しなければならないので手間がかかります。
そのため、以下ではダウンロードして印刷すればすぐに使用できる、おすすめのテンプレート3選をご紹介します。
4分割のおすすめテンプレート
bizoceanのサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、A4を4分割したサイズの伝言メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/宛先の社員/企業名/相手の氏名/用件/受け取り印
折り返しお電話ください/また電話します/電話があったとお伝えください/下記の用件でした
bizoceanのサイトからダウンロード
6分割のおすすめテンプレート
bizrouteのサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、A4を6分割したサイズの伝言メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/宛先の社員/相手の氏名/伝言
お電話がありました/折り返しお電話ください/また電話します/メールします/訪問されました/以下の伝言があります
bizrouteのサイトからダウンロード
8分割のおすすめテンプレート
テンプレルンのサイトでダウンロードできる上図のテンプレートは、A4を8分割したサイズの伝言メモです。
- 自由項目
- チェック項目
日時/宛先の社員/相手の氏名/用件
お電話がありました/折り返しお願いします/また電話します/下記の件でした
テンプレルンのサイトからダウンロード
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仕事の伝言メモをすぐにデジタル化すべき5つの理由
これまで紙の伝言メモをご紹介してきました。しかし、紙のメモ管理にはデメリットがあり、それらを解消する方法としてデジタルのメモアプリが挙げられます。
以下では、紙の伝言メモを使い続けるデメリットと、それぞれがメモアプリで解決できる理由についてご紹介します。
仕事が非効率になる
社内で紙の伝言メモを使い続けると、社員の業務効率が下がっていきます。
たとえば、紙の伝言メモは担当者に内容が伝わるように丁寧に手書きする必要があります。また、応対者が分かるように押印して担当者のデスクまでメモを届けなければなりません。
伝言メモを担当者に届けるのは重要な業務ですが、不要な手間と時間を割いてしまっては本末転倒なのです。
一方、デジタルのメモアプリを使えば、簡単かつ確実にメモを担当者に伝えられます。メモアプリでは簡単に整ったメモを作成・共有できるので、面倒で非効率な作業が大幅に削減されます。
過去の応対記録がわからない
紙の伝言メモを使用している企業では、過去の応対記録をさかのぼれないことが多いです。なぜなら、対応が完了したらメモは処分されるので、改めて確認したいことがあっても手元に残っていないからです。
また、紙の伝言メモを管理している企業もありますが、無数の伝言メモのなかから目的の情報だけを探し出すのは困難です。日々増え続けるメモを管理できる場所は次第になくなります。
一方で、伝言メモをデジタル情報として蓄積するメモアプリを使えば、いつでも簡単に過去の応対記録が確認できます。さらに、デジタルのメモは検索で簡単に見つけられるので、ファイルを探し回る手間と時間をなくせます。
テレワークに対応できない
紙の伝言メモではテレワークの社員に対応できません。
「職場では紙のメモ」「テレワークの社員にはメモアプリ」と使い分ける方法もありますが、社内が混乱するだけでなく情報が分散してしまいます。
そのため、デジタルのメモアプリを全社に導入するのがもっとも適切な解決策と言えます。導入の際には、デジタルが苦手な社員でもすぐに使いこなせるようなシンプルなメモアプリがおすすめです。
コストがかかる
紙の伝言メモは長期的に費用や時間がかかるうえに効果は小さいです。
紙の伝言メモには用紙やインク、ペンが必要です。紙1枚やペン1本のコストは小さいですが、長期的に考えると大きな出費になります。また、伝言メモを印刷して裁断、配布する時間的コストもかかっています。
そこで、無料利用できるメモアプリを導入すればムダなコストを最大限抑えられます。
たとえば、メモアプリのなかでも今回ご紹介する「Stock」のように、伝言メモと一緒に「折り返し電話してください」とメッセージできる機能があるアプリがおすすめです。
紛失の可能性がある
徹底した情報管理を教育しても、紙の伝言メモを紛失するリスクは0にはなりません。
伝言メモには、折り返しの電話番号や業務の情報が記載されています。そのため、伝言メモを紛失した場合には顧客の信頼を損ねる可能性があるのです。
伝言メモを紛失するパターンとして、「応対者が紛失する場合」と「メモを受け取った社員が紛失する場合」があります。たとえば、メモを受け取った担当者のデスクがほかのメモ帳や資料で溢れていて紛失するケースです。
一方で、メモアプリを利用すれば紛失のリスクはなくなります。デジタル化されたメモはアプリ内で整理整頓されて、すぐにアクセスできるようになっています。
また、2段階認証のメモアプリを導入すれば、端末を紛失してしまっても第三者はメモを勝手に閲覧できません。
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非IT企業でも簡単に伝言メモをデジタル化できるおすすめアプリ
以下では、非IT企業でも簡単に伝言メモをデジタル化できるメモアプリをご紹介します。
紙の伝言メモにも項目はあらかじめ記載されており、誰でも簡単に内容を書き込めるようになっていました。一方で、多くのメモアプリに備わっているテンプレート機能を活用すれば、記入すべき項目をワンクリックで表示できます。
また、紙でメモの受け渡しをしている企業では、”伝えた、伝えていない”という責任問題や認識の齟齬が起こりやすくなります。しかし、メモアプリにメッセージ機能があれば「メモに記載するほどではないが伝えたいこと」を口頭で伝える必要がなくなります。
つまり、メモアプリで伝言メモのデジタル化を管理できれば、「業務負荷」と「ミスのリスク」を両方削減できるのです。
結論、この2つの機能を備えて社内の伝言メモの作成・管理・共有のすべてを効率的にできるアプリは、テンプレートやメッセージなどのメモに必要な機能を過不足なく利用できるシンプルな「Stock」一択と言えます。
Stockは導入実績が80,000社を超える今注目のツールであり、伝言メモなどの情報管理に課題を抱える非IT企業を中心に定評があります。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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【無料】伝言メモ・電話メモのおすすめテンプレートサイトまとめ
これまでおすすめの伝言メモ・電話メモのテンプレート3選ご紹介しました。
今回は、A4用紙を4分割・6分割・8分割したテンプレートでしたが、自社の用途に合うテンプレートをダウンロードしましょう。4分割の方が書き残せる情報量は多いですが、8分割と比較して倍の用紙が必要です。
一方で、紙の伝言メモ・電話メモの管理には「仕事が非効率になる」「紛失の可能性がある」などの5つのデメリットがあります。早急に対応しなければ企業の利益に影響する可能性があるので、デメリットをカバーできるデジタルのメモアプリを導入しましょう。
メモアプリを導入すれば、紙の伝言メモ・電話メモに感じていたストレスがなくなり、厳格なセキュリティのもとでメモを管理できます。
たとえば、今回ご紹介したStockはワンクリックで記入すべき項目を表示できるなど、デジタルに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルなアプリです。
無料登録は１分で完了するのでぜひ「Stock」を導入して、簡単に伝言メモ・電話メモを書いて共有できるようにしましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
