業務を社外へ外注するときには、指示書や依頼書を作成します。ただし、外注指示書は依頼内容によって項目が異なることも多く、毎回作成するのが面倒な書類でもあるのです。
そのため、「外注指示書・作業依頼書の書き方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、外注指示書・作業依頼書の書き方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 外注指示書や作業依頼書の書き方やコツを押さえたい
- テンプレートを使って効率よく外注指示書・作業依頼書を作成したい
- 作成した書類を簡単に管理できるツールを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、外注指示書・作業依頼書をスムーズに作れるようになるうえ、簡単に書類を管理する方法も見つかります。
目次
外注指示書・作業依頼書とは
外注指示書・作業依頼書は、指示内容や納期などを詳細にまとめた書類のことで、外注先の業者は書類の内容に沿って仕事をします。
要点が分かりやすい指示書であれば、外注先との認識のズレを防げるので、何度も訂正や確認の連絡をする手間はかかりません。
さらに、外注依頼書を提出するにあたり、依頼内容を確認する「要件定義書」が送られてくる場合があります。要件定義書があれば、依頼会社と外注先の会社との認識を確実にすり合わせることができるのです。
＜一覧表あり＞外注指示書・作業依頼書で必要な項目
外注指示書・作業依頼書は、以下の項目を含めて記載しましょう。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| 件名・契約者名 |
外注を依頼する件名や、契約者の情報を記録します。 |
| 依頼内容 |
具体的な作業内容や期間、契約区分などを記載します。とくに、期間は「開始日」「完了日」のいずれも細かく記載しましょう。 |
| 発注金額・支払い条件 |
外注する金額や、支払い条件を記載しましょう。 |
| 特記事項 |
補足事項がある場合は、特記事項の欄を作成します。 |
外注先と受注先で認識の齟齬によるトラブルを発生させないためには、作業内容を具体的に記載することが重要です。
【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方
ここでは、外注指示書・作業依頼書の書き方をご紹介します。以下の内容を社内で共有しておけば、情報に抜け漏れのない外注指示書が誰でも簡単に作成できます。
ステップ1｜業務目的を記載する
まずは、業務の目的を記載しましょう。
何を目的としている依頼なのかを外注先が把握できていなければ、認識の齟齬によるトラブルに発展する恐れがあります。そこで、目的を明示すればどのような背景で外注したのかを受注先が把握でき、認識の統一が取れるのです。
目的を記載するときには、自社の事情を細かく知らない他社が見ても内容が分かるように、具体的に説明しましょう。
ステップ2｜指示内容を記載する
次に、指示内容を記載しましょう。
たとえば、自社ホームページの作成を依頼する場合は「問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を備え付けたい」など、外注先の会社がイメージできるように記載します。
また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を載せたりすればよりイメージしやすくなるのです。このように、指示が分かりやすくなるように細部まで詳細に記載する必要があります。
ステップ3｜開始日・納期を記載する
続いて、納期も忘れずに伝えましょう。
契約期間によって料金の変動が発生するため、開始日と納期を明確にすることが重要なのです。
また、納期までに希望したものが100%の出来で仕上がるとは限りません。したがって、余裕をもった納期を伝えて、イレギュラーな事態にも対応できるようにしましょう。
ステップ4｜見積りを記載する
最後に、正確な見積もりも記載しましょう。
見積書には、発行日や宛先、見積内容、有効期限といった項目を漏れがないように注意しながら記載します。
また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのか」についても記載すれば、金銭面でのトラブルを回避できます。
外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ
ここでは、外注指示書・作業依頼書で押さえるべきコツを紹介します。以下の内容を踏まえて、正しく書類を作成しましょう。
（1）指示要件を明確に記載する
はじめに、指示要件を明確に記載することが挙げられます。
指示要件が明確でない場合、誤った認識で委託業務が進められてしまいトラブルになりかねません。また、作業をやり直してもらうにしても、時間的コストや金銭的コストが想定よりも多くかかるので、双方にとって負担となってしまうのです。
したがって、無事に依頼を完遂してもらうために指示要件は必ず明確にしましょう。
（2）スケジュールを詳細に記載する
次に、スケジュールを詳細に記載することもコツのひとつです。
たとえば、「提出日は〇月〇日」だけでは納期を指すのか、一次的な締切を指すのかが分かりません。ただし、依頼してから期日まで一切連絡がとれていない状況では、進捗やクオリティに懸念が残るので、少なくとも1度は確認作業を挟むのが望ましいです。
そのため、「〇月〇日を一次納期とする。また、達成率は60％以上であること」というように詳細に明示して、互いの認識がズレないようにしましょう。
（3）外注指示書のテンプレートを活用する
最後に、外注指示書・作業依頼書はテンプレートを使って作成しましょう。
テンプレートを使えば、重要な項目が抜け漏れる心配はありません。また、「どのようなレイアウトにするか」や「どの項目が必要か」などを検討する時間も不要です。
以上のように、テンプレートは抜け漏れのリスクを抑えたり、作成時間を短縮したりできるメリットがあります。たとえば、「ナレカン」のようなツールでテンプレートを管理しておくと、すぐに必要なテンプレートを呼び起こせるので便利です。
外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット
以下では、外注指示書・作業依頼書を効率よく作成できる3つのテンプレートを紹介します。テンプレートはそのままでも使えますが、独自の項目を追記したい場合は自社に適したフォーマットに修正しましょう。
王の嗜み｜エクセル以外も対応可の業務依頼書テンプレート
こちらは王の嗜みが提供する、業務依頼書の雛形です。
依頼関係や依頼内容を項目ごとに記載できる仕様になっているため、作業依頼書としても利用することができます。また、Excel・Word・PDF形式に対応しており、自社に合ったファイル形式を選べる点もポイントです。
フリーテンプレート｜製造業向けの作業指示書テンプレート
こちらはフリーテンプレートが提供する、作業指示書の雛形です。
シンプルなデザインですが、製造業向けのテンプレートとなっており、「使用する治具・計器」や「型番」といった項目があるのが特徴です。
【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは
以下では、外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法を紹介します。
テンプレートで外注指示書や作業依頼書を簡単に作成しても、書類データを適切に管理していなければ「どこにあるか分からず依頼内容が確認できない」事態になりかねません。とくに、扱う情報の多い大企業では情報が散在しやすいので早急な対策が必要です。
ただし、オンラインストレージを使った管理方法は、フォルダ分けがしづらく、検索性に乏しいものがあるので注意しましょう。一方、「あらゆる情報を一元管理できるツール」を導入すれば書類データを一か所で整理できるうえ、情報へのアクセス性も向上します。
したがって、自社で導入すべきは、外注指示書・作業依頼書をはじめとするあらゆる情報を書き残せて、多階層のフォルダで適切に管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはベタ書きはもちろん、ExcelやWordなどの資料も簡単に添付でき、「フォルダ」で“案件“や“部署”ごとに見やすく整理できます。また、超高精度の「キーワード検索」や「ファイル内検索機能」によって目的の情報を確実に探し出せます。
あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った「外注指示書」の管理＞
以下は、ナレカンで外注指示書を管理した例になります。
ナレカンの「記事」には、テキストだけでなくExcelやWordのファイル、画像も添付できます。そのため、Excelのテンプレートで作成した外注指示書を、メモと一緒に記事に残しておけるのです。
また、作成した「記事」は「フォルダ」で“取引先”や“案件”ごとに管理できるため、情報が散在する心配がありません。さらに、検索機能では「記事」上の文字だけでなく、ファイル内も検索できるため、目的の情報をすぐに探し出せます。
外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ
これまで、外注指示書・作業依頼書の書き方とコツを中心にご紹介しました。
外注指示書・作業依頼書は、指示内容やスケジュールを具体的に記載することが重要です。ただし、作成した外注指示書を適切に管理していなければ「どこに保存されているのか分からない」状態になってしまいます。
そこで、情報管理ツールを導入して「確実に情報を見つけられる仕組み」を整えましょう。ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくないメンバーは使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選ぶべきです。
結論、すぐに導入すべきなのは、誰でも簡単にExcelやWordで作成した外注指示書を「記事」に残せて、「フォルダ」で適切に情報を管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、外注指示書をはじめとしたあらゆる書類管理の悩みを解消しましょう。
