紙やエクセルを使って社内情報をまとめると、書類がかさばり管理が煩雑になりがちです。そこで、データ化した書類をファイルマネージャーアプリを使って管理すると、スマホやPCを通して適切に情報をまとめられるようになります。
とはいえ、「ファイルマネージャーアプリには様々な種類があり、どれを活用すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのファイルマネージャーアプリ4選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 書類管理が煩雑になっている現状を改善したい
- 業務に必要な情報をすぐに見つけられるようにしたい
- チームの情報を一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、適切な情報管理に必要なファイルマネージャーアプリの基準が分かり、自社の環境に合ったアプリを導入できます。
目次
ファイルマネージャーは何に使う？
ファイルマネージャーとは、写真や書類をデータ化したファイルを閲覧・管理できるITツールです。ファイルマネージャーを活用すると管理が煩雑になりがちな書類や画像の整理も容易になります。
ファイルマネージャーは社内情報をチームで一元管理する際に役立ちます。従業員が各自の端末を通して必要な情報を検索できるので、情報共有の確実性・スピードが向上するのです。
例えば、顧客情報を管理するには名刺や対応履歴などの情報を紐づけて管理する必要があります。しかし、紙の書類で管理すると、紛失リスクや一人が持ち出すとほかの従業員が閲覧できなくなる問題が生じます。
そこで、ファイルマネージャーを活用してどこでも情報管理できるようにすると、確実かつ素早い情報共有が可能になるのです。ただし、同時に重要な情報へのアクセスも容易になってしまうので、社外秘情報が漏えいしないように取り扱いに注意しましょう。
【iPhone/Android】おすすめのファイルマネージャーアプリ4選
以下では、おすすめのファイルマネージャーアプリ4選をご紹介します。
ファイルマネージャーを全社的に使い始めると、取り込むファイルの量が多く、ファイルが整頓されずに放置されてしまいがちです。ファイル管理が煩雑になれば、古い情報が埋もれてすぐに見つけられなくなり、業務の進行が滞ってしまいます。
したがって、情報のアクセス性が高く、チームで簡単に共有できるツールの活用が欠かせません。ただし、多機能なアプリを導入してもITリテラシーの低いメンバーが使いこなせないので、「シンプルな情報共有ツール」を導入しましょう。
結論として、ファイルマネージャーアプリのおすすめは、非IT企業における65歳以上のメンバーでも簡単にファイル管理ができる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は社内情報を残しつつ、任意のメンバーとの共有も容易です。また、2階層でシンプルな「フォルダ」でノートの内容を整理すれば、古い情報でもすぐに見つけられます。
【Stock】もっとも簡単にファイル管理できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Google Drive】大容量のストレージツール
Google Driveの特徴
- Google関連の様々なビジネスアプリを活用できる
- 基本無料で利用できる
無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算アプリ「Googleスプレッドシート」などのビジネスアプリを活用できます。
Google Driveは全ての機能を無料で利用可能です。
Google Driveの機能・使用感
- フォルダを作成する
- ファイルを検索する
アップロードしたデータをフォルダにまとめて整理します。任意のメンバーであれば、フォルダ内の全てのファイルが共有できるので便利です。
検索機能が充実しており、データ名からだけでなくキーワードやデータ情報からも検索をかけられるので、すぐに情報にたどり着きたいシーンに最適です。
Google Driveの注意点
- ファイル管理が面倒
Google Driveではファイルを階層的に管理するため、ファイルが多ければ管理する手間がかかってしまい、古い情報が埋もれてしまいがちです。
利用しているユーザーからは「セキュリティが不十分で、アイテムが外部のメンバーによって共有される可能性がある」という声があります。（参考：ITreview）
Google Driveの料金体系
- 個人向け：無料
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス
OneDriveの特徴
- 共同作業に最適
- オフラインでも作業可能
Microsoft社が提供するWord、Excel、PowerPointのリアルタイムでの共同作業も容易です。
オフラインでも編集可能で、編集箇所はインターネットに接続した際に自動的に同期されます。
OneDriveの機能・使用感
- バックアップ機能
- 共同編集機能
アップロードしたデータはクラウド上に保存され、バックアップができるので、PCを買い換え後にデータ移行する手間がかからない点がメリットです。
共有設定により他の人を招待することで、ファイルの閲覧・操作・ダウンロードが可能になります。やりとりを進めながら情報の更新をしたい場合に役立ちます。
OneDriveの注意点
- 年間サブスクリプション制
- 動きがやや遅い
一般法人向けプランに無料プランはなく、年間サブスクリプション制なので費用を抑えづらいです。
利用しているユーザーからは「特にファイルの容量が大きいときに動きが鈍る」という声があります。（参考：ITreview）
OneDriveの料金体系
OneDrive単体のプランと、ほかのMicrosoft製品を合わせて利用可能なプランの2種類があります。以下は、一般法人向けプランの料金です。
- Onedrive for business(Plan 1): 630円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ
Clipbox +の特徴
- シンプルな操作性
誰でも手軽に使えるシンプルな操作性で、ファイルをわかりやすく整理できます。
- 動画や音楽を保存するのに適している
テキストやPDFの閲覧のほか、動画や音楽ファイルを簡単に再生・保存できるファイル管理アプリです。
Clipbox +の機能・使用感
- オフラインでファイルを閲覧できる
- ファイルにパスワードを設定できる
Wi-Fi環境がない場合でもダウンロードしておいた動画が見れるため、出張先や移動時間に確認したいという場合に便利です。
ダウンロードしたファイルにパスワードを付けることができます。他の人に見られたくないファイルを非表示にしたいときに適しています。
Clipbox +の注意点
- PCに非対応
- 広告が表示される
iPhone/iPad/Android以外の端末では利用できません。
利用しているユーザーからは「動画広告が毎回表示される」という声があります。（参考：ITreview）
Clipbox +の料金体系
無料で使用できます。
おすすめのファイルマネージャーアプリ5選の比較表
料金や特徴を紹介したいという方は、以下の比較表を参考にしましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | Google Drive | OneDrive | Clipbox + | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
もっとも簡単にファイル管理できるツール |
大容量のストレージツール |
クラウド型ストレージサービス |
幅広いファイル形式に対応しているアプリ |
| 注意点 |
ファイルではなく「ノート」に情報を残す |
セキュリティが不十分である |
ビジネス向けの無料プランがない |
広告が表示される |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：816円/ユーザー/月（月額）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：630円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「Clipbox +」の詳細はこちら |
ファイルマネージャ―アプリの3つの選定ポイント
ここでは、ファイルマネージャーアプリの3つの選定ポイントをご紹介します。自社に適したアプリを活用できている企業は、以下のポイントを押さえているのです。
（1）クラウド型であること
ビジネスにおいて、ファイルマネージャーアプリはクラウド型の活用が大前提です。
スマホに取り込んだファイルを個人でしか閲覧できないアプリを使うと、ファイル管理が属人化してしまい、スムーズな情報共有もままなりません。そのため、情報を自社で一元管理するには、ほかのデバイスからも管理可能なクラウド型のアプリを使うことが必須なのです。
クラウド型のファイルマネージャーアプリを活用すると社内外で情報を閲覧できるので、場所を問わず情報管理を行える体制が実現します。
（2）チームでの管理に適していること
チームでの管理に適しているファイルマネージャーアプリを選ぶことも重要です。
チームの情報を一元管理するには、チームメンバーの全員が使いこなせるファイルマネージャーアプリを導入しなければなりません。しかし、操作の複雑なアプリを使うと、ITリテラシーの低いメンバーが上手く情報共有できなくなってしまいます。
そのため、シンプルで操作の簡単なアプリを活用しましょう。単純に機能性の高いアプリではなく、様々なメンバーが使うことを意識して、チームでの情報共有に過不足のない機能を備えたアプリを選定すべきです。
（3）セキュリティが高いこと
セキュリティの高いファイルマネージャーアプリでなければ、情報漏えいのリスクを削減できません。
社内の機密情報が確実に守られなければ、情報漏えいのリスクが高まります。また、情報を社外で閲覧していると第三者に盗み見られたり、フリーWi-Fiを通してハッキングされたりする恐れもあります。
ファイルマネージャーアプリは、セキュリティ脅威への対策がされているかを確認しつつ、アクセス権限を設定可能なアプリを活用すると社内の情報を安全に保てます。加えて、アプリのみに頼るのではなく、従業員へ情報漏えいのリスクや注意の必要性を周知する取り組みも重要です。
ファイルマネージャーアプリ4選まとめ
これまで、おすすめのファイルマネージャーアプリ4選や選定ポイントを中心にご紹介しました。
ファイルマネージャーアプリを使うと、管理が煩雑になりがちな資料をファイルとして効率よくまとめられます。自社に適したファイルマネージャーアプリを導入する際は、セキュリティが高く、チームで利用可能なクラウド型のアプリを選定すべきです。
ただし、取り込むファイルの量が増えると管理しきれず、必要な情報がすぐに見つけられなくなってしまいます。そのため、「情報を残せるシンプルな情報共有ツール」を活用して、チームの情報を簡単に一元管理しましょう。
結論として、「ノート」「フォルダ」の情報管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール『Stock』が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事で使うファイルのスムーズな管理・共有を実現しましょう。
