ファイル共有を効率化するには、フォルダの管理が適切でなければなりません。そのためには、「共有ファイルやフォルダに関する社内ルール」が決められていると、管理がスムーズになります。
しかし、「共有ファイル・フォルダをうまく整理するために、どのようなルールがあればいいのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、共有ファイル・フォルダの整理で策定すべきルールを中心に解説します。
- 共有フォルダを整理するときに策定すべき運用ルールを知りたい
- 会社の共有フォルダを整理するときのポイントを把握したい
- 共有フォルダを使わなくても、ファイル管理できる方法を探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。
目次
共有ファイル・フォルダ管理で運用ルールをつくる3つのメリット
以下では、共有ファイル・フォルダ管理で運用ルールをつくるメリットを3つご紹介します。ファイルを適切に管理するのに「運用ルール」が必要な理由は、全社でルールが浸透していれば以下のメリットが得られるからです。
（1）ファイルがすぐに見つかる
まずは、ファイル共有のルールをつくることでファイルの「検索性」が向上します。
たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーが該当のファイルへアクセスするときに見つけられません。
しかし、「ファイルは、カテゴリ別に決められたフォルダに格納する」というルールがあれば、ファイルを探す時間が短縮されるほか、ファイルの紛失も防止できるのです。
（2）容量を削減できる
2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できるメリットもあります。
仮に、使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。
そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。
また、容量が足りなくなる事態を避けるために、HDD（ハードディスクドライブ）を増設したり、「ナレカン」のようなクラウド型サーバーを利用したりする手法もあります。
（3）セキュリティリスクを抑えられる
さらに、ファイル共有のルールをつくれば、セキュリティリスクも減らせます。
たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば、「誤って重要なファイルを削除してしまう」ことや「不正にダウンロードされる」ことがなくなるのです。
ただし、アクセス権限を設定するにはいくつか工数がかかるため、ITに不慣れな現場では使用されないケースも少なくありません。そこで、ファイル管理に、わずかな操作で、任意のメンバーにのみ権限を付与できるITツールを用いれば、社内全体で活用できます。
【具体例あり】共有ファイル・フォルダ整理に必須の4つの運用ルール
以下では、共有ファイル・フォルダ整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。
（1）共有フォルダの階層ルール
フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。
社内で共有されたファイルは、部署や担当者ごとにフォルダの階層で分けて整理できます。しかし、なかには、どのように階層を分類したら良いか分からず、階層を深くしすぎてかえってアクセス性が悪くなるケースも少なくありません。
そのため、どこに何の情報があるのか一目で分かるように、階層のルールは吟味したうえで実践すべきです。一方、Excelのように多階層管理できる「ナレカン」であれば、専任サポートから運用のアドバイスを受けられるので、適切なルールが設けられます。
（2）共有ファイル・フォルダの命名ルール
ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような命名ルールを設定しましょう。
＜ファイル名の付け方を統一する＞
ファイル名の付け方を統一しましょう。
命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのかが分からない名前を付けてしまいがちで、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。
たとえば、おすすめのファイル名のルールは「2023/4/10 新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」を必須にすることです。内容を開かなくてもいつ作成された情報なのか一目で分かります。
＜フォルダ名の付け方を統一する＞
ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。
フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。
フォルダが増えると、目的の情報が見つけにくくなりがちです。したがって、フォルダにも名付けルールを設ける必要があるのです。
（3）共有ファイル・フォルダの保管ルール
どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。
＜保有期限を定める＞
ファイルの保有期限を定めることは必須です。
使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。
業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。
＜不要なファイルの取り扱いを決める＞
不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。
「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法も有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができます。
（4）共有ファイル・フォルダのセキュリティに関するルール
以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。
＜アクセス権限を設定する＞
前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。
機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書の改ざんリスク低減につながるのです。
さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。
＜バージョン管理を徹底する＞
ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。
WordやExcelのファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、ファイルの誤送信や更新漏れを防ぐため、バージョン管理を徹底しましょう。
会社の共有ファイル・フォルダを整理する3つのコツ
フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ルールの定着までを考える必要があります。したがって、以下で説明する共有ファイル・フォルダを整理する3つのコツを確実に押さえましょう。
（1）定期的にファイルサーバーを確認する
まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。
具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用していると、アクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていることもあるのです。
したがって、定期的にチェックし、その項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。
（2）状況に応じてルールを変える
つぎに、ファイル管理のルールは、実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。
策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。
一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ただし、更新するたびにファイルが増えるので適切に保存する必要があります。
ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールを利用するのも良い方法です。
（3）運用マニュアルを作成する
さいごに、策定したルールをまとめて、運用マニュアルを作成しましょう。
あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても、守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。
そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、あらゆる情報をストックできる「ナレカン」であれば、マニュアルの作成・管理・共有も一元化できるので、社内への浸透性も高いと言えます。
【必見】共有フォルダを使わず簡単にファイル管理する方法
以下では、共有フォルダを使わず簡単にファイル管理する方法を解説します。
社内のファイルを管理するときは「目的の情報が見つけやすい状態を作ること」が重要です。したがって、ファイルやフォルダを整理できるように、命名方法などの運用ルールを設ける必要があります。
ただし、「管理が面倒」でファイルをうまく管理できていない場合、運用ルールを作るだけでは根本的な解決に至りません。そこで「簡単に任意のメンバーへファイルを共有できる仕組み」を整えて、煩雑なフォルダ管理から脱却しましょう。
結論、自社のファイル管理には「記事」へ直接情報を残せる、シンプルな使い勝手のツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には直接テキストを書き込めるだけでなく、あらゆる形式のファイルも保存できます。また、多階層の「フォルダ」で記事を整理できるうえ、条件を絞り込める検索機能が備わっているので、目的の情報をすぐに見つけられるのです。
「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ
ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。
共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」というメリットがあります。したがって、命名ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。
一方で、共有フォルダの管理そのものが煩雑になっていると、ルールを定めただけでは運用の負担は軽減されません。そこで、「記事形式でファイルを管理できる、操作が簡単なツール」を使えば、ストレスなくファイルを管理できます。
結論、ファイル管理には、メールを使える方ならば、すぐに使えるほどシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。
