アナログのノートは、ペンがあれば時間を問わず簡単にメモを書き残すことができます。この手軽さから、デジタルが一般的になった昨今でも使われ続けています。
しかし、業務にノートを利用しているものの「見やすいノートの作り方や業務が円滑になる使い方が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで役立つノートの使い方や書き方のポイントをご紹介します。
- 仕事のアイデアを整理するためにノートを活用したい企画職
- 仕事の質を高めるノートの書き方を知りたいマネージャー
- 紙のノートよりも効率的に情報をまとめられるツールを探している営業職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、仕事で使うノートの書き方が分かり、日々のメモを業務に活かしやすくなります。
目次
仕事でのノートの効果的な使い方
以下では、仕事でのノートの効果的な使い方をご紹介します。それぞれの使い方によってノートに書き残す目的が異なるため、違いを事前に確認しておきましょう。
使い方1：会議の内容を記録する
1つ目は、会議の決定事項や経緯を記録する使い方です。
決定事項だけでなく結論に至った理由もメモしておけば、あとで見返したときに当時のやりとりをすぐに思い出せます。
たとえば、「なぜこのタスクが必要になったのか」をノートで確認できれば、記憶に頼る必要がなくなります。いつでも必要な情報を振り返って、次の業務へスムーズに活かせるようになるのです。
使い方2：アイデアを整理する
2つ目は、頭の中にあるアイデアを整理する使い方です。
新しい企画のヒントや日々の業務の改善案などは、頭の中だけで考えているとまとまりません。断片的な思考をノートにどんどん書き出していくことで、情報が視覚化されて問題点がクリアに見えてきます。
たとえば、思いついたことを一度ノートに広げて整理する習慣をつけると、思考がまとまり、より具体的なアイデアを生み出しやすくなります。このように、思いついたことを一度ノートに広げて整理することで、より質の高いアイデアが生まれるのです。
使い方3：タスクを管理する
3つ目は、日々のタスクを管理する使い方です。
1日の始まりに、その日進めるべき業務をノートにすべて書き出します。完了したものから順番に線を引いて消していくことで、仕事の優先順位がはっきりして抜け漏れを防ぐことができます。
このように、ノートを使ってやるべきことを視覚的に管理すれば、次に何をすべきかで迷う時間がなくなり、日々の業務を効率よく進められます。
【仕事用】ノートの書き方のポイント3点
ここでは、ノートの書き方のポイント3点をご紹介します。以下のポイントを実践するだけで、あとから見返したときに圧倒的に分かりやすいノートを作成できます。
(1)1ページ1テーマでまとめる
1つ目のポイントは「1ページ1テーマでまとめる」です。
1枚のページの中に「A社のミーティング内容」と「Bプロジェクトのアイデア」を一緒に書くのではなく、話題ごとにページを分けて使います。
たとえば、ページごとに書くテーマを明確に絞っておけば、情報がごちゃ混ぜになるのを防げます。このように、ページごとに書くテーマを明確に絞っておくことで、あとから必要な情報を探すときにも、パッと一瞬で振り返ることができるのです。
(2)箇条書き・階層化を使う
2つ目のポイントは「箇条書き・階層化を使う」です。
会議の発言をすべて文章のまま書き写そうとすると、重要なポイントが埋もれてしまいます。そのため、重要なトピックを箇条書きにし、詳細や補足情報は段落下げをして整理することが重要です。
たとえば、会議の発言をすべて文章のままダラダラと書き写すのではなく、重要なトピックを箇条書きにし、さらにその詳細や補足情報を段落下げして整理します。こうすることで、あとから見返したときにも、全体の構造や要点を一瞬で思い出せるのです。
(3)検索しやすいタイトルを付ける
3つ目のポイントは「検索しやすいタイトルを付ける」です。
タイトルからノートの情報が読み取れないと、目的のページを探しづらくなります。そのため、ノートのページの最上部には、必ず「日付・相手の会社名・用件」をセットで書いておくなどのルールを作ることが重要です。
たとえば、ただの「打ち合わせ」ではなく、「2026/06/02 A社 定例ミーティング」と書いておけば、パラパラとめくるだけで目的のページへすぐにたどり着けます。過去のメモを探してノートを何度も見返す無駄な時間を減らせるのです。
ノートを取っても仕事に活用できない原因
ここでは、ノートを取っても仕事に活用できない原因を解説します。何が妨げになっているのかを正しく把握することで、日々のメモを成果に直結させるための具体的な改善策が見えてきます。
(1)情報が散らばる
ノートが仕事に活用できない大きな原因のひとつとして、必要な情報がさまざまな場所に散らばってしまっていることが挙げられます。
たとえば、あるプロジェクトに関するメモを、手帳の余白や別のノート、さらにはパソコン上のテキストファイルなどバラバラな場所に書き残してしまうと、いざ見返したいときに目的の情報がどこにあるのか分からなくなってしまいます。
このように、情報が散乱して管理しきれなくなると、過去の記録を探し出すだけで余計な手間がかかってしまい、日々の業務に活かせなくなるのです。
(2)必要なメモが見つからない
せっかく熱心にノートを取っていても、いざ必要なときに該当するメモがすぐに見つからなければ、仕事に活かすことはできません。
たとえば、日付やタイトルを付けずにただ思いついた順にページを埋めていくと、数週間後に「あの時のメモを振り返りたい」と思ったときに、ノートの何ページ目に書いたのかを特定するのに時間がかかってしまいます。
このように、過去の記録へスムーズにアクセスできるような仕組みがないと、ノートを見返す習慣そのものが億劫になり、結果として大切な情報が埋もれたままになってしまいます。
(2)個人管理になり共有できない
ノートが自分だけの「個人管理」のままで止まってしまうと、チーム全体の業務にその情報を活かすことが難しくなります。
たとえば、ミーティングでの重要な気づきや顧客からの要望などを自分個人のノートにだけ書き残していると、ほかのメンバーにその情報が伝わらず、組織内での迅速な情報共有や連携の妨げになってしまいます。
このように、有益な情報が個人のノートの中に閉じ込められたまま属人化してしまうことが、せっかくのメモをチームの成果や次のアクションへつなげられない大きな原因となります。
紙のノートがビジネスに不十分な理由
以下では、紙のノートがビジネスに不十分な理由をご紹介します。紙のノートは個人の思い付きを書き出すには手軽ですが、業務での利用には注意すべき側面もあります。
持ち運びしづらい
紙のノートには、持ち運びづらいというデメリットがあります。
とくにノート数が多くなると、社外へ出るときにすべてを持ち運べないため、持参するノートの選定が必要です。しかし、仮に間違ったノートを持参してしまった場合、移動先で「必要な資料を確認できず、適切な対応ができない」という事態になります。
このように、紙のノートは持ち運びのしづらさからミスを誘発する可能性があるのです。そのため、情報を適切に管理するためには「情報のデータ化」が最適です。
検索性が低い
紙のノートは必要な情報への検索性が低く、情報を見落とすリスクがあります。
紙のノートで情報を探す場合、目印がなければ書いてありそうなページを1枚ずつ確認する必要があるので、情報へなかなかたどりつけず探す手間や労力がかかります。情報が見つからなければ業務が中断されるため、仕事も停滞してしまうのです。
そこで、情報を素早く見つけるには目次やインデックス、ふせんをつけて情報を探しやすくする工夫をしましょう。また、デジタルであれば検索機能ですぐに目的の情報を見つけられます。
複数人で閲覧できない
紙のノートは、デジタルツールのように複数のメンバーで同時に同じ情報を閲覧したり、リアルタイムで共有したりすることができません。
たとえば、リモートワーク中のメンバーや他部署の同僚にノートに書いた議事録を共有したい場合、わざわざ写真を撮って送ったり、内容をチャットツールに打ち直したりする手間が発生してしまいます。
このように、情報へのアクセスが持っている本人だけに限定されてしまう点が、スピード感のある情報共有が求められるビジネスにおいて不十分とされる理由です。
ノートが活用できない課題を解決する最適なデジタルツール
以下では、ノートの効果的な使い方を、最もシンプルかつスマートに実践できるツールをご紹介します。
個人のノートに書き留めたアイデアやナレッジは、自分だけの資産として埋もれてしまいがちです。せっかくメモを取っても、必要なときにすぐ見返せなければ、チーム内での情報共有や引き継ぎ時にも業務が停滞してしまいます。
また、Excelやチャットツールではデータが散乱しやすく、フォルダ構造が複雑な高機能ツールでは入力の手間が増えるばかりで、効率的なノートの活用には限界があります。
そこで重要なのが、スマホやPCから直感的に記録でき、まとめたノートをキーワード1つで即座に検索・共有できる仕組みを作ることです。専用のノートツールを導入すれば、書き方のコツを活かしながら、複数人での情報共有もスムーズにできます。
こうした理想的な「ノートの使い方」を最も簡単に実現でき、多くの企業に選ばれているツールが「Stock」です。Stockは「1ページ1テーマ」でノートをきれいに蓄積できるだけでなく、キーワード検索で瞬時に必要な情報を見つけ出せます。さらに、ノートごとにタスクを紐付けられるため、そのあとの対応状況まで一元管理が可能です。
「ノート」を使って最も簡単に情報共有・管理ができる「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスで役立つノートの使い方まとめ
ここまで、ビジネスで役立つノートの使い方や3つのポイントを紹介しました。
仕事用のノートはルールを定め、見やすく情報を探しやすいページを習慣的に作ると業務のノウハウが蓄積できます。しかし、紙のノートは「持ち運びの負荷」「検索性の低さ」「複数人での共有の難しさ」等のリスクがあり、情報の管理・共有は不向きと言えます。
そこで、チーム単位でノートを活用するには、複数人で簡単に多くの情報を管理できる「ノート型ITツール」の利用が適しています。ノート型ITツールを活用すれば、紙のノートのデメリットを網羅的に解消できるのです。
ただし、アナログからデジタルへの移行はストレスが生じやすいため、シンプルな操作で誰でも直感的に使えるStockが最適です。その使いやすさから業界・業種問わず250,000社以上の企業が導入し、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報共有を素早くして、仕事を円滑に進めましょう。
