報告書をExcelやWordで作成・管理する場合、その場ですぐに作成できなかったり、提出された報告書を見落としていたりと問題が生じがちです。そこで、クラウド型の報告書作成・管理ツールを使えば、報告書業務における紙のデメリットを一度に解消できます。
しかし、「報告書ツ―ルを導入したいが、種類が多くどれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型のおすすめ報告書作成ツールランキングTOP7と選定ポイントを中心にご紹介します。
- クラウド型の報告書作成ツールを利用し業務を効率化したい
- 報告書作成ツールの選定ポイントを教えてほしい
- 自社に最適な報告書作成ツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールを見つけられるだけでなく、報告書を適切に管理する方法までわかります。
目次
クラウド型の報告書作成ツールを使う3つのメリット
ここでは、クラウド型の報告書作成ツールを使うメリットを紹介します。メリットを明確にしておけば、具体的な使用イメージができ、ツールを導入するのに上司の承認を得やすくなります。
（1）チームでの情報共有がスムーズになる
1つ目のメリットは、「報告書の共有がスムーズになる」点です。
ExcelやWordで報告書を作成した場合、チームでの共有に大変手間がかかり、確認するときも都度ダウンロードする必要があります。しかし、クラウドツールを使えば作成した報告書をWeb上で簡単に共有でき、場所や時間を問わず迅速に確認可能です。
このように、クラウド型の報告書作成ツールを活用することで、従来の紙やExcelによる報告書と比べて共有の手間を大幅に削減し、スムーズな情報共有を実現できます。
（2）必要な報告書や資料が瞬時に見つかる
2つ目のメリットは、「紙やExcelと比べて、必要な報告書や資料が瞬時に見つかる」点です。
紙で報告書を管理する場合、内容や時系列ごとにファイリングしていても、特定の報告書がどこに保管されているか覚えていなければなりません。そのため、報告書の内容を振り返るのに、時間がかかる場合があります。
一方、クラウドツールを利用すれば、すべての報告書をオンライン上で一元管理できるため、キーワードを入力するだけで必要な報告書を瞬時に見つけられます。ただし、ツールによって検索機能の精度に差があるため、選定時には機能性を考慮しましょう。
（3）テンプレートを利用できる
3つ目のメリットは、「テンプレートを利用して、作成時間を短縮できる」点です。
多くのクラウドツールでは、テンプレートがあらかじめ用意されていたり、自作したものを登録できたりします。これらを活用すれば、毎回ゼロから報告書を作成する手間が省けるうえ、フォーマットを統一できるので質の標準化にもつながります。
報告書の作成時間を短縮できれば、その他の業務に時間を割けるため、業務全体の効率を向上させることもできるのです。
無料あり！おすすめのクラウド型報告書作成ツールランキングTOP7
以下では、おすすめのクラウド型報告書作成ツールランキングTOP7をご紹介します。
ExcelやWordで報告書を作成すると、共有に別ツールを使用したり、確認のためにファイルをダウンロードしたりと手間がかかります。そこで、ITツールを導入すれば、報告書の作成と共有を一つのツール内で完結させることが可能です。
また、報告書の数が増えると、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうので、十分な検索機能が必要です。ただし、多機能なツールでは社内に浸透しないので、「必要な機能に過不足ないシンプルなツール」を選定しましょう。
結論、報告書の作成・管理には、導入して即日使いこなせるほど操作が簡単なうえ、報告書の作成・管理・共有を一元化できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」で作成した報告書は、任意のメンバーにすぐに共有されるうえ、案件ごとに「フォルダ」を分けて管理できるので便利です。また、ノートに紐づく「タスク」によって報告書の提出漏れを防ぎつつ、報告書に起点したタスク管理が可能になります。
1位：【Stock】シンプルな操作性の中小企業向け報告書作成・管理ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位：【Slack】状況に応じた業務報告ができるビジネスチャットツール
Slackの特徴
- 多様な外部サービスと連携できる
- 報告書のトピックごとに整理できる
SlackはGoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trelloなど、多様な外部サービスと連携できるので、逐一アプリを切り替える手間を減らせます。
報告書に関連するメンバー、メッセージ、ファイルを「チャンネル」ごとにまとめられ、トピックごとに一か所で管理できます。
Slackの機能
- Canvas機能
- Slack AI
- ハドルミーティング
Canvasは、ワークスペース上での流れやすい情報を整理しておける機能です。議事録や数値データなど報告書に必要なデータを一箇所に集約できるため、報告書作成の効率化に役立ちます。
Slack AIがチャンネルやスレッドの要約をしてくれるので、流れてしまいがちな会話から必要な情報をキャッチアップできます。ただし、有料オプションであるため注意が必要です。
Slack上では、DM（1対1での報告）、チャット（グループでの報告）のほか、ハドルミーティング（音声での報告）も可能です。そのため、状況に応じて最適な報告ができます。
Slackの注意点
- 重要な情報を見逃してしまう恐れがある
- 目的のチャンネルを探すのが面倒
Slackではチャンネルと呼ばれるグループを簡単に作成できます。しかし、チャンネルが増えると情報管理が煩雑になりやすく、大切な報告を見逃す恐れがある点に注意が必要です。
利用するユーザーからは、「似たような名前のチャンネルを識別するのが難しく、サイドバーをスクロールしながら目的のチャンネルを探す作業が面倒くさく感じることがある」という声があがっています。（参考：ITreview）
Slackの料金
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise +：要問い合わせ
※上記の有料プランでは、Slack AIが利用可能
3位：【LINE WORKS】ビジネスシーンに特化したLINE形式のツール
LINE WORKSの特徴
- LINEと同じ感覚で操作できる
- 社内・社外を問わずやりとりできる
LINEの機能やデザインを踏襲した部分が多いため、導入・運用にあたっての教育コストを削減できます。
LINE WORKSユーザーであれば、外部の関係者とも手間なくやりとりできます。
LINE WORKSの機能
- トーク
- 掲示板
LINEと同じような操作感でのチャットが可能です。ファイルの送信が可能なので、作成した報告書をそのまま送付でき、その場で内容に関するやり取りが可能です。
チャットでは流れがちな情報を掲示板に投稿することで、メンバーの見逃しを防止できます。また、管理者は掲示板別に閲覧・編集権限を設定できるため、用途に合わせて利用可能です。
LINE WORKSの注意点
- 過去のやりとりが見れない
- 容量制限がある
新しいメンバーが参加した場合、参加した以降の情報しか閲覧できません。そのため、報告内容や注意事項などを繰り返し伝えなければならず面倒です。
ユーザーの口コミでは、「容量制限があるため、写真のやりとりなどには注意が必要。写真管理などがしやすいフォルダなどができるとありがたい。」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
LINE WORKSの料金体系
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
4位：【Pace】集計機能で情報を可視化するツール
Paceの特徴
- 案件ごとの営業利益がリアルタイムで可視化できる
- 日報をもとにデータを集計できる
案件の登録や報告書内容の入力によって、案件ごとの営業利益の数値をリアルタイムで可視化できます。
日報に登録された案件データをもとに、メンバーごとの作業の合計時間や累積時間をグラフ化できます。また、ランキング形式で案件のワースト・ベスト5も表示することができ、利益を生み出せているかがすぐにわかります。
Paceの機能
- 日報入力
- 作業分析
案件ごとの業務内容と作業時間の入力が可能です。そのため、案件に応じた工数原価を把握でき、これらの情報を報告書に組み込んで内容を充実させられます。
報告書に登録されたすべての業務内容を検索できます。そのため、業務内容や進捗を分析し、課題を洗い出すことが可能です。
Paceの注意点
- ファイルの添付ができない
- 専用のスマホ・タブレットアプリはない
- チャット機能が不足している
Paceは日報作成をメインとした工数管理ツールです。画像のようにテキストベースの記録のみで、ファイルや写真の添付が出来ない点に注意しましょう。
専用のスマホ・タブレットアプリはないため、ブラウザ利用が前提となります。したがって、移動中や外出先での利用には向いていない点に注意しましょう。
分析や集計には優れていますが、チャット機能が不足しているためメンバーとのやり取りには他ツールを並行して使う必要があります。
Paceの料金体系
- 550円/ユーザー/月
5位：【サイボウズOffice】チームの「報・連・相」をスムーズにするツール
サイボウズOfficeの特徴
- 豊富なオプション連携ツールを完備
- リーズナブルな料金体系
「リモートサービス」や「セキュアアクセス」など、アクセスの利便性や安全性を高められるオプション連携ツールが充実しています。
クラウド版であれば初期費用無料、月額費用は600円/ユーザーから契約できます。
サイボウズOfficeの機能
- 報告書
- 掲示板
商談報告や議事録など、あらかじめ決めたフォーマットで作成・共有ができます。そのため、“自由度が高すぎて報告書を作成しづらい”といった問題が発生しません。
プロジェクトの進捗状況や関連資料などを掲示板に一箇所に集約できるため、報告書作成に必要な情報を収集する手間が省けます。
サイボウズOfficeの注意点
- 使い分けが複雑になる
- 検索機能が不十分
サイボウズOfficeでは、報告書へのファイル添付が可能です。しかし、「報告書」とは別に「ファイル管理」専用の機能もあるため、どちらで共有するか使い分けが複雑になる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは、「メッセージや掲示板の検索の機能がいまいちで，and or や並び替えやフィルタリングを組み合わせて使いたいが，融通が効かない場合が多い。」という声があります。（参考：ITreview）
サイボウズOfficeの料金体系
サイボウズOfficeのクラウド版には、以下2つのコースがあります。
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
ただし、いずれのプランも最低利用人数が5人〜である点に注意が必要です。
6位：【Notion】AIを活用した多機能なオールインワンメモアプリ
Notionの特徴
- アクセス権限を設定できる
- テンプレート機能がある
「フルアクセス」「編集」「コメント」「読み取り」「アクセス不可」の5つのアクセス権限があり、安心して情報を管理することが可能です。
多くのテンプレートが用意されており、報告書、プロジェクト管理、カレンダーなど、様々な用途ですぐに使い始めることができます。
Notionの機能
- ドキュメント機能
- AIで議事録を作成し要約できる
ノート形式で情報を整理できます。また、チームでの共同編集が可能なので、報告書や議事録などをスムーズに作成できます。
アップグレードしてAIを使えば、議事録を作成し要約もできます。過去の議事録を検索することも可能です。
Notionの注意点
- モバイル版が使いづらい
- 多機能で慣れるのに時間がかかる
ユーザーの口コミでは「モバイル版での表示や編集がデスクトップ版と完全一致しない部分があり、操作感の統一性が向上するとさらに便利です。」という声が寄せられています。（参考：ITreview）
ユーザーの口コミでは「最初は操作や構成の理解に少し時間がかかりました。初期学習のハードルがさらに下がると、より多くの人が使いやすくなると思います。」という声が寄せられています。（参考：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円
- プラス：2,000円/メンバー/月（月払い）
- ビジネス：3,800円/メンバー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
7位：【Web報告書クラウド】作業効率化に役立つ報告書自動作成ツール
Web報告書クラウドの特徴
- システムで自動的に報告書を作成できる
- 内部IDで簡単に管理できる
報告書に記載したい情報を入力するだけで、自動的に体裁の整った報告書を作成できます。そのため、効率的に報告書を作成できるだけでなく、誤字脱字などのミスも防止できるのです。
Web報告書クラウドでアップロードした報告書には内部IDがつけられるため、識別・管理が簡単です。
Web報告書クラウドの機能
- 承認フロー機能
- 報告書ひな形機能
社内に一斉配信する報告書は、承認フローで発行前に確認できるので、誤った情報のまま共有してしまう事態を回避できます。
報告項目などの報告様式をひな形として事前登録できるため、毎回ゼロから報告項目を設定する手間が省けます。
Web報告書クラウドの注意点
- 製品に関する情報が乏しい
使い方のマニュアルや実際に利用したユーザーからの評判などといった情報が乏しく、導入を検討する場合は直接問い合わせる必要があります。
＜Web報告書クラウドの料金体系＞
- 料金は問い合わせが必要です。
＜比較表＞おすすめのクラウド型報告書作成ツールランキング一覧
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| 1位：Stock | 2位：Slack | 3位：LINE WORKS | 4位：Pace | 5位：サイボウズOffice | 6位：Notion | 7位：Web報告書クラウド | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
シンプルな操作性の報告書作成・管理ツール |
状況に応じた業務報告が可能なビジネスチャットツール |
ビジネスシーンに特化したLINE形式のツール |
集計機能で情報を可視化するツール |
チームの「報・連・相」をスムーズにするツール |
AIを活用した多機能なオールインワンメモアプリ |
作業効率化に役立つ報告書自動作成ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単
（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
|
タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| グループ分け |
【〇】
※ファイル単位で分けられる |
【〇】
※チャンネル単位で分けられる |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
重要な情報を見逃してしまう恐れがある |
新メンバーは過去のやりとりが見れない |
チャット機能が不足している |
検索機能が不十分 |
多機能で慣れるのに時間がかかる |
製品に関する情報が乏しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランなし
・有料プランは550円（税込）/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円（税込）/ユーザー/月〜 |
・問い合わせが必要です |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Pace」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Web報告書クラウド」の詳細はこちら |
上図のように、ツールによって機能性や注意点が異なるため、まずは無料トライアルで使い勝手を確認するのがおすすめです。
クラウド型報告書作成ツールを選定する3つのポイント
ここでは、クラウド型の報告書作成ツールを選定するポイントを3つご紹介します。さまざまな種類があるため、以下のポイントを参考に自社に適したツールを選びましょう。
（1）無料で使える期間はあるか
1つ目のポイントは、「無料で使える期間やプランはあるか」です。
報告書作成ツールのなかには、機能が豊富な反面、すべてを使いこなせなかったり、操作が複雑だったりするものがあります。そのため、導入前に無料で使えるツールならば、使用感を事前に試せるので無駄なコストを抑えられるのです。
ただし、無料プランは有料プランに比べて使えない機能や容量制限がかかっている場合があるので、使用する前に把握しておきましょう。
（2）検索精度は十分か
2つ目のポイントは、「報告書の検索精度は十分か」です。
報告書は作成して終わりではなく、あとから見返して今後の業務改善につなげる役割もあります。そのため、「蓄積された情報から必要な情報をすぐに見つけられる検索性」が必須です。
たとえば、「複数キーワード検索」や「タグ検索」を備えたツールなら、目的の報告書だけでなく関連情報も効率的に探せます。また、ストレスなく必要な資料が取り出せるように、サクサク検索できる「ヒット率のよさ」も重要な要素です。
（3）報告書の提出を定着させられるか
3つ目のポイントは、「報告書の提出を定着させられるか」です。
報告書をすぐに提出する体制が構築されていないと、「先週までの報告書が作成されていない」「報告書の共有を忘れていた」という事態が生じかねません。そのため、報告書の提出をタスクとして登録できるツールがおすすめです。
たとえば、タスクの担当者や日付まで細かく設定できる「Stock」のようなツールなら、期日が近づくと「通知機能」で知らせてくれるので、報告書の提出忘れを減らせます。
報告書を作成・管理するときの3つの注意点
ビジネスにおける報告書は、ただ作成して保存するだけでは、本来の価値を十分に引き出せません。以下の3点を意識すると、報告書がよりわかりやすく管理しやすいものになります。
- 目的と内容を明確にする
報告書は記録や情報共有を目的としているので、「なぜ書くのか」「何を伝えるのか」を必ず意識して作成しましょう。
- 一貫したフォーマットを使用する
報告書の形式を統一すると、読み手が情報を見つけやすく、内容をスムーズに理解できます。そのため、テンプレート機能を備えている「Stock」のようなツールを導入し、フォントやレイアウト、見出しなどに一貫性を持たせましょう。
- 情報の保管方法を工夫する
報告書を適切に保管すると、後の振り返りと情報の更新が容易になります。そのため、ファイル名やフォルダ名にルールを定め、目的の報告書にスムーズにたどり着けるようにしましょう。
これらのポイントを守ることで、報告書の質が向上し、社内のコミュニケーションも円滑になります。報告書は「作って終わり」ではなく、「使って生かす」ことで真価を発揮するのです。
おすすめのクラウド型報告書作成ツールまとめ
ここまで、おすすめのクラウド型報告書作成ツールランキングTOP7と、選定ポイントを中心にご紹介しました。
クラウドツールには、「リアルタイムで情報共有できる」「文書管理の煩雑さを解消できる」というメリットがあります。ただし、作成した報告書や資料は、あとから簡単に見返せる状態で保管できていなければ意味がありません。
そこで、報告書を見やすく整理して管理するだけではなく、検索機能で欲しい情報にピンポイントでアクセス可能なツールを導入すべきです。
結論、報告書の作成・管理には、2階層の「フォルダ」で案件ごとに整理できるうえ、絞り込み検索が可能なツール『Stock』一択です。Stockは、スマホやタブレットでもストレスなく使えるので、営業や出張先、現場作業の方にも重宝されています。
ぜひ「Stock」を導入して、報告書業務をはじめとした社内の情報共有を円滑にしましょう。
