皆さまは普段、ファイルなどのデータを共有する際にどのような手段を使っているでしょうか?
 
「メール」や「ダウンロードサーバー」など、いろいろな方法があるかと思います。
 
今回の記事では、ファイルを簡単に安全に共有する手段である「ファイル共有サービス」について、役割や選び方のコツから、ビジネス利用する際のおすすめのサービスまでをご紹介します。
 
正しい知識で業務を効率化していきましょう!
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!


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ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスの役割

ファイル共有サービスとは、簡単にいうとオンラインストレージのことを指します。
 
オンライン上にあるストレージに、書類や画像などといったファイルをアップロードすることで、簡単に任意の相手と共有することができるサービスの総称です。
 
ダウンロード用のURLを相手に送ることで、社内だけでなく社外にいるユーザーともファイルを共有することができます。
 
サービスによっては、オンラインストレージ機能に加えて、チャットやタスク管理ができるものも存在します。

ファイル共有サービスのメリット

ファイル共有サービス以外にも、ファイルを共有する方法は様々ありますが、どれも一長一短だというのが現状です。
 
例えば、メールであれば容量不足とセキュリティ面、フラッシュメモリのような記録媒体であれば手間と紛失の危険性、専用サーバーであれば導入金額などが問題点として挙げられます。
 
これらの悩みに徹底的にアプローチしたのが、ファイル共有サービスです。
 
ファイル共有サービスは、ストレージ上であればセキュリティがきちんと保持されており、記録媒体のような紛失の危険もないうえ、専用サーバーを導入するよりも安い費用で運用することができます。
 
さらに、ネットワークが繋がっていれば、データの共有が出来るので、場所を選ばずに作業できるメリットもあります。
 
こうした利用メリットにより、ファイル共有サービスは利用者を増やしていきました。

ファイル共有サービスの機能

ファイル共有サービスには様々な機能が存在していますが、基本的なものとしては以下の機能が挙げられます。
 
①ファイルの共有機能
ファイル共有サービスのメインの機能です。
ストレージにデータをアップロードすることで、社内外問わず様々な相手とファイルの共有ができます。
共有サービスには権限が設定されており、権限を付与されたユーザーのみがデータの閲覧やダウンロードをすることが出来るので、不特定多数の人に閲覧される心配がありません。
 
②データのバックアップ機能
アップロードしたデータを保管するだけではなく、自動バックアップすることも出来ます。
サービスによってはデータを一か所に保管せず、複数の場所に保存するといった対策もなされており、万が一のデータ紛失に備えた対策が練られています。
 
③セキュリティ機能
データは企業にとって重要な財産なので、万が一にも漏洩してしまった場合には重大な責任を負うことになります。
そのため、ファイルを取り扱う上で、適切なセキュリティを維持することは必要不可欠です。
ファイル共有サービスの多くは、データを暗号化するなどのセキュリティによってデータの安全性を保っています。
 
④アカウントの一元管理機能
ファイル共有サービスを使えば、チームやプロジェクトなどといった、さまざまなカテゴリーのアカウントを一元管理することが可能です。
また、サービスによっては閲覧制限をかけられる設定もあるので、必要以上に情報が公開されることもありません。
 
⑤オンライン会議やチャット機能
ファイルの共有と管理に加えて、オンライン会議やチャット機能といったコミュニケーションツールが使えるサービスも近年増えています。
共有ツールに付随しているチャット機能などを使うことで、データと関連付けた会話をすることが可能になります。
 
関連記事: ファイル管理とは?正しく学んで作業効率を向上しよう!


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ファイル共有サービスの選び方

データ容量で選ぶ

ファイル共有サービスを利用する際に最も重要なのは、利用できるデータ容量を把握することです。
 
平常時では問題なくとも、繁忙期になればデータ整理が追いつかず、容量を超えてしまうこともあり得ます。
 
そのため、今後増えていく分も含めて、自社で扱うデータを無理なく保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のプランを選んでおくことをおすすめします。
 
また、ここで見る容量は保存の容量だけでなく、アップロードやダウンロード1回あたりの最大容量についても見ておくべきです。
 
「利用しようとしたら使えなかった」という事態を避けるためにも、最低限、普段よく使うファイルのサイズの利用に問題がないことを確認しておきましょう。

利用媒体で選ぶ

前項で、ファイル共有サービスの特徴として「ネットワークに繋がっていればどこからでもファイルにアクセスできる」とお伝えしました。
 
そうした特徴を活かすためにも、利用できる端末の種類を確認することはファイル共有サービスを選ぶ上での重要な視点の一つだと言えます。
 
パソコンからの利用が多い場合であっても、スマートフォンやタブレットなどの機器からもアクセスできれば、作業効率が上がります。
 
同時に、利用できるOSも自社のインターネットデバイスと合っているか確認しておきましょう。

セキュリティで選ぶ

ファイル共有サービスを利用する際は、セキュリティ面に細心の注意を払う必要があります。
 
ビジネスで扱うデータなので、情報漏洩などの事故に繋がった場合のリスクが非常に大きいからです。
 
ファイル共有サービスが導入しているセキュリティについて把握するとともに、それが自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。
 
少なくとも、データの暗号化や利用者の認証などの対策が練られているものを選択するのが望ましいです。
 
関連記事: ファイルサーバーをクラウド化してもっと業務を効率化しよう!


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おすすめのファイル共有サービス5選

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

firestorage

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firestorageは、アカウント登録なしであればファイル共有サービスとして、無料登録を行うと2GBまでのクラウドストレージとして利用ができるサービスです。
 
ファイルグループやメールグループなどといった便利な機能や、細かな機能拡張アプリにも対応している点が優れています。

<firestorageのポイント>

  1. 無料で容量無制限のストレージが利用可能
    1ファイルあたりで制限がありますが、容量については未登録でも制限なくストレージを利用可能です。また、無料会員登録をすれば1か月間ファイルの保存が可能であり、その1か月間の間でログインをすれば、ファイルが消えることはありません。ストレージに保存したファイルの送信・共有をする際には専用のURLを発行することができ、設定で公開・非公開を切り替えられるので、安心して利用できます。
     
  2. QRコードでファイル共有することが可能
    firestorageではファイルの共有をする場合に、QRコードを発行し画像として保存することができます。QRコードを読み取ることが出来れば、データの共有が可能なので、相手の連絡先を知る必要がありません。

<firestorageの料金>

プランには、会員プランと法人プランの2つがあります。
今回は個人利用向けの会員プランについてご紹介します。
非会員と無料会員の場合、1ファイルあたりの容量の大きさは2GiBまでとなります。
ライト会員になると月額1,037円で1ファイルあたり5GiBまで、正会員になると月額2,085円で1ファイルあたり10GiBまで利用することが可能です。
 



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box

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boxは、もとは法人向けのクラウドストレージサービスなので、高いセキュリティを保持しています。
 
外部サービスとも連携が多いため、さまざまなファイル形式にも対応可能です。
操作も簡単なので、個人利用でも使いやすい点がメリットだと言えます。

<boxのポイント>

  1. 世界中の企業から支持されるサービス
    初めて使う方でも簡単に、ファイルの共有や編集が容易なユーザビリティが支持されています。また、セキュリティ面や、コラボレーションが便利な点でも、多くの企業から信頼を得ています。
  2. Box Driveで楽々操作、Box Syncでオフライン編集も可能
    Boxは、クラウドストレージなので基本はオンラインで利用しますが、インターネットにつながっていないオフライン状態でも「Box Sync」という専用のツールを使えば作業が可能です。Box SyncはBoxの専用アプリケーションで、パソコン本体のドライブにアプリをインストールすることで利用が可能になります。

<boxを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 法人利用は5ライセンス以上必要
    つまり、月々9,000円のコストがかかります。この金額は、継続的にかかる費用になるため、利用する際には注意が必要です。
  2.  
  3. サポート言語は英語のみ
    代理店を介さずに導入すると、サポート言語は英語のみとなります。英語が苦手な方は、代理店から購入しましょう。

<boxの料金>

boxには3つのプランが存在します。
最もスタンダードなBusinessプランは月額1,800円〜
基本機能が利用可能になるBusinessPlusプランは月額3,000円〜
セキュリティ管理のカスタマイズ・システム連携や、動画ストリーミングを活用したい場合利用することになるEnterpriseプランは月額4,200円〜となっています。
 


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Google Drive

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Google DriveはGoogleアカウントがあれば誰でも利用できる利便性の高いサービスです。
 
Gmailを始めとするGoogleの各サービスと連携しており、AndroidスマートフォンやChromeブラウザと相性がいいこともポイントです。
 
おすすめなのはAndroid端末からの利用ですが、もちろんiOSからも利用することも出来ます。
 
マルチプラットフォーム、マルチデバイス対応で、専用アプリもあるので感覚的にスムーズに利用できます。

<Google Driveのポイント>

  1. 必要なのはGoogleアカウントだけ
    Google Driveは、Google アカウントに紐づけされているので、同じGoogle アカウントで接続すれば、利用デバイスを問わずにアクセスすることが出来ます。
  2.  
  3. セキュリティが高度
    ファイルは共有しない限り非公開の設定なので、他の人に見られる恐れはありません。もし使用デバイスを紛失、破損した場合は、ログインCookieのリセット、もしくはモバイル端末のデータ消去などを使うことで情報漏洩への対策が出来ます。

<Google Driveを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 自動同期の精度が100パーセントではない
    Google Driveの自動同期は便利ですが、まれに、動作不良を起こすことがあります。
    保存したつもりでできていなかったという事態になりかねないため、データを定期的にチェックする必要があります。また、同期の設定には専用ソフトが必要なので注意しましょう。
  2.  
  3. 削除設定に注意
    ローカルとクラウドを自動同期している場合、ローカルからファイルを削除すると連動してGoogle Driveからもデータが削除されます。ローカルからのみ削除したい場合や、Google Driveからのみ削除したい場合には注意が必要です。削除の設定を適宜変更するか、別途バックアップを取るなどして対策しましょう。

<Google Driveの料金>

Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で使用することが出来ます。
 
無料の Google ドライブの場合、保存容量は15GBが限界です。それ以上の容量を利用する場合は有償版のGoogle One、もしくは Google Workspace を利用しましょう。
 
なお、 Google Workspaceはビジネス向けのグループウェアなので、単純に Google ドライブが利用したいだけであれば、Google Oneを選択するのがおすすめです。
 


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OneDrive

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Windows 10やMicrosoft Office 365のユーザーであれば、Microsoftアカウントから利用が出来ます。
 
無料プランでは5GBまでですが、Microsoft Office 365ユーザーであれば最大1TBまで利用が可能です。
 
マイクロソフトが提供しているサービスなのでWindows 10やMicrosoft Officeとスムーズに連携が取れます。

<OneDriveのポイント>

  1. シンプルで使いやすい操作画面
    操作画面はシンプルで、Microsoftアカウントでログイン後、エクスプローラーにある「OneDrive」のフォルダにアクセスすることで利用が出来ます。ファイルを保存する際は、「OneDrive」のフォルダにファイルをドロップするだけです。操作が直感的なので、初めて利用する場合でもサクサクと使える点がメリットです。
  2.  
  3. 様々なMicrosoftアプリケーションが利用可能
    「OneDrive」の大きな特徴は、Officeアプリと統合されていることです。WordなどのOfficeアプリで作成した文書であれば、保存時に「OneDrive」のフォルダを指定するだけで直接保存が可能です。Windows10にはあらかじめ「OneDrive」がインストールされているので、設定するだけで簡単にデータをアップロードできます。

<OneDriveを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 同期エラーが頻出する
    容量が大きいデータを扱う際、頻繁に同期エラーが起こりやすいです。

<OneDriveの料金>

OneDriveには使用可能容量によって3つの料金プランが存在します。
無料プランは5GBまで、月額249円のプランなら50GBまで。月額1,274円もしくは年額12,744円はのプランに加入すると最大で1TBまで利用することが出来ます。
 


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ファイル共有サービスは、正しく利用することで様々な作業の効率を向上させることが出来ます。
 
今回の記事が、皆さまのファイル共有サービスへの理解を深めるものになっておりますと幸いです。
 
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