業務効率化を目的とするIT化の波は塾業界にも来ており、昨今では積極的にIT化に取り組む学習塾が増えてきています。
しかし、「業務の効率化を図りたいが、IT化するメリットが分からない」という方も多いのでないでしょうか。
そこで今回は、学習塾をIT化するメリット、事例を中心に解説します。
- 学習塾をIT化する必要性が分からない
- IT化を進めるメリットを十分に理解したい
- 成功事例を参考に、自塾でも効果的な運用をしたい
という方は今回の記事を読むと、学習塾をIT化する必要性とメリットが分かるだけでなく、最適なツールも見つかります。
目次
なぜ学習塾のIT化が必要なのか
ここでは、学習塾にIT化が必要なのかについて、解説します。以下3つの内容を十分に理解したうえで、IT化を進めましょう。
（1）スケジュール管理しやすくするため
1つ目に、学習塾をIT化すべきなのは、スケジュール管理をしやすくするためです。
生徒によって参加する授業が異なるうえ、講師のシフトも調整する必要があるので、アナログでのスケジュール管理は面倒です。とくに、夏期講習などは平常時と比べて細かいスケジュールになるので、より管理が大変になります。
そこで、スケジュール管理ツールを使うと、作成する手間を軽減できるうえに「誰が授業に参加するのか」「担当講師は誰か」「どの教室で授業を受けているか」まで一目で分かるようになるのです。
（2）採用活動の効率化を図るため
2つ目に、学習塾をIT化すべきなのは、採用活動の効率化を図るためです。
たとえば、採用管理ツールを導入すると、応募経路やメール履歴はもちろん、履歴書などのファイルを簡単に管理できます。また、候補者情報や評価まで集約すれば「学力テストの上位者を採用する」ということも可能です。
さらに、面接日程を調整できるツールでは、面接がダブルブッキングしないような機能も備わっています。このように、採用管理ツールがあれば業務が効率化されるだけでなく、ミスが減るなどのメリットも得られるのです。
（3）適切な情報管理・共有するため
3つ目に、学習塾をIT化すべきなのは、適切な情報管理・共有をするためです。
「生徒の学習記録」「業務連絡」など、全体で共有すべき情報はいくつもあります。しかし、口頭での伝達や紙での連絡では、すぐに情報を振り返ることないうえに、一度に伝えられる情報量に限りがあります。
そのため、情報の共有にはテキストを残せるだけでなく、PDFやExcel、URLを貼り付けることができるツールが便利です。
【必見】 学習塾のIT化に貢献するおすすめのツール
ここでは、学習塾のIT化に貢献するおすすめのツールを紹介します。
学習塾では、ひとりの講師が複数人の生徒を受け持つケースも少なくないので、生徒の学習状況を適切に管理して、一人ひとりに合った授業をすることが求められます。そこで、学習塾のIT化の初動として、まずは情報共有ツールを使った管理がおすすめです。
情報共有ツールがあれば、塾内の業務連絡もスピーディーに共有できます。ただし、「生徒の学習状況」「塾の業務連絡」というように、カテゴリーごとに情報を整理できるツールでなければなりません。
したがって、導入すべき情報共有ツールは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、分類ができる「フォルダ」も使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を残して、カテゴリー別に「ファイル」に分けて管理すれば、情報が入り乱れることがありません。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、業務連絡に関するやりとりもできるので、ほかの連絡手段は不要です。
学習塾の情報管理・共有が簡単できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
学習塾のIT化に成功した具体的な事例
以下では、学習塾のIT化に成功した事例をご紹介します。
横浜予備校は、神奈川県にある大学受験向けの予備校です。1人の生徒を複数人の講師で担当しており、講師同士で生徒への指導内容を共有していました。
しかし、口頭では情報が残らず、あとから振り返れないことに課題を感じていました。さらに、シフト制の仕様上、その場にいない講師には一切情報を共有できていなかったのです。
そこで同校では、口頭での情報共有からの脱却を目的に「Stock」を導入しました。Stockを導入したことで、より詳細な内容を確実に共有できるようになったのです
参考：横浜予備校｜Stock
学習塾の情報管理・共有をIT化する2つのメリット
以下では、学習塾の情報管理・共有をIT化するメリットを2つ紹介します。情報共有ツールを導入すれば「情報管理」と「情報共有」の2つの面で役立ちます。
（1）生徒の学習記録を残せる
1つ目のメリットは、生徒の学習記録を残せることです。
塾の仕組みとして、科目ごとに授業を受け持つ担当者が変わるケースもあります。そのため、科目ごとに生徒の学習記録を残しておかなければ、生徒の苦手科目・得意科目が把握しきれず、どの科目を重点的に勉強すべきなのか見誤る可能性があるのです。
とはいえ、紙やExcelは振り返るのが面倒なうえ、記録として管理しづらいので避けましょう。たとえば、学習記録を確実に保存でき、LINEのようにメッセージを送れる「ノート型のツール」を使いましょう。
（2）情報共有の手間を軽減できる
2つ目のメリットは、情報共有の手間を軽減できることです。
たとえば、業務連絡にメールを使った場合、ほかのやりとりに埋もれて、大切な情報を見落とす可能性があります。また、LINEはメッセージが流れてしまうので、あとから振り返るのが面倒です。
そのため、ノートに書いたことが瞬時に共有される「Stock」のようなツールを使いましょう。
学習塾をIT化するメリットとおすすめのツールまとめ
ここまで、学習塾をIT化するメリットやおすすめツールを中心に紹介しました。
学習塾をIT化すると、スケジュール管理や採用管理にかかる手間を削減できます。とくに、情報共有ツールを使えば、情報の管理・共有が一元化できるので便利です。
ただし、「生徒の学習記録」や「業務連絡」のようにカテゴリーが異なる情報を、入り乱れないように管理できるかはポイントです。また、メッセージ機能が備わっていれば、メールやLINEなどの連絡手段を使う必要もありません。
したがって、自校のIT化には、カテゴリーごとに「ファイル」で情報管理でき、講師やスタッフとやりとりできる情報共有ツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自塾のIT化を進めましょう。
関連記事： 幼稚園のICT化とは？メリットや注意も徹底解説
