業務上発生するファイルはその重要度に関わらず適切な管理を行う必要があり、万が一にでも紛失してしまうような事態を避けなくてはなりません。
 
そのため、たとえ重要度が高くないファイルであったとしても処分されるまでストレージに保管されている状態がベストです。しかし、社内のファイル管理が属人化しており、ファイル紛失のリスクを感じているもののどこから手を付けるべきか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、生産性をあげるためにファイル管理で押さえるべきポイントから、ファイル管理における3つのNG行為までを解説していきます。
 
  • 社内のファイル管理方法が確立していないのでリスクを感じている
  • 属人化したファイル管理を統一したい
  • ファイル管理が煩雑となっており、非効率である現状を打破したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、効率的なファイル管理の方法が理解でき、適切な管理方法を社内に定着させられます。


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ファイル管理とは

ファイル管理とは、PCやスマホに保存されているファイルを適切に保存し、いつでも探し出せるように整理することを言います。
 
企業が営業活動を続けていると日々取り扱うファイル数は増えていきます。こうして増えていったデータを整理せずにそのままにしておくと、次第に管理しきれなくなり、いつのまにか紛失するという事態が起こりかねません。
 
企業が取り扱うファイルは、企業にとっては重要な情報資産のひとつです。情報の紛失を防ぐためにもファイル管理を行い、社内に存在するファイルを整理しましょう。


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適切なファイル管理を行うための前提条件とは

ファイル管理の基本の考え方は、フォルダ単位でファイルを分類し、それぞれ適切なフォルダにファイルを保存していくというものです。
 
そのため、前提条件として「何を基準にフォルダ分類をするか」という点が重要になります。分類を考える時に迷う場合は、人がファイルを探すときに意識するポイントである「作成時期」「誰向け」「目的」を基準として考えましょう。
 
このとき「画像」や「動画」などの種類での分類は行わないよう注意します。種類での分類は一見分かりやすく思えますが、そのフォルダ内に自由に動画ファイルや画像ファイルが保管されることを想定すれば、検索性の低さが理解できるでしょう。
 
形だけのファイル管理とせず、実用的な管理体制を構築するためにも、たとえば「クライアントごとに分類し、そこに関連する画像を整理する」というように定めておきます。
 
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生産性を上げるために必要な5つのポイント

以下ではファイル管理によって生産性を上げるための5つのポイントについて解説します。ポイントを押さえて管理を行えば、より実用的な運用体制が確立できます。

ファイルの名前にルールを決める

データの名前にルールがあると、使用する際にも分類する際にも非常に便利です。しかし、データの作成者が好きなように名前付けをしていては検索性が低くなります。
 
検索性を高めるためにも、ファイル名は「いつ」「誰(どのクライアント)に対して」「何のために作成したファイル」かがわかるように統一しましょう。自社に一番馴染やすいルールで統一すべきですが、迷う際は以下のようなルールの設定をおすすめします。
 
  • 英数字は半角に統一する
    英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内のデータが見やすくなります。
  •  
  • バージョン管理は数字2桁で管理する
    ファイル名には【最終】や【修正済み】をつけてバージョン管理をするのではなく、数字2桁でつけていきます。数字2桁にするとどれが最新かわかりやすくなるうえ、ファイルの重複が防げます。
  •  
  • 日付+種類で統一
    ファイル名を「日付+種類」の形式で記載すると、ファイル名順に変更した際に、更新順に並ぶので最新のファイルを見つけやすくなります。
  •  
  • ハイフンもしくはアンダーバーどちらにするか
    ファイル名に使う記号をハイフンかアンダーバーかを統一します。バージョン管理での数字表記のほか、番号によってファイル種別を変更する際にも役立ちます。

フォルダの分け方のルールを決める

ファイル自体のルールを決めたら、フォルダにも同様にルールを設定しましょう。
 
まずはフォルダ名の先頭に通し番号を振ります。通し番号を振ると、通し番号の数字に基づいてフォルダが表示されるため、並び順が自由に設定できるようになります。
 
ただし、この際「01_」「02_」のように1の位を0以外にしてはいけません。連続して通し番号を振ると、後から作成したフォルダの間に新規フォルダを差し込む場合に不便になるからです。長期的な運用の際に余計な手間をかけないよう、あらかじめフォルダ間の番号にはゆとりを持たせておきます。
 
通し番号の次はフォルダそのものの名前を決めていきます。クライアントや地域、仕事の内容ごとに分類し一目でそのファイルが何か分かるように分類しましょう。

タグを使う

ファイルの持つ属性に合わせて任意のタグをつければ、ファイルを属性ごとに検索できます。
 
タグ機能は、Windowsでは標準機能として搭載されていますが、設定できるデータには指定があるため、自由度はあまり高くはありません。
 
したがって、タグを利用したい場合はファイルをタグ管理できるソフトの利用、またはデータに対してタグの設定ができるITツールの利用がおすすめです。

フォルダの階層を深くしすぎない

フォルダの階層とはフォルダのなかにさらにフォルダを作成して、ひとつのフォルダに存在するデータを絞るようなシステムを指します。
 
フォルダによってファイルの整理を細分化していくことでわかりやすい整理ができます。しかし、階層を深くしすぎてしまうと、必要なファイルに辿りつきづらくなり、結果として作業効率の低下に繋がりかねません。
 
フォルダの階層が深いと目的のファイルを探すときだけでなく、分類するときも大変です。「作成したファイルをどこに格納していいのかわからない」という事態を防ぐためにも、フォルダの階層は作るとしても、3階層ほどにとどめておきましょう。

不要なファイルは定期的に削除する

パソコン内のデータは定期的に断捨離を行い、不要なデータを処分しましょう。管理されていない不要なファイルは容量を圧迫するだけでなく、視覚的にも紛らわしいためミスの原因にもなります。
 
とくに、作業が進むごとに保存していた旧ファイル、同じファイルを複数回ダウンロードした結果重複しているデータなどは保管していても意味がないので、定期的な削除が必要です。
 
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ファイル管理が適切にできない3つのNGな状態とは

ここでは、ファイル管理において適切な管理ができなくなってしまう3つのNG行動について解説します。自社に該当する点があればこのタイミングで是正しましょう。

ファイルを無造作にデスクトップに保管する

ファイルがデスクトップ上に無造作に保管されている状況は、データが増えて管理が煩雑になる原因となります。
 
よくあるケースとしては「一時的に保管するつもりでデスクトップに保存したものの、作業後もデータが残ったままになっている」「アクセス頻度が多いファイルなのですぐにアクセスしたくてデスクトップに表示した」というものです。
 
こうした状況を許してしまえば、デスクトップ上にファイルが保存され続けることになり、ファイル管理が正しく行えなくなります。
 
そのため、一時的なファイルの保管は「一時保存フォルダ」内への保存を、利用頻度の高いファイルはショートカットの設置などを行いデスクトップ上にファイルがない状態を常に維持しましょう。

わかりづらいファイル名に設定する

ファイル管理が煩雑となるケースにありがちなのが、ファイル名にわかりにくい名前をつけるというものです。
 
たとえば、ファイル名が「報告書(最新)_01」「報告書(最新)_01_〇〇修正」などになっている場合、ファイル名が似通っているため目的とは違うファイルを編集してしまうリスクもあります。
 
ファイル名で最も大事なのは、ファイルのステータスが名前を一目見ればわかるという点です。
 
そのため、初めて見た人が混乱するようなワードは避け、「日付+種類+(必要に応じて)バージョン管理」のルールで運用しましょう。

ダウンロードファイルが散在する

パソコンを利用すると、日々さまざまなデータをダウンロードする機会があります。
 
初期設定では、ファイルはピクチャーフォルダやダウンロードフォルダなど、ファイル管理フォルダとは異なった場所に保存されるようになっています。しかし、ダウンロードしたデータをそのまま整理せずにいれば、データが紛失したり探す時間が大幅に取られてしまったりする問題に繋がりかねません。
 
こうした事態を防ぐためにも、「ファイルをダウンロードする際には保存場所を定めて置き、それぞれ適切な場所に保管する」「ダウンロード後、不要な場合はすぐに削除する」などの管理を行いましょう。


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ファイル管理にはITツールが必須な理由

ファイル管理を行う際に、多くのひとが思いつくのが社内サーバー内でファイル管理を行う方法ではないでしょうか。しかし、社内サーバー内でのファイル管理は、社内ネットワーク上からしかアクセスできないというデメリットがあります。
 
ファイル管理は、単にファイルを保存するだけではなく、保存されたファイルを探し出して活用してはじめて意味を持ちます。すなわち、場所を問わずに利用できる環境が構築されてこそファイル管理の効果が発揮できるのです。
 
したがって、ファイル管理は場所と時間を問わず利用できるITツールによって行う必要があります。
 
ITツールでは、インターネット環境があれば誰でも場所を問わずに格納されているファイルの閲覧・編集が可能です。出先や自宅からでもファイルの共有が行えるため、より効率的に業務を進められるようになります。


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適切なファイル管理に必須のITツールとは

以下では、誰でも今日から適切なファイル管理を実現できるITツールをご紹介します。
 
ITツールの利用でファイル管理はより効率化できます。しかし、ITツールであればどのツールであってもすぐに業務効率が向上するとは言えません。
 
なぜなら、社内にはさまざまなITリテラシーを持った社員がいるため、すべての社員が十分に活用できるツールでなければ「よくわからないから利用しない」という事態に陥りかねないからです。
 
ファイル管理は管理者だけで行うものではなく、社員が一丸となって取り組むべき内容です。誰か1人でもツールが使えない社員がいれば、ファイル管理が正しく行われているとは言えません。したがって、ツールの社内浸透を促進するためにも、導入するツールは直感的に利用できるわかりやすいツールが必須なのです。
 
今回ご紹介する「Stock」は、ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせるほど簡単な操作が人気の情報共有ツールです。
 
ノートに直接記載する、またはノートにファイルを添付するだけでファイル共有が行えます。万が一操作が不明な場合でも、サポートが1営業日以内に回答してくれるため安心して利用できます。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ファイル管理のポイントまとめ

ここまで、ファイル管理の概要から生産性を上げる管理のコツ、NGな状態についてご紹介しました。
 
ファイル管理は作成した・されたファイルを単にフォルダで管理しておくだけではなく、情報として活用できるように整理しておく必要があります。そのためには後から情報が振り返りやすいように管理できるITツールが必要不可欠です。
 
しかし、ファイル管理のために大企業などが導入するような「有名で多機能なツール」を導入しても、社員のリテラシーによっては十分に使いこなせない可能性があります。
 
したがって、導入するツールが「理解できるか」という点は、ITツールに慣れている管理者層ではなく、現場サイドにまで目を向けて確認しなくてはなりません。
 
ご紹介したツールのStockは非IT企業向けに設計されているので、誰でも導入したその日から適切なファイル管理ができるほどシンプルなツールです。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のファイル管理を効率化し、「情報が見つからない」というストレスを解消しましょう。
 
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