業務でデータや資料を扱うときは、情報が入り乱れないように管理しなければなりません。そこで、複数のクラウドストレージを使い分けて管理する方法が挙げられます。
しかし、複数のクラウドストレージを使うなかで、「保存したファイルがどこにあるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト3選とデメリットを中心にご紹介します。
- 社内に複数あるクラウドストレージを一括管理したい
- 必要なファイルを簡単に見つけられる状態にしたい
- ファイル管理のストレスを解消できるソフトを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なソフトで複数のクラウドストレージを一括管理できるようになります。
目次
複数クラウドを1つのPCで管理するには
複数のクラウドストレージ(インターネット上でデータを保管できるサービス)を1つのPCで一括管理するには、別途ソフトが必要です。
多くの企業では、ファイルの用途や種類によって保存先を分けています。また、データの保存にかかるコストを削減するために、無料のクラウドストレージを複数使っているケースも少なくありません。
さらに、たとえば「仕事用」と「プライベート用」など、同じクラウドストレージで複数アカウントを契約しているケースも見られます。業務上、それらのアカウントを一括で確認できると便利に感じる場面があるのです。
以上のような「複数のクラウドストレージに情報が分散している状況」を改善するために、クラウドを一括管理できるソフトが必要と言えます。
クラウドストレージを一括管理する2つのメリット
以下では、クラウドストレージを一括管理するメリットを2つ解説します。「複数のクラウドストレージに情報が分散していて、探しづらい」と悩む方は必見です。
(1)クラウドを切り替える手間が省ける
1つ目のメリットは、クラウドを切り替える手間を省けることです。
複数のクラウドストレージを使っていると、業務に応じてツールを行き来する手間がかかります。また、「どこに何が保存されているか分からない」ともなりやすいので、目的の情報をすぐに探し出せなくなってしまうのです。
しかし、クラウドストレージを一括管理すれば1ヵ所からクラウドへアクセスできるため、わざわざツールを切り替える必要がありません。
(2)クラウドストレージ間でファイルをコピーできる
2つ目のメリットは、クラウドストレージ間でファイルをコピーできることです。
クラウドストレージを一括管理するソフトには、「コピー&ペースト」や「ドラッグ&ドロップ」だけでファイルを転送できるものもあります。そのため、情報を移動させる手間を大幅に削減できるのです。
逆に、一括管理していない状態で転送しようとすると、ファイルのダウンロードやアップロードに時間がかかります。したがって、よりスピーディに業務を進めるためにも、クラウドストレージは一括管理すべきです。
クラウドストレージを一括管理する2つのデメリット
以下では、クラウドストレージを一括管理する2つのデメリットを解説します。一括管理をすれば業務効率化が図れる一方、以下の点に注意が必要です。
(1)対応するクラウドストレージが限られている
1つ目のデメリットは、対応するクラウドストレージが限られていることです。
クラウドストレージの一括管理ソフトには、ファイル形式によっては対応していないものも多いです。また、対応するクラウドの種類や数はソフトによって異なるので、場合によっては「自社では使えなかった」となる恐れもあります。
したがって、「現在導入しているクラウド」と「今後導入の可能性があるクラウド」が対応しているかを必ず確認すべきなのです。
(2)費用対効果が低い可能性がある
2つ目のデメリットは、費用対効果が低い可能性があることです。
クラウドストレージを一括管理すればツール切り替えや確認の手間を省けますが、ファイルがいたるところで管理されているのは変わりありません。加えて、複数のクラウドストレージを使っているだけでコストがかさむのです。
つまり、費用に対して十分な効果を実感できない恐れがあるのです。そのため、複数のクラウドを上手く運用できていない企業は、「そもそもファイル管理をせずに、情報を一か所にまとめられるソフト」を使うべきです。
たとえば、あらゆる情報を「ノート(記事)」に直感的に記載できる「ナレカン」であれば、ファイルを使わずに低コストで運用できます。
【これで解決】情報の一括管理に最適なソフト
以下では、情報の一括管理に最適なソフトをご紹介します。
クラウドストレージを一括管理すれば、ツールを行き来したりファイルを転送したりする手間を省けます。しかし、アクセスできる場所が集約されるだけなので、結局、複数のクラウドに分けて管理する仕組みは変わりません。
また、そもそもファイルは、内容を確認するたびに開く手間がかかるうえ、安全性に不安が残ります。そのため、複数のクラウドストレージに蓄積した情報を、より簡単にまとめるには、「ファイルを作成せずに情報を一括管理できるソフト」を使うべきなのです。
したがって、社内の情報を一括管理するには、国際規格「ISO27001」を取得した厳格なセキュリティ水準で、情報の蓄積・共有を完結できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは部署や業務ごとに多階層の「フォルダ」を作成し、フォルダ内の「ノート(記事)」で情報を作成・共有できるので、わざわざファイルをメールに添付して送る必要はありません。また、”現在ファイルで管理している情報の、ナレカンへの移行サポート”など、導入前~導入後の手厚いサポートも特徴です。
ファイルを作成せずに情報をまとめられるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト・アプリ3選
以下では、複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト・アプリ3選をご紹介します。注意点や料金も解説しているため、担当者の方は必見です。
データ転送に特化した安全性の高いアプリ「MultCloud」
<MultCloudの特徴>
- データを安全に転送できる
- ファイルの同期機能
「256ビットAES」という高レベルな暗号化手法を使っているので、データを保護しながら安全に転送できます。
2つのクラウド間でデータを同期できます。「双方向同期」や「一方向同期」などのカスタムオプションがあるのも特徴です。
<MultCloudの機能・使用感>
- 無料版では2ツール間の同期のみ
- 権限を設定できる
クラウド追加や同期の際に、各ツールのアイコンが大きく表示されるため操作が分かりやすいです。ただし、無料版では2ツール間の同期しかできないため、3ツール以上を一括で同期したい場合には不向きです。
アカウントごとに、「読み取り可能/書き込み可能/すべて可能」などの権限を設定できるので、社外とのやりとりや、誤操作の防止に役立ちます。
<MultCloudの注意点>
- 同期失敗の理由が表示されない
- ファイルの転送にエラーが生じる
- サポートが日本語に対応していない
まれにストレージ同士の同期に失敗することがありますが、失敗の理由が表示されないため、ユーザー自身で原因を探る必要があります。
ユーザーの口コミでは「転送中にサポートされていないファイルがいくつかあり、失敗の原因となっています」という声も挙がっています。(引用:Capterra)
「提示されているサポートのメールアドレスは日本語が使えない(ややこしい症状を伝えるのは厄介)」という口コミも見られます。(引用:Capterra)
<MultCloudの料金体系>
制限付きデータのプランは、以下の通りです。
- 制限付きデータ(5GB):無料
- 制限付きデータ(100GB):1,180円/月(月間払い)
- 制限付きデータ(200GB):2,125円/月(月間払い)
無制限のデータのプランは、以下の通りです。
- 無制限のデータ:無料
- 年間無制限のデータ:14,051円/年
- 無期限無制限のデータ:29,402円(一回払い)
連携した複数クラウドを検索できるツール「AnyDrive」
<AnyDriveの特徴>
- ファイルの同期ができる
- ファイル共有時の安全性が高い
登録したストレージ間でファイルを同期できます。複数のストレージに一括で同期できるのが特徴です。
ファイルのリンクの有効期限やダウンロード回数を設定できます。
<AnyDriveの機能・使用感>
- 連携したすべてのクラウドを検索できる
- 検索に引っかからないことがある
AnyDriveに複数のクラウドを連携させて、そのすべてのクラウド内を検索することができます。必要なファイルを見つけるのに便利な機能ですが、海外ツールなので翻訳を介していて、操作が少々複雑に感じられます。
AnyDriveは検索機能を備えたツールですが、ファイル名で検索をかけても該当のファイルが結果に表示されないことがあります。複数のドライブ内のファイルを管理するうえで、検索機能に不安が残る点には注意が必要です。
<AnyDriveの注意点>
- 対応するクラウドストレージが比較的少ない
- 無料プランで使える機能が限られている
今後対応ツールは増える予定ですが、現在AnyDriveで一括管理できるクラウドストレージ数は13のみで、比較的少ないことに注意が必要です。
「同期のスケジュールの設定」「無制限の転送速度」「共有セキュリティ設定」などの機能を使うには、有料のプランを購入する必要があります。
<AnyDriveの料金体系>
- 無料版:無料
- プレミアム トラフィック:要問い合わせ
- プレミアムプラン:要問い合わせ
無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト「odrive」
<odriveの特徴>
- 共有パスワードを設定できる
- 同期のステータスが一目で分かる
Webリンクにパスワードを設定できるため、情報を安全に共有できます。
ファイルの同期ステータスがバッチで表示されるため、一目で分かります。
<odriveの機能・使用感>
- 簡単に暗号化フォルダを作れる
- 同じツールの複数アカウントを同期できる
連携したストレージに空のフォルダを作っておくと、そのフォルダをodrive上で暗号化フォルダとして使えます。ファイル管理の安全性が高まるため、ビジネス使用に便利な機能です。
たとえば、「私用とビジネス用のOne Driveのアカウント」など、同じクラウドストレージの複数アカウントを同期できます。ただし、アカウントの種類によっては”PC本体のストレージ”に複数アカウントを同期できるケースもあるので、別ツールによる集約が必要か否かは慎重に検討しましょう。
<odriveの注意点>
- 使い方が難しく感じる恐れがある
- 無料プランはビジネス向けではない
odriveは英語のツールで、UI(デザイン)においても説明がほとんどないので、ITに詳しくなければ「クラウドストレージを追加する操作」が複雑に感じる恐れもあります。
無料版では、「通信の暗号化」「バックアップ機能」などを使えないので、ビジネスで使う場合は、有料のビジネスプランを購入する必要があります。
<odriveの料金体系>
※詳しくは問い合わせが必要です。
- 無料プラン:無料
- プレミアムプラン:$8.25/月
- ビジネスプラン:$15/月~(最低ユーザー数5人)
【比較表】クラウド統合管理に便利なソフト
以下は、紹介した3ソフトの比較表です。特徴や具体的な機能を比較して、自社に最適なソフトを導入しましょう。
MultCloud | AnyDrive | odrive | |
---|---|---|---|
特徴 |
データ転送に特化したアプリ |
安全にファイルを共有できるツール |
無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト |
スマホアプリ |
× |
× |
〇 |
256ビットSSL(高度な暗号化技術) |
〇 |
〇 |
〇 |
注意点 |
無料版は2つのストレージ間でしか、同時に同期できない |
対応するクラウドストレージが比較的少ない |
ITに詳しくないと、使い方がやや難しく感じる恐れがある |
料金 |
・無料あり
・有料プランは1,180円/月(月払い)~ |
・無料あり
・有料プランは要問い合わせ |
・無料あり
・有料プランは$8.25/月~ |
公式サイト |
「MultCloud」の詳細はこちら |
「AnyDrive」の詳細はこちら |
「odrive」の詳細はこちら |
多機能で操作方法が複雑なソフトを導入すると、一部の社員が使いこなせず、ソフトの利用が浸透しません。そのため、社内のクラウド管理を徹底するには、「どのデバイスからも簡単に操作できるソフト」を導入することがポイントです。
複数のクラウドストレージを同期できるソフトまとめ
ここまで、複数のクラウドストレージを一括管理するソフト3選や、デメリットを中心にご紹介しました。
複数のクラウドストレージを一括管理すれば、クラウドを切り替える手間やファイルの転送にかかる時間を省けます。しかし、情報をわざわざファイル形式で保存し、複数のクラウドに分散する煩わしさは解決できません。
そのため、「ファイルだけで情報管理する体制」を改善する必要があります。したがって、情報をより簡単にストックするには「ノート形式でデータをまとめられるソフト」が最適です。
結論として、ストレスなく業務情報を一括管理するには“ノート(記事)”へ直接あらゆる情報を蓄積できるため、逐一ファイルを開く手間がかからない「ナレカン」一択です。
「現在社内で使っているファイルの内容を”ナレカンに移行するサポート”」も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、複数のクラウドストレージにある情報を一括管理しましょう。