ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダやファイルに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。
しかし、どのようなルールを定めれば「共有フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。
- 共有フォルダを整理するための階層・構造ルールを決めたい
- ファイルを共有するにあたっての運用ルールを定めたい
- 社内のフォルダ管理を最適化し、目的のファイルをすぐに見つけたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。
目次
共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット
以下では、共有フォルダを作成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つご紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。
（1）ファイルの煩雑化を防ぐ
1つめに、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。
たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。
そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。
（2）容量を削減できる
次に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。
使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。
そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。
（3）情報の安全性を高める
さらに、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。
たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。
ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。
【具体例あり】共有フォルダ・ファイルを整理するのに必須な4つの運用ルール
以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。
（1）共有フォルダの階層ルール
フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。
社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には2～3階層までが良いとされているものの、自社で管理する情報量に応じて階層を決めていくことが大切です。
しかし、結果として、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。
（2）名前・ナンバリングの付け方ルール
ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような名前の付け方をルール化しましょう。
＜ファイル名の付け方を統一する＞
ファイル名の付け方を統一しましょう。
命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのかが分からない名前を付けてしまいがちで、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。
たとえば、おすすめのファイル名のルールは「2024/04/10_新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」を必須にすることです。冒頭に、数字を用いることで「昇順・降順」などの並び替えも容易にできるので、該当のファイルを見つけやすいです。
＜フォルダ名の付け方を統一する＞
ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。
フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。(また、1桁の番号を用いるときは「0」始まりにしましょう。）
フォルダが増えると、目的の情報が見つけにくくなりがちです。したがって、フォルダにも名付けルールを設ける必要があるのです。
（3）保管ルール
どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。
＜保有期限を定める＞
ファイルの保有期限を定めることは必須です。
使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。
また、業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。
＜不要なファイルの取り扱いを決める＞
不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。
「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法も有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができます。
このように、不要なファイルの取り扱いを決めておくことで、常に最新情報を入手できる環境が整えられるのです。
（4）セキュリティに関するルール
以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。
＜アクセス権限を設定する＞
前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。
機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書の改ざんリスク低減につながるのです。
さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。
＜バージョン管理を徹底する＞
ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。
WordやExcelのファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、ファイルの誤送信や更新漏れを防ぐため、バージョン管理を徹底しましょう。
Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット
ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。
（1）確認するのに工数がかかる
ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。
ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。
このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。
（2）目的の情報を見つけづらい
また、目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。
ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。
ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。
【必見】共有フォルダの作成・管理に最適の方法
以下では、共有フォルダの作成・管理に最適の方法を解説します。
社内のファイルを管理するときは「目的の情報が見つけやすい状態」にするために、命名方法などの運用ルールを設けましょう。しかし、ルールを定めても、そもそもファイル形式で情報を管理していたり、検索性が悪いツールを使っていたりすると、目的の情報へすぐにアクセスできません。
とくに、大企業で管理する情報量が多い場合は、「検索機能で目的のファイルをすぐに探せる情報管理ツール」が欠かせません。加えて、フォルダごとにアクセス権を付与できるツールであれば、情報を安全に管理・共有できるのでおすすめです。
結論、自社が導入すべきは、多階層のフォルダで簡単にファイル管理でき、超高精度の検索機能で社内情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」に、直接情報を書き込みしたり、ファイル添付したりするだけで任意のメンバーに共有できます。また、AIを利用した「ファイル内検索」や「ファイル内要約」機能を活用すれば、内容の把握にも時間がかかりません。
「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例
1．たとえば、部署ごとにフォルダを設置します。画像のように、頭に番号を振ると整理しやすいです。
2．また、ナレカンでは画像のように、部署ごとのフォルダの中にも、カテゴリ別に多数の情報（記事）を蓄積していくことができます。
3．ナレカンのように「記事形式」で情報を管理する場合も、タイトルには日付を記載する。画像のように書くことで、昇順・降順での確認が容易になります。
このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスできます。
会社でファイルサーバーを運用するときのルール
フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。
（1）定期的にファイルサーバーを確認する
まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。
具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。
したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。
（2）運用マニュアルを作成する
次に、策定したルールをまとめて運用マニュアルを作成しましょう。
あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。
そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、あらゆる情報をストックできる「ナレカン」であれば、マニュアルの作成・管理・共有も一元化できるので、策定したルールがすぐに社内へ浸透します。
（3）状況に応じてルールを変える
さいごに、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。
策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。
一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。
【ルールだけじゃだめ？】ファイル共有を成功させる決め手とは
社内でフォルダを用意し、ファイルを共有していくためには、ルールの策定が大切です。
ただし、ルールを策定しても、そもそも操作しづらかったりデザイン性が悪かったりするツールは、情報を整理していくのに不向きです。とくに、ITに苦手意識があるメンバーからは「上手く使いこなせない」などの不満が生まれやすいので注意しましょう。
また、これからルールを策定する場合には、担当者の力量によって、社内の管理体制が決まります。しかし、提案した内容が自社に合っていなければ、再度、構造ルールを検討しなければならず、担当者の負担が大きくなってしまうのです。
つまり、ファイル共有を成功させるには「シンプルさ」と「充実したサポート体制」が揃っているかが重要なポイントになるのです。したがって、メールを使える方であれば簡単に使いこなせて、専属担当者によるサポートが充実した「ナレカン」を使いましょう。
共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ
ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。
共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。
一方で、共有フォルダの管理そのものが煩雑になっていると、必要な情報を見つけるのに手間がかかり非効率です。そこで、「検索機能で目的の情報がすぐに見つかるツール」を使えば、ストレスなくファイルを管理できます。
結論、ファイル管理には、多階層の「
フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。
