報告書をExcelやWordで作成・管理する場合、ノートのように直感的に書けなかったり、すぐに報告書を確認できなかったりする問題が発生します。そこで、クラウド型の報告書作成ツールを使えば、報告書業務における紙のデメリットを一度に解消できるのです。
しかし、「数ある報告書ツールのなかから、自社に合うものを見つけるのは難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Webで使えるクラウド型おすすめ報告書作成ツール8選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- クラウドツールを使って、報告書を作成する手間を軽減したい
- 報告書作成ツールを比較して自社に導入するものを決めたい
- 社内に定着する報告書作成ツールを探している
という担当者の方は、この記事を参考にすると報告書ツールの選定ポイントが分かり、自社に最適なツールを見つけられます。
目次
クラウド型の報告書作成ツールを使うメリット
ここでは、クラウド型の報告書作成ツールを使うメリットを紹介します。以下のメリットを明確にしておくことで、ツール導入時に、上司の承認・決裁が下りやすくなります。
共有にかかる手間が省ける
報告書作成ツールのメリットに「共有にかかる手間が省けること」が挙げられます。
ExcelやWordファイルで報告書を作成すると、共有にメールやチャットを使う必要があり、確認の際もいちいちダウンロードする手間がかかります。一方、クラウドツールであれば作成した報告書を離れた場所にいるメンバーにもweb上で簡単に共有できるのです。
このように、報告書作成ツールがあれば紙の報告書にかけていた手間がなくなり、スムーズな共有が実現します。
報告書へのアクセスが簡単になる
紙やExcelでの報告書と比較して、報告書へのアクセスが簡単になることもクラウドツールのメリットです。
紙で報告書を管理をする場合、内容や時系列ごとにファイリングしていても確認したい報告書の詳細な情報を覚えていなければ、探すのに時間がかかります。
一方、クラウドツールならオンラインですべての報告書を管理できるので、キーワードを入力するだけで必要な報告書をすぐ見つけ出せます。ただし、ツールによって検索精度に差があるので、機能性を考慮してツールを選びましょう。
クラウド型の報告書作成ツールを選定する3つのポイント
クラウド型の報告書作成ツールには多くの種類があります。そこで、以下のポイントを把握して、自社に適したツールを選定しましょう。
(1)円滑な情報共有ができるか
まずは、メンバー内で「円滑な情報共有ができるか」確認しましょう。
報告書の共有手段をひとつに絞ると情報を同じツール上で確認できるため、情報が散在せず、メンバー間の認識齟齬などのトラブルを防げます。また、リモートワークなどで遠方にいるメンバーでも簡単に情報を確認できるので、意思決定がスムーズです。
したがって、ツールを選ぶ際は報告書の作成〜共有までわかりやすい操作でスムーズに実行できるかを基準にしましょう。
(2)報告書を適切に管理できるか
「報告書を適切に管理できるか」も重視すべきポイントです。
報告書は作成して終わりではなく、作成後に見返して今後の業務改善につなげることが求められます。そのため、ツールを選ぶうえでは、報告書の作成のしやすさだけでなく「管理のしやすさ」にも注目しましょう。
具体的には、「添付ファイル内検索」や「自然言語検索」などの検索機能を備えたツールであれば、誰もが思い通りに検索して必要な情報を手に入れられるのです。したがって、検索性に優れたツールで報告書を管理しましょう。
(3)運用に手間がかからないか
ストレスなくツールを使うために「運用に手間がかからないか」も確認しましょう。
多機能なツールは操作が複雑になりやすく、使われないまま放置されて運用コストが無駄にかかりがちです。そのため、とくに全社で使うクラウド型報告書作成ツールを選ぶなら「ITに詳しくなくても報告書の作成・検索ができるツール」にすべきなのです。
たとえば、「ナレカン」のように報告書作成・共有・検索の操作がわかりやすいツールを導入すると、社内に浸透しやすくなります。
<比較表>おすすめのクラウド型報告書作成アプリ・ツール一覧
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。(左右にスクロールできます)
ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Slack | LINE WORKS | Pace | サイボウズOffice | 未来日報 | Web報告書クラウド | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
作成した報告書を整理して保管できるツール |
タスク機能付きの報告書作成・管理ツール |
世界最大規模のビジネスチャットツール |
ビジネスシーンに特化したLINE形式のツール |
集計機能から情報を可視化するツール |
マネジメントに役立つ機能を備えるツール |
顧客との関係構築に貢献するクラウドツール |
作業効率化に役立つ報告書自動作成ツール |
シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単
(大手~中堅企業向け) |
シンプルで簡単
(中小規模の企業向け) |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
編集履歴 |
【〇】
※履歴から過去のバージョンを復元可 |
【〇】
※履歴から過去のバージョンを復元可 |
【×】 |
【〇】
※確認できるのは最新30件のみ |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
グループ分け |
【〇】
※ファイル単位で分けられる |
【〇】
※ファイル単位で分けられる |
【〇】
※チャンネル単位で分けられる |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
機能がシンプルなので、報告書の分析機能はない |
メッセージが流れてしまう |
新メンバーは過去のやりとりが見れない |
チャット機能が不足している |
機能の使い勝手が被る |
画像やファイルの添付ができない |
製品に関する情報が乏しい |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月(月払い)〜 |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月(月払い)〜 |
・無料プランなし
・有料プランは550円(税込)/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月(月払い)〜 |
・無料プランなし
・有料プランは6,600円(税込)/月〜 |
・問い合わせが必要です |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Pace」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「未来日報」の詳細はこちら |
「Web報告書クラウド」の詳細はこちら |
上図のように、ツールによって機能性や注意点が異なるため、まずは無料トライアルで使い勝手を確認するのがおすすめです。
【無料あり】おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選
以下では、おすすめのクラウド型報告書作成ツールを8選ご紹介します。
ExcelやWordで報告書を作成・管理すると、確認にいちいちファイルをダウンロードしなければならず、共有しづらかったり作成後の管理が面倒だったりするので、ツールの活用が有効です。
また、報告書は社内の重要なナレッジとして、あとから振り返れるようにしておかなくてはなりません。そこで、「報告書を見やすく整理し、必要な情報がすぐに見つかる」ツールを選ぶと、管理まで効率化できます。
したがって、報告書作成・管理に使うべきなのは、報告書をシンプルな操作で作成でき、必要なときに過去の報告書へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には報告書ファイルを添付したり直接情報を書きこんだりできます。また、複数キーワード検索や添付ファイル内検索など精度とスピードを兼ね備えた検索機能で、欲しい情報にアクセス可能になるのです。
【ナレカン】作成した報告書を簡単に整理・保管できるツール
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】タスク機能付きの報告書作成・管理ツール
Stockは、中小規模企業向けのタスク機能付きの報告書作成・管理ツールです。
「Stock」には、報告書を記録する機能だけでなく、簡単に使える「タスク機能」も備わっています。そのため、たとえば「報告書を期日までに完成するようにタスクで管理する」といった使い方もできます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
※最低ご利用人数:5ユーザーから
【Slack】世界最大規模のビジネスチャットツール
Slackの特徴
- 多様な外部サービスと連携できる
- 報告書のトピックごとの整理できる
SlackはGoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trelloなど、さまざまな外部サービスと連携できます。
報告書に関連するメンバー、メッセージ、ファイルをすべて一箇所にまとめられて、トピックごとに整理できます。
Slackの機能
- Canvas機能
- Slack AI
- ハドルミーティング
Canvasは、ワークスペース上での流れやすい情報を、整理しておく役割をする機能です。そのため、議事録やTodoリストの作成・共有が可能なほか、掲示板としても使えます。
Slack AIがチャンネルやスレッドの要約をしてくれるので、流れてしまいがちな会話から必要な情報をキャッチアップできます。
Slack上でビデオ会議ができます。そのため、Zoomなどのほかのツールを使う必要がありません。
Slackの注意点
- 重要な情報を見逃してしまう恐れがある
- 添付ファイルのプレビュー機能が弱い
Slackではチャンネルと呼ばれるグループを簡単に作成できます。しかし、チャンネルが増えると、大切な報告を見逃す恐れがあります。
実際に利用しているユーザーの口コミでは、「添付データ(画像やPDF)のプレビュー機能がもっとよくなるといい」という声があります。(引用:ITreview)
Slackの料金
- フリー:無料
- プロ:1,050円/ユーザー/月(月払い)
- ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise Grid:要問い合わせ
※上記の有料プランに1,200円/ユーザー/月を追加することでSlack AIを利用可能
【LINE WORKS】ビジネスシーンに特化したLINE形式のツール
LINE WORKSの特徴
- LINEと同じ感覚で操作できる
- 社内・社外を問わずやりとりできる
LINEの機能やデザインを踏襲した部分が多いため、導入・運用にあたっての教育コストを削減できます。
LINE WORKSユーザーであれば、外部の関係者ともやりとりできます。
LINE WORKSの機能
- トーク
- 掲示板
LINEと同様にスタンプでのリアクションが可能で、気軽にコミュニケーションがとれます。
チャットのように情報が流れていかないので、メンバーが情報を見逃す可能性が低くなります。
LINE WORKSの注意点
- 過去のやりとりが見れない
- トークルームの管理が難しい
新しいメンバーが参加した場合、参加した以降の情報しか閲覧できません。そのため、報告内容や注意事項などを繰り返し伝えなければならず面倒です。
ユーザーの口コミでは「テーマ別にスレッド形式でまとめる機能があると助かる。部屋が乱立すると管理が大変です。特に案件を多くかかえる方にとっては、1つの部屋でいろんな内容がたくさんでてくることで発狂します。」という声が寄せられています。(引用:ITreview)
LINE WORKSの料金体系
- フリー:0円
- スタンダード:540円/ユーザー/月(月払い)
- アドバンスト:960円/ユーザー/月(月払い)
【Pace】集計機能から情報を可視化するツール
Paceの特徴
- 案件ごとの営業利益がリアルタイムで可視化できる
- 報告書から多角的な経営分析できる
案件の登録や報告書内容の入力によって、案件ごとの営業利益の数値がリアルタイムで可視化できます。
サービスや案件区分に応じた課題の特定ができるなど、多角的な経営分析が可能です。
Paceの機能
- 日報入力
- 作業分析
案件ごとの業務内容と作業時間の入力が可能です。そのため、案件に応じた工数原価を把握できます。
報告書に登録されたすべての業務内容を検索できるため、業務の進捗や課題の分析が可能です。
Paceの注意点
- チャット機能が不足している
- 専用のスマホ・タブレットアプリはない
分析や集計には優れていますがチャット機能が不足しているため、メンバーとの意思疎通は難しいと言えます。
専用のスマホ・タブレットアプリはないため、ブラウザ利用が前提となります。
Paceの料金体系
- 550円/ユーザー/月
【サイボウズOffice】マネジメントに役立つ機能を備えるツール
サイボウズOfficeの特徴
- 豊富なオプション連携ツールの完備
- リーズナブルな料金体系
「リモートサービス」や「セキュアアクセス」など、アクセスの利便性や安全性を高められるオプション連携ツールが充実しています。
クラウド版であれば初期費用無料、月額費用は500円/ユーザーから契約できます。
サイボウズOfficeの機能
- 報告書
- 掲示板
商談報告や議事録など、あらかじめ決めたフォーマットで作成・共有ができます。そのため、自由度が高すぎて、報告書を作成しづらいといった問題が発生しません。
任意のグループメンバーに報告できるほか、リアクション機能で円滑に社内コミュニケーションを図れます。
サイボウズOfficeの注意点
- 使い分けが複雑になる
- スマホでの操作がしづらい
サイボウズOfficeでは、報告書にファイルを添付することが可能です。しかし、「報告書」とは別に「ファイル管理」専用の機能もあるため、どちらで共有するか使い分けが複雑になる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「スマートフォンアプリもあるが、とても使いづらい。そのため、スマートフォンでパソコン版画面操作を行う必要が出てきてしまう。当然ながら小さい画面なのでご操作が頻発する」との声があります。(参考:ITreview)
サイボウズOfficeの料金体系
サイボウズOfficeのクラウド版には、以下2つのコースがあります。
- スタンダードコース:600円/ユーザー/月(月払い)
- プレミアムコース:1,000円/ユーザー/月(月払い)
ただし、いずれのプランも最低利用人数が5人〜になっています。
【未来日報】顧客との関係構築に貢献するクラウドツール
未来日報の特徴
- 顧客情報を管理できる
- リマインド機能がある
顧客情報を蓄積していくことで、自動的に顧客に関するデータが管理されます。
報告書にスケジュールを入力することで、自動的に次のアクションが作成されます。
未来日報の機能
- 報告書
- 顧客管理
チーム全体で日報を共有して、コメントを書き込めます。「イイネ!」アイコンやコメントで日報の評価ができます。
蓄積された顧客情報から検索機能によって目的の顧客に関する報告書へとアクセスできます。そのため、必要な情報を探す際の手間が省けます。
未来日報の注意点
- 画像やファイルの添付ができない
報告書に画像やファイルの添付ができないため、現場との連携を必要とする企業には不向きだと言えます。
未来日報の料金体系
- Aプラン(1~20ユーザ):6,600円/月
- Bプラン(21~50ユーザ):15,400円/月
- Cプラン(51~100ユーザ):28,600円/月
関連記事: 未来日報とは?機能や料金、評判まで紹介
【Web報告書クラウド】作業効率化に役立つ報告書自動作成ツール
Web報告書クラウドの特徴
- システムで自動的に報告書を作成できる
- 内部IDで簡単に管理できる
報告書に記載したい情報を入力すれば、自動的に体裁の整った報告書を作成できます。
Web報告書クラウドでアップロードした報告書には内部IDがつけられるため、識別・管理が簡単です。
Web報告書クラウドの機能
- 自動作成機能
- 承認フロー機能
- タイマー機能
報告書に記載したい内容を入力すれば、既定のフォーマットで報告書化されます。手間が削減できるうえ、ヒューマンエラーを防止できます。
社内に一斉配信する報告書は、承認フローで発行前に確認できるので、誤った情報のまま共有してしまう事態を回避できます。
タイマー機能によって、報告書を発信するタイミングを設定できるので、時計を都度確認したり待機していたりする煩わしさがなくなります。
Web報告書クラウドの注意点
- 製品に関する情報が乏しい
使い方のマニュアルや実際に利用したユーザーからの評判などといった情報が乏しく、導入を検討する場合は直接問い合わせる必要があります。
<Web報告書クラウドの料金体系>
- 料金は問い合わせが必要です。
おすすめのクラウド型報告書作成ツールまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選と、選定ポイントを中心にご紹介しました。
クラウドツールには、「リアルタイムで情報共有できる」「文書管理の煩雑さを解消できる」というメリットがあります。ただし、作成した報告書はもちろん、社内の重要な情報は「ナレッジ」として適切に管理しなければ、情報資産として活用できません。
したがって、報告書の作成・管理には、「フォルダや検索機能などの、情報管理機能が充実したツール」が必須です。また、共有や確認の手間がかからないツールでなければ、社内で活用されず、浸透しません。
結論、報告書の作成・共有には超高精度の検索機能で欲しい情報にすぐたどり着けて、報告書の作成・共有が簡単なツール「ナレカン」一択です。ナレカンはデータ移行支援などのサポートも充実しているので、ストレスなく利用を始められます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、報告書業務をはじめとした社内の情報共有を円滑にしましょう。