報告書業務を行うにあたり、記入内容や管理におけるミスが発生するケースは少なからずあります。報告書にミスがあった場合、取引先や顧客との認識齟齬を引き起こしてしまうため、原因を探ったうえで次に向けた対策を練っていかなくてはならないのです。
しかし、「報告書のミスをなくすために、どのような対策をしていけばよいのかわからない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、報告書のミスが発生する原因と具体的な対策を中心にご紹介します。
- 報告書を作成するのに、記入ミスが多く困っている
- ミスをしてしまう根本的な原因を探り、再発防止に努めたい
- 報告書のミスをなくすための効率的な方法について知りたい
という方はこの記事を参考にすると、報告書のミスをなくすにあたってとるべき行動がわかり、ミスによる業務の停滞を防げるようになります。
目次
報告書で記入ミスをしてしまう人の特徴3選
報告書のミスをなくすには、ミスをしてしまう人の特徴を理解することが重要です。
ミスは誰にでも起こり得るものですが、ミスを起こしやすい人には決まった傾向や共通点が見られます。以下の内容のうち、該当する社員がいないか目を配り、ミスにつながらないようにフォローしましょう。
（1）業務の全体像が把握できていない
よくミスをしてしまう人の特徴のひとつとして、業務の全体像の把握ができていないことが挙げられます。
報告書作成では、どのような目的で作成するのかという全体像を把握する必要があります。しかし、目先の業務だけに意識が集中し過ぎると、最終目的からの逆算ができず、内容や構成に不備が発生してしまうのです。
そのため、報告書の作成にあたっての背景や自分の果たすべき役割や、ほかの社員が担当する業務との関連性など、全体像の把握に意識を向けさせる必要があります。
（2）細部にまでこだわりすぎる
細部にまでこだわりすぎることも、ミスをしやすい人の特徴のひとつです。
たとえば、文章のレイアウトや文字数など細部にまでこだわりすぎてしまうと、報告書における本来の目的を見失い、期日までの作成が終わらないというミスへとつながります。
このように、こだわりすぎるあまり期日に遅れてしまう人の場合は、いつまでに提出しなければならない書類なのかを明確に提示して「期日は厳守する」ということを伝えておく必要があります。
（3）注意力が足りていない
作成した報告書に対して注意力が足りていない場合も、ミスをしやすい傾向にあります。
従業員自身に慢心があったり注意力が足りなかったりすると、作成した報告書の内容に不備があっても気づかず、そのまま提出してしまうことがあります。
注意力が足りなくなると、単位の付け忘れや誤字脱字などのケアレスミスが起こりやすくなります。そのため、書類の作成後には必ず見直しの時間を設けるなど、内容確認に注意を割くことを徹底させるようにしましょう。
報告書のミスをした際にとるべき対処法
ここからは、個人だけでなくチームとしてとれるミスの対処法をご紹介します。
個人のミスがチーム全体に影響するような場合は、対処法についてチーム内の全員が共通理解を持たなくてはなりません。そのため、以下の内容を確認して迅速な対応がとれるようにしておきましょう。
ミスの事実を迅速に報告する
報告書の内容にミスがあった場合、上司や関係者への迅速な報告が必要です。
報告書のミスに関する報告が遅れると対応も遅くなり、ミスの悪影響がより拡大するケースがあります。とくに、金銭やデータの数字に誤りがあると、ミスに気が付かないままプロジェクトが進行して、重大な誤解や損失を引き起こすこともあるのです。
このような報告の遅れによるトラブルを避けるためにも、上司や関係者へ「ミスの経緯」や「影響を及ぼす範囲」などの情報を迅速に報告しましょう。
今後の対応についてチームメンバーと共有する
「報告書のミスに対する今後の対応」についてチームのメンバーと共有することも、対処法のひとつとして非常に有効です。
ミスに対して自己判断かつ1人で対応を進めてしまうと、対処しきれないリスクもあるため危険です。一方、チーム内で対応策を共有をすると、上司やほかのメンバーから対処方法への多角的な視点を得られ、メンバー全員が共通認識を持ったうえで対応できます。
このように、報告書のミスをした際にはチームメンバーに共有して、ミスをカバーするための対策を検討することが重要です。
記載ミスの再発防止策を共有する
さらに、報告書のミスを繰り返さないためにも「記載ミスに対する再発防止策」をメンバーと共有する必要があります。
チーム内で素早くミスの原因や対策を共有できれば、同様のミスが発生する可能性も下げられます。「報告書の記載ミスがなぜ起こったのか」「今後どのように対策するのか」をマニュアルや社内wikiにまとめて、チームに共有しましょう。
そこで、多くの企業では報告書ミスの再発防止策として、「ナレカン」のような報告書作成ツールを導入しています。なかでも、報告書作成だけでなく検索性に優れたツールを利用すれば、チーム内で正確な情報共有が可能になり、繰り返しのミスを防げるのです。
報告書のミスは厳禁！あらかじめできる対処法
ここからは、報告書のミスを防止する具体的な対処法についてご紹介します。
ミスに対して適切な対応をすることも重要ですが、報告書のミスを防止するには、ミスを起こさないための工夫や環境の構築が必要になります。そのため、以下の対策には確実に取り組みましょう。
（1）提出前の下書き
ミスなく報告書を作成するには、書類の提出前に下書きを行うことがおすすめです。
下書きを行うと訂正箇所がある場合は書き込みができたり、本提出用の書類を作成する際に下書き内容の大部分を転記できたりします。さらに、下書きには作成者自身の改善が必要だと感じた点なども記載すると課題を可視化できます。
以上のように、下書きをすることによって、本提出用の報告書に内容の大部分を転記できるため、ミスのリスクを下げながら作成時間の短縮もできるのです。
（2）「他者による確認プロセス」の設置
作成者個人で見直しをしただけでは報告書のミスに気づけない場合もあります。そのため、他者による確認プロセスの設置も大切です。
とくに、報告書の内容が多量だったり複雑だったりする場合は、作成者にかかる負担が大きく細かなミスにまで意識を向けられないことがあります。しかし、レビュー担当者を配置して確認作業を行えば、ミスの指摘や改善点の提示を早い段階で行えるのです。
さらに、ミスを確認するためのチェックシートなども取り入れると、より確実にミスを防止できます。
（3）ITツールの使用
社内での報告書ミスをなくすには、ITツールの使用は不可欠です。
手作業で報告書業務を行う場合、内容の不備に気付けないまま印刷してしまい修正に時間がかかることがあります。また、書類の管理を行う際にも目的の報告書を見つけるのに時間がかかり、提出遅れにも繋がりかねません。
このように、紙媒体での報告書業務においては、修正にかかるコストや書類管理の難しさなどのデメリットがあげられます。
一方で、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、書類作成や管理における負担が軽減されるだけでなく、ミスをした場合の迅速な情報共有が行えるのです。
報告書作成ツールとは？
報告書作成ツールとは、業務報告書の作成や共有・管理を効率よくおこなうための機能が備わったツールです。以下では、報告書作成ツールのメリットや機能を紹介します。
報告書作成ツールを導入・運用するメリット
以下では、報告書作成ツールを導入・運用するメリットを紹介します。
- 報告書を迅速に作成できる
- 報告書をスムーズに共有できる
- 報告書を整理できる
1つ目は、報告書を迅速に作成できることです。テンプレート機能を備えた報告書作成ツールを使えば、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こすことができるため、項目を埋めるだけで報告書を作成できます。
2つ目は、報告書をスムーズに共有できることです。報告書作成ツールで作成した報告書は、リアルタイムでメンバーに共有され、メンバーには通知を自動で送る機能があります。
3つ目は、報告書を整理できることです。報告書作成ツールで作成した報告書は、「フォルダ」によって種類や部署ごとに報告書を整理でき、文書管理の煩雑さを解消するのに便利です。
このように、報告書作成ツールを導入・運用することによって、報告書業務をより迅速にかつ正確に行えるようになります。そのため、報告書のトラブル防止につながるだけでなく、メンバーとの情報共有も活発化するのです。
報告書作成ツールの機能紹介
次に、報告書作成ツールの基本的な機能を紹介します。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| テンプレート機能 |
あらかじめ登録しておいたフォーマットを、わずかな操作で呼び起こす機能です。体裁が整うだけでなく、項目を埋めるだけで報告書を作れるため、必要な情報を漏れなく記載するのに役立ちます。 |
| 情報のリアルタイム共有 |
ツールで作成した報告書をリアルタイムでメンバーに共有できる機能です。ファイルでの共有とは異なり、確認のために都度開くといった手間を省けます。 |
| 画像・ファイル・動画添付 |
テキストだけでなく、画像・ファイル・動画を使った報告書を作成できる機能です。 |
| メッセージ機能 |
メンバーとの報告書に関するやり取りができる機能です。チャットツールを併用せずとも、報告書の質問や返答が可能です。 |
| フォルダ管理 |
ツールで作成した報告書をフォルダで整理できる機能です。種類や部署ごとに分けることができるので、不要な報告書が混在しなくなります。 |
| 校閲機能 |
スペルチェックや不自然な日本語の確認を行い、修正する機能です。自身では見落としがちの誤字脱字をチェックできるため、ケアレスミスを防ぐことができます。 |
このように、報告書作成ツールには、業務報告書の作成や共有・管理を効率よくおこなうための機能が備わっています。また、報告書だけでなく「マニュアルや議事録の作成・共有・管理」にも使えるので、社内ナレッジを蓄積するのに適しているのです。
【これで解決】報告書のミスを防止するために役立つツール
ここからは、報告書のミスを防止するために最適なツールをご紹介します。
報告書のミスを防止するには、報告書作成ツールの導入が必須です。ツールを使えば、報告書の作成時に内容や構成の不備が生じにくくなるうえに、社内の報告書を一元管理できるので社内での情報共有が円滑になります。
さらに、報告書の作成・共有まで一元化できるツールであれば、ミスが発生した場合にもスピーディに報告でき、同様のミスを防げます。ただし、多機能なツールでは使いこなせないメンバーが出てくる可能性があるため、誰でも使いやすいツールを選びましょう。
したがって、報告書のミスをなくすために役立つのは、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルで、報告書の作成・管理を効率化できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した報告書は、任意のメンバーにすぐに共有できるうえ、テンプレート機能を使えば報告書に必要な事項を漏らすことなく記入できます。また、「自然言語検索機能」によって、蓄積された情報（ナレッジ）をすぐに取り出せます。
最も簡単に報告書を作成・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
簡単に使える！ナレカンのテンプレート機能の活用方法
以下では、ナレカンで報告書を作成する際に便利な「テンプレート機能」の使い方を解説します。
- 新規のテンプレートを登録するときは、まず「記事」の画面右下にある [＋テンプレート] をクリックします。すると、テンプレート一覧が表示されるので [新規作成]を押しましょう。
- テンプレートを書き込み、[保存]を押せば登録完了です。このとき、項目を「太字」、記入欄を「箇条書き」にすると、一目で分かりやすいです。
- 登録が完了したら、先ほどのテンプレート一覧に戻ります。先ほど作成した「業務報告書のテンプレート」が登録されているので選択します。
- 「記事」に反映したテンプレートに沿って問い合わせ内容を記載すれば、業務報告書の完成です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすい報告書を簡単に作れます。また、報告書に紐づいたコメント機能があるので、情報が混在することなくやり取りできます。
報告書類のミスをなくす対策まとめ
これまで報告書の中でミスをしがちな人の特徴や、ミスの原因・対策を中心に紹介しました。
報告書のミスをなくすには、個人での心がけはもちろんチーム内での情報共有や確認作業などの仕組み化が必須です。一方、報告書の運用が紙媒体では、ミスの修正コストやスムーズな確認プロセスを踏めないといった問題を解消できません。
そこで、報告書作成ツールを導入・運用すれば、作成・管理を効率化できるうえに、チーム内の情報共有も円滑になります。ただし、多機能なツールは社員に使われづらくなり、ミスが拡大して報告書業務の停滞を引き起こしかねません。
一方で、報告書の作成はもちろん共有から管理までを効率化できる「ナレカン」であれば、報告書作成時のミスを防ぎながら業務を円滑に行えます。また、報告書の内容は、無料で使える”Google document”の校閲機能を挟めば、誤字脱字を防げます。
ぜひ「ナレカン」を導入して負担のかかる煩雑な書類管理業務から脱却し、報告書のミスをなくしましょう。
