報告書を紙ベースで作成・管理する場合、保管場所が分散したり、離れた場所にいるメンバーとスムーズに共有できなかったりする問題が発生します。そこで、クラウド型の報告書作成ツールを使えば、報告書業務における紙のデメリットを一度に解消できるのです。
しかし、多くのツールがあるなかで「どのように選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型のおすすめ報告書作成ツール8選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 数あるクラウド型報告書ツールから、自社にマッチするものを選びたい
- クラウド型の報告書作成ツールを導入して、活発な情報共有を目指している
- ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるツールを探している
という担当者の方は、この記事を参考にすると報告書ツールの選定ポイントが分かり、自社に最適なツールを見つけられます。
目次
クラウド型の報告書作成ツールを使うメリット
ここでは、クラウド型の報告書作成ツールを使うメリットを紹介します。以下のメリットをあらかじめ社内に共有しておくと、導入後スムーズに社内へ浸透させられます。
リアルタイムで共有できる
報告書作成ツールのメリットのひとつに「リアルタイムで報告書を共有できること」が挙げられます。
紙の報告書はコピーして提出したり、FAXで送信したりしなければならず、共有までに時間がかかります。一方、クラウドツールであれば報告書をスマホやタブレットから手軽に作成して、離れた場所にいるメンバーにもweb上で簡単に共有できるのです。
このように、報告書作成ツールがあれば紙の報告書にかけていた手間がなくなり、スムーズな共有が実現します。
巨額の管理コストがかからない
紙媒体の報告書と比較して、管理コストがかからないこともツールのメリットです。
紙で書類管理をする場合、保管のためのスペース確保や物品費、プリンターの維持費などの金銭的コストがかかります。さらに、膨大な量の紙のなかから目的の書類を見つけられず、報告書を探すための時間的コストも大きくなりがちです。
一方、クラウドツールであればオンラインですべての報告書を管理できるので、紙での書類管理にかかっていたコストを軽減できます。ただし、クラウドツールであっても月額料金はかかるため、料金面も考慮しながらツールを選びましょう。
クラウド型の報告書作成ツールを選定するポイント
クラウド型の報告書作成ツールには多くの種類があります。そこで、以下のポイントを把握して、自社に適したツールを選定しましょう。
（1）円滑な情報共有ができるか
まずは、メンバー内で「円滑な情報共有ができるか」確認しましょう。
報告書に関わるスムーズな情報共有は、トラブル回避や迅速な意思決定につながるので、ビジネスにおいて重要です。
そして、報告書の共有手段をひとつに絞ると情報が分散しないため、メンバー間の認識齟齬などのトラブルを防げるのです。また、リモートワークなどで遠方にいるメンバーでも簡単に情報を確認できるので、意思決定がスムーズになります。
（2）報告書を適切に管理できるか
「報告書を適切に管理できるか」も重視すべきポイントです。
報告書は作成して終わりではなく、作成後に見返して今後の業務改善につなげることが求められます。したがって、ツールを選ぶうえでは、報告書の作成のしやすさだけでなく「管理のしやすさ」にも注目しましょう。
具体的には、フォルダで階層管理するツールであれば、報告書をテーマごとに分類して見やすく管理できます。また、高度な検索機能を備えたツールであれば、キーワードを入力するだけで目的の報告書がすぐに見つかるのです。
（3）運用に手間がかからないか
ストレスなくツールを使うために「運用に手間がかからないか」も確認しましょう。
多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、使われないまま放置されてしまい、運用コストだけがかかってしまいます。そのため、「ITに詳しくない従業員でも使えるツール」を選ぶ必要があるのです。
また、運用するうえでトラブルが発生した場合のサポート体制も重要です。ツールの選定においては、トラブルや分からないことがあったときに早急に対応してもらえるサポート体制があるかを確認しておきましょう。
たとえば、サポートが1営業日以内の対応である「Stock」のような情報管理ツールを使うと、ITに詳しくない方でも安心して運用できます。
【無料あり】おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選
以下では、おすすめのクラウド型報告書作成ツールを8選ご紹介します。
紙ベースで報告書を作成・管理すると、スムーズに共有できなかったり、甚大な管理コストがかかったりします。また、WordやExcelを使う場合も、共有にはメール等を介す必要があるうえ、ファイルを管理しきれず「どこにあるのか見つからない」と何分も探し続けることになるのです。
そこで、クラウド型の報告書作成ツールを導入すれば、テンプレート機能や情報管理機能で報告書の業務をスピーディーに進められます。ただし、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、ITに詳しくない社員が使いこなせません。
そこで、自社が選ぶべきツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるITツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはWordやExcel等のファイルを添付して簡単に報告書を作れるうえ、メンバーにリアルタイムで共有できます。また、「フォルダ」や「高度な検索機能」も備えているので、重要な書類や早急に確認したい書類へすぐにアクセスできるのです。
【Stock】報告書の作成から管理を最も簡単に効率化するツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Slack】世界最大規模のビジネスチャットツール
SlackはアメリカのSlack Technology社が運営している世界最大規模のクラウド型ビジネスチャットツールです。
Slackの特徴
- 多様な外部サービスと連携できる
- 報告書のトピックごとの整理できる
SlackはGoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trelloなど、さまざまな外部サービスとの連携できます。
報告書に関連するメンバー、メッセージ、ファイルをすべて一箇所にまとめられて、トピックごとに整理できます。
Slackの注意点
- 重要な情報を見逃してしまう恐れがある
- フリープランだとデータが消える
Slackではチャンネルと呼ばれるグループを簡単に作成できます。しかし、チャンネルが増えすぎてしまうと、大切な報告を見逃す恐れがあります。
Slackはフリープランであれば無料で使えますが、メッセージのデータが90日で消えてしまいます。
Slackの機能
Slackの主な機能は「チャンネル」「ハドルミーティング」です。
- チャンネル
- ハドルミーティング
プロジェクトごとに「チャンネル」を作成し、情報共有ができます。
Zoomなどのほかのツールを使わずにSlack上でミーティングができます。
Slackの料金
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【LINE WORKS】ビジネスシーンに特化したLINE
LINE WORKSはLINEのように使える、ビジネスシーンに特化したクラウドツールです。
LINE WORKSの特徴
- LINEと同じ感覚で操作できる
- 社内・社外を問わずやりとりできる
LINEの機能やデザインを踏襲した部分が多いため、導入・運用にあたっての教育コストを削減できます。
LINE WORKSユーザーであれば、外部の関係者ともやりとりできます。
LINE WORKSの注意点
- チャットが流れてしまう
- 既読機能を負担に感じる場合がある
LINEと同様にメッセージが次々と流れてしまうため、目的の報告をスムーズに見つけられない場合があります。
既読機能があるので、返信やリアクションをしなければならないと感じる場合もあるので注意が必要です。
LINE WORKSの機能
LINE WORKSの機能の主な機能は「トーク」「掲示板」です。
- トーク
- 掲示板
LINEと同様にスタンプでリアクションができます。
チャットでは見逃してしまう情報でも、特定のメンバーに知らせることができます。
LINE WORKSの料金体系
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月
- アドバンスト：960円/ユーザー/月
【Pace】集計機能から情報を可視化するツール
Paceは報告書の入力から、集計機能によって営業内容や営業利益の数値を可視化できるツールです。
Paceの特徴
- 案件ごとの営業利益がリアルタイムで可視化できる
- 報告書から多角的な経営分析できる
案件の登録や報告書内容の入力によって、案件ごとの営業利益の数値がリアルタイムで可視化できます。
サービスや案件区分に応じた課題の特定ができるなど、多角的な経営分析が可能です。
Paceの注意点
- チャット機能が不足している
分析や集計には優れていますがチャット機能が不足しているため、メンバーとの意思疎通は難しいと言えます。
Paceの機能
Paceの主な機能は「報告書入力」「作業分析」「集計機能」です。
- 日報入力
- 作業分析
- 集計機能
案件ごとの業務内容と作業時間を入力することで、案件に応じた工数原価を把握できます。
報告書に登録されたすべての業務内容を検索できるため、業務の進捗や課題の分析が可能です。
全体や個別での営業利益の集計ができ、どの案件区分または顧客から利益が出ているかを見える化できます。
Paceの料金体系
- 550円/ユーザー/月
【サイボウズOffice】マネジメントに役立つ機能を備えるツール
サイボウズOfficeはサイボウズが提供する、マネジメントやチーム力の強化を図るのに適したクラウドツールです。
サイボウズOfficeの特徴
- 豊富なオプション連携ツールの完備
- リーズナブルな料金体系
リモートサービスやセキュアアクセスなど、アクセスの利便性や安全性を高められるオプション連携ツールが充実しています。
クラウド版であれば初期費用無料、月額費用は500円/ユーザーから契約できます。
サイボウズOfficeの注意点
- 操作が複雑
機能が豊富なのでカスタムが自由にできますが、直感的に操作するのは難しい可能性があります。
サイボウズOfficeの機能
サイボウズOfficeの主な機能は「報告書」「掲示板」「ファイル管理」です。
- 報告書
- 掲示板
- ファイル管理
商談報告や議事録など、あらかじめ決めたフォーマットで作成・共有ができます。
任意のグループメンバーに報告できるほか、リアクション機能で円滑に社内コミュニケーションを図れます。
報告書のデータを共有でき、更新履歴管理機能によって文書を誤操作で上書きしてしまった場合も修正ができます。
サイボウズOfficeの料金体系
サイボウズOfficeのクラウド版には、以下2つのコースがあります。
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月
【未来日報】顧客との関係構築に貢献するクラウドツール
未来日報は、報告書の作成から顧客とのコミュニケーションがとれるクラウドツールです。
未来日報の特徴
- 顧客情報を管理できる
- リマインド機能がある
顧客情報を蓄積していくことで、自動的に顧客に関するデータが管理されます。
報告書にスケジュールを入力することで、自動的に次のアクションが作成されます。
未来日報の注意点
- 画像やファイルの添付ができない
報告書に画像やファイルの添付ができないため、現場との連携を必要とする企業には不向きだと言えます。
未来日報の機能
未来日報の主な機能は「報告書」「顧客管理」です。
- 報告書
- 顧客管理
報告書の共有によりチーム内からのリアクションを受け取れるほか、他のメンバーの報告書も見られます。
蓄積された顧客情報から検索機能によって目的の顧客に関する報告書へとアクセスできるほか、プライベートタグを付けることによって重要な文書を管理可能です。
未来日報の料金体系
- Aプラン（1～20ユーザ）：6,600円/月
- Bプラン（21～50ユーザ）：15,400円/月
- Cプラン（51～100ユーザ）：28,600円/月
【Web報告書クラウド】作業効率化に役立つクラウドツール
Web報告書クラウドは、高い拡張性を持つ報告書作成ツールです。
Web報告書クラウドの特徴
- システムで自動的に報告書を作成できる
- 内部IDで簡単に管理できる
報告書に記載したい情報を入力すれば、自動的に体裁の整った報告書を作成できます。
Web報告書クラウドでアップロードした報告書には内部IDがつけられるため、識別・管理が簡単です。
Web報告書クラウドの注意点
- 製品に関する情報が乏しい
使い方のマニュアルや実際に利用したユーザーからの評判などといった情報が乏しく、導入を検討する場合は直接問い合わせる必要があります。
Web報告書クラウドの機能
未来日報の主な機能は「報告書ひな形」「タイマー設定」「キャビネット整理」です。
- 報告書ひな形
- タイマー設定
- キャビネット整理
報告項目など報告様式をひな形として事前登録できます。
決まった送信日時があるときは、あらかじめ時間を設定しておくことで自動配信できます。
クラウド上にキャビネットを作成し、報告書だけでなくさまざまな電子ファイルを管理できます。
＜Web報告書クラウドの料金体系＞
- 料金は問い合わせが必要です。
【NipoPlus】テンプレートで簡単に報告書を作成できるツール
NipoPlusはテンプレートで簡単に報告書を作成できるクラウドツールです。
NipoPlusの特徴
- 報告書テンプレートを自由にカスタマイズできる
- 報告内容をもとにデータの集計やグラフ作成ができる
100種類以上の報告書テンプレートから、内容にマッチした仕様にカスタマイズできます。
集計機能やグラフ化により、チームのメンバーの営業利益などのデータが一目で把握できます。
NipoPlusの注意点
- フォルダ機能が乏しい
作成した日報の保存先は「受信BOX」「送信BOX」「下書きBOX」の3つのみなので、管理が煩雑になる可能性があります。
NipoPlusの機能
NipoPlusの主な機能は「報告書テンプレート」「報告書提出状況一覧」です。
- 報告書テンプレート
- 報告書提出状況一覧
100種類以上にわたる豊富なテンプレートが用意されており、項目に従うだけで報告書を作成できます。
報告書の提出状況を把握できるだけでなく、プレビュー機能で内容の修正も可能です。
NipoPlusの料金体系
- 無料プラン：無料
- 有料プラン：1,800円～/月
おすすめのクラウド型報告書作成ツールまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選と選定ポイントを中心にご紹介しました。
クラウドツールには「リアルタイムでの情報共有」や「文書管理の煩雑さを解消」というメリットがあります。しかし、報告書は作成後に適切に管理しなければ、情報資産として活用できないので注意しましょう。
したがって、報告書の作成・管理には「フォルダや検索機能などの情報管理機能が充実したツール」が必須です。ただし、多機能で操作が複雑なツールは使いこなすのが難しく教育コストがかかったり、結果として放置されたりしてしまいます。
以上のことから、自社が導入すべきなのは、報告書に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも効果的に報告書を作成・共有・管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、報告書業務をはじめとした社内の情報共有を円滑にしましょう。
