顛末書は、社内でトラブルや不祥事などが発生した場合に、その全体像を把握し、再発防止することを目的として作成される書類です。
しかし、「顛末書の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顛末書の書き方と注意点を中心にご紹介します。
- 顛末書の内容や書き方について把握したい
- テンプレートを活用して効率よく顛末書を作成したい
- 作成した顛末書を適切に共有・管理できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、顛末書を作成する目的と、簡単に作成する方法を知ることができます。
目次
顛末書とは？始末書との違いも解説
「顛末書」とは、社内で何かしらの問題や不祥事が発生した場合に、その物事の詳細を記録して、経過や原因を報告する書類です。
顛末書に似た書類である「始末書」と混同されがちですが、始末書を書く目的は、主に問題に対する謝罪や反省の意を示すことです。一方、顛末書は、あくまでも問題の全容を把握することが目的です。
そのため、「主観的な誠意を示すものか、客観的に事実を書くものか」という点において、顛末書と始末書は異なります。
顛末書に記載する内容
顛末書には主に以下の項目が記載されます。
- 問題が発生した日時（期間）
- 問題が発生した場所
- 原因
- 損害状況
- 対応状況
- 今後の対策
内容を補足するために画像や添付書類を用いる場合は、文章に番号を振ることで補足書類を紐づける記載方法が適切です。
顛末書を書くときの注意点
顛末書を書くときに注意する点が2つあります。以下の注意点を意識して、関係者以外でも内容をすぐに理解できる顛末書を作成しましょう。
主観を挟まない
1つ目の注意点は、顛末書を書くときに主観を挟まないことです。
顛末書を書く目的は、「物事の顛末を把握して、再発防止すること」です。したがって、顛末書を書くときに、「この作業に苦労した」「復旧が大変だった」などと、記載者の主観的な感情が入ってしまうと、事実の記録という目的からズレてしまいます。
そのため、顛末書を書く目的を意識して、あくまでも客観的に事実を記載しましょう。
5W1Hを意識する
2つ目の注意点は、顛末書を書くときに5W1Hを意識することです。報告内容を的確に記すために、以下の6つが顛末書に記載されているかを確認しましょう。
- When：いつ発生したか
- Where：どこで発生したか
- What：何が起こったのか
- Who：誰が関与したか
- Why：なぜ起こったのか
- How：どのように対処したか
以上のように、顛末書は多くの第三者が目を通すため、誤解なく事実を明確に理解してもらえるように、5W1Hを意識して記載する必要があります。
顛末書の例文
以下は、社内用の顛末書の例文です。コピー＆ペーストで、テンプレートとしてもお使いいただけます。
令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇殿
〇〇部〇〇課
〇〇〇〇
顛末書
〇年〇月〇日に発生した、商品Aの納品ミスの件につきまして、以下のようにご報告いたします。
記
1. 発生日時・場所
日時：〇年〇月〇日
場所：××××
商品Aの納品日を間違えるミスが発生。本来△日に納品すべきところを、誤って□日に納品した。
2. 原因
・〇月〇日、C社の〇〇様よりお電話を頂き、納品日の変更についての伝言を預かった。しかし、電話を受けた〇〇が担当者である〇〇に伝言を伝え忘れた。
・納期を過ぎても商品が届かないことに気が付いたC社〇〇様よりお電話を頂き、今回のミスが発覚。
3. 損害状況
不足分〇個による〇万円の損失
4. 対応状況
本来の納期には間に合わず、〇月〇日に不足分〇個を納品した。C社様には謝罪済み。
5. 今後の対策
今回の過失を社員に共有し、再発防止への意識を高める。また、取引先より納品日や個数などの変更を受けた場合、各社員のデスクに置かれている電話取次用の紙にメモをし、すぐに担当者へ伝えることを徹底する。
以上
このように、主観を挟まず客観的に事実を記載しましょう。また5W1Hを意識して明確に記すことで、読みやすい顛末書を作成できます。
顛末書の無料テンプレート3選
以下では、無料で使える顛末書のテンプレート3選をご紹介します。テンプレートを用いれば、あらかじめ記載された項目に沿って記入できるので、一からを作成する手間を省けます。
ビズ研｜基本形のwordテンプレート
上記のテンンプレートは、一般的によく使われる項目で構成された基本形のwordテンプレートです。
基本の項目や書式をベースにして、必要な項目を付け足したり、編集したりして利用できます。
[文書]テンプレートの無料ダウンロード｜ビジネス文書形式の顛末書
上記のテンプレートは、一般的なビジネス文書形式の顛末書のテンプレートです。
汎用性を持たせるため、文例と項目は最小限に抑えられています。必要に応じて追記ができるうえに、宛名・発信者を変更すれば、社外向けとしても活用できるので便利です。
テンプレートの無料ダウンロード｜箇条書きと表形式のテンプレート
上記のテンプレートは、箇条書きと表形式で記載できるWordのテンプレートです。
十分な記載項目がそろっているほか、現場の画像を挿入したり社外向けに変更したりなど、簡単にカスタマイズもできます。
【必見】顛末書を簡単に作成・共有できるツール「ナレカン」
以下では、顛末書を簡単に作成・共有できるツールをご紹介します。
顛末書を書く目的は、「仕事で起こった問題や不祥事の詳細を記録して、再発を防止すること」です。そのため、顛末書を作成したら、社内全体で速やかに共有する必要があります。
しかし、メールやチャットで共有すると書類が流れてしまい、とくに大量の書類を扱う大企業では、後から見返したいときに探す手間がかかります。そのため、顛末書を含めた報告書類は、必要なときにすぐに取り出せる方法で共有して適切に管理すべきです。
したがって、顛末書の作成・管理には、「記事」で顛末書をはじめとしたあらゆる情報を残せるうえ、多階層の「フォルダ」で必要なときにすぐ確認できるよう、書類をわかりやすく管理しておける情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、よく使うフォーマットをテンプレートとして登録する機能もあるので、書類作成にかかる時間を短縮できます。また、高度な「検索機能」で見たい情報をすぐに探し出せるのです。
あとから報告書類を簡単に探し出せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで「顛末書」を作成・管理した例＞
以下は、ナレカンを使って顛末書を作成・管理した例です。
ナレカンでは、画像のようにテンプレートを作成できます。必要な項目をテンプレートに登録しておくことで、作成時間が短縮できるうえ、メンバーごとの書き方のばらつきも解消できるのです。
また、以下のように、多階層のフォルダで”社内用”と”社外用”に分けて作成した顛末書を管理できます。さらに、高度な検索機能も備わっているため、目的の情報をすぐに探し出せます。
顛末書の書き方と無料テンプレートまとめ
これまで、顛末書の書き方や注意すべき点、顛末書の無料テンプレートを中心にご紹介しました。
顛末書を作成するときは、社内で起こった問題の全容を的確に第三者に伝えることを意識して、必要な項目を過不足なく客観的に記すことが重要です。また、顛末書を作成したらすぐに社内全体で共有・管理することで、再発防止の役割を果たします。
しかし、メールやチャットで共有すると、大切な情報が埋もれたり流れたりして、探し出すのに手間がかかるのです。そのため、顛末書などの報告書類は、必要なときにすぐに取り出せる形で共有・管理する必要があります。
そこで、「情報共有のしやすさ」と「アクセス・管理のしやすさ」を両方叶えるなら、顛末書をはじめとしたあらゆる情報を残せる「記事」があり、「フォルダ」で整理して管理しておける「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、顛末書をはじめとした書類を適切に管理しましょう。
