業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。
しかし「自社に合う文書管理システムをなかなか見つけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型文書管理システムと3つの選定軸を中心に解説します。
- 文書が共有フォルダや個人のPCに散在し、必要な資料をすぐに探せない管理職
- 紙中心の文書管理を見直し、場所を問わず確認できる環境を整えたい情シス担当者
- 文書管理をクラウド化したいが、自社に合うツールがわからないDX推進担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、導入後に失敗しないシステム選びの判断軸がわかるだけでなく、自社に合ったクラウドサービスを選定できるようになります。
目次
なぜ文書管理システム選びに失敗するのか？
まず、企業が文書管理システム選びに失敗する理由を4つ解説します。自社に合う文書管理システムを見極めたい方は必見です。
「多機能＝便利」という幻想がある
1つ目は、多機能なシステム・ツールを便利なものだと考えて導入してしまっていることです。
実際は、機能が多いほど画面上のボタンや入力項目が増え、操作が複雑になるため、資料をすぐに見つけられません。また、現場社員のITリテラシーにはばらつきがあり、操作が複雑なツールは社内全体で使うには不向きといえます。
そのため、システム・ツールを選ぶときは「機能が過不足なく備わっているか」「操作がシンプルで使いやすいか」を重視するべきです。
管理工数の見積もりが甘い
2つ目は、システム導入後の管理工数の見積もりが甘いことです。
既存の数万件のファイルを新しいルールに従って整理し、システムへ登録する作業には膨大な時間がかかります。この作業を楽観視すると、移行が終わらず新旧システムが並行稼働することにもなりかねません。
つまり、システムを選ぶだけでなく、システムを「生きた状態」に保つための工数まで考慮すべきなのです。
既存のワークフローを変更しない
3つ目は、既存のワークフローを変更しないことです。
アナログとデジタルでは適性のあるフローが異なるため、システムの導入にあたってワークフローも変えなければなりません。しかし、システムに合わせてフローを簡略化する工程を避けた結果、システムのポテンシャルを発揮できなくなっているのです。
したがって、既存のフローを変更しようとしなければ、システムはただの「高価なファイル置き場」に成り下がります。
オンプレミス型のシステムを導入する
4つ目は、オンプレミス型のシステムを導入することです。
オンプレミスはサーバーの電気代やOSのアップデートなど、維持管理に多大な労力がかかります。また、社外からアクセスするにはVPNが必要になり、「VPNが重くてファイルが開けない」「スマホから確認できない」といった問題が発生します。
このようにオンプレミスは、維持管理のハードルが高いだけでなく、リモートワーク・外部連携との相性も悪いです。そのため、いつどこからでも欲しい情報にアクセス可能な「クラウド型の文書管理システム」を導入すべきなのです。
導入後に失敗しないシステム選びの3つの判断軸
以下では、導入後に失敗しないシステム選びの3つの判断軸をご紹介します。システムの選定基準が分からない人は必見です。
（1）「多機能」ではなく「使いやすさ」で選ぶ
1つ目の判断軸は「使いやすいシステムかどうか」を考慮することです。
機能が多ければ多いほど画面が複雑になり、どこに何があるか直感的に理解しづらくなります。また、操作が複雑だとシステムを使うのに嫌気が差し、なかなか社内に定着しません。
そのため、「マニュアルを読まなくてもファイルのアップロード・検索・閲覧がスムーズにできるか」「スマホやタブレットからもストレスなく操作できるか」を確認しましょう。
（2）「権限設定の自由度」より「運用のシンプルさ」で選ぶ
2つ目の判断軸は、権限設定の柔軟性よりも「運用のシンプルさ」を重視して選ぶことです。
役職や部署ごとに複雑な閲覧制限をかけると、人事異動のたびに設定を変更する手間がかかります。また、必要な資料なのに権限がなくて見られないという事態が発生し、業務が停滞してしまう事態が起きかねません。
したがって、システムを選ぶときは「権限の付与や変更が数クリックでできるか」「組織構造の変化に柔軟に対応できるか」を確認しましょう。
（3）探す時間を減らす「検索精度」で選ぶ
3つ目の判断軸は、検索精度で選ぶことです。
大量のデータがシステムに蓄積された状態では、いかに早く目的の資料にアクセスできるかが重要です。たとえば、ファイルのなかのテキストまで検索できる機能を備えたシステムでないと、資料がシステム内に埋もれてしまいます。
そこで、過去の資料を活用できる環境を構築するために、画像内のテキストまで検索可能な「ナレカン」のような高精度の検索機能を備えたシステムを導入しましょう。
【無料あり】おすすめのクラウド型文書管理システム5選！
以下では、おすすめのクラウド型文書管理システム5選をご紹介します。
業務が問題なく回っているように見えても、実際には「必要な文書の保管場所を特定の担当者しか知らない」というケースは少なくありません。この状態では、担当者の異動や退職によって文書が見つからなくなり、確認作業や引き継ぎに時間がかかります。
情報を整理しようと共有フォルダに資料を置いたり、チャットで送ったりしても、中身を確認するためにWordやExcelをいちいち開く手間が発生します。また、ファイルが埋もれて検索してもヒットしなくなる恐れがあるので、従来のフォルダ管理には限界があります。
そこで重要なのが、「社内に散在する文書を一か所に集約し、検索機能やAIによって必要な情報をすぐに見つけられる仕組み」です。文書の登録や更新を無理なく続けられれば、情報の散在や属人化を防ぎ、確認にかかる時間を削減できます。
この仕組み化を最もシンプルに実現できるのが、『非IT企業』でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、画像やテキストを使った文書を簡単に作成可能なほか「承認フロー」機能で、文書の申請～承認までの流れもすべて把握できます。
【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム
「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる文書管理システムです。
Stockは「ノート」に直接書き込んで文書を作成できるうえ、変更した内容はリアルタイムで共有可能です。また、カテゴリごとにノートを「フォルダ」に分けて整理でき、古い文書は「アーカイブ機能」によって容量を抑えて保存できるので、情報整理に最適です。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム
楽々Document Plusの特徴・使い方
- ワークフローを作成できる
文書の登録・申請から承認・決裁までのワークフローを設定できます。承認状況もシステム上で確認可能です。 - ISO文書を管理できる
文書の改訂履歴や版数、承認状況を管理できます。規程やマニュアルなど、ISOに関する文書管理に活用可能です。
楽々Document Plusがおすすめの企業
- 複数のファイルをまとめて管理したい企業
Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、異なる形式のファイルをひとつの文書として管理できます。関連する書類をまとめて保管したい企業におすすめです。 - 文書の申請・承認を効率化したい企業
文書の登録から申請、承認までをシステム上でおこなえます。紙やメールでの承認作業を減らしたい企業におすすめです。
楽々Document Plusの注意点
- 高いITリテラシーが求められる
高度な機能が搭載されているうえに、自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。 - 視認性に改善が必要
楽々Document Plusの料金体系
- オンプレミス型：要問い合わせ
- クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月
【バクラク電子帳簿保存】様々な書類を直感的に電子管理できるシステム
バクラク電子帳簿保存の特徴・使い方
- 書類を電子保存できる
請求書や領収書などの書類をアップロードし、電子帳簿保存法に対応した形で保管できます。紙の書類だけでなく、メールなどで受け取った電子データもまとめて管理可能です。 - AIで書類情報を自動入力できる
AIが書類を読み取り、取引先名・取引日・金額などの情報を自動で入力します。最大100枚の書類をまとめて処理できるため、手入力の負担を減らせます。
バクラク電子帳簿保存がおすすめの企業
- 電子帳簿保存法に対応したい企業
請求書や領収書などを、電子帳簿保存法の要件に沿って保存できます。そのため、法令対応の方法が分からず、書類管理を簡単に始めたい企業におすすめです。 - 書類の入力・管理をスムーズに進めたい企業
AIによって書類情報を自動入力し、さまざまな書類を一か所で管理できます。書類の件数が多く、入力や検索に時間がかかっている企業におすすめです。
バクラク電子帳簿保存の注意点
- 無料プランの機能は限定的
無料プランでは、保管書類件数やAIによる自動読み取りに制限があるため、ビジネス用途で使うには有料プランに加入する必要があります。 - 検索に手間がかかる
バクラク電子帳簿保存の料金体系
- 無料プラン：0円～
- 有料プラン：12,000円～/月（税別）
【マネーフォワード クラウドBox】紙と電子両方の書類に対応したシステム
マネーフォワード クラウドBoxの特徴・使い方
- 証憑を電子保存できる
請求書や領収書などの証憑をアップロードし、電子帳簿保存法に対応した形で保存可能です。紙で受け取った書類と電子データの両方を管理できます。 - メールや他サービスから書類を取り込める
メール取込機能を使って、受信した請求書などをクラウドBoxへ保存可能です。マネーフォワード クラウド会計やクラウド請求書などから連携された書類もまとめて管理できます。
マネーフォワード クラウドBoxがおすすめの企業
- 請求書や領収書をまとめて管理したい企業
紙で受け取った書類と、メールなどで届いた電子データを一か所に保存できます。そのため、証憑の保管場所が分散し、書類を探すのに時間がかかっている企業におすすめです。 - マネーフォワードのサービスを利用している企業
クラウド会計やクラウド請求書などと連携可能なため、経理業務と書類管理をまとめて効率化したい企業におすすめです。
マネーフォワード クラウドBoxの注意点
- プランによってファイル数に上限がある
「パーソナルミニプラン」「ひとり法人プラン」「スモールビジネスプラン」は、保存できるファイル数が1,000件までとなっています。 - OCRに限界がある
書類をアップロードすると日付や金額を読み取ってくれますが、1ページ目しか読み取れなかったり、手書きの文字を誤読したりすることがある点に注意しましょう。
マネーフォワード クラウドBoxの料金体系
個人向けプラン
- パーソナルミニプラン：1,280円/ユーザー/月（月払い）
- パーソナルプラン：1,680円/ユーザー/月（月払い）
- パーソナルプラスプラン：2,980円/ユーザー/月（年払い）
新設法人〜中小企業向け（従業員数～50名）
- ひとり法人プラン：3,980円/ユーザー/月（月払い）
- スモールビジネスプラン：5,980円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラン：7,980円/ユーザー/月（月払い）
IPO準備・中堅〜上場企業向け（従業員数51名～）
- 価格の詳細は問い合わせが必要です。
＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選
以下は、おすすめのクラウド型文書管理システム5選の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | 楽々Document Plus | バクラク電子帳簿保存 | マネーフォワード クラウドBox | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム | 非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム | 検索性が高い文書管理システム | あらゆる書類を直感的に電子管理できるシステム | 紙と電子両方の書類に対応したシステム |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単 | シンプルで簡単 | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| ワークフロー・情報管理or電子帳簿保存 | ワークフロー・情報管理 | 情報管理（ワークフロー機能はなし） | ワークフロー・情報管理 | 電子帳簿保存 | 電子帳簿保存 |
| 個別サポート中心orオンラインサポート中心 | 個別サポート中心 | オンラインサポート中心 | 個別サポート中心 | 個別サポート中心 | オンラインサポート中心 |
| 注意点 | 法人利用が前提なので、個人利用は不可 | 5名以上での利用が前提 | 高いITリテラシーが求められる | 検索に手間がかかる | プランによってファイル数に上限がある |
| 料金 |
・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり650円/月〜 |
・無料プランなし ・有料プランは初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月 |
・無料プランあり ・有料プランは12,000円/月（税抜） |
・無料プランなし ・有料プランは1,280円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト | 「ナレカン」の詳細はこちら | 「Stock」の詳細はこちら | 「楽々Document Plus」の詳細はこちら |
「バクラク電子帳簿保存」の詳細はこちら |
「マネーフォワード クラウドBox」の詳細はこちら |
以上のように、クラウド型文書管理システムによって機能や特徴が大きく異なります。そのため、自社に必要な機能を備えつつ、社内全体で活用できるようにシンプルな操作性のツールを選択しましょう。
自社の目的に合わせた最適な文書管理システムの選び方
ここでは、自社の目的に合わせた最適な文書管理システムの選び方をご紹介します。社内ナレッジの共有や大量文書の検索、インボイス関連書類の保存など、解決したい課題に合うシステムを選びたい方は参考にしましょう。
社内のナレッジ共有を活性化し、属人化を防ぎたい場合
社内のナレッジを共有して業務の属人化を防ぎたい場合は、情報を簡単に蓄積・検索・共有できる文書管理システムがおすすめです。
必要な文書の保管場所を特定の担当者しか知らない状況では、担当者以外が必要な情報をすぐに確認できません。また、担当者の異動や退職時に、業務の進め方や判断基準を十分に引き継げない恐れがあります。
このような悩みを持つ方は、社内のナレッジを一か所に蓄積してAI検索で欲しい情報を瞬時に探し出せるツール「ナレカン」や、業務情報をノート形式で簡単に共有できるツール「Stock」を選びましょう。
数万点以上の図面や契約書を高速で検索・整理したい場合
数万点以上の図面や契約書を効率よく検索・整理したい場合は、文書の一元管理と高速検索に対応したシステムがおすすめです。
大量の文書をファイルサーバーに保存するだけでは、ファイル名や保存場所が分からず、必要な文書をすぐに見つけられません。さらに、保存ルールが担当者ごとに異なると、重複保存や古い版の使用につながります。
このような悩みを持つ方は、大量の図面や契約書を一元管理し、ファイル名や文書の内容から高速で検索できるシステム「楽々Document Plus」を選びましょう。
インボイスを最小工数でクリアしたい場合
インボイス関連書類の保存にかかる工数を抑えたい場合は、証憑の電子保存や入力作業を省力化できるシステムがおすすめです。
請求書や領収書を手作業で入力・保存すると、書類の件数が増えるほど経理担当者の負担が大きくなります。また、保存場所やファイル名のルールが統一されていないと、必要な書類をすぐに提示できません。
このような悩みを持つ方は、AIで書類情報を読み取って入力作業を減らせるシステム「バクラク電子帳簿保存」や、マネーフォワードの各サービスと証憑を連携できるシステム「マネーフォワード クラウドBox」を選びましょう。
クラウド型文書管理システムの選び方まとめ
ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システム5選や、自社の目的に合わせた最適な文書管理システムの選び方をご紹介してきました。
クラウド型文書管理システムを選ぶときは、社内のナレッジ共有、文書の検索・整理、請求書や領収書の保存など、自社が解決したい課題を明確にすることが重要です。必要以上に多機能なシステムを選ぶと操作が定着せず、導入後に使われなくなる恐れがあります。
そのため、シンプルな操作で情報を蓄積・検索でき、ITツールに不慣れな社員でも使いやすいシステムを選ぶべきです。
なかでも、社内のナレッジ共有を活性化し、属人化を防ぐには、社内に散在するナレッジを一か所に蓄積し、AIで横断的に検索できるナレッジツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社員全員が迷わず情報を蓄積・検索し、必要なナレッジをすぐに活用できる環境を整えましょう。
