業務でデータや資料を扱うときは、情報が入り乱れないように管理しなければなりません。そこで、複数のクラウドストレージを使い分けて管理する方法が挙げられます。
しかし、複数のクラウドストレージを使うなかで、「保存したファイルがどこにあるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、複数のクラウドストレージを一括管理できるアプリ・ソフト3選とメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- クラウドストレージを一括管理するメリット・デメリットを知りたい
- 他社のソフトを比較検討して自社に合ったソフトを導入したい
- 複数のクラウドストレージを簡単に同期できるソフトがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なソフトで複数のクラウドストレージを一括管理できるようになります。
目次
複数クラウドを1つのPCで管理するには
複数のクラウドストレージ（インターネット上でデータを保管できるサービス）を1つのPCで一括管理するには、別途ソフトが必要です。
多くの企業では、ファイルの用途や種類によって保存先を分けています。また、データの保存にかかるコストを削減するために、無料のクラウドストレージを複数使っているケースも少なくありません。
以上のような「複数のクラウドストレージに情報が分散している状況」を改善するには、クラウドを一括管理できるソフトが必要と言えます。
クラウドストレージを一括管理する2つのメリット
以下では、クラウドストレージを一括管理するメリットを2つ解説します。「複数のクラウドストレージに情報が分散していて、探しづらい」と悩む方は必見です。
（1）クラウドを切り替える手間が省ける
1つ目のメリットは、クラウドを切り替える手間を省けることです。
複数のクラウドストレージを使っていると、業務に応じてツールを行き来する手間がかかります。また、「どこに何が保存されているか分からない」ともなりやすいので、目的の情報をすぐに探し出せなくなってしまうのです。
しかし、クラウドストレージを一括管理すれば1ヵ所からクラウドへアクセスできるため、わざわざツールを切り替える必要がありません。
（2）クラウドストレージ間でファイルをコピーできる
2つ目のメリットは、クラウドストレージ間でファイルをコピーできることです。
クラウドストレージを一括管理するソフトには、「コピー＆ペースト」や「ドラッグ＆ドロップ」だけでファイルを転送できるものもあります。そのため、情報を移動させる手間を大幅に削減できるのです。
逆に、一括管理していない状態で転送しようとすると、ファイルのダウンロードやアップロードに時間がかかります。したがって、よりスピーディに業務を進めるためにも、クラウドストレージは一括管理すべきです。
クラウドストレージを一括管理する2つのデメリット
以下では、クラウドストレージを一括管理する2つのデメリットを解説します。一括管理をすれば業務効率化が図れる一方、以下の点に注意が必要です。
（1）対応するクラウドストレージが限られている
1つ目のデメリットは、対応するクラウドストレージが限られていることです。
クラウドストレージの一括管理ソフトには、ファイル形式によっては対応していないものも多いです。また、対応するクラウドの種類や数はソフトによって異なるので、場合によっては「自社では使えなかった」となる恐れもあります。
したがって、「現在導入しているクラウド」と「今後導入の可能性があるクラウド」が対応しているかを必ず確認すべきなのです。
（2）情報共有が困難
2つ目のデメリットは、情報共有が困難なことです。
複数のストレージをクラウド一括管理アプリで管理すると、ストレージを行き来する手間は省けても、ファイルの共有にはメールやチャットを使わなければならず、手間がかかります。
そのため、ファイルの情報を効率よく運用するには、クラウドを一括管理することよりも、ファイルをはじめとしたあらゆる情報をまとめて管理しつつ、情報共有もできる「ナレカン」のようなツールの利用がおすすめです。
【これで解決】情報の一括管理に最適なソフト
以下では、情報の一括管理に最適なソフトをご紹介します。
クラウドストレージを一括管理すれば、ツールを行き来したりファイルを転送したりする手間を省けます。しかし、アクセスできる場所が集約されるだけなので、結局、複数のクラウドに分けて管理する仕組みは変わりません。
また、クラウドの一括管理はファイルの管理が煩雑になりやすく、目的の情報がすぐに取り出せない恐れがあります。そのため、検索性に優れたツールを選ぶことで、必要な情報をスムーズに共有できるのです。
結論、社内の情報を一括管理するには、ファイルの作成から共有まで一元管理でき、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」が最適です。
ナレカンは”ヒット率100％”の超高精度検索や生成AIによる「自然言語検索」が可能なため、必要な情報をすぐに取り出せます。さらに、すでに社内にあるファイルはナレカンのAIが内容を要約して記事にまとめてくれるので、移行もスムーズです。
ファイルを作成せずに情報をまとめられるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト・アプリ3選
以下では、複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト・アプリ3選をご紹介します。注意点や料金も解説しているため、担当者の方は必見です。
データ転送に特化した安全性の高いアプリ「MultCloud」
＜MultCloudの特徴＞
- データを安全に転送できる
- ファイルの同期機能
「256ビットAES」という高レベルな暗号化手法を使っているので、データを保護しながら安全に転送できます。
2つのクラウド間でデータを同期できます。「双方向同期」や「一方向同期」などのカスタムオプションがあるのも特徴です。
＜MultCloudの機能・使用感＞
- Chrome拡張機能がある
- 権限を設定できる
強力な補助機能により、MultCloudをより効率的に使うことが可能です。クラウド転送用のChrome拡張機能も用意されています。
アカウントごとに、「読み取り可能/書き込み可能/すべて可能」などの権限を設定できるので、社外とのやりとりや、誤操作の防止に役立ちます。
＜MultCloudの注意点＞
- 無料版では2ツール間の同期のみ
- バックアップに時間がかかる
- サポートが日本語に対応していない
クラウド追加や同期の際に、各ツールのアイコンが大きく表示されるため操作が分かりやすいです。ただし、無料版では2ツール間の同期しかできないため、3ツール以上を一括で同期したい場合には不向きです。
ユーザーの口コミでは「エラーが無暗に多く、数日とか数週間掛けても中々バックアップが進捗しない」という声も挙がっています。（参考：Capterra）
「提示されているサポートのメールアドレスは日本語が使えない（ややこしい症状を伝えるのは厄介）」という口コミも見られます。（参考：Capterra）
＜MultCloudの料金体系＞
制限付きデータのプランは、以下の通りです。
- 制限付きデータ（5GB）：無料
- 制限付きデータ（100GB）：1,180円/月（月間払い）
- 制限付きデータ（200GB）：2,125円/月（月間払い）
無制限のデータのプランは、以下の通りです。
- 無制限のデータ：無料
- 年間無制限のデータ：14,051円/年
- 無期限無制限のデータ：29,402円（一回払い）
仮想ファイルシステム（VDFS）を搭載したソフト「Spacedrive」
＜Spacedriveの特徴＞
- 仮想分散ファイルシステム（VDFS）が搭載されている
- まだ開発段階のソフト
Spacedriveには、さまざまなストレージ層で機能するように設計されたファイルシステム（仮想分散ファイルシステム）を搭載しており、多くのデバイスのファイルを一括管理できます。
Spacedriveはまだ開発途中のソフトです。そのため、今後新たな機能の追加や変更が予想されます。
＜Spacedriveの機能・使用感＞
- ファイルを見つけやすく整理できる
- 機能がシンプル
ファイルを見やすくタグ付けしたり、統合したりして整理できます。また、通常の検索機能もあるため、管理が簡単です。
Spacedriveの主な機能は、ファイルを一括管理することなので、その他の機能を使用したい場合は注意しましょう。
＜Spacedriveの注意点＞
- 間違った表記がされる場合がある
- データベースの暗号化がされない
上記の画像のように総容量や空き容量が確認できますが、α版なので誤った数値が表記されている場合があります。
現在、データベースは保存時に暗号化されていません。暗号化は今後実装する予定なので、セキュリティ面で注意が必要です。
＜Spacedriveの料金体系＞
- 無料
無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト「odrive」
＜odriveの特徴＞
- 共有パスワードを設定できる
- 同期のステータスが一目で分かる
Webリンクにパスワードを設定できるため、情報を安全に共有できます。
ファイルの同期ステータスがバッチで表示されるため、一目で分かります。
＜odriveの機能・使用感＞
- 簡単に暗号化フォルダを作れる
- 同じツールの複数アカウントを同期できる
連携したストレージに空のフォルダを作っておくと、そのフォルダをodrive上で暗号化フォルダとして使えます。ファイル管理の安全性が高まるため、ビジネス使用に便利な機能です。
たとえば、「私用とビジネス用のOne Driveのアカウント」など、同じクラウドストレージの複数アカウントを同期できます。ただし、アカウントの種類によっては”PC本体のストレージ”に複数アカウントを同期できるケースもあるので、別ツールによる集約が必要か否かは慎重に検討しましょう。
＜odriveの注意点＞
- 使い方が難しく感じる恐れがある
- 無料プランはビジネス向けではない
- 不明点を解消するには英語版のフォーラムを使う必要がある
odriveは英語のツールで、UI（デザイン）においても説明がほとんどないので、ITに詳しくなければ「クラウドストレージを追加する操作」が複雑に感じる恐れもあります。
無料版では、「通信の暗号化」「バックアップ機能」などを使えないので、ビジネスで使う場合は、有料のビジネスプランを購入する必要があります。
odriveにはよくある質問をまとめたフォーラムが用意されています。一方で、フォーラムは英語のため、不明点があったときにうまく問題が解消できない恐れがあります。
＜odriveの料金体系＞
※詳しくは問い合わせが必要です。
- 無料プラン：無料
- プレミアムプラン：$8.25/月
- ビジネスプラン：$15/月～（最低ユーザー数5人）
【比較表】クラウド統合管理に便利なソフト
以下は、紹介した3ソフトの比較表です。特徴や具体的な機能を比較して、自社に最適なソフトを導入しましょう。
| MultCloud | Spacedrive | odrive | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
データ転送に特化したアプリ |
仮想ファイルシステム（VDFS）を搭載したソフト |
無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト |
| スマホアプリ |
〇 |
× |
〇 |
| 256ビットSSL（高度な暗号化技術） |
〇 |
× |
〇 |
| 注意点 |
無料版は2つのストレージ間でしか、同時に同期できない |
α版なのでデータベースの暗号化がされない |
ITに詳しくないと、使い方がやや難しく感じる恐れがある |
| 料金 |
・無料あり
・有料プランは1,180円/月（月払い）～ |
・無料あり
・有料プランは$4/月～ |
・無料あり
・有料プランは$8.25/月～ |
| 公式サイト |
「MultCloud」の詳細はこちら |
「Spacedrive」の詳細はこちら |
「odrive」の詳細はこちら |
多機能で操作方法が複雑なソフトを導入すると、一部の社員が使いこなせず、ソフトの利用が浸透しません。そのため、社内のクラウド管理を徹底するには、「どのデバイスからも簡単に操作できるソフト」を導入することがポイントです。
複数のクラウドストレージを同期できるソフトまとめ
ここまで、複数のクラウドストレージを一括管理するソフト3選や、デメリットを中心にご紹介しました。
複数のクラウドストレージを一括管理すれば、クラウドを切り替える手間やファイルの転送にかかる時間を省けます。しかし、情報をわざわざファイル形式で保存し、複数のクラウドに分散する煩わしさは解決できません。
そのため、根本的な情報共有の改善には、「ファイルをはじめとした記録の管理体制そのもの」を改善する必要があります。そこで、画像の記録や共有を一か所で完結しつつ、目的のファイルに即アクセスできるツールなら、ファイル管理の負担を削減できるのです。
結論、ストレスなく業務情報を一括管理するには社内のあらゆる情報を一元管理し、目的の情報がすぐに見つかる「ナレカン」の利用が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル管理のストレスを解消しましょう。
