建設業務の重要な役割として、請け負った工事が完了したときに作成する「工事完了報告書」が挙げられます。工事完了報告書は、発注者に対して、工事を終えたときに提出する書類のため、重要な情報を漏れなく記載する必要があるのです。
しかし、「社内で工事完了報告書の形式が統一されておらず、情報が抜け漏れやすい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工事完了報告書の書き方や、おすすめテンプレートを中心に紹介します。
- 工事完了報告書の書き方や記載項目を知りたい
- 自社に適した工事完了報告書のテンプレートを見つけたい
- 工事完了報告書の管理・運用も効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを使って効果的な報告書を作成できるうえ、共有や管理の負担もなくせます。
目次
工事完了報告書とは
工事完了報告書とは、工事が無事に終わったことを発注者に伝えるための書類です。
作成するときは、工期や工事現場名、実際に施工にかかった費用や材料費の明細、工事業者など、あらゆる項目を記載する必要があります。そのため、項目の抜け漏れがないように注意し、作成後は管理を徹底しなくてはならないのです。
そこで、たとえばテンプレートを使えば、項目があらかじめ決まっているので情報が抜け漏れる事態を防げます。また、一からフォーマットを考える手間もなくなるため、作成時間も短縮できるのです。
工事完了報告書の必要性
工事完了報告書が必要な理由として、以下が挙げられます。
- 工事請負業者 （建設業者・工務店）側の理由
- 発注者（一般企業など）側の理由
工事が問題なく完了したことを発注者に報告する目的で提出します。さらに、トラブル発生時には、対応の経緯を示す証拠書類としても活用できます。
発注者にとって工事完了報告書は、固定資産に計上するタイミングを判断する書類になります。たとえば、一般企業がオフィスや店舗を立てた場合、工事完了報告書の作成日をもとに、固定資産・減価償却へと計上していくのです。
このように、工事完了報告書には「工事完了の報告」以外にも様々な役割があるため、正しく作成するのはもちろん、適切に管理する必要があるのです。
工事完了報告書の提出は義務？
工事完了報告書の提出義務は、法律上では定められていません。
しかし、官公庁から受注する場合は、工事完了報告書の提出が義務付けられていることが多いので、各自治体のホームページから制定の書式などを確認しましょう。また、工事後のトラブルを避けるためにも作成するのが安心です。
さらに、工事完了報告書には必ず提出期限があります。業者によってその期限は異なりますが、工事の規模が大きくなるほど報告書の作成に時間を要するため、余裕を持って作成する必要があります。
工事完了報告書を提出する流れ
建設業者が、工事完了報告書を提出する流れは以下の通りです。
- ステップ1：工事を請け負う
- ステップ2：工事が完了する
- ステップ3：工事完了報告書を作成する
- ステップ4：発注者に工事完了報告書を提出する
ただし、工事完了報告書を提出するときは「建物引渡に関する書類」や「建物完成状況に関する書類」もまとめて、発注者に提示しなければなりません。そのため、上記の書類をすぐに提出できる状態で、適切に管理しておきましょう。
工事・作業完了報告書に使える無料テンプレート・サンプル3選
以下では、工事・作業完了報告書のテンプレートやサンプルを紹介します。ExcelやWord形式となっているので、手軽にダウンロードして活用できます。
Excel｜建築業向けの工事完了報告書テンプレート
こちらは、「aippear（アイピア）」の工事完了報告書のExcelテンプレートです。
必要な項目がシンプルにまとまっており、見やすい報告書をつくれます。また、工事内容に番号を付けて記載するので、工事内容を分類して詳細に報告できるのです。
Excel｜施工図が描ける工事完了報告書テンプレート
こちらはExcelで作成した「フリーテンプレート」の工事完了報告書テンプレートです。
基本項目に加えて、施工図を描く欄もあるので、工事の内容をより詳細に報告できます。また、「お客様確認」の欄が設けられており、トラブルを未然に防げる点も便利です。
Word｜写真が貼れるシンプルな作業完了報告書テンプレート
こちらは、Wordで作成した「テンプレート倉庫」の作業完了報告書テンプレートです。
デザインがシンプルなため、カスタマイズしやすい点が特徴です。また、工事だけでなく、あらゆる作業の報告に対応できます。
【記入例あり】工事完了報告書の書き方
ここでは、工事完了報告書の書き方を解説します。記入例も参考にして、発注者へ過不足なく情報を伝えましょう。
工事完了報告書の基本項目
以下では、工事完了報告書の基本項目を紹介します。どのような様式であっても、以下の項目は必ず記載しなければなりません。
- 工期
- 工事費用（請負金額）
- 工事概要
- 工事業者および担当者名
まずは、工事を実施した期間を記載します。なお、長期間の工事のときは、着工日と完工日を記載しましょう。
契約時に定められた請負金額を記載します。また、領収書や納品書は忘れずに発行して、保管しておきましょう。
工事概要には、「工事をしたビル名」や「店舗名」などの現場の名称を記載します。また、実際に工事をした箇所については、どの部分をどのように工事したのかを具体的に示しましょう。
工事業者と担当者の名前を記載します。名前のほかに、会社印や個人印が必要なケースがあるので注意しましょう。
上の画像は、aippear（アイピア）のテンプレートを使用して作成した、工事完了報告書の記入例です。このように、基本項目を押さえて工事完了報告書をつくると、過不足なく情報を伝えられます。
必要に応じて記載すべき項目
以下では、必要に応じて記載すべき項目を紹介します。
- 工事完了写真
- 素材の詳細
発注者が工事完了写真の提出を求めるケースがあります。また、施工中の写真が必要になる場合もあるので、適宜写真を撮っておきましょう。
材料や素材の品質報告を求められることがあります。したがって、出荷証明書を取り寄せたり、工事中に写真を撮ったりするなどの対応が有効です。
このように、発注者の希望によって記載すべき項目が変わるため、打ち合わせ段階で報告書の内容もすり合わせておくことが重要です。
ただし、現場でスマホからExcelやWordに画像添付するのは難しいため、撮影した写真をスマホから簡単に添付できる「Stock」のようなツールの使用がおすすめです。
管理が大変？！Excel・Wordで工事完了報告書を作成するときの注意点
ExcelやWordは誰でも利用できる身近なツールであり、インターネット上にテンプレートも豊富に揃っています。そのため、工事完了報告書を作成する上では非常に便利です。
しかし、ExcelやWordで作成した工事完了報告書を共有するたびにメール添付が必要で手間がかかります。また、上司と工事完了報告書に関するやり取りをチャットツールでする場合、話題が混在し、必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。
したがって、ExcelやWordで作成した工事完了報告書を添付するだけで、自動で任意のメンバーに共有され、工事完了報告書に紐づくチャット機能が備わったITツールを導入すれば、スムーズな情報共有が実現できます。
【必見】工事・作業完了報告書を簡単に管理できるおすすめのツール
以下では、工事完了報告書を最も簡単に管理できるツールを紹介します。
工事完了報告書を、WordやExcelで作成すると、関係者に共有する場合に毎回メールに添付する手間が発生し、情報共有が非効率になります。また、工事完了報告書を各自のPCで管理すると、必要な時にどこにあるか分からず、探す手間がかかってしまいます。
そこで、ITツールを併用すれば、工事完了報告書をリアルタイムで共有することができ、必要な資料がすぐに見つかる仕組みを整えられます。ただし、操作が複雑なツールでは、メンバー全員が使いこなせない恐れがあるため、シンプルなツールを導入しましょう。
したがって、工事完了報告書の適切な管理に最適なのは、ファイルや画像などの情報を共有でき、WordやExcelファイルも簡単に添付できるITツール「Stock」一択です。
Stockに残した情報は、自動でチームメンバーへ共有されるため、メールに添付する手間がなく、スムーズに情報を共有できます。また、ファイル内までかけられる高精度な検索機能が備わっているため、見返したい工事完了報告書をすぐに見つけられます。
進捗共有から報告書の作成・管理まで1つのツールでできる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
工事完了報告書を作成・管理するときの3つのコツ
ここからは、工事完了報告書を作成・管理するときのコツを解説します。以下の内容を把握して、トラブルを未然に防ぎましょう。
（1）提出期限を確認する
報告書を書くときは提出期限に注意しましょう。
提出期限への遅れは企業全体の信用問題に関わるので、必ず期限を確認しましょう。とくに、多くの工事を抱える企業では、報告書の作成に抜け漏れが生じやすいので、適切な情報共有が必須です。
また、工事の実施中から工事の内容をメモしておけば、作成に時間がかかって期限に間に合わない事態を回避できます。
（2）作成後の管理を徹底する
工事完了報告書は、作成後の管理が重要です。
工事完了報告書は、工事完了の報告だけでなく、会計時やトラブル発生時の証明書にもなります。ただし、WordやExcelで作成・管理すると、膨大な量のファイルを管理しきれなくなり、目的の報告書をすぐに見つけられません。
そこで、ファイル内も検索できる「Stock」のようなアプリで工事完了報告書を管理しておけば、報告書を必要な時にすぐに探せるようになります。
（3）報告書の保存期間を確認する
報告書の保存期間は必ずチェックしましょう。
建設業法は、建設業者が書類や帳簿を原則5年間保存することを求めています。そのため、法律を遵守するために、それぞれの報告書の保存期間を正確に把握する必要があるのです。
したがって、資料をつくるときは作成日を必ず明記して「いつまで保存すべきか」が分かるように管理しましょう。
工事完了報告書の書き方やテンプレートまとめ
ここまで、工事完了報告書の書き方やおすすめのテンプレートを紹介しました。
工事完了報告書の作成にテンプレートを使えば、項目の抜け漏れがなくなるうえ、一から作成する手間も省けます。しかし、関係者に共有する場合、毎回メールに添付する手間が発生し、情報共有が非効率になります。
そこで、ITツールを併用すれば、工事完了報告書をリアルタイムで共有することができ、必要な資料がすぐに見つかる仕組みを整えられます。ただし、操作が複雑なツールでは、メンバー全員が使いこなせない恐れがあるため、シンプルなツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、テキストはもちろん、ファイルや写真などをリアルタイムで共有できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、報告書をはじめとする、さまざまな社内文書の管理を最適化しましょう。
