ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。
しかし、どのようなルールを定めれば「フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。
- 共有フォルダがぐちゃぐちゃな状態で構成されている
- 共有フォルダを整理するためのルールを定義したい
- 社内のファイル管理に適した環境をつくりたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。
目次
企業のフォルダ管理における課題点
昨今の情報社会では、年々増えていくフォルダの管理に苦戦を強いられている企業も少なくありません。そのため、今一度自社が直面している課題を振り返っておきましょう。
（1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない
正しい運用ルールでフォルダを構成できていない環境下では、当該ファイルをすぐに探すことができません。
たとえば、以下のように定例会議に関するフォルダの名前が統一されていない場合、検索機能を使っても定例会議のフォルダ全てを探すことができなくなってしまいます。
その結果、認識の食い違いが生じたり、迅速な対応ができなかったりして、業務に支障をきたしてしまうのです。よって、視覚的に分かりやすい情報構造で、ファイル共有できる環境を整えることが必要です。
（2）階層が深すぎて業務効率が低下する
フォルダの階層が深すぎて、該当のフォルダが見つからないことは企業にとって大きな課題となります。
人間が直感的に把握できる階層は3階層程度であり、フォルダが階層化されすぎていると必要な情報がどこにあるのかがわかりません。また、ファイル名のルールも決まっていなければ検索でも情報が見つけづらくなります。
よってフォルダの階層化ルールを作成し、メンバー全員が必要な情報に即アクセスできるようにしましょう。
（3）情報が更新されず陳腐化してしまう
情報の陳腐化もフォルダ管理で抱える問題の一つです。
社内では多くのフォルダが保存されるため、情報が更新されず古い情報が残ったり、似た情報が多く保存されたりする恐れがあります。よって、どれが正しいものかわからなくなったり情報を精査するのに時間を要したりするなどのトラブルが発生しかねません。
したがって、常に正確で新しい情報が社内に共有されるような環境を作ることが重要です。たとえば、「ナレカン」ならAIは類似したり陳腐化したりする情報を自動検知できるので、メンバーが混乱せずに常に確実でフレッシュなデータを利用できます。
共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット
以下では、共有フォルダを構成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つ紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。
（1）ファイルの煩雑化を防ぐ
1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。
たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。
そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。
（2）容量を削減できる
2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。
使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。
そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。
（3）情報の安全性を高める
3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。
たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。
ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。
ファイル活用に直結！共有フォルダの整理に必須な5つの運用ルール
以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。
（1）フォルダは2~3階層で管理する
1つ目の運用ルールは、フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。
社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。
しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。
（2）フォルダ名に連番をつける
2つ目の運用ルールは、フォルダ名を付けるときは、連番をつけましょう。
たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。
以上のように、冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」の並び替えも容易にできるので、フォルダ内が更新された場合でも、見やすい情報構造を保てるのです。
（3）保有期限を定めて管理する
3つ目の運用ルールは、保有期限を定めて管理することです。
どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。一定数アクセスされないようなフォルダが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットがあります。
そのため、終了したプロジェクトなどの情報は、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法が有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができるのです。
（4）アクセス権限を設定する
4つ目の運用ルールとして、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。
企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。一方、セキュリティに関するルールを徹底しておけば、非関係者による情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。
さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。
（5）バックアップの保存場所を決める
5つ目の運用ルールは、バックアップの保存場所を定めておくことです。
バックアップが取れていなければ、万が一に自然災害などが起きた場合に、すべての「情報資産」が消滅してしまいます。また、バックアップファイルの保存先はサーバー自体やクラウド上などさまざまなため、メンバー間で統一されていなければ復元に時間を要してしまいます。
そのため、どこに保存するかを含めて、あらかじめルールとして決めておきましょう。
Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット
ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。
（1）確認するのに工数がかかる
ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。
ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。
このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。
（2）目的の情報を見つけづらい
目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。
ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。
ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。
【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法
以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。
社内でファイルを共有するルールがないと、情報を探すのに時間がかかってしまい効率的に業務をこなすのが困難になります。そのため、情報の保管場所と保管方法を統一し、ナレッジをまとめることができるツールが必要です。
しかし、ファイルの数が多くなってしまうビジネスシーンでは、高精度な検索機能があるツールでないと、膨大な情報の中から必要な情報を取り出せません。よって、ファイルを含むあらゆる情報を一元管理でき、すばやく情報を検索できるツールを導入すべきです。
結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」形式で情報を管理できるうえ、多階層に整理できる「フォルダ」ごとにアクセス権をコントロールして情報を管理可能です。また、超高精度の検索機能では「ファイル名」で絞り込みも可能なので、必要な情報にサクサクたどり着けます。
社内のあらゆる情報を記事形式で管理・共有できる「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
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画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例
- 親フォルダを作成するときに、冒頭に番号を振ると整理しやすいです。
- 親フォルダの配下には、子・孫フォルダというように自由に階層を設計できます。
- 各フォルダ内には「記事形式」で情報を蓄積できるので、ファイルを開く手間がありません。
このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。
会社でファイルサーバーを運用するときのルール
フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。
（1）定期的にファイルサーバーを確認する
まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。
具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。
したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。
（2）運用マニュアルを作成する
次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。
あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。
そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。
（3）状況に応じてルールを変える
最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。
策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。
一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。
ルールだけじゃだめ？適切な共有フォルダの整理の進め方とは
散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようとしている方は下記の流れに従って実行しましょう。
- 現状を把握する
- ファイルの分類ルールを策定する
- ファイルをフォルダ別に分類する
- 従業員へ周知させる
- 定期的な見直しを実施する
どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。
「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。
決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。
整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。
定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。
以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」 のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールかを重視しましょう。
共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ
ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。
共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。
しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。
結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。
