提案書は、社外の取引先に自社のサービスや取り組みをプレゼンするときに使われる書類です。提案が受け入れられるか否かは会社の業績に直結するので、クライアントに刺さる提案書を作成する業務は重要だと言えます。
しかし、内容が伝わりやすい提案書を一から作るのは、簡単ではありません。そのため、「説得力のある提案書が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、わかりやすい社外向け提案書の構成例や書き方、テンプレートを見本画像を交えて、ご紹介します。
- 社外向けの提案書をどのように作ったらよいか分からない
- 見本をもとに提案書の構成を確認したい
- 刺さる提案書を作れる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、効果的な提案書を書くコツやイメージを掴むことができ、相手に刺さる提案の実現につながります。
目次
提案書とは
以下では、提案書の重要性や企画書との違いについて紹介します。まずは、提案書の概要を確認しておきましょう。
提案書の重要性
提案書とは、「”クライアントまたは自社の課題解決に必要となる提案内容”をまとめた資料」を指し、極めて重要です。
とくに、クライアントに対する提案書は、自社製品・サービスを導入してもらう目的で作成します。したがって、社外向けの提案書を作成するときは、“自社製品・サービスがどのようにクライアントの課題へアプローチできるか”を意識することが重要です。
このように、提案書はクライアントのニーズに合致する”解決策”や”提供する価値”を伝えるために不可欠なのです。
提案書と企画書の違い
提案書と企画書では、記載内容に違いがあります。
提案書は、業務上やビジネス上の課題を提示し、「改善・解決するまでのプロセスを具体化したもの」を記載します。一方、企画書には「実行可能なアイディアやプラン」を記載するのです。
両者は混同しやすいため、上記の違いを押さえて区別しておきましょう。
【見本画像あり】わかりやすい社外向け提案書の構成例
ここでは、わかりやすい社外向け提案書の構成例を見本とともにご紹介します。以下を参考にすれば、情報に抜け漏れのない提案書を簡単に作成できます。
記載項目
冊子や複数ページの提案書を作成する場合は、以下の基本事項を押さえましょう。
- 表紙（タイトル）
- 目次
- 提案概要
- スケジュール
- 費用
誰に向けた何の資料なのか、端的に記載します。
どのような流れで提案をするのか、一目で分かるように記載します。
何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。
実際にどのような工程で進むのか、課題解決までのスケジュールを記載しましょう。
ただ費用を記載するのではなく、提案内容や解決のメリットに照らして納得感を与えることがポイントです。
各項目では要点を押さえ、文章が冗長にならないように心がけましょう。また、画像や表を用いるとより読み手がわかりやすくなります。
課題と原因
次に、クライアントが抱える課題と原因を記載します。
クライアントの課題を適切に伝えるには、相手にとって理想的な状態と現状とのギャップを定量的に示す方法が効果的です。なぜギャップを埋められず、理想的な状態にならないのか、客観的なデータを使って説明すると説得力が増します。
このように、提案書は、クライアントが置かれている状況を俯瞰できるように作りましょう。解決が必要な課題と原因を明確化することで、次に記載する解決策の有効性が伝わりやすくなります。
課題に対する解決策
課題と原因を示したら、課題に対する解決策を記載します。
解決策は、クライアントの課題へどのようにアプローチするか明確化したうえで、施策によってどのように改善されるのか、イメージしやすく書きましょう。なぜなら、クライアントにとってメリットがわからない提案は採用に結びつかないためです。
解決策の信憑性を上げるには、「同様の施策を実行した他社の事例」を例示すると再現性をアピールできます。
提案書の構成例のまとめ表
伝わりやすい提案書は、以下の構成例のように作られています。
| 項目 | 記載事項 |
|---|---|
|
表紙
(タイトル)
|
誰に向けた何の資料か、一目で分かるように書く
|
|
挨拶
|
提案の機会を貰えたことへの感謝を伝える
|
| 会社概要 |
自社の所在地や事業内容を記載する
|
| 提案概要 |
何をどのように解決できるのか、相手の興味を引き立てる
|
| 目次 |
どのような流れで提案するのか、全体の構成を示す
|
| 課題 |
顧客の理想像と現状のギャップを示す
|
| 原因 |
なぜギャップを埋められないのか定量的に示す
|
| 解決策 |
施策を実行した事例を紹介しつつ、提案を採用したときのメリットを定量的に示す
|
| 費用 |
提案内容や解決のメリットに照らして、納得感を醸成しながら記載する
|
以上の表を参照して、提案書に記載する項目や押さえるべきポイントの抜け漏れを防ぎましょう。
社外向け｜提案書の書き方と流れ
以下では、「社外向け提案書の書き方・流れ」を3つに分けて解説します。提案書は、以下のステップに沿って作成しましょう。
現状の課題の明確化と解決策の検討
まず、課題を明確にして解決策を考えましょう。
提案書の目的は、「クライアントの抱える課題に対する解決策を示す」ことなので、始めに課題を明らかにする必要があります。また、課題を分析した結果も併せて提示すれば、説得力が増すので提案を前向きに検討してもらいやすくなります。
そのうえで、多様な観点から「課題に対する解決策」を検討すれば、軸を持って提案することができるのです。
予算・期間の設定
次に、具体的な予算・期間を決定しましょう。
提案の内容自体は良くても、クライアントの想定を大幅に越える予算やタイトすぎる無理なスケジュールでは、実現が難しくなります。そのため、具体的かつ適切な数字を設定しましょう。
予算があれば、クライアントは「費用対効果」を推定できます。また、スケジュールについても、実際に取り組んだ時のイメージがしやすくなるため、提案を受け入れてもらえる可能性が高まります。
提案書の作成
最後に、提案内容をまとめて資料に落とし込みます。
提案書には、読み手が求める情報を過不足なく記載することが重要なので、情報の取捨選択を意識しましょう。また、専門的な知識を要する内容の場合は、注釈などを使いながら相手がスムーズに理解できる文章を心がけます。
以上のように、提案書作成の最後のステップでは、検討した内容を「相手にとってわかりやすいこと」を念頭にまとめるのです。
たとえば、「ナレカン」のような社内の情報を一元化できるツールを使うと、提案書をわかりやすくするノウハウや注釈が必要な専門知識を1か所にまとめておくことができます。
わかりやすい提案書を書く4つのコツ
ここからは、わかりやすい提案書を書く4つのコツを紹介します。クライアントへの提案を成功させるために、以下のコツを意識して提案書を作成しましょう。
（1）課題を正確に把握する
提案書を書く1つ目のコツは、クライアントの課題を正確に把握することです。たとえば、以下3つのビジネスフレームワークが役立ちます。
＜6W2H＞
分かりやすい提案書に共通しているのは、6W2Hが明確であることです。そのため提案書には以下の要素を落とし込みましょう。
- When（いつ）
- Who（だれが）
- What（なにを）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- Whom（だれに）
- How（どのように）
- How much（いくら）
このように、6W2Hの項目を意識しながら文章を作成すれば、「課題と解決策」を具体化できるので、提案自体が伝わらないという最悪の事態を回避できます。
＜3C分析＞
3C分析は、論理的な提案書・企画書を書くときに効果的なフレームワークです。
- Customer（顧客）：顧客のニーズや市場環境
- Competitor（競合）：競合他社の強さ、市場シェア率などの現状
- Company（自社）：自社の強みやブランドイメージなどの現状
これらの3つの視点を持つことで、バランス良く現状を整理しながら「課題と解決策」を分析しやすくなります。
＜SWOT分析＞
SWOT分析とは、現状分析と提案の目的と全体像を把握するためのビジネスフレームワークです。
- Strength（強み）：内部環境のプラス要素となる自社の強み
- Weakness（弱み）：内部環境のマイナス要素となる自社の弱み
- Opportunity（機会）：自社に好影響を与える外部環境のプラス要素
- Threat（脅威）：自社に悪影響を及ぼす外部環境のマイナス要素
上記のように、内部と外部からの現状をそれぞれ分析すれば、客観的に提案の目的や自社の立ち位置を捉えられます。
（2）提案を採用するメリットを記載する
提案書を書く2つ目のコツは、提案を採用するメリットを記載することです。
メリットが伝われば、クライアントは提案を受け入れたときの状況を具体的にイメージできるようになります。提案書には、数値を用いて情報を記載すると、客観的な視点からクライアントに提案のメリットを示せます。
したがって、提案書には必ず定量的なメリットを書くようにしましょう。
（3）実現性の判断材料を明記する
提案書を書く3つ目のコツは、実現性の判断材料を明記することです。
新しい事業やプロジェクトを立ち上げる際は、周囲の理解や協力を得ることが事業推進の成功の鍵となります。そこで、実現可能性や費用対効果を判断材料にするのです。
そのため、提案内容の実現可否の判断材料として、スケジュールや費用などを提示して、相手が納得して判断できるようにしましょう。
（4）数字に落とし込む
最後に、提案書を書く4つ目のコツは、数字に落とし込んで定量的な情報を記載することです。
提案内容の効果を齟齬なく伝えるために、数値や金額、効果を定量的なデータを用いて表します。例えば、「人件費を○％削減する」「売上を○％上げる」のように、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。
また、効果など結果の要素は、正確な見積もりが難しい場合は「試算」の形式で記載しましょう。
【必見】「刺さる提案書」を作る方法とは
以下では、「刺さる提案書」を作り続ける方法を紹介します。
クライアントに刺さる提案書を作るには、過去の提案事例を社内共有することが重要です。過去の情報が残っていれば、似たような案件で提案書を作成する工数が減るうえ、最適な提案につながるポイントや過去実績を踏まえて資料作成ができます。
そこで、「提案書をはじめとした情報を蓄積できるITツール」を使うと、社内でのノウハウ共有がスムーズに進みます。ただし、目的の資料がすぐに見つからなければ業務が滞ってしまうので「検索機能の充実性」も重視して選ぶべきです。
結論、提案に関するあらゆる情報を書き残すことができ、欲しい情報が確実にヒットするツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、作成した提案書のファイルやクライアントの情報をまとめて管理できます。また、「過去事例を教えてください」のように話し言葉で情報を探せるAI検索機能があるので、社内のナレッジ共有がスムーズになるのです。
提案書作成のノウハウ蓄積・共有ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
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ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
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生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
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シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【注意】社外向け提案書の3つの失敗例とは
ここでは、社外向け提案書の失敗例3つをご紹介します。以下の例を参考に、クライアントに伝わりやすい提案書の作成を意識しましょう。
（1）伝えたい内容が不明瞭
まず、失敗例として「何を伝えたいか不明瞭になっている」ケースが多くあります。
「何をどのように解決するのか」を明確化しなければ、クライアントにとってその提案を採用する価値がわかりません。そのため、提案書を一読するだけで提案内容を全て理解できるように、解決策を明瞭に記載することが求められます。
そこで、文章を簡潔に書くのはもちろん、6W2Hを使って意図が相手に伝わりやすくなるようにしましょう。
（2）提案書の作成自体が目的となっている
次に、失敗例として「提案書を作成すること自体が目的となっている」ケースが挙げられます。
提案書はあくまで提案を採用してもらうために提示する書類です。そのため、クライアントの課題に合わせて、現実的な解決策を提案しなければ、提案後の動き方やコミュニケーションに悪影響を与えかねません。
そこで、提案書はプロジェクトを始動させるための「手段」であるという意識があれば、プロジェクトの進行も見据えた提案ができるのです。
（3）提案が非現実的
最後に、「提案が相手にとって非現実的になっている」ケースも失敗例のひとつです。
クライアントの理想を叶えられる抜本的な解決策を提案しても、実際に実行できなければ採用されません。提案の採用率を上げるには、許容可能な予算内に抑えたり、事業の閑散期に実行したりするなど、クライアントに寄り添った提案をする必要があります。
つまり、クライアントを第一に考え、現実的な提案をするには、顧客情報を十全に管理する体制が整っていることが大前提なのです。
そこで、昨今では「ナレカン」のように、顧客の情報や過去の商談結果を見やすくまとめられるツールを活用して、最適な提案を検討する企業が増えています。
企画・提案書の作成事例
引用および参考：株式会社シティ情報ふくおか公式サイト｜プロポーザル事例集
株式会社シティ情報ふくおかでは、プロポーザル事例集として企画・提案書の作成事例を公開しています。
各事例をクリックすると、提案における資料を確認できます。そのため、「社外向けの提案書での挨拶文の書き方が分からない」「資料のレイアウトに悩んでいる」という方に役立つサイトだと言えます。
一方で、社外への提案を成功させるには、自社の強みや勝ちパターンを資料に反映することが重要です。したがって、作成した提案書は「ナレカン」のように「メッセージ機能の付いたITツール」で社内共有すると、メンバー間でフィードバックしやすく便利です。
【無料】社外向け提案書に役立つテンプレート
提案書を作成する際は、テンプレートを利用すると便利です。以下では、社外向け提案書に役立つテンプレートを3つ紹介します。
Word｜ レポート形式の提案書テンプレート
こちらは、Microsoftが公開しているWord形式の提案書テンプレートです。
レポート形式でまとめられる点が特徴です。画像や文書を自由に追加できることはもちろん、提案内容に合わせてページ数を増やすことができます。
Word｜ 1枚でまとめられる企画書テンプレート
こちらは、ビズ研が公開しているWord形式の企画書テンプレートです。
1枚で現状分析や解決策、具体的な企画内容を記載できる仕様になっており、要点を端的にまとめられる点が特徴です。
Powerpoint｜新規事業に活用できる提案書テンプレート
こちらは、Microsoftが公開しているパワーポイント形式の提案書テンプレートです。
提案にあたり、市場に関する情報もスライドでまとめられるようになっています。テンプレートはブランドの立ち上げを提案する内容になっていますが、内容を修正すれば新商品や新規事業の提案にも活用可能です。
上記のように、無料公開されているテンプレートを使うと素早く提案書を作れます。一方で、作った資料がほかのファイルに埋もれると提案時にスムーズに共有できないので、「ナレカン」のような文書整理に役立つツールの併用がおすすめです。
わかりやすい社外向け提案書の書き方やテンプレートまとめ
ここまで、わかりやすい社外向け提案書の書き方のポイントや、テンプレートを中心に紹介しました。
クライアントに伝わる提案書を作るには、過不足のない構成をつくり、メリットや実現性を具体的に述べることが必要です。さらに、テンプレートを使えば一から構成を考えることなく、体裁が整った見やすい提案書を簡単に作成できます。
しかし、提案書は作成して終わりではなく、今後のプレゼンに活かせるように”いつでも振り返り可能な状態で管理”する必要があるのです。そこで、「検索機能の充実した情報共有ツール」でデータを保管すると、資料を社内のノウハウとして残しておけます。
結論、自社が導入すべきなのは、提案書をはじめとしたクライアントの情報を一元管理できるツール『ナレカン』一択です。ナレカンは、社内メンバーに質問できる機能も備わっているので、提案におけるノウハウ蓄積にも最適です。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、提案書の作成から管理までを効率化しましょう。
