データ共有にはメールでの送信やダウンロードサーバーの利用などさまざまな方法がありますが、ファイル共有サービスを利用するとより安全かつ簡単な共有が可能になります。
 
しかし、ファイル共有サービスは数多くリリースされているために、どのサービスを選択すべきかお悩みの担当者も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ファイルの簡単かつ安全な共有を可能とするおすすめのファイル共有サービス5選と、サービスを選ぶ際のポイントをご紹介します。
 
  • ファイル共有サービスの持つ機能や導入のメリットが知りたい
  • ファイル共有サービスを選ぶ際のポイントがわからない
  • 即座に業務効率を上げられるおすすめのファイル共有サービスが知りたい
という担当者の方は、今回の記事を読むことでファイル共有サービスについて機能やメリットについて正しく理解し、自社に最適なサービスの導入ができるようになります。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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安全でおすすめなファイル共有サービス5選

以下では、安心してデータ共有が行えるファイル共有サービスを5選紹介します。
 
ファイル共有サービスを選ぶ際に注意すべきなのは、そのサービスは永続的な利用が可能であり、かつ高度なセキュリティ対策が練られているかどうかです。
 
とくにビジネス利用の場合、扱うデータの多くが社外秘なため、利用するサービスは情報漏洩のリスクを最大限軽減できる必要があります。しかし、高度なセキュリティ対策が練られていても、利用するコストが高ければ永続的な利用は困難になってしまいます。
 
したがって、導入するサービスはセキュリティ面と運用コスト面の両立ができるものでなくてはなりません。
 
今回ご紹介する「Stock」は、国際セキュリティ資格のISO27001(ISMS)を取得した厳格なセキュリティ水準下で運営されているにも関わらず、圧倒的な低コストを誇る情報共有ツールです。
 
ファイル共有サービスとしての利用のほか、コミュニケーションツールやメモツールとしても活用できるため、社内の情報をすべてStockに集約させれば、ファイル共有だけを目的としたサービスの導入よりも低コストで導入可能です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【firestorage】容量無制限に利用できる

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<firestorageの特徴>

firestorageは、アカウント登録不要で利用できるファイル共有サービスです。保存期限はありますが、容量無制限で利用できるのが特徴です。

<firestorageの注意点>

  • 1か月ログインがないとデータが消える
  • データをアップロードしてから1か月の間にログインがないと該当データが削除されます。
  • 誤ってアップロードしたデータが削除できなくなる恐れがある
  • 会員登録なしで利用し、かつURLを控え忘れた場合、保存期限が過ぎるまでデータ削除ができなくなります。

<firestorageの料金体系>

  • 無料会員:0円
  • プラン5:54,780円/月
  • 100ユーザー、1TBまで利用可能なプランです。
  • プラン1:98,780円/月
  • ユーザー無制限で9TBの容量が利用可能なプランです。IPアクセス制限など高度なセキュリティ対策が立てられています。
 

【box】外部サービスとの連携に強い

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<boxの特徴>

boxは法人向けのクラウドストレージサービスです。外部サービスとも連携が多く、さまざまなファイル形式に対応可能なのが特徴です。

<boxの注意点>

  • 法人利用は5ライセンス以上必要
  • 法人利用は最低でも5ライセンス以上必要なため、月々9,000円のコストが発生します。
     
  • サポート言語は英語のみ
  • 代理店を介さずに導入した場合、サポート言語は英語のみとなります。英語が苦手な方は、代理店から購入する必要があります。

<boxの料金体系>

  • Business:1ユーザーあたり1,800円/月
  • アップロード容量が5GBまで利用可能なプランです。
  • Business Plus:1ユーザーあたり3,000円/月
  • アップロード容量が15GBまで利用可能なプランです。
  • Enterprise:1ユーザーあたり4,200円/月
  • アップロード容量が50GBまで利用可能なプランです。
 

【Google Drive】Googleアカウントがあれば利用できる

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<Google Driveの特徴>

Google DriveはGoogleアカウントがあれば誰でも利用できるファイル共有サービスです。Gmailを始めとするGoogleの各サービスとの連携が行えるのが特徴です。

<Google Driveの注意点>

  • 自動同期の精度は100パーセントではない
  • Google Driveの自動同期機能は、まれに動作不良を起こす場合があります。また、同期の設定には専用ソフトが必要なので注意しましょう。
     
  • 誤って削除されるケースがある
  • ローカルとクラウドを自動同期している場合、ローカルからファイルを削除すると連動してGoogle Driveからもデータが削除されます。どちらか一方のみを削除するには設定の変更が必要です。

<Google Driveの料金体系>

Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は15GBが限界です。それ以上の容量を利用する場合は有償版のGoogle One、もしくは Google Workspace の契約が必要です。
 

【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば利用できる

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<OneDriveの特徴>

OneDriveはMicrosoftアカウントで利用できるオンラインストレージです。マイクロソフトが提供しているサービスなのでWindows 10やMicrosoft Officeとのスムーズな連携が特徴です。

<OneDriveの注意点>

  • 同期エラーが頻出する
  • 容量が大きいデータを扱う際、頻繁に同期エラーが起こりやすいというユーザーの声があります。
  • 同時アクセスが多いと動作が重くなる
  • ファイルへの同時アクセスが多いと、動作が重くなる傾向があります。

<OneDriveの料金体系>

  • OneDrive for Business(Plan1):1ユーザーあたり540円/月
  • ファイル共有と、OneDriveストレージが利用できるプランです。
  • OneDrive for Business(Plan2):1ユーザーあたり1,090円/月
  • Plan1の機能に加えて、より高度なセキュリティが保持されているプランです。


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ファイル共有サービスとは

以下ではファイル共有サービスの役割やメリット、利用できる機能を解説します。ファイル共有サービスについて正しく理解し、導入に取り組みましょう。

ファイル共有サービスの役割

ファイル共有サービスとは、オンライン上にあるストレージにファイルをアップロードすることで、簡単に任意の相手とファイルの共有ができるサービスの総称です。オンラインストレージとも言われます。
 
ファイル共有サービスではダウンロード用URLを相手に送れば、社内だけでなく社外にいるユーザーともファイルの共有が行えます。
 
また、サービスによってはオンラインストレージ機能に加えて、チャットやタスク管理機能が搭載されているケースもあり、利用はファイル共有だけに留まりません。

ファイル共有サービスのメリット

ファイル共有サービス以外にも、ファイルを共有する方法はさまざまありますが、どれも一長一短だというのが現状です。
 
たとえば、メールであれば容量不足とセキュリティ面に懸念が、フラッシュメモリのような記録媒体であれば共有の手間と紛失の危険性が、専用サーバーであれば導入金額などが問題点として挙げられます。
 
これらの悩みを一挙に解決するのがファイル共有サービスです。
 
ファイル共有サービスは、高いセキュリティ水準でデータが管理されているうえ、データはネット上にあるために記録媒体のような紛失の危険もありません。さらに、サービス契約をするだけで利用できるため、専用サーバーの導入よりも低コストで運用が可能です。
 
また、ネットワークさえ繋がっていればデータの共有ができるので、場所や時間を問わず作業できるのもメリットだと言えます。
 
こうした利用メリットにより、今日では従来の方法からファイル共有サービスへと共有方法を変更する企業が増えてきています。

ファイル共有サービスの機能

サービスによって利用できる機能は異なりますが、基本的なものとしては以下の機能が挙げられます。
 
ファイルの共有機能
ファイル共有サービスのメインの機能で、ストレージにファイルをアップロードすると、社内外を問わずさまざまな相手とファイルの共有ができます。
 
共有サービスには権限が設定されており、権限を付与されたユーザーのみデータの閲覧・ダウンロードができるので、不特定多数の人に閲覧される心配がありません。
 
データのバックアップ機能
アップロードしたデータを保管するだけではなく、自動でバックアップもできます。サービスによってはデータを一か所に保管せず、複数の場所に保存するといった対策もなされており、万が一のデータ紛失に備えた対策が練られています。
 
セキュリティ機能
データは企業にとって重要な財産であり、万が一にも漏洩してしまった場合には重大な責任を負う羽目になります。そのため、ファイルを取り扱う上で、適切なセキュリティの維持は必要不可欠です。
 
ファイル共有サービスの多くは、データを暗号化するなどのセキュリティによってデータの安全性を保っています。
 
アカウントの一元管理機能
ファイル共有サービスを使えば、チームやプロジェクトなどといった、さまざまなカテゴリーのアカウントを一元管理できます。また、サービスによっては閲覧制限をかけられる設定もあるので、必要以上に情報が公開される状況を防ぎます。
 
オンライン会議やチャット機能
ファイルの共有と管理に加えて、オンライン会議やチャット機能といったコミュニケーションツールが使えるサービスも近年増えています。共有ツールに付随しているチャット機能などを使えば、データと関連付けたやりとりも可能になります。
 
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安全なファイル共有サービスの選び方

以下では、安全なファイル共有サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスの導入を目指しましょう。

データ容量で選ぶ

ファイル共有サービスの選定時に最も重要なのは、利用できるデータ容量の確認です。
 
平常時では問題なくとも、繁忙期になるとデータ整理が追いつかず、容量を超えてしまうこともありえます。そのため、今後増えていく分も含めて、自社で扱うデータを無理なく保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のプランを選んでおきましょう。
 
また、ここで見る容量は保存の容量だけでなく、アップロードやダウンロード1回あたりの最大容量も含みます。
 
「利用しようとしたら使えなかった」という事態を避けるためにも、最低限、普段よく使うファイルのサイズの利用に問題がないかどうか確認しておきましょう。

利用媒体で選ぶ

前項で、ファイル共有サービスの特徴として「ネットワークに繋がっていればどこからでもファイルにアクセスできる」とお伝えしました。こうした特徴を活かすためにも、ファイル共有サービスを選ぶ際は利用できる端末の種類を確認しましょう。
 
仮にパソコンからの利用が多い場合であっても、スマートフォンやタブレットなどの機器からもアクセスできるのであれば、作業効率の向上が見込めます。
 
また、利用できるOSも自社のインターネットデバイスと合っているか見ておきます。OSが一致していなければ、最大限活用できないどころか場合によっては利用できなくなる恐れもあるので注意が必要です。

セキュリティで選ぶ

ファイル共有サービスを利用する際は、セキュリティ面に細心の注意を払いましょう。ビジネスで扱うデータの多くは社外秘であり、情報漏洩などの事故に繋がった場合のリスクが非常に大きいからです。
 
検討しているファイル共有サービスの導入しているセキュリティ対策について把握するとともに、それが自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。
 
少なくとも、データの暗号化や利用者の認証などの対策が練られているものを選択するのが望ましいです。
 
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無料サービスを利用する際の注意点

ファイル共有サービスには無料のサービスと有料のサービスがあります。ビジネスでの利用を想定するのであれば、有料プランを選択するのが望ましいですが、予算の問題から無料プランを検討しているという方もいるのではないでしょうか。
 
以下では、無料のファイル共有サービスを利用する際の注意点について解説します。コストがかからない一方でどんな注意点があるのかひとつずつ見ていきましょう。

容量には制限がある

無料で利用できるサービスの場合、利用できる容量に制限があるものがほとんどです。
 
そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとり、社内文書などの恒久的なバックアップには適していません。
 
したがって、ファイルの種類・用途によっては、かえって非効率的になるため注意が必要です。

セキュリティ機能に制限がある

有料のサービスではアクセス制限やIPアドレス制限など高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料のサービスではこうした拡張機能は利用できません。
 
とくに、パスワードの設定・ファイル閲覧制限などは日常的に利用が想定されるので、無料サービスでも利用できるかどうか確認しておきましょう。

恒久的なデータ保管はできない

一部の無料サービスでは、無料で利用ができる一方で一定期間の利用がないとデータが削除される仕様がとられています。
 
保管される期間はサービスによって違うため、無料で利用する際はあらかじめ確認しておく必要があります。
 
「場合によっては消えることもある」と認識して、恒久的な保存を目的にしたデータは無料サービスでは管理しないようにしましょう。

利用できない企業もある

企業によっては、セキュリティ面やコンプライアンスの問題で、無料のファイル共有サービスの利用をそもそも禁止している場合もあります。
 
チーム・部署など、小規模範囲でのファイル共有を考えている場合でも、「自社ポリシーに合致しているか」「禁止されているツールではないか」をよく確認しておきましょう。


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ビジネス利用でも安全なファイル共有サービスまとめ

ここまで、ビジネス利用においても安全に利用できるファイル共有サービスと、その選び方について解説しました。
 
ファイル共有の重要性は理解していても、ツールの導入はハードルが高くコストもかかることから、結局従来の方法のままな企業も多くあります。
 
しかし、こうした共有方法のままでは効率が悪く、働き方改革などの影響でオフィス外での勤務が一般的になった昨今では、適切な情報共有を阻害する原因にもなります。
 
したがって、場所と時間を問わずにファイル共有ができるツールの導入が不可欠です。さらに言えば、社内浸透のためにも導入するツールは、社内の誰もが正しく活用できるツールである必要があります。
 
つまり、ファイル共有サービスとしてセキュリティの強固さと低コストはもちろん、使いやすさにも特化したStockのようなツールが求められます。その使いやすさが評価を受け、現在100,000社以上の企業に導入されている情報共有ツールです。
 
誰でも説明なしに使いこなせるほど簡単なStockであれば、ツールの操作が分からずにファイル共有ができないという事態も防げます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でファイル共有を効率化しましょう。
 
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