業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。
しかし、「そもそもクラウド型システムがよくわからない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの中小企業向けクラウド型文書管理システムや選定ポイントを中心にご紹介します。
- 業務で発生した書類を一か所に集約して簡単に管理したい
- クラウド型システムを使いこなせるか分からないため、簡単なものを選びたい
- 無料で使える文書管理クラウドを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書を簡単に整理できる自社に合ったクラウドサービスが分かります。
目次
文書管理システムの種類
以下では、文書管理システムの種類について解説します。文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。
クラウド型
クラウド型とは、オンライン上でサービスが利用できる形態のことです。
インターネットを介してサービスを利用するので、マルチデバイス対応であればスマホやタブレットで外出先からでもアクセスできます。また、一部のツールにはアクセス制限や２段階認証など、セキュリティを考慮した機能が搭載されているので安心です。
このように自社でサーバーを用意する必要がないため、文書管理のコストを抑えたい企業向けだと言えます。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、社内にサーバーを構築して自社だけで運用する形態のことです。
クラウド型よりもセキュリティが強固なものが多く、自社独自のシステムを構築できるというメリットがあります。
自由にカスタマイズができるので多様な用途で運用する大規模な組織や、頻繁に機能の追加・変更をしたい組織向けだと言えます。
中小企業向けクラウド型文書管理システム3選
以下では、クラウド型文書管理システム3選をご紹介します。
中小企業に適したクラウド型文書管理システムは、「文書を正しく管理できる機能が過不足なく備わっているか」を基準にして選びましょう。具体的には、文書の添付機能や検索機能が必要です。
一方で、ワークフローなどの高度な機能をそろえたツールも選択肢のひとつですが、ITに詳しくない社員が使いこなせず、社内に浸透しない可能性があります。そのため、「誰でも使えるほどシンプルか」も考慮しなければなりません。
結論、中小企業に最適なクラウド型文書管理システムは、文書管理に必要な機能が過不足なく備えられており、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるほど操作感の良い「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には文書のスキャン画像やWordファイルを添付できるのはもちろん、そのままテキストを入力して文書を作成することも可能です。また、キーワードで全文検索をすればすぐに目的の文書を探し出せます。
【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム
＜楽々Document Plusの特徴＞
- ワークフロー機能
- ISO文書管理のための機能
文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。
ISO文書管理に適した機能が多く搭載されています。
＜楽々Document Plusの機能・使用感＞
- 文書登録
- ワークフロー
複数の書類データをひとつの文書としてまとめて管理することが可能です。文書はWord・Excel・PowerPoint・PDFと異なる種別であってもまとめられるので、さまざまな電子データファイルを扱う場合に便利です。
文書を登録し、楽々Document Plus上で承認状況を確認できます。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 高いITリテラシーが求められる
- 検索機能のスピードが遅い
高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。
利用しているユーザーからは「検索が早く出てきてほしい」という声が挙がっています。（参考：ITトレンド）
＜楽々Document Plusの料金体系＞
- 150万円(税抜)～（詳細は問い合わせが必要です）
【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド
＜Documal SaaSの特徴＞
- 履歴が記録される
- 社外とのやりとりも可能
閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。
取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。
＜Documal SaaSの機能・使用感＞
- ドキュメント管理
- アクセス設定
ドキュメントの改定・閲覧・承認の履歴がすべて残る仕様になっています。また、電子帳簿保存法にも対応している点もメリットです。
文書やフォルダへのアクセス権を柔軟に設定できます。
＜Documal SaaSの注意点＞
- 導入費用が必須
- ファイルを開かないと内容が分からない
導入の初期費用として少なくとも330,000円が必要となるため、導入費用を抑えたい場合には合わないと言えます。
口コミでは「一覧から目的の資料を見つけるには、ファイルを開いて確認しなくてはならない」点に対する改善要望が寄せられています。（参考：ITトレンド）
＜Documal SaaSの料金体系＞
- 運用基本サービス 10アカウント：22,000円/月
- 運用基本サービス 50アカウント：66,000円/月
- 運用基本サービス 100アカウント：110,000円/月
別途導入初期費用（￥330,000～）が発生します。
クラウド型文書管理システムの比較表
こちらは、クラウド型文書管理システムの比較表です。ご紹介したツールのなかから、自社に最適なツールを選定しましょう。（右スクロールできます）
| 【一番おすすめ】Stock | 楽々Document Plus | Documal SaaS | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム |
検索性が高いクラウドシステム |
文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド |
| 注意点 |
文書の自動承認機能は備わっていない |
高いITリテラシーが求められる |
導入費用が必須 |
| 料金 |
|
要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは20,000円/月～ |
クラウドで文書管理をする3つのメリット
以下では、クラウドで文書管理をする3つのメリットをご紹介します。以下のメリットより、クラウド型はオンプレミス型に比べ、中小企業の文書管理に適していると言えます。
（1）時間や場所を問わずに利用できる
1つ目のメリットは、時間や場所を問わずに利用できる点です。
クラウド型であればインターネット環境下であればいつでも利用できます。そのため、オフィス内のファイルから文書を探したり、社内サーバーを経由してアクセスしたりする必要はありません。
さらに、一部のサービスはマルチデバイスに対応しており、スマホやタブレットからも利用できます。とくに、今日のトレンドであるテレワークには、マルチデバイス対応した文書管理システムが必須です。
また、クラウド型の文書管理システムは時間や場所に制限されないため、外回りが多い営業担当者でも効率的に文書へアクセスできるのです。
（2）低コストで導入できる
2つ目のメリットは、オンプレミス型よりも安価に運用できる点です。
オンプレミス型の場合はサーバー・ソフトウェアの購入費用やシステムを構築する手間がかかります。また、自社にシステム構築ができるITリテラシーの高い担当者がいない場合、そもそも運用に乗せることができずに費用だけがかさむ結果になるのです。
一方、クラウド型は初期費用がかからないことが多く、月額料金のみで利用可能なサービスもあるため、オンプレミス型に比べて低コストで導入できます。
このように、クラウド型の文書管理システムは低予算で開始できるうえに、導入に時間がかからないという特徴があり気軽に導入しやすいのです。
（3）容量不足をすぐに補える
3つ目のメリットは、容量不足をすぐに補える点です。
オンプレミス型で容量を増やすにはシステムを拡張し直したり、サーバーを新しくしたりする必要があるので、多くの時間と費用がかかります。
一方、クラウド型であれば、容量の追加購入やプランのアップデートだけで容量不足を補えます。そのため、プラン変更を見据えて最初は安いプランを契約するという選択肢もあるのです。
したがって、クラウド型は企業規模は大きくないものの、メンバーが増える可能性がある中小企業の文書管理に最適なシステムだと言えます。
クラウドで文書管理する3つのデメリット
以下では、クラウドで文書管理する3つのデメリットを解説します。これらのデメリットを解消しやすいシステムを選択することで、運用に失敗するリスクを軽減できます。
（1）導入に時間がかかる可能性がある
これまで、紙で文書管理していた場合には、導入に時間がかかる可能性があります。
すべての文書を紙で管理していた企業や、紙で管理している文書の方が多い企業では、紙の文書を電子化する工数がかかるからです。
したがって、文書管理の電子化を円滑に進めるためにも、優先して電子化すべき文書を明確にしましょう。
たとえば、可視性の求められる契約書や何度も利用する可能性がある資料などは、ほかの文書よりも優先して電子化すると、スムーズに文書管理システムの運用を開始できます。
（2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある
多機能なシステムの場合、社員が上手く操作できない可能性がある点もデメリットの1つです。
多機能だと一見便利そうですが、使いこなすためには高度なITリテラシーが要求されます。そのため、デジタルに詳しくないメンバーはシステムを使いこなせません。
仮に、一度システムの導入に失敗すると社内で抵抗感が発生し、再度システムを浸透させようとしても上手くいかない可能性が高いです。
したがって、中小企業の文書管理システムには、多機能ではなく必要な機能を過不足なく搭載したものを選定しましょう。
（3）運用ルールの作成が必要
事前に運用ルールを作成しなければならない点も、文書管理システム導入のデメリットです。
たとえば、ルールを設けていない場合「文書を更新する場合に古い文書はどうするのか」や「ファイル名やフォーマットはどのようにすべきか」などの問題が発生します。
該当の問題を未然に防ぐためにも、管理だけでなく文書の作成や同時編集まで一元的にできるシステムを導入しましょう。
また、ファイル名やフォーマットに関する問題の解決には、テンプレート機能を搭載したシステムが適しています。たとえば、文書の管理だけでなく作成や編集まで可能で、テンプレート機能も備えた「Stock」を導入すると、先程挙げた問題を同時に解決できます。
クラウド型文書管理システムの選定ポイント3選
以下では、自社に合うクラウド型文書管理システムの選び方を解説します。導入が成功につながるように、ポイントを押さえて選定しましょう。
（1）導入の目的に適しているか
まずは、文書管理システムの導入目的と機能がマッチしているかを確認しましょう。
たとえば、具体的に設定される目的としては「文書をファイリングする時間が無駄なので削減する」「文書にアクセスしやすくする」などが挙げられます。
仮に、目的に沿わない機能が多く搭載されているシステムを導入すると、成果につながらない可能性があります。
したがって、事前に導入目的を明確にしておくことで、自社の文書管理の問題解決に適したサービスを選定できるのです。
（2）必要な機能が過不足なく搭載されているか
必要な機能が過不足なく搭載されているかも、重要な選定ポイントの1つです。
文書管理システムは多機能であればあるほど、料金も高くなりがちです。そのため、使わない機能が多いサービスを導入すると、無駄な料金コストがかかってしまうのです。
たとえば、「ワークフロー」や「外部ツールとの連携」などをはじめとした高度な機能を多数搭載するサービスがあります。明確な理由がなく「便利そうだから」と導入すると、結局使わない事態になりかねません。
したがって、自社で必要な機能を絞り込み、該当の機能を過不足なく備えた文書管理システムを導入しましょう。
（3）自社のセキュリティ基準を満たしているか
導入する文書管理システムが、自社のセキュリティ基準を満たしているかも確認しておきましょう。
文書のなかには顧客情報や機密情報も含まれているため、セキュリティの高いものを選ばなければなりません。セキュリティに関する機能が適切でなければ、情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。
たとえば、セキュリティに関する機能として「文書へのアクセス権限は設定できるか」「多要素認証が搭載されているか」「情報は暗号化されるか」などが備わっているかを確認する必要があります。
また、国際基準のセキュリティ資格を有した文書管理システムであれば、安心して運用できます。そのため、セキュリティ資格の有無についても事前にチェックすべきです。
（4）操作性が良いか
文書管理システムを簡単に操作できるかどうかも重要なポイントです。
たとえば、画面の切り替え操作が多かったり、クリックが多かったりすると使いづらいので業務の妨げになります。とくに、個人のITリテラシーにばらつきがある非IT企業での文書管理システム導入には注意が必要です。
そこで、「Stock」のようにシンプルな操作でストレスなく利用できるシステムを導入すれば、誰でも簡単に使いこなせます。
（5）あらゆるデバイスに対応しているか
最後に、あらゆるデバイスに対応しているかも必ず確認しておきましょう。
対応するデバイスが多いシステムを導入すれば、在宅勤務時や移動時間にも簡単に社内の資料にアクセスできます。
たとえば、外出先で急遽資料を編集しなければならない場合、これまではほかの社員にメールで送信してもらう必要がありました。しかし、クラウド型文書管理システム上で書類を保管していれば、無駄な共有の手間をかけずに済むのです。
したがって、PCだけでなくタブレットやスマートフォンでも利用できるサービスを導入しましょう。
クラウド型文書管理システムの選び方まとめ
ここまで、中小企業におすすめの文書管理システムや選び方を中心に解説しました。
オンライン上のサービスを利用するクラウド型の文書管理システムは、自社でシステムを構築するオンプレミス型に比べて低コストで導入したり、時間や場所を問わずに利用したりできるメリットがあります。
そして、クラウド型の文書管理システムの導入目的を明確にしたうえで、「文書管理に必要な機能が過不足なく備わったシンプルなサービス」を選ばなければなりません。
したがって、「2段階認証」や「アクセス制限」などのセキュリティが万全で、非IT企業の65歳でも使いこなせるほど簡単な「Stock」が求められるのです。Stockは国際基準のセキュリティ資格を持っているため、セキュリティの懸念はありません。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」で文書管理を円滑化し、自社の業務効率化を図りましょう。
