社内でトラブルや不祥事などが発生しても、対策を講じなければ、繰り返しトラブルが起きてしまいます。その結果、社員に不信感を与えたり取引先からの信用を失ったりする事態になりかねないため、顛末書を作成して改善していくことが大切です。
しかし、「顛末書の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顛末書の書き方と注意点を中心にご紹介します。
- 顛末書に記載する内容や注意点を知りたい
- すぐに利用できる顛末書のテンプレートを見つけたい
- 顛末書の作成から管理まで一元化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、顛末書の書き方が分かるのはもちろん、作成・管理の負担を軽減する方法まで見つかります。
目次
顛末書とは？始末書との違いも解説
「顛末書」とは、社内で何かしらの問題や不祥事が発生した場合に、その物事の詳細を記録して、経過や原因を報告する書類です。顛末書に似た書類である「始末書」と混同されがちですが、作る目的に違いがあります。
始末書を書く目的は、主に問題に対する謝罪や反省の意を示すことで、会社や上司から指示を受け作成します。一方、顛末書は、あくまでも問題の全容を把握することが目的なため、トラブルが収束してから提出するケースが多いです。
そのため、「主観的な誠意を示すものか、客観的に事実を書くものか」という点において、顛末書と始末書は異なります。
顛末書に記載する項目
顛末書には、おもに以下の項目の記載が必要です。
- 問題が発生した日時（期間）
- 問題が発生した場所
- 原因
- 損害状況
- 対応状況
- 今後の対策
内容を補足するために画像や添付書類を用いる場合は、文章に番号を振ることで補足書類を紐づける記載方法が適切です。
【例文あり】顛末書の書き方
顛末書の基本の書き方は以下です。
- 発生した事象の問題点や対応までの流れを時系列に洗い出す
- 「発生日時」「原因」「対応状況」など、事象の詳細を項目ごとに整理する
- 事象の事実を踏まえて、再発防止するために対策を検討する
- 顛末書に必要な内容を記載し、書面全体の体裁を整える
以下は、社内用の顛末書の例文です。コピー＆ペーストすれば、フォーマットとして使えます。
令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇殿
〇〇部〇〇課
〇〇〇〇
顛末書
〇年〇月〇日に発生した、商品Aの納品ミスの件につきまして、以下のようにご報告いたします。
記
1. 発生日時・場所
日時：〇年〇月〇日
場所：××××
商品Aの納品日を間違えるミスが発生。本来△日に納品すべきところを、誤って□日に納品した。
2. 原因
・〇月〇日、C社の〇〇様よりお電話を頂き、納品日の変更についての伝言を預かった。しかし、電話を受けた〇〇が担当者である〇〇に伝言を伝え忘れた。
・納期を過ぎても商品が届かないことに気が付いたC社〇〇様よりお電話を頂き、今回のミスが発覚。
3. 損害状況
不足分〇個による〇万円の損失
4. 対応状況
本来の納期には間に合わず、〇月〇日に不足分〇個を納品した。C社様には謝罪済み。
5. 今後の対策
今回の過失を社員に共有し、再発防止への意識を高める。また、取引先より納品日や個数などの変更を受けた場合、各社員のデスクに置かれている電話取次用の紙にメモをし、すぐに担当者へ伝えることを徹底する。
以上
このように、主観を挟まず客観的に事実を記載しましょう。また5W1Hを意識して明確に記すことで、読みやすい顛末書を作成できます。
顛末書を書くときの注意点
顛末書を書くときに注意する点として、2点挙げられます。以下の注意点を意識して、関係者以外でも内容をすぐに理解できる顛末書を作成しましょう。
主観を挟まない
1つ目の注意点は、顛末書を書くときに主観を挟まないことです。
顛末書を書く目的は「物事の顛末を把握して、再発防止すること」です。したがって、顛末書を書くときに、「この作業に苦労した」「復旧が大変だった」などと、記載者の主観的な感情が入ってしまうと、事実の記録という目的からズレてしまいます。
そのため、顛末書を書く目的を意識して、あくまでも客観的に事実を記載しましょう。
5W1Hを意識する
2つ目の注意点は、顛末書を書くときに5W1Hを意識することです。報告内容を的確に記すために、以下の6つが顛末書に記載されているかを確認しましょう。
- When：いつ発生したか
- Where：どこで発生したか
- What：何が起こったのか
- Who：誰が関与したか
- Why：なぜ起こったのか
- How：どのように対処したか
以上のように、顛末書は多くの第三者が目を通すため、誤解なく事実を明確に理解してもらえるように、5W1Hを意識して記載する必要があります。
顛末書の無料テンプレート・フォーマット4選
以下では、無料で使える顛末書のテンプレート・フォーマット4選をご紹介します。テンプレートを用いれば、あらかじめ記載された項目に沿って記入できるので、一から作成する手間を省けます。
Word｜基本の顛末書テンプレート
上記のテンプレートは、一般的によく使われる項目で構成された基本形のwordテンプレートです。
基本の項目や書式をベースにして、必要な項目を付け足したり、編集したりして利用できます。
Word｜社内で使える顛末書フォーマット
上記のテンプレートは、一般的なビジネス文書形式の顛末書のフォーマットです。
汎用性を持たせるため、文例と項目は最小限に抑えられています。必要に応じて追記ができるうえに、宛名・発信者を変更すれば、社外向けとしても活用できるので便利です。
Word｜社外向けにも使える顛末書テンプレート
上記のテンプレートは、社外向けにも使える顛末書テンプレートです。
社内向けはもちろんのこと、宛名・発信者の記載の仕方を変更すれば、社外向けとしても活用することができます。
Excel｜表形式の顛末書フォーマット
上記のテンプレートは、箇条書きと表形式で記載できるExcelのテンプレートです。
十分な記載項目がそろっているほか、現場の画像を挿入したり社外向けに変更したりなど、簡単にカスタマイズもできます。
【必見】顛末書を簡単に作成・共有できるツール
以下では、顛末書を簡単に作成・共有できるツールをご紹介します。
顛末書を書く目的は「仕事で起こった問題や不祥事の詳細を記録して、再発を防止すること」です。そのため、顛末書を作成したら、社内全体で速やかに共有しましょう。
しかし、ExcelやWordで作成すると「作成⇒印刷⇒メールやチャットで共有」という工数がかかるので面倒です。加えて、チャットやメールで共有すると、ほかのやりとりに紛れて見失ってしまう恐れがあるので、注意しなければなりません。
したがって、自社が導入すべきは、顛末書の作成・共有が簡単にでき、”シンプルな情報構造”と”超高精度の検索機能”が備わった「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」はわずかな操作でテンプレートの登録・呼び出しができ、顛末書作成の時間を短縮できます。また、作成した顛末書は多階層の「フォルダ」で管理されるほか、生成AIを活用した「自然言語検索」を使えば、必要な情報が瞬時に分かります。
あとから報告書類を簡単に探し出せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで「顛末書」を作成・管理した例＞
以下は、ナレカンを使って顛末書を作成・管理した例です。
ナレカンでは、画像のように、自由にテンプレートを作成できます。必要な項目をテンプレートに登録しておくことで、作成時間が短縮できるうえ、メンバーごとの書き方のばらつきも解消できるのです。
また、以下のように、多階層のフォルダで”社内用”と”社外用”に分けて作成した顛末書を管理できます。さらに、高度な検索機能も備わっているため、目的の情報をすぐに探し出せます。
顛末書に関するよくある質問
以下は、顛末書に関するよくある質問と回答です。
- 顛末書に法的効力はあるか
- 顛末書の提出を拒否するとどうなるか
顛末書の作成や提出に関して、法的な強制力はありません。しかし、企業によっては就業規則内で顛末書の作成・提出を義務づけているので、その場合は規則に従って行動する必要があります。
就業規則で顛末書の作成・提出が義務づけられている場合、提出を拒否すると規律違反と見なされることがあります。そのため、評価を下げられたり懲戒処分を科されたりする可能性があるため注意が必要です。
顛末書はトラブルや不祥事の再発防止に役立つ重要な情報資産です。そのため、提出義務の有無に関係なく、顛末書を作成して提出することをおすすめします。
顛末書の書き方と無料テンプレートまとめ
これまで、顛末書の書き方や注意すべき点、顛末書の無料テンプレートを中心にご紹介しました。
顛末書を作成するときは、社内で起こった問題の全容を的確に第三者に伝えることを意識して、必要な項目を過不足なく客観的に記すことが重要です。また、顛末書を作成したらすぐに社内全体で共有・管理することで、再発防止の役割を果たします。
しかし、メールやチャットで共有すると、大切な情報が埋もれたり流れたりして、探し出すのに手間がかかるのです。そのため、顛末書などの報告書類は、必要なときにすぐに取り出せる形で共有・管理する必要があります。
そこで、”情報共有のしやすさ”と”アクセス・管理のしやすさ”を両方叶えるなら、顛末書をはじめとしたあらゆる情報を残せる「記事」があり、「フォルダ」で整理して管理できるツール『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、顛末書をはじめとした書類を適切に管理しましょう。
