提案書は、社外の取引先に自社製品をプレゼンするときに使われる書類です。提案が受け入れられるか否かは会社の業績にも関わるので、クライアントに刺さる提案書を作成する業務は重要だと言えます。
しかし、内容の良さが伝わりやすい提案書を一から作るのは、簡単なことではありません。そのため、なかには「説得力のある提案書が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝わりやすい提案書の書き方や構成例、失敗例を中心にご紹介します。
- わかりやすい提案書の書き方を知りたい
- 提案書の作成に時間がかかっており、他の業務を圧迫している
- 「クライアントが納得する提案書」の作成手順を仕組み化したい
という方はこの記事を参考にすると、効果的な提案書を書くコツが分かり、相手に刺さる提案の実現につながります。
目次
提案書とは
提案書とは、社内外の相手にアイディアや製品・サービスを伝える資料です。
提案書と似た言葉に「企画書」がありますが、記載の内容に違いがあります。企画書は実行可能なアイディアやプランを示す一方、提案書は業務上やビジネス上の課題を提示し、改善・解決するまでのプロセスを具体化したものを指します。
そのため、業務改善や新規事業の提案など、アイディアや製品・サービスを用いて社内外の課題解決に貢献できるということを示す資料と言えるのです。
とくに、クライアントに対する提案書は自社製品・サービスを導入してもらう目的で作成します。したがって、社外向けの提案書を作成するときは、”自社製品・サービスがどのようにクライアントの課題へアプローチできるか”を意識することが重要です。
伝わりやすい提案書の構成例
ここからは、伝わりやすい提案書の構成例をご紹介します。以下を参考にすれば、情報に抜け漏れのない提案書を簡単に作成できます。
基本事項
冊子や複数ページの提案書を作成する場合は、以下の基本事項を押さえましょう。
- 表紙（タイトル）
- 目次
- 提案概要
- 費用
- 提案概要
誰に向けた何の資料なのか、端的に記載します。
どのような流れで提案をするのか、一目で分かるように記載します。
何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。
ただ費用を記載するのではなく、提案内容や解決のメリットに照らして納得感を与えることがポイントです。
何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。
各項目では要点を押さえ、文章が冗長にならないように心がけましょう。
課題と原因
次に、クライアントが抱える課題と原因を記載します。
クライアントの課題を適切に伝えるには、相手にとって理想的な状態と現状とのギャップを定量的に示す方法が効果的です。なぜギャップを埋められず、理想的な状態にならないのか、客観的なデータを使って説明すると説得力が増します。
このように、提案書では、クライアントが置かれている状況を俯瞰できるように作りましょう。解決が必要な課題と原因を明確化することで、次に記載する解決策の有効性が伝わりやすくなります。
課題に対する解決策
課題と原因を示したら、課題に対する解決策を記載します。
解決策は、クライアントの課題へどのようにアプローチするか明確化したうえで、施策によってどのように改善されるのか、イメージしやすく書くべきです。なぜなら、クライアントにとってメリットがわからない提案は受諾に結びつかないためです。
解決策の信憑性を上げるには、同様の施策を実行した他者の事例を例示すると再現性をアピールできます。
提案書の構成例のまとめ表
伝わりやすい提案書の構成例をまとめた表を掲載します。
| 項目 | 記載事項 |
|---|---|
|
表紙
(タイトル) |
誰に向けた何の資料か、一目で分かるように書く |
| 提案概要 |
何をどのように解決できるのか、相手の興味を引き立てる |
| 目次 |
どのような流れで提案するのか、全体の構成を示す |
| 課題 |
顧客の理想像と現状のギャップを示す |
| 原因 |
なぜギャップを埋められないのか定量的に示す |
| 解決策 |
施策を実行した事例を紹介しつつ、提案を受諾したときのメリットを定量的に示す |
| 費用 |
提案内容や解決のメリットに照らして、納得感を醸成しながら記載する |
| 会社概要 |
自社の所在地や事業内容を記載する |
以上の表を参照し、提案書に記載する項目や押さえるべきポイントの抜け漏れを防ぎましょう。
伝わりやすい提案書を書く5つのコツ
ここからは、伝わりやすい提案書を書く5つのコツを紹介します。クライアントへの提案を成功させるためには、以下のコツを意識して提案書を作成しましょう。
（1）課題を正確に把握する
次に、クライアントの課題を正確に把握することも重要です。
クライアントの課題を正確に把握していれば、的確な解決策を提示できます。また、課題を分析した結果も併せて提示すれば、説得力が増すので提案を前向きに検討してもらいやすくなります。以下の3つのビジネスフレームワークを活用しましょう
課題の正確な把握と分かりやすい提案書をつくるために、以下の3つのビジネスフレームワークを活用しましょう。
＜6w2h＞
分かりやすい提案書に共通しているのは、6W2Hが明確であることです。そのため提案書には以下の要素を落とし込みましょう。
- When（いつ）
- Who（だれが）
- What（なにを）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- Whom（だれに）
- How（どのように）
- How much（いくら）
このように、6W2Hの項目を意識しながら文章を作成すれば、提案自体が伝わらないという最悪の事態を回避できます。
＜3c分析＞
3C分析は、論理的な提案書・企画書を書くときに効果的なフレームワークです。
- Customer（顧客）：顧客のニーズや市場環境
- Competitor（競合）：競合他社の強さ、市場シェア率などの現状
- Company（自社）：自社の強みやブランドイメージなどの現状
これらの3つの視点から、バランス良く現状を整理し、分析しやすくなります。
＜SWOT分析＞
SWOT分析とは、現状分析と提案の目的と全体像を把握するためのビジネスフレームワークです。
- Strength（強み）：内部環境のプラス要素となる自社の強み/li>
- Weakness（弱み）：内部環境のマイナス要素となる自社の弱み
- Opportunity（機会）：自社に好影響を与える外部環境のプラス要素
- Threat（脅威）：自社に悪影響を及ぼす外部環境のマイナス要素
上記のように、内部と外部の両方の現状を把握することで、客観的に提案の目的や全体像を捉えることができます。
（2）提案を受諾するメリットを記載する
提案を受諾するメリットを記載することも、伝わりやすい提案書を書くポイントです。
メリットが伝われば、クライアントは提案を受け入れたときの状況を具体的にイメージできるようになります。提案書には数値を用いて情報を記載すると、客観的な視点からクライアントに提案のメリットを示せます。
したがって、提案書には必ず定量的なメリットを書くようにしましょう。
（3）実現性の判断材料を明記する
3つ目に、実現性の判断材料を明記しましょう。
新しい事業やプロジェクトを立ち上げるには、周囲の理解や協力を得ることが事業推進の成功の鍵となります。そこで、実現可能性や費用対効果を判断材料にするのです。
そのため、提案内容の実現可否の判断材料として、スケジュールや費用などを提示して、相手が納得して判断できるようにしましょう。
（4）テンプレートを利用する
最後に、伝わりやすい提案書にするために、テンプレートを利用するのも有効です。
体裁が整っていない提案書では見づらく、クライアントは内容に集中できません。また、提案書を一から作成していると時間がかかるので、ほかの業務時間を圧迫する可能性もあるのです。
そのため、自社にマッチした提案書のテンプレートを利用しましょう。ただし、パワーポイントなどのファイルは管理が面倒なので「Stock」のような情報共有ツールを使って、自作したテンプレートをすぐに呼び出せる仕組みを作るのがおすすめです。
（5）数字に落とし込む
最後に、数字に落とし込んで定量的な情報を記載しましょう。
提案内容の効果を齟齬なく伝えるために、数値や金額、効果を定量的なデータを用いて表します。例えば、「人件費を○％削減する」「売上を○％上げる」のように、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。
また、効果など結果の要素は正確な見積もりが難しい場合は「試算」の形式で記載しましょう。過程している数値が間違っていれば、それに対するフィードバックも受けられるので、提案全体の精度や質が上がります。
【必見】提案書の作成から管理までに役立つおすすめのツール
以下では、提案書の作成から管理までに役立つおすすめのツールを紹介します。
クライアントに伝わる提案書を効率的に作成するには、相手に納得感を与えるように順序だてていくことが大切です。ただし、一から作成するのは困難なので、フレームワークやテンプレートを活用して効率的に刺さる提案書を作成しましょう。
また、信憑性の高い提案書にするには、グラフや集計データなど数値に落とし込んだ資料も必須です。そのため、「テキストはもちろん、図やグラフなどのデータも簡単に残すことができるツール」で提案書するのが望ましいと言えます。
結論、刺さる提案書の作成・管理には、あらゆる情報を書き残すことができ、テンプレート機能を兼ね備えたツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成した提案書は、1フォルダ内であれば無料で何人でも招待できる「1フォルダゲスト権限」を活用すれば、スムーズに共有できます。さらに、各ノートには「メッセージ」が紐づいており、クライアントとのやりとりまでツール上で完結するのです。
蓄積した顧客情報から効果的な提案書が作れるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【注意】提案が上手くいかない3つの失敗例とは
ここでは、提案書の失敗例3つをご紹介します。以下の例を参考に、クライアントに伝わりやすい提案書の作成を意識しましょう。
（1）伝えたい内容が不明瞭
失敗例として、何を伝えたいか不明瞭になっているケースが多くあります。
「何をどのように解決するのか」を明確化しなければ、クライアントにとってその提案を採用する価値がわかりません。そのため、提案書を一読するだけで提案内容を全て理解できるように明瞭に記載することが求められます。
そこで、文章を簡潔に書くのはもちろん、6W2Hを使って意図が相手に伝わりやすくしましょう。
（2）提案書の作成自体が目的となっている
失敗例として、提案書を作成すること自体が目的となっているケースも散見されます。
提案書はあくまで提案を受諾してもらうために提示する書類です。そのため、提案が採用された後のプロセスや対応も含めて記載されなければ、今後の動き方やコミュニケーションに悪影響を与えかねません。
そこで、提案書はプロジェクトを始動させるための「手段」であるという意識があれば、プロジェクトの進行も見据えた提案ができるのです。
（3）提案が非現実的
提案が相手にとって非現実的になっているケースも失敗例のひとつに挙げられます。
クライアントの理想を叶えられる抜本的な解決策を提案しても、実際に実行できなければ採用されません。提案の採用率を上げるには、許容可能な予算内に抑えたり、事業の閑散期に実行したりするなど、クライアントに寄り添った提案をする必要があります。
つまり、現実的な提案をするにはクライアントを第一に考えるためには、顧客情報を十全に管理する体制が整っていることが大前提なのです。そこで、昨今では、「Stock」のようなITツールを活用して顧客情報を管理する企業が増えています。
「Stock」でクライアントごとの情報管理に成功した事例
以下では、Stockを使って「クライアントごとの情報管理」に成功した事例を紹介します。クライアントごとの情報管理を徹底し、効果的な提案書を作りたい方は必見です。
税務や会計に関するサービスを提供する会計事務所の税理士法人ユニヴィスでは、クライアント情報のスプレッドシートでの管理に限界を感じていました。
そこで、情報へのアクセス性を高めることを目的に、「Stock」を導入しました。すると、クライアントの定性情報を深く把握できるようになり、会話や提案内容の質が劇的に上がったのです。
また、テンプレート機能を活用することで、会計事務所でよくあるルーティン業務の手間を省くことができました。最終的には、Stockが会社全体のインフラになり、効果的な「クライアントの情報管理」に成功しました。
伝わりやすい提案書の書き方やコツまとめ
ここまで、提案書の書き方のポイントや注意点を中心に解説しました。
6W2Hを使ったり提案のメリットを記載したりすれば、クライアントに伝わる提案書になります。さらに、テンプレートを使えば一から作成する必要がなく、体裁が整った見やすい提案書を簡単に作成できます。
しかし、提案書は作成して終わりではなく、提案後のプロジェクト進行を見据えて管理にも目を向ける必要があるのです。そこで、「情報管理の機能が備わったITツール」を使い、目的の情報をすぐに探し出せるようにしましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、提案書作成を効率化するテンプレート機能の付いた「ノート」があり、クライアントごとの情報まで一括管理できる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で提案書の作成から管理までを効率化しましょう。
