報告書をExcelやWordで作成・管理する場合、ノートのように直感的に書けなかったり、すぐに報告書を確認できなかったりする問題が発生します。一方、クラウド型の報告書作成ツールを使えば、報告書業務における紙のデメリットを一度に解消できるのです。
しかし、「数ある報告書ツールのなかから、自社に合うものを見つけるのは難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型のおすすめ報告書作成ツール8選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- クラウドツールを使って、報告書を作成する手間を軽減したい
- 報告書の作成におすすめのツールを厳選してほしい
- ツールの導入に不安があるので、解消したうえで運用を始めたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると報告書ツールの選定ポイントが分かり、自社に最適なツールを見つけられます。
目次
クラウド型の報告書作成ツールを使うメリット
ここでは、クラウド型の報告書作成ツールを使うメリットを紹介します。以下のメリットを明確にしておくことで、ツール導入時に、上司の承認・決裁が下りやすくなります。
リアルタイムで共有できる
報告書作成ツールのメリットのひとつに「リアルタイムで報告書を共有できること」が挙げられます。
紙の報告書はコピーして提出したり、FAXで送信したりしなければならず、共有までに時間がかかります。一方、クラウドツールであれば報告書をスマホやタブレットから手軽に作成して、離れた場所にいるメンバーにもweb上で簡単に共有できるのです。
このように、報告書作成ツールがあれば紙の報告書にかけていた手間がなくなり、スムーズな共有が実現します。
巨額の管理コストがかからない
紙媒体の報告書と比較して、管理コストが少なく済むこともツールのメリットです。
紙で書類管理をする場合、保管のためのスペース確保や物品費、プリンターの維持費などの金銭的コストがかかります。
一方、クラウドツールならオンラインですべての報告書を管理できるので、紙での書類管理にかかっていたコストを軽減できます。ただし、クラウドツールであっても月額料金はかかるため、料金面も考慮しながらツールを選びましょう。
クラウド型の報告書作成ツールを選定する3つのポイント
クラウド型の報告書作成ツールには多くの種類があります。そこで、以下のポイントを把握して、自社に適したツールを選定しましょう。
(1)円滑な情報共有ができるか
まずは、メンバー内で「円滑な情報共有ができるか」確認しましょう。
報告書の共有手段をひとつに絞ると情報が分散しないため、メンバー間の認識齟齬などのトラブルを防げます。また、リモートワークなどで遠方にいるメンバーでも簡単に情報を確認できるので、意思決定がスムーズになります。
このように、報告書に関わるスムーズな情報共有は、「トラブル回避」や「迅速な意思決定」につながるので、ビジネスにおいて重要です。
(2)報告書を適切に管理できるか
「報告書を適切に管理できるか」も重視すべきポイントです。
報告書は作成して終わりではなく、作成後に見返して今後の業務改善につなげることが求められます。したがって、ツールを選ぶうえでは、報告書の作成のしやすさだけでなく「管理のしやすさ」にも注目しましょう。
具体的には、フォルダで階層管理するツールであれば、報告書をテーマごとに分類して見やすく管理できます。また、高度な検索機能を備えたツールであれば、キーワードを入力するだけで目的の報告書がすぐに見つかるのです。
以上のように、フォルダ分けができて、使いやすい検索機能を備えたツールを使って、報告書を適切に管理しましょう。
(3)運用に手間がかからないか
ストレスなくツールを使うために「運用に手間がかからないか」も確認しましょう。
多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、使われないまま放置されてしまい、運用コストだけがかかってしまいます。そのため、「ITに詳しくない従業員でも使えるツール」を選ぶ必要があるのです。
また、運用するうえでトラブルが発生した場合のサポート体制も重要です。ツールを選ぶ際は、「トラブルや分からないことがあったときに早急に対応してもらえるサポート体制があるか」を確認しておきましょう。
たとえば、問い合わせに1営業日以内で返信があり、運用が軌道に乗るように支援していく専任サポートを受けられる「ナレカン」であれば、初めてITツールを利用する企業でも安心して始められます。
【無料あり】おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選
以下では、おすすめのクラウド型報告書作成ツールを8選ご紹介します。
ExcelやWordで報告書を作成・管理すると、共有しづらかったり作成後の管理が面倒だったりするので、ツールの活用が有効です。一方、昨今のツールでは、AI機能によって報告書の自動生成が可能になったとはいえ、情報の「確実性」「真実性」に懸念が残ります。
そのため、まずはAI機能の有無ではなく、社内の情報を「ナレッジ」として管理し、報告書に必要な情報を正確に拾える仕組みを整えましょう。ただし、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、ITに不慣れな社員でも使えるものでなくてはなりません。
そこで、自社が選ぶべきツールは、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方であれば、簡単に使いこなせるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、”ナレッジの書き込み”や”報告書の作成”にも活用でき、多階層の「フォルダ」で分けられるので、情報が入り乱れる心配もありません。また、精度の高い検索機能によって、重要な書類や早急に確認したい情報へすぐにアクセスできます。
【ナレカン】報告書をナレッジとして共有できるツール
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】報告書の作成から管理を最も簡単に効率化するツール
Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるシンプルな情報共有ツールです。
「Stock」
では、1フォルダ内であれば無料で何人でも招待できる『1フォルダゲスト権限』を利用できます。そのため、第三者への提出が求められる「SOC1」「SOC2」「SOC3」を提出するときにも役立ちます。
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【Slack】世界最大規模のビジネスチャットツール
Slackの特徴
- 多様な外部サービスと連携できる
- 報告書のトピックごとの整理できる
SlackはGoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trelloなど、さまざまな外部サービスと連携できます。
報告書に関連するメンバー、メッセージ、ファイルをすべて一箇所にまとめられて、トピックごとに整理できます。
Slackの機能
- Canvas機能
- ハドルミーティング
Canvasは、ワークスペース上での流れやすい情報を、整理しておく役割をする機能です。そのため、議事録やTodoリストの作成・共有が可能なほか、掲示板としても使えます。
Slack上でビデオ会議ができます。そのため、Zoomなどのほかのツールを使う必要がありません。
Slackの注意点
- 重要な情報を見逃してしまう恐れがある
- 検索機能が乏しい
- メッセージが流れてしまう
Slackではチャンネルと呼ばれるグループを簡単に作成できます。しかし、チャンネルが増えすぎてしまうと、大切な報告を見逃す恐れがあります。
ユーザーの口コミでは、「検索機能が弱いのが欠点」「添付ファイルの検索ができない」というように、欲しい情報をすぐに見つかられない点に不満の声が見られます。(引用:ITreview)
ユーザーの口コミでは「メッセージが次から次へと流れて行ってしまうため、過去のやり取りを探すのに苦労することがある」というように、チャットゆえの課題が指摘されています。(引用:ITreview)
Slackの料金
- フリー:無料
- プロ:1,050円/ユーザー/月(月払い)
- ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise Grid:要問い合わせ
【LINE WORKS】ビジネスシーンに特化したLINE
LINE WORKSの特徴
- LINEと同じ感覚で操作できる
- 社内・社外を問わずやりとりできる
LINEの機能やデザインを踏襲した部分が多いため、導入・運用にあたっての教育コストを削減できます。
LINE WORKSユーザーであれば、外部の関係者ともやりとりできます。
LINE WORKSの機能
- トーク
- 掲示板
LINEと同様にスタンプでのリアクションが可能で、気軽にコミュニケーションがとれます。
チャットのように情報が流れていかないので、メンバーが情報を見逃す可能性が低くなります。
LINE WORKSの注意点
- 過去のやりとりが見れない
- 関係ない情報まで出てくるが不便
新しいメンバーが参加した場合、参加した以降の情報しか閲覧できません。そのため、報告内容や注意事項などを繰り返し伝えなければならず面倒です。
ユーザーの口コミでは「関係のないメンバーの予定表まで出てくるため、いちいち各メンバーの空き状況がどうなっているかを何度も上下にスクロールして確認する必要があります」などの声が寄せられています。(引用:ITreview)
LINE WORKSの料金体系
- フリー:0円
- スタンダード:540円/ユーザー/月(月払い)
- アドバンスト:960円/ユーザー/月(月払い)
【Pace】集計機能から情報を可視化するツール
Paceの特徴
- 案件ごとの営業利益がリアルタイムで可視化できる
- 報告書から多角的な経営分析できる
案件の登録や報告書内容の入力によって、案件ごとの営業利益の数値がリアルタイムで可視化できます。
サービスや案件区分に応じた課題の特定ができるなど、多角的な経営分析が可能です。
Paceの機能
- 日報入力
- 作業分析
案件ごとの業務内容と作業時間の入力が可能です。そのため、案件に応じた工数原価を把握できます。
報告書に登録されたすべての業務内容を検索できるため、業務の進捗や課題の分析が可能です。
Paceの注意点
- チャット機能が不足している
分析や集計には優れていますがチャット機能が不足しているため、メンバーとの意思疎通は難しいと言えます。
Paceの料金体系
- 550円/ユーザー/月
【サイボウズOffice】マネジメントに役立つ機能を備えるツール
サイボウズOfficeの特徴
- 豊富なオプション連携ツールの完備
- リーズナブルな料金体系
「リモートサービス」や「セキュアアクセス」など、アクセスの利便性や安全性を高められるオプション連携ツールが充実しています。
クラウド版であれば初期費用無料、月額費用は500円/ユーザーから契約できます。
サイボウズOfficeの機能
- 報告書
- 掲示板
商談報告や議事録など、あらかじめ決めたフォーマットで作成・共有ができます。そのため、自由度が高すぎて、報告書を作成しづらいといった問題が発生しません。
任意のグループメンバーに報告できるほか、リアクション機能で円滑に社内コミュニケーションを図れます。
サイボウズOfficeの注意点
- 使い分けが複雑になる
- 機能の使い勝手が被る
サイボウズOfficeでは、報告書にファイルを添付することが可能です。しかし、「報告書」とは別に「ファイル管理」専用の機能もあるため、どちらで共有するか使い分けが複雑になる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「メッセージ機能は他のメールと機能が被ってしまうので、社内でどちらを使うか意思統一を図らないとメールをしても一向に返事が来ない」との声があり、機能によっては使い勝手が被る部分もあるようです。(参考:ITreview)
サイボウズOfficeの料金体系
サイボウズOfficeのクラウド版には、以下2つのコースがあります。
- スタンダードコース:500円/ユーザー/月(月払い)
- プレミアムコース:800円/ユーザー/月(月払い)
【未来日報】顧客との関係構築に貢献するクラウドツール
未来日報の特徴
- 顧客情報を管理できる
- リマインド機能がある
顧客情報を蓄積していくことで、自動的に顧客に関するデータが管理されます。
報告書にスケジュールを入力することで、自動的に次のアクションが作成されます。
未来日報の機能
- 報告書
- 顧客管理
チーム全体で日報を共有して、コメントを書き込めます。「イイネ!」アイコンやコメントで日報の評価ができます。
蓄積された顧客情報から検索機能によって目的の顧客に関する報告書へとアクセスできます。そのため、必要な情報を探す際の手間が省けます。
未来日報の注意点
- 画像やファイルの添付ができない
報告書に画像やファイルの添付ができないため、現場との連携を必要とする企業には不向きだと言えます。
未来日報の料金体系
- Aプラン(1~20ユーザ):6,600円/月
- Bプラン(21~50ユーザ):15,400円/月
- Cプラン(51~100ユーザ):28,600円/月
関連記事: 未来日報とは?機能や料金、評判まで紹介
【Web報告書クラウド】作業効率化に役立つ報告書自動作成ツール
Web報告書クラウドの特徴
- システムで自動的に報告書を作成できる
- 内部IDで簡単に管理できる
報告書に記載したい情報を入力すれば、自動的に体裁の整った報告書を作成できます。
Web報告書クラウドでアップロードした報告書には内部IDがつけられるため、識別・管理が簡単です。
Web報告書クラウドの機能
- 自動作成機能
- 承認フロー機能
- タイマー機能
報告書に記載したい内容を入力すれば、既定のフォーマットで報告書化されます。手間が削減できるうえ、ヒューマンエラーを防止できます。
社内に一斉配信する報告書は、承認フローで発行前に確認できるので、誤った情報のまま共有してしまう事態を回避できます。
タイマー機能によって、報告書を発信するタイミングを設定できるので、時計を都度確認したり待機していたりする煩わしさがなくなります。
Web報告書クラウドの注意点
- 製品に関する情報が乏しい
使い方のマニュアルや実際に利用したユーザーからの評判などといった情報が乏しく、導入を検討する場合は直接問い合わせる必要があります。
<Web報告書クラウドの料金体系>
- 料金は問い合わせが必要です。
<比較表>おすすめのクラウド型報告書作成アプリ・ツール一覧
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。(左右にスクロールできます)
ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Slack | LINE WORKS | Pace | サイボウズOffice | 未来日報 | Web報告書クラウド | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
報告書をナレッジとして共有できるツール |
報告書の作成から管理を最も簡単に効率化するツール |
世界最大規模のビジネスチャットツール |
ビジネスシーンに特化したLINE |
集計機能から情報を可視化するツール |
マネジメントに役立つ機能を備えるツール |
顧客との関係構築に貢献するクラウドツール |
作業効率化に役立つ報告書自動作成ツール |
自動生成機能
(AI機能) |
【×】 |
【×】 |
【〇】※ただし、現在は海外版のみ |
【×】※AI機能はあるが、自動生成向けではない |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
グループ分け |
【〇】※ファイル単位で分けられる |
【〇】※ファイル単位で分けられる |
【〇】※チャネル単位で分けられる |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
注意点 |
無料プランがない |
報告書の自動作成機能はない |
メッセージが流れてしまう |
過去のやりとりが見れない |
チャット機能が不足している |
機能の使い勝手が被る |
画像やファイルの添付ができない |
製品に関する情報が乏しい |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月(月払い)〜 |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月(月払い)〜 |
・無料プランなし
・有料プランは550円(税込)/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月(月払い)〜 |
・無料プランなし
・有料プランは6,600円(税込)/月〜 |
・問い合わせが必要です |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Pace」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「未来日報」の詳細はこちら |
「Web報告書クラウド」の詳細はこちら |
上図のように、ツールによって機能性や注意点が異なるため、まずは無料トライアルで使い勝手を確認するのがおすすめです。
とくに、AI機能によって報告書を自動生成できるツールは便利ではあるものの、「どのくらい正確な情報なのか」が分かりません。そのため、「AI機能があるから」という理由だけですぐに決定するのではなく、情報の精度を確かめたうえで導入すべきです。
おすすめのクラウド型報告書作成ツールまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選と、選定ポイントを中心にご紹介しました。
クラウドツールには、「リアルタイムで情報共有できる」「文書管理の煩雑さを解消できる」というメリットがあります。ただし、作成した報告書はもちろん、社内の重要な情報は「ナレッジ」として適切に管理しなければ、情報資産として活用できません。
したがって、報告書の作成・管理には、「フォルダや検索機能などの、情報管理機能が充実したツール」が必須です。ただし、多機能で操作が複雑なツールは使いこなすのが難しく、教育コストがかかったり、結果として放置されたりしてしまいます。
以上のことから、導入すべきツールは、社内の情報を正確かつ簡単に蓄積でき、欲しい情報にサクサクとたどり着けるシンプルなナレッジ管理ツール『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、報告書業務をはじめとした社内の情報共有を円滑にしましょう。