ファイル共有を効率化するには、フォルダの管理が適切でなければなりません。そのためには、「共有ファイルやフォルダに関する社内ルール」が決められていると管理がスムーズになります。
しかし、現状のファイル共有・管理が煩雑で、上手く改善できず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、共有ファイル・フォルダの管理で押さえるべきルールを中心に解説します。
- ファイル管理が煩雑になっているので併せてフォルダも整理したい
- 共有ファイルやフォルダ管理における注意が必要なポイントを知りたい
- 効果的にファイルを管理できるルールを導入し、社内の情報共有を改善したい
という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。
目次
共有ファイル・フォルダ管理でルールをつくる3つのメリット
ファイルを適切に管理するためにルールが必要な理由は、全社でルールが浸透していれば以下のメリットが得られるからです。
（1）ファイルがすぐに見つかる
まずは、フォルダ管理のルールをつくることでファイルの検索性が向上します。
個人の判断でファイルをフォルダへ保存してしまうと、ほかのメンバーが該当のファイルへアクセスするときに見つけられません。
しかし、決められた場所にファイルが格納することがルール化されていれば、ファイルを探す時間が短縮されるほか、ファイルの紛失も防止できるのです。
（2）容量を削減できる
フォルダ管理のルールをつくることで不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できるメリットもあります。
仮に、使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと容量を圧迫してします。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。
そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。
また、容量が足りなくなる事態を避けるために、HDD（ハードディスクドライブ）を増設したり、「Stock」のようなクラウド型サーバーを利用したりという選択肢もあります。
（3）セキュリティリスクを抑えられる
さらに、フォルダ管理のルールをつくれば、セキュリティリスクも減らせます。
たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定したり、管理者しかアクセスできないフォルダをつくったりすれば、誤って重要なファイルが削除してしまうことや不正にダウンロードされることがなくなるのです。
また、すでにセキュリティ対策が充実しているITツールを使えば、すぐに運用へと乗せられるのでおすすめです。
【運用例あり】共有ファイル・フォルダ管理で押さえておきたい4つのルール
以下では、ファイル管理で押さえておきたい「フォルダのルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。
（1）共有フォルダの構成ルール
フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。
たとえば、ファイルを分類するフォルダの階層は「フォルダ-ファイル」の2階層にしましょう。階層を3つ以上にするとファイルを開く動作が増えるので、結果として目的のファイルにたどり着くまでに時間がかかるのです。
このように、どこに何の情報があるのか一目で分かるようにするには、階層の数を統一すべきです。
（2）共有ファイル・フォルダの命名ルール
ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような命名ルールを設定しましょう。
ファイル名の付け方を統一する
ファイル名の付け方を統一しましょう。
命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのか定量的に分からない語句を付ける可能性が高まり、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。
たとえば、「2023/4/10 新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」をマストルールすると、内容を開かなくてもいつ作成された情報なのか一目で分かります。
フォルダ名の付け方を統一する
ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。
フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。
フォルダが増えると目的の情報が見つけにくくなりがちです。したがって、フォルダにも名付けルールを設ける必要があるのです。
（3）共有ファイル・フォルダの保管ルール
どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。
保有期限を定める
ファイルの保有期限を定めるのことは必須です。
使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。
業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。
不要なファイルの取り扱いを決める
不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。
「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）する方法も有効です。アーカイブは削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことも可能になります。
アーカイブ用のフォルダを別途設けるのが面倒な方は、「Stock」のようにアーカイブ機能が備わったITツールでファイルを管理する方法が効果的です。
（4）共有ファイル・フォルダのセキュリティに関するルール
以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。
アクセス権限を設定する
前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。
機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書の改ざんリスク低減につながるのです。
さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。
バージョン管理を徹底する
ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。
WordやExcelといったデータファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、誤ったファイルを使ってしまわないようにバージョン管理を徹底しましょう。
共有ファイル・フォルダ管理におけるルール運用のポイント2選
フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ルールの定着までを考える必要があります。それゆえに、以下で説明するファイル・フォルダ管理におけるルール運用のポイントを確実に押さえましょう。
状況に応じてルールを変える
ファイル管理のルールは、実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。
策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒヤリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。
一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ただし、更新するたびにファイルが増えるので適切に保存する必要があります。
ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールを利用するのも良い方法です。
策定したルールはマニュアル化しておく
はじめに、策定したルールはマニュアル化しましょう。
あらゆるファイルを社内で共有している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが調整や修正をしなければならず非効率です。そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようなマニュアルにします。
以上のように、どれほど完璧な管理ルールがあっても、実際の業務で守られなければ意味がないので、早急に目に見える形で残しておきましょう。たとえば、「Stock」のような内容を一目で確認できるノート型ツールであれば、管理ルールを細かく設定する必要がありません。
【必見】共有ファイル・フォルダ管理で最も注意すべきポイントとは
以下では、共有ファイル・フォルダで最も注意すべきポイントを解説します。
ファイル管理においては「目的の情報が見つけやすい状態を作ること」に最も注意しなければなりません。したがって、ファイルやフォルダを整理できるように、命名方法などの社内ルールを設ける必要があるのです。
ただし、ファイルやフォルダ管理が上手くいかない原因に「管理が面倒」という問題がある場合、単に社内ルールをつくるだけでは根本的な解決に至りません。そこで、ファイルやフォルダによる管理ではなく、簡単に任意のメンバーへ情報を共有できる「ノート型ツール」を使えば、複雑な対応なしでファイルを管理可能な体制が整えられます。
したがって、自社のファイル管理には「ノート」へ直接情報を残せる、シンプルな使い勝手のツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、あらゆる形式のファイルも保存できます。また、2階層の「フォルダ」でノートを整理できるうえ高速で情報を絞り込める検索機能が備わっているので、目的の情報を簡単に見つけられるようになっているのが特徴です。
非IT企業の65歳でも簡単に使えるファイル管理ツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ
ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。
共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」メリットがあります。したがって、命名ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。
一方で、共有フォルダの管理そのものが煩雑になっていると、ルールを定めただけでは運用の負担は軽減されません。そこで、「仕様上2階層でファイルを管理できる、操作が簡単なツール」でファイルを管理すれば、ストレスなく利用することができます。
結論、ファイル管理には非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使えるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。
