報告書業務を行うにあたり、書類内容や管理におけるミスが発生するリスクは少なからずあります。報告書にミスがあった場合、取引先や顧客との認識齟齬を引き起こしてしまうため、原因を探ったうえで次に向けた対策を練っていかなくてはならないのです。
しかし、「環境やノウハウが整っておらず、報告書のミスをどのようになくしていけばよいのかわからない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、報告書のミスが発生する原因と具体的な対策を中心にご紹介します。
- 報告書のミスをしてしまう根本的な原因を探り、再発防止に努めたい
- 報告書のミスによって発生する時間的コストや教育コストを抑えたい
- 報告書のミスをなくすための効率的な方法について知りたい
という方はこの記事を参考にすると、報告書のミスをなくすにあたってとるべき行動がわかり、ミスによる業務の停滞を防げるようになります。
目次
報告書のミスをしてしまう人の特徴3選
報告書のミスをなくすには、ミスをしてしまう人の特徴を理解することが重要です。
ミスは誰にでも起こり得るものですが、ミスを起こしやすい人には決まった傾向や共通点が見られます。以下の内容のうち、マネジメントしている社員に該当するポイントがあるかをチェックしておけば、今後ミスが発生する可能性を下げられます。
（1）業務の全体像が把握できていない
よくミスをしてしまう人の特徴のひとつとして、業務の全体像の把握ができていないことが挙げられます。
報告書作成では、どのような目的で作成するのかという全体像を把握する必要があります。しかし、目先の業務だけに意識が集中し過ぎると、最終目的からの逆算ができず、内容や構成に不備が発生してしまうのです。
そのため、報告書の作成にあたっての背景や自分の果たすべき役割など、全体像の把握に意識を向けさせる必要があります。
（2）細部にまでこだわりすぎる
細部にまでこだわりすぎることも、ミスをしやすい人の特徴のひとつです。
たとえば、文章のレイアウトや文字数など細部にまでこだわりすぎてしまうと、報告書における本来の目的を見失い、期日までの作成が終わらないというミスへつながります。
このように、こだわりすぎるあまり期日に遅れてしまう人の場合は、いつまでに提出しなければならない書類なのかを明確に提示して、「期日は厳守する」ということを伝えておく必要があります。
（3）注意力が足りていない
作成した報告書に対して注意力が足りていない場合も、ミスをしやすい傾向にあります。
従業員自身に慢心があったり注意力が足りなかったりすると、作成した報告書の内容に不備があっても気づかず、そのまま提出してしまうことがあります。
注意力が足りなくなると、単位の付け忘れや誤字脱字などのケアレスミスが起こりやすくなります。そのため、書類の作成後には必ず見直しの時間を設けるなど、内容確認に注意を割くことを徹底させるようにしましょう。
報告書のミスをした際にとるべき対処法
ここからは、個人だけでなくチームとしてとれるミスの対処法をご紹介します。
個人のミスがチーム全体に影響するような場合は、対処法についてチーム内の全員が共通理解を持たなくてはならないため、以下の内容を確認して迅速な対応がとれるようにしておきましょう。
ミスの事実を迅速に報告する
報告書の内容にミスがあった場合、上司や関係者への迅速な報告が必要です。
報告書のミスに関する報告が遅れると対応も遅くなり、ミスの悪影響がより拡大するケースがあります。とくに、金銭やデータの数字に誤りがあると、ミスに気が付かないままプロジェクトが進行して、重大な誤解や損失を引き起こすこともあるのです。
このような報告の遅れによるトラブルを避けるためにも、上司や関係者へ「ミスの経緯」や「影響を及ぼす範囲」などの情報を迅速に報告しましょう。
今後の対応についてチームメンバーと共有する
「報告書のミスに対する今後の対応」についてチームのメンバーと共有することも、対処法のひとつとして非常に有効です。
ミスに対して自己判断で対応を進めてしまうと、一人では対処しきれないリスクもあるため危険です。
一方で、チーム内で対応策を共有をすると、ミスの対処に対する上司やほかのメンバーからの多角的な視点を得られ、メンバー全員が共通認識を持ったうえで対応できます。
このように、報告書のミスをした際にはチームメンバーに共有して、ミスをカバーするための策を検討することが重要です。
記載ミスの再発防止策を共有する
さらに、報告書のミスを繰り返さないためにも、「記載ミスに対する再発防止策」をメンバーと共有する必要があります。
チーム内で素早くミスの原因や対策を共有できれば、同様のミスが発生する可能性も下げられます。「報告書の記載ミスがなぜ起こったのか」「今後どのように対策するのか」をマニュアルやwikiにまとめて、チームに共有しましょう。
そこで、多くの企業では報告書ミスの再発防止策として、「ナレカン」のような報告書作成ツールを導入しています。報告書作成ツールのノートやメッセージ機能を活用することで、チーム内での迅速な情報共有を実現して、繰り返しのミスを防げるのです。
報告書のミスをあらかじめ防止する対策
ここからは、報告書のミスを防止する具体的な対策についてご紹介します。
ミスに対して適切な対応をすることも重要ですが、報告書のミスを防止するには、ミスを起こさないための工夫や環境の構築が必要になります。そのため、以下の対策には確実に取り組みましょう。
（1）提出前の下書き
ミスなく報告書を作成するには、書類の提出前に下書きを行うことがおすすめです。
下書きを行うと訂正箇所がある場合は書き込みができたり、本提出用の書類を作成する際に下書き内容の大部分を転記できたりします。さらに、下書きには作成者自身が改善が必要だと感じた点なども記載すると課題を可視化できます。
下書きを行うことによりはじめから本提出用の報告書を作成する必要がなくなるため、ミスのリスクを下げながら作成時間の短縮もできるのです。
（2）「他者による確認プロセス」の設置
作成者個人で見直しをしただけでは報告書のミスに気づけない場合もあります。そのため、他者による確認プロセスの設置も大切です。
とくに、報告書の内容が多量だったり複雑だったりする場合は、作成者にかかる負担が大きく細かなミスにまで意識を向けられないことがあります。しかし、レビュー担当者を配置して確認作業を行えば、ミスの指摘や改善点の提示を早い段階で行えるのです。
さらに、ミスを確認するためのチェックシートなども取り入れると、より確実にミスを防止できます。
（3）ITツールの使用
社内での報告書ミスをなくすには、ITツールの使用は不可欠です。
手作業で報告書業務を行う場合、内容の不備に気付けないまま印刷してしまい修正に時間がかかることがあります。また、書類の管理を行う際にも目的の報告書を見つけるのに時間がかかり、提出遅れにも繋がりかねません。
また、ミスに対する情報共有を行う際にも、紙媒体の報告書では瞬時に複数人へ共有することが難しいのです。その結果、確認作業がスムーズにできずに、更なるミスを引き起こしてしまう恐れもあります。
このように、紙媒体での報告書業務においては、修正にかかるコストやミスへの対処の難しさなどのデメリットがあげられます。一方で、ITツールを導入・運用すれば、作成や管理における負担が軽減されてミスのリスクが下がり、ミスをした場合でも迅速に対応・情報共有が行えるのです。
報告書作成ツールとは？
報告書作成ツールとは、業務報告書の作成や共有・管理を効率よくおこなうための機能が備わったツールです。以下では、報告書作成ツールのメリットや機能を紹介します。
報告書作成ツールを導入・運用するメリット
以下では、報告書作成ツールを導入・運用するメリットを紹介します。
- 報告書を迅速に作成できる
- 報告書をスムーズに共有できる
- 報告書を整理できる
1つ目は、報告書を迅速に作成できることです。テンプレート機能を備えた報告書作成ツールを使えば、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こすことができるため、項目を埋めるだけで報告書を作成できます。
2つ目は、報告書をスムーズに共有できることです。報告書作成ツールで作成した報告書は、リアルタイムでメンバーに共有され、メンバーには通知を自動で送る機能があります。
3つ目は、報告書を整理できることです。報告書作成ツールで作成した報告書は、「フォルダ」によって種類や部署ごとに報告書を整理でき、文書管理の煩雑さを解消するのに便利です。
このように、報告書作成ツールを導入・運用することによって、報告書業務をより迅速にかつ正確に行えるようになります。そのため、報告書のトラブル防止につながるだけでなく、メンバーとの情報共有も活発化するのです。
報告書作成ツールの機能紹介
次に、報告書作成ツールの基本的な機能を紹介します。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| テンプレート機能 |
あらかじめ登録しておいたフォーマットを、わずかな操作で呼び起こす機能です。体裁が整うだけでなく、項目を埋めるだけで報告書を作れるため、必要な情報を漏れなく記載するのに役立ちます。 |
| 情報のリアルタイム共有 |
ツールで作成した報告書をリアルタイムでメンバーに共有できる機能です。ファイルでの共有とは異なり、確認のために都度開くといった手間を省けます。 |
| 画像・ファイル・動画添付 |
テキストだけでなく、画像・ファイル・動画を使った報告書を作成できる機能です。 |
| メッセージ機能 |
メンバーとの報告書に関するやり取りができる機能です。チャットツールを併用せずとも、報告書の質問や返答が可能です。 |
| フォルダ管理 |
ツールで作成した報告書をフォルダで整理できる機能です。種類や部署ごとに分けることができるので、不要な報告書が混在しなくなります。 |
このように、報告書作成ツールには、業務報告書の作成や共有・管理を効率よくおこなうための機能が備わっています。また、報告書だけでなく「マニュアルや議事録の作成・共有・管理」にも使えるので、社内ナレッジを蓄積するのに適しているのです。
【これで解決】報告書のミスを防止するために役立つツール
ここからは、報告書のミスを防止するために最適なツールをご紹介します。
報告書のミスを防止するには、報告書作成ツールの導入が必須です。ツールを使えば、報告書の作成時に内容や構成の不備が生じにくくなるうえに、紙媒体のような管理の煩雑さもありません。
さらに、チームでの情報共有も円滑に行えるツールであれば、ミスが発生した場合にもスピーディに対処でき、同様のミスを繰り返すリスクも下げられます。しかし、多機能なツールでは使いこなせないメンバーが出てくる可能性があるため、誰でも使いやすいツールを選びましょう。
したがって、報告書のミスをなくすために役立つのは、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルで、報告書の作成・管理を効率化できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、”テキスト・ファイル・画像”を使った報告書を簡単に作成して、任意のメンバーへすぐに共有できます。また、報告書にミスがある場合は、各報告書に紐づく「コメント（メッセージ）」で内容ごとに指摘ができるので、簡単に修正可能です。
最も簡単に報告書を作成・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンのテンプレート機能＞
以下では、ナレカンで報告書を作成する際に便利な、「テンプレート機能」の使い方を解説します。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。項目を「太字」、記入欄を「箇条書き」にすると、一目で分かりやすいです。
- 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、業務報告書のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って問い合わせ内容を記載すれば、業務報告書の完成です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすい報告書を簡単に作れます。また、報告書に紐づいたコメント機能があるので、情報が混在することなくやり取りできます。
報告書類のミスをなくす対策まとめ
これまで報告書の中でミスをしがちな人の特徴や、ミスの原因・対策を中心に紹介しました。
報告書のミスをなくすには、個人での心がけはもちろんチーム内での情報共有や確認作業が重要です。一方、報告書の運用が紙媒体では、ミスの修正コストやスムーズな確認プロセスを踏めない問題を解消できません。
そこで、報告書作成ツールを導入・運用すれば、作成・管理を効率化できるうえに、チーム内の情報共有も円滑になります。しかし、多機能なツールは社員に使われづらくなり、ミスが拡大して報告書業務の停滞を引き起こしてしまうのです。
一方で、誰でも扱える「ナレカン」のように、報告書の作成はもちろん共有から管理まで誰でも簡単に情報共有を効率化できるツールであれば、報告書作成時のミスを防ぎながら業務を円滑に行えます。
ぜひ「ナレカン」を導入して負担のかかる煩雑な書類管理業務から脱却し、報告書のミスをなくしましょう。
