アナログのノートは、ペンがあれば時間を問わず簡単にメモを書き残すことができます。この手軽さから、デジタルが一般的になった昨今でも使われ続けています。
しかし、業務にノートを利用しているものの「見やすいノートの作り方や業務が円滑になる使い方が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスで役立つノートの使い方や5つのポイントをご紹介します。
- ビジネスシーンにおけるノート作りのポイントを知りたい
- 業務における情報やノウハウを簡単に整理できる仕組みを作りたい
- 紙のノートよりも効率的に情報をまとめられるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、仕事で利用するノートの作り方が分かり、業務でのナレッジやノウハウを蓄積する仕組みが実現できます。
目次
ビジネスシーンでのノート活用術
ビジネスシーンでノートを活用する場面として「情報の蓄積」と「アイデアの整理」の2つが挙げられます。それぞれノートの活用目的が異なるので、違いをしっかりと確認しておきましょう。
使い方1：情報を蓄積する
1つ目は「情報の蓄積」です。
ノートには、ビジネスに必要な様々な情報を簡単に蓄積することができます。たとえば、商談のメモやアポイントの日程、取引先のデータなど、業務に必要な情報を都度書き込むことで、次の業務をスムーズに進められるようになります。
しかし、1つのノートに様々な情報を適当に書き込んでしまうと、後から見返した際に目当ての情報が見つけられないという自体になりかねません。そのため、「テーマ別にノートを用意する」「項目別に色分けする」といったルールを設けるようにしましょう。
使い方2：アイデアを整理する
2つ目は「アイデアの整理」です。
新商品の発案や新事業の立ち上げなど、新たなアイデアを生み出す場面では、ただ闇雲に考えるのではなく、思いついたことを瞬時にアウトプットして頭の中を整理することが重要です。そのとき、考えを書き出して整理するのにノートが役立ちます。
ノートに思いついた案や懸念等を書き出すことで、頭の中の考えが整理され、「自分が何を言いたかったのか」を客観的に確認することができます。また、思いついたことを瞬時にノートに残すことで、貴重なアイデアを忘れてしまう事態も防止できるのです。
ただし、思いつくままに考えを記載したノートは、その場の頭の整理には役立ちますが、後から見返すと「統一感がなく見づらい」と感じる恐れがあるので注意しましょう。
【仕事用】ノートの書き方のポイント5点
ここでは、ノートを書く際に注意すべきポイントを5点ご紹介します。作成のポイントを実践し、業務を円滑に進めるノートを作成しましょう。
(1)余白を作る
ノートをとるときは広くノートを使って余白を作りましょう。
たとえば、文章やリストは内容ごとに行間を開けておくと余白が生まれ、整理されて読みやすくなるうえに、重要な情報を際立たせられます。逆に、余白なく書き込むと、文章の読みやすさや情報を追記するすき間がなくなり、情報が入り混じってしまいます。
したがって、ノートの見た目と内容を整理するには余白を持たせることが重要です。
(2)記載するときのルールを設定する
情報を整理して記録するには、ノート記載時のルールを明確化しておく必要があります。
たとえば、営業活動に関するノートで商談内容と所感を混在して記録すると、振り返った際にどの情報が契約締結に関係があるのか一見して判断できません。しかし、事前に情報の書き方や記載場所を統一するルールを設定しておけば、情報の見落としを防げます。
情報が整理された見やすいノートを作成するには、記載ルールを決めておきましょう。空白ページに罫線を引いておくなどルールに則ったページを先に作っておくと、記載時の手間が省けます。
(3)便利なアイテムと組み合わせる
付箋やペンを利用するとノートが簡単にレイアウトでき、情報が管理しやすくなります。
たとえば、チェックリスト付きの付箋を使えばノートにチェックボックスを書く手間の軽減につながります。また、「課題点は赤、改善点は青」など、ノートで使うペンの色をあらかじめ決めておけば、ノートを見返した際にも必要な情報を迅速に発見できます。
ノート作成時に文章を書くだけでなく、後から見返した際に必要な情報を素早く発見できる状態にしておくと、業務が円滑に進行できるのです。
(4)習慣化する
ノートを業務で活用するためには「習慣化」が必要です。
ノートに長期的な記録を続けていくと、ナレッジやノウハウが蓄積され情報が資産化されます。ただし、不完全な情報は整理しつつ蓄積し、正確性を保たなければ情報資産とはならないので、ノートには継続して情報を残す必要があります。
たとえば、毎日夕方17:00から30分はノートをまとめるといった日々の業務ルーティンに記録のスケジュールを加えると、長期的な継続につながります。
(5)目次とインデックス(見出し)をつける
目次やインデックス（見出し）をつけると、内容をすぐに見返せるノートになります。
たとえば、以下の手順で目次をつけると目次に対応したページの行端が塗りつぶされインデックス化するので、一目でページを探せるようになります。
- 目次1ページに項目を記載します。
- 目次に対応する行の端を、辞書の索引のように塗りつぶします。
- 目次に対応したページを開くと、該当の情報を見つけやすくなります。
ほかにも、項目ごとにラベルシールを貼ってページを開きやすくする方法も有効です。以上のように、目次やインデックスを活用してノート内の情報をすぐに探せるような対策をしましょう。
仕事におけるノートの使い方NGポイント2点
以下では、仕事におけるノートの使い方NGポイントを2点ご紹介します。業務でのノート利用には、リスクを理解し業務を滞らせない工夫が必要です。
(1)ノートの種類と目的が合っていない
ノートの種類が用途と合わなければ、うまく運用できずにノートが形骸化していきます。
ノートは、罫線の有無や行間の広さなどさまざまな種類があり、目的によってふさわしいノートは異なります。たとえば、アイデアや意見の箇条書きに罫線なしのノートを使うと、箇条書きの行間が不揃いになり、後から見返した際に読みづらい危険性があります。
デザインやコストパフォーマンスの良さなどの理由から購入するのではなく、買う前に使用目的を設定し、マッチしたノートを購入する必要があります。
(2)見返したときに読めない・どこが重要か分からない
ノートを見返した際に、文字が読み取れなかったり重要な部分が分からなかったりすると、残した記録が業務に生かされません。
ノートが整理されていなければ、読み取れないストレスで次第に振り返りが面倒になり、正しいノウハウが蓄積されなくなってしまうからです。また、読み間違いによる齟齬や情報の欠落が、業務ミスに繋がるリスクもあります。
したがって、字を丁寧に書くのはもちろん「重要な点を赤ペンで囲む・太字にする」などの強調を工夫をすると、後から見返しても分かりやすいノートになります。
紙のノートがビジネスに不十分な理由
紙のノートは個人の思い付きをアウトプットするには手軽なツールではありますが、業務での利用には注意すべき側面もあります。そこで以下では、紙のノートがビジネスに不十分な理由をご紹介します。
持ち運びしづらい
紙のノートには、持ち運びづらいというデメリットがあります。
特にノート数が多くなると、社外への移動等で持ち運ぶ際の負担が増加してしまいます。そのため、業務内容に応じて持参するノートを選定する必要がありますが、仮に間違ったノートを持参してしまった場合、移動先での業務に支障をきたす恐れがあります。
このように、紙のノートは持ち運びのしづらさからミスを誘発する可能性があるのです。そのため、情報を適切に管理するためには「情報のデータ化」をおすすめします。
検索性が低い
紙のノートは必要な情報への検索性が低く、情報を見落とすリスクがあります。
紙のノートで情報を探す際、目印がなければ書いてありそうなページを1枚ずつ確認する必要があるので、情報へなかなかたどりつけず探す手間や労力がかかります。情報が見つからなければ業務が中断されるため、仕事も停滞してしまうのです。
そこで、情報を素早く見つけるには目次やインデックス、ふせんをつけて情報を探しやすくする工夫をしましょう。
複数人で閲覧できない
紙のノートは複数人で同時に閲覧できないリスクもあります。
紙のノートは複製が難しく、複数人でノートの内容を確認するには回し読みするしかありません。とくに、関係者が数十人単位となれば、回し読みに無駄な時間が発生し全体への情報共有が遅れ、業務の進行も後ろ倒しになってしまうのです。
したがって、チーム単位での仕事に関する情報は「Stock」のようなノート型ITツールで一元管理すると、関係者が同時に情報を確認でき、円滑に業務が進められます。
デジタルのノートを使って情報共有するメリットとは
以下では、デジタルのノートを使って情報共有するメリットを紹介します。
紙のノートは気軽にメモを残せる利点がありますが、一方で書き込みや閲覧は個人単位でしか行えないため、複数人が関係する業務での情報共有には紙のノートは不向きです。また、個人でのノート利用はチームとしてノウハウが蓄積されないデメリットもあります。
そのため、業務情報やノウハウを散らばらないように「ノート型のITツール」を活用し、情報を一元管理することが重要なのです。電子化したノートへ情報をストックさせると情報が可視化され、チームの課題発見や業務状況の把握などが効率化します。
とはいえ、複雑なITツールは紙のノートに慣れた社員が使いづらく感じてしまい、社内で定着せず放置されてしまうのです。したがって、自社が導入すべきツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも説明なしで使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は文字や表挿入はもちろんファイルまで、紙のノートと変わらない感覚で情報を残しつつ任意のメンバーへ共有可能です。また、関連情報はノートに紐づく「メッセージ」でやりとりすれば、ほかの話題が錯綜せずノウハウが蓄積できます。
「ノート」を使って最も簡単に情報共有・管理ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ビジネスで役立つノートの使い方まとめ
ここまで、ビジネスで役立つノートの使い方や5つのポイントを紹介しました。
仕事用のノートはルールを定め、見やすく情報を探しやすいページを習慣的に作ると業務のノウハウが蓄積できます。しかし、紙のノートは「持ち運びの負荷」「検索性の低さ」「複数人での共有の難しさ」等のリスクがあり、情報の管理・共有は不向きと言えます。
そこで、チーム単位でノートを活用するには、複数人で簡単に多くの情報を管理できる「ノート型ITツール」の利用が適しています。ノート型ITツールを活用すれば、紙のノートのデメリットを網羅的に解消できるのです。
ただし、アナログからデジタルへの移行はストレスが生じやすいため、シンプルな操作で誰でも直感的に使えるStockが最適です。その使いやすさから業界・業種問わず200,000社以上の企業が導入し、情報共有の効率化を実現しています。
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