昨今、指導の質向上や業務の効率化を目指し、積極的にIT化へ取り組む学習塾が増えています。
しかし、せっかくツールを導入しても「現場の講師が使いこなせない」「情報が余計にバラバラになった」と失敗するケースは少なくありません。
そこで今回は、学習塾のIT化でよくある失敗原因や、現場に定着させて成功するためのポイントをわかりやすく解説します。
- 連絡がLINEや口頭に分かれてしまい、伝達ミスや確認漏れに困っている学習塾の教室長
- 紙やExcelでの生徒管理に限界を感じている塾運営者
- 現場の講師が使いこなせるか不安で、IT化に踏み切れない学習塾の経営者
上記に当てはまる方は今回の記事を読むと、学習塾をIT化する必要性とメリットがわかるだけでなく、最適なツールも見つかります。
目次
学習塾のIT化でよくある失敗
以下では、学習塾のIT化で起こりやすい失敗について紹介します。導入後に混乱が起きないためにも、事前に失敗例を確認しておきましょう。
急な講師交代で引き継ぎができない
学習塾のIT化でよくある失敗の1つ目は、急な講師交代時に引き継ぎができなくなることです。
講師ごとに管理方法がバラバラの状態では、他の講師が担当している生徒の状況をすぐに把握できません。たとえば、授業の進捗や宿題の達成度が口頭だけで共有されていると、急な体調不良などで代講の講師が入った際、どこから指導すべきか分からなくなってしまいます。
したがって、どの講師が担当になっても慌てないよう、生徒ごとの指導履歴をチーム全員が見返せる状態にしておくことが必要です。
保護者対応の履歴が追えなくなる
よくある失敗の2つ目は、保護者対応の履歴を追えなくなることです。
連絡内容がLINEやメールに分散すると、過去の対応をすぐ確認できません。保護者との面談内容や欠席連絡が担当者だけに残る仕組みであると、共有漏れが起きてしまいます。
保護者対応を円滑にするため、情報は同じ場所へ記録し、講師間で共有できる状態が必要です。
講師ごとに管理方法がバラバラになる
よくある失敗の3つ目は、講師ごとに管理方法が変わることです。
管理ルールが統一されていないと、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。たとえば、ある講師はExcel、別の講師は紙で管理しているケースでは、引き継ぎやノウハウの共有に支障をきたしてしまいます。
そのため、誰でも同じ手順で記録できる仕組みを最初に整えることが大切です。
学習塾のIT化がうまくいかない原因
以下では、学習塾のIT化が定着しない原因について解説します。運用が途中で止まらないよう、事前に原因を把握しておきましょう。
LINE・紙・Excelを併用している
学習塾のIT化がうまくいかない原因の1つ目は、複数の管理手段を併用していることです。
連絡方法や保存場所が分かれていると、必要な情報をすぐ確認できなくなります。たとえば、保護者面談の内容は紙、成績管理はExcelで管理すると、確認漏れが起きやすいです。
そのため、生徒情報や連絡内容を同じ場所へ集約して管理することが重要です。
PC前提の設計でアルバイト講師が入力しづらい
うまくいかない原因の2つ目は、PC中心で運用を設計してしまっていることです。
学生アルバイトの講師は入れ替わりが激しいため、覚えることが多いなど、入力負担が大きいと、運用は定着しません。毎回、授業後や面談後にパソコンを開く必要があると、記録作業が後回しになりやすいです。
そのため、スマホから短時間でも入力しやすい仕組みを整えることが大切です。
教室ごとに管理方法がバラバラ
うまくいかない原因の3つ目は、教室ごとに運用方法が統一されていないことです。
教室ごとに運用方法が異なると、異動時や他校舎への応援に行く場合に情報共有しづらくなってしまいます。ある教室では紙、別の教室ではExcelで管理していると、共有の抜け漏れや認識の齟齬が生まれてしまいます。
どの教室でも同じ流れで情報を確認できる状態を整備しておく必要があります。
学習塾のIT化を成功させるポイント
以下では、学習塾のIT化を成功させるポイントについて解説します。現場に定着する進め方を知りたい方は、以下を参考にしましょう。
まずは日報・連絡共有からIT化する
学習塾のIT化を成功させるポイントの1つ目は、日報や連絡共有から始めることです。
最初から複雑な管理まで導入すると、現場の講師に負担がかかりやすくなってしまいます。まずは、日常的に使う業務からIT化し、少しずつ運用を広げることが重要です。
入力項目を増やしすぎない
成功ポイントの2つ目は、入力項目を増やしすぎないことです。
記録項目が多すぎると、授業後の入力作業が負担となり、記録漏れが発生してしまいかねません。また、毎回細かな報告を求める運用では、講師が入力を避ける原因になってしまいます。
入力内容は最低限に絞り、短時間で記録できる状態に整える必要があります。
保護者対応の履歴を全員が確認できるようにする
成功ポイントの3つ目は、保護者対応の履歴を全員が確認できるようにすることです。
担当者だけが内容を把握している状態では、緊急時の対応で混乱が起きやすくなってしまいます。また、進路指導の内容や保護者との相談履歴が共有されていないと、指導のクオリティに差が出てしまいます。
保護者対応を安定させるため、講師全員が履歴を確認できる状態にしておきましょう。
学習塾の情報管理・共有をIT化するメリット
以下では、学習塾の情報管理・共有をIT化するメリットを2つ紹介します。情報共有ツールを導入すれば「情報管理」と「情報共有」の2つの面で役立ちます。
（1）生徒の学習記録を残せる
1つ目のメリットは、生徒の学習記録を残せることです。
塾の仕組みとして、科目ごとに授業を受け持つ担当者が変わるケースもあります。そのため、科目ごとに生徒の学習記録を残しておかなければ、生徒の苦手科目・得意科目が把握しきれず、どの科目を重点的に勉強すべきなのか見誤る可能性があるのです。
とはいえ、紙やExcelは振り返るのが面倒なうえ、記録として管理しづらいので避けましょう。たとえば、学習記録を確実に保存でき、LINEのようにメッセージを送れる「ノート型のツール」を使いましょう。
（2）情報共有の手間を軽減できる
2つ目のメリットは、情報共有の手間を軽減できることです。
たとえば、業務連絡にメールを使った場合、ほかのやりとりに埋もれて、大切な情報を見落とす可能性があります。また、LINEはメッセージが流れてしまうので、あとから振り返るのが面倒です。
そのため、ノートに書いたことが瞬時に共有される「Stock」のようなツールを使いましょう。
【必見】塾のスタッフ全員で簡単に情報共有・蓄積できるツール
以下では、生徒の学習記録や保護者への対応履歴を、塾のスタッフ全員で簡単に共有・蓄積できるツールをご紹介します。
講師ごとの口頭共有や個人任せの管理を続けていると、引き継ぎ漏れや確認ミスが多発し、塾としての信用問題に発展しかねません。しかし、連絡漏れを防ごうとしてメールやExcel、LINEなどを複数併用すると、今度は情報がどこにあるか分からず、探すだけで毎日の業務時間が削られてしまいます。
また、一般的なITツールを導入しても、操作が難しく多機能すぎると、入れ替わりの激しい学生アルバイトの講師陣は入力作業を面倒に感じてしまいます。現場に無理なルールを強いるだけの運用では、結局ツール自体が使われなくなり、元の紙やExcel管理に逆戻りです。
そこで重要なのは、ITに詳しくないアルバイト講師でもスマホから直感的に入力でき、必要な指導履歴をあとから誰でも一瞬で探せる仕組みを作ることです。情報の保存場所が1つに定まっており、誰でも迷わず確認できるシンプルな仕組みがあれば、講師の負担を増やすことなく確実に情報を共有できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツールの「Stock」です。Stockは「ノート」という直感的な機能を使って、生徒情報や面談記録、業務連絡をカテゴリーごとに整理して蓄積できるため、ITリテラシーに関わらず学習塾の運用を確実に定着します。
学習塾の情報管理・共有が簡単にできるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
学習塾のIT化に成功した具体的な事例
以下では、学習塾のIT化に成功した事例をご紹介します。具体的な導入例を参考に、自社の運用を成功に導きましょう。
横浜予備校（学習塾：〜30名）
横浜予備校は、神奈川県にある大学受験向けの予備校です。
1人の生徒を複数人の講師で担当しており、講師同士で生徒への指導内容を共有していました。
しかし、口頭では情報が残らず、あとから振り返れないことに課題を感じていました。さらに、シフト制の仕様上、その場にいない講師には一切情報を共有できていなかったのです。
そこで同校では、口頭での情報共有からの脱却を目的に「Stock」を導入しました。Stockを導入したことで、講師陣が生徒の得意・不得意や性格、現在の悩みなどの状況を細かく把握した上で、授業に臨めるようになり、保護者からの満足度まで向上したのです。
参考：横浜予備校｜Stock
株式会社アップ（教育総合サービス：500〜1,000人規模）
IT化に成功した事例として、全国で学習塾を展開する株式会社アップの取り組みをご紹介します。
以前、同社では教室ごとに管理方法が異なり、必要な情報を探すだけでも時間がかかっていました。また、質問のたびに電話やチャットで確認していたため、現場の負担も大きくなっていたのです。
そこで同社は、情報共有を効率化するために「ナレカン」を導入しました。導入後は、マニュアルや対応履歴を一か所で管理できるようになり、「わからないことがあれば、まずナレカンを検索する」という運用が定着しました。
その結果、情報確認や問い合わせ対応の手間が減り、業務負荷を約10分の1まで削減できたのです。
参考：株式会社アップ｜ナレカン
学習塾をIT化するメリットとおすすめのツールまとめ
ここまで、学習塾のIT化で起こりやすい失敗や、成功させるポイントについて紹介しました。
学習塾をIT化すると、生徒情報や保護者対応の履歴を整理しやすくなり、講師間の情報共有もスムーズになります。とくに、情報共有ツールを活用すれば、学習記録や業務連絡を一か所で管理できるため便利です。
ただし、「生徒の学習記録」や「保護者対応」のように、種類の異なる情報を整理して残せるかは重要なポイントです。また、メッセージ機能が備わっていれば、LINEやメールに情報が分散する心配もありません。
したがって、学習塾のIT化には、カテゴリーごとに情報を整理でき、講師やスタッフ間で簡単に共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して学習塾のIT化を進めましょう。
