「デスクトップにファイルが溢れている」
「貰ったはずのデータがどこかにいってしまった」
「作ったデータが見当たらない」
 
そんなお悩みはありませんか?
 
今回の記事では、そうしたお悩みを解決するために「ファイル管理」という方法をご紹介します。
 
正しい方法でファイル管理を行い、作業の効率を向上させましょう。
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!


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ファイル管理とは

ファイル管理の目的

ファイル管理とは、パソコンなどに保存されているファイルを適切に保存し、いつでも探し出せるように整理しておくことを言います。
 
パソコンなどのインターネットデバイスを使用すると、自ずと保存されるファイルの数が増えていきます。
 
増えていったデータをそのままにしておくと、次第に管理しきれなくなり、いつのまにか紛失してしまうという事態が起こりやすくなってしまいます。
 
そうした事態を防ぐためにも、適切にファイル管理を行い、大切なファイルを紛失することなく保存し、いつでも見つけ出せるようにしておきましょう。

ファイル管理のポイント

ファイル管理の基本の考え方は、フォルダ単位でファイルを分類し、それぞれ適切なフォルダにファイルを保存していくというものです。
 
そのため、最も大切なのは「何を基準にフォルダ分類をするか」という点になります。
 
例えば、仕事とプライベート両方で同じデバイスを使っている場合であれば、まずは仕事とプライベートという大きな分類が必要となります。
 
そのうえで、仕事で使っているファイルをクライアントごとに分類するのか、案件ごとに分類するのか、時系列で分類するのか等、基準を決めて細分化していくことになります。
 
分類を考える時に迷うのであれば、「いつ」「誰(どのクライアント)に対して」「何のために作成したファイル」という疑問に答えられるものかどうか、という風に考えるといいでしょう。
 
これは、他人がファイルを探すときに意識するポイントとも言われています。これらの点が分かるように分類することで、目的に応じたファイルをすぐに見つけ出せるようになります。
 
ファイルには様々な種類がありますが、ファイル管理で意識すべきなのは、ファイルの種類ではなくファイルの持つ属性です。
 
例えば、「画像」や「動画」などといった種類で分類したとしても、それぞれのフォルダ内に無秩序にファイルが入ってしまっていては、必要なものを見つけることは難しいからです。
 
それを回避するためにも、例えば「クライアントごとに分類し、そこに関連する写真を整理する」などという風に定めておく方がいいでしょう。
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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作業効率を上げる6つのポイント

名前の付け方のルールを決める

データの名前に一貫性があると、使用する際にも分類する際にも非常に便利です。
 
ファイル名をつける時は、ファイルを検索するときに意識をする「いつ」「誰(どのクライアント)に対して」「何のために作成したファイル」であるかが分かるように意識しましょう。
 
ファイル名の統一方法には以下のようなものがあります。
 
①ファイル名を日付+種類で統一する
 
ファイル名を「日付+種類」の形式で記載することで、ファイル名順に変更した際に、ファイルが時系列に並ぶので最新のファイルを見つけやすくなります。
 
②つなぎ記号を統一する
 
日付と種類を繋ぐ記号をハイフンにするかアンダーバーにするかを統一します。
 
データ名にスペースがあると正しく処理できないソフトもあるので、ファイル名にはスペースの入力を避け、ハイフンかアンダーバーを必ず記載するようにします。
 
③英数字は半角に統一する
 
英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内のデータが見やすくなります。
 
④バージョン管理は数字2桁で管理する
 
ファイル名の最後に「_01」「_02」などの番号を振ることで、ファイルの重複を防げます。
 
また、桁数を2桁に固定することで、ファイルのバージョンが2桁になったときに「_1」の次に「_10」、「_2」の次に「_20」などが並んでしまうことがなくなります。

フォルダの分け方のルールを決める

ファイル自体のルールを決めたら、それを格納するフォルダにもルールを定める必要があります。
 
クライアントごとや地域ごと、仕事の内容ごとなど、ファイルを探すときにどのフォルダを見ればいいのか、直感的に分かるようにしましょう。
 
この時、フォルダ名の先頭に通し番号を振ることをおすすめします。
番号の順番は使用順、使用頻度順、重要度順などによって決めましょう。
 
また、通し番号を、「10_」「20_」のように10単位でつけることで、間に追加したいフォルダが出てきたときにも、ナンバリングをし直すことなく「11_」や「12_」のような形でフォルダを差し込むことが出来ます。

フォルダの階層は深くしない

フォルダには階層の概念があり、フォルダの中にフォルダを作ることで、そこには 1 つ深い階層ができます。
 
さらにその中にフォルダを作ればもう 1 つ深い階層、という具合にファイルの整理を細分化していくことで目的のファイルを見つけやすくなります。
 
しかし、だからと言って階層を深くしすぎてしまうと、目的のファイルにたどり着くまでの手順を増えて作業効率を下げることに繋がりかねません。
 
フォルダの階層が深いと、目的のファイルを探すときだけでなく、分類するときも大変です。
 
「一度難しく階層を作ってしまい、管理ルールが浸透しなかった」という事態を防ぐためにも、フォルダの階層は作るとしても、3階層ほどにとどめておくのがいいでしょう。

タグを使う

フォルダによるファイル管理をした場合、ファイルを探す際には、起点となる一番上のフォルダから目的のファイルに向けて階層を下っていく必要があります。
 
これは合理的かつ確実にファイルを探せるというメリットがありますが、一方でファイルの属性ごとに絞り込むことが出来ないというデメリットもあります。
 
そんなときに使えるのが「タグ(ラベル)」機能です。
 
ファイルの持つさまざまな属性に合わせてタグをつけることで、属性ごとに検索することが可能になります。
 
タグ機能は、Windowsでは標準機能として付属していますが、設定できるデータに指定があるため、タグを利用する場合はファイルをタグ管理できるソフトを使うのがおすすめです。

一時保存フォルダを使う

ルールに沿ったファイル管理を始めると、今すぐどのフォルダに入れるべきか決めかねるものや、最終的な保存場所を必要としないファイルが存在することに気づくと思います。
 
こうしたファイルを保管する場合には「一時保存フォルダ」を活用しましょう。
 
一時保存フォルダは、これまでご紹介してきたファイル管理用のフォルダとは異なり、自身で作成する任意のフォルダなので、名称などのルールも存在しません。
 
ただし、この一時保存フォルダを利用する際には注意点があります。
 
一時保存フォルダは暫定的なファイルの保存場所に過ぎません。「とりあえず」という気持ちで一時保存フォルダに多くのファイルを保存し続けてしまうと、最終的にフォルダ内の収拾がつかなくなります。
 
一時保存フォルダの中には長期間の保存はしない、用が済んだら削除または保存場所に移動する、使わないことが分かったファイルはすぐに削除するなど、ルールを定めて活用しましょう。

不要なファイルは定期的に削除する

インターネットデバイスの中は定期的に断捨離を行うようにしましょう。
 
管理されていないファイルは容量を圧迫するだけでなく、視覚的に紛らわしいためミスの原因にもなります。
 
特に、作業が進むごとに保存していた旧ファイルや、同じファイルを複数回ダウンロードした結果重複しているデータなどは保管していても意味がないので、定期的に削除するようにしましょう。
 
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陥りがちな3つのNG

デスクトップにファイルを放置する

よくやりがちなことが、デスクトップにファイルをそのまま放置することです。
このケースは、一時的に保管するつもりでデスクトップを保存先に指定して、データを残したままになっている、という場合が最も多いです。
 
こうした状況を回避するためにも、デスクトップは保管場所ではなく、あくまでも作業スペースだということを意識するようにしましょう。
 
一時的に置いておくのであれば、一時保存フォルダを、頻度の高いファイルや作業中のファイルにすぐアクセスがしたいのであればショートカットの設置を行うといいです。
 
すべての作業をフォルダ内で行うことで、いつでも誰でもどのファイルが最新版なのかを明確にすることができ、さらに作業の重複やミスも防ぐことができます。

分かりづらいファイル名を使う

ファイル管理が苦手な人は、ファイル名に「最終」やそれに類似した単語をつけてしまう傾向があります。
 
これの何が問題なのかというと、仮にこのファイルに修正が入った場合、「最終‗01」や「最終_01_〇〇修正」などとなってしまい、結局どのファイルが最終版なのか分からなくなってしまうという点です。
 
ファイル名で最も大事なのは、それが一目で見てわかるという点です。
 
そのため、最終などといったワードは避け、「日付+種類+(必要に応じて)バージョン管理」のルールで運用しましょう。

ダウンロードファイルが散在する

インターネットデバイスを利用すると、様々なデータをダウンロードする機会があります。
 
初期設定では、ファイルはピクチャーフォルダやダウンロードフォルダなど、異なった場所に保存されることが多いです。
 
そうしたデータを整理せずにいれば、データの紛失に繋がりかねません。
 
ファイルをダウンロードする際には保存場所を決めておき、それぞれ適切な場所に保管するか不要な場合は削除するなどの管理を行いましょう。


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ファイル管理をするなら

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ファイル管理は、一人だけで行うことではなく、インターネットデバイスを使う全員が協力して行う必要があります。
 
そのため、管理する際のルールなどを決めるのは、一見するとなかなか難しいことかもしれません。
 
しかし誰もがきちんとルールに則り、正しい形でファイル管理を行いさえすれば、ストックされるデータの質は圧倒的に向上します。
 
今回の記事が、皆さまのファイル管理への理解を深める手助けになっておりますと幸いです。
 
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