フォルダーはアナログな手法であるものの、持ち運びがしやすかったり低価格なものも多かったりするメリットがあります。そのため、カルテの電子化が進む今日でも、カルテ管理に多く使われているのです。
一方、おすすめのフォルダーがわからなかったり、アナログな管理方法ゆえに、必要なカルテを取り出すのに時間がかかったりすることで悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのカルテフォルダー6選を中心にご紹介します。
- フォルダーを使って、カルテをわかりやすく振り分けて管理したい
- 数あるカルテフォルダーのなかから、簡単にカルテ管理できるものを見つけたい
- カルテ管理のストレスをさらに解消できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、カルテの収納に最適なフォルダーが見つけられ、カルテ管理をさらに効率化する方法もわかります。
目次
カルテフォルダーの効果的な使い方とは
カルテフォルダーの効果的な使い方は、インデックスにラベルをつけて、案件ごとにカルテを明確に分類することです。
ラベルをつけると、逐一フォルダーを開かなくてもカルテの内容を一目で把握できます。また、あらかじめ収納位置を指定しておけば「必要なカルテフォルダーの管理場所がわからない」といった事態を招く心配もありません。
このように、フォルダーはアナログな管理方法ではあるものの、使い方を工夫すれば管理体制の煩雑化を防げるのです。
カルテ管理に役立つフォルダー6選
ここでは、カルテ管理に役立つフォルダーを6つご紹介します。「価格やサイズは適切か」も考慮しながら、簡単にカルテ管理できるフォルダーを選定しましょう。
アスクル カルテホルダー
「アスクル カルテホルダー」は、A4タイプのカルテフォルダーです。仕様、タイプによってさまざまなタイプがあるので、用途に合わせて使い分けましょう。
サイズ：縦230×横315mm
価格：100枚入りで￥2,849（税込）
ハピラ カルテフォルダー
「ハピラ カルテフォルダー」は、A4シングルタイプのカルテフォルダーです。また、比較的低価格でのまとめ買いができます。
サイズ：縦230×横315mm
価格：それそれ1パック当たりの価格となります。
- 1～3点：￥1,701（税込）
- 4～9点：￥1,564（税込）
- 10点～：￥1,423（税込）
リヒトラブ カルテフォルダー
「リヒトラブ カルテフォルダー」は、A4見開きタイプのカルテフォルダーです。1セット200枚で販売されています。
サイズ：縦225×横311mm
価格：￥17,578（税込）/1セット
アスクル カルテホルダー インデックス付き（片面）シングル
「アスクル カルテホルダー インデックス付き（片面）シングル」は、A4見開きタイプのカルテフォルダーです。インデックスがついているので、直接情報を書き込め、カルテの管理に役立ちます。
サイズ：縦230×横315mm
価格：50枚入りで￥2,245（税込）
リヒトラブ カルテフォルダー（フラップ付き）シングル縦型
「リヒトラブ カルテフォルダー（フラップ付き）シングル縦型」は、ロングタイプの見出し付きのカルテフォルダーです。ロング見出し用のポケットは患者情報を記載できます。
サイズ：縦245×横312mm
価格：100枚入りで￥7,029（税込）
リヒトラブ カラーカルテフォルダー（ファスナー付き）
「リヒトラブ カラーカルテフォルダー（ファスナー付き）」は、ファスナー付きのカラーフォルダーです。カラー別に分類できるので、情報整理に便利です。
サイズ：縦230×横315mm
価格：50枚入りで￥8,789（税込）
カルテをフォルダーで管理するデメリット
ここでは、カルテをフォルダーで管理するデメリットを3つご紹介します。以下のデメリットを解消するためにも、フォルダーでのカルテ管理を早急に見直しましょう。
セキュリティが不十分
カルテをフォルダーで管理するデメリットにまず挙げられるのが、セキュリティが不十分な点です。
カルテフォルダーは誰でも簡単に内容を閲覧できてしまうため、外部にカルテの情報が漏洩したり、情報を不正利用されたりといったリスクもあります。
情報漏洩を防ぐには、カルテフォルダーを管理できるメンバーを制限したり、保管専用のルームを設けたりといったセキュリティ対策をとっておきましょう。
このような事態を防ぐためにも、カルテフォルダーを管理できるメンバーを制限したり、保管専用のルームを設けたりするセキュリティ対策をとっておきましょう。
チーム全体での情報共有に不向き
チーム全体での情報共有に不向きな点も、フォルダーでのカルテ管理のデメリットです。
たとえば、カルテの記載内容に変更があった場合、誰かカルテに書き込んでからでしか全体への共有ができないため、迅速な共有が困難です。さらに、情報共有の遅れから「カルテの情報が更新されていなかった」といった事態にもなりかねません。
また、情報共有がメールや電話による場合、情報が正確に蓄積されずチーム全体での内容把握もできません。とくに、医療現場などにおけるフォルダーでのカルテ管理は、情報共有の遅れで重篤なトラブルを生む恐れもある点に注意しましょう。
管理が属人化しやすく業務進行の阻害になる
また、管理が属人化しやすく業務進行の阻害になる点もデメリットです。
カルテをフォルダーで管理していれば、属人的な管理体制から「必要なカルテの管理場所がわからない」という事態も起こり得ます。このような状態を放置すれば、必要なときに必要な情報へすぐにアクセスできず、業務全体の進行スピードも阻害しかねません。
したがって、管理体制の属人化を解消し、目的のカルテを探す時間を削減するためにも、フォルダーでのカルテ管理を行っている場合は早急に見直しを図りましょう。
フォルダーよりも効率よくカルテを管理する方法
フォルダーよりも効率よくカルテを管理する方法は、ITツールの導入・運用一択です。
フォルダーでのカルテ管理にはセキュリティリスクが伴うほか、チーム全体での情報共有に不向きだったり管理が属人化しやすかったりする大きなデメリットがありました。
このようなデメリットを解消するには、「強固なセキュリティを保ちながらカルテの管理・共有が効率的に行う」必要があります。
そこで、ITツールであればカルテ情報の一元化・チーム全体へのスムーズな共有が実現するうえ、アクセス権限の設定により情報を閲覧メンバーの制限が可能です。ただし、管理方法のばらつきを防ぐためにも、事前にツールの運用ルールを決めておきましょう。
電子カルテを最も効率的に管理できるツール
ここからは、電子カルテを最も効率的に管理できるツールをご紹介します。
ツールの選定にあたり「多くの有名企業が導入しており、知名度がある」といった定性的な判断を軸にするのは避けましょう。多くの企業が利用しているからといって、操作が簡単なツールだとは限らないからです。
そのため、ツール選定の際は必ず「チーム全員が直感的に使いこなせるか」を基準に判断しなければなりません。操作にストレスが生じなければ、カルテの管理・共有にミスが起こる心配もなくなり、セキュリティ不備を招くリスクも回避できるのです。
そこで、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」を使えば、強固なセキュリティ下で誰でも簡単に、カルテ管理・情報共有の効率化を実現できます。
Stockの「ノート」にカルテ情報を蓄積・記載すると、任意のメンバーのみに共有されます。また、直感的な「フォルダ」でカルテを案件ごとにわかりやすく分けられるため、フォルダーでのカルテ管理で発生していた、情報が見つからないストレスが発生しません。
カルテの情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
フォルダーよりも効率的にカルテを管理する方法まとめ
これまで、カルテ管理に役立つおすすめのフォルダーから、フォルダーよりも効率的にカルテを管理する方法までをご紹介しました。
フォルダーでのカルテ管理は、工夫次第で管理の煩雑化を防げます。とはいえ、アナログな管理方法ゆえにセキュリティが不十分だったり、情報共有の遅れや管理の属人化を招きやすかったりするデメリットがあることも無視できません。
このようなデメリットによる負担を解消するには、ITツールの導入・運用が不可欠です。ただし、操作が複雑なツールでは、ITに不慣れなメンバーによる管理ミスも起こりかねないため「誰でも簡単に使いこなせるツール」が求められるのです。
そこで、ご紹介した非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるツールのStockを使うと、面倒かつ複雑なカルテ管理から脱却できます。現在、非IT企業を中心に200,000社以上が、情報管理・共有を効率化しています。
ぜひ「Stock」を導入し、フォルダーでのカルテ管理によるストレスから脱却しましょう。
