紙やエクセルを使って社内情報をまとめると、書類の管理が煩雑になりがちです。そこで、データ化した書類をファイルマネージャーアプリを使って管理すると、スマホやPCで情報を適切にストックできるようになります。
とはいえ、「ファイルマネージャーアプリを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- ファイルマネージャーアプリを比較して、自社に合うものを選びたい
- ファイルマネージャーアプリの概要や選定ポイントを把握したい
- 社内の情報を簡単に一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ファイルマネージャーアプリを選ぶ際の基準が分かり、自社の環境に合ったアプリを導入できます。
目次
ファイルマネージャーとは？
ファイルマネージャーとは、写真や書類をデータ化したファイルを閲覧・管理できるITツールです。
ファイルマネージャーを活用すると、管理が煩雑になりがちな書類や画像の整理も容易になり、社内情報を一元管理できます。たとえば、顧客情報を紙で管理すると、「紛失リスク」や「一人が持ち出すとほかの従業員が閲覧できなくなる問題」が生じてしまいます。
そこで、ファイルマネージャーを使えば従業員が各自の端末を通して時間や場所を問わず情報を閲覧できるので、情報共有の確実性・スピードが向上するうえ、紛失する心配もありません。ただし、社外秘情報が漏れないよう取り扱いには注意しましょう。
【iPhone/Android対応】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選
以下では、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選をご紹介します。
ファイルマネージャーを全社的に使い始めると、とくに大企業ではファイルの量が多いため、整頓されないまま放置されてしまいがちです。ファイルが散在している状態では、古い情報が埋もれてすぐに見つけられなくなり、業務の進行が滞ってしまいます。
したがって、「必要な情報をすぐに見つけ出して適切にファイル管理できるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なアプリを導入してもITツールに不慣れなメンバーが使いこなせないので、「シンプルな操作性であるか」も重要なポイントです。
結論、自社で導入すべきは、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスでき、大企業でも全社員が簡単にファイル管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に残した情報は、「AIによる自然言語検索」「添付ファイル内検索」などの超高精度の検索機能ですぐに探し出せます。また、AIがファイルの内容を要約して記事化してくれる機能もあるため、ファイルの中身をナレッジとして活用できるのです。
【ナレカン】大規模企業のファイル管理を最適化するツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ファイル共有＞
ここでは、ナレカンでファイルを共有する方法を紹介します。
まず、ナレカンの新規投稿画面を開きます。次に、下の[ファイル添付]をクリックして、共有ファイルを選択します。最後に、[開く]をクリックしましょう。
すると、以下のように、ファイルを記事に添付できます。この記事を公開することで、メンバーにリアルタイムで共有可能です。
公開した記事は以下のように表示され、多階層のフォルダで部署や案件ごとに整理できます。
【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール
Stockはナレカンと同様に、大容量のファイルを管理・共有するのに便利なツールです。
「Stock」の「ノート」には、ファイルに加えテキストや画像・動画も残せます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」機能が備わっているため、必要な資料を参照しながらタスク管理ができるうえ、情報が混在することなくやり取りできるのが特徴です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google Drive】無料でも使える大容量のストレージツール
＜Google Driveの特徴＞
- Google関連の様々なビジネスアプリを活用できる
- 基本無料で利用できる
無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算ソフト「Googleスプレッドシート」などを使って、Google Driveの画面から直接書類を作成できます。
Google Driveは全ての機能を無料で15GBまで利用可能です。ほかのサービスと比べて無料で使える保存容量が大きいのも特徴です。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- ファイル共有機能
- 検索機能
アップロードしたファイルを任意のメンバーに共有できる機能が備わっています。共有したいファイルの右上にある「︙」から「共有」＞「共有」を選択して、メンバーのメールアドレスを入力するとファイルを共有できます。
ただし、共有のたびに”アクセス制限”を設定する必要があるため、手間がかかってしまう点に注意です。
Google Driveの検索機能は充実しているので、「ファイル名」だけでなく「キーワード」や「データ情報」からも検索をかけられます。必要な情報に、すぐにたどり着きたいシーンに最適です。
＜Google Driveの注意点＞
- ファイル管理が面倒
- 検索の精度が低い
Google Driveではファイルを階層的に管理するため、ファイルが増えるほどフォルダの階層が深くなり、古い情報が埋もれてしまいがちです。
利用しているユーザーからは「ドライブ内を検索する際に、PDFやデータの中の文字まで拾ってヒットさせてくれるので助かっていますが、もう少しその精度が上がるといいと思います。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
有料プランは、Googleの他のアプリも含まれた「Google Workspace」の料金です。
- 個人向け：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス
＜OneDriveの特徴＞
- 共同作業に最適
- オフラインでも作業可能
Microsoft社が提供する「Word」「Excel」「PowerPoint」などを使った、リアルタイムでの共同作業が簡単にできます。
オフラインでも編集可能で、編集箇所はインターネットに接続した際に自動的に同期されます。そのため、移動中や移動先での編集に便利です。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- バックアップ機能
- 共同編集機能
アップロードしたデータはクラウド上に保存され、バックアップができます。そのため、PCの買い換え後にデータ移行する手間がかからない点がメリットです。
社内外のメンバーを招待すれば、共有相手もファイルの閲覧・操作・ダウンロードができます。複数人で情報の更新をしたい場合に役立つのです。
＜OneDriveの注意点＞
- 年間サブスクリプション制
- 同期の失敗が多い
ほとんどのプランが「年払い」のみなので、短期間での解約がしづらいです。そのため、機能や金銭・教育コストなどをよく検討したうえで導入する必要があります。
利用しているユーザーからは「ファイルの同期失敗が、やはり多いです。3年前から使っていますが、いまでも安定していない印象を持っています。」という声があります。（参考：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
有料プランには、Microsoftの他のアプリも含まれた「Microsoft 365（旧Offie 365）」の料金も含まれます。
- Microsoft 365：0円（家庭向け）
- OneDrive for Business：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ
＜Clipbox +の特徴＞
- スマホでのファイル管理に特化している
iPhoneやAndroidなどのスマートフォンや、iPadからファイル管理しやすいようなデザインになっています。
- 動画や音楽を保存するのに適している
テキストやPDFの閲覧のほか、動画や音楽ファイルを簡単に再生・保存できるファイル管理アプリです。
＜Clipbox +の機能・使用感＞
- 保存できる容量の制限がない
- ファイルにパスワードを設定できる
Clipbox +は「ファイルをダウンロードして保管するツール」なので、保存できるファイルの容量に上限がありません。ただし、保存先が端末自体になるので、端末の空き容量には左右されます。
「パスロック」をクリックすることで、ダウンロードしたファイルにパスワードを付けることができます。他の人に見られたくないファイルを非表示にしたいときに適しています。
＜Clipbox +の注意点＞
- PCに非対応
- 広告が表示される
iPhone/iPad/Android以外の端末では利用できません。
利用しているユーザーからは「アプリを起動する度に動画広告が表示される」という声があります。（参考：App Store）
＜Clipbox +の料金体系＞
無料で使用できます。
比較表｜人気のファイルマネージャーアプリ5選
以下は、紹介したツールの比較表です。料金や特徴を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| ナレカン | Stock | Google Drive | OneDrive | Clipbox + | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
大規模企業のファイル管理を最適化するツール |
もっとも簡単にファイル管理できるツール |
無料でも使える大容量のストレージツール |
Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス |
幅広いファイル形式に対応しているアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 |
【×】※ただし、Teamsと連携すれば可 |
【×】 |
| リアルタイム共有 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※同時編集は可 |
【×】※同時編集は可 |
【×】※共有機能がない |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
機能がシンプルなので、電子署名の機能はない |
ファイル管理が面倒 |
年間サブスクリプション制である |
PCに非対応 |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プラン：816円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：749円/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「Clipbox +」の詳細はこちら |
ファイルマネージャーアプリを選定するときは、自社に必要な機能が過不足なく備わっているものを選びましょう。
ビジネスでは、共有した資料をもとに、メンバーと話し合う場面が多く存在します。そのため、単純にファイルを管理できるだけでなく「スムーズに共有できる機能」や「メッセージ機能」も兼ね備えた情報共有ツールが最適なのです。
ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイント
ここでは、ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイントをご紹介します。自社に適したアプリを活用できている企業は、以下のポイントを押さえているのです。
（1）クラウド型であること
1つ目に、ビジネスにおいて、ファイルマネージャーアプリは「クラウド型」の活用が大前提です。
取り込んだファイルを特定のデバイスでしか閲覧できないアプリを使うと、管理が属人化してしまい、スムーズに情報共有できません。そのため、自社の情報を一元管理するには、ほかのデバイスからも管理できる「クラウド型のアプリ」を使うことが必須です。
このように、クラウド型のファイルマネージャーアプリを活用すると、社内外のどこからでも情報を閲覧・編集できるうえに、社内で簡単に共有できます。
（2）使いやすいこと
2つ目に、使いやすいファイルマネージャーアプリを選ぶことも重要です。
社内情報を一元管理するには、メンバー全員が使いこなせるファイルマネージャーアプリを導入しなければなりません。多機能で操作が複雑なアプリでは、ITに不慣れなメンバーが使いこなせず情報共有に手間がかかるうえ、次第に使われなくなる恐れがあるのです。
そのため、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性のアプリを活用しましょう。様々なメンバーが使うことを意識して、「全社での情報共有のために、過不足のない機能を備えたアプリ」を選ぶべきです。
（3）セキュリティが高いこと
3つ目に、セキュリティの高さも重要なポイントです。
社内の機密情報が確実に守られなければ、情報漏えいのリスクが高まります。また、情報を社外で閲覧していると第三者に盗み見られたり、フリーWi-Fiを通してハッキングされたりする恐れもあるのです。
そのため、「十分なセキュリティ対策がされているか」や「アクセス権限を設定できるか」を必ず確認しましょう。加えて、アプリのみに頼るのではなく、従業員へ”情報漏えいのリスク”や”注意の必要性”を周知する取り組みも重要です。
（4）日本語対応していること
4つ目に、日本語対応しているかを確認しましょう。
ファイルマネージャーアプリの中には、全体の表記が英語のみの場合もあります。シンプルで直感的にわかりやすい仕様であれば問題ありませんが、ある程度文字を読む必要があるため、日本語対応しているほうが便利なのです。
また、万が一トラブルが発生した際、日本語に対応していないと十分なサポートが受けられない可能性があります。そのため、英語に不慣れな場合や日本語での充実したサポートを受けたい場合は、日本語対応しているアプリを選びましょう。
（5）検索しやすいこと
5つ目に、業務をスムーズに進めるためには検索のしやすさも重要です。
管理するファイルの数が増えるにつれて、情報が整理されないまま散在してしまい、必要な情報を見つけるのに手間がかかってしまいます。そこで、検索機能があるアプリを使えば、大量の情報の中からスムーズに必要な情報へたどり着けるのです。
とくに、「平均0.2秒」の高速スピードと「ヒット率100%」の超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなアプリであれば、目的の情報に即アクセス可能です。
iPhone/Androidのデフォルトファイル管理アプリの使い方
以下では、iPhone/Androidに搭載されている「デフォルトのファイル管理アプリ」の使い方を解説します。「ほかのアプリを選ぶ前に、まずは本体でファイルを保存したい場合」には以下を参考にしましょう。
iPhoneのデフォルトアプリ
iPhoneにダウンロードしたファイルは、「ファイル」アプリに保存されます。「ファイル」アプリが見つからない場合は、画面を下方向にスワイプ（指でなぞる）して、本体の検索機能で探しましょう。
次に、ダウンロードしたファイルが「ファイル」アプリのどこに保存されているのかを解説します。まずは、ファイルアプリを開いて、下部の[ブラウズ]を押します。
以下のような画面になるので、[iCloud Drive]か[このiPhone内]のうち、ファイルの保存先に指定しているほうを選択しましょう。保存先が分からない場合は、上部の検索窓からファイル名を直接検索できます。
また、ダウンロードしたファイルは、ファイル一覧画面の[ダウンロード]フォルダから探すことも可能です。
さらに、この「ファイル」アプリの管理画面では、自由にフォルダを作ってファイルを整理できるのです。
また、ファイルが[iCloud Drive]と[このiPhone内]どちらにダウンロードされるかは、iPhone本体の[設定]→[Safari]→[ダウンロード]から確認できます。
以上の手順で、iPhoneにデフォルトでインストールされている「ファイル」アプリを使って、ファイルを管理できます。ただし、画像をダウンロードした場合に限り、保存先が「写真」アプリになる点に注意が必要です。
Androidのデフォルトアプリ
一部機種によって異なりますが、Androidの多くの機種では、ダウンロードしたファイルは「Files」アプリに保存されます。「Files」アプリを開くと、ダウンロードしたファイルを確認可能です。
このように、iPhoneやAndroidのデフォルトアプリでもダウンロードしたファイルを管理できます。ただし、「異なるデバイス間で同期できない」「複数人でのファイル共有に不向き」「文書ファイルと画像を一か所に管理しづらい」などのデメリットがあるのです。
そのため、ビジネスのファイル管理には、あらゆる形式のファイルを一元管理でき、社内外のメンバーにリアルタイムで共有可能な「ナレカン」のようなアプリを使いましょう。
おすすめのファイルマネージャーアプリ5選まとめ
これまで、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介しました。
ファイルマネージャーアプリを使うと、管理が煩雑になりがちな「マニュアル」や「資料」を効率よくまとめられます。そこで、ファイルマネージャーアプリを導入する際は、セキュリティが高く、全社で利用可能なクラウド型のアプリを選ぶべきです。
一方で、アプリに取り込むファイルの量が増えると管理しきれず、必要な情報をすぐに見つけられなくなってしまいます。そのため、情報の整理や検索がしやすい「シンプルな情報共有ツール」を活用して、社内の情報を簡単に一元管理しましょう。
結論として、スマホからでも簡単に情報を共有・管理でき、超高精度の検索機能で社内のあらゆる情報に即アクセス可能な『ナレカン』が必須です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事で使うファイルをスムーズに管理・共有しましょう。
