ファイル共有を効率化するには、フォルダの管理が適切でなければなりません。そこで「共有ファイルやフォルダに関する社内ルール」が決められていると、管理がスムーズになります。
しかし、「共有ファイル・フォルダをうまく整理するために、どのようなルールがあればいいのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、共有ファイル・フォルダの整理で策定すべきルールを中心に解説します。
- 具体例や画像をもとに共有フォルダの運用ルールを把握したい
- 会社の共有フォルダを整理するときのポイントを知りたい
- 共有フォルダよりも簡単にファイル管理がしたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。
目次
共有ファイル・フォルダ管理で運用ルールをつくる3つのメリット
以下では、共有ファイル・フォルダ管理で運用ルールをつくるメリットを3つご紹介します。ファイルを適切に管理するのに「運用ルール」が必要な理由は、全社でルールが浸透していれば以下のメリットが得られるからです。
（1）ファイルの煩雑化を防ぐ
まずは、ファイル共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。
たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーが該当のファイルへアクセスするときに見つけられません。
しかし、「ファイルは、カテゴリ別に決められたフォルダに格納する」というルールがあれば、ファイルを探す時間が短縮されるほか、ファイルの紛失も防止できるのです。
（2）容量を削減できる
次に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できるメリットもあります。
仮に、使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。
そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。
また、容量が足りなくなる事態を避けるために、HDD（ハードディスクドライブ）を増設したり、1,000GB使用できる「ナレカン」のようなクラウド型サーバーを利用したりする手法もあります。
（3）ヒューマンエラーを抑えられる
さらに、ファイル共有のルールをつくれば、ヒューマンエラーも減らせます。
たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば、「誤って重要なファイルを削除してしまう」ことや「不正にダウンロードされる」ことがなくなるのです。
ただし、アクセス権限を設定するにはいくつか工数がかかるため、ITに不慣れな現場では使用されないケースも少なくありません。そこで、ファイル管理に、わずかな操作で、任意のメンバーにのみ権限を付与できるITツールを用いれば、社内全体で活用できます。
【具体例あり】共有ファイル・フォルダ整理に必須な4つの運用ルール
以下では、共有ファイル・フォルダ整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。
（1）共有フォルダの階層ルール
フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。
社内で共有されたファイルは、部署や担当者ごとにフォルダの階層で分けて整理できます。しかし、なかには、どのように階層を分類したら良いか分からず、階層を深くしすぎてかえってアクセス性が悪くなるケースも少なくありません。
そのため、どこに何の情報があるのか一目で分かるように、階層のルールは吟味したうえで実践すべきです。そこで、フォルダを多階層管理できる「ナレカン」であれば、専任サポートから運用のアドバイスを受けられるので、適切なルールが設けられます。
（2）共有ファイル・フォルダの名称ルール
ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような名称ルールを設定しましょう。
＜ファイル名の付け方を統一する＞
ファイル名の付け方を統一しましょう。
命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのかが分からない名前を付けてしまいがちで、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。
たとえば、おすすめのファイル名のルールは「2023/04/10_新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」を必須にすることです。内容を開かなくてもいつ作成された情報なのか一目で分かります。
＜フォルダ名の付け方を統一する＞
ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。
フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。
フォルダが増えると、目的の情報が見つけにくくなりがちです。したがって、フォルダにも名付けルールを設ける必要があるのです。
（3）共有ファイル・フォルダの保管ルール
どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。
＜保有期限を定める＞
ファイルの保有期限を定めることは必須です。
使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。
業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。
＜不要なファイルの取り扱いを決める＞
不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。
「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法も有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができます。
（4）共有ファイル・フォルダのセキュリティに関するルール
以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。
＜アクセス権限を設定する＞
前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。
機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書の改ざんリスク低減につながるのです。
さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。
＜バージョン管理を徹底する＞
ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。
WordやExcelのファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、ファイルの誤送信や更新漏れを防ぐため、バージョン管理を徹底しましょう。
会社の共有ファイル・フォルダを整理する3つのコツ
フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ルールの定着までを考える必要があります。したがって、以下で説明する共有ファイル・フォルダを整理する3つのコツを確実に押さえましょう。
（1）定期的にファイルサーバーを確認する
まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。
具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用していると、アクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていることもあるのです。
したがって、定期的にチェックし、その項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。
（2）状況に応じてルールを変える
つぎに、ファイル管理のルールは、実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。
策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。
一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。
（3）運用マニュアルを作成する
さいごに、策定したルールをまとめて、運用マニュアルを作成しましょう。
あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても、守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。
そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、あらゆる情報をストックできる「ナレカン」であれば、マニュアルの作成・管理・共有も一元化できるので、社内への浸透性も高いと言えます。
Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット
ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル共有を使用している方は要注意です。
（1）必要な情報を見つけにくい
ファイル形式での情報管理は、目的の情報を見つけにくいというデメリットがあります。
ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいちクリックする必要があり、目的の情報を見つけ出すのに手間と時間がかかります。その結果、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり、更新したりできないため、陳腐化してしまうのです。
このように、ファイル形式で情報を管理するのは、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため、避けた方が良いです。
（2）セキュリティリスクがある
また、セキュリティリスクが高い点もデメリットです。
共有フォルダの場合、アクセス権設定が適切に行われていないと、データの改ざんや機密情報の漏洩といったリスクが生じます。また、保存場所の設定ミスなどにより、不正アクセスが起こる恐れもあります。
そのため、ファイルの共有にはフォルダごとに細やかな権限設定ができ、国際セキュリティ資格を取得している「ナレカン」のようなファイル管理ツールを導入しましょう。
【必見】共有フォルダを使わず簡単にファイル管理する方法
以下では、共有フォルダを使わず簡単にファイル管理する方法を解説します。
社内のファイルを管理するときは「目的の情報が見つけやすい状態」にするために、命名方法などの運用ルールを設ける必要があります。しかし、運用ルールを定めても、共有フォルダでは必要な情報にアクセスしにくく、セキュリティリスクは0にはなりません。
特に、100人規模の大企業では管理する情報量が多いため、すぐに中身を判断できないファイル形式は避けるべきです。そのため、ファイルを多層階で整理でき、システム自体のセキュリティが高いノート型の管理ツールを導入しましょう。
結論、自社のファイル管理には、検索性が高く、情報管理における国際セキュリティ規格の「ISO27001」を取得している「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には直接テキストを書き込めるだけでなく、あらゆる形式のファイルも保存できます。また、多階層の「フォルダ」で記事を整理できるうえ、条件を絞り込める検索機能が備わっているので、目的の情報をすぐに見つけられるのです。
「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例
1．部署ごとにフォルダを設置します。画像では赤枠で囲ってあるフォルダが部署フォルダにあたります。
2．階層を分けて、部署内で管理したいフォルダを作成していきます。このとき、日付の表記や記号を統一しておくと見やすいです。
3．さらに、2のフォルダの中にも多数の情報（記事）を蓄積していくことができます。たとえば、画像のように「広告提案資料」というフォルダに〔社員ごとの提案書〕をまとめておけるため、情報が分散せず確認しやすいのです。
このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスできます。
共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ
ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。
共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」というメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。
一方で、共有フォルダの管理そのものが煩雑になっていると、ルールを定めただけでは運用の負担は軽減されません。そこで、「記事形式でファイルを管理できる、操作が簡単なツール」を使えば、ストレスなくファイルを管理できます。
結論、ファイル管理には、メールを使える方ならば、すぐに使えるほどシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。
