インターネット上にデータを保存できる「オンラインストレージ」を導入すれば、データ容量が大きなファイルでも問題なく残せます。とくに、容量無制限のツールであれば、会社の規模が拡大しても柔軟に対応できるのです。
しかし、オンラインストレージの種類は多岐に渡るので「ツールごとの違いや選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、容量無制限で使えるオンラインストレージ7選を中心にご紹介します。
- 大量のデータを扱うので、容量無制限のオンラインストレージを探している
- 自社に最適なオンラインストレージが分からない
- ビジネス向けのオンラインストレージを導入して、社内の情報を簡単に管理したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なオンラインストレージツールを見つけられ、容量制限のストレスを解消できるようになります。
目次
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上でデータ管理できるシステムです。
類義語として「クラウドストレージ」や「ストレージサービス」がありますが「クラウド＝ネット上のサービス」「ストレージ＝容量」なので、基本的にはオンラインストレージと同義です。（そのため、以下ではオンラインストレージと表記します。）
オンラインストレージは、無料で利用できるものから、拡張機能がついているものまでさまざまな種類があります。そのため、自社の用途にあった機能を持つツールを厳選しましょう。
オンラインストレージを導入するメリットとは
オンラインストレージを導入するメリットとは「デバイスや場所を問わずに目的の情報にアクセスでき、データ共有が簡単なこと」です。
オンラインストレージではあらゆる情報がネット上に集約されるため、メールやチャットでファイルを共有する必要がありません。つまり、営業担当が取引先で急遽資料が必要になった場合でも、オンラインストレージがあれば、ワンクリックで閲覧できるのです。
このように、オンラインストレージにはインターネット環境さえあればアクセスできるので、出張先や移動中でも業務を進められます。
オンラインストレージの導入によって効果が得られる場面
オンラインストレージの導入によって効果が得られる場面を紹介します。
- 外出中での社内情報共有
- 社内情報の一元化
- 復元可能
- 共同作業の効率化
営業先までの移動時や営業先でも、社内情報にアクセスすることができ、資料を見返したり他の必要な情報を収集したりできます。
資料を一つのフォルダに集められるので、必要な資料がどこにあるか分からないといった問題の解消につながります。
多くのオンラインストレージには、バックアップ機能が備わっており、”作成中の資料の保存し忘れ”や”誤った更新”に対して簡単に対処できるのです。
リアルタイムで相手と情報のやり取りができるので、”プロジェクト関連のやりとり”や”議事録作成”を複数人で同時に実施することが可能です。
たとえば、「ナレカン」のようなオンラインストレージを導入すると、社外からでも社内情報にアクセスでき、リアルタイムで社内メンバーとの情報共有が可能になります。
ビジネスで容量無制限のオンラインストレージは必要か
オンラインストレージを導入するにあたって「容量無制限」のものを選択すべきかは、大量のデータを扱うかどうかで判断しましょう。
容量無制限のオンラインストレージであれば、大量の画像や動画を使ってマニュアルを作成したり、データをスムーズにバックアップしたりできます。一方、はじめは「無料だから」という理由で導入しても、容量に限界が来るのでのちに有料化を余儀なくされます。
容量の目安として、たとえば、スマホで撮影した写真は2～5MBであり、2GBまでの容量制限がある無料プランでは、最大でも1,000枚しか写真を補完できません。さらに、動画は1本で1GB以上の容量を使うものもあり、ストレージの容量を圧迫してしまうのです。
動画保存にもおすすめ！クラウド型オンラインストレージ7選
以下では、動画保存もできるおすすめのオンラインストレージを7つご紹介します。
オンラインストレージは「容量無制限」がおすすめですが、料金コストがかかるうえ、用途が限定されるので費用対効果が低い傾向にあります。業務によっては、テキスト情報を残したり社員同士でやり取りをしたりするため、他のツールとの併用が必要です。
そこで、1人あたりのコストを抑えられて「情報の蓄積と連絡が1つで完結するツール」であれば、ファイルのやりとりがスムーズになります。ただし、大企業は扱う情報が多いので、目的の情報をすぐに取り出せる「精度の高い検索機能を持つツール」が最適です。
結論、選定すべきオンラインストレージは、使い勝手がとにかくシンプル、かつ大容量で利用できる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、超高精度の「キーワード検索機能」によって、ファイルの中身まで情報を確実に素早く探し出せます。また、記事に「コメント（メッセージ）」が紐づいているので、ほかの話題と混ざることなく、やりとりも一元化できるのです。
【ナレカン】最も簡単に使える画像・動画共有ツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】必要な機能に過不足ない情報ファイル共有ツール
Stockは、ノート形式で社内情報をストックできるツールです。
「Stock」の「ノート」にはテキストだけでなく、”ファイルや画像”を添付してメンバーに共有できます。また、”添付した画像を直接編集する機能”や”招待した社外メンバーとも情報共有できる機能”も備わっているので、Stockだけで資料作成・共有ができます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Dropbox】写真や動画の大容量保存に適したツール
＜Dropboxの特徴＞
- 管理者権限の幅が広い
- 画像やPDFに書き込める
管理者権限での設定幅が広いので、ファイルの安全性を保ちやすいです。
画像やPDFに直接フィードバックを書き込めるので、メッセージでのやりとりを軽減できます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- フォルダの共有機能
- パスワード保護機能
アカウントを持っていない相手にも、リンクを発行するだけでフォルダを共有できるので、社外の人と資料を共有したい場合に役立ちます。
リンクの共有相手が、”パスワードを入力しなければファイルを開けない”ように設定できます。そのため、セキュリティ対策も万全です。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料版の容量が少ない
- 高機能で複雑
- パソコンが重たくなる
無料版は容量が2GBのみなので、ビジネスでは基本的には有料プランでの利用となります。
高機能なので、ITに不慣れであれば利用が難しい可能性もあります。
利用しているユーザーからは、「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる」という声が挙げられています。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Drive】Googleアカウントがあればすぐに使えるツール
＜Google Driveの特徴＞
- Googleアカウントを持っていれば誰でも使える
- Googleが提供するツールと連携できる
G-mailやGoogleカレンダーを使っている場合のように、すでにGoogleアカウントを持っていれば新たにアカウントを作成せずに使えます。
Googleアカウントを持っていれば、”Googleドキュメント”や”Googleスライド”といったツールと連携できます。つまり、Google Driveからファイルを直接開いて編集できるのです。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- 共同編集機能
- AIを活かした検索機能
アイテムを共有した相手とリアルタイムで共同編集できるので、メールを送信したり相手からの返信を待つ手間と時間を減らすことが出来て便利です。
人工知能のAIを活用した高度な「検索機能」により、関連性や閲覧頻度の高いアイテムが自動で表示されるため、作業効率の向上に役立ちます。
＜Google Driveの注意点＞
- 無制限では利用できない
- ファイルの整理機能が複雑
無料で使える容量は15GBまでなので、ビジネスのような長期的な利用の場合、有料化は避けられません。
利用しているユーザーからは「大量のファイルが増えるとフォルダ管理が複雑になってしまうため、楽に整理できる機能があると嬉しい」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
- 個人向け：無料
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【firestorage】機能を自由に拡張できるツール
＜firestorageの特徴＞
- QRコードで情報共有できる
- 法人プランの機能が充実している
相手がfirestorageのアカウントを持っていなくても、QRコードで簡単に情報共有できます。
法人向けプランでは、専用回線で高速アップロードができ、ユーザー数無制限で大容量送信・保存が可能です。
＜firestorageの機能・使用感＞
- カスタマイズ機能
- メールグループ機能
ダウンロードページは画像やテキストの追加や配色の変更が可能なので、好みのデザインに変更したい方に適しています。
メールアドレスを登録しておけば、ファイルのアップロードが完了した時に一括でメール通知を送れるので、チームに周知したい場合に役立ちます。
＜firestorageの注意点＞
- 無料プランではデータ容量に制限がかかる
- リアルタイムでのバックアップ機能は別料金
個人向けの無料プランでは、アップロードできるデータ容量は2GBまでに制限されます。
リアルタイムでのバックアップには11,000円/月（税込）のオプション機能の購入が必須です。
＜firestorageの料金体系＞
以下は法人プランの金額で、ファイルの受け取りに特化した”受け取るプラン”も利用できます。（受け取るプランの利用は問い合わせが必要です。）
- プラン5：初期費用55,000円 ＋ 月額費用54,780円
- プラン1：初期費用110,000円 ＋ 月額費用98,780円
- プラン3：初期費用0円 ＋ 年額費用999,350円
【box】外部ツールとも連携できるクラウド型ツール
＜boxの特徴＞
- 高度なセキュリティ
- 外部ツールと連携できる
ユーザー、ファイル、フォルダごとにアクセス権限を管理できます。また、ファイル共有の際のパスワードや有効期限も設定できます。
Microsoft 365やSlack、Zoomといった様々なアプリと連携でき、ファイルをbox内で操作することが可能です。
＜boxの機能・使用感＞
- ファイル管理
- 「Box Drive」機能
フォルダを作成して、その中にファイルを格納・共有できます。
「Box Drive」の機能でbox上に保存している全てのファイルを、デスクトップから直接アクセスできます。そのため、オフラインでもファイルの閲覧・編集が可能です。
＜boxの注意点＞
- 無料プランは1人しか使えない
- シートを編集するときに手間がかかる
無料の「Individual」プランでは、10GBまでのストレージを使用できますが、利用できるユーザーは1人のみです。よって、複数人や法人で利用するには有料プランへの加入が必要です。
利用しているユーザーからは「boxから直接何かしらのシート（googleドキュメント・スプレッドシートなど）に入ると、プレビュー画面から入る仕様になっているので、編集したい場合は一手間がある」という声があります。（引用：ITreview）
＜boxの料金体系＞
以下は、法人向けの有料プランの紹介です。
- Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問合せ
【One Drive】Microsoftによる容量無制限の個人ツール
＜One Driveの特徴＞
- Microsoftアカウントを持っていれば誰でも使える
- 組織内外の相手との共同作業
Microsoftアカウントを持っていれば、WordやPowerPointで作成した資料を、誰でもOne Driveで管理することができます。
組織内外でファイルを共有して、Word、Excelといったファイルをリアルタイムで共同編集できます。
＜One Driveの機能・使用感＞
- フォルダの共有機能
- 自動バックアップ機能
リンクを発行するだけでフォルダを共有できるので、社外の人と資料を共有したい場合に役立ちます。そのため、社外の人ともスムーズに連携できます。
OneDriveに保存されているファイルは、過去の履歴 (最大30日前まで) を復元できるので、ファイルの破損に対処できます。
＜One Driveの注意点＞
- ビジネス利用では有料化が避けられない
- 使い方を覚えるのに時間がかかる
無料プランは個人利用が想定されており「ファイルの復元」「パスワード付き共有リンク」のようなセキュリティーや共同作業機能が不足しています。そのため、ビジネスで利用するには、有料プランに変更する必要があります。
ユーザーの中には、「使い方を覚えるのに少し時間がかかるため、マニュアルなどがあるとより便利」と感じている人もいます。（引用：ITreview）
＜One Driveの料金体系＞
以下の有料プランは一般法人向けです。
- OneDrive for Business(Plan 1)：899円/ユーザー/月(月払い)
- Microsoft365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月(月払い)
- Microsoft365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月(月払い)
＜比較表＞容量無制限のオンラインストレージ一覧
ここからは、容量無制限のオンラインストレージを一覧でご紹介します。ツールの特徴やプランは以下の通りです。（表は左右にスクロール可能）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Dropbox | Google Drive | firestorage | box | One Drive | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に使える画像・動画共有ツール |
必要な機能に過不足ないクラウド型ツール |
写真や動画の大容量保存に適したツール |
Googleアカウントがあればすぐに使えるツール |
機能を自由に拡張できるツール |
外部ツールとも連携できるクラウド型ツール |
Microsoftによる容量無制限の個人ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| セキュリティ認証 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】※メンションしてファイルにコメントを残せる |
【〇】※ファイルにコメントを残せる |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
無料版の容量が少ない |
ファイルの整理機能が複雑 |
無料プランではデータ容量に制限がかかる |
無料プランは1人しか使えない |
使い方を覚えるのに時間がかかる |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり（法人プランはなし）
・法人プランは54,780円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは2,084円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは899円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「firestorage」の詳細はこちら |
「box」の詳細はこちら |
「One Drive」の詳細はこちら |
上記を参考に、自社の組織規模に合わせて最適なオンラインストレージを選定しましょう。
＜要確認＞オンラインストレージの選定ポイント5選
ここからは、オンラインストレージの選定ポイントを5つご紹介します。以下を満たしていないツールでは、導入しても長期的な運用は見込めないので注意しましょう。
（1）料金プランは適切か
オンラインストレージを選定するとき、まず、料金プランが適切かを確認しましょう。
オンラインストレージは、無料版と有料版でコストや使える機能が異なります。たとえば、無料版ではデータの保存期間に制限があったり、セキュリティが有料よりも弱かったりする場合があるのです。
したがって、価格の安さだけではなく「無料プランでも、安全かつ十分に使えるか」を確認する必要があります。
（2）容量を柔軟に増やせるか
オンラインストレージを選定するときの2つ目のポイントは、容量を柔軟に増やせるかです。
容量を柔軟に増やせるツールであれば、会社の規模が拡大しても簡単に対応できます。また、必要な容量を想定するときは「普段使っているハードディスク」や「扱うデータの大きさ」を参考にするのが有効です。
このように、はじめから大きな容量が用意されていなくても、あとから追加できるプランがあれば問題なく使えます。「必要なタイミングに合わせて柔軟に容量を増やせるか」を確認しましょう。
（3）必要な機能に過不足がないか
オンラインストレージを選定する3つ目のポイントは、必要な機能に過不足がないかです。
たとえば、データの保存やバックアップの機能以外に、ほかのメンバーと情報を共有できる機能が備わっていれば、メールやチャットツールが不要になります。
ただし、機能が多すぎると操作が難しく、ITに不慣れな社員が使いこなせない恐れがあります。そのため、「必要な機能に過不足がなく、シンプルか」を必ず確認すべきです。
とくに、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」であれば、情報を残せる「記事（ノート）」と、記事に紐づく「コメント（メッセージ）」で話題が混ざることなくやりとりできます。
（4）マルチデバイス対応か
オンラインストレージを選定する4つ目のポイントは、マルチデバイスに対応しているかです。
PCでしか使えないオンラインストレージでは、移動中や出張先でファイルを閲覧できず不便です。また、スマホやタブレットに対応していても、”Word”や”Excel”のファイルの中身は見づらくストレスが溜まります。
このような事態にならないためにも「マルチデバイス対応」かつ「ファイル以外の方法で情報をストックできる」ツールを選びましょう。
（5）セキュリティ対策は万全か
オンラインストレージを選定する最後のポイントは、セキュリティ対策が万全かどうかです。
クラウド上にアップロードされたデータは、サービスを提供する企業により安全に管理されるのが基本ですが、障害によるデータの消失や情報漏えいが発生する場合があります。
オンラインストレージには自社の機密情報も保存します。そのため、セキュリティに不備があれば、重要なデータが外部に流出しかねません。
したがって、「データの暗号化」や「IPアドレス設定によるアクセス制限」、「パスワードの2段階認証」などの強固なセキュリティが備わった「ナレカン」のようなツールを選ぶべきです。
容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点
容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点は、以下の3点です。
- プランが自社の規模に合っていない場合がある
- 社内メンバーが簡単に使えない場合がある
- 情報の蓄積はできても共有はできないツールがある
「いつかは使う」という理由で、自社の規模に合わない容量無制限のツールを選んでしまうと、料金コストがかかり長期的に利用できない恐れがあります。
容量無制限のオンラインストレージは、機能が複雑でITに詳しくないと使いづらいケースも多いので、「簡単に操作できるか」に注目しましょう。
ファイルに情報を蓄積できても、社内外のメンバーに共有するのに、メールやチャットツールを利用しなければならず、別ツールの導入によってコストがかさんでしまう可能性があります。
したがって、オンラインストレージを選ぶときは「容量をどれくらい必要とするか」「機能の過不足がなく、簡単に使えるか」を検討して、自社に合ったオンラインストレージを導入しましょう。
容量無制限で使えるオンラインストレージまとめ
ここまで、容量無制限で使えるオンラインストレージ7選を中心にご紹介しました。
容量無制限のオンラインストレージを導入しても、料金コストがかかれば長期的な運用は難しいです。また、一部のオンラインストレージでは、情報を共有するのに別のツールを使わなければならない点にも注意しましょう。
したがって、業務をよりスムーズにするには「情報の蓄積と共有がひとつで完結するツール」が必須です。ただし、ファイル管理にありがちな煩雑化を防ぐために「情報を適切に管理できるか」も判断しなければなりません。
結論、自社で導入すべきは、大容量のデータを残せる「記事」と「フォルダ」があり、大企業でも全社員が使いこなせるツール「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンでは「運用方法の提案」や「既存データの移行」も支援しているので、安心して導入できます。
ぜひ「ナレカン」でデータ容量の制限から脱却して、情報管理を円滑に進めましょう。
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