データ共有にはメールでの送信やダウンロードサーバーの利用などさまざまな方法がありますが、オンライン上でやりとりが完結するファイル共有サービスを利用すれば、より安全かつ簡単な共有が可能です。
 
しかし、ファイル共有サービスは数多くリリースされているために「どのサービスを選択すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス5選と、選び方のポイントをご紹介します。
 
  • USBやメールでファイルをやりとりするのが面倒だと感じる
  • オンライン上でファイルを共有したいが、どのサービスを使えば良いか分からない
  • ファイル共有サービスの価格や容量以外に何を比較すれば良いか分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なファイル共有サービスの選び方が分かり、情報のやりとりをスムーズにするのに役立ちます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

安全に利用できるおすすめのファイル共有サービス5選

以下では、安心してデータをやりとりできるファイル共有サービスを5選紹介します。
 
ファイル共有サービスを選ぶ際に注意すべきなのは「高度なセキュリティ対策が練られているか」「継続的に利用できるほど費用対効果が高いか」という2点です。
 
とくに、ビジネス利用の場合は扱うデータの多くが社外秘なので、安心して利用するには十分なセキュリティ機能が搭載されたツールでなければなりません。
 
ただし、セキュリティが高度であっても、多機能で使いこなせないツールは費用対効果が低くなって、コスト面で継続的な運用が難しくなります。したがって、セキュリティ面とコスト面のどちらも充実しているサービスを選びましょう。
 
結論、ファイル共有に最適なのは、国際セキュリティ資格のISO27001(ISMS)を取得した厳格なセキュリティ水準のもと、低コストにも関わらずファイル共有に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
 
Stockでは「ノート」にファイルを添付したり業務の情報を記載したりして、あらゆるデータを一元管理できます。また、キーワードやタイトルからすべてのファイルを横断的に検索する機能があるため、必要な情報へすぐにたどり着けるのも特徴です。


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【Stock】高度なセキュリティでファイルを共有できる

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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【firestorage】登録不要で大容量のデータを共有できる

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<firestorageの特徴>

  • 会員登録が不要
  • 会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、アップロードしたファイルの削除などファイルの管理には会員登録が必要です。
     
  • ファイルの保存期間を設定できる
  • 最短で1時間、最長で7日間の保存期間を設定できます。

<firestorageの注意点>

  • アップロードしたデータをすぐに削除できない可能性がある
  • 会員登録なしで利用し、かつURLを控え忘れた場合、保存期限が過ぎるまでデータ削除ができなくなります。

<firestorageの料金体系>

  • 未登録会員:0円
  • 1ファイルあたりのアップロードサイズは2GiBまで
  • 無料会員:0円
  • アップロードサイズは2GiB/ファイルまでで、ストレージの保存容量は2GiBまで
  • ライト会員:1,037円/月
  • アップロードサイズは5GiB/ファイルまでで、ストレージの保存容量は25GiBまで
  • 正会員:2,085円/月
  • アップロードサイズは10GiB/ファイルまでで、ストレージの保存容量は100GiBまで
  • 法人向けプラン:1TB 49,800円/月~


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【Box】外部サービスとの連携に強い

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<Boxの特徴>

  • モバイルアプリがある
  • PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴的です。
     
  • さまざまなアプリと連携できる
  • 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。

<Boxの注意点>

  • 費用が比較的高い
  • ビジネス向けとして推奨されているのは、1人あたり月額1,800円のBusinessプランからとなります。

<Boxの料金体系>

  • 個人またはチーム
  • Individual:無料(1名のみ)
    Personal Pro:1,200円(1名のみ)(月間払い)
    Business starter:550円/ユーザー/月
  • Business プラン
  • Business:1,800円/ユーザー/月(月間払い)
    Business Plus:3,000円/ユーザー/月(月間払い)
    Enterprise:4,200円/ユーザー/月(月間払い)
    Enterprise Plus:要問い合わせ


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【Google Drive】スマホからもファイル共有できる

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<Google Driveの特徴>

  • Googleのほかのサービスと連携
  • Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。
     
  • アクセスの権限を割り当てられる
  • ファイルへのアクセス権限について、ユーザーごとに「ダウンロード」「編集」「コメント入力」「閲覧」のいずれかを割り当てられます。

<Google Driveの注意点>

  • 必要な情報へすぐにたどり着けない
  • フォルダで無制限に階層をつくれるので、必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。

<Google Driveの料金体系>

Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。ビジネスでそれ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
 
Google Workspaceの料金
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月
  • Enterprise:要問い合わせ


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【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば利用できる

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<OneDriveの特徴>

  • スキャン機能
  • Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類を電子化して保存するのに役立ちます。
     
  • アクセス有効期限の設定
  • 社外と共有するファイルやフォルダへのアクセスに有効期限を設定できます。

<OneDriveの注意点>

  • 同期エラーが頻出する
  • 容量が大きいデータを扱う際、同期エラーが起こりやすいというユーザーの声があります。

<OneDriveの料金体系(一般法人向け)>

  • OneDrive for Business (Plan 1):540円/ユーザー/月
  • OneDrive for Business (Plan 2):1,090円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Basic:650円/ユーザー/月(月間払い)
  • Microsoft 365 Business Standard:1,360円/ユーザー/月(月間払い)
 
関連記事: 【最新】ファイル共有におすすめのオンラインストレージ・サイト9選
 
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ファイル共有サービスとは

以下ではファイル共有サービスの役割やメリット、利用できる機能を解説します。ファイル共有サービスについて正しく理解して、導入に失敗することがないようにしましょう。

ファイル共有サービスの役割

ファイル共有サービスとは、オンライン上にあるストレージ(データを保管するシステム)にファイルをアップロードできるサービスで、任意の相手とファイルを共有する役割を果たします。
 
ファイル共有サービスでは、ダウンロード用URLを相手に送れば、社内だけでなく社外にいるユーザーともファイルを共有できるのが特徴です。
 
また、サービスによってはオンラインストレージ機能に加えて、チャットやタスク管理機能が搭載されているケースもあるので、ファイル共有にとどまらず社内のさまざまな業務に活用できます。

ファイル共有サービスのメリット

ファイル共有サービス以外にもファイルを共有する手段はありますが、それぞれデメリットを抱えています。
 
たとえば、メールなら「容量不足とセキュリティ面」、フラッシュメモリのような記録媒体なら「共有の手間と紛失の危険性」、専用サーバーなら「導入金額」が問題点です。これらの悩みは、ファイル共有サービスで一挙に解決できます。
 
ファイル共有サービスは、高いセキュリティ水準でデータが管理されているうえ、データはネット上にあるので紛失の危険もありません。さらに、サービス契約をするだけで利用できるため、専用サーバーの導入よりも低コストで運用が可能です。
 
また、ネットワークさえ繋がっていればファイル共有が可能なので、場所や時間を問わず作業できるのもメリットです。以上のように、従来の共有方法のデメリットを解消するファイル共有サービスを導入する企業が増えてきています。

ファイル共有サービスの機能

ファイル共有サービスの基本的な機能は以下の通りです。
 
  • ファイルの共有機能
  • ファイル共有サービスのメインの機能で、ストレージにファイルをアップロードすると、社内外を問わずさまざまな相手と情報を共有できる機能です。
     
    共有サービスには権限が設定されており、権限を付与されたユーザーのみデータの閲覧・ダウンロードができるので、不特定多数の人に閲覧される心配がありません。
     
  • データのバックアップ機能
  • アップロードしたデータを保管するだけではなく、自動でバックアップもできます。サービスによってはデータを一か所に保管せず、複数の場所に保存するといった対策がされており、万が一のデータ紛失に備えた対策が練られています。
     
  • セキュリティ機能
  • データは企業にとって重要な財産なので、外部サービスを利用する場合はセキュリティ機能が必要です。ファイル共有サービスの多くは「データを暗号化する」といったセキュリティ対策によってデータの安全性を保っています。
以上のように、ファイル共有サービスには3つの基本機能があります。ファイル共有サービスを選ぶ際は、3つの機能を比較するのもひとつの方法です。
 
関連記事: ファイル管理の目的とは?生産性を上げるコツや作業効率が落ちる原因も解説
 
関連記事: 【社外向け】法人利用に最適なファイル共有サービス7選!


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ファイル共有サービスの3つの選び方

以下では、安全なファイル共有サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選びましょう。

(1)データ容量で選ぶ

ファイル共有サービスの選定時に重要なのは、利用できるデータ容量の確認です。多くのサービスは、プランごとに容量が定められています。
 
平常時では問題なくとも、繁忙期になるとデータ整理が追いつかず、容量を超えかねません。また、利用者が増えて容量が足りなくなるケースもあります。
 
したがって、自社で扱うデータを無理なく保存できるように、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のプランを選びましょう。普段よく使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるどうかも確認する必要があります。

(2)セキュリティで選ぶ

ファイル共有サービスを利用する際は、セキュリティ面に細心の注意を払いましょう。仕事のデータは基本的に社外秘であり、その分情報漏洩した際の損害も大きいのです。
 
そのため、ファイル共有サービスのセキュリティについて把握するとともに、それが自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。
 
少なくとも、データの暗号化や利用者の認証といった対策が練られているものを選択するのが望ましいです。

(3)使いやすさで選ぶ

容量やセキュリティだけでなく、サービスの使いやすさも重要なポイントです。
 
たとえば、多機能なサービスだと操作方法を覚えるのに時間がかかったり、画面の切り替えが多くて混乱したりします。その結果サービスを使いこなせない社員が多発し、社内に定着しないのです。
 
また、結局使わない機能があって、当初の見積もりより費用対効果が下がる可能性もあります。したがって、ファイル共有サービスを選ぶ際は必要な機能に過不足がなく、かつ非IT企業の社員でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなサービスが最適です。
 
関連記事: 【中小企業向け】クラウド型ファイルサーバーとは?
 
関連記事: 【必見】ファイル・フォルダ管理のルールが必須なワケ


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無料サービスを利用する際の注意点

ファイル共有サービスには無料のサービスと有料のサービスがあります。無料のファイル共有サービスにはコストがかからない分注意点もあるため、ここで押さえましょう。

容量には制限がある

無料サービスの場合、利用できる容量に制限があるものがほとんどです。
 
そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません
 
以上のように、無料のファイル共有サービスを利用する場合、ファイルの種類・用途によっては、かえって非効率的になるため注意が必要です。

セキュリティ機能に制限がある

有料のサービスでは、アクセス制限やIPアドレス制限など高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。
 
無料のサービスでコストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えたコスト以上の損害を負うことになりかねません
 
とくに、”パスワード”や”ファイル閲覧期限”の設定はファイルのやりとりで利用する重要なセキュリティ機能なので、無料サービスを利用する場合は該当の機能があるか確認する必要があります。

迅速なサポートを受けられない場合がある

無料のサービスでは、迅速なサポートを受けられない場合があります。
 
サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なる場合がほとんどです。たとえば、あるファイル共有サービスの場合、電話サポートが一定以上のプランのみしか利用できません。
 
トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまうため、無料でもサポートが充実したサービスを選択しましょう。
 
関連記事: ファイル共有ソフトとは?無料で使う3つのリスクも解説
 
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おすすめのファイル共有サービス・ソフトまとめ

ここまで、ビジネス利用においても安全に利用できるファイル共有サービスと、その選び方について解説しました。
 
メールやチャットでファイル共有する方法では、わざわざ文面を作成しなければならないため面倒です。また、新しいメッセージを送信する度にファイルが流れてしまうため、情報をやり取りする方法として不適切だと言えます。
 
したがって、情報を一か所に蓄積してやりとりできるファイル共有サービスの導入が求められるのです。また、サービスを選ぶときは社内・社外の誰もが簡単に利用できるように「使いやすさ」を重視しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは情報を流さず蓄積し、セキュリティや容量はもちろん、65歳以上の社員でも使いこなせるほどシンプルなので自社に最適です。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でファイル共有を効率化しましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。